Regolamento (CE) n. 2222/2000 della Commissione

del 7 giugno 2000

che stabilisce le modalità di applicazione finanziarie del regolamento (CE) n. 1268/1999 del Consiglio relativo al sostegno comunitario per misure di preadesione a favore dell'agricoltura e dello sviluppo rurale da attuare nei paesi candidati dell'Europa centrale e orientale nel periodo precedente l'adesione

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il regolamento (CE) n. 1268/1999 del Consiglio, del 21 luglio 1999, relativo al sostegno comunitario per misure di preadesione a favore dell'agricoltura e dello sviluppo rurale da attuare nei paesi candidati dell'Europa centrale e orientale nel periodo precedente all'adesione(1), in particolare gli articoli 9, paragrafo 2, e 12, paragrafo 2,

considerando quanto segue:

(1) A norma dell'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1266/1999 del Consiglio, del 21 giugno 1999, sul coordinamento dell'assistenza ai paesi candidati nel quadro della strategia di preadesione(2), la Commissione attua l'assistenza comunitaria conformemente al regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(3), in particolare all'articolo 114. A norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999, il sostegno finanziario è conforme ai principi previsti dal regolamento (CE) n. 1258/1999 del Consiglio, del 17 maggio 1999, relativo al finanziamento della politica agricola comune(4). Tale regolamento riguarda sia la sezione garanzia, sia la sezione orientamento del Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia, ma prevede, in particolare, disposizioni specifiche sulla sezione garanzia, contemplate dal titolo VIII del regolamento finanziario.

(2) Si prevede che l'applicazione di Sapard possa favorire il rafforzamento istituzionale nei paesi interessati. Il programma speciale di adesione per l'agricoltura e lo sviluppo rurale (Sapard) richiederà, per ognuno dei dieci paesi candidati di cui all'articolo 1, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999, la sorveglianza di numerosi progetti, ciascuno dei quali è in genere di entità finanziaria limitata. È auspicabile che le funzioni di gestione siano delegate al paese candidato e l'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999 prevede la possibilità di conferire siffatta gestione al paese candidato. La gestione di Sapard deve quindi essere organizzata tramite agenzie nei paesi candidati, secondo il metodo decentrato.

(3) I criteri e le condizioni minime per chiedere una gestione decentrata a norma dell'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999 figurano nell'allegato di tale regolamento. Tali criteri e condizioni riflettono quelli che gli organismi pagatori devono rispettare per conformarsi alle norme relative al FEAOG-garanzia, previste nell'allegato del regolamento (CE) n. 1663/95 della Commissione(5), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 2245/1999(6). Alla luce di quanto sopra, l'agenzia istituita da ogni paese candidato deve essere organizzata in conformità delle norme relative al FEAOG-garanzia.

(4) Le norme relative al FEAOG-garanzia previste dal regolamento (CE) n. 1663/95 riguardano soprattutto la funzione di pagamento. Le agenzie dei paesi candidati dovranno comunque disporre sia di tale funzione, sia di una funzione di attuazione. È quindi necessario stabilire i criteri necessari per tale funzione.

(5) Il riconoscimento deve poter essere accordato anche provvisoriamente, nel rispetto dei criteri fondamentali minimi.

(6) Affinché la Commissione rinunci all'approvazione ex ante di cui all'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1266/1999 e conferisca la gestione dell'aiuto a un paese candidato, il riconoscimento nazionale dell'agenzia Sapard nel paese candidato deve essere approvato.

(7) Per alcune operazioni finanziarie è opportuno utilizzare, laddove possibile, le strutture già esistenti nei paesi candidati. In ognuno di tali paesi esiste già un fondo nazionale tramite il quale vengono trasferiti i contributi di Phare e il paragrafo 2, punto v), dell'allegato del regolamento (CE) n. 1266/1999 prevede che l'ordinatore nazionale si assuma la piena responsabilità ed affidabilità per i fondi. Ai fini di Sapard, occorre quindi che il fondo nazionale in ogni paese candidato coincida con l'autorità competente che riconosce l'agenzia Sapard e in seguito controlla il rispetto dei criteri di riconoscimento. L'ordinatore nazionale funge da punto di contatto per le informazioni finanziarie scambiate fra la Commissione e il paese candidato.

(8) Il regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, del 21 giugno 1999, recante disposizioni generali sui Fondi strutturali(7), prevede, all'articolo 31, paragrafo 2, che il primo impegno venga effettuato quando la Commissione adotta la decisione che approva la misura di assistenza. In tali circostanze e per quanto riguarda l'avvio dell'impegno finanziario comunitario, tale modello può essere applicato, mutatis mutandis, al Sapard.

(9) L'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999 prevede l'esecuzione di controlli ex post da parte della Commissione. La procedura di liquidazione dei conti del FEAOG costituisce un sistema efficace per controllare i pagamenti di agenzie decentrate e per recuperare, se necessario, pagamenti irregolari o indebiti dai paesi candidati.

(10) Le modalità di applicazione di Sapard devono essere stabilite mediante accordi bilaterali conclusi tra la Commissione e ogni paese candidato. La Commissione e ciascuno dei paesi candidati devono pertanto stipulare una convenzione di finanziamento pluriennale, che stabilisca le condizioni che regolano l'uso del contributo Sapard. Il contributo finanziario della Comunità dev'essere fissato tramite convenzioni di finanziamento annuali.

(11) Per tutelare gli interessi finanziari della Comunità, i paesi candidati devono avere obblighi analoghi agli Stati membri per quanto riguarda i controlli svolti dai funzionari della Comunità sui fondi Sapard.

(12) Le misure previste dal presente regolamento sono conformi al parere del comitato di gestione del Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia (FEAOG),

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPITOLO 1

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Campo di applicazione

1. Il presente regolamento stabilisce le condizioni in base alle quali la gestione dell'aiuto istituito dal regolamento (CE) n. 1268/1999 è conferita ad agenzie nei 10 paesi candidati di cui all'articolo 1, paragrafo 1, del citato regolamento, come disposto dall'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999.

2. La Commissione intende chiedere ai paesi candidati il rispetto delle citate condizioni inserendole nelle convenzioni di finanziamento negoziate con ciascun paese.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini del presente regolamento:

a) per "paesi candidati" si intendono i paesi elencati all'articolo 1, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999;

b) per "fondo nazionale" si intende l'organismo designato dal paese candidato e posto sotto la responsabilità dell'ordinatore nazionale che si assume la piena responsabilità ed affidabilità per i fondi e che agisce come autorità competente. L'ordinatore nazionale costituisce il punto di contatto per le informazioni finanziarie scambiate tra la Commissione e il paese candidato;

c) per "autorità competente" si intende l'organismo che, nel paese candidato,

i) rilascia, controlla e revoca il riconoscimento dell'agenzia Sapard ai sensi dell'articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1663/95, e

ii) nomina un organismo di certificazione;

d) per "agenzia Sapard" si intende l'organismo istituito dal paese candidato, che opera sotto la sua responsabilità e che ha due funzioni: una funzione di attuazione e una funzione di pagamento; in ciascuno dei paesi candidati può essere riconosciuta una sola agenzia Sapard;

e) per "organismo di certificazione" si intende un organismo indipendente dall'agenzia Sapard dal punto di vista operativo e che redige la certificazione dei conti, le relazioni sui sistemi di gestione e di controllo e che verifica gli elementi del cofinanziamento;

f) per "convenzione di finanziamento pluriennale" si intende l'accordo che stabilisce le pertinenti disposizioni da rispettare ai fini del cofinanziamento Sapard;

g) per "convenzione di finanziamento annuale" si intende l'accordo che stabilisce la dotazione finanziaria per l'esercizio considerato sulla base degli stanziamenti iscritti nel bilancio comunitario e che completa e modifica, se del caso, le disposizioni della convenzione di finanziamento pluriennale;

h) per "conto euro Sapard" si intende il conto aperto dall'ordinatore nazionale sotto la sua responsabilità presso un istituto finanziario o una tesoreria, che produce interessi in base alle normali condizioni commerciali, che è destinato a ricevere i pagamenti di cui all'articolo 8, che è utilizzato esclusivamente per le transazioni Sapard e che è tenuto in euro;

i) per "esercizio finanziario" si intende l'anno civile dal 1o gennaio al 31 dicembre.

CAPITOLO 2

CONFERIMENTO ALLA GESTIONE

Articolo 3

Conferimento della gestione degli aiuti

1. La Commissione verifica il rispetto delle condizioni stabilite all'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999, in appresso denominate "le condizioni", nonché delle disposizioni degli articoli da 4 a 6 e dell'allegato del presente regolamento, prima di decidere il conferimento della gestione dell'aiuto ai paesi candidati.

Per accertare il rispetto delle condizioni e delle disposizioni di cui al primo capoverso, la Commissione:

- esamina le procedure e le strutture del fondo nazionale connesse alla realizzazione del programma e le procedure e le strutture dell'agenzia Sapard e, se del caso, anche quelle di altri organismi ai quali siano state eventualmente delegate talune funzioni a norma dell'articolo 4, paragrafo 4, dell'articolo 5, paragrafo 3, e dell'articolo 6, paragrafo 2,

- esegue verifiche in loco.

2. La decisione di conferire la gestione ad un'agenzia può essere presa a titolo provvisorio, sempreché siano rispettate le condizioni, le funzioni e i criteri di cui all'allegato del presente regolamento e le disposizioni degli articoli da 4 a 6.

3. La Commissione sorveglia sistematicamente l'osservanza delle condizioni e disposizioni del presente regolamento, allegato incluso. Se, ad un certo punto, queste non risultano più rispettate, la Commissione revoca immediatamente la decisione e:

- cessa di assumere qualsiasi nuova obbligazione finanziaria a carico della Comunità,

- cessa di trasferire risorse finanziarie al paese candidato, e

- se necessario, applica rettifiche finanziarie nei confronti del paese candidato.

Articolo 4

Mansioni dell'autorità competente

1. Le mansioni dell'autorità competente includono, mutatis mutandis, quelle contemplate all'articolo 1, paragrafi 3, 4, 6 e 7, del regolamento (CE) n. 1663/95. Il riconoscimento può essere concesso a titolo provvisorio per un periodo da stabilirsi in funzione della gravità del problema, in attesa dell'applicazione di eventuali modifiche delle disposizioni amministrative e contabili.

2. La decisione dell'autorità competente di riconoscere l'agenzia Sapard va adottata sulla base di un esame che riguarda le procedure e le strutture amministrative, di pagamento, di controllo e di contabilità, comprese le disposizioni in merito alla selezione dei progetti, alle gare di appalto e ai contratti, nonché il rispetto delle regole sugli appalti, tenendo conto dei criteri che figurano nell'allegato. Tale esame va effettuato secondo norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. Nei casi in cui è previsto un riconoscimento a titolo provvisorio, devono essere soddisfatte le condizioni di cui all'allegato, in particolare gli obblighi inerenti alle procedure scritte, alla separazione delle mansioni, alle verifiche preliminari all'approvazione dei progetti e ai pagamenti, alle procedure di pagamento, alle procedure contabili, alla sicurezza dei sistemi informatici, all'audit interno e, se del caso, alle disposizioni relative agli appalti pubblici.

3. L'autorità competente sorveglia il riconoscimento e lo revoca immediatamente se i criteri di riconoscimento non sono più rispettati, e ne informa immediatamente la Commissione.

4. L'autorità competente può delegare i compiti di controllo di cui al paragrafo 2 ad altri organismi. In ogni caso, la responsabilità generale compete all'ordinatore nazionale.

Articolo 5

Mansioni dell'agenzia Sapard

1. La funzione di attuazione dell'agenzia Sapard comprende le seguenti mansioni:

- messa a punto degli inviti a presentare candidature,

- selezione dei progetti,

- verifica delle domande d'approvazione dei progetti per quanto riguarda i termini e le condizioni, l'ammissibilità e il contenuto del programma Sapard per l'agricoltura e lo sviluppo rurale che è stato approvato, in appresso denominato "il programma", incluse, se del caso, le disposizioni relative agli appalti pubblici,

- definizione degli obblighi contrattuali fra l'agenzia e potenziali beneficiari e rilascio dell'autorizzazione ad iniziare i lavori,

- esecuzione di controlli in loco prima e dopo l'approvazione del progetto,

- verifica dello stato di avanzamento dei progetti da realizzare,

- rendicontazione del livello di esecuzione delle misure da attuare sulla base di indicatori.

2. La funzione di pagamento dell'agenzia Sapard comprende le seguenti mansioni:

- verifica delle domande di pagamento,

- esecuzione di controlli in loco intesi ad accertare l'ammissibilità al pagamento,

- autorizzazione dei pagamenti,

- esecuzione dei pagamenti,

- contabilità degli impegni e dei pagamenti,

- ove pertinente, controlli presso i beneficiari dopo il pagamento di un aiuto, intesi ad accertare che i termini e le condizioni per la concessione dell'aiuto continuino ad essere rispettati.

3. Qualora non siano espletate da un'unica struttura amministrativa, le funzioni di attuazione e di pagamento possono essere svolte da altri organismi, purché siano rispettate le disposizioni del paragrafo 2.3 dell'allegato. Nondimeno, l'esecuzione dei pagamenti e la contabilità degli impegni e dei pagamenti non possono essere delegate in nessun caso. L'approvazione del progetto, i controlli in loco e le procedure di pagamento vanno impostati su di un'appropriata separazione dei compiti.

4. Qualsiasi modifica proposta per quanto attiene le condizioni di attuazione e/o di pagamento dell'agenzia Sapard dopo il suo riconoscimento devono essere sottoposte alla Commissione dall'autorità competente.

5. Qualora non svolga anche le funzioni dell'autorità di gestione di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 2759/1999 della Commissione(8), essa comunica a tale autorità le informazioni necessarie per l'espletamento delle proprie funzioni.

Articolo 6

Mansioni dell'organismo di certificazione

1. L'organismo di certificazione svolge, tra le altre, le seguenti mansioni:

- certifica i conti annuali dell'agenzia Sapard e il conto euro Sapard,

- elabora una relazione annuale sull'idoneità dei sistemi di gestione e di controllo dell'agenzia Sapard per quanto concerne la sua capacità a garantire la conformità delle spese alle disposizioni dell'articolo 8, paragrafo 1,

- verifica l'esistenza e l'esattezza dell'elemento di cofinanziamento nazionale di cui all'articolo 9, paragrafo 1.

2. Nell'espletare le proprie funzioni, l'organismo di certificazione agisce in conformità con le disposizioni dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1663/95 e con gli orientamenti eventualmente definiti dalla Commissione. Se l'organismo designato è l'organismo nazionale di controllo o un organismo equivalente, esso può delegare ad altri organismi, in tutto o in parte, i compiti di controllo di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1663/95, purché tali compiti siano svolti efficacemente. La responsabilità generale incombe comunque all'organismo di certificazione.

3. La certificazione dei conti annuali e la relazione sugli accertamenti di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1663/95 e all'articolo 13, paragrafo 1, sono elaborate anteriormente al 15 aprile dell'anno successivo e comunicate alla Commissione entro il 30 aprile al più tardi.

CAPITOLO 3

PAGAMENTI E CONTROLLI

Articolo 7

Impegni di bilancio

1. La decisione della Commissione con cui si autorizza la sottoscrizione di ogni convenzione di finanziamento annuale dà luogo all'impegno degli stanziamenti nel bilancio comunitario.

2. La prima convenzione di finanziamento annuale può essere firmata per conto della Commissione solo se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

- il programma è stato approvato dalla Commissione, e

- la convenzione di finanziamento pluriennale è stata firmata da ambo le parti.

3. La Commissione disimpegna quote di impegno in conformità della regola fissata dall'articolo 31, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (CE) n. 1260/1999 e tenendo conto dei requisiti di cui all'articolo 10.

Articolo 8

Pagamenti della Commissione

1. Possono beneficiare di un cofinanziamento da parte della Comunità esclusivamente i contributi Sapard concessi conformemente alle disposizioni del programma approvato dalla Commissione, alle convenzioni di finanziamento pluriennale e annuale e alla decisione della Commissione di cui all'articolo 3, paragrafo 1.

2. I pagamenti sono effettuati in euro sul conto euro Sapard e conformemente alle disposizioni dell'articolo 32, paragrafo 1, dell'articolo 32, paragrafo 2, secondo comma, dell'articolo 32, paragrafo 3, escluse le lettere a), d) e il secondo e terzo comma, e conformemente all'articolo 32, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento (CE) n. 1260/1999.

3. La Commissione effettua un pagamento iniziale, a titolo di acconto, sul conto euro Sapard. Tale pagamento, che può essere effettuato in più rate, non deve superare il 49 % della prima dotazione annua del paese candidato di cui trattasi, stabilita nell'allegato alla decisione (CE) n. 1999/595/CE(9). Tale pagamento deve essere effettuato a condizione che il riconoscimento dell'agenzia Sapard abbia formato oggetto della decisione di cui all'articolo 3, paragrafo 1, e dopo la conclusione della convenzione di finanziamento pluriennale e della prima convenzione di finanziamento annuale. Il pagamento deve essere rimborsato se nessuna domanda di pagamento conforme all'articolo 10 viene presentata alla Commissione entro 18 mesi dalla data di pagamento.

4. I pagamenti successivi sono eseguiti in conformità con le disposizioni dell'articolo 10.

5. I costi di conversione, le spese bancarie e i rischi di cambio non sono ammissibili al cofinanziamento comunitario.

Articolo 9

Pagamenti dell'agenzia Sapard

1. I pagamenti dell'agenzia Sapard ai beneficiari:

- sono effettuati in valuta nazionale e sono addebitati, a seconda dei casi, sul conto euro Sapard. L'ordine (gli ordini) di pagamento al beneficiario (ai beneficiari) è emesso (sono emessi) come regola generale entro 5 giorni dall'addebito,

- si fondano sulle dichiarazioni di spesa presentate dai beneficiari. Le dichiarazioni di spesa si riferiscono unicamente ai progetti selezionati e alle spese sostenute a decorrere dalla data della decisione della Commissione di cui all'articolo 3, paragrafo 1.

Il contributo comunitario deve intervenire contemporaneamente al contributo nazionale. Tuttavia, nel caso di beneficiari del settore pubblico, il contributo nazionale può intervenire prima del contributo nazionale.

2. Il contributo pubblico totale a favore delle singole azioni e delle sovvenzioni relative ai vari progetti deve poter essere facilmente identificato dall'agenzia Sapard.

3. L'agenzia Sapard tiene registrazioni di ciascun pagamento, nelle quali figurano almeno i seguenti dati:

- importo in moneta nazionale,

- importo corrispondente in euro.

4. Gli eventuali pagamenti in eccesso, segnatamente gli importi versati in più del dovuto, riscontrati dall'agenzia Sapard, vengono immediatamente registrati sul conto euro Sapard e dedotti dalle domande di pagamento trasmesse alla Commissione di cui all'articolo 10.

5. Il saldo finale del contributo è pagato conformemente all'articolo 32, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento (CE) n. 1260/1999 e previa adozione delle decisioni di cui agli articoli 13 e 14.

6. L'agenzia Sapard provvede al tempestivo disbrigo delle domande di pagamento inoltrate dai beneficiari. Qualora il termine fra il ricevimento di tutti i documenti giustificativi e l'emissione dell'ordine di pagamento superi tre mesi, il cofinanziamento comunitario può essere ridotto conformemente al disposto dell'articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 296/96 della Commissione(10).

Articolo 10

Domande di pagamento presentate alla Comunità

1. La Commissione prende in considerazione esclusivamente le domande di pagamento elaborate dall'agenzia Sapard su base trimestrale, presentate nella forma prescritta dalla Commissione e trasmesse alla medesima dall'ordinatore nazionale entro un mese dalla fine di ciascun trimestre. Tuttavia, possono essere presentate domande supplementari soltanto se giustificate dal rischio che il saldo attivo del conto euro Sapard sia esaurito prima che sia trattata la domanda del trimestre successivo.

2. Le domande recano almeno le seguenti informazioni:

- l'importo delle spese pagate dall'agenzia Sapard ai beneficiari nel corso del trimestre precedente, in moneta nazionale e in euro e per ogni misura sovvenzionata, nonché il contributo nazionale e comunitario,

- il saldo dei fondi comunitari sul conto euro Sapard a seguito del più recente addebito,

- informazioni particolareggiate riguardanti gli importi da recuperare.

3. La Commissione esamina le domande di pagamento alla luce delle condizioni fissate dall'articolo 32, paragrafo 3, lettere b), c), e) ed f), del regolamento (CE) n. 1260/1999.

4. Le spese dichiarate nelle domande di pagamento sono rimborsate dalla Commissione, in linea di massima, entro due mesi dal ricevimento di una domanda di pagamento ammissibile, fatte salve le verifiche di cui al paragrafo 3.

Articolo 11

Tasso di cambio e interessi

1. Il tasso di conversione applicabile tra l'euro e la moneta nazionale è il tasso di cambio pubblicato dalla Banca centrale europea:

- per i pagamenti dell'agenzia Sapard, il penultimo giorno lavorativo della Commissione del mese precedente quello in cui la spesa è stata registrata nei documenti contabili dell'agenzia Sapard. La data in cui viene emesso l'ordine di pagamento a favore del beneficiario è la data indicata nei conti,

- per i pagamenti in eccesso dell'agenzia Sapard, il penultimo giorno lavorativo della Commissione del mese precedente quello in cui il pagamento in eccesso è stato riscontrato per la prima volta,

- per gli importi fissati dalle decisioni di liquidazione dei conti e di liquidazione di conformità, il penultimo giorno lavorativo della Commissione del mese precedente quello in cui è stata adottata la decisione.

2. In caso di inosservanza dei termini di cui agli articoli 13, paragrafo 5, e 14, paragrafo 4, eventuali importi non pagati producono interessi ad un tasso pari al tasso Euribor per depositi a 3 mesi pubblicato dalla Banca centrale europea, maggiorato dell'1,5 %. Tale tasso deve corrispondere alla media mensile del mese nel corso del quale è stata notificata la decisione di cui agli articoli suddetti.

3. Gli interessi maturati sul conto euro Sapard sono utilizzati esclusivamente per il programma.

Articolo 12

Iniziative della Commissione

Nei casi in cui non assegna al paese candidato tutti gli stanziamenti annuali di cui all'articolo 7, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1268/1999, la Commissione adotta decisioni ad hoc in merito all'utilizzazione dell'importo non assegnato.

Articolo 13

Decisione di liquidazione dei conti

1. Fatte salve le decisioni di cui all'articolo 14, per ciascun anno civile, il paese candidato redige, nella forma prescritta dalla Commissione, una dichiarazione annuale unitamente ad un certificato e ad una relazione di audit in conformità dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1258/1999, dell'articolo 4, dell'articolo 5, paragrafo 1, lettere a), c), e), e dell'articolo 5, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1663/95. Tali documenti sono trasmessi alla Commissione dall'ordinatore nazionale.

2. I documenti di cui al paragrafo 1 devono pervenire alla Commissione entro il 30 aprile dell'anno successivo all'esercizio finanziario considerato.

Si applicano le disposizioni stabilite all'articolo 7, paragrafo 1, penultima e terzultima frase, articolo 7, paragrafo 2, lettera c), e articolo 7, paragrafi 3 e 4, del regolamento (CE) n. 296/96. Sono prese in considerazione per l'esercizio finanziario "n" tutte le operazioni registrate nella contabilità dell'agenzia Sapard nell'esercizio finanziario "n".

3. Anteriormente al 30 settembre dell'anno successivo all'esercizio finanziario considerato, la Commissione procede alla liquidazione dei conti dell'agenzia Sapard in conformità dell'articolo 7, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1258/1999 e dell'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1663/95 (in appresso denominata "decisione di liquidazione dei conti"). Tale decisione di liquidazione dei conti comprende anche la liquidazione del conto euro Sapard. Viene altresì liquidato l'importo da accreditare sul conto euro Sapard in conformità dell'articolo 9, paragrafo 4, e dell'articolo 11, paragrafo 3.

4. Entro il 31 luglio successivo alla fine dell'esercizio finanziario considerato, la Commissione comunica al paese candidato di cui trattasi i risultati delle proprie verifiche sulle informazioni fornite. Qualora non sia in grado di liquidare i conti di un paese candidato prima del 30 settembre dell'anno successivo, per motivi ad esso imputabili, la Commissione notifica a tale paese le inchieste supplementari che intende effettuare.

5. L'importo fissato dalla decisione di liquidazione dei conti è generalmente aggiunto o dedotto da uno dei pagamenti successivi della Commissione al paese candidato. Tuttavia, qualora l'importo da dedurre, fissato da questa decisione, superi il volume dei possibili pagamenti successivi, la differenza rispetto al saldo è accreditata alla Commissione in euro entro due mesi dalla notifica della decisione. La Commissione può tuttavia decidere, caso per caso, che qualsiasi importo da accreditarle sarà compensato da pagamenti che essa deve effettuare al paese candidato nel quadro di uno strumento comunitario.

Articolo 14

Decisione di liquidazione di conformità

1. La Commissione decide in merito alle spese non ammesse al cofinanziamento comunitario qualora constati che dette spese non sono state effettuate nel rispetto delle disposizioni di cui all'articolo 8, paragrafo 1, in appresso denominata "decisione di liquidazione di conformità".

2. Le procedure di liquidazione di conformità sono espletate conformemente ai meccanismi e alle procedure in vigore per l'applicazione dell'articolo 7, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1258/1999, nonché dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1663/95.

3. Una rettifica finanziaria può comportare l'applicazione di rettifiche forfettarie qualora i controlli non siano stati correttamente definiti o eseguiti dall'agenzia Sapard e il rifiuto di compensazione della rettifica finanziaria prevista per spese relative ad altri progetti.

4. L'importo da recuperare a seguito della decisione di liquidazione di conformità di cui al paragrafo 1 è comunicato all'ordinatore nazionale, che provvede a che esso sia accreditato sul conto in euro della Commissione entro due mesi dalla notifica della decisione. L'importo stabilito dalla decisione non è riassegnato al programma Sapard. La Commissione può tuttavia decidere, caso per caso, che qualsiasi importo da accreditarle sarà compensato da pagamenti che essa deve effettuare al paese candidato nel quadro di uno strumento comunitario.

Articolo 15

Disposizioni in materia di registrazione e di controllo

1. L'agenzia Sapard e il fondo nazionale tengono i documenti a disposizione della Commissione per un periodo di 5 anni a decorrere dalla data dell'ultimo pagamento al beneficiario.

2. Quando i controlli sono effettuati a norma dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1268/1999, ai fini dell'esecuzione del programma Sapard si applicano, mutatis mutandis, le disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio(11) e dell'articolo 8, paragrafi 1 e 2, e dell'articolo 9, paragrafi 1 e 2, del regolamento (CE) n. 1258/1999.

3. I paesi candidati saranno tenuti ad applicare le norme contenute nel regolamento (CE) n. 1681/94 della Commissione(12), relative alle irregolarità e all'organizzazione di un sistema di informazione in materia.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, il 7 giugno 2000.

Per la Commissione

Franz Fischler

Membro della Commissione

(1) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 87.

(2) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 68.

(3) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1.

(4) GU L 160 del 26.6.1999, pag. 103.

(5) GU L 158 dell'8.7.1995, pag. 6.

(6) GU L 273 del 23.10.1999, pag. 5.

(7) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 1.

(8) GU L 331 del 23.12.1999, pag. 51.

(9) GU L 226 del 27.8.1999, pag. 23.

(10) GU L 39 del 17.2.1996, pag. 5.

(11) GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2.

(12) GU L 178 del 12.7.1994, pag. 43.

ALLEGATO

FUNZIONI E CRITERI PER IL RICONOSCIMENTO DI UN'AGENZIA SAPARD

1. FUNZIONI

L'agenzia Sapard espleterà le seguenti funzioni principali in relazione alla spesa Sapard:

1.1. Autorizzazione di impegni e pagamenti: l'obiettivo di questa funzione è di definire l'importo che sarà pagato al richiedente o fornitore conformemente alle disposizioni della convenzione di finanziamento, in particolar modo quelle che riguardano l'ammissibilità delle domande di autorizzazione e le domande di pagamento, il rispetto degli impegni assunti per quanto concerne l'autorizzazione dei progetti, le procedure di gara e di aggiudicazione, e la verifica del lavoro effettuato o dei servizi forniti.

1.2. Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire istruzioni ai banchieri dell'organismo o, se del caso, a un servizio di tesoreria governativo, di pagare l'importo autorizzato all'avente diritto o al fornitore (o al suo cessionario).

1.3. Contabilità degli impegni e dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di registrare l'impegno e il pagamento nei libri contabili distinti dell'agenzia Sapard, normalmente tramite un sistema informatizzato, e di elaborare riepiloghi periodici della spesa, incluse le dichiarazioni periodiche e annuali trasmesse alla Commissione. I libri contabili registrano anche precisazioni sugli importi dovuti da recuperare.

1.4. Controllo: obiettivo di questa funzione è di verificare i fatti sui quali si fondano le domande per verificare l'osservanza delle regole della convenzione di finanziamento e delle modalità e condizioni dell'impegno. Se del caso, tale controllo include verifiche della selezione preliminare del progetto, nuova valutazione, verifiche della quantità e della qualità dei beni o dei servizi forniti, un'analisi o un controllo per campione, controlli preliminari del pagamento e qualsiasi disposizione ad hoc prevista nella Convenzione di finanziamento in materia di ammissibilità della spesa, ecc. Per stabilire l'ammissibilità, tali controlli richiedono, se del caso, esami di natura tecnica che possono implicare valutazioni economico-finanziarie e controlli di natura agricola, tecnica o scientifica.

1.5. Rendicontazione: obiettivo di questa funzione è di verificare che i progressi dei singoli progetti e misure sono oggetto di rendiconti concepiti in modo tale da garantire un'attuazione effettiva ed efficace della misura.

2. CRITERI

2.1. La struttura amministrativa dell'agenzia Sapard prevede la separazione delle tre funzioni di autorizzazione, di esecuzione e di contabilità, ciascuna delle quali deve essere di competenza di una sottounità amministrativa distinta le cui mansioni sono definite in un organigramma.

2.2. L'agenzia Sapard rispetta le procedure sopra descritte o procedure che offrono garanzie analoghe:

2.2.1. L'agenzia Sapard stabilisce per iscritto procedure particolareggiate per il ricevimento, la registrazione e il trattamento delle domande, delle fatture, dei documenti giustificativi e delle relazioni di controllo, nonché una descrizione di tutti i documenti che devono essere utilizzati.

Dette procedure devono garantire che sono trattate esclusivamente le domande di pagamento o quelle relative a progetti selezionati che soddisfano i criteri prescritti.

2.2.2. La separazione dei compiti è concepita in modo tale che nessun funzionario, in qualsiasi momento e per qualsiasi progetto, espleti più di uno dei compiti previsti in materia di approvazione dei progetti, di autorizzazione dei pagamenti, di pagamento o di contabilizzazione degli importi e che nessun funzionario esegua uno di tali compiti senza la supervisione di un altro funzionario. Le competenze di ogni funzionario sono definite per iscritto, così come la delimitazione dei suoi poteri sul piano finanziario. Deve essere garantita una formazione appropriata nonché una politica di rotazione del personale che occupa posti sensibili oppure una supervisione più intensa.

2.2.3. Ogni funzionario responsabile dell'autorizzazione dispone di una lista di controllo esauriente che indica le verifiche che è tenuto ad effettuare e allega ai documenti giustificativi della domanda un attestato da lui vistato che indica che i controlli sono stati effettuati. Tale attestato può essere redatto su supporto elettronico, fatto salvo il rispetto delle condizioni di cui al punto 2.2.6.

Il lavoro deve essere riesaminato e vistato da un funzionario di grado superiore. L'analisi, la valutazione e l'approvazione dei progetti devono essere comprovate da documenti scritti. L'analisi del progetto deve ispirarsi ai principi di una sana ed efficace gestione.

2.2.4. Una domanda di pagamento è autorizzata solo dopo aver effettuato un numero sufficiente di controlli intesi a verificare che la domanda stessa è conforme alle disposizioni della convenzione di finanziamento e al contenuto del programma Sapard. Tali controlli includono le verifiche previste dalle disposizioni che disciplinano la misura specifica nel quadro della quale viene chiesto l'aiuto, nonché i controlli intesi a prevenire e individuare frodi e irregolarità, tenuto conto segnatamente degli eventuali rischi.

Nel quadro della funzione di autorizzazione, le domande sono assoggettate a controlli per stabilire il rispetto delle modalità e condizioni prescritte, l'ammissibilità, la completezza di tutti i documenti prescritti, la veridicità dei documenti giustificativi, la data di ricevimento, ecc.

Tutti i controlli da effettuare devono essere specificati in una lista di controllo e la loro esecuzione deve essere attestata per ciascuna domanda o per ciascun gruppo di domande.

Per quanto concerne i servizi/beni forniti, il controllo comprende:

- un controllo documentale: per assicurarsi che i dati relativi alla quantità, alla qualità e ai prezzi dei beni o dei servizi oggetto della fattura corrispondono a quelli che sono stati comandati,

- un controllo materiale: per assicurarsi che la quantità e qualità dei beni o dei servizi corrispondono a quelli oggetto della fattura/domanda.

Tale controllo può anche essere effettuato su base continua durante la fornitura dei servizi ovvero in occasione del primo pagamento e dei pagamenti intermedi.

2.2.5. Le procedure previste devono garantire che il pagamento viene effettuato solo all'avente diritto, sul suo conto bancario o al suo cessionario. Il pagamento viene eseguito dal banchiere dell'agenzia o, se del caso, da un servizio di tesoreria governativo oppure l'assegno viene spedito entro cinque giorni lavorativi a decorrere dalla data di imputazione sul conto bancario Sapard. Occorre adottare procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i quali i trasferimenti non sono eseguiti o gli assegni non sono incassati siano nuovamente accreditati sul conto euro Sapard. Nessun pagamento viene effettuato in contanti. L'approvazione del funzionario responsabile dell'autorizzazione e/o del suo superiore gerarchico può essere effettuata per via elettronica, a condizione che sia garantito un appropriato livello di sicurezza e che l'identità del firmatario sia inserita nella memoria elettronica.

2.2.6. Qualora le domande o le fatture siano oggetto di trattamento informatizzato, l'accesso al sistema dev'essere protetto e controllato di modo che:

- tutti i dati introdotti nel sistema siano convalidati per garantire che eventuali errori possano essere individuati e rettificati,

- nessuna domanda possa essere introdotta, modificata o convalidata da persone diverse dai funzionari abilitati che dispongono di una parola d'ordine individuale,

- l'identità di ogni funzionario che introduce o modifica dati o programmi sia registrata in un libro delle operazioni. Le parole d'ordine vengono cambiate regolarmente per evitare qualsiasi abuso. I sistemi informatici devono essere protetti da qualsiasi forma di accesso non autorizzato mediante controlli materiali e i dati devono essere salvaguardati in copie conservate in un luogo distinto e sicuro. L'introduzione dei dati deve essere controllata mediante verifiche intese ad individuare i dati incoerenti o anomali.

2.2.7. Le procedure seguite garantiscono che le modifiche dei tassi o delle modalità e condizioni sono registrate e che le istruzioni, le basi dati e le liste di controllo sono aggiornati regolarmente.

2.3. La funzione di autorizzazione e di controllo può essere delegata in parte o completamente ad altri organismi, sempreché siano rispettate le seguenti condizioni:

2.3.1. Le competenze e gli obblighi di tali altri organismi, segnatamente per quanto attiene al controllo e alla verifica del rispetto delle disposizioni della convenzione di finanziamento devono essere definiti chiaramente.

2.3.2. Gli organismi dispongono di efficaci sistemi in grado di garantire che assumono le loro responsabilità in modo soddisfacente.

2.3.3. Gli organismi confermano esplicitamente all'agenzia che essi assumono effettivamente le loro responsabilità e illustrano i mezzi utilizzati.

2.3.4. L'agenzia Sapard è informata, con frequenze regolari e in tempo debito, circa i risultati dei controlli effettuati di modo che l'adeguatezza dei controlli stessi possa sempre essere presa in considerazione prima dell'autorizzazione e della liquidazione di una domanda o del pagamento di una fattura. Il lavoro svolto è descritto dettagliatamente in una relazione che accompagna ogni domanda, ogni gruppo di domande o, se del caso, in una relazione che copre un anno. La relazione è accompagnata da un attestato che certifica l'ammissibilità delle domande approvate nonché la natura, l'oggetto e i limiti dei lavori svolti. Occorre identificare i controlli materiali e/o amministrativi effettuati, descrivere il metodo, presentare un rendiconto sui risultati di tutte le ispezioni e delle misure adottate nei confronti di anomalie e irregolarità rilevate. I documenti giustificativi presentati all'agenzia devono essere sufficienti per garantire che tutte le verifiche prescritte in materia di ammissibilità delle domande o delle fatture autorizzate sono state effettuate.

2.3.5. L'agenzia Sapard deve avere la certezza, prima dell'approvazione del progetto e del pagamento delle spese, che gli altri organismi hanno rispettato le procedure conformi ai criteri stabiliti nel presente allegato.

2.3.6. I criteri di valutazione delle domande e il rispettivo ordine di priorità devono essere chiaramente definiti e documentati.

2.3.7. Se taluni documenti relativi a domande autorizzate, spese impegnate e controlli effettuati sono conservati da altri organismi, sia questi ultimi che l'agenzia elaborano procedure intese a garantire che il luogo in cui sono conservati tutti i documenti relativi a determinati pagamenti effettuati dall'agenzia è registrato e che i documenti possono essere messi a disposizione, per ispezione, negli uffici dell'agenzia a richiesta delle persone o degli organismi normalmente autorizzati a ispezionarli e cioè:

- il personale dell'agenzia incaricato di trattare la domanda,

- i servizi di audit interno dell'agenzia,

- l'organismo di certificazione che attesta la dichiarazione annuale dell'agenzia,

- i funzionari incaricati dell'Unione europea.

2.3.8. Accordi scritti devono essere conclusi tra l'agenzia Sapard e gli organismi ai quali sono state delegate alcune funzioni dell'agenzia stessa. Tali accordi stabiliscono chiaramente le funzioni che devono essere espletate dall'organismo di cui trattasi e il tipo di documenti giustificativi o di relazioni che devono essere trasmessi all'agenzia Sapard nei termini specificati. L'insieme del sistema, incluse le funzioni delegate espletate da altri organismi, sono precisati in un organigramma.

L'accordo deve prevedere l'accesso alle informazioni detenute da tali organismi delegati da parte dei funzionari della Commissione, della Corte dei conti e dell'OLAF, nonché l'ispezione delle domande da parte di tali funzionari, inclusa l'esecuzione di verifiche sui progetti e i beneficiari degli aiuti.

2.4. Le procedure contabili garantiscono che le dichiarazioni di spesa destinate alla Commissione sono complete, esatte (per quanto concerne il progetto o la denominazione del conto) e sono comunicate in tempo debito e che qualsiasi errore o omissione sono individuati e corretti, segnatamente tramite verifiche e controlli incrociati effettuati con frequenza non superiore a tre mesi.

Le procedure contabili dell'agenzia Sapard sono concepite in modo tale che il sistema contabile può presentare, in euro e in moneta nazionale, per ciascun ufficio regionale, per ciascun progetto, contratto o misura/sottomisura, una sintesi del costo totale, delle spese impegnate, dei pagamenti parziali e dei pagamenti del saldo. Saranno fissati dei termini per l'annullamento di impegni per i quali i lavori non sono stati completati conformemente al calendario previsto. Tali annullamenti sono registrati in modo appropriato nel sistema contabile.

2.5. L'agenzia Sapard dispone di un servizio di audit interno. Tale servizio o servizio analogo mira a garantire il funzionamento efficace del sistema di controllo interno dell'agenzia. Il servizio di audit interno è indipendente dagli altri servizi dell'agenzia e rende conto direttamente alla dirigenza di quest'ultima. Esso verifica che le procedure adottate dall'agenzia siano idonee a garantire il rispetto del programma e della convenzione di finanziamento, e controlla che i conti siano esatti, completi e disponibili in tempo debito. Le verifiche possono limitarsi a talune misure/sottomisure e a campioni di transazioni, a condizione che un programma di audit interno garantisca che tutti i settori rilevanti, incluse le unità/organismi incaricati dell'autorizzazione e i servizi ai quali sono state delegate determinate funzioni siano analizzati su un periodo non superiore a tre anni. L'attività del servizio di audit viene effettuata conformemente alle norme riconosciute sul piano internazionale, deve essere registrata nei documenti di lavoro e dar luogo a relazioni e raccomandazioni trasmesse alla dirigenza dell'agenzia. I programmi di audit e le relazioni di audit devono essere messi a disposizione dell'organismo di certificazione e dei funzionari dell'Unione europea che hanno mandato per l'esecuzione di audit finanziari e al solo scopo di valutare l'efficacia della funzione di audit interno.

2.6. Le norme sugli appalti di organismi o servizi pubblici, opere e forniture nel paese richiedente devono essere conformi alle norme stabilite nel manuale della Commissione intitolato "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries"(1), fatta eccezione per l'esigenza relativa all'approvazione ex ante da parte della Commissione.

2.7. I servizi, i lavori, i macchinari e le forniture oggetto di un contratto concluso con imprese private devono essere originari della Comunità o dei paesi di cui all'articolo 1, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999. Altrettanto dicasi per le forniture e le attrezzature acquistate da un impresa che ha concluso un contratto di lavori o di servizi se le forniture e le attrezzature sono destinate a diventare di proprietà del progetto una volta eseguito il contratto.

2.8. Per quanto concerne in particolare le cauzioni incamerate, i pagamenti rimborsati, ecc., l'agenzia istituisce un sistema che consente di riconoscere tutti gli importi dovuti al conto euro Sapard e di registrare, nel libro generale dei debitori, tutti i debiti in parola prima dell'incasso. Il libro dei debitori è ispezionato con frequenza regolare, onde poter adottare misure intese a incassare debiti scaduti.

2.9. L'agenzia Sapard comunica pubblicamente la possibilità di ottenere un aiuto a tutti i potenziali gestionari o operatori nell'intento di ottenere una selezione quanto più vasta possibile di gestionari o operatori. Formulari tipo di candidature che contemplano linee direttrici chiare e le condizioni di ammissibilità sono elaborati prima del lancio del programma.

2.10. Trattamento tempestivo delle domande dei beneficiari.

2.11. L'agenzia Sapard istituirà un appropriato sistema di rendicontazione dei progressi dei singoli progetti e misure sulla base di indicatori prestabiliti. Se del caso, tali indicatori devono essere riveduti con l'approvazione del comitato di sorveglianza.

Occorre intervenire in caso di ritardi nel rispettare gli obiettivi prestabiliti. Per qualsiasi azione avviata deve essere tenuta un'adeguata registrazione.

Sarà utilizzato un appropriato sistema di gestione dell'informazione per accelerare l'elaborazione di opportune relazioni sulla rendicontazione dei progetti e delle misure. Tali relazioni saranno messe a disposizione dell'autorità di gestione, del comitato di sorveglianza e della Commissione, a richiesta.

(1) SEC(1999) 1801 def., "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries".