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Document 32015H0731(01)

Raccomandazioni del Consiglio sul tema — «Promuovere l’utilizzo e la condivisione delle migliori prassi in materia di videoconferenza transfrontaliera nel settore della giustizia negli Stati membri e a livello dell’UE»

OJ C 250, 31.7.2015, p. 1–5 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

31.7.2015   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 250/1


Raccomandazioni del Consiglio sul tema

«Promuovere l’utilizzo e la condivisione delle migliori prassi in materia di videoconferenza transfrontaliera nel settore della giustizia negli Stati membri e a livello dell’UE»

(2015/C 250/01)

IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,

RAMMENTANDO:

1.

la strategia in materia di giustizia elettronica europea 2014-2018, adottata dal Consiglio «Giustizia e affari interni» il 6 dicembre 2013 (1);

2.

il punto 59 della strategia in materia di giustizia elettronica europea 2014-2018, che recita: «Se necessario, i gruppi informali degli Stati membri coinvolti in specifici progetti possono riunirsi per realizzare progressi in questi settori di attività […]»;

3.

il piano d’azione pluriennale 2014-2018 in materia di giustizia elettronica europea, adottato dal Consiglio «Giustizia e affari interni» il 6 giugno 2014 (2);

4.

gli orientamenti per l’attuazione del piano d’azione pluriennale 2014-2018 in materia di giustizia elettronica europea, approvati dal Consiglio «Giustizia e affari interni» il 4 dicembre 2014 (3), che definiscono le misure concrete per il seguito da dare al piano d’azione da parte del gruppo «Legislazione on line» (Giustizia elettronica), compresa l’istituzione del gruppo di lavoro informale sulla videoconferenza transfrontaliera;

5.

i risultati del gruppo di lavoro informale sulla videoconferenza transfrontaliera figuranti nella relazione finale (4) presentata al gruppo «Legislazione on line» (Giustizia elettronica),

RICONOSCE quanto segue:

6.

la videoconferenza è un utile strumento che offre un grande potenziale non solo a livello nazionale ma anche, in particolare, in situazioni transfrontaliere che coinvolgono diversi Stati membri e anche paesi terzi. Nei casi transfrontalieri è fondamentale una comunicazione agevole tra le autorità giudiziarie degli Stati membri. La videoconferenza rappresenta uno dei possibili modi per semplificare e incentivare tale comunicazione. I vantaggi della videoconferenza sono stati riconosciuti dal diritto dell’Unione, che ne ha incoraggiato l’uso, tra l’altro, nel settore dell’assunzione transfrontaliera delle prove in materia civile e commerciale (5) nonché nel procedimento europeo per controversie di modesta entità (6), o ha regolamentato le procedure per il suo utilizzo nei procedimenti penali (7);

7.

le tecnologie di videoconferenza possono essere utilizzate in tutti i tipi di procedimenti giudiziari (penali e civili/commerciali) e offrono ai tribunali e alle procure maggiore flessibilità per l’assunzione di deposizioni di vittime e testimoni, l’audizione di pareri di periti e l’assunzione di dichiarazioni di indagati e imputati. La videoconferenza può contribuire a ridurre lo stress per i testimoni vulnerabili come i bambini. Consente inoltre di evitare viaggi quando sono chiamati a deporre vittime, testimoni o periti di altri Stati membri. Permette altresì di fornire all’indagato immediate ed efficaci garanzie, quali il diritto all’interpretazione, il diritto all’informazione, il diritto di avvalersi di un legale, in caso di arresto in località remote (ad esempio in alto mare). L’uso di tali tecnologie riduce anche il costo delle audizioni per le amministrazioni nazionali. Possono essere conseguiti significativi vantaggi sotto il profilo della sicurezza e dei costi evitando il trasporto di persone sotto custodia;

8.

nel quadro del sistema europeo di giustizia elettronica, gli Stati membri dell’UE hanno già iniziato a collaborare per promuovere l’uso della videoconferenza e scambiare esperienze e migliori prassi. Tale collaborazione si svolge, tra l’altro, nel contesto del gruppo «Legislazione on line» (Giustizia elettronica) a livello dell’UE;

9.

i lavori finora svolti nel settore della videoconferenza a livello nazionale e dell’UE nell’ambito del primo piano d’azione in materia di giustizia elettronica europea 2009-2013 hanno già prodotto importanti risultati. Il portale della giustizia elettronica offre informazioni sull’utilizzo delle infrastrutture di videoconferenza nei procedimenti giudiziari in situazioni transfrontaliere in tutte le lingue ufficiali, compresi un manuale nonché, per la maggior parte degli Stati membri, le pertinenti informazioni di contatto;

10.

il secondo piano d’azione pluriennale in materia di giustizia elettronica europea 2014-2018 intende consolidare i lavori già intrapresi e portare avanti questo sviluppo positivo a livello nazionale ed europeo. Quest’opera dovrebbe anche essere considerata parte di una più ampia evoluzione verso la modernizzazione della giustizia nell’UE, tenendo conto del quadro giuridico esistente in questo settore particolare e della necessità di rispettare le garanzie procedurali in vigore negli Stati membri e a livello dell’UE,

SOTTOLINEA quanto segue:

11.

come indicato nel piano d’azione pluriennale in materia di giustizia elettronica europea 2014-2018, l’esercizio dell’azione in giudizio e l’avvio di procedimenti stragiudiziali in situazioni transfrontaliere dovrebbero essere agevolati mediante la disponibilità della comunicazione con mezzi elettronici tra organi giurisdizionali e parti del procedimento nonché testimoni, vittime, periti e altri partecipanti;

12.

inoltre, sarebbe opportuno, se del caso, ampliare il ricorso alla videoconferenza, alla teleconferenza o ad altri mezzi appropriati di comunicazione a distanza per le udienze, al fine di eliminare la necessità della comparizione personale dinanzi all’organo giurisdizionale per la partecipazione al procedimento giudiziario, segnatamente nei casi transfrontalieri, e di contribuire così, tramite la riduzione dei costi e degli sforzi, a un accesso effettivo alla giustizia;

13.

come indicato nel piano d’azione pluriennale 2014-2018 in materia di giustizia elettronica, i futuri lavori in questo settore dovrebbero essere estesi per facilitare ulteriormente l’organizzazione e lo svolgimento di videoconferenze transfrontaliere in tutti gli Stati membri promuovendo l’utilizzo degli strumenti informatici per supportare e organizzare videoconferenze e migliorando l’interoperabilità per le videoconferenze. Questi lavori dovrebbero includere anche l’elaborazione di un modulo comune di richiesta/conferma di una videoconferenza transfrontaliera. Si dovrebbe parimenti prendere in considerazione la creazione di una rete per lo scambio di esperienze e la condivisione delle migliori prassi in materia di videoconferenze, inclusa la formazione. Si dovrebbe tenere in conto la partecipazione a tali lavori di operatori della giustizia, come giudici, pubblici ministeri, avvocati, mediatori e interpreti giuridici,

ACCOGLIE CON FAVORE:

14.

i lavori intrapresi dal gruppo di esperti sulla videoconferenza transfrontaliera per contribuire a migliorare il funzionamento complessivo dei sistemi di giustizia elettronica negli Stati membri e a livello europeo. Il gruppo di esperti è stato istituito nel gennaio 2014 sotto la guida dell’Austria con l’obiettivo di promuovere l’uso pratico della videoconferenza transfrontaliera e condividere migliori prassi e conoscenze specialistiche su aspetti organizzativi, tecnici e giuridici;

15.

la relazione finale del gruppo di esperti, presentata nel marzo 2015, con raccomandazioni specifiche per i lavori futuri in questo settore,

PRENDE ATTO di quanto segue:

a)   gruppo di esperti

16.

nella sua relazione finale, il gruppo di esperti ha individuato una serie di ostacoli tecnici, organizzativi e giuridici che si frappongono all’utilizzo delle infrastrutture di videoconferenza da parte degli Stati membri in situazioni transfrontaliere. I risultati hanno mostrato che, se è vero che devono essere rispettati i requisiti giuridici esistenti, la maggior parte dei problemi immediati che sorgono in situazioni transfrontaliere sono più di carattere organizzativo e tecnico. Sono in particolare queste le questioni che dovrebbero essere affrontate in via prioritaria a breve o medio termine;

b)   portale della giustizia elettronica

17.

inoltre, le informazioni già disponibili sul portale della giustizia elettronica dovrebbero essere aggiornate e integrate. In particolare, i piani futuri potrebbero prevedere l’aggiunta dei seguenti elementi: collegamenti ipertestuali alla normativa UE e alla legislazione degli Stati membri in materia di impiego della videoconferenza; informazioni consolidate su tutti gli organi giudiziari che dispongono di apparecchiature di videoconferenza negli Stati membri; strumenti per l’organizzazione pratica delle videoconferenze (moduli elettronici, possibilmente un sistema di prenotazione a lungo termine); collegamenti ipertestuali a istruzioni o manuali nazionali, se disponibili; una sezione con esempi di videoconferenza in procedimenti transfrontalieri e una raccolta di buone prassi; informazioni sulla formazione e moduli formativi online e un collegamento ipertestuale alle banche dati interconnesse sugli interpreti, se disponibili;

c)   sinergie con altri progetti

18.

le potenziali sinergie con altri progetti, come i progetti e-CODEX, AVIDICUS (interpretazione durante una videoconferenza) e la rete europea di formazione giudiziaria dovrebbero altresì essere prese in considerazione. Oltre alle informazioni già disponibili sul portale della giustizia elettronica, dovrebbe parimenti essere utilizzato quanto più possibile il materiale utile esistente proveniente da altre fonti, compresi gli Stati membri e Eurojust;

d)   aspetti giuridici

19.

la videoconferenza ha ottenuto un riconoscimento giuridico attraverso convenzioni internazionali e vari atti giuridici dell’UE, ad esempio il regolamento sull’assunzione delle prove in materia civile e commerciale, il regolamento che istituisce un procedimento europeo per controversie di modesta entità e, più di recente, la direttiva relativa all’ordine europeo di indagine penale;

20.

occorrerebbe assicurare che la videoconferenza, pur tutelando maggiormente gli indagati, le vittime, i testimoni e le persone vulnerabili, non pregiudichi i diritti della difesa; occorre prestare particolare attenzione a garantire il rispetto dei principi di immediatezza, di eguaglianza delle armi e di contraddittorio. Ciò comporta l’utilizzo di apparecchiature che siano aggiornate, al fine di conseguire un livello sufficiente di qualità audio e video, e sicure in misura proporzionale alla sensibilità del caso;

21.

occorrerà pertanto valutare l’impatto degli sviluppi legislativi - compreso, in particolare, l’ordine europeo di indagine, che stabilisce una procedura dettagliata per l’uso della videoconferenza nei procedimenti penali - sulle diverse norme e garanzie procedurali applicabili nello Stato membro richiedente e in quello di esecuzione. Tra le altre questioni giuridiche relative alla videoconferenza figura anche l’individuazione delle autorità competenti,

INVITA GLI STATI MEMBRI A:

22.

prendere in considerazione l’attuazione a livello nazionale delle misure seguenti al fine di migliorare l’interoperabilità tra gli Stati membri:

a)   aspetti organizzativi

a)

introdurre in ciascuno Stato membro uno o, se del caso, più punti di contatto nazionali in materia di videoconferenza. Migliorare e aggiornare di conseguenza, ove necessario in stretta cooperazione con la Commissione, le informazioni sul portale della giustizia elettronica (tramite la banca dati della Corte europea) concernenti le infrastrutture nazionali di videoconferenza, i punti di contatto nazionali in materia di videoconferenza e gli organi giurisdizionali competenti. Migliorare l’organizzazione dei punti di contatto a livello nazionale e giurisdizionale;

b)

per singole videoconferenze, concordare una lingua comune, se del caso, nonché servizi di traduzione e interpretazione adeguati e convenire sul fuso orario da utilizzare per determinare il momento di inizio della videoconferenza. Se in una videoconferenza è necessario il supporto di interpreti, gli Stati membri dovrebbero tenere presenti e, per quanto possibile, seguire le indicazioni derivanti dai progetti AVIDICUS;

c)

fatte salve l’indipendenza della magistratura e le differenze nell’organizzazione del potere giudiziario in tutta l’Unione, offrire una formazione efficace ai potenziali utenti, inclusi i giudici e i pubblici ministeri, per accrescere la loro sicurezza e capacità di effettuare una videoconferenza transfrontaliera;

b)   aspetti tecnici

d)

predisporre meccanismi efficaci, compreso un formulario perfezionato per un efficace scambio di parametri di videoconferenza variabili e/o riservati, in combinazione con informazioni pubbliche e statiche sulle infrastrutture di videoconferenza per ciascuno Stato membro, da pubblicare sul portale europeo della giustizia elettronica;

e)

elaborare orientamenti pratici per gli utenti e il personale di pianificazione tecnica e di supporto sulle norme tecniche raccomandate;

f)

migliorare l’interoperabilità tra Stati membri effettuando sistematicamente prove pratiche tra coppie di Stati membri per documentare i parametri di lavoro. Questi possono poi essere riutilizzati per assicurare una maggiore affidabilità delle videoconferenze tra Stati membri con sufficiente qualità audio e video;

g)

come minimo, applicare le seguenti norme tecniche al fine di migliorare la qualità delle sessioni di videoconferenza:

utilizzare un sistema di videoconferenza basato su hardware (H.323/videoconferenza SIP),

provvedere affinché la sessione di videoconferenza sia basata sul protocollo Internet (IP),

utilizzare infrastrutture che transitano attraverso firewall,

utilizzare comunicazioni cifrate (AES-128),

ricevere la presentazione come duo video (H. 239) (8);

c)   aspetti giuridici

h)

valutare l’impatto degli strumenti UE adottati, tra cui l’ordine europeo d’indagine, in relazione alle attuali norme procedurali,

INVITA IL GRUPPO «LEGISLAZIONE ONLINE» (GIUSTIZIA ELETTRONICA) A:

23.

iniziare ad esplorare possibilità e soluzioni pratiche per un approccio coordinato al fine di avviare una cooperazione in materia di videoconferenza con paesi terzi in aggiunta ai contatti bilaterali che gli Stati membri hanno già in atto in questo settore;

24.

proseguire i lavori intrapresi nell’ambito del gruppo di esperti sulla videoconferenza transfrontaliera mediante la creazione di una rete di cooperazione tra gli Stati membri in sede di gruppo «Legislazione on line» (Giustizia elettronica), al fine di scambiare esperienze e condividere migliori prassi in materia di videoconferenze, inclusa la formazione, sulla base di una proposta presentata dal gruppo di esperti. Tale rete dovrebbe:

a)

esaminare la possibilità di migliorare l’utilizzo delle infrastrutture di videoconferenza a livello europeo mediante la creazione di «sale di riunione in videoconferenza virtuali» cui gli Stati membri partecipanti potrebbero collegarsi;

b)

elaborare una chiara descrizione passo a passo («protocollo») per la preparazione e lo svolgimento delle videoconferenze transfrontaliere che si accordi con i casi tipici di utilizzo giudiziario di videoconferenze transfrontaliere e combini tutti gli elementi organizzativi, tecnici e giudiziari necessari;

c)

fornire orientamenti agli utenti su casi tipici di utilizzo giudiziario che trarrebbero più beneficio da un maggiore e migliore impiego della videoconferenza transfrontaliera;

d)

migliorare l’invio elettronico di formulari per le richieste di assistenza giudiziaria transfrontaliera combinando le funzioni del formulario dinamico del portale europeo della giustizia elettronica con e-CODEX (ad esempio formulari per l’«assunzione diretta di prove» e l’«assunzione (indiretta) di prove»);

e)

mettere a punto strumenti che siano di ausilio alle autorità giudiziarie nell’individuare lo strumento giuridico applicabile per l’organizzazione di una particolare videoconferenza;

f)

mettere a punto strumenti che siano di ausilio alle autorità giudiziarie nell’individuare l’autorità competente per l’organizzazione di una particolare videoconferenza;

g)

individuare le disposizioni che dovrebbero essere prese per assicurare le garanzie procedurali nel quadro dell’esercizio dei diritti della difesa, e

h)

assicurare la sostenibilità dei lavori tramite:

il controllo dell’attuazione delle azioni e dei progetti migliorativi,

il monitoraggio delle nuove tecnologie di videoconferenza,

la proposta di azioni e progetti nuovi ai fini di ulteriori miglioramenti,

INVITA LA COMMISSIONE EUROPEA A:

25.

pubblicare la relazione finale del gruppo di esperti sulla videoconferenza transfrontaliera sul portale della giustizia elettronica ai fini di una più ampia diffusione tra gli operatori della giustizia e altre parti interessate;

26.

sostenere finanziariamente l’attuazione a livello nazionale delle misure di cui al punto 22 volte ad assicurare l’interoperabilità transfrontaliera delle infrastrutture di videoconferenza nella misura in cui ciò produca un valore aggiunto europeo in linea con gli strumenti di finanziamento applicabili.


(1)  GU C 376 del 21.12.2013, pag. 7.

(2)  GU C 182 del 14.6.2014, pag. 2.

(3)  Doc. 15771/14.

(4)  Doc. 8364/15 + ADD.

(5)  Regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio, del 28 maggio 2001, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell’assunzione delle prove in materia civile o commerciale (GU L 174 del 27.6.2001, pag. 1).

(6)  Regolamento (CE) n. 861/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’11 luglio 2007, che istituisce un procedimento europeo per le controversie di modesta entità (GU L 199 del 31.7.2007, pag. 1).

(7)  Convenzione del 29 maggio 2000 relativa all’assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri dell’Unione europea.

(8)  

Nota: potrebbe essere necessario utilizzare l’ISDN come soluzione di riserva, se un partner di videoconferenza non supporta ancora l’IP.


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