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Document 32009D1120(01)

Decisione del collegio 2009-8 in recepimento del regolamento finanziario applicabile a Eurojust

OJ L 306, 20.11.2009, p. 45–66 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2009/1120/oj

20.11.2009   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 306/45


DECISIONE DEL COLLEGIO 2009-8

in recepimento del regolamento finanziario applicabile a Eurojust

IL COLLEGIO DI EUROJUST,

vista la decisione del Consiglio del 28 febbraio 2002 che istituisce l’Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità (2002/187/GAI) (1), modificata dalla decisione del Consiglio (2003/659/GAI) (2), e in particolare l’articolo 37 di detta decisione,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (3), del 23 dicembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come emendato dal regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008 della Commissione (4),

considerando quanto segue:

(1)

A seguito della modifica del regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008, è necessario modificare le regole finanziarie di Eurojust, per allineare le sue disposizioni al regolamento finanziario quadro modificato.

(2)

Eurojust è dotato di personalità giuridica e ha piena responsabilità in merito alla stesura e all’attuazione del proprio bilancio.

(3)

È necessario fissare norme che disciplinino la stesura e per l’attuazione del bilancio di Eurojust, nonché norme che disciplinino la presentazione e la revisione dei conti annuali.

(4)

È altresì necessario definire i poteri e le responsabilità del collegio di Eurojust, dell’ordinatore, del contabile, dell’amministratore degli anticipi e del revisore interno.

(5)

Efficaci sistemi di controllo devono essere introdotti onde tutelare gli interessi finanziari della Comunità europea.

(6)

Poiché Eurojust è un organismo finanziato tramite una sovvenzione annuale elargita dalla Comunità, il calendario relativamente alla formulazione del bilancio, alla presentazione dei conti annuali e all’estinzione delle responsabilità deve essere uniformato alle disposizioni analoghe enunciate dal regolamento finanziario generale.

(7)

Per analoghi motivi, Eurojust dovrà osservare gli stessi obblighi imposti alle istituzioni della Comunità relativamente alla concessione di appalti pubblici e di concessioni. A questo proposito è sufficiente rimandare alle disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale.

(8)

Il regolamento finanziario deve riflettere gli specifici requisiti di Eurojust quale unità istituita a promozione della collaborazione in ambito giudiziario. Esso deve quindi tenere in piena considerazione la natura delicata delle operazioni svolte da Eurojust, particolarmente per quanto concerne le indagini e i procedimenti giudiziari.

(9)

Il regolamento finanziario modificato applicabile al bilancio di Eurojust deve essere adottato all’unanimità dal collegio, dopo l’approvazione delle modifiche da parte della Commissione.

(10)

La Commissione ha espresso parere favorevole in merito al presente regolamento, comprese la sue differenze rispetto al regolamento finanziario quadro,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Il presente regolamento specifica il principio e le norme essenziali in materia della formulazione e dell’attuazione del bilancio di Eurojust.

Articolo 2

Ai fini del presente regolamento si intende per:

1)   «decisione Eurojust»: la decisione 2002/187/GAI del Consiglio, del 28 febbraio 2002, che istituisce l’Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità, modificata dalla decisione 2003/659/GAI del Consiglio, del 18 giugno 2003;

2)   «Eurojust»: l’unità di cooperazione giudiziaria costituita mediante la decisione Eurojust come organismo dell’Unione europea;

3)   «collegio»: l’unità di cui all’articolo 10, paragrafo 1, della decisione Eurojust;

4)   «direttore amministrativo»: la persona di cui all’articolo 29 e all’articolo 36, paragrafo 1, della decisione Eurojust;

5)   «personale»: il direttore amministrativo nonché il personale di cui all’articolo 30 della decisione Eurojust;

6)   «bilancio»: il bilancio di Eurojust, così come definito nell’articolo 34 della decisione Eurojust;

7)   «autorità di bilancio»: il Parlamento europeo e il Consiglio dell’Unione europea;

8)   «regolamento finanziario generale»: il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee;

9)   «regolamento finanziario quadro»: il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002;

10)   «norme applicative per il regolamento finanziario generale»: il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, che reca norme applicative dettagliate per l’attuazione del regolamento (CE. Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità Europee (5);

11)   «norme di attuazione finanziaria per Eurojust»: le norme di attuazione per il presente regolamento finanziario;

12)   «regole finanziarie di Eurojust»: la decisione Eurojust, il presente regolamento finanziario e le norme di attuazione finanziaria per Eurojust;

13)   «statuto»: regolamenti e norme applicabili ai funzionari e alle altre persone alle dipendenze delle Comunità europee.

TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO

Articolo 3

Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio rispettano i principi dell’unità e della verità di bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, il che presuppone un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.

CAPO 1

Principio dell’unità e verità di bilancio

Articolo 4

Il bilancio è l’atto che prevede e autorizza, per ogni esercizio, le entrate e le spese stimate necessarie per l’applicazione della decisione Eurojust.

Articolo 5

Il bilancio comprende:

a)

entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni, le tasse e, senza pregiudicare quanto enunciato nell’articolo 51, l’interesse che Eurojust può ricevere per servizi supplementari ai compiti a esso affidati, nonché altre eventuali entrate;

b)

entrate in cui rientrano eventuali contributi finanziari dello Stato membro che accoglie l’organismo;

c)

una sovvenzione accordata dalle Comunità europee;

d)

entrate con destinazione specifica volte a finanziare spese specifiche secondo l’articolo 19, paragrafo 1;

e)

le spese di Eurojust, comprese le spese amministrative.

Articolo 6

1.   La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio.

2.   Nessuno stanziamento può essere iscritto nel bilancio se non corrisponde a una spesa stimata necessaria.

3.   Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio.

CAPO 2

Principio dell’annualità

Articolo 7

Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio finanziario, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

Articolo 8

1.   Il bilancio comporta stanziamenti non dissociati e, ove le esigenze operative lo giustifichino, stanziamenti dissociati. Questi ultimi danno luogo a stanziamenti d’impegno e a stanziamenti di pagamento.

2.   Gli stanziamenti d’impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio in corso.

3.   Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio in corso e/o durante gli esercizi precedenti.

4.   Gli stanziamenti amministrativi sono stanziamenti non dissociati. Le spese di funzionamento risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell’esercizio, sia in conformità degli usi locali sia perché relativi alla fornitura di materiale d’attrezzatura, sono imputate al bilancio dell’esercizio nel corso del quale sono effettuate.

Articolo 9

1.   Le entrate di Eurojust di cui all’articolo 5 sono imputate a un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell’esercizio stesso.

2.   Le entrate di Eurojust danno luogo a un importo equivalente di stanziamenti di pagamento.

3.   Gli stanziamenti assegnati al bilancio a titolo di un esercizio possono essere utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio, e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi a esercizi precedenti.

4.   Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici effettuati fino al 31 dicembre.

5.   I pagamenti sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile al più tardi il 31 dicembre dell’esercizio stesso.

Articolo 10

1.   Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell’esercizio per il quale sono stati iscritti vengono annullati.

Tuttavia, possono essere oggetto di una decisione di riporto limitato unicamente all’esercizio successivo, adottata dal collegio entro il 15 febbraio conformemente alle disposizioni dei paragrafi da 2 a 7.

2.   Gli stanziamenti relativi alle spese per il personale non possono essere oggetto di riporto.

3.   Per gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati non ancora impegnati alla fine dell’esercizio, il riporto può riguardare gli importi corrispondenti agli stanziamenti di impegno per cui è stata portata a termine entro il 31 dicembre la maggior parte delle fasi preparatorie all’atto di impegno, da definire nelle norme di attuazione finanziaria per Eurojust; tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell’anno successivo.

4.   Per gli stanziamenti di pagamento, il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni riguardanti stanziamenti d’impegno riportati, quando gli stanziamenti previsti alle rispettive linee del bilancio dell’esercizio successivo non permettono di coprire il fabbisogno. Eurojust impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.

5.   Gli stanziamenti non dissociati, corrispondenti a obblighi regolarmente assunti alla fine dell’esercizio, sono riportati di diritto solo all’esercizio successivo.

6.   Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell’esercizio N + 1 sono automaticamente annullati.

La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati.

7.   Gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo delle entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 19 sono oggetto di un riporto di diritto. Entro il 1o giugno dell’anno N + 1 Eurojust informa la Commissione relativamente all’implementazione delle entrate con destinazione specifica riportate.

Gli stanziamenti disponibili corrispondenti alle entrate con destinazione specifica riportate devono essere utilizzati in via prioritaria.

Articolo 11

I disimpegni conseguenti alla mancata esecuzione totale o parziale delle azioni alle quali gli stanziamenti sono stati destinati, che intervengono nel corso degli esercizi successivi all’esercizio per il quale gli stanziamenti sono stati impegnati, danno luogo all’annullamento degli stanziamenti corrispondenti.

Articolo 12

Gli stanziamenti che figurano in bilancio possono essere impegnati con effetto dal 1o gennaio, non appena il bilancio diventa definitivo.

Articolo 13

1.   Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti decisi dal collegio che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l’esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell’ultimo bilancio regolarmente adottato.

2.   Le spese che, come gli affitti, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo a decorrere dal 1o dicembre a un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. In questo caso, non si applica il limite di cui al paragrafo 1.

Articolo 14

1.   Se il bilancio non è adottato all’inizio dell’esercizio, alle operazioni d’impegno e di pagamento relative a spese la cui imputazione su una linea di bilancio specifica sarebbe stata possibile a titolo dell’esecuzione dell’ultimo bilancio regolarmente adottato si applicano le norme seguenti.

2.   Le operazioni d’impegno possono essere effettuate per capo entro il limite di un quarto degli stanziamenti complessivamente autorizzati per il capo in oggetto nell’esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso.

Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente per capo entro il limite di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il capo in oggetto nell’esercizio precedente.

Il limite degli stanziamenti previsti nello stato previsionale delle entrate e delle spese non può essere superato.

3.   Su richiesta del direttore amministrativo, se la continuità dell’azione di Eurojust e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il collegio può autorizzare, sia per le operazioni d’impegno che per le operazioni di pagamento, simultaneamente due o più dodicesimi provvisori oltre a quelli automaticamente disponibili a norma delle disposizioni dei paragrafi 1 e 2.

I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionati.

CAPO 3

Principio del pareggio

Articolo 15

1.   Nel bilancio entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.

2.   Gli stanziamenti di impegno non possono superare l’importo della sovvenzione comunitaria, più le entrate proprie e le altre eventuali entrate di cui all’articolo 5.

3.   Eurojust non può sottoscrivere prestiti.

4.   I fondi comunitari versati a Eurojust costituiscono, rispetto al bilancio di quest’ultimo, una sovvenzione per il pareggio del bilancio che ha il carattere di prefinanziamento ai sensi dell’articolo 81, paragrafo 1, lettera b), punto i), del regolamento finanziario generale.

5.   Eurojust applica una gestione rigorosa della tesoreria, tenendo nel debito conto le entrate con destinazione specifica, al fine di assicurare che i suoi saldi di cassa siano limitati alle necessità debitamente giustificate. Nelle sue richieste di pagamento, Eurojust presenta previsioni dettagliate e aggiornate sulle sue effettive esigenze di tesoreria nel corso dell’esercizio, comprese le informazioni sulle entrate con destinazione specifica.

Articolo 16

1.   Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell’articolo 81 è positivo, esso viene rimborsato alla Commissione a concorrenza della sovvenzione comunitaria versata nel corso dell’esercizio. La parte del saldo che supera l’importo della sovvenzione comunitaria versata nel corso dell’esercizio è iscritta nel bilancio dell’esercizio successivo fra le entrate. Eurojust trasmette, entro il 31 marzo dell’anno N, una stima del risultato di gestione dall’anno N - 1, da restituire al bilancio comunitario successivamente nel corso dell’anno N, al fine di completare le informazioni già disponibili riguardanti l’eccedenza dell’anno N - 2. La Commissione terrà nel debito conto tali informazioni al momento di valutare le necessità finanziarie di Eurojust per l’anno N + 1.

La differenza fra la sovvenzione comunitaria iscritta nel bilancio generale delle Comunità europee e quella effettivamente versata è oggetto di un annullamento.

2.   Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell’articolo 81 è negativo, esso viene iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo.

3.   Le entrate o gli stanziamenti di pagamento sono iscritti in bilancio nel corso della procedura di bilancio mediante ricorso alla procedura della lettera rettificativa e, in corso di esecuzione del bilancio, mediante bilancio rettificativo.

CAPO 4

Principio dell’unità di conto

Articolo 17

Il bilancio è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro.

Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, l’amministratore degli anticipi sono autorizzati a effettuare operazioni nelle monete nazionali alle condizioni precisate nelle norme di attuazione finanziaria per Eurojust.

CAPO 5

Principio dell’universalità

Articolo 18

L’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento, salvo quanto disposto dall’articolo 19. Le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatto salvo quanto disposto dall’articolo 21.

Articolo 19

1.   Hanno destinazione specifica le entrate che finanziano spese determinate, nella fattispecie:

a)

le entrate con una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati;

b)

le partecipazioni alle attività di Eurojust da parte degli Stati membri, dei paesi terzi o di organismi diversi ad azioni dell’organismo comunitario, a condizione che ciò sia previsto dall’accordo concluso fra Eurojust e gli Stati membri, i paesi terzi o gli organismi in questione;

c)

le entrate provenienti da terzi per forniture, prestazione di servizi o lavori effettuati su loro richiesta, fatta eccezione per i canoni e le tasse di cui all’articolo 5, lettera a);

d)

i proventi di forniture, prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore di altre istituzioni comunitarie o di altri organismi comunitari;

e)

le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate;

f)

i proventi della vendita di autoveicoli, macchinari, impianti, materiali e apparecchiature scientifiche e tecniche che vengono sostituiti o rottamati quando il valore contabile è completamente ammortizzato;

g)

l’importo delle indennità di assicurazione riscosse;

h)

le entrate provenienti da indennità locative;

i)

le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazioni e film, anche su supporto elettronico.

1 bis.   Il pertinente atto di base può anche prescrivere di destinare a spese specifiche le entrate da esso previste.

2.   Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 1, lettere da a) a d), deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell’azione o della destinazione in oggetto.

3.   Il bilancio prevede per le entrate con destinazione specifica di cui ai paragrafi 1 e 1 bis una struttura d’accoglienza e, per quanto possibile, il loro importo.

Articolo 20

1.   Il direttore amministrativo può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore di Eurojust, in particolare fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati.

2.   L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri di qualsiasi specie è soggetta all’autorizzazione del collegio, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il collegio non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.

Articolo 21

1.   Possono essere detratti dall’importo delle domande di pagamento, delle fatture o degli estratti conto, che, in questo caso, sono oggetto di un ordine di pagamento al netto:

a)

le sanzioni inflitte alle parti dei contratti di appalto o ai beneficiari di una sovvenzione;

b)

gli sconti, i ristorni e i ribassi dedotti da fatture individuali e richieste di pagamento;

c)

gli interessi prodotti dai pagamenti di prefinanziamento.

2.   I prezzi di merci, altri prodotti o prestazioni forniti a Eurojust sono iscritti in bilancio per il loro importo integrale esentasse quando comprendono oneri fiscali che sono oggetto di rimborso:

a)

da parte dello Stato membro ospite, in virtù dell’accordo in merito alla sede o sulla base di altre convenzioni pertinenti;

b)

oppure da parte di uno Stato membro o dei paesi terzi sulla base di altre convenzioni pertinenti.

Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti da Eurojust a titolo temporaneo in applicazione del primo trattino, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte dello Stato interessato.

3.   Un eventuale saldo negativo viene iscritto in quanto spesa nel bilancio.

4.   Le differenze di cambio registrate nel corso dell’esecuzione di bilancio possono essere compensate. Il risultato finale, positivo o negativo, è ripreso nel saldo dell’esercizio.

CAPO 6

Principio della specializzazione

Articolo 22

Gli stanziamenti nella loro totalità sono specificati per titolo e per capo; i capi sono suddivisi in articoli e in voci.

Articolo 23

1.   Il direttore amministrativo può procedere a storni da capitolo a capitolo e da articolo ad articolo senza limiti e da titolo a titolo fino a un massimo del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio iscritti alla linea dalla quale viene effettuato lo storno.

2.   Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore amministrativo può proporre al collegio storni di stanziamento da titolo a titolo. Il collegio dispone di tre settimane per opporsi a detti storni, trascorse le quali gli storni sono considerati adottati.

3.   Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente ai paragrafi 1 e 2 sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emerge l’esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.

4.   Il direttore amministrativo informa al più presto il collegio degli storni effettuati. Egli informa l’autorità di bilancio di tutti gli storni eseguiti a norma del paragrafo 2.

Articolo 24

1.   Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno solo le linee di bilancio per le quali il bilancio autorizza uno stanziamento o reca la menzione «per memoria» (p.m.).

2.   Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che esse mantengano la loro destinazione.

CAPO 7

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 25

1.   Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2.   Secondo il principio dell’economia, i mezzi impiegati da Eurojust per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.

3.   Per tutti i settori di attività coperti dal bilancio sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e datati. La realizzazione di tali obiettivi viene controllata mediante indicatori di prestazione definiti per ciascuna attività e le informazioni relative sono trasmesse al collegio dal direttore amministrativo. Tali informazioni vengono trasmesse ogni anno entro i più brevi termini e figurano al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto preliminare di bilancio.

4.   Per migliorare il processo di adozione delle decisioni, Eurojust procede a una valutazione regolare ex ante ed ex post dei programmi o delle azioni. Questa valutazione si applica a tutti i programmi e le attività che sono all’origine di spese consistenti; i relativi risultati vengono comunicati al collegio.

5.   Gli obiettivi e i parametri di misurazione di cui ai paragrafi 3 e 4 non sono applicabili alle attività concernenti casi.

Articolo 25 bis

1.   Il bilancio viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2.   Ai fini dell’esecuzione del bilancio, il controllo interno viene definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

a)

efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

b)

affidabilità delle relazioni che vengono redatte;

c)

salvaguardia del patrimonio e dell’informazione;

d)

prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità;

e)

adeguata gestione dei rischi inerenti alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi e della natura dei corrispondenti pagamenti.

CAPO 8

Principio della trasparenza

Articolo 26

1.   Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio della trasparenza.

2.   Una sintesi del bilancio e dei bilanci rettificativi, definitivamente adottati, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro un termine di tre mesi a decorrere dalla loro adozione.

Questa sintesi presenta le cinque principali linee di bilancio delle entrate, le cinque principali linee di bilancio delle spese del bilancio amministrativo e di funzionamento, la tabella dell’organico e una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le cifre dell’esercizio precedente.

3.   Il bilancio, compresa la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi, definitivamente adottati, nonché una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati, sono trasmessi per informazione all’autorità di bilancio, alla Corte dei conti e alla Commissione e sono pubblicati sul sito web di Eurojust entro quattro settimane dalla loro adozione.

4.   Eurojust comunica, sul proprio sito web, informazioni sui beneficiari di fondi provenienti dal proprio bilancio, compresi gli esperti nazionali assunti conformemente all’articolo 74 ter. Le informazioni pubblicate dovranno essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono fornite nel rispetto delle esigenze di riservatezza e sicurezza, in particolare della protezione dei dati personali stabilita dalla decisione Eurojust, nonché delle regole procedurali in materia di trattamento e protezione dei dati personali.

Quando le informazioni sono pubblicate soltanto in forma anonima, Eurojust su richiesta comunica al Parlamento europeo, secondo adeguate modalità, le informazioni sui beneficiari.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

CAPO 1

Formazione del bilancio

Articolo 27

1.   Il bilancio è formato conformemente alle disposizioni della decisione Eurojust.

2.   Ogni anno il direttore amministrativo redige e trasmette al collegio per sua approvazione una bozza di progetto di stato di previsione delle spese e delle entrate di Eurojust per l’esercizio successivo.

3.   Da parte sua il collegio trasmette alla Commissione un progetto di stato di previsione delle spese e delle entrate di Eurojust, e gli orientamenti generali che le giustificano, sulla base del progetto di bozza redatta dal direttore amministrativo entro il 10 febbraio di ogni anno. Il collegio provvede a trasmettere la bozza finale dello stato di previsione alla Commissione, al più tardi entro il 31 marzo.

4.   Lo stato di previsione delle spese e delle entrate di Eurojust comprende:

a)

una tabella dell’organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;

b)

in caso di variazione del numero di posti, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;

c)

una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;

d)

le informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività, nonché i nuovi obiettivi misurati mediante indicatori.

I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che comporterebbe un aumento o una diminuzione del bilancio proposto di Eurojust rispetto al suo bilancio per l’anno N.

5.   Eurojust trasmette alla Commissione e all’autorità di bilancio entro il 31 marzo di ogni anno:

a)

il suo progetto di programma di lavoro;

b)

il suo piano pluriennale aggiornato in materia di politica del personale, elaborato conformemente agli orientamenti della Commissione.

c)

le informazioni sul numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali definiti nello statuto per gli anni N-1 e N, nonché una stima per l’anno N + 1;

d)

informazioni sui contributi in natura concessi a Eurojust dallo Stato membro ospitante;

e)

una stima del saldo del risultato dell’esecuzione del bilancio a norma dell’articolo 81, per l’anno N - 1.

Nel quadro della procedura relativa all’adozione del bilancio generale, la Commissione trasmette detto stato di previsione di Eurojust all’autorità di bilancio e propone l’importo della sovvenzione destinata a Eurojust e l’organico che ritiene necessario per Eurojust. La Commissione elabora un progetto di tabella dell’organico di Eurojust nonché una stima del numero di agenti contrattuali espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti.

6.   L’autorità di bilancio adotta la tabella dell’organico di Eurojust, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell’articolo 32, paragrafo 1. La tabella dell’organico sarà pubblicata in un allegato alla sezione III — Commissione — del bilancio generale.

7.   Il bilancio e la tabella dell’organico vengono adottati dal collegio. Diventano definitivi dopo l’approvazione definitiva del bilancio generale che fissa l’importo della sovvenzione comunitaria, nonché la tabella dell’organico e vengono eventualmente adeguati di conseguenza.

Articolo 28

Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale, secondo le disposizioni della decisione Eurojust e dell’articolo 27.

CAPO 2

Struttura e presentazione del bilancio

Articolo 29

Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.

Articolo 30

Nella misura in cui ciò sia giustificato dalle attività di Eurojust, lo stato delle spese deve essere presentato secondo una nomenclatura che prevede una classificazione per destinazione. Tale nomenclatura è definita da Eurojust e distingue chiaramente stanziamenti amministrativi e operativi.

Articolo 31

Il bilancio comporta:

1)

nello stato delle entrate:

a)

le previsioni di entrate di Eurojust per l’esercizio interessato;

b)

le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio N – 2;

c)

gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;

2)

nello stato delle spese:

a)

gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio in oggetto;

b)

gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e quelle pagate nel corso dell’esercizio N – 2;

c)

uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti;

d)

gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.

Articolo 32

1.   La tabella dell’organico di cui all’articolo 27 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente messi a disposizione.

Essa costituisce, per Eurojust, un limite imperativo; nessuna nomina può essere fatta al di là di tale limite.

Il collegio può tuttavia procedere a modifiche della tabella dell’organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati, tranne per quanto riguarda i gradi AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e rispettando una doppia condizione:

a)

non incidere sul volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio completo;

b)

restare entro il limite del numero totale di posti autorizzati dalla tabella dell’organico.

2.   In deroga al paragrafo 1, secondo comma, possono essere compensati i casi di attività a orario ridotto autorizzati dall’autorità che ha il potere di nomina, conformemente allo statuto. Quando un agente chiede la revoca dell’autorizzazione prima della scadenza del periodo accordato, Eurojust adotta tempestivamente le misure atte a rispettare il limite di cui al paragrafo 1, lettera b).

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 33

Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore amministrativo, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente alle norme di attuazione finanziaria per Eurojust, sotto la propria responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti assegnati. A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità, Eurojust partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode. Tali attività non influiranno sul lavoro operativo di Eurojust, come previsto nella decisione Eurojust, e in particolare non implicheranno l’accesso o la trasmissione all’Ufficio europeo per la lotta antifrode di documenti correlati a casi.

Articolo 34

1.   Il direttore amministrativo può delegare i suoi poteri d’esecuzione del bilancio al personale di Eurojust soggetto allo «statuto», alle condizioni specificate dalle regole finanziarie di Eurojust. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.

2.   Il delegatario può sottodelegare i poteri ricevuti alle condizioni precisate nelle norme di attuazione finanziaria per Eurojust. Ogni atto di sottodelega richiede l’accordo esplicito del direttore amministrativo.

Articolo 35

1.   Qualsiasi agente finanziario quale definito al capo 2 del presente titolo e ogni altra persona partecipante all’esecuzione del bilancio, alla gestione, alla revisione contabile o al controllo, non possono adottare alcun atto d’esecuzione del bilancio in cui i propri interessi e quelli di Eurojust potrebbero essere in conflitto. Qualora ciò si verificasse, l’agente interessato è tenuto ad astenersi e a informarne l’autorità competente.

2.   Esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni della persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interesse con il beneficiario.

3.   L’autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico dell’agente in oggetto. Se quest’ultimo è il direttore amministrativo, l’autorità competente è il collegio.

Articolo 36

1.   Il bilancio è eseguito dal direttore amministrativo nei servizi posti sotto la sua autorità.

2.   Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati mediante contratto, a soggetti o organismi esterni di diritto privato, compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non implicano né attribuzioni proprie dell’autorità pubblica né l’esercizio di un potere discrezionale di valutazione.

CAPO 2

Agenti finanziari

Sezione 1 —   Principio della separazione delle funzioni

Articolo 37

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro.

Sezione 2 —   L’ordinatore

Articolo 38

1.   L’ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità.

2.   Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all’esecuzione degli stanziamenti.

3.   L’esecuzione delle entrate comporta lo stabilimento delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e l’emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

4.   L’ordinatore pone in atto norme minime stabilite dalle norme di attuazione finanziaria per Eurojust. Dette norme minime vengono formulate a loro volta sulla base di quelle fissate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno adeguati all’esecuzione dei suoi compiti, comprese eventualmente verifiche ex post.

In particolare l’ordinatore introduce, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza destinata ad assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

5.   Prima che un’operazione venga autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari vengono verificati da agenti diversi da quello che ha avviato l’operazione. L’avvio e la verifica ex ante e ex post di un’operazione sono funzioni separate.

6.   L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull’esecuzione del bilancio. Ove possibile, i dati a carattere personale contenuti nei documenti giustificativi vengono cancellati quando non sono necessari per il discarico del bilancio, per il controllo e per l’audit. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico, si applicano le regole dettagliate in materia di protezione dei dati personali, enunciate nella Decisione Eurojust, nonché le regole procedurali sul trattamento e la tutela di dati personali presso Eurojust.

Articolo 39

1.   Con avvio di un’operazione di cui all’articolo 38, paragrafo 5, si deve intendere l’insieme delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione di bilancio da parte degli ordinatori competenti di cui agli articoli 33 e 34.

2.   Per verifica ex ante di un’operazione di cui all’articolo 38, paragrafo 5, si deve intendere l’insieme dei controlli ex ante eseguiti dall’ordinatore competente al fine di verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3.   Ogni operazione è oggetto almeno di una verifica ex ante, volta in particolare ad accertare quanto segue:

a)

la regolarità della spesa e la sua conformità alle disposizioni applicabili;

b)

l’applicazione del principio di sana gestione finanziaria di cui all’articolo 25.

Ai fini della verifica a priori, l’ordinatore responsabile può considerare come un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe relative a una spesa di gestione corrente per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

Nel caso contemplato al secondo comma, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile procede a un’adeguata verifica a posteriori, conformemente al paragrafo 4.

4.   Le verifiche ex post sui documenti e, se necessario, in loco, mirano a verificare la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3. Tali verifiche possono essere organizzate a campione sulla base di un’analisi dei rischi.

5.   I funzionari o altri agenti incaricati delle verifiche di cui ai paragrafi 2 e 4 sono diversi da quelli che eseguono i compiti di cui al paragrafo 1 e non sono subordinati a questi ultimi.

6.   Ogni agente incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie deve disporre delle necessarie competenze professionali. Rispetta un codice specifico di deontologia professionale adottato da Eurojust e basato sulle norme adottate dalla Commissione per i propri servizi.

Articolo 40

1.   L’ordinatore rende conto al collegio dell’esercizio delle sue funzioni sotto forma di una relazione annuale di attività, accompagnata da informazioni finanziarie e di gestione, che confermi che le informazioni figuranti in tale relazione forniscono un’immagine fedele, salvo se diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese.

La relazione annuale di attività illustra i risultati delle sue operazioni rispetto agli obiettivi assegnatigli/le per attività non correlate a casi, i rischi associati a tali operazioni, l’utilizzo delle risorse a sua disposizione e l’efficienza ed efficacia del sistema di controllo interno. Il revisore interno ai sensi dell’articolo 71 prende nota della relazione annuale di attività, nonché degli altri elementi di informazione forniti.

2.   Ogni anno, al più tardi il 15 giugno, il collegio trasmette all’autorità di bilancio e alla Corte dei conti un’analisi e una valutazione della relazione annuale di attività relativa all’esercizio precedente. Tale analisi e valutazione sono incluse nella relazione annuale di Eurojust, secondo le disposizioni della decisione Eurojust.

Articolo 41

Quando un agente impegnato nella gestione e nel controllo finanziari delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle norme professionali che egli/ella è tenuto a rispettare una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia imposta dal suo superiore, ne informa per iscritto il direttore amministrativo e, in caso d’inerzia di quest’ultimo entro un termine ragionevole, l’istanza di cui all’articolo 47, paragrafo 4, nonché il collegio. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, informa le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.

Articolo 42

Nel caso in cui si proceda a una delega o sottodelega di poteri di esecuzione del bilancio, conformemente all’articolo 34, si applica agli ordinatori delegati o sottodelegati, mutatis mutandis, l’articolo 38, paragrafi 1, 2 e 3.

Sezione 3 —   Il contabile

Articolo 43

1.   Il collegio nomina un contabile soggetto allo statuto, che è funzionalmente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. In Eurojust, quest’ultimo è incaricato di quanto segue:

a)

provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;

b)

preparare e presentare i conti conformemente al titolo VII;

c)

provvedere alla tenuta della contabilità conformemente al titolo VII;

d)

attuare, conformemente al titolo VII, le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;

e)

definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; il contabile è abilitato a verificare il rispetto dei criteri di convalida;

f)

provvedere alla gestione della tesoreria.

2.   Il contabile ottiene dall’ordinatore, che ne garantisce l’affidabilità, tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che riproducano un’immagine fedele del patrimonio di Eurojust e dell’esecuzione del bilancio.

2 bis.   Prima della loro adozione da parte del direttore amministrativo, il contabile approva i conti, attestando in tal modo con ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria di Eurojust.

A tale scopo, il contabile si accerta che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme, dei metodi e dei sistemi contabili stabiliti e che siano state iscritte nei conti tutte le entrate e le spese.

L’ordinatore trasmette al contabile tutte le informazioni necessarie per l’esercizio delle sue funzioni.

Gli ordinatori restano pienamente responsabili dell’utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, nonché della legalità e regolarità delle spese sotto il loro controllo.

2 ter.   Il contabile ha il diritto di verificare le informazioni ricevute e di procedere a ogni altra verifica che ritenga necessaria per firmare i conti.

Il contabile esprime riserve, se necessario, illustrando nei dettagli la natura e la portata di tali riserve.

2 quater.   Il contabile di Eurojust approva i conti annuali dello stesso e li invia al contabile della Commissione.

3.   Fatto salvo il paragrafo 4 del presente articolo, nonché l’articolo 44, solamente il contabile è autorizzato a maneggiare liquidi ed equivalenti di moneta liquida. Egli/Ella è responsabile della custodia dei medesimi.

4.   Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile per l’esercizio dei suoi compiti, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a staff soggetto allo statuto, posto sotto la sua responsabilità gerarchica. Il contabile deve notificare con anticipo l’ordinatore della sua intenzione a procedere in tal senso.

5.   L’atto di delega definisce i compiti, i diritti e gli obblighi conferiti ai delegatari.

Sezione 4 —   L’amministratore degli anticipi

Articolo 44

Se ciò si rivela indispensabile in vista del pagamento di spese di importo modesto, nonché della riscossione di altre entrate di cui all’articolo 5, possono essere create casse di anticipi che vengono alimentate dal contabile e che sono sotto la responsabilità di amministratori degli anticipi designati da quest’ultimo.

L’importo massimo di ogni entrata o spesa che può essere versata dall’amministratore degli anticipi nei confronti di terzi non può superare un importo che deve essere precisato dalle norme di attuazione finanziaria per Eurojust per ogni voce di spesa o di entrata.

I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati con bonifico, compreso il sistema di incasso automatico di cui all’articolo 66, paragrafo 1 bis, con assegno o con altro mezzo di pagamento, secondo le istruzioni date dal contabile.

CAPO 3

Responsabilità degli agenti finanziari

Sezione 1 —   Disposizioni generali

Articolo 45

1.   Fatte salve eventuali misure disciplinari, l’autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati o sottodelegati.

L’ordinatore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica.

2.   Fatte salve eventuali misure disciplinari, il contabile può, in qualsiasi momento, essere sospeso dalle sue funzioni, temporaneamente o definitivamente, dal collegio.

Il collegio provvede a nominare un contabile provvisorio.

3.   Fatte salve eventuali misure disciplinari, il contabile può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, gli amministratori di anticipi dalle loro funzioni.

Articolo 46

1.   Le disposizioni del presente capo fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti di cui all’articolo 45, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari delle Comunità e sulla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari delle Comunità o degli Stati membri.

2.   Ogni ordinatore, contabile o amministratore di anticipi è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto, salvo il disposto degli articoli 47, 48 e 49. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, si adiscono le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.

Sezione 2 —   Norme applicabili all’ordinatore e agli ordinatori delegati o sottodelegati

Articolo 47

1.   L’ordinatore è responsabile sotto il profilo patrimoniale, conformemente allo statuto.

1 bis.   L’obbligo di versare compensazioni si applica in particolare se:

a)

l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua, accerta i diritti da riscuotere o emette gli ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza osservare il presente regolamento e le norme di attuazione finanziaria per Eurojust;

b)

l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua, trascura di compilare un atto che dia origine a un credito o quando trascura o ritarda l’emissione di ordini di riscossione oppure ritarda l’emissione di ordini di pagamento che possono comportare una responsabilità civile per Eurojust nei confronti di terzi.

2.   Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che una decisione di propria competenza sia inficiata d’irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria, ne informa per iscritto l’autorità delegante. Se l’autorità delegante dà istruzione, per iscritto e indicando la motivazione, all’ordinatore delegato o sottodelegato di eseguire tale decisione, quest’ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità.

3.   In caso di delega, l’ordinatore resta responsabile dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e di controllo interno istituiti e della scelta dell’ordinatore delegato.

4.   L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione conformemente all’articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale può esercitare nei confronti di Eurojust le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, a meno che il collegio decida di istituire un’istanza indipendente a livello funzionale o di partecipare a un’istanza comune istituita da diversi organismi comunitari.

Per i casi presentati da Eurojust, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione deve comprendere un membro del personale di un organismo comunitario.

Sulla base del parere di questa istanza, il direttore amministrativo decide l’avvio di una procedura disciplinare o pecuniaria. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se tale parere chiama in causa il direttore amministrativo, l’istanza lo trasmette al collegio e al revisore interno della Commissione. Il direttore amministrativo fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione annuale d’attività e indica le misure di controllo adottate.

5.   Ogni agente può essere tenuto a risarcire, in toto o in parte, il danno subito da Eurojust a causa di errori personale gravi da lui commessi nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni coerentemente con lo statuto.

La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.

Sezione 3 —   Disposizioni relative ai contabili e agli amministratori di anticipi

Articolo 48

Il contabile risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:

a)

la perdita o il deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o la responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;

b)

la modifica di conti bancari o di conti correnti postali senza preventiva notifica all’ordinatore;

c)

recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;

d)

mancato incasso di entrate dovute.

Articolo 49

L’amministratore di anticipi risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:

a)

la perdita o il deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o la responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;

b)

l’impossibilità di giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua;

c)

il pagamento a favore di un destinatario diverso dagli aventi diritto;

d)

mancato incasso di entrate dovute.

CAPO 4

Operazioni di entrate

Sezione 1 —   Disposizioni generali

Articolo 50

Eurojust presenta alla Commissione, alle condizioni e alle scadenze con essa convenute, delle richieste di pagamento della totalità o di una parte della sovvenzione comunitaria, a norma dell’articolo 15, paragrafo 5.

Articolo 51

I fondi versati a Eurojust dalla Commissione a titolo della sovvenzione producono interessi a vantaggio del bilancio generale.

Sezione 2 —   Previsione di crediti

Articolo 52

Ogni misura o situazione costitutiva di un credito di Eurojust o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell’ordinatore competente.

Sezione 3 —   Accertamento dei crediti

Articolo 53

1.   L’accertamento di un credito è l’atto dell’ordinatore o dell’ordinatore delegato avente il seguente oggetto:

a)

verifica dell’esistenza dei debiti a carico del debitore;

b)

determinazione o verifica dell’esistenza e dell’importo del debito;

c)

verifica dell’esigibilità del debito.

2.   Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, accompagnato da una nota di addebito inviata al debitore. Questi due atti sono stabiliti e inviati dall’ordinatore competente.

3.   I contratti e le convenzioni di sovvenzione conclusi da Eurojust prevedono che qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi, conformemente alle norme applicative per il regolamento finanziario generale. Le condizioni alle quali gli interessi di mora sono dovuti a Eurojust, compreso il tasso degli interessi, saranno esplicitamente indicate nei contratti e nelle convenzioni di sovvenzione.

4.   In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori.

Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono essere pertanto oggetto di un accertamento individuale.

Prima della chiusura dell’esercizio, l’ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.

Sezione 4 —   Emissione degli ordini di riscossione

Articolo 54

L’emissione dell’ordine di riscossione è l’atto con il quale l’ordinatore competente impartisce al contabile l’istruzione di recuperare un credito accertato.

Sezione 5 —   Recupero

Articolo 55

1.   Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

2.   Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall’ordinatore competente. È tenuto ad assicurare l’afflusso delle entrate di Eurojust e a vigilare sulla tutela dei suoi diritti.

3.   Quando l’ordinatore competente intende rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e di proporzionalità.

Tale rinuncia deve esprimersi in una decisione dell’ordinatore, che deve essere motivata. L’ordinatore può delegare questa decisione unicamente per crediti d’importo inferiore a 5 000 EUR.

La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

4.   L’ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che un credito non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L’annullamento si manifesta mediante una decisione dell’ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

5.   L’ordinatore competente adegua in aumento o in diminuzione l’importo di un credito accertato quando l’importo del credito debba essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, sempre che questa correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore di Eurojust. L’adeguamento viene effettuato mediante una decisione dell’ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

Articolo 56

1.   Il recupero è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l’ordinatore competente.

2.   Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile dà luogo al rilascio di una ricevuta.

Articolo 57

1.   Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.

2.   Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti di Eurojust se il debitore è titolare di un credito certo, liquido e esigibile nei confronti di Eurojust, a condizione che la compensazione sia giuridicamente possibile.

Articolo 58

Il contabile, in collegamento con l’ordinatore competente, può accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alle due condizioni che seguono:

a)

il debitore si impegna a pagare gli interessi al tasso previsto dall’articolo 86 delle norme applicative per il regolamento finanziario generale per tutto il periodo della dilazione accordata a partire dalla data di scadenza indicata nella nota di addebito;

b)

costituisce, per tutelare i diritti di Eurojust, una garanzia finanziaria che copra il debito sia in capitale che in interessi.

Articolo 58 bis

Il contabile compila l’elenco degli importi da recuperare, raggruppando i crediti di Eurojust in funzione della data di emissione dell’ordine di recupero. Egli indica anche le decisioni di rinuncia totale o parziale al recupero di crediti accertati. L’elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio di Eurojust.

Eurojust compila l’elenco dei suoi crediti indicando il nome dei debitori e l’importo dei debiti, nel caso che al debitore sia stato ingiunto di pagare per decisione di un tribunale, con sentenza passata in giudicato, e che nessun pagamento di rilievo sia stato effettuato nell’anno successivo alla decisione del tribunale. L’elenco viene pubblicato, tenendo conto della normativa in materia di protezione dei dati.

Articolo 58 ter

Ai crediti di Eurojust nei confronti di terzi e ai crediti di terzi nei confronti di Eurojust si applica un termine di prescrizione di cinque anni, stabilito nei contratti e nelle convenzioni di sovvenzione conclusi da Eurojust.

Sezione 6 —   Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni

Articolo 59

Se Eurojust percepisce tasse e canoni di cui all’articolo 5, lettera a), essi sono oggetto di una stima globale provvisoria all’inizio di ogni esercizio.

Se le tasse e i canoni sono determinati interamente dalla legislazione o dalle decisioni del collegio, l’ordinatore può astenersi dall’emettere ordini di recupero e compilare direttamente note di addebito, dopo avere accertato il credito. In questo caso vengono registrate tutte le informazioni relative al credito di Eurojust. L’ordinatore compila un elenco di tutte le note di addebito e indica il loro numero e l’importo globale nella regolazione di Eurojust sulla gestione finanziaria e di bilancio.

Se Eurojust utilizza un sistema di fatturazione distinto, il contabile iscrive regolarmente nei conti, con cadenza almeno mensile, l’importo cumulato delle tasse e dei canoni percepiti.

In linea generale, la prestazione di servizi in virtù di compiti conferiti è effettuata da Eurojust solo dopo il pagamento integrale dell’importo del canone o della tassa corrispondenti. Se, a titolo eccezionale, la prestazione di servizi viene fornita senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti, si applicano le sezioni 3, 4 e 5 del presente capitolo.

CAPO 5

Operazioni di spesa

Articolo 60

1.   Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

2.   Ogni impegno di spesa deve essere preceduto da una decisione di finanziamento, fatte salve le attività non correlate a casi.

3.   Il programma di lavoro di Eurojust vale quale decisione di finanziamento per le attività di cui si occupa, a condizione che esse siano chiaramente individuate e che siano esattamente definiti dei criteri di inquadramento. Il programma di lavoro comprende obiettivi dettagliati e indicatori di risultato.

4.   Gli stanziamenti amministrativi possono essere eseguiti senza che siano preceduti da una decisione di finanziamento.

Sezione 1 —   Impegno delle spese

Articolo 61

1.   L’impegno di bilancio consiste nell’operazione di imputazione degli stanziamenti necessari per procedere all’esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di un impegno giuridico.

2.   L’impegno giuridico è l’atto con il quale l’ordinatore competente crea o accerta un’obbligazione dalla quale risulta un onere per il bilancio.

3.   L’impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l’importo della spesa sono determinati.

4.   L’impegno di bilancio è globale, quando almeno uno degli elementi necessari a definire l’impegno come specifico rimane indeterminato.

5.   L’impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese correnti di natura amministrativa di cui né l’importo né i beneficiari finali sono determinati in modo definitivo.

L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici specifici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure, in taluni casi eccezionali riguardanti le spese di gestione del personale, direttamente con i pagamenti.

Articolo 62

1.   Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l’ordinatore competente deve procedere previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

2.   Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei relativi impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno N + 1.

Gli impegni giuridici specifici relativi a impegni di bilancio specifici o provvisori vengono conclusi al più tardi il 31 dicembre dell’anno N.

Alla scadenza dei periodi di cui al primo e al secondo comma, il saldo non coperto da un impegno giuridico di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall’ordinatore competente.

3.   Gli impegni giuridici contratti per azioni la cui realizzazione interessa più di un esercizio e i corrispondenti impegni di bilancio comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d’esecuzione fissato secondo il principio di una sana gestione finanziaria.

Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi a tale data limite per l’esecuzione sono oggetto di disimpegno, a norma dell’articolo 11.

L’importo di un impegno di bilancio, corrispondente a un impegno giuridico, per il quale non è stato effettuato alcun pagamento ai sensi dell’articolo 67 entro i tre anni successivi alla firma dell’impegno giuridico è oggetto di disimpegno.

Articolo 63

Quando procede all’adozione di un impegno di bilancio, l’ordinatore competente verifica quanto segue:

a)

l’esattezza dell’imputazione di bilancio;

b)

la disponibilità degli stanziamenti;

c)

la conformità della spesa alle norme finanziarie per Eurojust;

d)

il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Sezione 2 —   Convalida delle spese

Articolo 64

La convalida di una spesa è l’atto dell’ordinatore competente avente il seguente oggetto:

a)

accerta l’esistenza dei diritti del creditore;

b)

verifica le condizioni di esigibilità del credito;

c)

determina o verifica la realtà e l’importo del credito.

Articolo 65

1.   Qualsiasi convalida di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestino i diritti del creditore sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti o ancora sulla base di altri titoli che giustifichino il pagamento.

2.   La decisione di convalida avviene con la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore competente.

3.   In un sistema non automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da un timbro con la firma dell’ordinatore competente. In un sistema automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da una convalida coperta da parola d’accesso personale dell’ordinatore competente.

Sezione 3 —   Autorizzazione delle spese

Articolo 66

1.   L’autorizzazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore competente dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di pagamento, l’istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

1 bis.   Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati, compresi i servizi di locazione, o beni forniti, e fatta salva l’analisi dei rischi, l’ordinatore può ordinare l’applicazione del cosiddetto sistema di incasso automatico.

2.   L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore competente, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore competente in conformità dell’articolo 38, paragrafo 6.

3.   Se necessario, l’ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l’iscrizione dei beni negli inventari di cui all’articolo 90, paragrafo 1.

Sezione 4 —   Pagamento delle spese

Articolo 67

1.   Il pagamento deve basarsi sulla prova dell’effettiva realizzazione dell’azione corrispondente, secondo le disposizioni dell’atto di base ai sensi dell’articolo 49 del regolamento finanziario generale e del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno dei seguenti atti:

a)

il pagamento della totalità degli importi dovuti;

b)

il pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti:

i)

un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti;

ii)

uno o più pagamenti intermedi;

iii)

un pagamento a saldo degli importi dovuti.

I prefinanziamenti sono imputati in toto o in parte sui pagamenti intermedi.

Il totale del prefinanziamento e dei pagamenti intermedi è imputato sul pagamento dei saldi.

2.   Nella contabilità i diversi tipi di pagamenti di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell’esecuzione.

Articolo 68

Il pagamento delle spese è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

Sezione 5 —   Termini per le operazioni di spesa

Articolo 69

Le operazioni di convalida, autorizzazione, nonché di pagamento delle spese devono essere eseguite entro i termini e ai sensi delle norme applicative per il regolamento finanziario generale.

CAPO 6

Sistemi informatici

Articolo 70

Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.

CAPO 7

Il revisore interno

Articolo 71

Eurojust dispone di una funzione di revisione interna. Il revisore interno viene nominato ed esercita le proprie funzioni ai sensi dell’articolo 38, paragrafi 2 e 3, della decisione Eurojust.

Articolo 72

1.   Il revisore interno consiglia Eurojust riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

È incaricato di:

a)

verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi a essi associati;

b)

valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a tutte le operazioni di esecuzione del bilancio.

2.   Il revisore interno esercita le proprie funzioni sull’insieme delle attività e dei servizi di Eurojust. Può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.

3.   Il revisore interno presenta una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni al collegio e al direttore amministrativo, i quali provvedono a dar seguito alle raccomandazioni risultanti dalle revisioni contabili.

4.   Il revisore interno presenta a Eurojust una relazione annuale che indica in particolare il numero e il tipo dei controlli interni effettuati, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste raccomandazioni. La relazione annuale illustra inoltre i problemi sistemici individuati dall’istanza specializzata, istituita in applicazione dell’articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale.

5.   Eurojust trasmette ogni anno all’autorità di discarico e alla Commissione una relazione elaborata dal proprio direttore amministrativo che sintetizza il numero e il tipo dei controlli interni effettuati dal revisore interno, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.

6.   Questo articolo non si applica alle attività e ai documenti correlati a casi.

Articolo 73

La responsabilità del revisore interno nell’esercizio delle sue funzioni è determinata conformemente alle norme di attuazione finanziaria per Eurojust, ai sensi dell’articolo 87 del regolamento finanziario generale.

TITOLO V

AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI

Articolo 74

1.   Per quanto riguarda le procedure d’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale, nonché delle sue regole di esecuzione, nel rispetto dei paragrafi da 4 a 7 del presente articolo.

2.   Eurojust può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, nell’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché nell’aggiudicazione di appalti di altri organismi comunitari.

3.   Eurojust partecipa alla base dati centrale comune istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 95 del regolamento finanziario generale.

4.   Eurojust può aggiudicare un appalto, senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico, con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 (6) del Consiglio, per forniture, prestazione di servizi o lavori da questi effettuati.

5.   Fatte salve le suddette disposizioni, Eurojust ha diritto ad aderire alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici adottate dallo Stato ospite o da altra organizzazione internazionale, e inoltre a trarre beneficio da dette procedure, purché esse applichino norme in grado di offrire garanzie equiparabili alle norme vigenti in ambito internazionale, particolarmente per quanto concerne trasparenza, assenza di discriminazione e prevenzione di conflitti di interessi.

Il direttore amministrativo è la sola persona autorizzata a riconoscere l’equivalenza delle garanzie rispetto alle norme adottate in ambito internazionale.

6.   Ai fini dell’applicazione dell’articolo 101 del regolamento finanziario generale, il bando di gara stabilisce che fino al momento della firma del contratto Eurojust può rinunciare all’appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell’appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo.

7.   Ai fini dell’applicazione dell’articolo 103 del regolamento finanziario generale, i bandi di gara lanciati da Eurojust prevedono che esso possa sospendere la procedura e prendere le misure del caso, tra cui l’annullamento della procedura alle condizioni stabilite in detto articolo.

Ai fini dell’applicazione dell’articolo 103 del regolamento finanziario generale, i contratti conclusi da Eurojust con gli operatori economici stabiliscono che esso possa adottare le misure specificate in detto articolo alle condizioni ivi previste.

TITOLO V bis

PROGETTI CON INCIDENZE SIGNIFICATIVE SUL BILANCIO

Articolo 74 bis

Il Collegio comunica quanto prima all’autorità di bilancio la sua intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative sul finanziamento del suo bilancio amministrativo, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali l’affitto o l’acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.

Qualora uno dei due rami dell’autorità di bilancio intenda formulare un parere, notifica a Eurojust, entro due settimane dal ricevimento dell’informazione relativa al progetto, che intende formulare detto parere. In assenza di risposta, l’organismo comunitario può procedere con l’operazione prevista.

Questo parere è trasmesso a Eurojust entro quattro settimane dalle notifica di cui al secondo paragrafo.

TITOLO V ter

ESPERTI

Articolo 74 ter

L’articolo 256 bis delle norme applicative del regolamento finanziario generale si applica, mutatis mutandis, per la selezione di esperti. Tali esperti sono remunerati in base a un importo fisso, perché coadiuvino Eurojust, in particolare valutando proposte e domande di sovvenzione od offerte per gare d’appalto, e perché prestino assistenza tecnica nel seguito da dare ai progetti e nella loro valutazione finale. Eurojust può avvalersi anche degli elenchi di esperti compilati dalla Commissione o da altri organismi comunitari.

TITOLO VI

SOVVENZIONI CONCESSE DA EUROJUST

Articolo 75

1.   Quando Eurojust concede delle sovvenzioni a enti pubblici nei riguardi dell’esecuzione delle sue funzioni, conformemente all’articolo 3 della decisione Eurojust, nei riguardi dell’esecuzione di compiti della rete giudiziaria europea, coerentemente con l’articolo 26, paragrafo 2, lettera b), della decisione Eurojust, o con delega della Commissione conformemente all’articolo 54, paragrafo 2, lettera b) del regolamento finanziario generale, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale nonché delle sue norme applicative, nel rispetto dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.

2.   Le sovvenzioni sono coperte da sovvenzioni scritte tra l’organismo comunitario e il beneficiario.

3.   Ai fini dell’applicazione dell’articolo 119, paragrafo 2, del regolamento finanziario generale, le convenzioni di sovvenzione concluse da Eurojust stabiliscono che esso possa sospendere, ridurre o annullare la sovvenzione nei casi previsti all’articolo 183 delle norme applicative del regolamento finanziario generale una volta che il beneficiario avrà potuto formulare le proprie osservazioni.

TITOLO VII

RENDICONTO E CONTABILITÀ

CAPO 1

Rendiconto

Articolo 76

I conti annuali di Eurojust comprendono:

a)

gli stati finanziari di Eurojust;

b)

gli stati sull’esecuzione del bilancio.

I conti di Eurojust sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio. La relazione fornisce informazioni, fra l’altro, sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.

Articolo 77

I conti devono essere regolari, veritieri e completi e devono fornire un’immagine fedele di quanto segue:

a)

per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell’attivo e nel passivo e dei flussi di cassa;

b)

per le relazioni sull’esecuzione del bilancio, degli elementi dell’esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Articolo 78

Gli stati finanziari sono stabiliti sulla base dei principi contabili generalmente ammessi, quali precisati nelle norme applicative per il regolamento finanziario generale, vale a dire:

a)

la continuità delle attività;

b)

la prudenza;

c)

la costanza dei metodi contabili;

d)

la comparabilità delle informazioni;

e)

l’importanza relativa;

f)

la non compensazione;

g)

la preminenza della realtà sull’apparenza;

h)

la contabilità per competenza.

Articolo 79

1.   Secondo il principio della contabilità per competenza, gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell’esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d’incasso.

2.   Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui all’articolo 132 del regolamento finanziario generale.

Articolo 80

1.   Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

a)

il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, che rappresentano la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio trascorso; sono presentati secondo la struttura stabilita dalla direttiva del Consiglio sui conti annuali di alcuni tipi di società, tenendo conto tuttavia della natura particolare delle attività di Eurojust;

b)

la tabella dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;

c)

la situazione di variazione del patrimonio netto che presenta in modo dettagliato gli aumenti e le diminuzioni, intervenuti nel corso dell’esercizio, di ogni elemento dei conti del capitale.

2.   L’allegato agli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e fornisce tutte le informazioni complementari previste dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività di Eurojust.

Articolo 81

Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:

a)

il conto del risultato dell’esecuzione del bilancio che ricapitola la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese, presentato secondo la stessa struttura del bilancio;

b)

l’allegato al conto del risultato dell’esecuzione del bilancio, che ne completa e commenta le informazioni.

Articolo 82

Il contabile comunica, entro il 1o marzo che segue l’esercizio chiuso, i propri conti provvisori accompagnati dalla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio, di cui all’articolo 76 della presente decisione, al contabile della Commissione e alla Corte dei conti affinché il contabile della Commissione possa procedere al consolidamento contabile, previsto all’articolo 128 del regolamento finanziario generale.

Il contabile trasmette, entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso, la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio anche al Parlamento europeo e al Consiglio.

Articolo 83

1.   In base alle disposizioni dell’articolo 129, paragrafo 1, del regolamento finanziario generale, la Corte dei conti formula, entro il 15 giugno che segue l’esercizio chiuso, le proprie osservazioni in merito ai conti provvisori di Eurojust.

2.   Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sui conti provvisori di Eurojust, il direttore amministrativo stabilisce i conti definitivi di Eurojust, conformemente all’articolo 43, sotto la sua responsabilità e li trasmette al collegio, che formula un parere su tali conti.

3.   Il direttore amministrativo trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del collegio, entro e non oltre il 1o luglio che segue l’esercizio chiuso, al contabile della Commissione, alla Corte dei conti, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio. I suddetti documenti devono essere trasmessi entro due settimane se la ricevuta delle osservazioni della Corte dei conti avviene dopo il 15 giugno.

4.   I conti definitivi di Eurojust, consolidati con i conti della Commissione, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro il 15 novembre che segue l’esercizio chiuso.

5.   Il direttore amministrativo invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della sua relazione annuale entro il 30 settembre che segue l’esercizio chiuso. Eurojust comunica le sue risposte contemporaneamente alla Commissione.

CAPO 2

Contabilità

Sezione 1 —   Disposizioni comuni

Articolo 84

1.   La contabilità di Eurojust è il sistema di organizzazione dell’informazione di bilancio e finanziaria che permette di osservare, classificare e registrare dati in cifre.

2.   La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute per anno civile in euro.

3.   I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell’esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1.

4.   I paragrafi 2 e 3 non ostano alla tenuta di una contabilità analitica da parte dell’ordinatore.

Articolo 85

Le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile armonizzato che deve essere applicato da Eurojust, sono adottati dal contabile della Commissione, conformemente all’articolo 133 del regolamento finanziario generale.

Sezione 2 —   Contabilità generale

Articolo 86

La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale di Eurojust.

Articolo 87

1.   I movimenti di ciascun conto e i relativi saldi sono iscritti nei libri contabili.

2.   Ogni scrittura contabile, comprese le correzioni contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali fa riferimento.

3.   Il sistema contabile deve permettere di riprodurre tutte le scritture contabili.

Articolo 88

Dopo la chiusura dell’esercizio finanziario e fino alla data del rendiconto definitivo, il contabile di Eurojust procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell’esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e veritiera dei conti.

Sezione 3 —   Contabilità di bilancio

Articolo 89

1.   La contabilità di bilancio permette di seguire in modo dettagliato l’esecuzione del bilancio.

2.   A norma del paragrafo 1, la contabilità di bilancio registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV del presente regolamento.

CAPO 3

Inventari delle immobilizzazioni

Articolo 90

1.   Eurojust tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio di Eurojust.

Eurojust verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.

2.   Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità adeguata.

TITOLO VIII

CONTROLLO ESTERNO E DISCARICO

CAPO 1

Controllo esterno

Articolo 91

La Corte dei conti garantisce il controllo dei conti di Eurojust, ai sensi dell’articolo 248 del trattato CE.

Articolo 92

1.   Eurojust comunica alla Corte dei conti il bilancio definitivamente adottato. Esso informa quest’ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutte le iniziative prese in esecuzione degli articoli 10, 14, 19 e 23.

2.   Eurojust trasmette alla Corte dei conti la normativa finanziaria che esso adotta.

3.   La designazione degli ordinatori, dei contabili e degli amministratori di anticipi, nonché le deleghe a norma dell’articolo 34, dell’articolo 43, paragrafi 1 e 4, e dell’articolo 44, sono notificate alla Corte dei conti.

Articolo 93

Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 139 a 144 del regolamento finanziario generale. Detto controllo avviene in modo da salvaguardare i dati di natura delicata relativi a casi.

CAPO 2

Discarico

Articolo 94

1.   Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, dà discarico al direttore amministrativo, entro il 30 aprile dell’anno N + 2, sull’esecuzione del bilancio dell’esercizio N. Il direttore informa il consiglio d’amministrazione delle osservazioni del Parlamento europeo contenute nella risoluzione che accompagna la decisione di discarico.

2.   Se la data prevista al paragrafo 1 non può essere rispettata, il Parlamento europeo o il Consiglio informano il direttore amministrativo dei motivi per cui la decisione ha dovuto essere differita.

3.   Qualora il Parlamento europeo rinvii la decisione di discarico, il direttore amministrativo, di concerto con il collegio, si adopera per prendere, al più presto, misure che consentano e facilitino la rimozione degli ostacoli che si frappongono alla decisione.

Articolo 95

1.   La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese di Eurojust, nonché il relativo saldo, e l’attivo e il passivo di Eurojust descritti nel bilancio finanziario.

2.   In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti, gli stati e il bilancio finanziari di Eurojust. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, accompagnata dalle risposte del direttore amministrativo di Eurojust, nonché le sue relazioni speciali pertinenti, riguardo all’esercizio finanziario interessato, e la sua dichiarazione attestante l’affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.

3.   Il direttore amministrativo presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest’ultimo, come previsto all’articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario generale, tutte le informazioni necessarie per il corretto svolgimento della procedura di discarico per l’esercizio in oggetto.

Articolo 96

1.   Il direttore amministrativo adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio, tenendo in debita considerazione gli incarichi affidati a Eurojust.

2.   Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore amministrativo riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Ne trasmette copia alla Commissione e alla Corte dei conti.

TITOLO IX

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 97

Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sono abilitati a farsi comunicare qualsiasi informazione e giustificazione pertinente.

Articolo 98

Il collegio, su proposta del direttore amministrativo, adotta, per quanto necessario e con il previo consenso della Commissione, le modalità di esecuzione del regolamento finanziario di Eurojust.

Articolo 99

La presente decisione entra in vigore il giorno successivo all’adozione da parte del collegio e sarà pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Essa abroga la decisione del regolamento finanziario di Eurojust adottata il 20 aprile 2006.

Fatto all’Aia, il 27 marzo 2009.

Il presidente di Eurojust

José Luís LOPES DA MOTA


(1)  GU L 63 del 6.3.2002, pag. 1.

(2)  GU L 245 del 29.9.2003, pag. 44.

(3)  GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(4)  GU L 181 del 10.7.2008, pag. 23.

(5)  GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1.

(6)  GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1


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