Decisione n. 1/2003 del Consiglio di associazione UE-CILE

del 27 marzo 2003

relativa all'adozione dei regolamenti interni del Consiglio di associazione, del Comitato di associazione e dei comitati speciali

(2003/255/CE)

IL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-CILE,

visto l'accordo che istituisce un'associazione tra la Comunità europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Cile, dall'altra (in appresso denominato "l'accordo"), firmato a Bruxelles il 18 novembre 2002, in particolare l'articolo 4, paragrafo 2, l'articolo 6, paragrafo 3 e l'articolo 7, paragrafo 3,

considerando che il Consiglio di associazione stabilisce il proprio regolamento interno nonché quelli del Comitato di associazione e dei comitati speciali,

DECIDE:

Articolo 1

Il regolamento interno del Consiglio di associazione viene stabilito come indicato in allegato. I regolamenti interni del Comitato di associazione e dei comitati speciali vengono stabiliti come indicato, rispettivamente, nell'appendice I e nell'appendice II.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il 27 marzo 2003.

Fatto a Bruxelles, il 27 marzo 2003.

Per il Consiglio di associazione

Il Presidente

A. Giannitsis

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE

creato dall'accordo che istituisce un'associazione tra la Comunità europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Cile, dall'altra

Articolo 1

Presidenza

Il Consiglio di associazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un rappresentante del Consiglio dell'Unione europea e dal ministro degli Esteri cileno. Il primo periodo ha inizio alla data del primo Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 2

Riunioni

1. Il Consiglio di associazione si riunisce a livello ministeriale a intervalli regolari, non superiori a due anni. Possono tenersi riunioni straordinarie, con l'accordo di entrambe le parti, ogniqualvolta lo richiedano le circostanze.

2. La data e il luogo di ciascuna riunione del Consiglio di associazione vengono concordati dalle Parti.

3. Le riunioni del Consiglio di associazione sono indette congiuntamente dai suoi segretari.

Articolo 3

Rappresentanza

1. I membri del Consiglio di associazione possono farsi rappresentare ad una riunione se impossibilitati a partecipare.

2. Un membro che desideri essere rappresentato deve notificare al presidente del Consiglio di associazione il nome del suo rappresentante prima della riunione nella quale sarà rappresentato.

Il rappresentante di un membro del Consiglio di associazione esercita tutti i diritti del membro titolare.

Articolo 4

Delegazioni

I membri del Consiglio di associazione possono farsi accompagnare da funzionari. Prima di ogni riunione viene comunicata al presidente del Consiglio di associazione la prevista composizione della delegazione di ciascuna parte.

Articolo 5

Segretariato

Le mansioni inerenti al segretariato del Consiglio di associazione sono espletate congiuntamente da un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e da un funzionario del ministero degli Esteri cileno.

Articolo 6

Documenti

I due segretari numerano e trasmettono per conoscenza i documenti scritti su cui si basano le delibere del Consiglio di associazione.

Articolo 7

Corrispondenza

1. I segretari inoltrano al Consiglio di associazione tutta la corrispondenza che gli è destinata.

2. I segretari provvedono affinché la corrispondenza sia inoltrata al presidente del Consiglio di associazione e, se del caso, trasmessa per conoscenza quale documentazione di cui all'articolo 6 agli altri membri. La corrispondenza così trasmessa è inviata al segretariato generale della Commissione, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri dell'Unione europea e alla missione diplomatica della Repubblica del Cile presso l'Unione europea a Bruxelles.

3. Le comunicazioni del presidente del Consiglio di associazione sono inviate ai destinatari dai due segretari e, all'occorrenza, trasmesse per conoscenza quale documentazione di cui all'articolo 6 agli altri membri agli indirizzi specificati al paragrafo 2.

Articolo 8

Ordine del giorno delle riunioni

1. Per ogni riunione i segretari del Consiglio di associazione elaborano, in base alle proposte delle parti, un ordine del giorno provvisorio che viene trasmesso dai segretari ai destinatari di cui all'articolo 7, paragrafo 2, almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno è pervenuta all'uno o all'altro dei due segretari almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione. Tali punti tuttavia sono iscritti nell'ordine del giorno provvisorio soltanto se la relativa documentazione è trasmessa ai segretari entro e non oltre la data di spedizione dello stesso.

3. Il Consiglio di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione nell'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo di entrambe le parti.

4. Con il consenso delle parti, i termini indicati al paragrafo 1 possono essere abbreviati in considerazione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 9

Verbali

1. Un progetto di verbale di ogni riunione viene redatto prima possibile, congiuntamente, dai due segretari.

2. Il verbale indica di norma, per ogni punto dell'ordine del giorno:

a) la documentazione presentata al Consiglio di associazione;

b) tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio di associazione;

c) le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.

3. Nel verbale figurano anche un elenco del membri del Consiglio di associazione o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla riunione e un elenco dei membri delle delegazioni che li accompagnano.

4. Il verbale è approvato per iscritto dalle parti entro tre mesi dalla data della riunione. Dopo l'adozione, due copie autentiche del verbale vengono firmate dai segretari e una copia originale è messa agli atti da entrambe le parti. Una copia del verbale viene inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7, paragrafo 2.

Articolo 10

Decisioni e raccomandazioni

1. Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione sono adottate di comune accordo dalle parti.

2. Tra una riunione e l'altra, il Consiglio di associazione può adottare decisioni o raccomandazioni mediante procedura scritta, con l'accordo delle parti. Una procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, di concerto con le parti.

3. Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione ai sensi dell'articolo 5 dell'accordo recano rispettivamente la denominazione "Decisione" e "Raccomandazione", seguita da un numero progressivo, dalla data dell'adozione e da un'indicazione del loro oggetto. In ciascuna decisione viene specificata la data di entrata in vigore.

4. Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione sono autenticate dai due segretari e due copie autentiche sono firmate dai capi delegazione delle parti.

5. Le decisioni e le raccomandazioni vengono inoltrate a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7, paragrafo 2, come documenti del Consiglio di associazione.

Articolo 11

Pubblicità

1. Salvo decisione contraria, le riunioni del Consiglio di associazione non sono pubbliche.

2. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del Consiglio di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Lingue

1. Le lingue ufficiali del Consiglio di associazione sono le lingue ufficiali delle parti.

2. Salvo decisione contraria, il Consiglio di associazione basa le sue deliberazioni e adotta le sue decisioni su documenti e proposte elaborati nelle lingue di cui al paragrafo 1.

Articolo 13

Spese

1. Ciascuna parte prende a suo carico le spese di partecipazione alle riunioni del Consiglio di associazione (spese di personale, di viaggio e di soggiorno, spese postali e spese di telecomunicazione).

2. Le spese di organizzazione pratica delle riunioni, di interpretariato durante le sedute e di traduzione/riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.

Articolo 14

Comitato di associazione

1. Ai sensi dell'articolo 6 dell'accordo è istituito un Comitato di associazione incaricato di assistere il Consiglio di associazione nell'esercizio delle sue funzioni e di assumere la responsabilità dell'applicazione generale dell'accordo.

2. Il Comitato di associazione è composto, da un lato, da rappresentanti dei membri del Consiglio dell'Unione europea e da rappresentanti della Commissione delle Comunità europee e, dall'altro, da rappresentanti del governo del Cile, di norma alti funzionari, conformemente all'articolo 6, paragrafo 1, all'articolo 54, paragrafo 1, e all'articolo 193, paragrafo 1, dell'accordo, fatto salvo l'articolo 89, paragrafo 3.

3. Oltre a svolgere i suoi compiti specifici a norma dell'accordo, il Comitato di associazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di associazione, sorveglia all'occorrenza l'applicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del Consiglio di associazione e assicura in generale la continuità del rapporto di associazione e il buon funzionamento dell'accordo. Esso esamina qualsiasi questione sottopostagli dal Consiglio di associazione e qualsiasi problema si presenti nel corso dell'applicazione giornaliera dell'accordo.

4. Nei casi in cui l'accordo menziona una possibile consultazione, quest'ultima può aver luogo in sede di Comitato di associazione. Salvo diverse disposizioni dell'accordo, la consultazione può proseguire a livello di Consiglio di associazione con l'accordo di entrambe le parti.

5. Il regolamento interno del Comitato di associazione è accluso al presente regolamento interno come appendice I. Esso lascia impregiudicato qualsiasi regolamento speciale previsto dall'accordo.

Articolo 15

Comitati speciali

1. Il Consiglio di associazione svolge le sue funzioni con l'aiuto di comitati speciali istituiti a norma dell'accordo. Il regolamento interno dei comitati speciali, accluso al presente regolamento interno come appendice II, lascia impregiudicato qualsiasi regolamento speciale previsto dall'accordo.

2. Fatto salvo l'articolo 193 dell'accordo, il Consiglio di associazione può decidere di creare altri comitati speciali a norma dell'articolo 7, paragrafo 2, dell'accordo. Il regolamento interno di questi comitati speciali viene adottato dal Consiglio di associazione.

Appendice I

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI ASSOCIAZIONE

creato dall'accordo che istituisce un'associazione tra la Comunità europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Cile, dall'altra

Articolo 1

Presidenza

1. La presidenza del Comitato di associazione è esercitata a turno per periodi di dodici mesi da un funzionario della Commissione delle Comunità europee, a nome della Comunità e dei suoi Stati membri, e da un funzionario del governo cileno di alto livello.

2. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Durante questo periodo e, successivamente, durante ogni periodo di dodici mesi, il Comitato di associazione è presieduto dalla parte che esercita la presidenza del Consiglio di associazione.

Articolo 2

Riunioni

1. Il Comitato di associazione si riunisce una volta all'anno e quando le circostanze lo richiedano, previo accordo delle parti. Con l'accordo di entrambe le parti, le riunioni del Comitato di associazione possono tenersi mediante video o teleconferenza.

2. Le riunioni del Comitato di associazione, indette congiuntamente dai segretari, si svolgono alla data e nel luogo concordati dalle parti.

Articolo 3

Delegazioni

Prima di ogni riunione sono comunicati al presidente del Comitato di associazione la prevista composizione e il nominativo del capo della delegazione di ciascuna parte.

Articolo 4

Segretariato

1. Le mansioni inerenti al segretariato del Comitato di associazione sono espletate congiuntamente da un funzionario della Commissione europea e da un funzionario del ministero degli Esteri cileno.

2. Tutta la corrispondenza con il presidente del Comitato di associazione prevista nel presente regolamento interno è trasmessa ai segretari, ai segretari e al presidente del Consiglio di associazione nonché, se del caso, ai membri del Comitato di associazione.

Articolo 5

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le riunioni del Comitato di associazione non sono pubbliche.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni

1. Per ogni riunione i segretari del Comitato di associazione elaborano un ordine del giorno provvisorio che viene trasmesso al presidente e ai segretari del Consiglio di associazione, nonché ai membri del Comitato di associazione, almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione. Tali punti tuttavia sono iscritti nell'ordine del giorno provvisorio soltanto se la relativa documentazione è trasmessa ai segretari entro e non oltre la data di spedizione dell'ordine del giorno provvisorio.

3. Il Comitato di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo delle parti.

4. Il Comitato di associazione può invitare alle riunioni degli esperti affinché lo informino su argomenti specifici.

5. Il presidente può abbreviare, d'intesa con le parti, i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 7

Verbali

1. Un progetto di verbale di ogni riunione viene redatto prima possibile, congiuntamente, dai due segretari.

2. Il verbale indica di norma, per ogni punto dell'ordine del giorno:

a) la documentazione presentata al Comitato di associazione;

b) tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Comitato di associazione;

c) le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.

3. Nel verbale figura anche un elenco del membri del Comitato di associazione o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla riunione.

4. Il verbale è approvato per iscritto dalle parti entro due mesi dalla data della riunione. Dopo l'adozione, due copie autentiche del verbale vengono firmate dai segretari e una copia originale è messa agli atti da entrambe le parti. Una copia del verbale viene inviata al presidente e ai segretari del Consiglio di associazione, ai membri del Comitato di associazione e alla missione diplomatica presso l'Unione europea a Bruxelles della Repubblica del Cile.

Articolo 8

Decisioni e raccomandazioni

1. Nei casi in cui il Comitato di associazione è autorizzato dall'accordo ad adottare decisioni o raccomandazioni, questi atti recano rispettivamente il titolo di "decisione" e "raccomandazione", seguito da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Ciascuna decisione specifica la propria data di entrata in vigore.

2. Ogniqualvolta il Comitato di associazione adotta una decisione si applicano, mutatis mutandis, gli articoli 10, 11 e 12 del regolamento interno del Consiglio di associazione.

3. Le decisioni e le raccomandazioni del Comitato di associazione sono inoltrate ai destinatari di cui all'articolo 4, paragrafo 2.

Articolo 9

Spese

1. Ciascuna parte prende a suo carico le spese di partecipazione alle riunioni del Comitato di associazione (spese di personale, viaggio e soggiorno, spese postali e spese di telecomunicazione).

2. Le spese di organizzazione pratica e di riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita le riunioni.

3. Le spese connesse all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti in spagnolo/inglese o dallo spagnolo/dall'inglese sono a carico della parte che ospita le riunioni. Le spese di interpretazione e di traduzione dalle o nelle altre lingue ufficiali delle parti sono a carico della Comunità.

Articolo 10

Funzioni previste da altri accordi

1. Il Comitato di associazione sostituisce la commissione mista istituita dall'articolo 35, paragrafo 1, dell'accordo quadro firmato il 21 giugno 1996.

2. Il comitato direttivo istituito dall'articolo 6, lettera b), dell'accordo di cooperazione scientifica e tecnologica tra la Comunità europea e la Repubblica del Cile, firmato il 23 settembre 2002, riferisce al Comitato di associazione di cui all'articolo 54 dell'accordo.

3. Il gruppo misto di verifica istituito dall'articolo 9 dell'accordo del 24 novembre 1998 tra la Comunità europea e la Repubblica del Cile sulla prevenzione degli sviamenti dei precursori e delle sostanze chimiche frequentemente utilizzati per la produzione illecita di stupefacenti e di sostanze psicotrope riferisce al Comitato di associazione.

Appendice II

REGOLAMENTO INTERNO DEI COMITATI SPECIALI

creati dall'accordo che istituisce un'associazione tra la Comunità europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Cile, dall'altra

Articolo 1

Presidenza

Salvo diverse disposizioni dell'accordo, le riunioni dei comitati speciali sono presiedute a turno da un funzionario della Commissione europea e da un funzionario del governo cileno.

Articolo 2

Riunioni

Salvo diverse disposizioni dell'accordo, i comitati speciali si riuniscono su richiesta di una delle Parti a una data e in un luogo concordati in precedenza tra di esse.

Articolo 3

Delegazioni

Prima di ogni riunione sono comunicati al presidente dei comitati speciali la prevista composizione e il nominativo del capo della delegazione di ciascuna parte.

Articolo 4

Segretariato

1. Le mansioni inerenti al segretariato dei comitati speciali sono espletate congiuntamente da un funzionario della Commissione europea e da un funzionario del governo cileno.

2. Tutta la corrispondenza con il presidente dei comitati speciali è trasmessa ai segretari dei comitati speciali, ai segretari e al presidente del Comitato di associazione nonché, se del caso, ai membri del Comitato di associazione.

Articolo 5

Documenti

I due segretari numerano e trasmettono per conoscenza i documenti scritti su cui si basano le delibere dei comitati speciali.

Articolo 6

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le riunioni dei comitati speciali non sono pubbliche.

Articolo 7

Ordine del giorno delle riunioni

1. Per ogni riunione i segretari dei comitati speciali elaborano, al più tardi 30 giorni prima della riunione, un ordine del giorno provvisorio, comprendente la documentazione pertinente, che viene trasmesso al presidente, ai segretari e ai membri del Comitato di associazione al più tardi 15 giorni prima dell'inizio della riunione. L'ordine del giorno è adottato dai comitati speciali all'inizio di ciascuna riunione. Con l'accordo di entrambe le parti possono essere aggiunti punti non iscritti nell'ordine del giorno provvisorio.

2. D'intesa con le parti, i termini indicati al paragrafo 1 e 2 possono essere abbreviati in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 8

Verbali

1. Un progetto di verbale di ogni riunione viene redatto congiuntamente dai due segretari subito dopo la riunione.

2. Il verbale indica di norma, per ogni punto dell'ordine del giorno:

a) la documentazione presentata al comitato speciale;

b) tutte le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del comitato speciale;

c) le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.

3. Nel verbale figura anche un elenco del membri del comitato speciale o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla riunione.

4. Il verbale è approvato per iscritto da entrambe le parti entro un mese dalla data della riunione. Dopo l'adozione, due copie autentiche del verbale vengono firmate dai segretari e una copia originale è messa agli atti dalle parti. Una copia del verbale viene inviata al presidente e ai segretari del Comitato di associazione, nonché ai membri del comitato speciale.

Articolo 9

Raccomandazioni

1. Nei casi in cui un comitato speciale è autorizzato dall'accordo ad adottare raccomandazioni, questi atti recano rispettivamente il titolo di "decisione" e "raccomandazione", seguito da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto.

2. Ogniqualvolta un comitato speciale adotta una raccomandazione si applicano, mutatis mutandis, le disposizioni degli articoli 10, 11 e 12 del regolamento interno del Consiglio di associazione.

3. Le raccomandazioni del comitato speciale sono inviate ai segretari del Comitato di associazione.

Articolo 10

Spese

1. Ciascuna parte prende a suo carico le spese di partecipazione alle riunioni dei comitati speciali (spese di personale, viaggio e soggiorno, spese postali e spese di telecomunicazione).

2. Le spese di organizzazione delle riunioni, di interpretariato durante le sedute e di traduzione/riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.

3. Le spese connesse all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti in spagnolo/inglese o dallo spagnolo/dall'inglese sono a carico della parte che ospita le riunioni. Le spese di interpretazione e di traduzione dalle o nelle altre lingue ufficiali delle parti sono a carico della Comunità.

Articolo 11

Relazioni

I comitati speciali riferiscono al Comitato di associazione.