DECISIONE N. 1/98 DEL CONSIGLIO D'ASSOCIAZIONE tra le Comunità europee e gli Stati membri, da un lato, e la Repubblica di Lituania, dall'altro del 23 febbraio 1998 relativa al regolamento interno (98/192/CE)

IL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE,

visto l'accordo europeo che crea un'associazione tra le Comunità europee e gli Stati membri, da un lato, e la Repubblica di Lituania, dall'altro, in particolare gli articoli 111, 112, 113, 114, 115 e 116,

considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1° febbraio 1998,

DECIDE:

Articolo 1

Presidenza

Il Consiglio di associazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un rappresentante del Consiglio dell'Unione europea, per conto della Comunità e degli Stati membri, e da un rappresentante del governo della Repubblica di Lituania. Il primo periodo ha inizio alla data del primo Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre 1998.

Articolo 2

Sessioni

Il Consiglio di associazione si riunisce a livello ministeriale regolarmente una volta all'anno. Sessioni straordinarie del Consiglio di associazione possono aver luogo, se le parti sono d'accordo, su richiesta di una delle parti.

Salvo decisione contraria delle parti, ogni sessione del Consiglio di associazione si svolge nel luogo abituale delle sessioni del Consiglio dell'Unione europea; la data è concordata dalle parti.

Le sessioni del Consiglio di associazione sono convocate congiuntamente dai segretari del Consiglio di associazione d'intesa con il presidente.

Articolo 3

Rappresentanza

I membri del Consiglio di associazione possono farsi rappresentare ad una riunione se impossibilitati a partecipare. Se un membro desidera essere rappresentato, deve comunicare al presidente il nome del suo rappresentante prima della riunione alla quale dovrà essere rappresentato.

Il rappresentante di un membro del Consiglio di associazione esercita tutti i diritti del membro rappresentato.

Articolo 4

Delegazioni

I membri del Consiglio di associazione possono farsi accompagnare da funzionari.

Prima di ogni sessione il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti.

Un rappresentante della Banca europea per gli investimenti partecipa alle sessioni del Consiglio di associazione in veste di osservatore quando l'ordine del giorno contiene punti che riguardano la Banca.

Il Consiglio di associazione può invitare persone diverse dai membri a partecipare alle sessioni affinché lo informino su argomenti specifici.

Articolo 5

Segretariato

Il segretariato del Consiglio di associazione è assicurato congiuntamente da un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e da un funzionario della missione della Repubblica di Lituania a Bruxelles.

Articolo 6

Corrispondenza

La corrispondenza destinata al Consiglio di associazione è inviata al suo presidente presso il segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea.

I due segretari ne assicurano la trasmissione al presidente del Consiglio di associazione e, se del caso, la diffusione agli altri membri. La corrispondenza così diffusa è trasmessa al segretariato generale della Commissione, alle Rappresentanze permanenti degli Stati membri e alla missione della Repubblica di Lituania a Bruxelles.

Le comunicazioni del presidente del Consiglio di associazione sono inviate dai due segretari ai destinatari e, se del caso, agli altri membri del Consiglio di associazione, agli indirizzi indicati nel comma precedente.

Articolo 7

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le sedute del Consiglio di associazione non sono pubbliche.

Articolo 8

Ordine del giorno delle sessioni

1. Il presidente stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ogni sessione, che viene trasmesso dai segretari del Consiglio di associazione ai destinatari elencati nell'articolo 6 almeno quindici giorni prima dell'inizio della sessione.

L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della sessione, purché la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari non oltre la data di spedizione dell'ordine del giorno.

Il Consiglio di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni sessione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo di entrambe le parti.

2. Il presidente, d'intesa con le due parti, può abbreviare i termini indicati nel paragrafo 1, al fine di tener conto delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 9

Processo verbale

Il progetto di processo verbale di ogni sessione è redatto dai due segretari.

Il processo verbale indica, come regola generale, per ogni punto dell'ordine del giorno:

- la documentazione presentata al Consiglio di associazione;

- le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio di associazione;

- le decisioni e le raccomandazioni adottate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate.

Il progetto di processo verbale è presentato al Consiglio di associazione per approvazione. Una volta approvato, il processo verbale è firmato dal Presidente e dai due segretari. Il processo verbale è conservato negli archivi del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea, quale depositario dei documenti dell'associazione; una copia certificata è inviata a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 6.

Articolo 10

Decisioni e raccomandazioni

1. Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione sono approvate di comune accordo dalle parti.

Tra una sessione e l'altra il Consiglio di associazione può approvare decisioni o raccomandazioni mediante procedura scritta, con l'accordo di entrambe le parti.

2. Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione previste dall'articolo 113 dell'accordo europeo recano rispettivamente il titolo di «decisione» e «raccomandazione», seguito da un numero d'ordine, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto.

Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione sono firmate dal presidente e autenticate dai due segretari.

Le decisioni e raccomandazioni sono inviate a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 6.

Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e raccomandazioni del Consiglio di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali (Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e Valstybes Zinios).

Articolo 11

Lingue

Le lingue ufficiali del Consiglio di associazione sono le lingue ufficiali delle due parti.

Salvo decisione contraria, il Consiglio di associazione delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 12

Spese

La Comunità e la Repubblica di Lituania prendono rispettivamente a loro carico le spese sostenute in occasione della partecipazione alle sessioni del Consiglio di associazione, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

Le spese di interpretazione durante le sedute nonché di traduzione e di riproduzione dei documenti sono a carico della Comunità, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da o verso il lituano, che sono a carico della Repubblica di Lituania.

Le altre spese per l'organizzazione materiale delle sessioni sono a carico della parte ospitante.

Articolo 13

Comitato di associazione

1. È istituito un comitato di associazione incaricato di assistere il Consiglio di associazione nell'adempimento dei suoi compiti. Il comitato di associazione è formato, da un lato, da rappresentanti dei membri del Consiglio dell'Unione europea e da rappresentanti della Commissione della Comunità europea e, dall'altro, da rappresentanti del governo lituano, di norma a livello di alti funzionari.

2. Il comitato di associazione prepara le sessioni e le deliberazioni del Consiglio di associazione, dà esecuzione, se del caso, alle decisioni del Consiglio di associazione e in generale assicura la continuità del rapporto di associazione e il buon funzionamento dell'accordo europeo. Esso prende in esame qualsiasi questione sottopostagli dal Consiglio di associazione, nonché ogni altra questione che possa sorgere nell'applicazione pratica dell'accordo europeo. Esso sottopone proposte o progetti di decisioni/raccomandazioni al Consiglio di associazione per approvazione.

3. Nei casi in cui l'accordo europeo menziona l'obbligo o la possibilità di una consultazione, quest'ultima può aver luogo in sede di comitato di associazione. La consultazione può proseguire a livello di Consiglio di associazione con l'accordo delle due parti.

4. Il regolamento interno del comitato di associazione è allegato alla presente decisione.

Articolo 14

Sottocomitati e gruppi di lavoro specifici

I sottocomitati di cui all'articolo 116 dell'accordo europeo figurano nell'allegato II della presente decisione. Essi fanno capo al comitato di associazione, a cui riferiscono dopo ogni riunione.

Il comitato di associazione può decidere di abolire qualsiasi sottocomitato o gruppo esistente, modificarne il mandato o creare altri sottocomitati o gruppi incaricati di assisterlo nell'adempimento dei suoi compiti.

I sottocomitati e gruppi summenzionati non hanno alcun potere decisionale.

Fatto a Bruxelles, addì 23 febbraio 1998.

Per il Consiglio di associazione

Il presidente

R. COOK

ALLEGATO I

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI ASSOCIAZIONE

Articolo 1

Presidenza

Il comitato di associazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un rappresentante della Commissione europea, per conto della Comunità e degli Stati membri, e da un rappresentante del governo della Repubblica di Lituania. Il primo periodo ha inizio alla data del primo Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre 1998.

Articolo 2

Riunioni

Il comitato di associazione si riunisce quando le circostanze lo richiedono, con l'accordo di entrambe le parti.

Ogni riunione del comitato di associazione si svolge alla data e nel luogo concordati dalle parti.

Le riunioni del comitato di associazione sono convocate dal presidente.

Articolo 3

Delegazioni

Prima di ogni riunione il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti.

Articolo 4

Segretariato

Il segretariato del comitato di associazione è assicurato congiuntamente da un funzionario della Commissione europea e da un funzionario del governo della Lituania.

Tutte le comunicazioni del presidente del comitato di associazione o dirette al presidente del comitato di associazione nel contesto della presente decisione sono inviate ai segretari del comitato di associazione nonché ai segretari e al presidente del Consiglio di associazione.

Articolo 5

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le sedute del comitato di associazione non sono pubbliche.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il presidente stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ogni riunione, che viene trasmesso dai segretari del comitato di associazione ai destinatari elencati nell'articolo 4 almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione.

L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione, purché la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari non oltre la data di spedizione dell'ordine del giorno.

Il comitato di associazione può invitare alle riunioni degli esperti affinché lo informino su argomenti specifici.

Il comitato di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo di entrambe le parti.

2. Il presidente, d'intesa con le due parti, può abbreviare i termini indicati nel paragrafo 1, al fine di tener conto delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 7

Processo verbale

Di ogni riunione è redatto un processo verbale, basato su un riepilogo, elaborato dal presidente, delle conclusioni del comitato di associazione.

Previa approvazione da parte del comitato di associazione, il processo verbale è firmato dal presidente e dai segretari ed è conservato da ciascuna delle parti. Una copia del processo verbale è inviata a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 4.

Articolo 8

Deliberazioni

Nei casi specifici in cui il comitato di associazione è autorizzato dal Consiglio di associazione a prendere decisioni/raccomandazioni in forza dell'articolo 115, paragrafo 2 dell'accordo europeo, questi atti recano rispettivamente il titolo di «decisione» e «raccomandazione», seguito da un numero d'ordine, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Le decisioni e le raccomandazioni sono prese di comune accordo tra le parti.

Le decisioni e le raccomandazioni del comitato di associazione sono firmate dal presidente e autenticate dai due segretari e sono inviate ai destinatari elencati nell'articolo 4 del presente allegato. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e raccomandazioni del Comitato di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali (Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e Valstybes Zinios).

Articolo 9

Spese

La Comunità e la Repubblica di Lituania prendono rispettivamente a loro carico le spese sostenute in occasione della partecipazione alle riunioni del comitato di associazione, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

Le spese di interpretazione durante le sedute nonché di traduzione e di riproduzione dei documenti sono a carico della Comunità, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da o verso il lituano che sono a carico della Repubblica di Lituania.

Le altre spese per l'organizzazione materiale delle riunioni sono a carico della parte ospitante.

ALLEGATO II

STRUTTURA PLURIDISCIPLINARE PER I SOTTOCOMITATI

>SPAZIO PER TABELLA>