DECISIONE DEL CONSIGLIO del 20 dicembre 1993 relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio (93/731/CE)

IL CONSIGLIO,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 151, paragrafo 3,

visto il suo regolamento interno, in particolare l'articolo 22,

considerando che, il 6 dicembre 1993, il Consiglio e la Commissione hanno approvato un codice di condotta relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio e della Commissione, stabilendo di comune accordo i principi che disciplinano tale accesso;

considerando che occorre adottare disposizioni per l'attuazione di detti principi da parte del Consiglio;

considerando che tali disposizioni si applicano a tutti i documenti in possesso del Consiglio, indipendentemente dal loro supporto, ad esclusione dei documenti elaborati da persone, organismi o istituzioni estranei al Consiglio;

considerando che il principio di un vasto accesso del pubblico ai documenti del Consiglio, che si iscrive nel contesto di una maggiore trasparenza dei suoi lavori, deve tuttavia essere corredato di deroghe intese segnatamente alla tutela dell'interesse pubblico, dell'individuo e della vita privata;

considerando che, ai fini della razionalizzazione e dell'efficienza, occorre prevedere che il segretario generale del Consiglio firmi, a nome del Consiglio e con la sua autorizzazione, le risposte alle richieste d'accesso ai documenti, salvi i casi in cui il Consiglio deve pronunciarsi su una richiesta di conferma;

considerando che la presente decisione si applica nel rispetto delle disposizioni sulla protezione delle informazioni riservate,

DECIDE:

Articolo 1

1. Il pubblico ha accesso ai documenti del Consiglio alle condizioni previste dalla presente decisione.

2. Per documento del Consiglio si intende ogni scritto contenente dati esistenti, in possesso di detta istituzione, indipendentemente dal suo supporto, salvo l'articolo 2, paragrafo 2.

Articolo 2

1. La richiesta di accesso ad un documento del Consiglio è rivolta per iscritto al Consiglio (1). Essa deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere segnatamente gli elementi che permettono di identificare il documento o i documenti cui si riferisce. Se del caso, il richiedente è invitato a precisare ulteriormente la richiesta.

2. La richiesta, qualora l'autore del documento sia una persona fisica o giuridica, uno Stato membro, un'altra istituzione o un altro organo comunitario ovvero qualsiasi altro organismo nazionale o internazionale, non deve essere rivolta al Consiglio bensì direttamente all'autore del documento.

Articolo 3

1. L'accesso ai documenti del Consiglio è esercitato o mediante consultazione in loco del documento richiesto o mediante rilascio di una copia del documento a spese del richiedente. L'importo del diritto richiesto è fissato dal segretario generale.

2. I servizi competenti del segretariato generale si impegnano a trovare una soluzione equa per dare seguito alle richieste reiterate e/o che riguardano documenti voluminosi.

3. La persona autorizzata ad accedere ad un documento del Consiglio non può riprodurlo, divulgarlo né utilizzarlo a fini commerciali tramite vendita diretta senza un'autorizzazione preventiva del segretario generale.

Articolo 4

1. L'accesso ad un documento del Consiglio non può essere concesso quando la sua divulgazione potrebbe nuocere alla tutela:

- dell'interesse pubblico (sicurezza pubblica, relazioni internazionali, stabilità monetaria, procedimenti giudiziari, controlli e indagini);

- dell'individuo e della vita privata;

- del segreto commerciale ed industriale;

- degli interessi finanziari della Comunità;

- della riservatezza chiesta dalla persona fisica o giuridica che ha fornito una delle informazioni contenute nel documento, ovvero prevista dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito una di tale informazioni.

2. L'accesso ad un documento del Consiglio può essere rifiutato per tutelare la segretezza delle deliberazioni del Consiglio.

Articolo 5

Il segretario generale risponde, a nome del Consiglio, alle richieste di accesso ai documenti di detta istituzione, salvi i casi di cui all'articolo 7, paragrafo 3, in cui la risposta è data dal Consiglio.

Articolo 6

Le richieste di accesso ai documenti del Consiglio sono esaminate dai servizi competenti del segretariato generale, i quali propongono il seguito da dare a ciascuna richiesta.

Articolo 7

1. I servizi competenti del segretariato generale informano per iscritto il richiedente, entro un mese, del corso positivo riservato alla sua richiesta o dell'intenzione di darvi risposta negativa. In quest'ultimo caso, l'interessato è altresì informato dei motivi di tale intenzione e del fatto di disporre di un mese per formulare una richiesta di conferma ai fini della revisione della posizione presa, in mancanza della quale si presume che egli abbia rinunciato alla richiesta iniziale.

2. L'assenza di risposta a una richiesta entro il mese successivo alla presentazione di quest'ultima equivale ad una decisione di rifiuto, salvo che il richiedente presenti la richiesta di conferma entro il mese successivo.

3. La decisione di respingere una richiesta di conferma, che deve essere presa entro il mese successivo alla presentazione di tale richiesta, è debitamente motivata. Essa è comunicata quanto prima e per iscritto al richiedente, che è nel contempo informato del contenuto degli articoli 138 E e 173 del trattato che istituisce la Comunità europea, concernenti, rispettivamente, le condizioni alle quali le persone fisiche possono rivolgersi al mediatore ed il controllo della legittimità degli atti del Consiglio da parte della Corte di giustizia.

4. L'assenza di risposta entro il mese successivo alla presentazione della richiesta di conferma equivale ad una decisione di rifiuto.

Articolo 8

La presente decisione si applica nel rispetto delle disposizioni relative alla protezione delle informazioni riservate.

Articolo 9

La presente decisione sarà riesaminata dopo due anni di esperienza. In vista di questo riesame il segretario generale presenterà nel 1996 una relazione sull'attuazione della decisione nel biennio 1994/1995.

Articolo 10

La presente decisione ha efficacia a decorrere dal 1o gennaio 1994.

Fatto a Bruxelles, addì 20 dicembre 1993.

Per il Consiglio

Il Presidente

W. CLAES

(1) Sig. Segretario Generale del Consiglio dell'Unione europea, rue de la Loi 170, 1048 Bruxelles, Belgio.