ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL SOTTOCOMITATO PER LE QUESTIONI SANITARIE E FITOSANITARIE UE-REPUBBLICA DI MOLDOVA

Articolo 1

Disposizioni generali

1.   Il sottocomitato per le questioni sanitarie e fitosanitarie («sottocomitato SPS»), istituito a norma dell'articolo 191, paragrafo 1, dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Moldova, dall'altra («accordo»), assiste il comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» di cui all'articolo 438, paragrafo 4, dell'accordo («comitato di associazione nella formazione Commercio»), nell'esercizio delle sue funzioni.

2.   Il sottocomitato SPS svolge le funzioni indicate nell'articolo 191, paragrafo 2, dell'accordo alla luce degli obiettivi del titolo V, capo 4, di cui all'articolo 176 dell'accordo.

3.   Il sottocomitato SPS è composto da rappresentanti della Commissione europea e della Repubblica di Moldova responsabili per le questioni sanitarie e fitosanitarie.

4.   Un rappresentante della Commissione europea o della Repubblica di Moldova responsabile per le questioni sanitarie e fitosanitarie esercita le funzioni di presidenza del sottocomitato SPS a norma dell'articolo 2.

5.   Le parti di cui al presente regolamento interno sono definite secondo quanto previsto all'articolo 461 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le parti si alternano ogni 12 mesi nell'esercizio della presidenza del sottocomitato SPS. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1.   Salvo diverso accordo tra le parti, il sottocomitato SPS si riunisce una prima volta entro tre mesi dall'entrata in vigore dell'accordo e successivamente su richiesta di una delle parti o almeno una volta l'anno.

2.   Ogni riunione del sottocomitato SPS è convocata dalla sua presidenza in una sede e a una data convenute dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal presidente del sottocomitato SPS entro 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3.   Quando possibile, la riunione ordinaria del sottocomitato SPS è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del comitato di associazione nella formazione Commercio.

4.   Le riunioni del sottocomitato SPS possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato, come in videoconferenza o audioconferenza.

5.   Al di fuori delle riunioni il sottocomitato SPS può esaminare qualsiasi questione per corrispondenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate, dal segretariato del sottocomitato SPS, della composizione prevista della delegazione di ciascuna parte che partecipa alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

1.   Un funzionario della Commissione europea e un funzionario della Repubblica di Moldova svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato SPS ed eseguono i compiti di segreteria di concerto, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

2.   Il segretariato del comitato di associazione nella formazione Commercio viene informato di ogni decisione, parere, raccomandazione, relazione e altre azioni concordate del sottocomitato SPS.

Articolo 6

Corrispondenza

1.   La corrispondenza indirizzata al sottocomitato SPS è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informerà il segretario dell'altra parte.

2.   Il segretariato del sottocomitato SPS provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato SPS sia trasmessa al presidente del sottocomitato e distribuita, se del caso, come documenti di cui all'articolo 7.

3.   La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Se del caso, tale corrispondenza è diffusa con le modalità di cui all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1.   I documenti sono diffusi dai segretari del sottocomitato SPS.

2.   Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3.   Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e mette sistematicamente in copia il segretario della Repubblica di Moldova nonché i segretari del comitato di associazione nella formazione Commercio nell'ambito di tale corrispondenza.

4.   Il segretario della Repubblica di Moldova distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti della Repubblica di Moldova e mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione nonché i segretari del comitato di associazione nella formazione Commercio nell'ambito di tale corrispondenza.

5.   I segretari del sottocomitato SPS fungono da punti di contatto per gli scambi di cui all'articolo 184 dell'accordo.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato SPS non sono pubbliche. Se una parte comunica informazioni designandole come riservate al sottocomitato SPS, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1.   Il segretariato del sottocomitato SPS stabilisce un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ogni riunione in base alle proposte presentate dalle parti, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, entro 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2.   L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito come previsto all'articolo 7 entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3.   L'ordine del giorno è adottato dal sottocomitato SPS all'inizio di ciascuna riunione L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4.   Previo consenso dell'altra parte, il presidente del sottocomitato SPS può invitare, secondo l'occasione, rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni del sottocomitato SPS per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5.   Previa consultazione delle parti, il presidente del sottocomitato SPS può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1.   Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai segretari del sottocomitato SPS.

2.   Di norma per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno il verbale riporta:

a)	un elenco dei partecipanti alla riunione, un elenco dei funzionari che li accompagnavano e un elenco di eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b)	documentazione presentata al sottocomitato SPS;

c)	dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del sottocomitato SPS; e

d)	conclusioni operative della riunione, come previsto al paragrafo 4.

3.   Il progetto di verbale è presentato al sottocomitato SPS per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato SPS. Ne è inviata una copia a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4.   Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario del sottocomitato SPS della parte che detiene la presidenza del sottocomitato SPS e trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il sottocomitato SPS adotti le conclusioni operative che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di una successiva riunione del sottocomitato SPS. A tal fine il sottocomitato SPS adotta un modello che consenta di monitorare ciascuna azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1.   Il sottocomitato SPS ha il potere di adottare decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e azioni congiunte come previsto all'articolo 191 dell'accordo. Tali decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e azioni congiunte sono adottati per consenso tra le parti previo completamento delle rispettive procedure interne di adozione. Le decisioni sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2.   Ogni decisione, raccomandazione, relazione o parere è firmato dal presidente del sottocomitato SPS e autenticato dai segretari dello stesso. Fatto salvo il paragrafo 3, il presidente firma tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione o la raccomandazione.

3.   Il sottocomitato SPS può prendere decisioni, formulare raccomandazioni e adottare pareri mediante procedura scritta, se le parti decidono in tal senso, una volta espletate le rispettive procedure interne per l'adozione. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta concordato il testo, la decisione, la raccomandazione, la relazione o il parere è firmato dal presidente e autenticato dai segretari.

4.   Gli atti del sottocomitato SPS recano, rispettivamente, il titolo di «decisione», «parere», «raccomandazione» o «relazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5.   Le decisioni, le raccomandazioni, le relazioni e i pareri sono trasmessi alle parti.

6.   Ciascuna delle parti può decidere se pubblicare le decisioni, i pareri e le raccomandazioni del sottocomitato SPS nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il sottocomitato SPS presenta una relazione al comitato di associazione nella formazione Commercio sulle sue attività e su quelle dei gruppi di lavoro tecnici o dei gruppi ad hoc istituiti dal sottocomitato SPS. La relazione è presentata 25 giorni di calendario prima della riunione annuale regolare del comitato di associazione nella formazione Commercio.

Articolo 13

Lingue

1.   Le lingue di lavoro del sottocomitato SPS sono l'inglese e il rumeno.

2.   Salvo decisione contraria, il sottocomitato SPS delibera sulla base di documenti redatti in tali lingue.

Articolo 14

Spese

1.   Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato SPS sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.   Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3.   Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e rumeno di cui all'articolo 13, paragrafo 1 sono a carico della parte che ospita la riunione.

L'interpretazione e la traduzione dalle o nelle altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato SPS a norma dell'articolo 191, paragrafo 5, dell'accordo.

Articolo 16

Gruppi di lavoro tecnici e gruppi ad hoc

1.   Mediante una decisione a norma dell'articolo 191, paragrafo 6, dell'accordo, il sottocomitato SPS può creare o sopprimere, se del caso, gruppi di lavoro tecnici o gruppi di lavoro ad hoc, anche a carattere scientifico o gruppi di esperti.

2.   La composizione dei gruppi di lavoro ad hoc non deve necessariamente essere limitata ai rappresentanti delle parti. Le parti provvedono affinché i membri di qualsiasi gruppo istituito dal sottocomitato SPS rispettino le prescrizioni del caso in materia di riservatezza.

3.   Salvo decisione contraria delle parti, i gruppi istituiti dal sottocomitato SPS operano sotto l'autorità del sottocomitato stesso, a cui riferiscono.

4.   In caso di necessità, le riunioni dei gruppi di lavoro possono svolgersi di persona o tramite videoconferenza o audioconferenza.

5.   La segreteria del sottocomitato SPS riceve una copia di tutta la corrispondenza, documenti e comunicazioni pertinenti riguardo l'attività dei gruppi di lavoro.

6.   I gruppi di lavoro hanno il potere di formulare raccomandazioni per iscritto al sottocomitato SPS. Le raccomandazioni sono formulate per consenso e comunicate al presidente del sottocomitato SPS, il quale le trasmette come previsto all'articolo 7.

7.   Il presente regolamento interno si applica, mutatis mutandis, a qualsiasi gruppo di lavoro tecnico o gruppo di lavoro ad hoc istituito dal sottocomitato SPS, salvo diversa disposizione del presente articolo. I riferimenti alla riunione del comitato di associazione nella formazione Commercio si intendono come riferimenti al sottocomitato SPS.