Decisione n. 1/2003 del comitato misto per l'agricoltura istituito dall'accordo tra la Comunità europea e la Confederazione svizzera sul commercio di prodotti agricoli

del 21 ottobre 2003

relativa all'adozione del suo regolamento interno

(2003/808/CE)

IL COMITATO MISTO,

visto l'accordo tra la Comunità europea e la Confederazione svizzera sul commercio di prodotti agricoli (in seguito denominato "l'accordo"), in particolare l'articolo 6, paragrafo 4,

considerando quanto segue:

l'accordo suddetto è entrato in vigore il 1o giugno 2002,

DECIDE:

Articolo 1

Presidenza

La presidenza del comitato è esercitata a turno, per un anno civile, dalla Comunità europea e dalla Confederazione svizzera, in seguito denominate "le parti".

Articolo 2

Segretariato

La presidenza esercita le funzioni di segretariato del comitato. Il presidente comunica ai capi delle delegazioni il nome e le coordinate della persona che svolge le funzioni di segretariato.

Articolo 3

Riunioni

1. Il presidente, d'intesa con i capi delle delegazioni, stabilisce la data e il luogo delle riunioni.

2. Se il capo di una delegazione chiede la convocazione di una riunione straordinaria, il presidente convoca questa riunione entro trenta giorni a decorrere dalla data di ricevimento della richiesta.

3. Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato non sono pubbliche.

Articolo 4

Delegazioni

1. Prima di ciascuna riunione, i capi delle delegazioni informano il presidente sulla composizione prevista della loro delegazione.

2. Le parti nominano i capi delle delegazioni che, al di fuori delle riunioni, costituiscono le persone da contattare per qualsiasi questione relativa all'accordo.

3. Il comitato può invitare persone che non fanno parte delle delegazioni ad assistere alle riunioni per fornire informazioni su determinati argomenti.

Articolo 5

Corrispondenza

Tutta la corrispondenza destinata al presidente del comitato o proveniente da quest'ultimo è inviata al segretariato del comitato, che invia una copia di tutta la corrispondenza relativa all'accordo ai capi delle delegazioni nonché alla Missione della Svizzera presso l'Unione europea e alla Commissione delle Comunità europee.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni

1. La presidenza stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. L'ordine del giorno provvisorio è trasmesso ai capi delle delegazioni almeno quindici giorni lavorativi prima dell'inizio della riunione.

L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali la domanda di iscrizione è pervenuta alla presidenza almeno ventuno giorni prima dell'inizio della riunione. I punti saranno iscritti all'ordine del giorno provvisorio unicamente se, ove necessario, la relativa documentazione è stata inviata alla presidenza entro la data di spedizione di tale ordine del giorno.

2. L'ordine del giorno è adottato di comune accordo dai capi delle delegazioni all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di altri punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio avviene con il consenso dei capi delle delegazioni.

3. La presidenza, di comune accordo con i capi delle delegazioni, può ridurre i termini indicati nel paragrafo 1 per tener conto delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 7

Verbali

1. Il segretariato redige un progetto di verbale di ciascuna riunione in cui figurano le decisioni prese, le raccomandazioni formulate e le conclusioni adottate. Il progetto di verbale è sottoposto all'approvazione del comitato. Dopo essere stato adottato dal comitato, il verbale è firmato dalla presidenza, dal segretariato del comitato e dal capo della delegazione della parte che non esercita la presidenza. Una copia originale è conservata da ciascuna delle parti.

2. Il progetto di verbale è redatto entro dieci giorni lavorativi successivi alla riunione ed è sottoposto all'approvazione del comitato secondo la procedura scritta di cui all'articolo 9. Se tale procedura non ha esito positivo, il verbale è adottato dal comitato nel corso della riunione successiva.

Articolo 8

Adozione degli atti

1. Le decisioni e le raccomandazioni del comitato ai sensi degli articoli 6 e 12 dell'accordo recano la denominazione "decisione" o "raccomandazione" seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un riferimento all'oggetto.

2. Le decisioni e le raccomandazioni del comitato recano la firma della presidenza, del segretariato del comitato e del capo della delegazione della parte che non esercita la presidenza.

3. Ciascuna parte può decidere di pubblicare qualsiasi atto adottato dal comitato.

Articolo 9

Procedura scritta

1. Gli atti del comitato possono essere adottati tramite procedura scritta previo accordo dei due capi delle delegazioni.

2. La parte che propone l'impiego della procedura scritta sottopone il progetto dell'atto all'altra parte. L'altra parte risponde dichiarando se accetta o non accetta il progetto, se propone modifiche del progetto o se richiede un tempo di riflessione supplementare. Se il progetto è adottato, è formalizzato a norma dell'articolo 8.

Articolo 10

Spese

Ciascuna parte assume a proprio carico le spese sostenute a seguito della propria partecipazione alle riunioni del comitato.

Articolo 11

Riservatezza

Le decisioni del comitato sono coperte da segreto professionale.

Articolo 12

Gruppi di lavoro

L'attività dei gruppi di lavoro è sottoposta all'autorità del comitato, cui dovranno presentare una relazione scritta dopo ciascuna delle loro riunioni. La relazione deve essere trasmessa al segretariato del comitato, che la inoltra ai capi delle delegazioni. I gruppi di lavoro non sono autorizzati a prendere decisioni, ma possono formulare raccomandazioni da sottoporre all'attenzione del comitato.

Ciascun gruppo di lavoro è assistito dai rappresentanti delle parti, il cui numero e la cui identità devono essere decisi dalle parti stesse.

Per il comitato misto per l'agricoltura

I capi delle delegazioni

Firmato a Bruxelles, addì 21 ottobre 2003.

Per la Confederazione svizzera

Christian Häberli

Per la Comunità europea

Aldo Longo

Per il segretariato del comitato misto per l'agricoltura

Remigi Winzap