REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e la Repubblica di Moldavia, dall'altro del 14 luglio 1998 (98/499/CE)

IL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE,

visto l'accordo di partenariato e di cooperazione tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Moldavia, dall'altra, firmato a Bruxelles il 28 novembre 1994 (1), in prosieguo denominato «l'accordo», in particolare gli articoli da 82 a 86,

visto il protocollo dell'accordo, firmato a Bruxelles il 15 maggio 1997,

considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1° luglio 1998,

HA STABILITO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

Articolo 1

Presidenza

Il Consiglio di cooperazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un membro del Consiglio dell'Unione europea, per conto delle Comunità e dei loro Stati membri, e da un membro del governo della Repubblica di Moldavia. Tuttavia, il primo periodo di presidenza ha inizio alla data della prima sessione del Consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Le riunioni del Consiglio di cooperazione sono presiedute dalla parte che assicura la presidenza.

Articolo 2

Segretariato

Un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e un funzionario nominato dalla Repubblica di Moldavia svolgono congiuntamente le mansioni di segretari del Consiglio di cooperazione.

Articolo 3

Sessioni

Il Consiglio di cooperazione si riunisce a livello ministeriale regolarmente una volta all'anno. Su richiesta di una delle parti possono aver luogo sessioni straordinarie del Consiglio di cooperazione se le parti sono d'accordo.

Salvo decisione contraria delle parti, ogni sessione del Consiglio di cooperazione si svolge nel luogo abituale delle sessioni del Consiglio dell'Unione europea; la data è concordata dalle parti.

Le sessioni del Consiglio di cooperazione sono convocate congiuntamente dai segretari del Consiglio stesso.

Articolo 4

Rappresentanza

I membri del Consiglio di cooperazione di cui all'articolo 83 dell'accordo possono farsi rappresentare ad una sessione, se impossibilitati a partecipare.

Il rappresentante deve essere un ministro all'uopo designato, il capo della Missione presso le Comunità europee o il capo della rappresentanza permanente presso l'Unione europea o un altro funzionario.

In tutti gli altri casi, un membro che desideri farsi rappresentare comunica al presidente il nome del suo rappresentante prima della sessione alla quale dovrà essere rappresentato.

Il rappresentante di un membro del Consiglio di cooperazione esercita tutti i diritti del membro rappresentato.

Articolo 5

Delegazioni

I membri del Consiglio di cooperazione possono farsi accompagnare da funzionari.

Prima di ogni sessione il presidente del Consiglio di cooperazione è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti e dell'identità dei rispettivi capi delegazione.

Il Consiglio di cooperazione può invitare non membri a partecipare alle sessioni affinché lo informino su argomenti specifici.

Articolo 6

Documenti

Qualora le discussioni del Consiglio di cooperazione siano basate su una documentazione scritta, i documenti in questione sono numerati e distribuiti dai due Segretari come documenti del Consiglio di cooperazione.

Articolo 7

Corrispondenza

Tutta la corrispondenza destinata al Consiglio di cooperazione o al suo presidente è inviata ai due segretari del Consiglio di cooperazione.

I due segretari assicurano la trasmissione della corrispondenza al presidente del Consiglio di cooperazione e, se del caso, la sua diffusione, come documenti di cui all'articolo 6, agli altri membri del Consiglio di cooperazione. La corrispondenza così diffusa è trasmessa al segretariato generale della Commissione, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri dell'Unione europea e alla missione della Repubblica di Moldavia presso le Comunità europee.

La corrispondenza emanante dal presidente del Consiglio di cooperazione è inviata ai destinatari dal rispettivo segretario e, se del caso, trasmessa agli altri membri del Consiglio di cooperazione come documenti di cui all'articolo 6, agli indirizzi indicati nel comma precedente.

Articolo 8

Ordine del giorno delle sessioni

L'ordine del giorno provvisorio di ciascuna sessione è stabilito congiuntamente dai due segretari. Esso è trasmesso dal corrispondente segretario ai destinatari elencati nell'articolo 7 almeno quindici giorni prima dell'inizio della sessione.

L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali uno dei due segretari ha ricevuto domanda di iscrizione almeno ventun giorni prima dell'inizio della sessione, salvi i punti non iscritti nell'ordine del giorno provvisorio, a meno che la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari entro la data di invio dell'ordine del giorno provvisorio.

Il Consiglio di cooperazione approva l'ordine del giorno all'inizio di ogni sessione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio può essere effettuata con il consenso di entrambe le parti.

D'intesa con le parti i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati al fine di tener conto delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 9

Processo verbale

Il progetto di processo verbale di ogni sessione è redatto congiuntamente dai due segretari il più presto possibile.

Il processo verbale indica, come regola generale, per ogni punto dell'ordine del giorno:

- la documentazione presentata al Consiglio di cooperazione;

- le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio di cooperazione;

- le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni adottate su punti specifici.

Il processo verbale comprende inoltre l'elenco dei membri del Consiglio di cooperazione o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla sessione, nonché l'elenco dei non membri invitati a partecipare alla sessione a norma dell'articolo 5.

Il progetto di processo verbale è presentato al Consiglio di cooperazione per approvazione entro tre mesi dalla data della sessione. Il progetto di processo verbale può essere approvato dalle due parti per iscritto. Una volta approvato, due copie autentiche dello stesso sono firmate dai due segretari e sono conservate dalle parti. Una copia del processo verbale è inviata a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 7.

Articolo 10

Raccomandazioni

Il Consiglio di cooperazione formula le sue raccomandazioni di comune accordo tra le parti.

Tra una sessione e l'altra il Consiglio di cooperazione può formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, con l'accordo delle due parti. La procedura scritta consta di uno scambio di note tra i due segretari, che agiscono d'intesa con le parti.

Le raccomandazioni del Consiglio di cooperazione previste dall'articolo 82 dell'accordo recano il titolo «raccomandazioni», seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da una descrizione del loro oggetto.

Le raccomandazioni del Consiglio di cooperazione sono autenticate dai due segretari e due copie autentiche sono firmate dai capi delegazione delle due parti.

Le raccomandazioni sono inviate a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 7, come documenti del Consiglio di cooperazione.

Articolo 11

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le sessioni del Consiglio di cooperazione non sono pubbliche.

Ciascuna parte può decidere di pubblicare le raccomandazioni del Consiglio di cooperazione nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 12

Lingue

Le lingue ufficiali del Consiglio di cooperazione sono le lingue ufficiali delle parti.

Il Consiglio di cooperazione delibera di norma sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 13

Spese

Le Comunità europee e la Repubblica di Moldavia si fanno carico delle rispettive spese sostenute in occasione della partecipazione alle sessioni del Consiglio di cooperazione per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

Le spese di interpretazione durante le sessioni e di traduzione e riproduzione dei documenti sono a carico delle Comunità europee, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da una delle lingue delle Comunità europee in moldavo, che sono a carico della Repubblica di Moldavia.

Le altre spese per l'organizzazione materiale delle sessioni sono a carico della parte ospitante.

Articolo 14

Comitato

È istituito un comitato di cooperazione a norma dell'articolo 84 dell'accordo, incaricato di assistere il Consiglio di cooperazione nell'adempimento dei suoi compiti. Esso è formato, da un lato, da rappresentanti della Commissione delle Comunità europee e da rappresentanti dei membri del Consiglio dell'Unione europea e, dall'altro, da rappresentanti del governo della Repubblica di Moldavia, di norma a livello di alti funzionari.

Il comitato di cooperazione prepara le sessioni e le deliberazioni del Consiglio di cooperazione, controlla, se del caso, l'attuazione delle raccomandazioni del Consiglio di cooperazione e in generale assicura la continuità del partenariato e il corretto funzionamento dell'accordo. Esso esamina tutte le questioni sottopostegli dal Consiglio di cooperazione e qualsiasi altra questione che possa presentarsi nell'attuazione corrente dell'accordo. Esso sottopone proposte di raccomandazioni al Consiglio di cooperazione, per adozione.

Le consultazioni di cui agli articoli 17 e 48 dell'accordo, nonché quelle previste nell'allegato II del medesimo hanno luogo in sede di comitato. Le consultazioni possono proseguire a livello di Consiglio di cooperazione, con il consenso delle parti.

Il regolamento interno del comitato di cooperazione costituisce l'allegato del presente regolamento interno.

(1) GU L 181 del 24. 6. 1998, pag. 1.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI COOPERAZIONE fra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e la Repubblica di Moldavia, dall'altro

Articolo 1

Presidenza

Il comitato di cooperazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un rappresentante della Commissione delle Comunità europee, per conto delle Comunità e dei loro Stati membri, e da un rappresentante del governo della Repubblica di Moldavia. Il primo periodo di presidenza ha inizio alla data della prima sessione del Consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Per tale periodo e, successivamente, per ciascun periodo di dodici mesi, il comitato di cooperazione è presieduto dalla parte che assicura la presidenza del Consiglio di cooperazione.

Articolo 2

Riunioni

Il comitato di cooperazione si riunisce una volta all'anno e quando le circostanze lo richiedono, con il consenso delle parti.

Ogni riunione del comitato di cooperazione si svolge alla data e nel luogo concordati dalle parti.

Le riunioni del comitato di cooperazione sono convocate congiuntamente dai due segretari.

Articolo 3

Delegazioni

Prima di ogni riunione il presidente del comitato di cooperazione è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti e dell'entità dei rispettivi capi delegazione.

Articolo 4

Segretariato

Un funzionario della Commissione delle Comunità europee e un funzionario del governo della Repubblica di Moldavia svolgono congiuntamente le mansioni di segretari del comitato di cooperazione.

Tutta la corrispondenza emanante dal presidente del comitato di cooperazione o a lui destinata nell'ambito del presente allegato è inviata ai segretari del comitato di cooperazione nonché ai segretari e al presidente del Consiglio di cooperazione e, se del caso, ai membri del comitato di cooperazione.

Articolo 5

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato di cooperazione non sono pubbliche.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni

L'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione è redatto dai segretari del comitato di cooperazione. Esso è trasmesso al presidente e ai segretari del Consiglio di cooperazione, nonché ai membri del comitato di cooperazione, almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione.

L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto domanda di iscrizione almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione, purché la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari entro la data di invio dell'ordine del giorno provvisorio.

Il comitato di cooperazione approva l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio può essere effettuata con il consenso di entrambe le parti.

D'intesa con le parti, i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati al fine di tener conto delle esigenze di un caso specifico.

Il comitato di cooperazione può invitare esperti a partecipare alle riunioni affinché lo informino su argomenti specifici.

Articolo 7

Processo verbale

Di ogni riunione è redatto un processo verbale basato sulle conclusioni del comitato di cooperazione.

Previa approvazione da parte del comitato di cooperazione, il processo verbale è firmato dal presidente e dai segretari ed è conservato da ciascuna delle parti. Una copia del processo verbale è inviata al presidente e ai segretari del Consiglio di cooperazione, nonché ai membri del comitato di cooperazione.

Articolo 8

Raccomandazioni

Il comitato di cooperazione non formula raccomandazioni, tranne nei casi specifici in cui è autorizzato dal Consiglio di cooperazione a norma dell'articolo 84, paragrafo 2, dell'accordo. In questi casi tali atti recano il titolo «raccomandazione», seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da una descrizione del loro oggetto. Le raccomandazioni sono formulate di comune accordo tra le parti.

Le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono inviate al presidente e ai segretari del Consiglio di cooperazione, nonché ai membri del comitato di cooperazione. Ciascuna parte può decidere di pubblicare le raccomandazioni del comitato di cooperazione nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono firmate dal presidente e dai segretari.

Articolo 9

Spese

La Comunità europea e la Repubblica di Moldavia si fanno carico delle rispettive spese sostenute in occasione della partecipazione alle riunioni del comitato di cooperazione e dei suoi sottocomitati, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

Le spese di interpretazione durante le riunioni e di traduzione e riproduzione dei documenti sono a carico delle Comunità europee, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da una delle lingue delle Comunità europee in moldavo, che sono a carico della Repubblica di Moldavia.

Le altre spese per l'organizzazione materiale delle riunioni sono a carico della parte ospitante.

Articolo 10

Sottocomitati

Il comitato di cooperazione può istituire sottocomitati e stabilirne il mandato. Questi sottocomitati sono considerati subordinati al comitato di cooperazione, al quale fanno rapporto dopo ogni riunione. Essi non formulano raccomandazioni.

Il comitato di cooperazione può modificare il mandato di qualsiasi sottocomitato esistente o creare altri sottocomitati incaricati di assisterlo nell'adempimento dei suoi compiti.