COMMISSIONE EUROPEA

Bruxelles,13.11.2017

JOIN(2017) 43 final

2017/0299(NLE)

Proposta congiunta di

DECISIONE DEL CONSIGLIO

relativa alla posizione da adottare a nome dell’Unione in sede di Consiglio congiunto istituito dall’accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall’altra, in merito all’adozione di decisioni riguardanti il regolamento interno del Consiglio congiunto e del comitato misto

RELAZIONE

1.    OGGETTO DELLA PROPOSTA

La presente proposta riguarda una decisione relativa alla posizione da adottare a nome dell’Unione in sede di Consiglio congiunto istituito dall’accordo di dialogo politico e di cooperazione UE-Cuba, in connessione con la prevista adozione del regolamento interno del Consiglio congiunto e del comitato misto.

2.CONTESTO DELLA PROPOSTA

2.1. L'accordo di dialogo politico e di cooperazione UE-Cuba

Obiettivo dell'accordo è consolidare le relazioni tra l’UE e Cuba, affinché raggiungano un livello che rispecchi i saldi legami storici, economici e culturali che le uniscono. Oltre a creare un solido quadro favorevole al rafforzamento del dialogo politico e della cooperazione bilaterale in un gran numero di settori, l'accordo fornirà la base per un’azione comune su questioni internazionali e in consessi multilaterali.

L’accordo di dialogo politico e di cooperazione stabilisce i principi e gli obiettivi generali delle relazioni tra l'UE e Cuba e crea una struttura istituzionale per la gestione dell’accordo.

2.2. Consiglio congiunto

Il Consiglio congiunto è istituito dall'articolo 81 dell'accordo. I suoi principali compiti consistono nel vigilare sulle attività volte al conseguimento degli obiettivi dell’accordo di dialogo politico e di cooperazione, nel guidarne l’attuazione e nell'esaminare i principali problemi insorti nell’ambito dell'accordo, nonché le altre questioni bilaterali, multilaterali o internazionali di comune interesse.

Il Consiglio congiunto può adottare decisioni per garantire il conseguimento degli obiettivi dell’accordo. Tali decisioni sono vincolanti per le parti, che devono adottare tutte le misure necessarie per applicarle. Il Consiglio congiunto può altresì formulare raccomandazioni ed esaminare controversie relative all’adempimento degli obblighi delle parti al fine di trovare soluzioni accettabili per entrambe, conformemente all’articolo 85 dell’accordo.

Il Consiglio congiunto è composto da rappresentanti delle parti a livello ministeriale ed è presieduto a turno da un rappresentante dell’UE o di Cuba. Esso si riunisce regolarmente almeno ogni due anni o, all'occorrenza, come concordato dalle parti. Il Consiglio congiunto adotta il proprio regolamento interno.

2.3. Comitato misto

Il comitato misto è istituito dall'articolo 82 dell'accordo. Il comitato misto assiste il Consiglio congiunto nell’esercizio delle sue funzioni ed è responsabile dell’applicazione generale dell’accordo. I suoi compiti principali consistono nel preparare le riunioni e le discussioni del Consiglio congiunto, nell'attuarne, se del caso, le decisioni e, in generale, nel garantire la continuità delle relazioni e il corretto funzionamento dell’accordo. Esso esamina le questioni che gli sono sottoposte dal Consiglio congiunto ed eventuali altre questioni emerse nel corso dell’applicazione quotidiana dell’accordo. Esso presenta al Consiglio congiunto, per adozione, progetti di decisioni o di raccomandazioni. Il comitato misto può istituire sottocomitati che lo assistano nell'esecuzione delle sue funzioni.

Il comitato misto è composto da rappresentanti delle parti a livello di alti funzionari. È presieduto a turno da un rappresentante dell’UE o di Cuba. Esso si riunisce di norma una volta l’anno, in alternanza nell’Unione e a Cuba. Il suo regolamento interno è adottato dal Consiglio congiunto.

2.4. L'atto previsto del Consiglio congiunto

Il Consiglio congiunto deve adottare una decisione relativa al proprio regolamento interno e a quello del comitato misto.

La finalità dell'atto previsto è l'adozione, a norma dell’articolo 81, paragrafo 4, e dell'articolo 82, paragrafo 3, dell’accordo, del regolamento interno che disciplina il funzionamento del Consiglio congiunto e del comitato misto per consentire l’applicazione dell’accordo di dialogo politico e di cooperazione.

3.POSIZIONE DA ADOTTARE A NOME DELL'UNIONE

La posizione da adottare a nome dell’Unione dovrebbe consentire l’adozione del regolamento interno del Consiglio congiunto e del comitato misto.

4. BASE GIURIDICA, SUSSIDIARIETÀ E PROPORZIONALITÀ

4.1. Base giuridica procedurale

4.1.1.    Principi

L'articolo 218, paragrafo 9, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) prevede decisioni che stabiliscono "le posizioni da adottare a nome dell'Unione in un organo istituito da un accordo, se tale organo deve adottare atti che hanno effetti giuridici, fatta eccezione per gli atti che integrano o modificano il quadro istituzionale dell'accordo".

Rientrano nella nozione di "atti che hanno effetti giuridici" gli atti che hanno effetti giuridici in forza delle norme di diritto internazionale che disciplinano l'organo in questione. Vi rientrano anche gli strumenti sprovvisti di carattere vincolante ai sensi del diritto internazionale ma che "sono tali da incidere in modo determinante sul contenuto della normativa adottata dal legislatore dell'Unione" 1 .

4.1.2.    Applicazione al caso in questione

Il Consiglio congiunto e il comitato misto sono organismi istituiti dall’accordo di dialogo politico e di cooperazione.

Gli atti che figurano nell'allegato della presente decisione costituiscono atti che hanno effetti giuridici poiché l’articolo 81, paragrafo 6, dell’accordo autorizza il Consiglio congiunto ad adottare decisioni vincolanti per le parti.Tali atti non integrano o modificano il quadro istituzionale dell'accordo.

La base giuridica procedurale della proposta di decisione è pertanto l'articolo 218, paragrafo 9, del TFUE.

4.2. Base giuridica sostanziale

4.2.1.    Principi

La base giuridica sostanziale di una decisione a norma dell'articolo 218, paragrafo 9, del TFUE dipende essenzialmente dall'obiettivo e dal contenuto dell'atto previsto rispetto al quale viene adottata una posizione a nome dell'Unione. Se l'atto previsto persegue una duplice finalità o ha una doppia componente e se una di tali finalità o componenti è identificabile come principale, mentre l'altra è solo accessoria, la decisione deve fondarsi su una sola base giuridica sostanziale, ossia quella richiesta dalla finalità o dalla componente principale o preponderante.

Riguardo a un atto che persegua contemporaneamente più finalità o che abbia più componenti tra loro inscindibili, senza che l’una sia accessoria rispetto all’altra, la base giuridica sostanziale di una decisione a norma dell'articolo 218, paragrafo 9, del TFUE dovrà includere, in via eccezionale, le diverse basi giuridiche corrispondenti.

4.2.2. Applicazione al caso in questione

L'obiettivo principale e il contenuto degli atti previsti riguardano l’applicazione dell’accordo.

L’accordo di dialogo politico e di cooperazione persegue obiettivi e contiene elementi nei settori della politica estera e di sicurezza comune, della politica commerciale comune e della politica di cooperazione allo sviluppo dell'UE. Tali aspetti sono tra loro inscindibili, senza che l’uno sia accessorio rispetto all’altro. La firma dell’accordo da parte dell'UE si è basata sull’articolo 37 del trattato sull’Unione europea (TUE) e sugli articoli 207 e 209 del TFUE.

La posizione dell’UE riguardo agli atti previsti dovrebbe pertanto basarsi sulle stesse basi giuridiche sostanziali.

5. CONCLUSIONE

Alla luce di quanto precede, la base giuridica della proposta di decisione dovrebbe essere l'articolo 37 del TUE e gli articoli 207 e 209 del TFUE, in combinato disposto con l'articolo 218, paragrafo 9, del TFUE.

2017/0299 (NLE)

Proposta congiunta di

DECISIONE DEL CONSIGLIO

relativa alla posizione da adottare a nome dell’Unione in sede di Consiglio congiunto istituito dall’accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall’altra, in merito all’adozione di decisioni riguardanti il regolamento interno del Consiglio congiunto e del comitato misto

Il CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 37,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare gli articoli 207 e 209, in combinato disposto con l'articolo 218, paragrafo 9,

vista la proposta congiunta della Commissione europea e dell'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza,

considerando quanto segue:

(1)    L'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall'altra ("accordo"), è stato firmato a Bruxelles il 12 dicembre 2016 e si applica in via provvisoria dal 1° novembre 2017.

(2)    Gli articoli 81 e 82 dell’accordo istituiscono un Consiglio congiunto e un comitato misto per agevolare l’applicazione dell’accordo.

(3)    A norma dell’articolo 81, paragrafo 4, dell’accordo, il Consiglio congiunto adotta il proprio regolamento interno e, a norma dell’articolo 82, paragrafo 3, esso stabilisce il regolamento interno del comitato misto.

(4)    A norma dell’articolo 81, paragrafi 3 e 5, dell'accordo, il Consiglio congiunto è composto da rappresentanti delle parti a livello ministeriale e deve essere presieduto a turno da un rappresentante dell’Unione europea o di Cuba.

(5)    A norma dell’articolo 82, paragrafi 1 e 5, dell'accordo, il comitato misto è composto da rappresentanti delle parti a livello di alti funzionari e deve essere presieduto a turno da un rappresentante dell’Unione o di Cuba.

(6)    Al fine di garantire l’effettiva applicazione dell’accordo, è opportuno adottare il regolamento interno del Consiglio congiunto e il regolamento interno del comitato misto.

(7)    La posizione dell’Unione in sede di Consiglio congiunto dovrebbe pertanto basarsi sugli allegati progetti di testo del regolamento interno del Consiglio congiunto e del comitato misto,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

La posizione da adottare a nome dell’Unione in sede di Consiglio congiunto UECuba riguardo al regolamento interno del Consiglio congiunto e al regolamento interno del comitato misto è basata sui testi allegati alla presente decisione.

Articolo 2

La Commissione e l'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza sono destinatari della presente decisione.

Fatto a Bruxelles, il

   Per il Consiglio

   Il presidente

(1) Causa C-399/12 Germania/Consiglio, ECLI:EU:C:2014:2258, punti 61-64.

COMMISSIONE EUROPEA

Bruxelles,13.11.2017

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ALLEGATI

della

Proposta congiunta di decisione del Consiglio

relativa alla posizione da adottare a nome dell'Unione in sede di Consiglio congiunto istituito dall'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall'altra, in merito all'adozione di decisioni riguardanti il regolamento interno del Consiglio congiunto e del comitato misto

ALLEGATO

DECISIONE N. 1/[…] DEL CONSIGLIO CONGIUNTO UE-CUBA

del [...]

che adotta il proprio regolamento interno e il regolamento interno del comitato misto

IL CONSIGLIO CONGIUNTO UE-CUBA,

visto l'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall'altra ("accordo"), in particolare l'articolo 81, paragrafo 4, l'articolo 82, paragrafo 3, e l'articolo 83, paragrafo 5,

considerando quanto segue:

A norma dell'articolo 86, paragrafo 3, parti dell'accordo vengono applicate in via provvisoria dal 1º novembre 2017 tra l'UE e Cuba.

A norma dell'articolo 81, paragrafo 4, dell'accordo, il Consiglio congiunto deve adottare il proprio regolamento interno.

A norma dell'articolo 82, paragrafo 1, dell'accordo, il Consiglio congiunto deve essere assistito nell'esercizio delle sue funzioni da un comitato misto.

A norma dell'articolo 82, paragrafo 3, dell'accordo, il Consiglio congiunto deve stabilire il regolamento interno del comitato misto,

DECIDE:

Articolo 1

Sono adottati il regolamento interno del Consiglio congiunto e il regolamento interno del comitato misto, che figurano, rispettivamente, negli allegati 1 e 2.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

Fatto a …, xxxx.

Per il Consiglio congiunto UE-Cuba

ALLEGATO 1

Regolamento interno del Consiglio congiunto

Articolo 1

Disposizioni generali

Il Consiglio congiunto istituito a norma dell'articolo 81, paragrafo 1, dell'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e Cuba, dall'altra ("accordo"), adempie ai propri compiti come previsto all'articolo 81, paragrafo 2, dell'accordo, ed è responsabile dell'applicazione generale dell'accordo, nonché delle altre questioni bilaterali, multilaterali o internazionali di comune interesse.

In conformità dell'articolo 81, paragrafo 3, dell'accordo, il Consiglio congiunto è composto da rappresentanti delle parti. Esso si riunisce a livello ministeriale.

Come stabilito all'articolo 81, paragrafo 6, dell'accordo, e ai fini del conseguimento degli obiettivi dell'accordo, il Consiglio congiunto ha il potere di adottare decisioni vincolanti per le parti. Il Consiglio congiunto adotta le misure necessarie per l'applicazione delle proprie decisioni, se necessario anche conferendo a organismi specifici, istituiti in forza dell'accordo, il potere di agire a suo nome. Il Consiglio congiunto può altresì formulare raccomandazioni. Esso adotta le proprie decisioni e raccomandazioni mediante accordo tra le parti, una volta espletate le rispettive procedure interne, in conformità dell'articolo 11. Il Consiglio congiunto può delegare i propri poteri al comitato misto

Le parti di cui al presente regolamento interno sono quelle definite all'articolo 84 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Il Consiglio congiunto è presieduto a turno, da una riunione all'altra, da un rappresentante dell'Unione europea o da un rappresentante della Repubblica di Cuba. Il primo Consiglio congiunto è presieduto da un rappresentante dell'Unione europea.

Articolo 3

Riunioni

1.Il Consiglio congiunto si riunisce periodicamente almeno ogni due anni e ogniqualvolta lo richiedano le circostanze, con l'accordo delle parti. Salvo altrimenti convenuto tra le parti, il Consiglio congiunto si riunisce nella sede abituale delle riunioni del Consiglio dell'Unione europea.

2.La data delle riunioni del Consiglio congiunto è concordata dalle parti.

3.Le riunioni del Consiglio congiunto sono convocate congiuntamente dai segretari del Consiglio congiunto, di concerto con il presidente del Consiglio congiunto, almeno 30 giorni prima della data della riunione.

Articolo 4

Rappresentanza

1.I membri del Consiglio congiunto possono farsi rappresentare a una riunione se impossibilitati a parteciparvi. I membri che desiderino essere rappresentati devono notificare per iscritto al presidente il nome del proprio rappresentante prima della riunione in questione.

2.Il rappresentante di un membro del Consiglio congiunto esercita tutti i diritti del membro rappresentato.

Articolo 5

Delegazioni

I membri del Consiglio congiunto possono essere accompagnati da funzionari. Prima di ogni riunione il presidente è informato, tramite il segretariato, della composizione prevista della delegazione di ciascuna parte.

Articolo 6

Segretariato

Un funzionario dell'Unione europea e un funzionario del governo di Cuba svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del Consiglio congiunto.

Articolo 7

Corrispondenza

1.La corrispondenza destinata al Consiglio congiunto è inviata a un segretario che, a sua volta, informa l'altro segretario.

2.I due segretari assicurano la trasmissione della corrispondenza al presidente e, se del caso, la distribuzione ai membri del Consiglio congiunto.

3.La corrispondenza così distribuita è inviata, se del caso, al segretariato generale della Commissione europea, al servizio europeo per l'azione esterna, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'Unione europea, nonché alla missione della Repubblica di Cuba presso l'Unione europea e al ministero degli Affari esteri della Repubblica di Cuba.

4.Le comunicazioni del presidente del Consiglio congiunto sono inviate ai destinatari dai due segretari a nome del presidente del Consiglio congiunto. Tali comunicazioni vengono distribuite, se del caso, ai membri del Consiglio congiunto secondo quanto previsto al paragrafo 3.

Articolo 8

Riservatezza

1.Salvo decisione contraria, le riunioni del Consiglio congiunto non sono pubbliche.

2.Se una parte comunica al Consiglio congiunto informazioni ritenute riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1.Il presidente stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione, che viene trasmesso dai segretari ai destinatari di cui all'articolo 7 almeno 15 giorni di calendario prima della riunione.

2.L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto una domanda di iscrizione all'ordine del giorno al più tardi 21 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tali punti sono accompagnati dai documenti giustificativi pertinenti da inviare ai segretari prima della data di spedizione dell'ordine del giorno.

3.Il Consiglio congiunto adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previa approvazione delle parti.

4.Il presidente, previa consultazione delle parti, può abbreviare i termini indicati nel paragrafo 1, in funzione delle esigenze di un caso specifico.

5.Il Consiglio congiunto può, previo accordo tra le parti, invitare esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle proprie riunioni in veste di osservatori o per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti convengono, caso per caso, i termini e le condizioni a cui tali esperti possono partecipare alle riunioni e garantiscono che essi rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

Articolo 10

Verbali

1.    Il progetto di verbale di ciascuna riunione è redatto congiuntamente dai due segretari.

2.    Salvo altrimenti convenuto nel corso della riunione, il verbale indica, per ciascun punto all'ordine del giorno:

la documentazione presentata al Consiglio congiunto;

le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio congiunto e

le questioni convenute dalle parti, quali, tra l'altro, le decisioni adottate, le dichiarazioni concordate ed eventuali conclusioni.

3.    Il progetto di verbale è presentato al Consiglio congiunto per approvazione. Il Consiglio congiunto approva il verbale alla riunione successiva. In alternativa, il progetto di verbale può essere approvato per iscritto.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1.    Il Consiglio congiunto adotta decisioni e formula raccomandazioni previo accordo tra le parti una volta espletate le rispettive procedure interne.

2.    Il Consiglio congiunto può altresì adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo accordo delle parti. A tale scopo, il progetto di proposta è comunicato per iscritto dal presidente del Consiglio congiunto ai suoi membri a norma dell'articolo 7. I membri devono disporre di almeno 21 giorni di calendario per comunicare eventuali riserve o proposte di modifica del testo. Il presidente, previa consultazione delle parti, può abbreviare il suddetto termine in funzione delle esigenze di un caso specifico.

3.    Gli atti adottati dal Consiglio congiunto a norma dell'articolo 81, paragrafi 6 e 7, dell'accordo recano rispettivamente il titolo di "decisione" o di "raccomandazione", seguito da un numero d'ordine, dall'anno di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Essi sono firmati dal presidente. Le decisioni e le raccomandazioni sono distribuite ai destinatari di cui all'articolo 7. Ciascuna delle parti può decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio congiunto nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

4.    Ciascuna decisione entra in vigore il giorno dell'adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

Articolo 12

Lingue

1.    Le lingue ufficiali del Consiglio congiunto sono l'inglese e lo spagnolo.

2.    Salvo decisione contraria, il Consiglio congiunto delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 13

Spese

1.    Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Consiglio congiunto per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.    Le spese sostenute per l'interpretazione durante le riunioni, la traduzione e la riproduzione di documenti sono a carico dell'Unione europea. Qualora richieda l'interpretazione o la traduzione da e verso lingue diverse da quelle previste all'articolo 12, Cuba si fa carico di tutte le relative spese.

3.    Altre spese relative all'organizzazione materiale delle riunioni sono a carico della parte che ospita le riunioni.

Articolo 14

Comitato misto

1.    A norma dell'articolo 82 dell'accordo, il Consiglio congiunto è assistito nell'esercizio delle proprie funzioni dal comitato misto. Il comitato misto è composto da rappresentanti delle parti, di norma a livello di alti funzionari.

2.    Il comitato misto prepara le riunioni e le discussioni del Consiglio congiunto, sorveglia, se del caso, l'attuazione delle decisioni del Consiglio congiunto e, in generale, assicura la continuità delle relazioni reciproche e il buon funzionamento dell'accordo. Esamina qualsiasi questione sottopostagli dal Consiglio congiunto nonché ogni altra questione che possa insorgere nel corso dell'applicazione dell'accordo. Sottopone proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni al Consiglio congiunto per approvazione.

3.    Il comitato misto adotta le decisioni e formula le raccomandazioni per le quali dispone di poteri in forza dell'accordo. A norma dell'articolo 82, paragrafo 4, dell'accordo, il Consiglio congiunto può conferire al comitato misto il potere di adottare decisioni.

4.    Nei casi in cui l'accordo faccia riferimento all'obbligo o alla possibilità di consultazioni, o se le parti decidono di comune accordo di consultarsi, le consultazioni possono svolgersi in sede di comitato misto, salvo se altrimenti specificato nell'accordo. Le consultazioni possono proseguire a livello di Consiglio congiunto con il consenso delle due parti.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del Consiglio congiunto conformemente alle disposizioni dell'articolo 11.

ALLEGATO 2

Regolamento interno del comitato misto

Articolo 1

Disposizioni generali

1.    Il comitato misto istituito a norma dell'articolo 82 dell'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e Cuba, dall'altra ("accordo"), assiste il Consiglio congiunto nell'esercizio delle sue funzioni e svolge i compiti previsti da tale accordo e ad esso assegnati dal Consiglio congiunto.

2.    Il comitato misto prepara le riunioni e le discussioni del Consiglio congiunto, attua, se del caso, le decisioni del Consiglio congiunto e, in generale, garantisce la continuità delle relazioni e il corretto funzionamento dell'accordo. Esso esamina le questioni che gli sono sottoposte dal Consiglio congiunto ed eventuali altre questioni emerse nel corso dell'applicazione quotidiana dell'accordo. Sottopone al Consiglio congiunto, per adozione, proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni.

3.    A norma dell'articolo 82, paragrafo 1, dell'accordo, il comitato misto è composto da rappresentanti delle parti a livello di alti funzionari, tenendo conto delle tematiche specifiche da affrontare.

Articolo 2

Presidenza

Il comitato misto è presieduto a turno, da una riunione all'altra, da un rappresentante dell'Unione europea o da un rappresentante della Repubblica di Cuba. La prima parte a esercitare la presidenza è la Repubblica di Cuba.

Articolo 3

Riunioni

1.    Salvo diverso accordo tra le parti, il comitato misto si riunisce regolarmente almeno una volta l'anno. Su richiesta di una delle parti possono tenersi, di comune accordo, sessioni speciali del comitato misto.

2.    Ciascuna riunione è convocata dal presidente a una data e in un luogo convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato misto al più tardi 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo tra le parti.

3.    Per quanto possibile, la riunione ordinaria del comitato misto è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del Consiglio congiunto.

4.    In via eccezionale e previo consenso delle parti, le riunioni del comitato misto possono svolgersi con l'ausilio di mezzi tecnologici concordati, come la videoconferenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate, tramite il segretariato, della composizione prevista delle rispettive delegazioni che partecipano alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

Due funzionari, uno per parte, espletano insieme le funzioni di segretari del comitato misto e svolgono congiuntamente le mansioni di segreteria, salvo altrimenti disposto dal presente regolamento interno, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

Articolo 6

Corrispondenza

1.    La corrispondenza destinata al comitato misto è inviata a un segretario che, a sua volta, informa l'altro segretario.

2.    Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato misto sia inoltrata al presidente e distribuita, se del caso, a norma dell'articolo 7.

3.    La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Tale corrispondenza è distribuita, se del caso, conformemente all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1.    I documenti sono distribuiti tramite i segretari.

2.    Una parte trasmette i propri documenti al proprio segretario. Il segretario trasmette senza indugio tali documenti al segretario dell'altra parte.

3.    Ciascun segretario distribuisce i documenti ai rappresentanti responsabili della propria parte, mettendo sistematicamente in copia il segretario dell'altra parte.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria delle parti, le riunioni del comitato misto non sono pubbliche. Se una parte comunica al comitato misto informazioni ritenute riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1.    Il segretariato redige, in base alle proposte presentate dalle parti, un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ciascuna riunione, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti rispetto ai quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, al più tardi 21 giorni di calendario prima della riunione.

2.    L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito conformemente all'articolo 7 al più tardi 20 giorni di calendario prima della data della riunione.

3.    L'ordine del giorno è adottato dal comitato misto all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previa approvazione delle parti.

4.    Su base ad hoc e con il consenso dell'altra parte, il presidente della riunione del comitato misto può invitare esperti indipendenti di determinati settori a partecipare alle proprie riunioni per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti si assicurano che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5.    Il presidente della riunione del comitato misto può, previa consultazione delle parti, abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 per tener conto di circostanze particolari.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1.    Il progetto di verbale di ciascuna riunione è redatto congiuntamente dai due segretari.

2.    Di norma il verbale indica, per ciascun punto all'ordine del giorno:

a)    un elenco dei partecipanti, un elenco dei funzionari che li hanno accompagnati e un elenco degli eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b)    la documentazione fornita al comitato misto;

c)    le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta dal comitato misto e

d)    le conclusioni operative della riunione.

3.    Il progetto di verbale è sottoposto al comitato misto per approvazione. Il comitato misto approva il verbale alla riunione successiva o, in alternativa, per iscritto.

4.    Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario della parte che detiene la presidenza e distribuito alle parti, unitamente all'ordine del giorno, di norma entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione affinché al termine di questa, salvo altrimenti convenuto tra le parti, il comitato misto adotti le conclusioni operative, che tengono conto delle azioni di follow-up che le parti devono avviare. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è riesaminata nel corso delle riunioni successive del comitato misto. A tal fine, il comitato misto adotta un modello che consenta di verificare il seguito dato a ciascun punto d'azione rispetto a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1.    Il comitato misto adotta decisioni nei casi specifici in cui l'accordo gli conferisce poteri a tal fine o laddove tale potere gli sia stato delegato dal Consiglio congiunto. Il comitato misto formula altresì raccomandazioni. Le decisioni sono adottate e le raccomandazioni sono formulate di comune accordo tra le parti e una volta espletate le rispettive procedure interne. Ciascuna decisione o raccomandazione è firmata dall'Unione e da Cuba.

2.    Il comitato misto può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo accordo delle parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo il testo della proposta viene distribuito in conformità dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali osservazioni od obiezioni. Il presidente del comitato misto può, previa consultazione delle parti, abbreviare tale termine per tener conto di circostanze particolari. Una volta che il testo è stato concordato, la decisione o la raccomandazione è firmata dal presidente.

3.    Gli atti del comitato misto recano il titolo "decisione" o "raccomandazione", a seconda del caso, seguito da un numero d'ordine, dall'anno di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Ciascuna decisione entra in vigore il giorno dell'adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

4.    Le decisioni e le raccomandazioni sono distribuite a entrambe le parti.

5.    Ciascuna delle parti può decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 12

Relazioni

Il comitato misto riferisce al Consiglio congiunto in merito alle proprie attività e a quelle dei propri sottocomitati in occasione di ciascuna riunione ordinaria del Consiglio congiunto.

Articolo 13

Lingue

1.    Le lingue ufficiali del comitato misto sono le lingue ufficiali del Consiglio congiunto.

2.    Le lingue di lavoro del comitato misto sono l'inglese e lo spagnolo. Salvo decisione contraria, il comitato misto delibera sulla base di documenti redatti in entrambe le suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1.    Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato misto per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.    Le spese connesse all'organizzazione delle riunioni, alla riproduzione dei documenti nonché all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti da e verso l'inglese e lo spagnolo sono a carico della parte che ospita la riunione. L'interpretazione e la traduzione da o verso altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del Consiglio congiunto conformemente all'articolo 11 del suo regolamento interno.

Articolo 16

Sottocomitati

1.    Conformemente all'articolo 83, paragrafo 1, dell'accordo, il comitato misto può decidere di costituire sottocomitati in settori specifici ai fini dell'applicazione dell'accordo, che possano coadiuvarlo nell'esercizio delle sue funzioni. Il comitato misto può decidere di abolire uno qualsiasi di tali sottocomitati e definirne o modificarne il regolamento interno. Salvo decisione contraria, tali sottocomitati agiscono sotto l'autorità del comitato misto, al quale riferiscono dopo ciascuna riunione.

2.    Salvo altrimenti previsto dall'accordo o convenuto in sede di Consiglio congiunto, il presente regolamento interno si applica mutatis mutandis a qualsiasi sottocomitato istituito dall'accordo o a norma del paragrafo 1.

3.    Le riunioni dei sottocomitati possono tenersi in maniera flessibile ove e quando necessario, di persona, a Bruxelles o a Cuba o, ad esempio, mediante videoconferenza. I sottocomitati dovrebbero costituire la piattaforma per sorvegliare i progressi in materia di ravvicinamento in settori specifici, per discutere determinate questioni e problematiche derivanti da tale processo e per formulare raccomandazioni e conclusioni operative.

4.    Il segretariato del comitato misto riceve in copia tutta la corrispondenza pertinente e tutti i documenti e le comunicazioni riguardanti l'attività di un sottocomitato.

5.    Salvo altrimenti convenuto tra le parti in sede di Consiglio congiunto, i sottocomitati hanno unicamente il potere di rivolgere raccomandazioni al comitato misto.