Decisione del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale e del Comitato delle regioni

del 20 luglio 2000

relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee

(2000/459/CE, CECA, Euratom)

IL PARLAMENTO EUROPEO,

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

LA COMMISSIONE,

LA CORTE DI GIUSTIZIA,

LA CORTE DEI CONTI,

IL COMITATO ECONOMICO E SOCIALE,

IL COMITATO DELLE REGIONI,

visto il trattato sull'Unione europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,

considerando quanto segue:

(1) L'articolo 8 della decisione dei rappresentanti dei governi degli Stati membri, dell'8 aprile 1965, relativa all'installazione provvisoria di talune istituzioni e di taluni servizi delle Comunità(1), dispose che a Lussemburgo venisse insediato l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiale delle Comunità europee (nel prosieguo: "l'Ufficio"). Tale disposizione fu quindi attuata con la decisione 69/13/Euratom, CECA, CEE(2), modificata dalla decisione 80/443/CEE, Euratom, CECA(3).

(2) Il regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(4), modificato da ultimo dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2779/98 del Consiglio(5), reca disposizioni specifiche per il funzionamento dell'Ufficio.

(3) Appare necessario adeguare la disciplina normativa dell'Ufficio all'evoluzione della prassi relativa all'esercizio delle competenze spettanti all'autorità investiva del potere di nomina.

(4) Il settore editoriale ha subito un'evoluzione tecnologica considerevole, di cui si deve tener conto nella gestione dell'Ufficio.

(5) La decisione 69/13/Euratom, CECA, CEE ha subito diverse sostanziali modifiche; in occasione dell'introduzione di nuove modifiche è opportuno, per motivi di chiarezza, procedere alla sua rifusione,

DECIDONO:

Articolo 1

L'"Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee" (nel prosieguo "l'Ufficio") ha lo scopo di provvedere, secondo le migliori modalità tecniche e finanziarie e sotto la responsabilità delle istituzioni delle Comunità europee, all'edizione delle pubblicazioni delle istituzioni e dei relativi servizi.

Articolo 2

Ai fini della presente decisione s'intende per:

1) "edizione": la produzione e diffusione delle pubblicazioni, in qualsiasi forma o veste e con qualsiasi procedimento attuale o futuro;

2) "istituzioni": il Parlamento europeo, il Consiglio, la Commissione, la Corte di giustizia, la Corte dei conti, il Comitato economico e sociale e il Comitato delle regioni;

3) "organi ed organismi": gli organi e gli organismi istituiti dai trattati o in base a quest'ultimi.

Articolo 3

1. L'Ufficio provvede, direttamente o mediante altre aziende, all'esecuzione dei seguenti compiti:

a) l'edizione della Gazzetta ufficiale delle Comunità europee (nel prosieguo: "la Gazzetta ufficiale");

b) l'edizioni di altre pubblicazioni delle Comunità europee e dei relativi servizi, fatti salvi i paragrafi 2 e 3;

c) l'edizione delle pubblicazioni emananti dagli organi ed organismi, su loro richiesta.

2. I documenti aventi carattere interno possono essere prodotti e diffusi da ciascuna istituzione.

3. In casi eccezionali gli organi ed organismi possono editare le pubblicazioni senza l'intervento dell'Ufficio, qualora tale intervento determini un aumento significativo degli oneri finanziari o l'Ufficio non sia in grado di far fronte ad una situazione urgente che richieda la produzione e diffusione entro termini brevissimi di una data pubblicazione. Essi ne informano senza indugio il comitato di direzione.

4. L'esecuzione dei compiti dell'Ufficio comprende in particolare le seguenti operazioni:

a) raggruppamento dei documenti da editare;

b) preparazione e verifica dei testi e degli altri elementi in conformità alle indicazioni fornite dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi;

c) stipulazione dei contratti con i fornitori;

d) stampa dei lavori urgenti e dei lavori a tiratura ridotta;

e) vigilanza sull'esecuzione dei lavori;

f) controllo di qualità;

g) sorveglianza finanziaria sui contratti conclusi con i fornitori;

h) collaudo qualitativo e quantitativo;

i) controllo contabile, ivi incluse la liquidazione e l'attestazione ai sensi del regolamento finanziario;

j) catalogazione e archiviazione delle pubblicazioni;

k) gestione delle vendite;

l) esecuzione materiale della diffusione.

Inoltre, l'Ufficio fornisce all'istituzione, agli organi e agli organismi ogni utile informazione tecnica, finanziaria e commerciale per i loro progetti di edizione, assistendoli inoltre nella redazione dei contratti quadro.

5. La decisione relativa alla pubblicazione resta di esclusiva competenza di ogni istituzione, organo od organismo.

Articolo 4

1. È istituito il comitato direttivo dell'Ufficio. Ogni istituzione dispone in esso di un voto.

2. Il comitato direttivo si riunisce, almeno ogni sei mesi, su iniziativa del presidente o su richiesta di una delle istituzioni.

3. Salvo disposizioni contrarie, le decisioni del comitato direttivo sono adottate a maggioranza semplice. Ove il comitato direttivo sia chiamato ad adottare una decisione particolare sulla pubblicazione di un testo di una delle istituzioni, tale maggioranza deve tuttavia includere il voto dell'istituzione interessata, fermo restando l'articolo 3, paragrafo 5.

Articolo 5

1. Il comitato direttivo esercita, nel comune interesse delle istituzioni, degli organi e degli organismi, le seguenti funzioni:

a) stabilisce all'unanimità le norme di funzionamento dell'Ufficio;

b) stabilisce all'unanimità le linee direttive della politica di vendita e diffusione gratuita;

c) rivolge alle istituzioni, agli organi e agli organismi suggerimento che possa agevolare il buon andamento dell'Ufficio;

d) nell'ambito della procedura di bilancio redige, in base ad un progetto elaborato dal direttore dell'Ufficio, uno stato di previsione delle entrate e delle spese dell'Ufficio; in questo stesso ambito propone alla Commissione gli adeguamenti dell'organico dell'Ufficio che esso ritenga necessari;

e) definisce la natura e la tariffa delle prestazioni supplementari che l'Ufficio può effettuare a titolo oneroso per le istituzioni, gli organi e gli organismi;

f) definisce la natura delle prestazioni per le quali l'Ufficio ricorre alla subfornitura;

g) redige, in base ad un progetto elaborato dal direttore, una relazione annua di gestione che riguardi in particolare, sulla scorta della contabilità analitica, tutte le voci di entrata e di spesa relative ai lavori effettuati e alle prestazioni fornite dall'Ufficio; prima del 1o maggio di ogni anno trasmette alle istituzioni la relazione sull'esercizio precedente;

h) partecipa alla nomina di taluni funzionari secondo le modalità stabilite nell'articolo 6.

2. Per quanto riguarda la Gazzetta ufficiale, il comitato direttivo esercita in particolare le seguenti competenze:

a) sollecita, presso le sedi competenti di ciascuna istituzione, le decisioni di massima che devono essere applicate congiuntamente dalle istituzioni utenti della Gazzetta ufficiale e vigila sull'esecuzione delle decisioni adottate;

b) presenta ogni proposta utile per il miglioramento della struttura e della veste della Gazzetta ufficiale;

c) presenta, alle istituzioni, proposte sull'armonizzazione della veste dei testi da pubblicare;

d) esamina le difficoltà riscontrate nelle operazioni correnti relative all'edizione della Gazzetta ufficiale e, ai fini del loro superamento, formula le necessarie istruzioni nell'ambito dell'Ufficio e le opportune raccomandazioni per le istituzioni;

e) decide all'unanimità se e secondo quali modalità le pubblicazioni non emananti dalle istituzioni possano essere effettuate sulla Gazzetta ufficiale. Questa disposizione non si applica tuttavia alle pubblicazioni effettuate in base a disposizioni di diritto comunitario;

f) esso può chiedere alla Commissione, a norma dell'articolo 133 del regolamento finanziario, di aprire un conto bancario per la gestione di un fondo di rotazione destinato a finanziare le operazioni affidate ai fornitori che siano necessarie per l'edizione della Gazzetta ufficiale.

3. Il comitato adotta all'unanimità il proprio regolamento interno dopo averlo sottoposto all'esame delle istituzioni. Esso designa il presidente fra i suoi membri.

Articolo 6

1. Per i funzionari o agenti dei gradi A 1, A 2, A 3, e LA 3, le competenze dell'autorità investita del potere di nomina sono esercitate dalla Commissione secondo le seguenti modalità.

La Commissione procede alla nomina dei funzionari di grado A 1, A 2, A 3 e LA 3 soltanto previo il parere favorevole del comitato direttivo. Per i gradi A 1 e A 2 tale parere deve essere emesso all'unanimità.

Il comitato direttivo partecipa strettamente ai procedimenti che devono essere svolti prima della nomina dei funzionari e agenti di grado A 1, A 2, A 3 e LA 3, e in particolare alla redazione degli avvisi di posto vacante, all'esame delle candidature e alla designazione delle commissioni giudicatrici dei concorsi.

2. Per quanto riguarda i funzionari e agenti non contemplati dal paragrafo 1, le competenze dell'autorità investita del potere di nomina sono esercitate dalla Commissione. Questa può delegare i propri poteri al direttore dell'Ufficio.

La Commissione o il direttore dell'Ufficio, qualora questi sia stato delegato all'esercizio del potere di nomina, informano il comitato direttivo sulle nomine, sulla stipulazione dei contratti, sulle promozioni e sull'avvio di procedimenti disciplinari relativi ai funzionari e agenti non contemplati dal paragrafo 1. Se la Commissione non ha delegato al direttore dell'Ufficio il potere di nomina per tali funzionari e agenti, i procedimenti sono svolti dalla Commissione su proposta del direttore stesso.

3. I procedimenti amministrativi relativi agli atti menzionati nei paragrafi 1 e 2 nonché la gestione corrente del personale, segnatamente in ordine al pensionamento, alla cassa malattia, agli incidenti di lavoro, alle retribuzioni e ai congedi, sono svolti secondo le stesse modalità in vigore per gli agenti della Commissione in servizio a Lussemburgo.

4. I posti vacanti nell'ambito dell'Ufficio sono portati in tempo utile a conoscenza dei funzionari di tutte le istituzioni delle Comunità.

Articolo 7

1. Gli stanziamenti destinati all'Ufficio, il cui importo complessivo è iscritto su una linea di bilancio particolare all'interno della sezione del bilancio relativa alla Commissione, sono indicati in modo particolareggiato nell'ambito di un allegto della stessa sezione.

Tale allegato reca uno stato delle entrate e delle spese, con suddivisioni identiche a quelle delle sezioni di bilancio.

2. I posti assegnati all'Ufficio sono enumerati nell'ambito di un allegato dell'organico della Commissione.

3. Ogni istituzione, organo e organismo conserva la funzione di ordinatore per gli stanziamenti del proprio bilancio riguardanti le "spese di pubblicazione". Le spese occasionate dalla diffusione gratuita della pubblicazione sono a carico dell'istituzione, dell'organo o dell'organismo interessato. Il comitato direttivo definisce le modalità della cooperazione contabile tra l'Ufficio e le istituzioni, gli organi e gli organismi.

4. Le prestazioni fornite dall'Ufficio a titolo oneroso sono fatturate secondo modalità stabilite dal comitato direttivo. Alla chiusura dell'esercizio, il comitato direttivo informa l'autorità di bilancio sulla ripartizione degli importi così riscossi nell'ambito dell'allegato della linea di bilancio.

5. L'Ufficio tiene conti distinti per la vendita della Gazzetta ufficiale e la vendita delle pubblicazioni. I proventi netti della vendita sono versati alle istituzioni, agli organi e agli organismi successivamente alla chiusura dell'esercizio.

Per "proventi netti delle vendite" s'intende la differenza tra gli importi fatturati e le spese di gestione, d'incasso e di banca.

Articolo 8

Il direttore dell'Ufficio, sotto l'autorità del comitato direttivo e nei limiti delle competenze di quest'ultimo, è responsabile per il buon andamento dell'Ufficio. Provvede al segretariato del comitato direttivo e rende conto a quest'ultimo dell'esecuzione delle proprie funzioni, presentandogli qualsiasi suggerimento utile per il buon andamento dell'Ufficio. Esercita il potere gerarchico sul personale dell'Ufficio. In caso di assenza o impedimento e in deroga alle norme sulla supplenza, le funzioni del direttore sono svolte da un funzionario dell'Ufficio designato dal comitato direttivo.

Articolo 9

La decisione 69/13/Euratom, CECA, CEE è abrogata.

I riferimenti alla decisione abrogata s'intendono fatti alla presente decisione.

Fatto a Bruxelles e a Lussemburgo, addì 20 luglio 2000.

Per il Parlamento europeo

La Presidente

N. Fontaine

Per la Corte di giustizia

Il Presidente

F. Parly

Per il Consiglio

Il Presidente

R. Prodi

Per la Corte dei conti

Il Presidente

G. C. Rodríguez Iglesias

Per la Commissione

Il Presidente

J. O. Karlsson

Per il Comitato economico e sociale

Il Presidente

B. Rangoni Machiavelli

Per il Comitato delle regioni

Il Presidente

J. Chabert

(1) GU 152 del 13.7.1967, pag. 18.

(2) GU L 13 del 18.1.1969, pag. 19.

(3) GU L 107 del 25.4.1980, pag. 44.

(4) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1.

(5) GU L 347 del 23.12.1998, pag. 3.