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Document 32007D0643

Decisione 2007/643/PESC del Consiglio, del 18 settembre 2007 , sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa nonché sulle norme di aggiudicazione degli appalti e norme relative a contributi finanziari a titolo del bilancio operativo dell'Agenzia europea per la difesa

OJ L 269, 12.10.2007, p. 1–38 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Special edition in Croatian: Chapter 18 Volume 003 P. 32 - 69

No longer in force, Date of end of validity: 03/08/2016; abrogato da 32016D1353

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2007/643/oj

12.10.2007   

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

L 269/1


DECISIONE 2007/643/PESC DEL CONSIGLIO

del 18 settembre 2007

sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa nonché sulle norme di aggiudicazione degli appalti e norme relative a contributi finanziari a titolo del bilancio operativo dell'Agenzia europea per la difesa

IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,

vista l'azione comune 2004/551/PESC del Consiglio, del 12 luglio 2004, relativa alla creazione dell'Agenzia europea per la difesa (1), in particolare l'articolo 18, paragrafo 1,

considerando quanto segue:

(1)

Il 13 settembre 2004 il Consiglio ha adottato la decisione 2004/658/PESC sulle disposizioni finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Agenzia europea per la difesa (2).

(2)

Il 21 novembre 2005 il Consiglio ha adottato la decisione 2005/821/PESC che modifica la decisione 2004/658/PESC (3) la quale prevede che il comitato direttivo debba riesaminare o modificare, ove necessario, dette disposizioni finanziarie entro il 31 dicembre 2006.

(3)

Il 13 novembre 2006 il comitato direttivo ha adottato la decisione 2006/29 (Cor.) che ha modificato e sostituito i titoli I, II e IV delle «disposizioni finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Agenzia» con le «norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa».

(4)

Il 14 dicembre 2006 il comitato direttivo ha adottato la decisione 2006/34 che ha modificato e sostituito il titolo III delle esistenti «disposizioni finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Agenzia» con le «norme di aggiudicazione degli appalti e norme relative a contributi finanziari a titolo del bilancio operativo dell'Agenzia europea per la difesa».

(5)

Al momento di adottare le decisioni di cui sopra, il comitato direttivo ha inoltre proposto al Consiglio di autorizzare, in via permanente, lo stesso comitato direttivo a modificare dette norme.

(6)

Le nuove norme finanziarie adottate dal comitato direttivo dell'Agenzia dovrebbero essere confermate e lo stesso comitato direttivo dell'Agenzia dovrebbe essere autorizzato a riesaminare o modificare, ove necessario, tali norme entro determinati limiti,

DECIDE:

Articolo 1

1.   Le norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa nonché le norme di aggiudicazione degli appalti e norme relative a contributi finanziari a titolo del bilancio operativo dell'Agenzia europea per la difesa sono stabilite nell'allegato. Tali disposizioni sostituiscono le disposizioni di cui all'allegato della decisione 2004/658/PESC, quale modificata dal comitato direttivo (4).

2.   Il comitato direttivo riesamina e adotta, ove necessario, modifiche tecniche a tali norme, segnatamente al fine di garantire la coerenza con le pertinenti norme comunitarie. Saranno presentate al Consiglio per l'approvazione, modifiche sostanziali, quanto al campo di applicazione e alle finalità, dei principi di bilancio e di gestione finanziaria e delle disposizioni generali concernenti l'aggiudicazione di appalti ed eventuali nuove norme con considerevoli implicazioni per il bilancio.

Articolo 2

La presente decisione ha effetto il giorno dell'adozione.

Articolo 3

La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Fatto a Bruxelles, addì 18 settembre 2007.

Per il Consiglio

Il presidente

R. PEREIRA


(1)  GU L 245 del 17.7.2004, pag. 17.

(2)  GU L 300 del 25.9.2004, pag. 52.

(3)  GU L 305 del 24.11.2005, pag. 43.

(4)  Decisione 2005/06 del comitato direttivo del 21 giugno 2005.


ALLEGATO

NORME FINANZIARIE DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA DIFESA

SOMMARIO

CAMPO DI APPLICAZIONE:

 

TITOLO I

PRINCIPI DEL BILANCIO GENERALE

Articolo 1

BILANCIO GENERALE

Articolo 2

Bilancio operativo

Articolo 3

Quadro finanziario

Articolo 4

Adozione del bilancio generale

Articolo 5

Entrate con destinazione specifica

Articolo 6

Gestione da parte dell'Agenzia delle spese per conto degli Stati membri partecipanti

Articolo 7

Contributi

Articolo 8

Eccedenze di bilancio

Articolo 9

Principi di bilancio

Articolo 10

Principi contabili

Articolo 11

Riporti

Articolo 12

Bilancio rettificativo

Articolo 13

Bilancio riveduto

TITOLO II

ESECUZIONE DEL BILANCIO GENERALE

CAPO 1

Personale finanziario

Articolo 14

Principio della separazione delle funzioni

Articolo 15

Ruolo dell'ordinatore

Articolo 16

Responsabilità dell'ordinatore

Articolo 17

Separazione delle funzioni di avvio e di verifica

Articolo 18

Procedure di gestione e di controllo interno

Articolo 19

Ruolo del contabile

Articolo 20

Responsabilità del contabile

CAPO 2

Responsabilità del personale finanziario

Articolo 21

Disposizioni generali

Articolo 22

Disposizioni relative agli ordinatori delegati

Articolo 23

Disposizioni relative ai contabili

CAPO 3

Entrate

Articolo 24

Disponibilità delle entrate dell'Agenzia

Articolo 25

Previsione di crediti

Articolo 26

Accertamento dei crediti

Articolo 27

Emissione degli ordini di riscossione

Articolo 28

Recupero di fondi

Articolo 29

Interessi di mora

CAPO 4

Spese

Articolo 30

Principi generali

Articolo 31

Definizione dell'impegno di bilancio

Articolo 32

Procedura d'impegno

Articolo 33

Autorizzazione dell'impegno

Articolo 34

Liquidazione delle spese

Articolo 35

Ordinazione delle spese

Articolo 36

Pagamento delle spese

Articolo 37

Termini di pagamento

CAPO 5

Sistemi informatici

Articolo 38

Software di contabilità

CAPO 6

Audit interno

Articolo 39

Ruolo del revisore interno

Articolo 40

Responsabilità del revisore interno

TITOLO III

RELAZIONI FINANZIARIE E AUDIT ANNUALE

Articolo 41

Calendario di bilancio e di segnalazione

Articolo 42

Relazione trimestrale

Articolo 43

Collegio di revisori dei conti

Articolo 44

Audit annuo

Articolo 45

Articolo finale

CAMPO DI APPLICAZIONE:

Le norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa attuano e integrano i relativi articoli sugli aspetti finanziari di cui all'azione comune 2004/551/PESC del Consiglio del 12 luglio 2004 relativa alla creazione dell'Agenzia europea per la difesa (1) («azione comune»).

TITOLO I

PRINCIPI DEL BILANCIO GENERALE

Articolo 1

Bilancio generale

1.   Il bilancio generale comprende le entrate e le spese di uno stesso esercizio finanziario.

2.   Il bilancio generale rispetta pienamente i limiti fissati nel quadro finanziario dell'Agenzia approvato dal Consiglio conformemente all'articolo 3.

3.   Le spese comprendono stanziamenti di personale e di funzionamento nonché stanziamenti operativi e stanziamenti provvisori. Le entrate comprendono entrate varie, tra cui trattenute effettuate sulle retribuzioni del personale e gli interessi maturati sui conti bancari dell'Agenzia; e i contributi degli Stati membri che partecipano all'Agenzia («Stati membri partecipanti»).

4.   Il bilancio di esercizio è il bilancio generale escluso il bilancio operativo quale definito all'articolo 2.

Articolo 2

Bilancio operativo

1.   Il bilancio operativo rientra nel bilancio generale e comprende stanziamenti per consulenze esterne, in particolare analisi operative, indispensabili affinché l'Agenzia possa svolgere i suoi compiti, e per specifiche attività di ricerca e tecnologia a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti, in particolare studi tecnici di casi concreti e studi di prefattibilità.

2.   Il direttore esecutivo informa periodicamente il comitato direttivo delle attività presenti e future a titolo del bilancio operativo.

Articolo 3

Quadro finanziario

Ogni tre anni, il Consiglio, deliberando all'unanimità, approva un quadro finanziario per l'Agenzia relativo ai tre anni successivi. Tale quadro finanziario enuncia le priorità concordate e stabilisce un massimale giuridicamente vincolante. Il primo quadro finanziario copre il periodo dal 2007 al 2009.

Articolo 4

Adozione del bilancio generale

1.   Entro il 30 giugno di ogni anno il capo dell'Agenzia fornisce al comitato direttivo una stima complessiva del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo, rispettando appieno i limiti stabiliti nel quadro finanziario.

2.   Entro il 30 settembre di ogni anno il capo dell'Agenzia propone il progetto di bilancio generale al comitato direttivo. Il progetto comprende:

a)

gli stanziamenti ritenuti necessari:

i)

per coprire i costi operativi, di personale e di riunione dell'Agenzia;

ii)

per consulenze esterne, in particolare analisi operative, indispensabili affinché l'Agenzia possa svolgere i suoi compiti, e per specifiche attività di ricerca e tecnologia a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti, in particolare studi tecnici di casi concreti e studi di prefattibilità;

b)

una stima delle entrate necessarie per coprire le spese.

3.   Il comitato direttivo mira ad assicurare che gli stanziamenti di cui al paragrafo 2, lettera a), punto ii), rappresentino una percentuale significativa degli stanziamenti complessivi di cui al paragrafo 2. Tali stanziamenti corrispondono alle esigenze effettive e consentono all'Agenzia di svolgere un ruolo operativo.

4.   Il progetto di bilancio generale è corredato di una tabella dettagliata dell'organico e di motivazioni particolareggiate.

5.   Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, può decidere che il progetto di bilancio generale copra altresì un particolare progetto o programma ove questo risulti chiaramente a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti.

6.   Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli che raggruppano le spese a seconda della loro natura o della loro destinazione e ripartiti, per quanto occorra, in articoli.

7.   Ogni titolo può contenere un capitolo denominato «stanziamenti provvisori». Gli stanziamenti sono iscritti in detto capitolo qualora sussista incertezza, fondata su gravi motivi, quanto all'importo degli stanziamenti necessari o alla possibilità di eseguire gli stanziamenti iscritti.

8.   Le entrate comprendono:

a)

entrate varie;

b)

contributi degli Stati membri partecipanti all'Agenzia in base al criterio del reddito nazionale lordo (RNL).

Il progetto di bilancio generale prevede per le entrate con destinazione specifica una voce d'accoglienza e, per quanto possibile, l'importo previsto.

9.   Il comitato direttivo adotta il progetto di bilancio generale entro il 31 dicembre di ogni anno nell'ambito del quadro finanziario dell'Agenzia. In tale occasione, il comitato direttivo è presieduto dal capo dell'Agenzia ovvero da un rappresentante da lui designato nell'ambito del segretariato generale del Consiglio o da un membro del comitato direttivo da lui invitato a svolgere tale funzione. Il direttore esecutivo dichiara che il bilancio è stato adottato e lo notifica agli Stati membri partecipanti.

10.   Se, all'inizio dell'esercizio, il progetto di bilancio generale non è stato adottato, le spese possono essere effettuate mensilmente per capitolo o per altra sottodivisione, nel limite di un dodicesimo degli stanziamenti iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Tale misura non può tuttavia avere per effetto di mettere a disposizione dell'Agenzia stanziamenti superiori al dodicesimo di quelli previsti nel progetto di bilancio generale in preparazione. Il comitato direttivo, con deliberazione a maggioranza qualificata su proposta del direttore esecutivo, può autorizzare spese superiori al limite del dodicesimo. Il direttore esecutivo può chiedere che siano versati i contributi necessari per coprire gli stanziamenti autorizzati ai sensi della presente disposizione, pagabili entro 30 giorni dall'invio della richiesta di contributi.

Articolo 5

Entrate con destinazione specifica

1.   L'Agenzia può ricevere, a titolo di entrate con destinazione specifica, i contributi finanziari, da iscrivere nel bilancio generale, destinati a coprire costi diversi da quelli di cui all'articolo 4, paragrafo 2, lettera a), punto i), ossia contributi a carico:

a)

del bilancio generale dell'Unione europea decisi caso per caso, nel pieno rispetto delle norme, delle procedure e degli iter decisionali ad esso applicabili;

b)

degli Stati membri partecipanti, di Stati terzi o di altre parti terze.

2.   Le entrate con destinazione specifica possono essere utilizzate solo a condizione di conservare la loro destinazione specifica.

Articolo 6

Gestione da parte dell'Agenzia delle spese per conto degli Stati membri partecipanti

1.   Il comitato direttivo, su proposta del direttore esecutivo o di uno Stato membro partecipante, può decidere che l'Agenzia possa essere incaricata dagli Stati membri partecipanti, su base contrattuale, della gestione amministrativa e finanziaria di talune attività di sua competenza.

2.   Il comitato direttivo, nella sua decisione, può autorizzare l'Agenzia a stipulare contratti a nome di taluni Stati membri partecipanti. Può autorizzare l'Agenzia a raccogliere in via preliminare presso tali Stati membri partecipanti i fondi necessari per onorare i contratti stipulati.

Articolo 7

Contributi

1.   Determinazione dei contributi laddove è applicabile il criterio del reddito nazionale lordo.

1.1.

Laddove è applicabile il criterio dell'RNL, la ripartizione dei contributi tra gli Stati membri partecipanti cui è richiesto un contributo è determinata secondo un criterio basato sul prodotto nazionale lordo come previsto nell'articolo 28, paragrafo 3, del trattato sull'Unione europea e ai sensi della decisione 2000/597/CE, Euratom del Consiglio, del 29 settembre 2000, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (2), o a qualsiasi altra decisione del Consiglio che la sostituisca.

1.2.

I dati per il calcolo dei contributi corrispondono a quelli della colonna denominata «risorse proprie RNL» della tabella «Riepilogo del finanziamento del bilancio generale per tipo di risorse proprie e per Stato membro» allegata all'ultimo bilancio adottato dalle Comunità europee. Il contributo di ciascuno Stato membro partecipante cui è richiesto un contributo è proporzionale alla quota dell'RNL di tale Stato membro nell'aggregato complessivo degli RNL degli Stati membri partecipanti cui è richiesto un contributo.

2.   Calendario di pagamento dei contributi

2.1.

I contributi destinati a finanziare il bilancio generale sono versati dagli Stati membri partecipanti in tre quote uguali, entro il 15 febbraio, il 15 giugno e il 15 ottobre dell'esercizio interessato.

2.2.

Quando è adottato un bilancio rettificativo, i contributi necessari sono versati dagli Stati membri partecipanti interessati entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente.

2.3.

Le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne.

Articolo 8

Eccedenze di bilancio

Eventuali eccedenze di bilancio derivanti dall'esercizio, quale risultato della differenza tra entrate e spese, sono considerate un credito a disposizione degli Stati membri partecipanti e sono loro restituite quale deduzione dal terzo contributo dell'esercizio successivo (15 ottobre).

Articolo 9

Principi di bilancio

1.   I bilanci, stabiliti in euro, sono gli atti che prevedono ed autorizzano, per ciascun esercizio, l'insieme delle entrate e delle spese amministrate dall'Agenzia.

2.   Gli stanziamenti iscritti in bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

3.   In ciascun bilancio, entrate e spese risultano in pareggio. Le entrate e le spese sono iscritte nel bilancio corrispondente senza contrazione fra di esse.

4.   Il bilancio comporta stanziamenti dissociati, che danno luogo a stanziamenti d'impegno e a stanziamenti di pagamento, e stanziamenti non dissociati.

5.   Gli stanziamenti d'impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio in corso. È possibile tuttavia impegnare gli stanziamenti globalmente o procedere a impegni per frazioni annue. Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici contratti fino al 31 dicembre.

6.   Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall'esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio in corso e/o durante gli esercizi precedenti. I pagamenti sono imputati sulla base degli impegni di bilancio contratti fino al 31 dicembre.

7.   Le entrate sono imputate ad un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell'esercizio stesso.

8.   La riscossione delle entrate o il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione ad una linea del bilancio e nei limiti degli stanziamenti che vi sono iscritti.

9.   Gli stanziamenti sono utilizzati secondo i principi di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

10.   Imputazione dei beni e ammortamento: in termini di bilancio, tutte le spese connesse con l'acquisizione di beni sono imputate al bilancio in quanto sostenute; non viene applicato alcun onere di ammortamento.

Articolo 10

Principi contabili

1.   Gli stati finanziari sono stabiliti sulla base dei principi contabili generalmente ammessi dell'Unione europea, in particolare:

a)

la continuità delle attività, nel senso che si ritiene che l'Agenzia sia istituita per una durata indefinita;

b)

la prudenza, nel senso che gli attivi e i proventi non sono sopravvalutati e i passivi e gli oneri non sono sottovalutati;

c)

la costanza dei metodi contabili, nel senso che la struttura degli elementi che compongono gli stati finanziari, i metodi contabili e le norme di valutazione non può essere modificata da un esercizio all'altro. Il contabile può discostarsi dal principio della costanza dei metodi contabili solo in circostanze eccezionali, segnatamente, qualora la modifica apportata consenta una presentazione più adeguata delle operazioni contabili;

d)

la comparabilità delle informazioni, nel senso che ogni voce degli stati finanziari riporta l'indicazione dell'importo relativo alla voce corrispondente dell'esercizio precedente. Quando la presentazione o la classificazione di uno degli elementi degli stati finanziari è modificata, gli importi corrispondenti dell'esercizio precedente sono resi comparabili e adeguati;

e)

la rilevanza, nel senso che tutte le operazioni aventi carattere significativo ai fini delle informazioni necessarie sono riprese negli stati finanziari. La rilevanza si valuta in particolare rispetto alla natura dell'operazione o al suo importo;

f)

la non compensazione, nel senso che la compensazione non è ammessa tra crediti e debiti, mentre è ammessa tra oneri e proventi solo quando questi risultino dalla stessa operazione, da operazioni simili o da operazioni di copertura, e sempre che non siano singolarmente considerati;

g)

la preminenza della sostanza sulla forma, nel senso che gli eventi contabili ripresi negli stati finanziari sono presentati in funzione della loro natura economica;

h)

la contabilità per competenza, nel senso che le operazioni e gli eventi sono contabilizzati nel momento in cui si verificano e non in occasione del pagamento o del recupero effettivi;

i)

la tracciabilità dei beni e delle cancellazioni, nel senso che l'Agenzia tiene inventari che mostrano la quantità e il valore di tutti i beni tangibili, intangibili e finanziari, comprese le eventuali cancellazioni.

2.   Qualora, in un caso specifico, il contabile ritenga che sia necessario derogare al contenuto di uno dei principi contabili di cui al paragrafo 1, tale deroga è debitamente motivata e segnalata.

Articolo 11

Riporti

1.   Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti sono annullati.

2.   Tuttavia, per gli stanziamenti d'impegno non ancora impegnati alla chiusura dell'esercizio, il riporto può riguardare gli importi corrispondenti agli stanziamenti d'impegno per i quali la maggior parte delle fasi preparatorie all'atto d'impegno, segnatamente la selezione di eventuali contraenti, è completata al 31 dicembre. Tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell'anno successivo.

3.   Per gli stanziamenti di pagamento, il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni riguardanti stanziamenti d'impegno riportati, quando gli stanziamenti previsti dalle rispettive linee del bilancio dell'esercizio successivo non permettono di coprire il fabbisogno. Stanziamenti specifici sono riportati una sola volta.

4.   Gli stanziamenti iscritti in riserva e gli stanziamenti relativi alle spese di personale non possono essere oggetto di riporto.

5.   Le entrate con destinazione specifica non utilizzate e gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre derivanti da tali entrate di cui all'articolo 5 sono oggetto di un riporto di diritto e possono essere utilizzati solo a condizione di conservare la loro destinazione specifica. Gli stanziamenti disponibili corrispondenti alle entrate con destinazione specifica riportate devono essere utilizzati in via prioritaria.

6.   Il direttore esecutivo sottopone una proposta di riporti al comitato direttivo entro il 15 febbraio. Il comitato direttivo adotta una decisione entro il 15 marzo.

Articolo 12

Bilancio rettificativo

1.   In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste il direttore esecutivo può proporre un progetto di bilancio rettificativo entro i limiti stabiliti nel quadro finanziario, come definito all'articolo 3.

2.   Il progetto di bilancio rettificativo è redatto, proposto, adottato e notificato secondo la stessa procedura del bilancio generale entro i limiti stabiliti nel quadro finanziario. Il comitato direttivo delibera tenendo conto dell'urgenza.

3.   Qualora i limiti stabiliti nel quadro finanziario siano giudicati insufficienti a motivo di circostanze eccezionali ed impreviste, tenuto altresì pienamente conto delle norme di cui all'articolo 4, paragrafi 2 e 3, il comitato direttivo sottopone il bilancio rettificativo per adozione al Consiglio, che delibera all'unanimità.

Articolo 13

Bilancio riveduto

1.   Se del caso il direttore esecutivo può presentare al comitato direttivo un bilancio riveduto dell'esercizio in corso basato sulle spese effettivamente sostenute nei primi nove mesi e sulle spese stimate sino alla fine dello stesso esercizio nei limiti del bilancio adottato.

2.   Il direttore esecutivo può procedere a storni da titolo a titolo entro il limite complessivo del 10 % degli stanziamenti dell'esercizio, o da capitolo a capitolo, o da articolo ad articolo.

3.   Tre settimane prima di procedere agli storni di cui al paragrafo 2, il direttore esecutivo informa il comitato direttivo delle sue intenzioni. Se durante tale periodo uno Stato membro partecipante avanza motivi debitamente giustificati, il comitato direttivo adotta una decisione.

4.   Il direttore esecutivo può procedere a storni all'interno degli articoli e proporre altri storni al comitato direttivo.

TITOLO II

ESECUZIONE DEL BILANCIO GENERALE

CAPO 1

Personale finanziario

Articolo 14

Principio della separazione delle funzioni

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro incompatibili.

Articolo 15

Ruolo dell'ordinatore

1.   Il direttore esecutivo esercita le funzioni di ordinatore per conto dell'Agenzia.

2.   L'Agenzia stabilisce nelle proprie regole amministrative interne il personale di livello adeguato al quale il direttore esecutivo può delegare, nel rispetto delle condizioni previste dal regolamento interno dell'Agenzia, le funzioni di ordinatore e i limiti dei poteri conferiti.

3.   Le deleghe delle funzioni di ordinatore sono accordate soltanto al personale assunto direttamente dall'Agenzia con contratti a termine, mediante selezione tra cittadini degli Stati membri partecipanti a norma dell'articolo 11, paragrafo 3, punto 3.1, dell'azione comune 2004/551/PESC del Consiglio.

4.   Gli ordinatori delegati possono agire esclusivamente entro i limiti stabiliti dall'atto di delegazione. L'ordinatore delegato competente può essere assistito nell'espletamento delle sue funzioni da uno o più membri del personale incaricati di effettuare, sotto la sua responsabilità, determinate operazioni necessarie ai fini dell'esecuzione del bilancio e della rendicontazione.

Articolo 16

Responsabilità dell'ordinatore

1.   L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria, compresi i principi di economia, efficienza ed efficacia, e di garantirne la legittimità e la regolarità.

2.   Per eseguire le spese, l'ordinatore delegato procede agli impegni di bilancio ed agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all'esecuzione degli stanziamenti.

3.   L'esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l'accertamento dei diritti da recuperare e l'emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

4.   L'ordinatore delegato pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dall'Agenzia e tenendo conto dei rischi inerenti all'ambiente gestionale e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa e le procedure interne di gestione e di controllo adeguate all'esecuzione dei suoi compiti, comprese eventuali verifiche ex post. Prima che un'operazione sia autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da membri del personale diversi da quelli che hanno avviato l'operazione. La verifica ex ante ed ex post e l'avvio di un'operazione sono funzioni separate.

5.   Tutto il personale incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie deve disporre delle necessarie competenze professionali. Lo stesso personale si conforma al codice deontologico dell'Agenzia.

6.   L'ordinatore è informato per iscritto da qualsiasi membro del personale che partecipa alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni, il quale ritenga che una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore sia irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche cui lo stesso è vincolato. In caso d'inerzia dell'ordinatore, il membro del personale informa per iscritto l'istanza di cui all'articolo 22, paragrafo 3. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia, l'ordinatore informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore.

7.   L'ordinatore rende conto al comitato direttivo dell'esercizio delle sue funzioni mediante una relazione annuale di attività, corredata delle informazioni finanziarie e di gestione. La relazione illustra i risultati delle operazioni a fronte degli obiettivi assegnati, i rischi associati a dette operazioni, l'impiego delle risorse messe a sua disposizione e il funzionamento del sistema di controllo interno. Il revisore interno prende conoscenza della relazione annuale di attività e degli altri elementi d'informazione individuati.

Articolo 17

Separazione delle funzioni di avvio e di verifica

1.   Per avvio di un'operazione si intende il complesso delle operazioni che sono di regola effettuate dal personale di cui all'articolo 16, paragrafi 4 e 5, in preparazione dell'adozione degli atti d'esecuzione del bilancio da parte dei competenti ordinatori delegati.

2.   Per verifica ex ante di un'operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dal competente ordinatore delegato per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3.   Ogni operazione è oggetto almeno di una verifica ex ante. La verifica ha lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a)

la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme pertinenti, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati, della legislazione in vigore e, se del caso, delle condizioni contrattuali;

b)

l'applicazione del principio della sana gestione finanziaria.

4.   Le verifiche ex post e, se necessario, le verifiche sul posto di documenti sono volte ad accertare la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e, in particolare, il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3. Queste verifiche possono essere organizzate per sondaggio in base ad un'analisi dei rischi.

5.   I funzionari o altri membri del personale incaricati delle verifiche di cui ai paragrafi 2 e 4 sono distinti da quelli che eseguono i compiti di avvio di cui al paragrafo 1 e non sono a questi subordinati.

Articolo 18

Procedure di gestione e di controllo interno

I sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno sono destinati a permettere quanto segue:

a)

la realizzazione degli obiettivi delle politiche, dei programmi e delle azioni dell'Agenzia secondo il principio della sana gestione finanziaria;

b)

il rispetto delle regole del diritto dell'UE e delle norme di controllo stabilite dall'Agenzia;

c)

la preservazione degli attivi dell'Agenzia e delle informazioni;

d)

la prevenzione e l'individuazione di irregolarità, errori e frodi;

e)

l'identificazione e la prevenzione dei rischi di gestione;

f)

la produzione affidabile dell'informazione finanziaria e di gestione;

g)

la conservazione dei documenti giustificativi inerenti e conseguenti all'esecuzione di bilancio ed agli atti d'esecuzione del bilancio;

h)

la conservazione dei documenti relativi alle garanzie preliminari richieste a favore dell'Agenzia e l'elaborazione di uno scadenzario che permetta adeguato seguito alle suddette garanzie.

Articolo 19

Ruolo del contabile

L'Agenzia nomina un contabile tra il personale assunto direttamente dall'Agenzia con contratti a termine, mediante selezione tra cittadini degli Stati membri partecipanti a norma dell'articolo 11, paragrafo 3, punto 3.1, dell'azione comune 2004/551/PESC del Consiglio. Il contabile è nominato dal comitato direttivo in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un'esperienza professionale equipollente.

Articolo 20

Responsabilità del contabile

1.   Il contabile è incaricato, presso l'Agenzia, di quanto segue:

a)

provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati, compresi gli interessi di mora quali definiti nell'articolo 29;

b)

preparare e presentare i conti;

c)

tenere la contabilità;

d)

definire le norme e i metodi contabili nonché il piano contabile;

e)

definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili;

f)

provvedere alla gestione della tesoreria.

2.   Il contabile ottiene dagli ordinatori, che ne garantiscono l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che forniscano lo stato fedele degli attivi dell'Agenzia e dell'esecuzione del bilancio.

3.   Solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. È inoltre responsabile della custodia dei medesimi.

4.   Nell'espletamento delle sue funzioni il contabile può delegare taluni compiti a subordinati scelti tra il personale assunto direttamente dall'Agenzia con contratti a termine, mediante selezione tra cittadini degli Stati membri partecipanti a norma dell'articolo 11, paragrafo 3, punto 3.1, dell'azione comune 2004/551/PESC del Consiglio. L'atto di delegazione definisce i compiti affidati ai delegati.

CAPO 2

Responsabilità del personale finanziario

Articolo 21

Disposizioni generali

1.   Fatte salve eventuali misure disciplinari, l'autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o permanentemente, la delega conferita agli ordinatori delegati.

2.   Fatte salve eventuali misure disciplinari, l'autorità che lo ha nominato può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o permanentemente, il contabile dalle sue funzioni.

3.   Le disposizioni del presente capo fanno salva l'eventuale responsabilità penale del personale di cui al presente articolo, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee e sulla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari delle Comunità europee o degli Stati membri partecipanti.

4.   Ogni ordinatore o contabile è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi dell'Agenzia, sono adite le autorità e le istanze designate dalla legislazione vigente.

Articolo 22

Disposizioni relative agli ordinatori delegati

1.   L'ordinatore può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'Agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni, in particolare quando accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza conformarsi alle presenti norme finanziarie. Ciò vale anche quando, per colpa personale grave, trascura di formare un atto che accerta un credito o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di riscossione, o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di pagamento, impegnando in tal modo la responsabilità civile dell'Agenzia nei confronti di terzi.

2.   Gli ordinatori delegati che ritengano di essere obbligati a prendere una decisione che sia inficiata d'irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria ne informano per iscritto l'autorità delegante. Se l'autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto all'ordinatore delegato di prendere tale decisione, quest'ultimo è esente da responsabilità. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia, l'ordinatore delegato informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore.

3.   Per accertare l'esistenza di un'irregolarità finanziaria e le eventuali conseguenze, l'Agenzia istituisce un'istanza specializzata in tale materia, indipendente sul piano funzionale. Sulla base del parere di quest'istanza, l'Agenzia decide l'avvio di un procedimento disciplinare o volto ad accertare una responsabilità patrimoniale. Se l'istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all'ordinatore e all'ordinatore delegato, se questi non è in causa, nonché al revisore interno, una relazione corredata di raccomandazioni.

Articolo 23

Disposizioni relative ai contabili

Il contabile può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'Agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. Esso risponde personalmente, in particolare, nelle fattispecie seguenti:

a)

perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia;

b)

indebita modificazione di conti bancari;

c)

recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;

d)

mancato incasso di entrate dovute.

CAPO 3

Entrate

Articolo 24

Disponibilità delle entrate dell'Agenzia

Le entrate costituite dalle entrate varie e dai contributi degli Stati membri partecipanti sono oggetto di una previsione iscritta nel bilancio generale ed espressa in euro. I contributi degli Stati membri partecipanti coprono l'importo totale degli stanziamenti iscritti nel bilancio generale dell'UE, detratte le entrate varie.

Articolo 25

Previsione di crediti

1.   Ogni misura o situazione costitutiva di un credito dell'Agenzia, o che lo modifica, è oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore competente.

2.   Detti crediti sono oggetto di un ordine di riscossione dell'ordinatore competente.

Articolo 26

Accertamento dei crediti

1.   L'accertamento di un credito è l'atto con cui l'ordinatore delegato:

a)

verifica l'esistenza del debito;

b)

determina o verifica l'esistenza e l'importo del debito;

c)

verifica l'esigibilità del debito.

2.   Le entrate dell'Agenzia ed ogni credito appurato come liquido ed esigibile sono oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione destinato al contabile, seguito da una nota di addebito indirizzata al debitore; entrambi i documenti sono emessi dall'ordinatore competente.

3.   Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

Articolo 27

Emissione degli ordini di riscossione

1.   L'emissione dell'ordine di riscossione è l'atto con il quale l'ordinatore delegato competente impartisce al contabile l'istruzione di recuperare un credito accertato.

2.   L'Agenzia può formalizzare l'accertamento di un credito a carico di persone diverse dagli Stati con una decisione la cui esecuzione è soggetta a norme di procedura civile in vigore nello Stato membro nel cui territorio tale procedura ha luogo.

Articolo 28

Recupero di fondi

1.   Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall'ordinatore delegato competente. È tenuto ad assicurare l'afflusso delle entrate dell'Agenzia e a vigilare sulla conservazione dei diritti della stessa.

Il contabile procede al recupero a fronte di eventuali crediti dell'Agenzia.

2.   Quando l'ordinatore competente intende rinunciare a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e di proporzionalità, secondo le procedure e conformemente ai criteri previsti dalle modalità d'esecuzione. La decisione di rinuncia deve essere motivata.

Articolo 29

Interessi di mora

1.   I crediti non restituiti alla data di scadenza producono interessi ai sensi dei paragrafi 2 e 3.

2.   Il tasso d'interesse per i crediti non restituiti alla data di scadenza è il tasso applicato dalla Banca centrale europea alle sue operazioni principali di rifinanziamento, quale pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, serie C, in vigore il primo giorno di calendario del mese di scadenza, aumentato come segue:

a)

sette punti percentuali quando il credito ha per fatto costitutivo un appalto pubblico di forniture e di servizi;

b)

tre punti e mezzo percentuali in tutti gli altri casi.

3.   L'importo degli interessi è calcolato a decorrere dal giorno di calendario successivo alla data di scadenza, figurante nella nota di addebito, fino al giorno di calendario della restituzione integrale del debito.

4.   Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora, determinati ai sensi dei paragrafi 2 e 3.

5.   In caso di sanzioni pecuniarie, quando il debitore costituisce una garanzia finanziaria accettata dal contabile in sostituzione di un pagamento provvisorio, il tasso d'interesse da applicare a decorrere dalla data di scadenza è il tasso di cui al paragrafo 2, aumentato soltanto di un punto e mezzo percentuale.

6.   Per prevenire gli interessi di mora nel caso dei contributi degli Stati membri partecipanti, gli stessi ricevono dall'Agenzia le lettere di richiesta dei contributi firmate in originale, almeno 30 giorni prima delle date di pagamento delle quote, come definito nell'articolo 7, punto 2.1.

CAPO 4

Spese

Articolo 30

Principi generali

1.   Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

2.   L'impegno della spesa è preceduto da una decisione di finanziamento adottata dall'Agenzia o dalle autorità da questa delegate.

Articolo 31

Definizione dell'impegno di bilancio

1.   L'impegno di bilancio consiste nell'operazione di riserva degli stanziamenti necessari all'esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di un impegno giuridico. L'impegno giuridico è l'atto con il quale l'ordinatore contrae o constata un'obbligazione dalla quale deriva un onere. L'impegno di bilancio e l'impegno giuridico sono adottati dallo stesso ordinatore, salvo casi debitamente giustificati, previsti dalle modalità d'esecuzione.

2.   L'impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l'importo della spesa sono determinati. L'impegno di bilancio è globale, quando almeno uno degli elementi necessari a definire l'impegno come specifico rimane indeterminato. L'impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire le spese correnti di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.

3.   Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall'atto di base e se si tratta di spese amministrative. Quando l'impegno di bilancio è così ripartito in frazioni annue, l'impegno giuridico menziona la ripartizione, salvo quando si tratta di spese di personale.

Articolo 32

Procedura d'impegno

1.   Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l'ordinatore competente deve procedere previamente ad un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

2.   Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei relativi impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell'anno n + 1.

Fatto salvo l'articolo 31, paragrafo 3, gli impegni giuridici specifici riferentisi a impegni di bilancio specifici o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell'anno n.

Alla scadenza dei periodi di cui al primo e secondo comma, il saldo non eseguito di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall'ordinatore competente.

L'importo corrispondente a ciascun impegno giuridico specifico adottato a seguito di un impegno globale, è registrato dall'ordinatore competente, prima della firma, nella contabilità di bilancio, mediante imputazione dell'impegno globale.

3.   Gli impegni giuridici contratti per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi e i corrispondenti impegni di bilancio comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d'esecuzione fissato secondo il principio di una sana gestione finanziaria.

Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi a tale data sono oggetto di disimpegno e gli stanziamenti corrispondenti sono annullati.

Se, successivamente, un impegno giuridico non ha dato luogo ad alcun pagamento per un periodo di tre anni, l'ordinatore competente procede al suo disimpegno.

Articolo 33

Autorizzazione dell'impegno

1.   Quando procede all'adozione di un impegno di bilancio, l'ordinatore competente verifica quanto segue:

a)

l'esattezza dell'imputazione in bilancio;

b)

la disponibilità degli stanziamenti;

c)

la conformità della spesa rispetto alle disposizioni dei trattati, del bilancio, della presente decisione e della legislazione in vigore;

d)

il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

2.   Quando procede alla registrazione di un obbligo giuridico, l'ordinatore verifica quanto segue:

a)

la copertura dell'obbligo tramite il corrispondente impegno di bilancio;

b)

la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni dei trattati, del bilancio, della presente decisione e della legislazione in vigore;

c)

il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Articolo 34

Liquidazione delle spese

La liquidazione di una spesa è l'atto con cui l'ordinatore competente:

a)

verifica l'esistenza dei diritti del creditore;

b)

determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito;

c)

verifica le condizioni di esigibilità del credito.

Articolo 35

Ordinazione delle spese

L'ordinazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore competente, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'istruzione di pagare l'importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

Articolo 36

Pagamento delle spese

1.   Il pagamento deve basarsi sulla prova della conformità dell'azione corrispondente alle disposizioni dell'atto di base o del contratto, e consiste in uno o più dei seguenti atti:

a)

il pagamento della totalità degli importi dovuti;

b)

il pagamento in uno o più pagamenti intermedi.

2.   Nella contabilità i diversi tipi di pagamento di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell'esecuzione.

3.   Il pagamento delle spese è eseguito dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

Articolo 37

Termini di pagamento

1.   Il pagamento delle somme dovute interviene entro un termine di quarantacinque giorni di calendario dalla data di registrazione di una domanda di pagamento ricevibile da parte dell'ufficio autorizzato dall'ordinatore competente; la scadenza di pagamento è la data valuta di addebito del conto dell'Agenzia.

Una domanda di pagamento non è ricevibile se manca uno degli elementi essenziali.

2.   Il termine di cui al paragrafo 1 è di trenta giorni di calendario per i pagamenti relativi ad appalti di servizi o di forniture, salvo altrimenti disposto dal contratto.

3.   Per i contratti o convenzioni nei quali il pagamento è subordinato all'approvazione di una relazione, i termini di cui ai paragrafi 1 e 2 decorrono soltanto a partire dall'approvazione di detta relazione, sia esplicitamente con l'informazione al beneficiario, sia implicitamente perché il termine contrattuale d'approvazione è scaduto senza essere sospeso mediante un documento formale indirizzato al beneficiario.

Il termine d'approvazione non può superare:

a)

venti giorni di calendario per contratti semplici relativi alla fornitura di beni e di servizi;

b)

quarantacinque giorni di calendario per gli altri contratti e le convenzioni di sovvenzioni;

c)

sessanta giorni di calendario per contratti nell'ambito dei quali le prestazioni tecniche fornite sono particolarmente complesse da valutare.

4.   Il termine di pagamento può essere sospeso dall'ordinatore competente se questi informa i creditori, in qualsiasi momento nel corso del periodo citato al paragrafo 1, che la domanda di pagamento non può essere onorata, sia perché l'importo non è dovuto, sia perché i documenti giustificativi adeguati non sono stati presentati. Se l'ordinatore viene a conoscenza di circostanze che lo inducono a dubitare dell'ammissibilità delle spese che figurano in una domanda di pagamento, può sospendere il termine di pagamento per procedere ad ulteriori verifiche, compreso un controllo sul posto, al fine di accertare, prima di effettuare il pagamento, il carattere ammissibile delle spese. L'ordinatore ne informa quanto prima il beneficiario in oggetto.

Il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data della prima registrazione della domanda di pagamento regolarmente formulata.

5.   Alla scadenza dei termini di cui ai paragrafi 1 e 2, il creditore, entro i due mesi che seguono la ricezione del pagamento tardivo, può invocare interessi secondo le disposizioni seguenti:

a)

i tassi d'interesse sono quelli di cui all'articolo 29, paragrafo 2, primo comma;

b)

gli interessi sono dovuti per il tempo trascorso dal giorno di calendario che segue la scadenza del termine di pagamento e fino al giorno del pagamento.

Il primo comma del presente paragrafo non si applica agli Stati membri partecipanti.

CAPO 5

Sistemi informatici

Articolo 38

Software di contabilità

1.   Il software di contabilità dell'Agenzia rispecchia i principi enunciati nelle presenti norme finanziarie.

2.   Le firme possono essere apposte mediante una procedura sicura informatizzata o elettronica.

CAPO 6

Audit interno

Articolo 39

Ruolo del revisore interno

1.   L'Agenzia crea una funzione di revisione contabile interna che deve essere esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali. Il revisore interno, designato dall'Agenzia, risponde alla stessa della verifica del buon funzionamento dei sistemi e delle procedure di esecuzione del bilancio. Il revisore interno non può essere né l'ordinatore né il contabile.

2.   L'Agenzia stabilisce regole particolari relative al revisore interno, in modo da garantire la piena indipendenza della sua funzione e definire la sua responsabilità.

Articolo 40

Responsabilità del revisore interno

1.   Il revisore interno consiglia l'Agenzia riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:

a)

verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione delle politiche, dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;

b)

valutare l'adeguatezza e la qualità dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a tutte le operazioni di esecuzione del bilancio.

2.   Il revisore interno esercita le proprie funzioni sull'insieme delle attività e dei servizi dell'Agenzia. Può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l'esercizio delle sue funzioni, se necessario anche recandosi sul posto.

3.   Il revisore interno presenta all'Agenzia una relazione con le sue constatazioni e le sue raccomandazioni. L'Agenzia provvede a dar seguito alle raccomandazioni risultanti dalle revisioni contabili. Il revisore interno presenta inoltre all'Agenzia una relazione annuale di revisione contabile interna che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime.

4.   Il direttore esecutivo trasmette annualmente al comitato direttivo una relazione che riassume il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime.

TITOLO III

RELAZIONI FINANZIARIE E AUDIT ANNUALE

Articolo 41

Calendario di bilancio e di segnalazione

L'agenzia fornisce al comitato direttivo i seguenti documenti:

a)

entro il 15 febbraio, una proposta di riporti, come stabilito nell'articolo 11;

b)

entro il 30 giugno, una stima complessiva del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo, come stabilito nell'articolo 4, paragrafo 1;

c)

entro il 30 settembre, un progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo, come stabilito nell'articolo 4, paragrafo 9;

d)

se del caso, dopo i primi nove mesi dell'esercizio, un bilancio riveduto dell'esercizio in corso, come stabilito nell'articolo 13;

e)

relazioni finanziarie trimestrali, come stabilito nell'articolo 42;

f)

relazioni sul bilancio operativo, come stabilito nell'articolo 2;

g)

la relazione finanziaria sottoposta ad audit approvata dal comitato direttivo il 1o settembre, come stabilito nell'articolo 44.

Articolo 42

Relazione trimestrale

Ogni tre mesi il direttore esecutivo presenta al comitato direttivo uno stato di esecuzione delle entrate e delle spese degli ultimi tre mesi e dall'inizio dell'esercizio.

Articolo 43

Collegio di revisori dei conti

1.   Alla chiusura di ogni esercizio è svolta una revisione esterna delle spese, compresi i bilanci di esercizio e operativo, e delle entrate amministrate dall'Agenzia.

2.   Il collegio dei revisori dei conti è composto da tre revisori di tre diversi Stati membri partecipanti, assistiti dai collaboratori necessari, che agiscono sotto la loro responsabilità.

3.   I membri del collegio dei revisori dei conti sono nominati per un periodo di tre audit successivi, eccetto che per i membri iniziali che sono nominati rispettivamente per tre, due e un audit. Viene garantita una rotazione equa tra gli Stati membri partecipanti che desiderano inviare revisori.

4.   Il comitato direttivo nomina il collegio dei revisori dei conti scegliendo tra i candidati proposti dagli Stati membri partecipanti. I candidati appartengono di preferenza al più alto organismo di revisione contabile nazionale degli Stati membri partecipanti e offrono sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Devono essere disponibili per assolvere compiti per conto dell'Agenzia ogni qual volta sia necessario. Nell'esercizio di tali funzioni i membri del collegio:

a)

continuano ad essere retribuiti dall'organismo di appartenenza; l'Agenzia rimborsa loro solo le spese di missione sulla stessa base prevista dalle regole applicabili ai funzionari delle Comunità europee di grado equivalente;

b)

possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato direttivo; il collegio ed i revisori che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;

c)

riferiscono unicamente al comitato direttivo in merito ai loro compiti;

d)

verificano che l'esecuzione delle entrate e delle spese amministrate dall'Agenzia sia conforme alla normativa applicabile e ai principi di una sana gestione finanziaria, vale a dire ai principi di economia, efficienza ed efficacia.

5.   Il collegio di revisori dei conti elegge ogni anno il suo presidente per l'esercizio successivo. Adotta le norme applicabili alle revisioni effettuate dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali in materia di revisione. Il collegio approva le relazioni di revisione contabile stilate dai suoi membri prima che siano trasmesse al direttore esecutivo e al comitato direttivo.

6.   I revisori assicurano il rispetto della riservatezza delle informazioni e la protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell'esercizio delle loro funzioni di revisione in conformità delle regole applicabili a tali informazioni e dati.

7.   I revisori hanno accesso immediato, senza necessità di preavviso, ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, compresi i documenti scritti di cui all'articolo 22, nonché ai locali in cui detti documenti e supporti sono custoditi e hanno la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese dell'Agenzia forniscono al direttore esecutivo e alle persone incaricate della revisione delle stesse l'assistenza necessaria all'esercizio delle loro funzioni. Le spese relative all'audit sono imputate al bilancio generale dell'Agenzia.

8.   Il comitato direttivo, su proposta del direttore esecutivo o di uno Stato membro, può in qualsiasi momento designare inoltre revisori esterni, definendone i compiti e le condizioni di impiego.

Articolo 44

Audit annuo

1.   Entro il 31 del mese di marzo successivo alla chiusura dell'esercizio, il direttore esecutivo presenta al collegio dei revisori dei conti, per esame e parere, un progetto della relazione finanziaria annuale.

La relazione finanziaria dell'Agenzia europea per la difesa è composta da diverse sezioni, tra cui:

a)

la relazione di attività, che descrive i principali aspetti dell'esercizio;

b)

il conto di gestione che espone, per ogni bilancio amministrato dall'Agenzia, gli stanziamenti, le spese impegnate e pagate nonché le entrate varie e le entrate provenienti dagli Stati membri e da altri;

c)

il bilancio finanziario, alla fine dell'esercizio, che espone l'attivo e il passivo dell'Agenzia, tenuto conto del deprezzamento e delle alienazioni.

2.   Entro il 15 del mese di giugno successivo alla chiusura dell'esercizio, il collegio di revisori dei conti presenta al direttore esecutivo la sua relazione annuale di revisione contabile contenente il parere e le osservazioni del collegio stesso sul progetto di relazione finanziaria di cui al paragrafo 1.

3.   Entro il 15 del mese di luglio successivo alla chiusura dell'esercizio, il direttore esecutivo sottopone al comitato direttivo la relazione finanziaria sottoposta ad audit e la relazione di revisione contabile corredate delle risposte del direttore stesso.

4.   Entro il 1o del mese di settembre successivo alla chiusura dell'esercizio, il comitato direttivo approva la relazione finanziaria sottoposta ad audit e dà scarico al direttore esecutivo e al contabile dell'Agenzia per l'esercizio.

5.   Dopo l'approvazione del comitato direttivo, la pubblicazione della relazione finanziaria sottoposta ad audit è notificata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

6.   L'insieme dei conti e degli inventari è conservato dal contabile per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di scarico corrispondente.

Articolo 45

Articolo finale

Le presenti norme finanziarie lasciano impregiudicate le misure esistenti adottate dagli Stati membri partecipanti a norma dell'articolo 296 del trattato che istituisce la Comunità europea o degli articoli 10 e 14 della direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (3).


(1)  GU L 245 del 17.7.2004, pag. 17.

(2)  GU L 253 del 7.10.2000, pag. 42.

(3)  GU L 134 del 30.4.2004, pag. 114. Direttiva modificata da ultimo dalla direttiva 2006/97/CE del Consiglio (GU L 363 del 20.12.2006, pag. 107).


NORME DI AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI E NORME RELATIVE A CONTRIBUTI FINANZIARI A TITOLO DEL BILANCIO OPERATIVO DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA DIFESA («L’AGENZIA»)

SOMMARIO

CAPO 1

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Definizioni e campo di applicazione

Articolo 2

Principi di concessione e appalti per lotti

Articolo 3

Pubblicazione

Articolo 4

Procedure di aggiudicazione degli appalti

Articolo 5

Soglie e stima del valore degli appalti

Articolo 6

Gara d'appalto

Articolo 7

Partecipazione alle gare

Articolo 8

Accordo sugli appalti pubblici OMC

Articolo 9

Criteri d'esclusione

Articolo 10

Assenza di conflitto di interessi e di false dichiarazioni

Articolo 11

Banca dati centrale

Articolo 12

Sanzioni amministrative o finanziarie

Articolo 13

Criteri di selezione e procedure di aggiudicazione

Articolo 14

Principi generali delle offerte

Articolo 15

Contatti tra l'Agenzia e i candidati o offerenti

Articolo 16

Informazione dei candidati e degli offerenti

Articolo 17

Annullamento o abbandono della procedura

Articolo 18

Garanzie

Articolo 19

Vizio di procedura

CAPO 2

MODALITÀ DI ESECUZIONE

Articolo 20

Accordi quadro e appalti specifici

Articolo 21

Misure di pubblicità per gli appalti soggetti alla direttiva 2004/18/CE

Articolo 22

Misure di pubblicità per gli appalti non soggetti alla direttiva 2004/18/CE

Articolo 23

Pubblicazione di bandi e avvisi

Articolo 24

Altre forme di pubblicità

Articolo 25

Tipologia delle procedure d'aggiudicazione

Articolo 26

Numero di candidati nella procedura ristretta o negoziata

Articolo 27

Svolgimento delle procedure negoziate

Articolo 28

Concorso

Articolo 29

Sistemi dinamici di acquisizione

Articolo 30

Dialogo competitivo

Articolo 31

Ricorso ad una procedura negoziata senza pubblicazione preventiva di un bando di gara

Articolo 32

Ricorso ad una procedura negoziata con pubblicazione preventiva di un bando di gara

Articolo 33

Inviti a manifestare interesse

Articolo 34

Appalti di valore limitato

Articolo 35

Soglie per gli avvisi di preinformazione

Articolo 36

Soglie applicabili alle procedure previste dalla direttiva 2004/18/CE

Articolo 37

Documenti della gara d'appalto

Articolo 38

Specifiche tecniche

Articolo 39

Revisione dei prezzi

Articolo 40

Sanzioni amministrative e finanziarie

Articolo 41

Mezzi di prova

Articolo 42

Criteri di selezione

Articolo 43

Capacità economica e finanziaria

Articolo 44

Capacità tecnica e professionale

Articolo 45

Modalità e criteri d'attribuzione

Articolo 46

Ricorso alle aste elettroniche

Articolo 47

Offerte anormalmente basse

Articolo 48

Termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione

Articolo 49

Termine per l'accesso ai documenti della gara d'appalto

Articolo 50

Termini in caso d'urgenza

Articolo 51

Modalità di comunicazione

Articolo 52

Apertura delle offerte e domande di partecipazione

Articolo 53

Comitato di valutazione delle offerte e domande di partecipazione

Articolo 54

Articolo 296 del trattato che istituisce la Comunità europea

CAPO 3

NORME RELATIVE A CONTRIBUTI FINANZIARI A TITOLO DEL BILANCIO OPERATIVO

Articolo 55

Campo di applicazione

Articolo 56

Valutazione delle proposte

Articolo 57

Contenuto degli inviti a presentare proposte

Articolo 58

Domande di contributi finanziari

Articolo 59

Contenuto della convenzione sui contributi finanziari

Articolo 60

Giustificativi delle domande di pagamento

CAPO 1

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Definizioni e campo di applicazione

1.   Gli appalti pubblici sono contratti a titolo oneroso, conclusi per iscritto dall'Agenzia in qualità di amministrazione aggiudicatrice, per ottenere, contro pagamento di un prezzo in tutto o in parte a carico del bilancio generale, la fornitura di un bene mobile o immobile, l'esecuzione di lavori o la prestazione di servizi.

Gli appalti pubblici includono:

a)

appalti riguardanti l'acquisto o la locazione di un immobile;

b)

appalti di forniture;

c)

appalti di lavori;

d)

appalti di servizi.

2.

a)

Gli appalti immobiliari hanno per oggetto l'acquisto, l'enfiteusi, la locazione finanziaria, la locazione, l'acquisto a riscatto, con o senza opzione per l'acquisto, di terreni, edifici esistenti o di altri beni immobili.

b)

Gli appalti di forniture hanno per oggetto l'acquisto, la locazione finanziaria, la locazione, l'acquisto a riscatto, con o senza opzione per l'acquisto, di prodotti. Un appalto relativo alla fornitura di prodotti e, a titolo accessorio, a lavori di posa in opera e d’installazione è considerato un appalto di forniture.

c)

Gli appalti di lavori hanno per oggetto l'esecuzione o, congiuntamente, l'esecuzione e la progettazione di lavori o di un'opera relativi a una delle attività di cui all'allegato I della direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (1), oppure l'esecuzione, con qualsiasi mezzo, di un'opera rispondente alle esigenze specificate dall'Agenzia. Per «opera» si intende il risultato di un insieme di lavori edili o di genio civile avente una funzione economica o tecnica autonoma.

d)

Gli appalti di servizi hanno per oggetto tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture, di lavori e dagli appalti immobiliari. Queste prestazioni sono elencate negli allegati IIA e IIB della direttiva 2004/18/CE.

e)

Un appalto avente per oggetto allo stesso tempo prodotti e servizi è considerato appalto di servizi quando il valore dei servizi in questione supera quello dei prodotti contenuti nell'appalto.

Un appalto avente per oggetto dei servizi e che comprende lavori solo a titolo accessorio rispetto all'oggetto principale dell'appalto è considerato un appalto di servizi.

Un appalto avente per oggetto dei servizi di cui all'allegato IIA della direttiva 2004/18/CE e dei servizi di cui all'allegato IIB è considerato contemplato dall'allegato IIA se il valore dei servizi elencati in tale allegato supera quello dei servizi elencati nell'allegato IIB.

f)

La classificazione dei diversi tipi di appalto si basa sulla nomenclatura di riferimento costituita dal vocabolario comune per gli appalti pubblici («CPV»), ai sensi del regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).

In caso di divergenza tra la nomenclatura CPV e la nomenclatura generale delle attività economiche nelle Comunità europee («NACE») di cui all'allegato I della direttiva 2004/18/CE oppure tra la nomenclatura CPV e la nomenclatura della classificazione centrale dei prodotti («CPC») (versione provvisoria) di cui all'allegato II della citata direttiva, prevale rispettivamente la nomenclatura NACE oppure la nomenclatura CPC.

g)

I termini «imprenditore», «fornitore» e «prestatore di servizi» designano una persona fisica o giuridica o un ente pubblico o un raggruppamento di tali persone e/o enti che offra sul mercato, rispettivamente, la realizzazione di lavori e/o di opere, prodotti o servizi. L’espressione «operatore economico» comprende gli imprenditori, i fornitori e i prestatori di servizi. L'operatore economico che ha presentato un’offerta è indicato con il termine di «offerente». Chi ha sollecitato un invito a partecipare a una procedura ristretta, incluso il dialogo competitivo, o ad una procedura negoziata è indicato con il termine di «candidato».

h)

L’espressione «bilancio operativo» si riferisce all'articolo 2 delle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa e l’espressione «bilancio di esercizio» si riferisce al bilancio generale (quale definito all'articolo 1 delle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa), escluso il bilancio operativo.

i)

L’espressione «appalto relativo alla difesa» si riferisce a un contratto concluso dall'Agenzia nei settori in cui gli Stati membri possono invocare l'eccezione di cui all'articolo 10 della direttiva 2004/18/CE.

Articolo 2

Principi di attribuzione e appalti per lotti

1.   Tutti gli appalti pubblici finanziati interamente o parzialmente dal bilancio generale rispettano i principi di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione.

2.   Tutte le procedure d'aggiudicazione di appalti si svolgono assicurando la più ampia concorrenza, salvo nel caso di ricorso alla procedura negoziata di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera f).

3.   Il valore stimato di un appalto non può essere stabilito con l'intento di sottrarlo agli obblighi previsti da tali disposizioni. Nessun appalto può essere frazionato allo stesso fine.

4.   Quando l'oggetto di un appalto di forniture, di servizi o di lavori è ripartito in più lotti, ciascuno dei quali forma oggetto di un appalto, ai fini del calcolo globale della soglia pertinente si deve tener conto del valore di ogni singolo lotto.

Se il valore globale dei lotti è pari o superiore alle soglie di cui all'articolo 36, gli articoli 3 e 4 si applicano a ciascun lotto, fatti salvi i lotti il cui valore stimato sia inferiore a 80 000 EUR per gli appalti di servizi o ad un milione di euro per gli appalti di lavori, purché il valore cumulato di tali lotti non superi il 20 % del valore complessivo di tutti i lotti che formano l'appalto in oggetto.

5.   Quando il previsto acquisto di forniture omogenee può dare luogo ad appalti simultanei in lotti separati, è preso come base per la valutazione della soglia pertinente il valore stimato della totalità dei lotti.

Articolo 3

Pubblicazione

1.   Tranne che per gli appalti segreti e salvo altresì disposizioni contrarie per gli appalti relativi alla difesa, tutti gli appalti il cui valore è superiore alle soglie previste dalla direttiva 2004/18/CE sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

La pubblicazione preliminare può essere omessa solo per gli appalti di valore limitato di cui all'articolo 34 e salvo disposizioni contrarie della presente direttiva.

La pubblicazione di talune informazioni dopo l'aggiudicazione dell'appalto può essere omessa qualora ostacoli l'applicazione della legge, sia contraria all'interesse pubblico o all'interesse dell'Agenzia o dell'Unione, leda gli interessi commerciali legittimi di imprese pubbliche o private oppure possa nuocere ad una concorrenza leale fra queste ultime.

2.   Gli appalti il cui valore è inferiore alle soglie previste dall'articolo 34 sono oggetto di una pubblicità adeguata, salvo disposizioni contrarie della presente direttiva.

Articolo 4

Procedure di aggiudicazione degli appalti

Le procedure di aggiudicazione degli appalti assumono una delle forme seguenti:

a)

la procedura aperta;

b)

la procedura ristretta;

c)

il concorso di progettazione;

d)

il sistema dinamico di acquisizione;

e)

il dialogo competitivo;

f)

la procedura negoziata.

Articolo 5

Soglie e stima del valore degli appalti

1.   Salvo disposizioni contrarie della presente direttiva per quanto riguarda gli appalti relativi alla difesa, la direttiva 2004/18/CE fissa le soglie che determinano:

a)

le modalità di pubblicazione di cui all'articolo 3;

b)

la scelta delle procedure di cui all'articolo 4;

c)

i termini corrispondenti.

2.   Spetta ad ogni ordinatore titolare di una delega o di una sottodelega valutare se le soglie di cui al paragrafo 1 siano state raggiunte.

3.   Ai fini del calcolo dell'importo stimato di un appalto, l'Agenzia include la retribuzione totale stimata dell'offerente.

Quando un appalto prevede opzioni o un possibile rinnovo, la base del calcolo è l’importo totale massimo autorizzato, compreso il ricorso alle opzioni e il rinnovo.

Si procede a tale stima al momento della trasmissione del bando di gara oppure, quando non sia prevista una simile pubblicità, al momento in cui l'Agenzia inizia la procedura di aggiudicazione.

4.   Per gli accordi quadro e per i sistemi dinamici di acquisizione, il valore da prendere in considerazione è il valore massimo del complesso degli appalti previsti durante l'intera durata degli accordi quadro o del sistema dinamico di acquisizione.

5.   Per gli appalti di servizi, si tiene conto di quanto segue:

a)

per le assicurazioni, il premio da versare e altre forme di remunerazione;

b)

per servizi bancari o finanziari, gli onorari, le commissioni, gli interessi e gli altri tipi di remunerazione;

c)

per gli appalti che comportano la progettazione, gli onorari, le commissioni da versare e altre forme di remunerazione.

6.   Per gli appalti di servizi che non indicano un prezzo totale o per gli appalti di forniture aventi per oggetto la locazione finanziaria, la locazione o l'acquisto a riscatto di prodotti, è preso come base per il calcolo dell'importo stimato:

a)

nel caso di appalti di durata determinata:

i)

pari o inferiore a quarantotto mesi per i servizi o a dodici mesi per le forniture, il valore totale per l'intera durata;

ii)

superiore a dodici mesi per le forniture, il valore totale comprendente l'importo stimato del valore residuo;

b)

nel caso di appalti di durata non determinata o, per i servizi, superiore a quarantotto mesi, il valore mensile moltiplicato per quarantotto.

7.   Per gli appalti di servizi o di forniture che presentano carattere di regolarità o siano destinati a essere rinnovati entro un determinato periodo, è preso come base uno dei due valori seguenti:

a)

il valore reale complessivo degli appalti successivi analoghi relativi alla stessa categoria di servizi o di prodotti aggiudicati nel corso dei dodici mesi o dell'esercizio precedente, rettificato al fine di tener conto, se possibile, dei cambiamenti in termini di quantità o di valore che potrebbero sopravvenire entro i dodici mesi successivi al contratto iniziale;

b)

il valore stimato complessivo degli appalti successivi nei dodici mesi che seguono la prima prestazione o fornitura o nel corso della durata dell'appalto quando questa sia superiore a dodici mesi.

8.   Per gli appalti di lavori, viene preso in considerazione, oltre all'importo dei lavori, il valore totale stimato delle forniture necessarie all'esecuzione dei lavori, messe a disposizione dell'imprenditore dall'Agenzia.

Articolo 6

Gara d'appalto

L'oggetto dell'appalto deve essere definito nei documenti della gara d'appalto completamente, chiaramente e con precisione.

Articolo 7

Partecipazione alle gare

1.   La partecipazione alle gare è aperta a parità di condizioni a tutte le persone fisiche e giuridiche che rientrano nell'ambito d'applicazione dei trattati e a tutte le persone fisiche e giuridiche di un paese terzo che abbia concluso un accordo particolare con le Comunità europee nel settore degli appalti pubblici, secondo il disposto di detto accordo.

2.   La partecipazione alle gare per gli appalti relativi alla difesa è aperta a parità di condizioni a tutte le persone fisiche e giuridiche che hanno una base tecnologica e/o industriale appropriata per il relativo appalto nel territorio di qualsiasi Stato membro dell'Unione europea o nel territorio di un paese terzo che abbia concluso un accordo amministrativo con l'Agenzia purché le persone fisiche e giuridiche di tale paese possano partecipare a gare per gli appalti relativi alla difesa, secondo il disposto di detto accordo.

3.   I raggruppamenti di operatori economici sono autorizzati a presentare un’offerta o a candidarsi. L'Agenzia non può esigere che i raggruppamenti abbiano una forma giuridica determinata perché sia consentito di presentare un'offerta o una domanda di partecipazione ma al raggruppamento selezionato può essere richiesto di adottare una forma giuridica determinata dopo l'aggiudicazione dell'appalto se tale modifica sia necessaria all'esecuzione regolare dell'appalto.

Articolo 8

Accordo sugli appalti pubblici OMC

Salvo per gli appalti relativi alla difesa, qualora sia applicabile l'accordo multilaterale sugli appalti pubblici concluso nell'ambito dell'Organizzazione mondiale del commercio, gli appalti sono aperti anche ai cittadini degli Stati che hanno ratificato tale accordo, alle condizioni da esso previste.

Articolo 9

Criteri d'esclusione

1.   Sono esclusi dalla partecipazione ad un appalto i candidati o gli offerenti:

a)

i quali siano in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione d'attività o in ogni altra situazione analoga risultante da una procedura della stessa natura prevista da leggi e regolamenti nazionali, ovvero a carico dei quali sia in corso un procedimento di tal genere;

b)

nei confronti dei quali sia stata pronunziata una condanna, con sentenza passata in giudicato, per qualsiasi reato che incida sulla loro moralità professionale;

c)

che, in materia professionale, abbiano commesso un errore grave, accertato con qualsiasi elemento documentabile dall'Agenzia;

d)

che non siano in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali o con gli obblighi relativi al pagamento d'imposte e tasse secondo la legislazione del paese dove sono stabiliti, del paese dell'Agenzia o del paese dove dev'essere eseguito l'appalto;

e)

nei confronti dei quali sia stata emessa una sentenza passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione a un'organizzazione criminale o per qualsiasi altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità o dell'Agenzia;

f)

che, a seguito dell'aggiudicazione di un altro appalto finanziato dal bilancio dell'Unione europea o dal bilancio generale dell'Agenzia, sono stati dichiarati gravemente inadempienti nell'esecuzione, per inosservanza delle loro obbligazioni contrattuali.

2.   Fatto salvo l'articolo 41, i candidati o offerenti devono attestare che non si trovano in una delle situazioni previste al paragrafo 1 del presente articolo.

Articolo 10

Assenza di conflitto di interessi e di false dichiarazioni

Sono esclusi dall'attribuzione di un appalto i candidati o offerenti che, in occasione della procedura di aggiudicazione dell'appalto in oggetto:

a)

si trovino in situazione di conflitto di interessi;

b)

si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall'Agenzia ai fini della partecipazione all'appalto o che non abbiano fornito tali informazioni.

Articolo 11

Banca dati centrale

L'Agenzia costituisce una banca dati centrale in cui sono raccolti tutti i dati concernenti i candidati e gli offerenti che rientrano nei casi di cui agli articoli 9 e 10. Tale banca dati ha il solo scopo di garantire la corretta applicazione degli articoli 9 e 10, nel rispetto della normativa comunitaria riguardante il trattamento dei dati personali.

Articolo 12

Sanzioni amministrative o finanziarie

L'Agenzia può infliggere sanzioni amministrative o finanziarie ai candidati o offerenti che rientrano in uno dei casi d'esclusione di cui agli articoli 9 e 10, dopo aver dato loro la possibilità di presentare osservazioni.

Le sanzioni possono consistere:

a)

nell'esclusione del candidato o dell'offerente dagli appalti finanziati dal bilancio generale dell'Agenzia per un periodo massimo di cinque anni;

b)

in sanzioni finanziarie inflitte al contraente, nel caso di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettera f), e al candidato o offerente, nei casi di cui all'articolo 10, quando presentano una reale gravità ed entro i limiti del valore dell'appalto in causa.

Le sanzioni inflitte sono proporzionali all'entità dell'appalto e alla gravità dei reati commessi.

Articolo 13

Criteri di selezione e procedure di aggiudicazione

1.   I criteri di selezione che permettono di valutare le capacità dei candidati o offerenti e i criteri d'attribuzione che permettono di valutare il contenuto delle offerte sono definiti e precisati preliminarmente nei documenti della gara d'appalto.

2.   Un appalto può essere attribuito mediante aggiudicazione o mediante attribuzione all'offerta economicamente più vantaggiosa.

Articolo 14

Principi generali delle offerte

1.   Le modalità di presentazione delle offerte garantiscono una concorrenza reale e il segreto del loro contenuto fino al momento dell'apertura simultanea.

2.   L'Agenzia può esigere dagli offerenti, alle condizioni previste all'articolo 18, una garanzia preliminare a tutela del mantenimento delle offerte presentate.

3.   Tranne che per gli appalti di importo inferiore o pari a 60 000 EUR le candidature o le offerte sono aperte da una commissione d'apertura designata a tale scopo. Sono respinte le offerte o candidature da questa dichiarate non conformi.

4.   Tutte le candidature o offerte dichiarate conformi dalla commissione d'apertura sono valutate sulla base dei criteri di selezione e di attribuzione previamente fissati nei documenti della gara d'appalto, da un comitato appositamente designato per proporre l'aggiudicatario dell'appalto.

Articolo 15

Contatti tra l'Agenzia e i candidati o offerenti

1.   Durante lo svolgimento della procedura d'aggiudicazione degli appalti, tutti i contatti tra l'Agenzia e i candidati o offerenti possono avere luogo soltanto secondo modalità che garantiscano trasparenza e parità di trattamento, alle condizioni di cui ai paragrafi 2 e 3. Non possono dar luogo a modificazioni delle condizioni dell'appalto o dei termini dell'offerta iniziale.

2.   Prima della data di chiusura per il deposito delle offerte, per i documenti e le informazioni complementari di cui all'articolo 49, l'Agenzia può procedere come segue:

a)

su iniziativa degli offerenti può fornire informazioni supplementari esclusivamente allo scopo di chiarire la natura dell'appalto, comunicandole alla stessa data a tutti gli offerenti che hanno chiesto il capitolato d'oneri;

b)

di propria iniziativa, se si accorge di un errore, di un'inesattezza, di un'omissione o di qualsiasi altra lacuna materiale nella redazione del bando di gara, dell'invito a presentare offerte o del capitolato d'oneri, può informare gli interessati alla stessa data ed in condizioni assolutamente identiche a quelle della gara d'appalto.

3.   Qualora, dopo l'apertura delle offerte, un'offerta dia luogo a richieste di spiegazioni o se si tratta di correggere errori materiali manifesti nella redazione dell'offerta, l'Agenzia può prendere l'iniziativa di un contatto con l'offerente, fermo restando che i termini dell'offerta non possono essere modificati a seguito di tale contatto.

4.   In tutti i casi in cui abbiano avuto luogo contatti, viene redatta una «nota per il fascicolo».

5.   Nel caso degli appalti di servizi legali ai sensi dell’allegato IIB della direttiva 2004/18/CE e degli appalti relativi alla difesa, l'Agenzia può stabilire i necessari contatti con gli offerenti al fine di verificare i criteri di selezione e/o di attribuzione.

Articolo 16

Informazione dei candidati e degli offerenti

1.   L'ordinatore competente designa l'aggiudicatario dell'appalto, nel rispetto dei criteri di selezione e di attribuzione previamente fissati nei documenti della gara d'appalto e delle norme d'aggiudicazione degli appalti.

2.   L'Agenzia comunica ad ogni candidato o offerente, la cui candidatura o offerta non è stata accettata, i motivi del rifiuto e ad ogni offerente che ha presentato un'offerta ammissibile e che ne fa domanda per iscritto, le caratteristiche e i vantaggi dell'offerta prescelta nonché il nome dell'aggiudicatario. Tuttavia, la comunicazione di taluni elementi può essere omessa qualora ostacoli l'applicazione della legge, sia contraria all'interesse pubblico o all'interesse dell'Agenzia o dell'Unione o leda gli interessi commerciali legittimi di imprese pubbliche o private oppure possa nuocere ad una concorrenza leale fra queste ultime.

Allo stesso tempo in cui i candidati o offerenti esclusi sono informati che la loro candidatura o offerta non è stata accettata, l'Agenzia informa l'offerente prescelto della decisione di aggiudicazione, specificando che la decisione notificata non costituisce un impegno da parte dell'Agenzia.

Articolo 17

Annullamento o abbandono della procedura

Fino al momento della firma del contratto, l'Agenzia può rinunciare all'appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell'appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo. La decisione deve essere motivata ed essere resa nota ai candidati o offerenti.

Articolo 18

Garanzie

1.   L'Agenzia può e, in determinati casi previsti qui di seguito, deve esigere dai contraenti una garanzia preliminare, ai fini seguenti:

a)

a garanzia della regolare esecuzione dell'appalto;

b)

per limitare i rischi finanziari collegati al pagamento anticipato.

2.   L'Agenzia può chiedere la costituzione di una garanzia dell'offerta pari all'1-2 % del valore globale dell'appalto. La garanzia è liberata al momento dell'aggiudicazione dell'appalto. È trattenuta qualora l'offerta non sia presentata entro i termini fissati o in caso di successivo ritiro dell'offerta presentata.

3.   Quando si esige da fornitori, imprenditori o prestatori di servizi la costituzione di una garanzia preliminare, questa deve coprire un importo ed un periodo sufficienti per consentire di farla valere. La garanzia è fornita da un istituto bancario o finanziario autorizzato. Tale garanzia può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo accettabile per l'Agenzia. Tale garanzia è costituita in euro. Essa ha lo scopo di rendere l'istituto bancario o finanziario o il terzo garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del contraente.

4.   Una garanzia di buon fine può essere richiesta dall'ordinatore secondo le condizioni commerciali d'uso per gli appalti di forniture e di servizi e secondo i capitolati d'oneri speciali per gli appalti di lavori. Questa garanzia è obbligatoria per gli appalti di lavori superiori a 345 000 EUR. Una garanzia corrispondente al 10 % del valore totale dell'appalto può essere costituita mediante trattenuta all'atto dei pagamenti. Può essere sostituita da una trattenuta operata sul pagamento finale per costituire una garanzia fino alla ricezione definitiva dei servizi, delle forniture o dei lavori. Le garanzie sono liberate come da contratto, salvo nei casi d'inadempimento, di cattiva esecuzione o di ritardo nell'esecuzione dell'appalto. Esse sono trattenute proporzionalmente alla gravità del danno subito.

5.   Si esige una garanzia all'atto di ogni pagamento anticipato superiore a 150 000 EUR o nelle fattispecie di cui all'articolo 42, paragrafo 6.

Tuttavia, in funzione della sua valutazione dei rischi, l’ordinatore competente può decidere di non imporre tale obbligo se il contraente è un organismo pubblico.

La garanzia è liberata in concomitanza con la liquidazione del pagamento anticipato, mediante imputazione sui pagamenti intermedi o a saldo effettuati a favore del contraente secondo le condizioni contrattuali.

Articolo 19

Vizio di procedura

1.   L'Agenzia sospende l'esecuzione dell'appalto quando la procedura d'aggiudicazione o l'esecuzione di un appalto sono inficiate da errori o irregolarità sostanziali oppure da frode. L'esecuzione dell'appalto è sospesa al fine di verificare l'esistenza di presunti errori o irregolarità sostanziali o frodi. Se non sono confermati, l'esecuzione dell'appalto riprende non appena possibile (e l'Agenzia concede una proroga dei termini contrattuali).

2.   Se detti errori, irregolarità o frodi sono imputabili al contraente, l'Agenzia può rifiutare il pagamento o recuperare gli importi già versati, proporzionalmente alla gravità degli errori, irregolarità o frodi.

3.   Costituisce errore o irregolarità sostanziale qualsiasi violazione di una disposizione contrattuale o legislativa risultante da un atto o da un'omissione che abbia o potrebbe avere per effetto di arrecare pregiudizio al bilancio dell'Agenzia.

CAPO 2

MODALITÀ DI ESECUZIONE

Articolo 20

Accordi quadro e contratti specifici

1.   Un accordo quadro è un accordo concluso tra l'Agenzia e uno o più operatori economici e il cui scopo è quello di stabilire le clausole relative agli appalti che possono essere aggiudicati durante un dato periodo, in particolare per quanto riguarda i prezzi e, se del caso, le quantità previste. Quando un accordo quadro è concluso con più operatori economici, il numero di questi deve essere almeno pari a tre, purché vi sia un numero sufficiente di operatori economici che soddisfano i criteri di selezione e/o di offerte accettabili corrispondenti ai criteri di aggiudicazione.

L'accordo quadro concluso con più operatori economici può essere redatto in forma di contratti distinti, ma conclusi alle medesime condizioni.

La durata di un accordo quadro non può superare i quattro anni, salvo in casi eccezionali debitamente motivati, in particolare dall'oggetto dell'accordo quadro.

L'Agenzia non può ricorrere ad accordi quadro in modo abusivo o in modo tale che essi abbiano per oggetto o per effetto di impedire, limitare o falsare la concorrenza.

Gli accordi quadro sono assimilati a gare d’appalto per quanto riguarda la procedura di aggiudicazione, compresa la pubblicità.

2.   I contratti specifici basati sugli accordi quadro sono aggiudicati secondo le norme dei medesimi solo tra l'Agenzia e gli operatori economici inizialmente parti dell'accordo quadro.

In sede di aggiudicazione dei contratti specifici le parti non possono apportare modifiche sostanziali alle condizioni fissate in tale accordo quadro, in particolare nel caso di cui al paragrafo 3.

3.   Quando un accordo quadro è concluso con un solo operatore economico, i contratti specifici sono aggiudicati entro i limiti delle condizioni fissate nell'accordo quadro.

Per l'aggiudicazione dei contratti specifici, l'Agenzia può consultare per iscritto l'operatore economico parte dell'accordo quadro, chiedendogli di completare, se necessario, la sua offerta.

4.   I contratti specifici basati su accordi quadro conclusi con una serie di operatori economici sono aggiudicati conformemente alle seguenti modalità:

a)

mediante applicazione delle condizioni stabilite nell'accordo quadro senza nuovo confronto competitivo;

b)

qualora l'accordo quadro non fissi tutte le condizioni, dopo aver rilanciato il confronto competitivo fra le parti in base alle medesime condizioni, se necessario precisandole, e, se del caso, in base ad altre condizioni indicate nel capitolato d'oneri dell'accordo quadro.

Per ogni contratto specifico da aggiudicare conformemente alle modalità di cui al primo comma, lettera b), l'Agenzia consulta per iscritto gli operatori economici che sono in grado di realizzare l'oggetto dell'appalto, fissando un termine sufficiente per presentare le offerte. Le offerte vanno presentate per iscritto. L'Agenzia aggiudica ogni contratto specifico all'offerente che ha presentato l'offerta migliore sulla base dei criteri di aggiudicazione fissati nel capitolato d'oneri dell'accordo quadro.

5.   Solo i contratti specifici stipulati in applicazione degli accordi quadro sono preceduti da un impegno di bilancio.

Articolo 21

Misure di pubblicità per gli appalti soggetti alla direttiva 2004/18/CE

1.   Per gli appalti soggetti alla direttiva 2004/18/CE, la pubblicazione comporta un avviso di preinformazione, un bando di gara e un avviso di aggiudicazione.

2.   L'avviso di preinformazione è l'avviso con il quale l'Agenzia fa conoscere, a titolo indicativo, l'importo totale previsto degli appalti per categoria di servizi o gruppi di prodotti e le caratteristiche essenziali degli appalti di lavori che prevede di aggiudicare nel corso di un esercizio finanziario. L'avviso di preinformazione è obbligatorio solo quando l'importo totale stimato degli appalti è pari o superiore alle soglie fissate nell'articolo 35 e l'Agenzia intende avvalersi della possibilità di ridurre i termini per la ricezione delle offerte ai sensi dell'articolo 48, paragrafo 4.

L'avviso di preinformazione è inviato all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee quanto prima, in ogni caso entro il 31 marzo di ciascun esercizio per gli appalti di forniture e di servizi e, per gli appalti di lavori, al più presto dopo la decisione che ne autorizza il programma.

Se l'Agenzia pubblica l'avviso di preinformazione sul suo profilo di committente, invia all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee, per via elettronica secondo il formato e le modalità di trasmissione di cui all'allegato VIII, punto 3, della direttiva 2004/18/CE, una comunicazione in cui è annunciata la pubblicazione di un avviso di preinformazione su un profilo di committente.

3.   Il bando di gara permette all'Agenzia di rendere nota la sua intenzione di avviare una procedura di aggiudicazione di appalto. Tale bando è obbligatorio per appalti il cui importo stimato è uguale o superiore alle soglie fissate all'articolo 36, lettere a) e c). Non è obbligatorio per i contratti specifici stipulati sulla base di un accordo quadro.

Se l'Agenzia intende aggiudicare un contratto specifico basato su un sistema dinamico di acquisizione rende nota tale intenzione con un bando di gara semplificato.

Qualora vi sia accesso libero, diretto e completo alla gara d'appalto per via elettronica, in particolare nei sistemi dinamici d'acquisizione di cui all'articolo 29, l'indirizzo del sito Internet sul quale detti documenti possono essere consultati figura nel bando di gara.

In caso di procedura aperta, il bando precisa data, ora e luogo della riunione della commissione d'apertura, che è aperta agli offerenti, eccetto che per gli appalti relativi alla difesa.

Quando intende organizzare un concorso l'Agenzia manifesta tale intenzione mediante un avviso.

4.   L'avviso d'aggiudicazione comunica i risultati della procedura di aggiudicazione degli appalti. Esso è obbligatorio per gli appalti d'importo uguale o superiore alle soglie fissate all'articolo 36. Non è obbligatorio per i contratti specifici stipulati sulla base di un accordo quadro.

L'avviso è inviato all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee entro quarantotto giorni di calendario dalla firma del contratto.

Tuttavia, gli avvisi relativi a contratti basati su un sistema dinamico di acquisizione possono essere raggruppati su base trimestrale. In tali casi, possono essere inviati all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee entro quarantotto giorni dalla fine di ciascun trimestre.

Se l'Agenzia ha indetto un concorso di progettazione, trasmette all'Ufficio delle pubblicazioni delle Comunità europee un avviso in merito ai risultati del concorso.

5.   I bandi e gli avvisi sono redatti secondo i moduli standard adottati dalla Commissione in applicazione della direttiva 2004/18/CE.

Articolo 22

Misure di pubblicità per gli appalti non soggetti alla direttiva 2004/18/CE

1.   Gli appalti il cui valore è inferiore alle soglie previste agli articoli 35 e 36, gli appalti di servizi di cui all'allegato IIB della direttiva 2004/18/CE e gli appalti relativi alla difesa, eccetto gli appalti segreti, sono oggetto di una adeguata pubblicità al fine di garantire l'apertura alla concorrenza degli appalti e l'imparzialità delle procedure di aggiudicazione. Tale pubblicità comporta:

a)

in mancanza del bando di gara di cui all'articolo 21, un invito a manifestare interesse per gli appalti d'oggetto simile, di valore uguale o superiore all'importo di cui all'articolo 33, paragrafo 1;

b)

la pubblicazione annuale di un elenco dei contraenti, che precisa l'oggetto e l'importo dell'appalto aggiudicato, per gli appalti di valore pari o superiore a 25 000 EUR.

La pubblicazione di cui al primo comma, lettera b) non è obbligatoria per i contratti specifici basati su un accordo quadro, né per gli appalti relativi alla difesa.

2.   Per gli appalti immobiliari, l'elenco dei contraenti è oggetto di una pubblicazione annuale specifica che precisa l'oggetto e l'importo dell'appalto attribuito. Per gli appalti dichiarati segreti ai sensi dell’articolo 31, paragrafo 1, lettera j), l'elenco dei contraenti è oggetto di una trasmissione annuale al comitato direttivo, che precisa l'oggetto e l'importo dell'appalto attribuito.

3.   Le informazioni relative agli appalti di valore superiore o uguale all'importo di cui all'articolo 33, paragrafo 1, sono trasmesse all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee entro il 31 marzo che segue la chiusura dell'esercizio per gli elenchi annuali di contraenti.

La pubblicità ex ante e la pubblicazione annuale dei contraenti per gli altri appalti, eccetto gli appalti segreti, è effettuata nel sito Internet dell'Agenzia; la pubblicazione ex post ha luogo entro il 31 marzo dell'esercizio successivo. Può anche essere pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Articolo 23

Pubblicazione di bandi e avvisi

1.   L'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee pubblica nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea i bandi e gli avvisi di cui agli articoli 21 e 22, entro dodici giorni di calendario dalla spedizione.

Il termine di cui al primo comma è ridotto a cinque giorni di calendario nelle procedure accelerate di cui all’articolo 50.

2.   L'Agenzia deve essere in grado di fornire la prova della data di spedizione.

Articolo 24

Altre forme di pubblicità

1.   Oltre alle forme di pubblicità di cui agli articoli 21, 22 e 23, gli appalti possono essere oggetto di qualsiasi altra forma di pubblicità, in particolare in forma elettronica. Dette altre forme di pubblicità fanno rinvio all'eventuale bando pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea di cui all'articolo 23, al quale non possono essere anteriori e che è il solo facente fede.

2.   Dette forme di pubblicità non possono introdurre discriminazioni tra i candidati o offerenti, né contenere informazioni diverse da quelle contenute nell'eventuale bando di gara pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Articolo 25

Tipologia delle procedure d'aggiudicazione

1.   L'aggiudicazione di un appalto avviene sia su gara d'appalto, con procedura aperta, ristretta o negoziata (ivi compreso il dialogo competitivo), previa pubblicazione di un bando di gara nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, sia con procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara, sia eventualmente mediante concorso.

2.   La procedura di gara è aperta quando ogni operatore economico interessato può presentare un'offerta. Ciò vale anche per i sistemi dinamici d'acquisizione di cui all'articolo 29. È ristretta quando tutti gli operatori economici possono chiedere di partecipare, ma solo i candidati che rispondono ai criteri di selezione di cui all'articolo 42 e che vi sono invitati simultaneamente e per iscritto dall'Agenzia possono presentare un'offerta o una soluzione a titolo del dialogo competitivo di cui all'articolo 30.

La fase di selezione può svolgersi sia per ogni singolo appalto, anche nel caso di un dialogo competitivo, sia al fine di costituire un elenco di potenziali candidati secondo la procedura di cui all'articolo 33.

3.   In una procedura negoziata, l'Agenzia consulta gli offerenti di sua scelta, conformi ai criteri di selezione di cui all'articolo 42, e pattuisce con uno o più di essi le condizioni dell'appalto.

Nelle procedure negoziate previo bando di gara di cui all'articolo 32, l'invito a negoziare è inviato dall'Agenzia ai candidati prescelti, simultaneamente e per iscritto.

4.   I concorsi sono procedure che permettono all'Agenzia di acquisire, soprattutto nel settore dell'architettura e dell'ingegneria civile o del trattamento di dati, un piano o un progetto che viene proposto da una commissione giudicatrice dopo apertura alla concorrenza, con o senza attribuzione di premi.

Articolo 26

Numero di candidati nella procedura ristretta o negoziata

1.   Nella procedura ristretta, compresa la procedura di cui all'articolo 33, il numero di candidati invitati a presentare offerte non può essere inferiore a cinque, a condizione che ci sia un numero sufficiente di candidati conformi ai criteri di selezione.

L'Agenzia può inoltre prevedere un numero massimo di venti candidati, in funzione dell'oggetto dell'appalto e sulla base di criteri di selezione oggettivi e non discriminatori. In tal caso, la forcella ed i criteri sono indicati nel bando di gara o nell'invito a manifestare interesse di cui agli articoli 21 e 22.

In ogni caso, il numero di candidati ammessi all'offerta deve essere sufficiente a garantire una concorrenza reale.

2.   Nella procedura negoziata e nella procedura ristretta previo dialogo competitivo, il numero di candidati invitati a negoziare o a presentare un’offerta non può essere inferiore a tre, purché vi sia un sufficiente numero di candidati che soddisfano i criteri di selezione.

In ogni caso, il numero di candidati ammessi all'offerta deve essere sufficiente a garantire una concorrenza reale.

Il disposto del primo e del secondo comma non si applica:

a)

agli appalti d’importo molto limitato di cui all’articolo 34, paragrafo 3;

b)

agli appalti di servizi legali ai sensi dell’allegato IIB della direttiva 2004/18/CE;

c)

agli appalti dichiarati segreti di cui all’articolo 31, paragrafo 1, lettera j);

d)

ai casi elencati all'articolo 31 in cui l'Agenzia è autorizzata a negoziare solo con un offerente o ad aggiudicare l'appalto solo ad un operatore economico.

3.   Se il numero di candidati che soddisfano i criteri di selezione e i livelli minimi è inferiore al numero minimo di cui ai paragrafi 1 e 2, l'Agenzia può proseguire la procedura invitando il candidato o i candidati in possesso delle capacità richieste. Essa non può invece includere altri operatori economici che non abbiano chiesto di partecipare o candidati che non abbiano le capacità richieste.

Articolo 27

Svolgimento delle procedure negoziate

Nella procedura negoziata, l'Agenzia negozia con gli offerenti le offerte da questi presentate, al fine di adattarle alle esigenze che ha indicato nel bando di gara di cui all'articolo 21, o nel capitolato d'oneri e negli eventuali documenti complementari, al fine di individuare l'offerta più vantaggiosa. Nel corso del negoziato, l'Agenzia garantisce la parità di trattamento di tutti gli offerenti.

Qualora l'Agenzia possa, conformemente all'articolo 32, aggiudicare appalti ricorrendo ad una procedura negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, essa può prevedere che la procedura negoziata si svolga in più fasi in modo da ridurre il numero di offerte da negoziare applicando i criteri di aggiudicazione indicati nel bando di gara o nel capitolato d'oneri. Il ricorso a tale facoltà è indicato nel bando di gara o nel capitolato d’oneri.

Articolo 28

Concorso

1.   Le regole relative all'organizzazione di un concorso sono messe a disposizione di coloro che sono interessati a parteciparvi. In ogni caso, il numero dei candidati invitati a partecipare deve permettere una concorrenza reale.

2.   La commissione giudicatrice è nominata dall'ordinatore competente. È composta esclusivamente da persone fisiche indipendenti dai partecipanti al concorso. Quando è richiesta una qualificazione professionale particolare per partecipare al concorso, almeno un terzo dei membri deve avere la stessa qualificazione o una qualificazione equivalente.

La commissione giudicatrice dispone di autonomia di parere. I suoi pareri sono adottati sulla base di progetti presentati in modo anonimo dai candidati ed esclusivamente secondo i criteri indicati nel bando di concorso.

3.   La commissione giudicatrice consegna in un verbale firmato dai suoi membri le sue proposte, fondate sui meriti di ogni progetto, e le sue osservazioni. L'anonimato dei candidati è preservato fino al parere della commissione giudicatrice. La commissione giudicatrice può invitare i candidati a rispondere alle domande iscritte nel verbale, allo scopo di chiarire un progetto. Viene redatto il verbale integrale del dialogo che ne consegue.

4.   L'Agenzia prende quindi una decisione nella quale precisa il nome e l'indirizzo del candidato prescelto motivando la scelta in base ai criteri preventivamente indicati nel bando di concorso, in particolare se si discosta dalle proposte presentate nel parere della commissione giudicatrice.

Articolo 29

Sistema dinamico di acquisizione

1.   Il sistema dinamico di acquisizione, di cui all’articolo 1, paragrafo 6, e all’articolo 33 della direttiva 2004/18/CE, è un processo di acquisizione interamente elettronico per acquisti di uso corrente, aperto per tutta la sua durata a ogni operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e abbia presentato un'offerta indicativa rispondente al capitolato d'oneri e agli eventuali documenti complementari. Le offerte indicative possono essere migliorate in qualsiasi momento, a condizione che restino rispondenti al capitolato d'oneri.

2.   Ai fini dell'istituzione di un sistema dinamico di acquisizione, l'Agenzia pubblica un bando di gara in cui dichiara che è utilizzato un sistema dinamico di acquisizione e che contiene un riferimento all'indirizzo Internet che offre l'accesso libero, diretto e completo al capitolato d'oneri e a qualsiasi documento complementare, dalla pubblicazione del bando e fino a conclusione del sistema.

Essa precisa nel capitolato d'oneri, tra l'altro, la natura degli acquisti previsti che sono oggetto di detto sistema, nonché tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l'attrezzatura elettronica utilizzata e i dettagli pratici e le specifiche tecniche di connessione.

3.   L'Agenzia accorda a qualsivoglia operatore economico, per tutta la durata del sistema dinamico di acquisizione, la possibilità di presentare un'offerta indicativa e di essere ammesso nel sistema alle condizioni di cui al paragrafo 1. Essa porta a termine la valutazione entro quindici giorni a decorrere dalla presentazione dell'offerta indicativa. Può tuttavia prolungare il periodo di valutazione a condizione che nessun appalto sia messo in concorrenza nel frattempo.

L'Agenzia informa al più presto gli offerenti in merito alla loro ammissione nel sistema dinamico di acquisizione o al rigetto della loro offerta.

4.   Ogni appalto specifico forma oggetto di un confronto concorrenziale. Prima di procedere a detto confronto concorrenziale, l'Agenzia pubblica un bando di gara semplificato e invita tutti gli operatori economici interessati a presentare un'offerta indicativa entro un termine che non può essere inferiore a quindici giorni a decorrere dalla data di invio del bando di gara semplificato. L'Agenzia procede al confronto concorrenziale soltanto dopo aver terminato la valutazione di tutte le offerte indicative ricevute entro questo termine.

L'Agenzia invita tutti gli offerenti ammessi nel sistema a presentare un'offerta entro un termine ragionevole. Essa aggiudica l'appalto all'offerente che ha presentato l'offerta economicamente più vantaggiosa in base ai criteri di aggiudicazione enunciati nel bando di gara per l'istituzione del sistema dinamico di acquisizione. Questi criteri possono essere precisati, eventualmente, nell'invito a presentare un’offerta.

5.   La durata di un sistema dinamico di acquisizione non può superare quattro anni, tranne in casi eccezionali debitamente giustificati.

L'Agenzia non può ricorrere a tale sistema in modo da impedire, limitare o falsare la concorrenza.

Nessun costo procedurale può essere posto a carico degli operatori economici interessati o dei partecipanti al sistema.

Articolo 30

Dialogo competitivo

1.   Nel caso di appalti particolarmente complessi, qualora ritenga che il ricorso diretto alla procedura aperta o le vigenti disposizioni che disciplinano la procedura ristretta non permettano l'aggiudicazione dell'appalto all'offerta economicamente più vantaggiosa, l'Agenzia può avvalersi del dialogo competitivo di cui all'articolo 29 della direttiva 2004/18/CE.

Un appalto è ritenuto «particolarmente complesso» qualora l'Agenzia non sia oggettivamente in grado di definire i mezzi tecnici atti a soddisfare le sue necessità o i suoi obiettivi o di specificare l'impostazione giuridica o finanziaria del progetto.

2.   L'Agenzia pubblica un bando di gara in cui rende note le sue necessità ed esigenze, definendole nel bando stesso e/o in un documento descrittivo.

3.   L'Agenzia avvia con i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all'articolo 42 un dialogo finalizzato all'individuazione e alla definizione dei mezzi più idonei a soddisfare le sue necessità.

Durante il dialogo l'Agenzia garantisce la parità di trattamento di tutti gli offerenti e la riservatezza delle soluzioni proposte o di altre informazioni comunicate da un candidato partecipante al dialogo, a meno che questi ne autorizzi la divulgazione.

L'Agenzia può prevedere che la procedura si svolga in fasi successive in modo da ridurre il numero di soluzioni da discutere durante la fase del dialogo applicando i criteri di aggiudicazione precisati nel bando di gara o nel documento descrittivo, laddove questa possibilità sia prevista nel bando di gara o nel documento descrittivo.

4.   Dopo aver informato i partecipanti della conclusione del dialogo, l'Agenzia li invita a presentare le loro offerte finali in base alla soluzione o alle soluzioni presentate e specificate nella fase del dialogo. Tali offerte comprendono tutti gli elementi richiesti e necessari per l'esecuzione del progetto.

Su richiesta dell'Agenzia, le offerte possono essere chiarite, precisate e perfezionate, purché ciò non abbia l'effetto di modificare gli elementi fondamentali dell'offerta o dei documenti di gara la cui variazione rischi di falsare la concorrenza o di avere un effetto discriminatorio.

A richiesta dell'Agenzia, l'offerente che risulta aver presentato l'offerta economicamente più vantaggiosa può essere indotto a precisare gli aspetti della sua offerta o a confermare gli impegni in essa figuranti, a condizione che ciò non abbia l'effetto di modificare elementi fondamentali dell'offerta o dei documenti di gara, falsare la concorrenza o comportare discriminazioni.

5.   L'Agenzia può prevedere premi o pagamenti ai partecipanti al dialogo.

Articolo 31

Ricorso ad una procedura negoziata senza pubblicazione preventiva di un bando di gara

1.   L'Agenzia può ricorrere ad una procedura negoziata senza pubblicazione preventiva di un bando di gara, qualunque sia il valore stimato dell'appalto, nei casi seguenti:

a)

qualora nessuna offerta o nessuna offerta adeguata o nessuna candidatura sia stata presentata in risposta a una procedura aperta o ristretta, previa chiusura della procedura iniziale, sempre che non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell'appalto precisate nei documenti di gara di cui all'articolo 37;

b)

qualora, a causa di motivi di natura tecnica o artistica oppure per ragioni attinenti alla tutela di diritti d'esclusiva, l'appalto possa venire affidato unicamente a un operatore economico determinato;

c)

nella misura strettamente necessaria, qualora, per motivi di estrema urgenza determinata da avvenimenti imprevedibili e non imputabili all'Agenzia per gli appalti soggetti alla direttiva 2004/18/CE, non possano essere osservati i termini richiesti per le altre procedure di cui agli articoli 48, 49 e 50;

d)

qualora un appalto di servizi faccia seguito a un concorso e, secondo le norme pertinenti nella fattispecie, debba venire aggiudicato al vincitore o ad uno dei vincitori del concorso; in quest'ultimo caso tutti i vincitori devono essere invitati a partecipare alle trattative;

e)

per i servizi e lavori complementari non figuranti nel progetto inizialmente preso in considerazione né nel contratto iniziale, ma che sono divenuti necessari, a seguito di una circostanza imprevista, all'esecuzione del servizio o dell'opera, alle condizioni di cui al paragrafo 2;

f)

per nuovi servizi o lavori consistenti nella ripetizione di servizi o opere similari già affidati all'operatore economico aggiudicatario dell'appalto iniziale dall'Agenzia, a condizione che tali servizi o lavori siano conformi a un progetto di base e che tale progetto sia stato oggetto di un primo appalto aggiudicato secondo la procedura aperta o ristretta, alle condizioni di cui al paragrafo 3;

g)

per appalti di forniture:

i)

per consegne complementari destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all'ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l'Agenzia ad acquistare materiale di tecnica differente, l'impiego o la manutenzione del quale comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate; la durata di tali contratti non può superare i tre anni;

ii)

per i prodotti fabbricati meramente a scopo di ricerca, di sperimentazione, di studio o di sviluppo, ad esclusione delle prove destinate ad accertare la redditività del prodotto o la produzione in quantità sufficiente a coprire i costi di ricerca e di messa a punto;

iii)

per forniture quotate e acquistate presso una borsa di materie prime;

iv)

per acquisti a condizioni particolarmente convenienti presso un fornitore che cessi definitivamente l'attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o procedura analoga prevista nel diritto nazionale;

h)

per gli appalti immobiliari, previa indagine del mercato locale;

i)

per gli appalti di servizi legali ai sensi dell’allegato IIB della direttiva 2004/18/CE, a condizione che tali appalti siano oggetto di una pubblicità adeguata;

j)

per gli appalti dichiarati segreti dall'Agenzia o per appalti la cui esecuzione deve essere accompagnata da speciali misure di sicurezza secondo le disposizioni amministrative vigenti o quando ciò è necessario ai fini della tutela di interessi essenziali dell'Agenzia, di uno o più Stati membri partecipanti o dell'Unione;

k)

per gli appalti di valore pari o inferiore a 60 000 EUR;

l)

per gli appalti concernenti servizi di ricerca e sviluppo non contemplati dalla direttiva 2004/18/CE;

m)

per gli appalti non contemplati dalla direttiva 2004/18/CE diversi da quelli elencati altrove nel presente paragrafo, qualora sia stato pubblicato un invito a manifestare interesse;

n)

qualora un appalto possa essere aggiudicato soltanto ad un determinato operatore economico, per motivi inerenti ad importanti investimenti preliminari concernenti materiale o tecnologie di difesa, specifiche attrezzature di difesa altrimenti non ottenibili o al fine di garantire la sicurezza dell'approvvigionamento di materiale o tecnologie di difesa ovvero in considerazione della necessità di sviluppare ulteriormente una tecnologia di difesa innovativa messa a punto da detto operatore;

o)

qualora la Commissione europea o un'altra organizzazione o entità europea o internazionale abbia concluso un accordo con un determinato operatore economico nel settore della ricerca in materia di sicurezza e sia opportuno aggiudicare un contratto di ricerca relativo alla difesa allo stesso operatore economico;

p)

per gli appalti relativi alla difesa da aggiudicare nel quadro di un programma o progetto gestito in cooperazione con un'altra organizzazione internazionale.

2.   Per i servizi e lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera e), nei casi seguenti l'Agenzia può ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preventiva di un bando di gara a condizione che l'attribuzione sia fatta al contraente che esegue tale appalto:

a)

qualora tali appalti complementari non possano venire separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall'appalto principale senza recare gravi inconvenienti all'Agenzia; oppure

b)

qualora tali appalti, pur essendo separabili dall'esecuzione dell'appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento.

Ad esclusione degli appalti relativi alla difesa, il valore cumulato degli appalti complementari non può superare il 50 % dell'importo dell'appalto iniziale.

3.   Nelle fattispecie di cui al paragrafo 1, lettera f), la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata è indicata sin da quando la prima operazione è stata aperta alla concorrenza e l'importo totale previsto per la prosecuzione dei lavori o della prestazione dei servizi è preso in considerazione per il calcolo delle soglie di cui all'articolo 36. Il ricorso a questa procedura è limitato al triennio successivo alla conclusione dell'appalto iniziale.

Articolo 32

Ricorso ad una procedura negoziata con pubblicazione preventiva di un bando di gara

1.   L'Agenzia può ricorrere a una procedura negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, qualunque sia il valore stimato dell'appalto, nei casi seguenti:

a)

in caso di offerte irregolari o inaccettabili, secondo i criteri di selezione o di aggiudicazione, presentate in risposta a una procedura aperta o ristretta o ad un dialogo competitivo già conclusi, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell'appalto precisate nei documenti di gara di cui all'articolo 37 e fatta salva l’applicazione del paragrafo 2;

b)

in casi eccezionali, qualora si tratti di lavori, forniture o servizi la cui natura o elementi incerti non consentano all’offerente di stabilire preliminarmente il prezzo globale;

c)

qualora la natura dei servizi da fornire, in particolare nel caso dei servizi finanziari e delle prestazioni di natura intellettuale, renda impossibile stabilire specifiche d'appalto con sufficiente precisione perché l'appalto possa essere aggiudicato selezionando l'offerta migliore secondo le disposizioni che disciplinano la procedura aperta o la procedura ristretta;

d)

per gli appalti di lavori, quando i lavori sono realizzati unicamente a scopo di ricerca, sperimentazione o sviluppo e non per assicurare una redditività o il recupero dei costi di ricerca e di sviluppo;

e)

per gli appalti di servizi di cui all'allegato IIB della direttiva 2004/18/CE, salvo il disposto dell'articolo 31, paragrafo 1, lettere i) e j);

f)

salvo il disposto dell'articolo 31, paragrafo 1, per gli appalti relativi alla difesa, qualora non sia stato pubblicato l'invito a manifestare interesse né l'avviso di preinformazione.

2.   Nelle fattispecie di cui al paragrafo 1, lettera a), l'Agenzia può non pubblicare un bando di gara se include nella procedura negoziata tutti, e soltanto, gli offerenti che soddisfano i criteri di selezione e che, nella procedura precedente, hanno presentato offerte conformi ai requisiti formali della procedura di aggiudicazione.

Articolo 33

Inviti a manifestare interesse

1.   L'invito a manifestare interesse costituisce un tipo di preselezione dei candidati che saranno invitati a presentare offerte in occasione di future procedure ristrette per appalti di valore superiore a 60 000 EUR, salvo il disposto degli articoli 31 o 32. L'invito a manifestare interesse costituisce altresì, salvo il disposto degli articoli 31 o 32, un tipo di preselezione dei candidati che saranno invitati a presentare offerte in occasione di future procedure per appalti relativi alla difesa, a prescindere dall'importo dell'appalto e qualunque sia la procedura, ristretta o negoziata, cui è fatto ricorso.

2.   L'elenco risultante da un invito a manifestare interesse è valido non oltre i tre anni dalla data di spedizione all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee del bando di cui all'articolo 22, paragrafo 1, lettera a), o di pubblicazione del medesimo sul sito web dell'Agenzia. Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell'elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo. Detto elenco può essere diviso in sottocategorie in base al tipo di appalti per i quali l'elenco è valido.

3.   Nel caso di un appalto specifico, l'Agenzia invita a depositare un'offerta tutti i candidati iscritti nell'elenco oppure taluni di essi, basandosi su criteri di selezione oggettivi e non discriminatori propri dell'appalto in oggetto.

Articolo 34

Appalti di valore limitato

1.   Gli appalti di valore pari o inferiore a 60 000 EUR nel bilancio di esercizio e di valore inferiore a 137 000 EUR nel bilancio operativo possono essere oggetto di una procedura negoziata con consultazione di almeno cinque candidati, salvo il disposto degli articoli 31 o 32.

Se, previa consultazione dei candidati, l'Agenzia riceve una sola offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l'appalto può essere aggiudicato a condizione che siano soddisfatti i criteri di attribuzione.

2.   Gli appalti di valore pari o inferiore a 25 000 EUR nel bilancio di esercizio e di valore inferiore a 60 000 EUR nel bilancio operativo possono essere oggetto di una procedura negoziata con almeno tre candidati.

3.   Gli appalti di valore pari o inferiore a 3 500 EUR nel bilancio di esercizio e di valore inferiore a 5 000 EUR nel bilancio operativo possono essere oggetto di un'unica offerta.

4.   I pagamenti effettuati per spese d’importo pari o inferiore a 200 EUR possono consistere nel semplice rimborso delle fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.

Articolo 35

Soglie per gli avvisi di preinformazione

Le soglie per la pubblicazione di un avviso di preinformazione sono fissate come segue:

a)

750 000 EUR per gli appalti di forniture e di servizi di cui all'allegato IIA della direttiva 2004/18/CE;

b)

5 278 000 EUR per gli appalti di lavori.

Articolo 36

Soglie applicabili alle procedure previste dalla direttiva 2004/18/CE

Le soglie di cui all'articolo 5 sono fissate come segue:

a)

137 000 EUR per gli appalti di forniture e di servizi di cui all'allegato IIA della direttiva 2004/18/CE, esclusi gli appalti di ricerca e di sviluppo elencati nella categoria 8 dello stesso allegato;

b)

211 000 EUR per gli appalti di servizi di cui all'allegato IIB della direttiva 2004/18/CE e per gli appalti concernenti servizi di ricerca e sviluppo elencati nella categoria 8 dell'allegato IIA della citata direttiva;

c)

5 278 000 EUR per gli appalti di lavori.

Articolo 37

Documenti della gara d'appalto

1.   I documenti della gara d'appalto comportano almeno quanto segue:

a)

l’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo secondo la procedura di cui all’articolo 30;

b)

il relativo capitolato d'oneri, al quale è allegato il capitolato delle condizioni generali applicabili agli appalti o, nel caso del dialogo competitivo di cui all'articolo 30, un documento descrittivo delle necessità ed esigenze dell'Agenzia, o l'indicazione dell'indirizzo Internet al quale detto capitolato d'oneri o documento possono essere consultati;

c)

il modello del contratto.

I documenti della gara d'appalto contengono un riferimento alle misure di pubblicità adottate a norma degli articoli da 21 a 24.

2.   L'invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo precisa almeno:

a)

le modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in particolare la data e l'ora limite, l'eventuale obbligo di rispondere compilando un modulo tipo, i documenti da allegare, compresi i documenti attestanti la capacità economica, finanziaria, professionale e tecnica di cui all'articolo 42, se non sono precisati nel bando di gara, e l'indirizzo al quale devono essere trasmessi;

b)

che la presentazione di un'offerta costituisce accettazione del capitolato d'oneri e del capitolato delle condizioni generali di cui al paragrafo 1 al quale si riferisce e che tale presentazione vincola l'offerente durante l'esecuzione del contratto, qualora ne divenga l'aggiudicatario;

c)

il periodo di validità delle offerte, durante il quale l'offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni della sua offerta;

d)

il divieto di qualsiasi contatto tra l'Agenzia e l'offerente nel corso della procedura, salvo a titolo eccezionale, e in precise condizioni di visita, quando sia prevista una visita sul posto;

e)

in caso di dialogo competitivo, la data prevista e l’indirizzo per l’inizio della fase di consultazione.

3.   Il capitolato d'oneri precisa almeno quanto segue:

a)

i criteri d'esclusione e di selezione per l'appalto, tranne che nella procedura ristretta, anche in seguito a dialogo competitivo, e nelle procedure negoziate con pubblicazione preliminare di un avviso di cui all'articolo 32; in questi casi, i criteri figurano soltanto nel bando di gara o nell'invito a manifestare interesse;

b)

i criteri di aggiudicazione dell’appalto e la loro ponderazione relativa oppure, eventualmente, l'ordine decrescente d’importanza di tali criteri, se non figurano nel bando di gara;

c)

le specifiche tecniche di cui all'articolo 38;

d)

le esigenze minime che le varianti devono rispettare nelle procedure d'attribuzione all'offerta economicamente più vantaggiosa di cui all'articolo 45, paragrafo 2, qualora l'Agenzia abbia specificato nel bando di gara che tali varianti sono ammesse;

e)

che si applica la decisione dei rappresentanti dei governi degli Stati membri dell’Unione europea, riuniti in sede di Consiglio, del 10 novembre 2004, relativa ai privilegi e alle immunità accordati all'Agenzia europea per la difesa e al suo personale, integrata dal protocollo addizionale fra il Regno del Belgio e l'Agenzia;

f)

le modalità di prova in materia di accesso agli appalti, a norma dell'articolo 41;

g)

nei sistemi dinamici d'acquisizione di cui all'articolo 29, la natura degli acquisti previsti, nonché tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, il dispositivo elettronico utilizzato e le modalità e specifiche tecniche di collegamento.

4.   Il modello del contratto precisa in particolare quanto segue:

a)

le penali previste in caso d'inosservanza delle clausole del contratto;

b)

le diciture che devono figurare sulle fatture o sui documenti giustificativi a sostegno;

c)

la legge applicabile al contratto e la giurisdizione competente in caso di controversie.

5.   L'Agenzia può esigere informazioni sulle parti dell'appalto che l'offerente intende subappaltare a terzi e sull'identità dei subappaltatori.

6.   All’atto della trasmissione delle specifiche tecniche agli operatori economici interessati, della selezione degli operatori economici e dell'aggiudicazione degli appalti, l'Agenzia può imporre requisiti per tutelare la natura riservata o classificata delle informazioni che trasmette.

7.   Fatte salve le disposizioni relative agli obblighi in materia di pubblicità sugli appalti aggiudicati e di informazione dei candidati e degli offerenti, l'Agenzia non rivela informazioni comunicate dagli operatori economici e da essi considerate riservate; tali informazioni comprendono, in particolare, segreti tecnici o commerciali, nonché gli aspetti riservati delle offerte o delle domande di partecipazione. Le informazioni classificate che sono scambiate tra l'Agenzia e i candidati o gli offerenti sono usate, trasmesse, custodite, trattate e salvaguardate in conformità della decisione 2001/264/CE del Consiglio, del 19 marzo 2001, che adotta le norme di sicurezza del Consiglio (3).

Articolo 38

Specifiche tecniche

1.   Le specifiche tecniche devono consentire parità d'accesso a tutti i candidati e gli offerenti e non comportare la creazione di ostacoli ingiustificati all'apertura degli appalti alla concorrenza. Le specifiche definiscono le caratteristiche necessarie di un prodotto, di un servizio, di un materiale o di un'opera rispetto all'uso cui sono destinati dall'Agenzia.

2.   Le caratteristiche di cui al paragrafo 1 includono:

a)

i livelli di qualità;

b)

l'efficacia ambientale;

c)

ogniqualvolta ciò sia possibile, i criteri di accessibilità per le persone con disabilità o una progettazione per tutti gli utilizzatori;

d)

i livelli e le procedure di valutazione della conformità;

e)

l'idoneità all'uso;

f)

la sicurezza o le dimensioni, compresi le prescrizioni relative alle forniture per la denominazione commerciale e le istruzioni per l'uso e, per tutti gli appalti, la terminologia, i simboli, le prove e i metodi di prova, l'imballaggio, il marchio e l'etichettatura, le procedure e i metodi di produzione;

g)

per gli appalti di lavori, le procedure di certificazione della qualità, nonché le norme di concezione e di calcolo delle opere, le condizioni di prova, di controllo e di collaudo dei lavori, le tecniche o metodi di costruzione e tutte le altre condizioni di carattere tecnico che l'Agenzia può prescrivere, mediante normativa particolare o generale, per quanto riguarda i lavori terminati ed i materiali o elementi costitutivi.

3.   Le specifiche tecniche sono definite come segue:

a)

in riferimento a norme europee, ad accordi tecnici europei, a specifiche tecniche comuni, quando esistono, a norme internazionali o ad altri materiali tecnici di riferimento elaborati dagli organismi europei di normalizzazione o, se non esistono, agli equivalenti nazionali; ogni riferimento è accompagnato dalla dicitura «o equivalente»; oppure

b)

in termini di prestazioni o di requisiti funzionali che possono includere le caratteristiche ambientali e devono essere sufficientemente precisi da consentire agli offerenti di determinare l'oggetto dell'appalto e all'Agenzia di aggiudicare l'appalto; oppure

c)

combinando i due metodi.

4.   Quando l'Agenzia si avvale della possibilità di riferirsi alle specifiche di cui al paragrafo 3, lettera a), non può respingere un'offerta in quanto non conforme a dette specifiche se l'offerente o il candidato prova in modo ritenuto soddisfacente dall'Agenzia, con ogni mezzo adeguato, che l'offerta risulta conforme in modo equivalente alle condizioni prescritte.

Può costituire un mezzo adeguato la documentazione tecnica del fabbricante o una relazione sulle prove eseguite da un organismo riconosciuto.

5.   Quando l'Agenzia si avvale della possibilità prevista al paragrafo 3, lettera b), di prescrivere specifiche in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, non può respingere un'offerta conforme ad una norma nazionale che recepisce una norma europea, ad un accordo tecnico europeo, ad una specifica tecnica comune, ad una norma internazionale o ad altri referenziali tecnici elaborati dagli organismi europei di normalizzazione, se queste specifiche sono riferite alle prestazioni o ai requisiti funzionali richiesti.

L'offerente è tenuto a provare in modo ritenuto soddisfacente dall'Agenzia e con ogni mezzo adeguato che l'offerta ottempera alle prestazioni o ai requisiti funzionali richiesti dall'Agenzia. Può costituire un mezzo adeguato la documentazione tecnica del fabbricante o una relazione sulle prove eseguite da un organismo riconosciuto.

6.   L'Agenzia, quando prescrive caratteristiche ambientali in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, può utilizzare le specifiche dettagliate o, all'occorrenza, parti di queste, quali sono definite dalle ecoetichettature europee, multinazionali o nazionali, o da qualsiasi altra ecoetichettatura, purché:

a)

le specifiche utilizzate siano adatte per definire le caratteristiche delle forniture o delle prestazioni formanti oggetto dell'appalto;

b)

i requisiti del marchio siano elaborati in base a informazioni scientifiche;

c)

le ecoetichettature siano adottate mediante un processo al quale possano partecipare tutte le parti interessate, quali gli enti governativi, i consumatori, i produttori, i distributori e le organizzazioni ambientali;

d)

le ecoetichettature siano accessibili a tutte le parti interessate.

L'Agenzia può precisare che i prodotti o servizi muniti di ecoetichettatura sono presunti conformi alle specifiche tecniche definite nel capitolato d'oneri. L'Agenzia accetta ogni altro mezzo adeguato di prova, quale la documentazione tecnica del fabbricante o una relazione sul collaudo effettuato da un organismo riconosciuto.

7.   Per «organismo riconosciuto» ai fini dei paragrafi 4, 5 e 6 si intende un laboratorio di prova e di calibratura o un organismo di ispezione e di certificazione conforme alle norme europee applicabili.

8.   Salvo casi eccezionali debitamente giustificati dall'oggetto dell'appalto, le specifiche non possono menzionare una fabbricazione o provenienza determinata o ottenuta mediante un particolare procedimento, né far riferimento a un marchio, a un brevetto, a un tipo, a un'origine o a una produzione specifica che potrebbero favorire o eliminare alcuni prodotti o operatori economici. Nei casi in cui è impossibile fornire una definizione sufficientemente precisa ed intelligibile dell'oggetto dell'appalto, la dicitura o il riferimento sono accompagnati dai termini «o equivalente».

Articolo 39

Revisione dei prezzi

1.   I documenti della gara d'appalto stabiliscono se l'offerta deve essere presentata a prezzi fermi e non rivedibili.

2.   In caso contrario, stabiliscono le condizioni e/o le formule secondo le quali il prezzo può essere rivisto nel corso dell'esecuzione dell'appalto. In tal caso l'Agenzia tiene conto in particolare:

a)

della natura dell'appalto e della congiuntura economica nella quale sarà eseguito;

b)

della natura e della durata dei compiti e dell'appalto;

c)

dei propri interessi finanziari.

Articolo 40

Sanzioni amministrative e finanziarie

1.   Fatta salva l'applicazione delle sanzioni contrattuali, i candidati o offerenti e i contraenti che si siano resi colpevoli di false dichiarazioni o che siano stati dichiarati gravemente inadempienti nell'esecuzione delle loro obbligazioni contrattuali nell'ambito di un precedente appalto sono esclusi dagli appalti finanziati dal bilancio generale dell'Agenzia per un periodo massimo di due anni a partire dall'accertamento dell'inadempienza, confermata previo contraddittorio con il contraente.

Tale periodo può essere portato a tre anni in caso di recidiva nei cinque anni che seguono la prima inadempienza.

Agli offerenti o candidati che si sono resi colpevoli di false dichiarazioni sono inoltre inflitte sanzioni pecuniarie tra il 2 e il 10 % del valore totale dell'appalto in corso di aggiudicazione.

Ai contraenti dichiarati gravemente inadempienti nell'esecuzione delle loro obbligazioni contrattuali sono inflitte sanzioni pecuniarie tra il 2 e il 10 % del valore totale del contratto in questione.

Tale percentuale può essere portata dal 4 fino al 20 % in caso di recidiva nei cinque anni che seguono la prima inadempienza.

2.   Nei casi di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettere a), c) e d), i candidati o offerenti sono esclusi da tutti gli appalti per un periodo di due anni al massimo a partire dall'accertamento dell'inadempienza, confermata previo contraddittorio con il contraente.

Nei casi di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettere b) ed e), i candidati o offerenti sono esclusi dagli appalti per un periodo minimo di un anno e massimo di quattro anni dalla data della notifica della sentenza.

Questi periodi possono essere portati a cinque anni in caso di recidiva nei cinque anni che seguono la prima inadempienza o la prima sentenza.

3.   La disposizione dell'articolo 9, paragrafo 1, lettera e), riguarda le fattispecie seguenti:

a)

frode di cui all'articolo 1 della convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee, stabilita dall'atto del Consiglio del 26 luglio 1995 (4);

b)

corruzione di cui all'articolo 3 della convenzione relativa alla lotta contro la corruzione che coinvolge funzionari delle Comunità europee o funzionari degli Stati membri dell'Unione europea, stabilita con atto del Consiglio del 26 maggio 1997 (5);

c)

partecipazione ad un'organizzazione criminale ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 1, dell'azione comune 98/733/GAI del Consiglio, del 21 dicembre 1998, relativa alla punibilità della partecipazione ad un'organizzazione criminale negli Stati membri dell'Unione europea (6);

d)

riciclaggio di capitali ai sensi dell'articolo 1 della direttiva 91/308/CEE del Consiglio, del 10 giugno 1991, relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite (7).

Articolo 41

Mezzi di prova

1.   Come prova sufficiente che il candidato o l'offerente al quale intende aggiudicare l'appalto non si trova in nessuna delle situazioni di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettere a), b) o e), l'Agenzia accetta un estratto recente del casellario giudiziario o, in mancanza di questo, un documento equivalente rilasciato di recente da un'autorità giudiziaria o amministrativa dello Stato d'origine o di provenienza, dal quale risulti che i requisiti sono soddisfatti. L'Agenzia accetta come prova sufficiente che il candidato o l'offerente non si trova nella situazione di cui all'articolo 9, paragrafo 1, lettera d), un certificato recente rilasciato dall'autorità competente del paese interessato.

Se lo Stato membro interessato non rilascia il documento o certificato di cui al primo comma, e per gli altri casi di esclusione di cui all’articolo 9, lo si può sostituire con una dichiarazione giurata o, in mancanza di questa, con una dichiarazione solenne pronunciata dall’interessato dinanzi a un’autorità giudiziaria o amministrativa, a un notaio o ad un organismo professionale qualificato dello Stato di origine o di provenienza.

2.   Per appalti di valore inferiore a 60 000 EUR nel bilancio di esercizio e di valore inferiore a 137 000 EUR nel bilancio operativo, l'Agenzia, in base all'analisi dei rischi effettuata dall'ordinatore competente, può chiedere ai candidati o offerenti di presentare soltanto una dichiarazione sull'onore che non si trovano in una delle situazioni di cui agli articoli 9 e 10.

Nel caso di un raggruppamento, indipendentemente dall'importo del contratto, l'Agenzia può accettare che soltanto il capofila del raggruppamento fornisca i documenti di cui al precedente paragrafo 1, purché il capofila risponda in solido con tutti gli altri membri del raggruppamento durante la procedura di aggiudicazione dell'appalto e l'eventuale esecuzione del contratto, e a condizione inoltre che gli altri membri del raggruppamento forniscano all'Agenzia una dichiarazione sull'onore che non si trovano in una delle situazioni di cui agli articoli 9 e 10.

3.   Secondo la legislazione nazionale del paese in cui risiede il candidato o l'offerente, i documenti enumerati al paragrafo 1 riguardano le persone giuridiche e/o le persone fisiche, compresi, qualora l'Agenzia lo ritenga necessario, i dirigenti aziendali o qualsiasi persona avente poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del candidato o dell'offerente.

4.   Qualora l'Agenzia ritenga che i candidati o offerenti potrebbero trovarsi in una situazione di esclusione, può rivolgersi essa stessa alle autorità competenti di cui al precedente paragrafo 1, per ottenere le informazioni che ritenga necessarie a tale riguardo.

5.   L'Agenzia può esentare un candidato o offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 1 se lo ha già presentato ai fini di un’altra procedura di appalto, purché i documenti non siano stati emessi da più di un anno e siano ancora validi.

In questo caso, il candidato o l'offerente dichiara sull’onore che il mezzo di prova è già stato presentato per una precedente procedura d’appalto e conferma che la sua situazione non è cambiata.

6.   Gli offerenti indicano lo Stato in cui hanno la sede o sono domiciliati, presentando le prove richieste in materia secondo la rispettiva legge nazionale.

Articolo 42

Criteri di selezione

1.   L'Agenzia stabilisce criteri di selezione chiari e non discriminatori.

2.   I criteri di selezione sono applicati a tutte le procedure di aggiudicazione degli appalti al fine di valutare la capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale del candidato o dell'offerente.

L’Agenzia può stabilire livelli minimi di capacità, il che comporta che sono esclusi dalla selezione i candidati che si situano al di sotto di tali livelli.

3.   Gli offerenti o i candidati possono essere invitati a documentare secondo il diritto nazionale pertinente l'autorizzazione ad eseguire l'appalto: iscrizione al registro del commercio o all'ordine professionale o dichiarazione giurata o certificato, appartenenza ad un'organizzazione specifica, autorizzazione espressa, iscrizione al registro IVA.

4.   L'Agenzia precisa, nel bando di gara o nell'invito a manifestare interesse o nell'invito a presentare offerte, i riferimenti da utilizzare a prova dello status giuridico e della capacità giuridica degli offerenti o dei candidati.

5.   Il contenuto delle informazioni chieste dall'Agenzia a prova della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale del candidato o dell'offerente ed i livelli minimi di capacità richiesti ai sensi del paragrafo 2 non possono esulare dall'oggetto dell'appalto e tengono conto dei legittimi interessi degli operatori economici, in particolare per quanto riguarda la protezione dei segreti tecnici e commerciali dell'impresa.

6.   Per gli appalti di valore inferiore o pari a 60 000 EUR nel bilancio di esercizio e di valore inferiore o pari a 137 000 nel bilancio operativo, l'Agenzia, in base all'analisi dei rischi effettuata dall'ordinatore competente, può scegliere di non chiedere ai candidati o offerenti di presentare documenti giustificativi della loro capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale. In questo caso, non potrà essere effettuato nessun pagamento anticipato o intermedio.

7.   L'Agenzia, tenuto conto dei requisiti specifici per la corretta esecuzione di un appalto, può chiedere le seguenti informazioni supplementari in relazione ai candidati o offerenti ed ai loro eventuali subappaltatori: un nullaosta di sicurezza valido per gli impianti disponibile al livello appropriato, nonché un nullaosta di sicurezza per le persone che parteciperanno all'esecuzione dell'appalto, informazioni sulla loro base tecnologica o industriale nell'ambito del territorio degli Stati membri partecipanti. Tali requisiti sono indicati nel bando di gara o nell'invito a manifestare interesse o nell'invito a presentare offerte.

8.   Per gli appalti relativi alla difesa l'Agenzia può incoraggiare, su base trasparente e non discriminatoria, raggruppamenti composti da operatori economici che soddisfano alle condizioni di cui all'articolo 7, paragrafo 2, e promuovere principi simili a quelli enunciati nel codice di buone pratiche nella catena di approvvigionamento al fine di incrementare la competitività ed offrire opportunità eque a tutti i fornitori, incluse le piccole e medie imprese (PMI) nell'ambito della catena di fornitura. Il riferimento a principi analoghi a quelli contenuti nel codice di buone pratiche nella catena di approvvigionamento dell'Agenzia può essere inserito nel bando di gara o nell'invito a manifestare interesse o nell'invito a presentare offerte.

Articolo 43

Capacità economica e finanziaria

1.   La capacità finanziaria ed economica può essere comprovata in particolare da uno o più dei seguenti documenti:

a)

dichiarazioni pertinenti di banche o prova di un'assicurazione dei rischi professionali;

b)

presentazione dei bilanci o di estratti dei bilanci di almeno gli ultimi due esercizi chiusi, nei casi in cui la pubblicazione dei bilanci è prescritta dalla legislazione sulle società del paese in cui è stabilito l'operatore economico;

c)

una dichiarazione sul fatturato globale e sul fatturato dei lavori, forniture o servizi ai quali si riferisce l'appalto, realizzati almeno nel corso degli ultimi tre esercizi disponibili.

2.   Se, per un motivo eccezionale che l'Agenzia ritiene giustificato, non è in grado di produrre i riferimenti chiesti, l'offerente o il candidato è autorizzato a provare la propria capacità economica e finanziaria con qualsiasi mezzo giudicato idoneo dall'Agenzia.

3.   Un operatore economico può, se del caso e per un appalto determinato, fare valere le capacità di altri organismi, indipendentemente dalla natura giuridica dei legami esistenti tra sé e tali organismi. Egli deve in tal caso provare all'Agenzia che disporrà dei mezzi necessari per l'esecuzione dell'appalto, ad esempio presentando l'impegno di tali organismi a metterli a sua disposizione.

Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici di cui all'articolo 7, paragrafo 2, può far valere le capacità di membri del raggruppamento o di altri organismi.

Articolo 44

Capacità tecnica e professionale

1.   La capacità tecnica e professionale degli operatori economici è valutata e verificata a norma dei paragrafi 2 e 3. Nelle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici che hanno per oggetto forniture che necessitano di lavori di posa o di installazione, prestazione di servizi e/o esecuzione di lavori, tale capacità è valutata in particolare con riferimento alla loro competenza, alla loro efficienza, alla loro esperienza e alla loro affidabilità.

2.   La capacità tecnica e professionale del fornitore o dell'imprenditore e/o dei suoi dirigenti può essere documentata, a seconda della natura, della quantità o dell'importanza e della destinazione delle forniture, dei servizi da prestare o dei lavori da eseguire, grazie ai documenti seguenti:

a)

titoli di studio e professionali del fornitore o dell'imprenditore e/o dei suoi dirigenti e, in particolare, dei responsabili della prestazione o della direzione dei lavori;

b)

un elenco di quanto segue:

i)

principali servizi e forniture effettuati nel corso degli ultimi tre anni, con indicazione di importo, data e destinatario, pubblico o privato;

ii)

lavori eseguiti nel corso degli ultimi cinque anni, con indicazione di importo, data e luogo; l'elenco dei lavori più importanti è accompagnato da certificati attestanti la corretta esecuzione secondo le norme del mestiere e regolarmente portati a termine;

c)

descrizione dell'equipaggiamento tecnico, dell'attrezzatura e del materiale usati dal fornitore o dall'imprenditore per eseguire l'appalto di servizi o di lavori;

d)

descrizione dell'equipaggiamento tecnico e delle misure adottate per garantire la qualità delle forniture e dei servizi, nonché degli strumenti di studio e di ricerca del fornitore o dell'imprenditore;

e)

indicazione dei tecnici o degli organi tecnici, che facciano o no parte integrante del fornitore o dell'imprenditore, e più particolarmente di quelli responsabili del controllo della qualità;

f)

per quanto riguarda le forniture: campioni, descrizioni e/o fotografie la cui autenticità sia certificata da istituti o servizi ufficiali incaricati del controllo della qualità, di riconosciuta competenza, i quali attestino la conformità dei prodotti alle specifiche o alle norme in vigore;

g)

dichiarazione indicante l'organico medio annuo del fornitore o dell'imprenditore e il numero dei dirigenti, con riferimento agli ultimi tre anni;

h)

indicazione della quota dell'appalto che il fornitore o l'imprenditore intendono eventualmente subappaltare;

i)

per gli appalti pubblici di lavori e di servizi e unicamente nei casi appropriati, indicazione delle misure di gestione ambientale che l'operatore economico potrà applicare durante la realizzazione dell'appalto.

Se il destinatario dei servizi e forniture di cui alla lettera b), punto i), è l'Agenzia, gli operatori economici forniscono la prova di detti servizi e forniture sotto forma di certificati rilasciati o vistati dall'autorità competente.

3.   Qualora i servizi o i prodotti da fornire siano di natura complessa o, eccezionalmente, siano richiesti per una finalità particolare, la capacità tecnica e professionale può essere documentata mediante una verifica eseguita dall'Agenzia o, per suo conto, da un organismo ufficiale competente del paese in cui il fornitore o l'imprenditore è stabilito, purché tale organismo acconsenta; la verifica verte sulle capacità tecniche e le capacità di produzione del fornitore o dell'imprenditore e, se necessario, sugli strumenti di studio e di ricerca di cui essi dispongono, nonché sulle misure che adottano per controllare la qualità.

4.   Qualora richieda la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l'ottemperanza dell'operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, l'Agenzia fa riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulle serie di norme europee in materia e certificati da organismi conformi alle serie delle norme europee relative alla certificazione.

5.   Qualora richieda la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l'ottemperanza dell'operatore economico a determinate norme di gestione ambientale, l'Agenzia fa riferimento al sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS) previsto dal regolamento (CE) n. 761/2001 del Parlamento Europeo e del Consiglio (8) o a norme di gestione ambientale fondate sulle norme pertinenti a livello europeo o internazionale e certificate da organismi conformi al diritto comunitario o alle norme pertinenti a livello europeo o internazionale in materia di certificazione. L'Agenzia riconosce i certificati equipollenti rilasciati da organismi aventi sede in altri Stati membri. Essa ammette anche altre prove relative a misure equivalenti di gestione ambientale presentate dagli operatori economici.

6.   Il fornitore o l'imprenditore può, se del caso e per un appalto determinato, fare valere le capacità di altri organismi, indipendentemente dalla natura giuridica dei legami esistenti tra sé e tali organismi. In tal caso egli prova all'Agenzia che disporrà dei mezzi necessari per l'esecuzione dell'appalto, ad esempio presentando l'impegno di tali organismi a metterli a sua disposizione.

Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici di cui all'articolo 7, paragrafo 2, può far valere le capacità di membri del raggruppamento o di altri organismi.

Articolo 45

Modalità e criteri di attribuzione

1.   Fatto salvo l'articolo 10, l'attribuzione di un appalto è possibile secondo due modalità:

a)

per aggiudicazione, nel qual caso l'appalto è attribuito all'offerta regolare e conforme che presenta il prezzo più basso;

b)

per attribuzione all'offerta economicamente più vantaggiosa.

2.   L'offerta economicamente più vantaggiosa è quella che presenta la migliore relazione tra la qualità ed il prezzo, tenuto conto di criteri giustificati dall'oggetto dell'appalto quali il prezzo proposto, il valore tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, il costo d'utilizzazione, la redditività, il termine d'esecuzione o di consegna, l'assistenza alla clientela e l'assistenza tecnica.

3.   L'Agenzia precisa la ponderazione assegnata a ciascun criterio scelto per determinare l'offerta economicamente più vantaggiosa nel bando di gara o nel capitolato d'oneri o nel documento descrittivo. Tale ponderazione può essere indicata mediante una forcella di valori che preveda un adeguato scarto massimale.

La ponderazione del criterio del prezzo rispetto agli altri criteri non deve far sì che il criterio del prezzo sia neutralizzato nella scelta dell'aggiudicatario dell'appalto, fatte salve le tabelle fissate dall’Agenzia per la remunerazione di determinati servizi, come per esempio quelli prestati da esperti valutatori.

Se, in casi eccezionali, la ponderazione non è tecnicamente possibile, in particolare a causa dell'oggetto dell'appalto, l'Agenzia precisa soltanto l'ordine decrescente d'importanza nell'applicazione dei criteri.

4.   Per appalti relativi alla difesa, il criterio fondamentale per la selezione dell'aggiudicatario sarà la soluzione economicamente più vantaggiosa per la specifica esigenza, tenendo conto tra l'altro di fattori quali costi (acquisizione e ciclo di vita), conformità tecnica, garanzia della qualità e calendario di consegna, nonché, ove opportuno, sicurezza dell'approvvigionamento e impostazione proposta per la selezione delle fonti di approvvigionamento tenuto conto dei principi del codice di buone prassi nella catena di approvvigionamento.

Articolo 46

Ricorso alle aste elettroniche

1.   Nelle procedure aperte, ristrette o negoziate nel caso di cui all'articolo 32, paragrafo 1, lettera a), l'Agenzia può decidere che l'aggiudicazione di un appalto pubblico sia preceduta da un'asta elettronica di cui all'articolo 54 della direttiva 2004/18/CE, quando le specifiche dell'appalto possono essere fissate in maniera precisa.

Alle stesse condizioni, può ricorrere all'asta elettronica in occasione del rilancio del confronto competitivo fra le parti di un accordo quadro, di cui all'articolo 20, e dell'indizione di gare per appalti da aggiudicare nell'ambito del sistema dinamico di acquisizione di cui all'articolo 29.

L'asta elettronica riguarda unicamente i prezzi, quando l'appalto viene aggiudicato al prezzo più basso, oppure i prezzi e/o il valore degli elementi delle offerte indicati nel capitolato d'oneri, quando l'appalto è aggiudicato all'offerta economicamente più vantaggiosa.

2.   Qualora l'Agenzia decida di ricorrere a un'asta elettronica lo indica nel bando di gara.

Il capitolato d'oneri comporta, tra l'altro, le seguenti informazioni:

a)

gli elementi il cui valore formerà oggetto dell'asta elettronica, purché tali elementi siano quantificabili in modo da essere indicati in cifre o in percentuali;

b)

i limiti eventuali dei valori che potranno essere presentati, quali risultano dalle specifiche dell'oggetto dell'appalto;

c)

le informazioni che saranno messe a disposizione degli offerenti nel corso dell'asta elettronica e, se del caso, il momento in cui saranno messe a loro disposizione;

d)

le informazioni pertinenti sullo svolgimento dell'asta elettronica;

e)

le condizioni alle quali gli offerenti potranno rilanciare e, in particolare, gli scarti minimi eventualmente richiesti per il rilancio;

f)

le informazioni pertinenti sul dispositivo elettronico utilizzato e sulle modalità e specifiche tecniche di collegamento.

3.   Prima di procedere all'asta elettronica, l'Agenzia effettua una valutazione iniziale completa delle offerte conformemente ai criteri di aggiudicazione stabiliti e alla relativa ponderazione.

Tutti gli offerenti che hanno presentato offerte ammissibili sono invitati simultaneamente, per via elettronica, a presentare nuovi prezzi e/o nuovi valori. L’invito contiene ogni informazione pertinente per il collegamento individuale al dispositivo elettronico utilizzato e precisa la data e l'ora d’inizio dell'asta elettronica. L'asta elettronica può svolgersi in più fasi successive e non può aver inizio prima di due giorni lavorativi a decorrere dalla data di invio degli inviti.

4.   Quando l'aggiudicazione avviene in base al criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa, l'invito è corredato del risultato della valutazione completa dell'offerta presentata dall'offerente in questione, effettuata conformemente alla ponderazione di cui all'articolo 45, paragrafo 3, primo comma.

L'invito precisa altresì la formula matematica che determinerà, nel corso dell'asta elettronica, le riclassificazioni automatiche in funzione dei nuovi prezzi e/o dei nuovi valori presentati. Questa formula integra la ponderazione di tutti i criteri stabiliti per determinare l'offerta economicamente più vantaggiosa, quale è indicata nel bando di gara o nel capitolato d'oneri. A tale scopo, le eventuali forcelle devono essere precedentemente espresse con un valore determinato.

Qualora siano autorizzate le varianti, per ciascuna variante deve essere fornita una formula separata.

5.   Nel corso di ogni fase dell'asta elettronica, l'Agenzia comunica in tempo reale a tutti gli offerenti almeno le informazioni che consentono loro di conoscere in ogni momento la rispettiva classificazione. L'Agenzia può anche comunicare altre informazioni riguardanti altri prezzi o altri valori presentati, purché ciò sia previsto nel capitolato d'oneri. Inoltre, essa può annunciare, in qualsiasi momento, il numero di partecipanti alla fase dell'asta. Tuttavia, in nessun caso l'Agenzia può rendere nota l'identità degli offerenti durante lo svolgimento delle fasi dell'asta elettronica.

6.   L'Agenzia dichiara conclusa l'asta elettronica secondo una o più delle seguenti modalità:

a)

l'Agenzia indica nell'invito a partecipare all'asta la data e l'ora preventivamente fissate;

b)

quando l'Agenzia non riceve più nuovi prezzi o nuovi valori che rispondono alle esigenze degli scarti minimi. In questo caso, l'Agenzia precisa nell'invito a partecipare all'asta il termine che rispetterà a partire dalla ricezione dell'ultima proposta prima di dichiarare conclusa l'asta elettronica;

c)

quando è stato raggiunto il numero di fasi dell'asta stabilito nell'invito a partecipare.

Se l'Agenzia decide di dichiarare conclusa l'asta elettronica ai sensi della lettera c), eventualmente in combinazione con le modalità di cui alla lettera b), l'invito a partecipare all'asta indica il calendario di ogni fase di quest’ultima.

7.   Dopo aver dichiarato conclusa l'asta elettronica, l'Agenzia aggiudica l'appalto ai sensi dell'articolo 45, in funzione dei risultati dell'asta elettronica stessa.

L'Agenzia non può ricorrere alle aste elettroniche abusivamente o in modo tale da impedire, limitare o distorcere la concorrenza o in modo da modificare l'oggetto dell'appalto, quale sottoposto a indizione di gara mediante la pubblicazione del bando di gara e quale definito nel capitolato d'oneri.

Articolo 47

Offerte anormalmente basse

1.   Se, per un determinato appalto, talune offerte appaiono anormalmente basse, l'Agenzia, prima di respingere tali offerte in base a quest'unica motivazione, richiede per iscritto le precisazioni ritenute pertinenti in merito agli elementi costitutivi dell'offerta e verifica, con il ricorso al contraddittorio, detti elementi costitutivi tenendo conto di tutte le spiegazioni ricevute. Tali precisazioni possono riguardare, in particolare, il rispetto delle disposizioni relative alla protezione e alle condizioni di lavoro in vigore nel luogo in cui deve essere effettuata la prestazione.

L'Agenzia può in particolare prendere in considerazione spiegazioni riguardanti quanto segue:

a)

l'economia del processo di fabbricazione, del metodo di prestazione del servizio o del procedimento di costruzione;

b)

le soluzioni tecniche adottate o le condizioni eccezionalmente favorevoli di cui dispone l'offerente;

c)

l'originalità dell'offerta presentata.

2.   Se l'Agenzia constata che un'offerta è anormalmente bassa in conseguenza dell'ottenimento di un aiuto di Stato, può respingere tale offerta per quest'unico motivo soltanto se l'offerente non è in grado di dimostrare, entro un congruo termine fissato dall'Agenzia, che l'aiuto è stato concesso in modo definitivo e secondo le procedure e le decisioni precisate nella disciplina comunitaria in materia di aiuti di Stato.

Articolo 48

Termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione

1.   I termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione, fissati in giorni di calendario dall'Agenzia, sono sufficientemente lunghi per consentire agli interessati un termine ragionevole e congruo per preparare e depositare le loro offerte, tenendo conto in particolare della complessità dell'appalto o della necessità di un sopralluogo o della consultazione sul posto di documenti allegati al capitolato d'oneri.

2.   Nelle procedure aperte per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all'articolo 36, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di cinquantadue giorni dalla data d’invio del bando di gara.

3.   Nelle procedure ristrette, inclusi i casi di ricorso al dialogo competitivo di cui all'articolo 30, e nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all'articolo 36, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di trentasette giorni dalla data d’invio del bando di gara.

Nelle procedure ristrette per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all'articolo 36, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di quaranta giorni dalla data d’invio dell'invito a presentare offerte.

Tuttavia, nelle procedure ristrette e nelle procedure negoziate dopo un invito a manifestare interesse di cui all'articolo 33, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di ventun giorni dalla data d’invio dell'invito a presentare offerte.

4.   Quando, a norma dell'articolo 21, paragrafo 2, l'Agenzia ha trasmesso a fini di pubblicazione un avviso di preinformazione o ha essa stessa pubblicato un avviso di preinformazione sul suo profilo di committente, il termine minimo per la ricezione delle offerte può essere di norma ridotto a trentasei giorni, ma non è mai inferiore a ventidue giorni dalla data di trasmissione del bando di gara o dell'invito a presentare offerte.

La riduzione del termine di cui al primo comma è possibile soltanto se l’avviso di preinformazione risponde alle seguenti condizioni:

a)

comprende tutte le informazioni richieste nel bando di gara, purché tali informazioni siano disponibili al momento della pubblicazione dell'avviso;

b)

è stato inviato per la pubblicazione non meno di cinquantadue giorni e non oltre dodici mesi prima della data di invio del bando di gara.

5.   I termini per la ricezione delle offerte possono essere ridotti di cinque giorni se, alla data di pubblicazione del bando di gara o dell’invito a manifestare interesse, tutti i documenti di gara sono liberamente e direttamente accessibili per via elettronica.

Articolo 49

Termine per l'accesso ai documenti della gara d'appalto

1.   Purché tempestivamente richiesti entro il termine di presentazione delle offerte, i capitolati d'oneri o i documenti descrittivi nella procedura di cui all'articolo 30 e i documenti complementari sono inviati a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d'oneri o manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare un'offerta entro i sei giorni di calendario che seguono la ricezione della richiesta, fatte salve le disposizioni del paragrafo 4. L'Agenzia non è tenuta a rispondere alle richieste di documenti presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.

2.   Purché tempestivamente richiesti entro il termine di presentazione delle offerte o delle domande di partecipazione, le informazioni complementari relative alla gara d'appalto o all'invito a presentare domande di partecipazione sono fornite simultaneamente a tutti gli operatori economici che hanno manifestato interesse a partecipare alla procedura entro i sei giorni che precedono il termine pertinente o, qualora la richiesta di informazioni sia pervenuta meno di otto giorni di calendario prima del termine, al più presto dopo la ricezione della richiesta. L'Agenzia non è tenuta a rispondere alle richieste di informazioni complementari presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine pertinente.

3.   Quando, per qualunque motivo, i capitolati d'oneri e i documenti o le informazioni complementari non possono essere forniti entro i termini fissati ai paragrafi 1 e 2 o quando le offerte possono essere presentate soltanto previo sopralluogo o previa consultazione sul posto di documenti allegati al capitolato d'oneri, i termini di ricezione delle offerte di cui all'articolo 48 sono prorogati affinché tutti gli operatori economici possano prendere conoscenza di tutte le informazioni necessarie per la formulazione delle offerte. La proroga è oggetto di una pubblicità appropriata secondo gli articoli da 21 a 24.

4.   Nella procedura aperta, compresi i sistemi dinamici d'acquisizione di cui all'articolo 29 qualora vi sia accesso libero, diretto e completo per via elettronica all'intera gara d'appalto e ai documenti complementari, il paragrafo 1 non si applica. Il bando di gara di cui all'articolo 21, paragrafo 3, indica l'indirizzo del sito Internet sul quale è possibile consultare tali documenti.

In tal caso, anche gli eventuali documenti e informazioni complementari sono accessibili liberamente, completamente e direttamente non appena forniti a tutti gli operatori economici che hanno chiesto i capitolati d'oneri o manifestato interesse a presentare un'offerta.

Articolo 50

Termini in caso d'urgenza

1.   Qualora l'urgenza, debitamente motivata, renda impossibile il rispetto dei termini minimi previsti nell'articolo 48, paragrafo 3, per le procedure ristrette e per le procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara nonché per la procedura negoziata senza pubblicazione per appalti relativi alla difesa, l'Agenzia può fissare, in giorni di calendario, i seguenti termini:

a)

per la ricezione delle domande di partecipazione, un termine non inferiore a quindici giorni dalla data di trasmissione del bando di gara o a dieci giorni se il bando è trasmesso all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità Europee per via elettronica;

b)

per la ricezione delle offerte, un termine non inferiore a dieci giorni dalla data dell'invito a presentare offerte.

2.   Nell’ambito delle procedure ristrette e delle procedure negoziate accelerate, le informazioni complementari sul capitolato d’oneri sono comunicate a tutti i candidati o offerenti almeno quattro giorni di calendario prima del termine stabilito per la ricezione delle offerte, purché tali informazioni siano state richieste tempestivamente.

Articolo 51

Modalità di comunicazione

1.   Le modalità di presentazione delle offerte e delle domande di partecipazione sono stabilite dall’Agenzia, che può scegliere un metodo unico di presentazione. Le offerte e le domande di partecipazione possono essere inviate per posta o per via elettronica. Le domande di partecipazione possono essere inviate anche via fax. Le domande inviate via fax o per posta elettronica sono confermate con lettera inviata prima della scadenza dei termini di cui all'articolo 48.

I mezzi di comunicazione prescelti hanno carattere non discriminatorio e non possono avere l’effetto di limitare l'accesso degli operatori economici alla procedura di aggiudicazione.

I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:

a)

che ogni offerta contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;

b)

che sia tutelata l'integrità dei dati;

c)

che sia salvaguardata la riservatezza delle offerte e che l'Agenzia non prenda visione del contenuto delle offerte prima della scadenza del termine previsto per la loro presentazione.

L'Agenzia può esigere che le offerte presentate per via elettronica possano effettuarsi solo utilizzando una firma elettronica avanzata ai sensi della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (9).

2.   Quando l'Agenzia autorizza la presentazione delle offerte e domande di partecipazione per via elettronica, gli strumenti da utilizzare e le relative caratteristiche tecniche devono essere di carattere non discriminatorio, comunemente disponibili e compatibili con i prodotti delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione generalmente in uso. Le informazioni riguardanti le specifiche necessarie per la presentazione delle offerte e delle domande di partecipazione, ivi compresa la cifratura, sono a disposizione degli offerenti o candidati.

Inoltre, i dispositivi di ricezione elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione sono conformi ai requisiti indicati nell'allegato X della direttiva 2004/18/CE.

3.   Quando la presentazione avviene per posta, i candidati o offerenti possono scegliere di presentare le domande di partecipazione o le offerte:

a)

per raccomandata, nel qual caso si fa riferimento alla data effettiva di ricevimento della raccomandata (in orario d'ufficio) da parte dell'Agenzia; o

b)

mediante deposito presso gli uffici dell'Agenzia direttamente ad opera del candidato o offerente o tramite qualsiasi mandatario dell'offerente, compresi i servizi di corriere, nel qual caso l'Agenzia precisa a quale servizio devono essere consegnate le richieste di partecipazione o le offerte, contro ricevuta datata e firmata, e che si fa riferimento alla data effettiva di ricevimento (in orario d'ufficio) da parte dell'Agenzia.

4.   Per salvaguardare la segretezza ed evitare qualunque difficoltà se le offerte sono inviate per posta, nel bando di gara figura la precisazione seguente:

«L'offerta deve essere presentata in doppia busta chiusa. Oltre all'indicazione del servizio destinatario che figura nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura 'Bando di gara — Non deve essere aperto dal servizio postale interno'. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, queste devono essere chiuse mediante strisce adesive trasversalmente alle quali dovrà essere apposta la firma del mittente.»

Articolo 52

Apertura delle offerte e domande di partecipazione

1.   Sono aperte tutte le domande di partecipazione e le offerte che hanno rispettato le disposizioni di cui all'articolo 51, paragrafi 1 e 2.

2.   Per gli appalti eccedenti i 60 000 EUR, l'ordinatore competente nomina una commissione d'apertura delle offerte.

La commissione d'apertura comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative dell'Agenzia, senza rapporto gerarchico tra loro. Almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore competente. Tali persone evitano qualsiasi situazione di conflitto di interessi.

3.   Se le domande di partecipazione o le offerte sono presentate per posta o corriere espresso o sono consegnate a mano, uno o più membri della commissione d'apertura siglano i documenti che provano la data e l'ora di ricezione di ogni offerta.

Siglano inoltre secondo una delle seguenti modalità:

a)

su ciascuna pagina di ciascuna offerta;

b)

per ogni offerta, sulla pagina di copertina e sulle pagine dell'offerta finanziaria, garantendo l'integrità dell'offerta originale mediante qualsiasi tecnica appropriata applicata da un servizio indipendente dal servizio ordinatore.

In caso di attribuzione per aggiudicazione, a norma dell'articolo 45, paragrafo 1, lettera a), vengono proclamati i prezzi indicati nelle offerte conformi.

I membri della commissione firmano il verbale d'apertura delle offerte ricevute, il quale indica le offerte conformi e le offerte non conformi e motiva le esclusioni dovute alla non conformità alle modalità di presentazione di cui all'articolo 51.

Articolo 53

Comitato di valutazione delle offerte e domande di partecipazione

1.   Tutte le domande di partecipazione e le offerte dichiarate conformi sono valutate e classificate da un comitato di valutazione, costituito per ciascuna delle due fasi in base ai criteri rispettivamente di esclusione e di selezione, da un lato, e ai criteri di aggiudicazione, dall’altro, annunciati preliminarmente.

Il comitato di valutazione è nominato dall'ordinatore competente con il compito di emettere un parere consultivo per gli appalti d'importo superiore alla soglia di cui all'articolo 34, paragrafo 2.

2.   Il comitato di valutazione comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative dell'Agenzia, senza rapporto gerarchico tra loro. Almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore competente. Tali persone evitano qualsiasi situazione di conflitto di interessi. La composizione di detto comitato può essere identica a quella della commissione d'apertura delle offerte.

Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell'ordinatore competente. L'ordinatore competente assicura che tali esperti non si trovino in situazione di conflitto di interessi.

3.   Le domande di partecipazione e le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nella documentazione del bando di gara o che non corrispondono agli specifici requisiti che vi sono stabiliti sono eliminate.

Tuttavia, il comitato di valutazione o l'Agenzia può invitare il candidato o l'offerente a completare o chiarire i documenti giustificativi presentati relativi ai criteri d'esclusione e di selezione, entro un termine da essi impartito.

4.   In caso di offerte anormalmente basse, di cui all'articolo 47, il comitato di valutazione chiede le opportune precisazioni sulla composizione dell'offerta.

Articolo 54

Articolo 296 del trattato che istituisce la Comunità europea

Le presenti disposizioni finanziarie lasciano impregiudicate le misure esistenti adottate dagli Stati membri a norma dell'articolo 296 del trattato che istituisce la Comunità europea o degli articoli 10 e 14 della direttiva 2004/18/CE.

CAPO 3

NORME RELATIVE A CONTRIBUTI FINANZIARI A TITOLO DEL BILANCIO OPERATIVO

Articolo 55

Campo di applicazione

1.   L'Agenzia è autorizzata a contribuire, con il suo bilancio operativo, a progetti intesi a favorire la realizzazione di un obiettivo che rientri nel programma di lavoro annuale dell'Agenzia, sviluppati e cofinanziati da enti pubblici o privati degli Stati membri partecipanti o in cooperazione con le altre istituzioni europee o con organizzazioni internazionali.

2.   Il comitato direttivo stabilisce l'importo del bilancio operativo da destinare a contributi finanziari. Un progetto può dar luogo alla concessione di un unico contributo finanziario dell'Agenzia.

3.   I contributi finanziari dell'Agenzia sono oggetto di una convenzione scritta con il beneficiario.

4.   I contributi finanziari sono concessi in seguito a inviti a presentare proposte nei casi in cui la Commissione europea o un'altra organizzazione o entità europea o internazionale abbia concluso una convenzione con un determinato operatore economico nel settore della ricerca in materia di sicurezza e sia opportuno che l'Agenzia conceda un contributo finanziario allo stesso operatore economico.

5.   Un contributo finanziario può essere concesso per un progetto già avviato solo se il richiedente può provare la necessità di avviare il progetto prima della firma della convenzione. In tal caso, le spese ammissibili al finanziamento non possono essere state sostenute prima della data della presentazione della domanda di contributo finanziario, tranne in casi eccezionali debitamente giustificati. Sono esclusi contributi finanziari retroattivi per progetti già conclusi.

6.   I contributi finanziari non possono finanziare la totalità dei costi del progetto. Il progetto deve comportare il cofinanziamento. Il beneficiario giustifica l'importo dei cofinanziamenti ricevuti sia in risorse proprie sia sotto forma di trasferimenti finanziari forniti da terzi. L'ordinatore competente può accettare cofinanziamenti in natura, in casi eccezionali debitamente giustificati. In tal caso, l'entità di detti contributi non deve superare le spese realmente sostenute e debitamente giustificate da documenti contabili.

7.   Il contributo finanziario non può avere come obiettivo o effetto entrate eccedenti i costi del progetto in questione al momento in cui viene presentata la domanda di pagamento del saldo del contributo finanziario per un progetto.

8.   Le seguenti disposizioni si applicano, mutatis mutandis, alla procedura per la concessione di un contributo finanziario e per la firma della convenzione con il beneficiario: l'articolo 2, paragrafo 1, gli articoli 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 e 53, laddove il regime da applicare ai contributi finanziari è, ove applicabile, il regime per gli appalti relativi alla difesa.

Articolo 56

Valutazione delle proposte

1.   Le proposte sono valutate, in base ai criteri di selezione e di aggiudicazione annunciati preliminarmente nell'invito a presentare proposte, da un comitato di valutazione appositamente costituito, al fine di determinare quali proposte possono essere finanziate.

2.   I criteri di selezione sono pubblicati nell'invito a presentare proposte e sono tali da permettere di valutare la capacità finanziaria e operativa del richiedente di realizzare il progetto proposto. Il richiedente deve disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo di realizzazione del progetto o l'esercizio per il quale è concesso il contributo finanziario e partecipare al suo finanziamento. Il richiedente deve disporre delle competenze e qualificazioni professionali richieste per realizzare il progetto proposto.

3.   I criteri d'attribuzione sono tali da consentire la concessione di contributi finanziari a progetti che contribuiscono sensibilmente all'efficacia globale del programma di lavoro annuale dell'Agenzia da essi attuato. Tali criteri sono definiti in modo da garantire anche la buona gestione dei fondi dell'Agenzia e da rendere possibile la successiva effettuazione di una valutazione.

4.   Al termine della sua valutazione, l'ordinatore competente, sulla base della valutazione effettuata, sceglie il beneficiario e stabilisce il contributo finanziario.

Articolo 57

Contenuto degli inviti a presentare proposte

1.   Gli inviti a presentare proposte precisano quanto segue:

a)

gli obiettivi perseguiti;

b)

i criteri d'ammissibilità, di selezione e d'attribuzione e i documenti giustificativi pertinenti;

c)

le modalità del finanziamento da parte dell'Agenzia;

d)

le modalità e il termine finale di presentazione delle proposte e la data possibile d'inizio dei progetti, nonché la data prevista per la chiusura della procedura d'attribuzione.

2.   Gli inviti a presentare proposte sono pubblicati nel sito Internet dell'Agenzia europea per la difesa e, eventualmente, su qualsiasi altro supporto, compresa la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per garantire la più ampia pubblicità presso i potenziali beneficiari.

Articolo 58

Domande di contributi finanziari

1.   Le domande sono presentate nella forma specificata e secondo i criteri definiti nell'invito a presentare proposte.

2.   La domanda consente di provare l'esistenza giuridica del richiedente e la sua capacità finanziaria ed operativa a realizzare il progetto proposto. A tale scopo l'ordinatore chiede un'attestazione sull'onore dei beneficiari potenziali. Sono acclusi alla domanda anche il conto di gestione, il bilancio finanziario dell'ultimo esercizio chiuso e qualsiasi altro documento giustificativo richiesto nell'invito a presentare proposte, in base all'analisi dei rischi di gestione effettuata dall'ordinatore competente.

3.   Il bilancio del progetto o il bilancio di funzionamento accluso alla domanda deve essere in pareggio e deve indicare chiaramente le spese ammissibili al finanziamento a carico del bilancio dell'Agenzia.

4.   Per i contributi finanziari superiori a 25 000 EUR, la domanda è accompagnata da una relazione di revisione contabile esterna fornita da un revisore dei conti autorizzato. La relazione certifica i conti dell'ultimo esercizio disponibile e dà una valutazione sulla validità finanziaria del richiedente. Le disposizioni del primo comma si applicano soltanto alla prima domanda presentata dallo stesso beneficiario presso un ordinatore nel corso di uno stesso esercizio finanziario. L'ordinatore competente può, in base alla propria analisi dei rischi di gestione, esonerare da quest'obbligo gli enti pubblici e le istituzioni europee o le organizzazioni internazionali.

5.   Il richiedente indica le altre fonti e importi dei finanziamenti di cui beneficia o chiede di beneficiare nel corso dello stesso esercizio per lo stesso progetto o per altri progetti e a titolo delle sue attività correnti.

Articolo 59

Contenuto della convenzione sui contributi finanziari

La convenzione sui contributi finanziari precisa in particolare quanto segue:

a)

l'oggetto;

b)

il beneficiario;

c)

la durata, e precisamente:

i)

la data d'entrata in vigore e di scadenza;

ii)

la data d'inizio e la durata del progetto;

d)

l'importo massimo del contributo finanziario;

e)

la descrizione particolareggiata del prodotto;

f)

le condizioni generali applicabili a tutte le convenzioni dello stesso tipo, che includono in particolare i diritti di proprietà intellettuale, la precisazione della legge applicabile alla convenzione, la giurisdizione competente in caso di controversia e l'accettazione da parte del beneficiario dei controlli dell'Agenzia europea per la difesa e dei suoi revisori, nonché delle norme di pubblicità a posteriori di cui all'articolo 3;

g)

il contributo finanziario stimato e il dettaglio dei costi ammissibili del progetto;

h)

il ritmo di liquidazione dei pagamenti, tenuto conto dei rischi finanziari connessi, la durata e lo stato di avanzamento del progetto e i costi sostenuti dal beneficiario;

i)

le responsabilità del beneficiario, in particolare per quanto attiene alla sana gestione finanziaria ed alla presentazione di relazioni finanziarie e d'attività;

j)

le modalità e i termini d'approvazione di queste relazioni e di pagamento da parte dell'Agenzia europea per la difesa;

k)

disposizioni che prevedono per l'Agenzia europea per la difesa e i suoi revisori poteri di controllo sui documenti e sui locali di tutti gli appaltatori e subappaltatori che hanno ricevuto i fondi dell'Agenzia.

Articolo 60

Giustificativi delle domande di pagamento

1.   Per ogni contributo finanziario, in caso di frazionamento del finanziamento, ogni nuovo versamento è subordinato all'impiego del prefinanziamento precedente in misura almeno pari al 70 % dell'importo totale. La domanda di un nuovo pagamento deve essere accompagnata dalla nota delle spese sostenute dal beneficiario.

2.   Il beneficiario autocertifica che le informazioni figuranti nelle domande di pagamento sono complete, affidabili e veritiere. Certifica altresì che le spese sostenute possono essere considerate ammissibili conformemente alla convenzione sui contributi finanziari e che le domande di pagamento sono giustificate da documenti giustificativi adeguati che possono essere oggetto di controllo.

3.   Una revisione contabile esterna degli stati finanziari e dei conti soggiacenti eseguita da un revisore dei conti autorizzato può essere chiesta a sostegno di qualsiasi pagamento dall'ordinatore competente, in base ad un'analisi dei rischi di gestione. La relazione di revisione contabile è unita alla domanda di pagamento nel caso di un contributo finanziario di un progetto o un contributo finanziario di funzionamento. Essa mira a certificare che le spese dichiarate dal beneficiario negli stati finanziari sulle quali si basa la domanda di pagamento sono reali, esatte e ammissibili conformemente alla convenzione sui contributi finanziari.

In base alla propria analisi dei rischi, l'ordinatore competente può altresì esonerare dall'obbligo di una revisione contabile esterna gli enti pubblici e le altre istituzioni europee e le organizzazioni internazionali.

4.   L'importo del contributo finanziario diviene definitivo solo dopo che l'istituzione ha accettato le relazioni finali e i conti definitivi, senza pregiudizio dei controlli successivi.


(1)  GU L 134 del 30.4.2004, pag. 114. Direttiva modificata da ultimo dalla direttiva 2006/97/CE del Consiglio (GU L 363 del 20.12.2006, pag. 107).

(2)  GU L 340 del 16.12.2002, pag. 1.

(3)  GU L 101 dell'11.4.2001, pag. 1. Decisione modificata da ultimo dalla decisione 2007/438/CE (GU L 164 del 26.6.2007, pag. 24).

(4)  GU C 316 del 27.11.1995, pag. 48.

(5)  GU C 195 del 25.6.1997, pag. 1.

(6)  GU L 351 del 29.12.1998, pag. 1.

(7)  GU L 166 del 28.6.1991, pag. 77. Direttiva modificata dalla direttiva 2001/97/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 344 del 28.12.2001, pag. 76).

(8)  GU L 114 del 24.4.2001, pag. 1.

(9)  GU L 13 del 19.1.2000, pag. 12.


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