32003D0064(01)

Decisione n. 64/2003 del Comitato delle regioni

dell'11 febbraio 2003

relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni

L'UFFICIO DI PRESIDENZA DEL COMITATO DELLE REGIONI,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 255, paragrafi 2 e 3,

visto il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(1),

visto il regolamento interno del Comitato delle regioni, in particolare l'articolo 35,

considerando la dichiarazione comune relativa al regolamento (CE) n. 1049/2001, con cui il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione invitano le altre istituzioni ad adottare norme interne riguardanti l'accesso del pubblico ai documenti, tenendo conto delle limitazioni e dei principi previsti nel suddetto regolamento(2),

DECIDE:

Articolo 1

Campo d'applicazione

Tutti i cittadini dell'Unione e tutte le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro hanno diritto di accesso ai documenti del Comitato delle regioni, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 e secondo le disposizioni particolari previste nella presente decisione.

Articolo 2

Registro pubblico dei documenti del Comitato delle regioni

1. Un registro di documenti è istituito in seno al Comitato, in applicazione dell'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Il registro contiene i riferimenti dei documenti elaborati o ricevuti dal Comitato a partire dalla data d'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

3. Fatto salvo il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati(3), e l'articolo 16 del regolamento (CE) n. 1049/2001, la totalità dei documenti è resa disponibile sul sito Internet del Comitato.

Articolo 3

Registrazione dei documenti

1. Tutti i documenti elaborati dal Comitato sono inseriti quanto prima nel registro. Il segretario generale adotta le misure di esecuzione interne necessarie per garantire che tutti i documenti elaborati dal Comitato siano registrati.

2. I documenti elaborati nel quadro della procedura consultiva o delle altre attività del Comitato sono inseriti nel registro non appena presentati o resi pubblici, sotto la responsabilità dell'organo o del servizio che li ha prodotti.

3. Gli altri documenti di competenza dei servizi amministrativi del segretariato generale del Comitato sono inseriti nel registro, ove possibile, non appena ricevuta l'autorizzazione del servizio che li ha prodotti.

4. Tutti i documenti ricevuti dal Comitato e provenienti da terzi, ai termini dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1049/2001, sono trasmessi dal servizio Corrispondenza ufficiale al registro, che provvede alla loro registrazione, a meno che non si tratti di documenti sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento di cui sopra, nel qual caso devono essere rispettate le limitazioni previste nel suddetto articolo.

Articolo 4

Documenti direttamente accessibili

1. Per quanto possibile, tutti i documenti redatti o ricevuti dal Comitato nel quadro della procedura consultiva sono resi accessibili ai cittadini in forma elettronica, fatte salve le limitazioni previste agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. A tale proposito, il Comitato rende accessibili tutti i documenti consultivi attraverso il registro, il che consente ai cittadini di accedere direttamente alla totalità dei documenti.

3. Il Comitato rende il registro accessibile elettronicamente dal proprio sito Internet e assicura l'assistenza "on line" ai cittadini quanto alle modalità di presentazione delle domande d'accesso ai documenti.

4. Gli altri documenti, in particolare quelli di natura più politica o strategica, sono resi, per quanto possibile, direttamente accessibili.

Articolo 5

Documenti accessibili su domanda

1. Per quanto possibile, i documenti elaborati o ricevuti dal Comitato al di fuori della procedura consultiva sono direttamente accessibili ai cittadini attraverso il registro, fatte salve le limitazioni previste agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Quando l'iscrizione di un documento nel registro non consente l'accesso diretto al testo integrale, in quanto il documento non è disponibile in forma elettronica o in virtù delle eccezioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il richiedente può sollecitare l'accesso al documento per iscritto o tramite il formulario elettronico presente sul sito Internet. In tali casi, il Comitato autorizza l'accesso ai documenti o comunica per iscritto i motivi del rifiuto totale o parziale.

Articolo 6

Domanda iniziale

a) Presentazione della domanda iniziale

1) Le domande di accesso a un documento sono trasmesse per iscritto (per posta, fax o posta elettronica) al segretario generale del Comitato o all'indirizzo aperto sul sito Internet del Comitato, in una delle lingue enumerate all'articolo 314 del trattato CE.

2) La domanda deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentono di individuare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e l'indirizzo del richiedente.

3) Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, il Comitato invita il richiedente a chiarirla e lo assiste a tale fine. In questo caso, il termine di risposta decorre solo a partire dal momento in cui il Comitato dispone delle informazioni complementari.

4) Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

b) Trattamento della domanda iniziale

1) Le domande di accesso a documenti in possesso del Comitato vengono trasmesse, il giorno stesso della loro registrazione da parte del servizio di corrispondenza, al servizio responsabile della gestione del registro, il quale ne accusa ricezione, prepara la risposta e fornisce i documenti richiesti entro il termine stabilito.

2) Quando la domanda riguarda un documento elaborato dal Comitato cui si applica una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il servizio responsabile del registro contatta il servizio o l'organo autore del documento, che propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda.

3) Quando i dubbi sulla divulgazione riguardano documenti provenienti da terzi, il Comitato consulta tali terzi concedendo loro cinque giorni lavorativi per esprimersi, onde stabilire se a tali documenti si applica una delle eccezioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

4) Quando la domanda trasmessa al Comitato riguarda un documento non ancora divulgato dall'istituzione che lo ha prodotto, il Comitato concede all'istituzione responsabile del documento cinque giorni lavorativi per esprimere eventuali riserve sulla divulgazione del documento.

5) In assenza di risposta entro il termine di cinque giorni lavorativi, il Comitato passa alla fase successiva della procedura.

c) Termine di risposta

1) Entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il servizio responsabile del registro concede e fornisce l'accesso al documento richiesto.

2) Qualora il Comitato non sia in grado di fornire l'accesso al documento richiesto, comunica per iscritto al richiedente i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma.

3) In tal caso, il richiedente dispone di un termine di quindici giorni lavorativi, a partire dalla ricezione della risposta, per presentare la domanda di conferma.

4) In via eccezionale, in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al punto 1 della presente lettera può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

5) In assenza di risposta da parte dell'istituzione entro i termini previsti, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

6) Il termine di quindici giorni lavorativi fissato all'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1049/2001 decorre a partire dalla data di registrazione della domanda iniziale.

d) Autorità competente

1) Le domande iniziali sono trattate dal direttore del servizio incaricato di controllare il trattamento delle domande di accesso ai documenti.

2) Le risposte positive alle domande iniziali sono trasmesse al richiedente dal direttore del servizio preposto al controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti.

3) La decisione di opporre un rifiuto, debitamente motivato, a una domanda iniziale spetta al segretario generale, su proposta del servizio o dell'organo autore del documento.

4) Il segretario generale può consultare in qualsiasi momento il servizio giuridico e/o il delegato per la protezione dei dati.

Articolo 7

Domanda di conferma

a) Presentazione della domanda di conferma

1) Le domande di conferma sono inviate al Comitato per iscritto entro quindici giorni lavorativi a partire dalla ricezione della risposta con cui si nega totalmente o parzialmente l'accesso al documento richiesto, oppure in assenza di risposta alla domanda iniziale.

2) La formulazione delle domande di conferma deve ottemperare ai medesimi requisiti formali previsti per le domande iniziali.

b) Trattamento e termine di risposta

1) Le domande di conferma sono trattate secondo le medesime modalità previste all'articolo 6, lettera b), della presente decisione.

2) Il Comitato concede l'accesso al documento o comunica per iscritto i motivi del proprio rifiuto totale o parziale entro quindici giorni lavorativi a decorrere dalla registrazione della domanda.

3) In via eccezionale, in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al punto precedente può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

c) Autorità competente

1) La risposta alle domande di conferma è compito del presidente del Comitato.

2) Il presidente consulta il servizio giuridico e/o il delegato per la protezione dei dati, che devono emettere il loro parere entro tre giorni lavorativi.

Articolo 8

Ricorso dopo la domanda di conferma

1. Qualora si opponga un rifiuto, totale o parziale, a una domanda di accesso, il Comitato informa il richiedente dei mezzi di ricorso a sua disposizione, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro il Comitato e/o la presentazione di una denuncia presso il Mediatore europeo, a norma degli articoli 230 e 195 del trattato che istituisce la Comunità europea.

2. In assenza di risposta entro i termini stabiliti, la domanda si intende respinta e il richiedente ha il diritto di presentare un ricorso o una denuncia alle condizioni previste al paragrafo precedente.

Articolo 9

Rilascio dei documenti e costo della risposta

a) Rilascio

1) I documenti sono forniti tramite il rilascio di una copia cartacea o in formato elettronico, tenendo conto per quanto possibile della preferenza espressa dal richiedente.

2) Se un documento è già stato divulgato dal Comitato o da un'altra istituzione ed è facilmente accessibile, il Comitato può agevolare l'accesso al documento informando il richiedente delle modalità per ottenerlo.

b) Costo della risposta

1) Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente, ma non supera comunque il costo effettivo dell'operazione.

2) La consultazione in loco, la riproduzione di meno di venti pagine in formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti.

c) Domanda di documenti voluminosi

1) Il rilascio di documenti di più di venti pagine in formato A4 è soggetto al pagamento di un diritto di 10 EUR + 0,03 EUR a pagina.

2) L'importo di tale diritto può essere riveduto su decisione del Segretario generale.

3) Le spese relative ad altri mezzi di trasmissione sono fissate dal Segretario generale, ma non superano comunque il costo effettivo dell'operazione.

4) In caso di richieste reiterate o consecutive relative a documenti molto lunghi o a un numero elevato di documenti, il Comitato può cercare di accordarsi in modo informale con il richiedente.

5) La presente decisione non riguarda i documenti pubblicati, i quali restano soggetti al proprio sistema di prezzi.

d) Spese supplementari di traduzione

Qualora il richiedente domandi la traduzione in una lingua diversa da quelle disponibili, nei suoi confronti si applica la tariffa in vigore in seno all'istituzione per le traduzioni free-lance.

Articolo 10

Disposizione finale

La presente decisione abroga la decisione n. 165/1997 dell'Ufficio di presidenza del Comitato delle regioni del 17 settembre 1997 relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Comitato.

Articolo 11

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore a partire dalla data della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. La decisione relativa all'istituzione del registro di documenti prende effetto a decorrere dal 2 giugno 2003.

Il segretario generale è incaricato di dare esecuzione alla presente decisione.

Fatto a Bruxelles, l'11 febbraio 2003.

Per l'Ufficio di presidenza del Comitato delle regioni

Il Presidente

Albert Bore

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(2) GU L 173 del 27.6.2001, pag. 5.

(3) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.