DECISIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO del 10 luglio 1997 relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo (97/632/CECA, CE, Euratom)

IL PARLAMENTO EUROPEO,

visti i trattati che istituiscono le Comunità europee, in particolare l'articolo 142 del trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il suo regolamento interno, in particolare l'articolo 22,

vista la dichiarazione sul diritto di accesso all'informazione allegata all'atto finale del trattato sull'Unione europea, in cui si sottolinea che la trasparenza del processo decisionale rafforza il carattere democratico delle istituzioni nonché la fiducia del pubblico nei confronti dell'amministrazione,

considerando che, in conformità della dichiarazione sopra menzionata e delle conclusioni dei Consigli europei di Birmingham e di Edimburgo relative alla necessità di avvicinare maggiormente la Comunità ai suoi cittadini, occorre adottare disposizioni per l'attuazione di detti principi da parte del Parlamento europeo;

considerando che il principio di un vasto accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, che si iscrive nel contesto della trasparenza dei suoi lavori, non deve peraltro pregiudicare la tutela dell'interesse pubblico, dell'individuo e della vita privata, e che di conseguenza devono essere previste deroghe, tra l'altro, a questo riguardo;

considerando che detti principi non possono pregiudicare le disposizioni applicabili all'accesso ai fascicoli riguardanti direttamente le persone che ne hanno un interesse specifico;

considerando che la presente decisione si applica nel rispetto delle disposizioni relative alle informazioni riservate che possono essere adottate, se del caso, dall'Istituzione;

considerando che le disposizioni della presente decisione si applicano nel rispetto e senza pregiudizio delle disposizioni del regolamento interno dell'Istituzione;

considerando che il Parlamento europeo ha sempre accordato notevole importanza all'esigenza di mantenere con i cittadini dell'Unione un dialogo aperto e costante, al fine di garantire la loro vicinanza all'azione della Comunità e la migliore conoscenza di quest'ultima;

considerando che la presente regolamentazione mira a completare i servizi di informazione tradizionalmente offerti dal Parlamento, dai suoi deputati e dai suoi servizi, attraverso la concessione di un diritto di accesso ai documenti redatti dall'Istituzione,

DECIDE:

Articolo 1

1. Il pubblico ha accesso ai documenti del Parlamento europeo alle condizioni previste dalla presente decisione.

2. Per «documento del Parlamento europeo», si intende ogni scritto contenente dati esistenti, elaborato dall'Istituzione, indipendentemente dal suo supporto, fatte salve le disposizioni dell'articolo 2, paragrafo 3.

Articolo 2

1. La richiesta di accesso ad un documento del Parlamento è rivolta per iscritto al segretariato generale del Parlamento europeo o all'Ufficio d'informazione dell'Istituzione situato nello Stato membro in cui risiede il richiedente. La richiesta deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere segnatamente gli elementi che permettono di identificare il documento o i documenti cui si riferisce, nonché il nome e l'indirizzo esatti del richiedente. Se del caso, l'Istituzione inviterà il richiedente a precisare ulteriormente la sua richiesta.

2. Il documento richiesto è trasmesso nella lingua o nelle lingue del/dei richiedente/i.

3. Qualora l'autore del documento richiesto al Parlamento sia una persona fisica o giuridica, uno Stato membro, un'altra istituzione o un altro organo comunitario ovvero qualsiasi altra organizzazione nazionale o internazionale, la richiesta non deve essere rivolta al Parlamento europeo bensì direttamente all'autore del documento.

4. Il Parlamento europeo, di concerto con il/i richiedente/i, si impegna a trovare una soluzione equa per dare seguito alle richieste reiterate e/o che riguardano documenti voluminosi.

Articolo 3

1. L'accesso ai documenti è esercitato mediante una consultazione in loco o negli Uffici d'informazione del Parlamento, o mediante rilascio di una copia a spese del richiedente, a condizione che le tariffe applicate per il pagamento dei diritti siano ragionevoli. L'importo del diritto richiesto e dei diritti relativi ai documenti voluminosi su supporto cartaceo o le spese relative ad altri mezzi di trasmissione sono fissati con decisione dell'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo, che sarà pubblicata nella Gazzetta ufficiale.

2. Il Parlamento potrà prevedere che la persona alla quale verrà trasmesso un documento non possa riprodurre o divulgare tale documento a fini commerciali o pubblicitari senza autorizzazione preventiva.

3. Il servizio competente dell'Istituzione informa per iscritto il richiedente, entro 45 giorni dalla ricezione della richiesta, del corso positivo riservato alla sua richiesta o dell'intenzione di proporre all'Istituzione di darvi risposta negativa. In quest'ultimo caso, il richiedente è altresì informato dei motivi di tale intenzione e del fatto che dispone di un termine di 45 giorni per formulare una richiesta di conferma all'Istituzione ai fini della revisione della posizione presa, in mancanza della quale si presume che egli abbia rinunciato alla richiesta iniziale.

4. Qualora sia presentata una siffatta richiesta di conferma e l'Ufficio di presidenza decida di negare la trasmissione del documento in questione, tale decisione, che deve essere adottata nei 45 giorni successivi alla presentazione della richiesta di conferma, viene tempestivamente trasmessa per iscritto al richiedente. Essa deve essere debitamente motivata e indicare i mezzi di impugnazione possibili, ossia il ricorso giurisdizionale o la denuncia al mediatore, alle condizioni previste rispettivamente agli articoli 173 e 138 E del trattato che istituisce la Comunità europea.

Articolo 4

1. Le richieste di accesso a documenti del Parlamento europeo sono esaminate dagli organi o dai servizi interessati, i quali propongono il seguito da dare a ciascuna richiesta.

2. Il segretario generale del Parlamento europeo risponde, a nome dell'Istituzione, alle richieste di accesso ai documenti del Parlamento. L'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo, su proposta del segretario generale, prende le decisioni sulle richieste di revisione. Esso può delegare il suo potere di firma al segretario generale.

Articolo 5

1. L'accesso ad un documento del Parlamento non può essere accordato quando la sua divulgazione potrebbe nuocere alla tutela:

- dell'interesse pubblico, segnatamente in materia di sicurezza pubblica, interessi finanziari della Comunità europea, procedimenti giudiziari, indagini dell'Istituzione;

- del segreto commerciale e industriale;

- dell'individuo e della vita privata;

- della riservatezza chiesta dalla persona fisica o giuridica che ha fornito una delle informazioni contenute nel documento, ovvero prevista dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito una di tali informazioni.

2. L'accesso ad un documento del Parlamento europeo può essere rifiutato per tutelare la segretezza delle deliberazioni dei gruppi politici, degli organi dell'Istituzione quando si riuniscono a porte chiuse, nonché di quelle dei servizi interessati del suo segretariato generale.

Articolo 6

La presente decisione si applica nel rispetto e senza pregiudizio delle disposizioni del regolamento interno dell'Istituzione.

Articolo 7

La presente decisione sarà riesaminata dopo due anni dalla sua entrata in vigore. In vista di questo riesame, il segretario generale del Parlamento europeo presenterà una relazione sull'attuazione della decisione stessa nel biennio 1997-1998.

Articolo 8

La presente decisione prende effetto a decorrere dal 1° ottobre 1997.

Fatto a Bruxelles, addì 10 luglio 1997.

Per il Parlamento europeo

Il Presidente

José María GIL-ROBLES