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Document 32018D1996
Commission Decision (EU) 2018/1996 of 14 December 2018 laying down internal rules concerning the provision of information to data subjects and the restriction of certain of their rights in the context of the processing of personal data for the purpose of trade defence and trade policy investigations
Decisione (UE) 2018/1996 della Commissione, del 14 dicembre 2018, che stabilisce le norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di alcuni loro diritti nel contesto del trattamento di dati personali ai fini delle inchieste di difesa commerciale e di politica commerciale
Decisione (UE) 2018/1996 della Commissione, del 14 dicembre 2018, che stabilisce le norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di alcuni loro diritti nel contesto del trattamento di dati personali ai fini delle inchieste di difesa commerciale e di politica commerciale
C/2018/8811
GU L 320 del 17.12.2018, p. 40–44
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
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17.12.2018 |
IT |
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea |
L 320/40 |
DECISIONE (UE) 2018/1996 DELLA COMMISSIONE
del 14 dicembre 2018
che stabilisce le norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di alcuni loro diritti nel contesto del trattamento di dati personali ai fini delle inchieste di difesa commerciale e di politica commerciale
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249, paragrafo 1,
considerando quanto segue:
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(1) |
La Commissione conduce la politica commerciale dell'Unione nel quadro del suo mandato a norma dei regolamenti (UE) 2015/478 (1), (UE) 2015/755 (2), (UE) 2016/1036 (3) e (UE) 2016/1037 (4) del Parlamento europeo e del Consiglio. |
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(2) |
In particolare nel corso delle inchieste di difesa commerciale, sono inevitabilmente trattati i dati personali ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (5). La Commissione raccoglie le informazioni rilevanti dal punto di vista investigativo, compresi i dati personali. Fatto salvo l'obbligo di tutelare le informazioni riservate, tutte le informazioni rese disponibili dalle parti interessate ai fini di un'inchiesta dovrebbero essere tempestivamente trasmesse alle altre parti partecipanti all'inchiesta attraverso l'accesso al fascicolo non riservato. Tale trasmissione di dati è necessaria e prescritta dalla legge per la difesa in sede giudiziaria dei diritti delle parti interessate. I compiti della Commissione nei settori della politica commerciale e della difesa commerciale ricadono primariamente nelle responsabilità della direzione generale del Commercio («DG Commercio»), le cui entità organizzative fungono da titolari del trattamento. |
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(3) |
I dati personali trattati dalla Commissione sono, ad esempio, i dati identificativi, i dati di contatto, i dati relativi all'attività professionale e quelli relativi o ricollegati all'oggetto dell'inchiesta. I dati personali sono conservati in un ambiente elettronico sicuro per prevenire la consultazione illecita o il trasferimento dei dati a persone esterne alla Commissione. Alcuni dati personali possono essere inseriti in un ambiente elettronico separato, cui può accedere un numero regolamentato di parti interessate all'inchiesta. I dati personali sono conservati presso i servizi della Commissione incaricati dell'inchiesta fino alla sua conclusione. Il periodo di conservazione amministrativa, che decorre dalla conclusione dell'inchiesta, è di 5 anni. Al termine di tale periodo le informazioni relative ai casi trattati, compresi i dati personali, sono trasferite agli archivi storici della Commissione (6). |
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(4) |
Nello svolgimento dei suoi compiti la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725. Al tempo stesso la Commissione deve rispettare le rigorose norme in materia di riservatezza stabilite dall'articolo 19 del regolamento (UE) 2016/1036, dall'articolo 29 del regolamento (UE) 2016/1037, dall'articolo 8 del regolamento (UE) 2015/478 e dall'articolo 5 del regolamento (UE) 2015/755. |
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(5) |
In determinate circostanze è necessario conciliare i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 con l'esigenza di garantire l'efficacia delle inchieste nonché con il pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine l'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 di tale regolamento. |
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(6) |
Al fine di garantire l'efficacia delle inchieste di difesa commerciale nel rispetto dei parametri di protezione dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725, che ha sostituito il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (7), è necessario adottare norme interne secondo le quali la Commissione può limitare i diritti degli interessati conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725. |
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(7) |
Risulta pertanto necessario stabilire norme interne per disciplinare tutti i trattamenti effettuati dalla Commissione nell'esercizio della sua funzione d'inchiesta nell'ambito della difesa commerciale. Tali norme dovrebbero applicarsi ai trattamenti effettuati prima dell'avvio di un'inchiesta, nel corso delle inchieste e durante il monitoraggio del seguito dato agli esiti delle inchieste. |
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(8) |
Al fine di conformarsi agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione dovrebbe informare tutte le persone interessate in merito alle attività da essa svolte, che comportano il trattamento dei loro dati personali e dei loro diritti, in modo trasparente e coerente mediante informative sulla privacy pubblicate sul suo sito web. Se del caso, la Commissione dovrebbe prevedere ulteriori garanzie affinché gli interessati siano informati individualmente secondo modalità adeguate. |
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(9) |
In base all'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 la Commissione può anche limitare la comunicazione di informazioni agli interessati e l'esercizio di altri diritti degli interessati al fine di proteggere le proprie inchieste di difesa commerciale e i diritti di altre persone ad esse connessi. |
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(10) |
Inoltre, per mantenere una cooperazione efficace, può essere necessario che la Commissione limiti l'applicazione dei diritti degli interessati al fine di proteggere i trattamenti effettuati da altre istituzioni, altri organi e organismi dell'Unione o dalle autorità competenti degli Stati membri. A questo scopo la Commissione dovrebbe consultare tali istituzioni, organi, organismi e autorità sui motivi che determinano l'imposizione di limitazioni e sulla necessità e proporzionalità di dette limitazioni. |
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(11) |
Potrebbe inoltre essere necessario che la Commissione limiti la comunicazione di informazioni agli interessati e l'applicazione di altri diritti degli interessati in relazione ai dati personali ricevuti da paesi terzi o organizzazioni internazionali, per adempiere al suo dovere di cooperazione con tali paesi o organizzazioni e salvaguardare pertanto un obiettivo importante di interesse pubblico generale dell'Unione. Tuttavia, in talune circostanze, gli interessi o i diritti fondamentali dell'interessato possono prevalere sull'interesse della cooperazione internazionale. |
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(12) |
La Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e registrare ogni applicazione delle limitazioni nel corrispondente sistema di registrazione. |
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(13) |
A norma dell'articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, i responsabili del trattamento possono rinviare, omettere o negare la comunicazione delle informazioni sui motivi dell'applicazione di una limitazione all'interessato, qualora ciò comprometta in qualche modo la finalità della limitazione. Quanto sopra vale, in particolare, per le limitazioni dei diritti di cui agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725. |
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(14) |
La Commissione dovrebbe riesaminare periodicamente le limitazioni imposte al fine di garantire che il diritto dell'interessato ad essere informato in conformità agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725 siano limitati solo fino a quando tali limitazioni siano necessarie per consentire alla Commissione di svolgere le sue inchieste di difesa commerciale. |
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(15) |
Qualora si applichi una limitazione ad altri diritti degli interessati, il titolare del trattamento dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne comprometterebbe la finalità. |
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(16) |
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell'applicazione delle limitazioni nell'intento di garantirne la conformità alla presente decisione. |
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(17) |
Il regolamento (UE) 2018/1725 sostituisce il regolamento (CE) n. 45/2001, senza alcun periodo transitorio, a decorrere dalla data in cui entra in vigore. La possibilità di applicare limitazioni a determinati diritti degli interessati era prevista nel regolamento (CE) n. 45/2001. Per evitare di compromettere la politica commerciale e lo svolgimento delle inchieste di difesa commerciale, la presente decisione dovrebbe applicarsi a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento (UE) 2018/1725. |
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(18) |
Il Garante europeo della protezione dei dati ha formulato un parere il 30 novembre 2018, |
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Oggetto e ambito di applicazione
1. La presente decisione stabilisce le norme che la Commissione deve rispettare per informare gli interessati in merito al trattamento dei loro dati conformemente agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725 quando conduce le sue inchieste di politica commerciale e di difesa commerciale.
Essa stabilisce inoltre le condizioni alle quali la Commissione può limitare l'applicazione dell'articolo 4, degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), di tale regolamento.
2. La presente decisione si applica al trattamento di dati personali da parte della Commissione ai fini delle attività o in relazione alle attività da essa svolte per assolvere i propri compiti a norma dei regolamenti (UE) 2016/1036, (UE) 2016/1037, (UE) 2015/478 e (UE) 2015/755.
3. La presente decisione si applica al trattamento di dati personali da parte di tutti i servizi della Commissione nella misura in cui essi trattino i dati personali contenuti nelle informazioni che sono tenuti a trasmettere alla Commissione o i dati personali da essa già trattati ai fini delle attività o in relazione alle attività di cui al paragrafo 2 del presente articolo.
Articolo 2
Eccezioni e limitazioni applicabili
1. Allorché esercita le proprie funzioni con riguardo ai diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione valuta se si applichi una delle eccezioni previste in tale regolamento.
2. Fatti salvi gli articoli da 3 a 7 della presente decisione, la Commissione può limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 17, e degli articoli 19, 20 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, nonché il principio di trasparenza di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del medesimo regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 del medesimo regolamento, qualora l'esercizio di tali diritti e obblighi pregiudichi lo scopo delle attività della Commissione in materia di politica commerciale e di difesa commerciale oppure leda i diritti e le libertà di altri interessati.
3. Fatti salvi gli articoli da 3 a 7 della presente decisione, la Commissione può altresì limitare i diritti e gli obblighi di cui al paragrafo 2 del presente articolo in relazione ai dati personali ottenuti da altre istituzioni, altri organi e organismi dell'Unione, dalle autorità competenti degli Stati membri o di paesi terzi o da organizzazioni internazionali, nelle seguenti circostanze:
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a) |
quando l'esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe essere limitato da altre istituzioni, altri organi e organismi dell'Unione in virtù di altri motivi previsti all'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725, conformemente al capo IX di detto regolamento oppure a norma del regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio (8) o del regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio (9); |
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b) |
quando l'esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe essere limitato dalle autorità competenti degli Stati membri sulla base dei motivi di cui all'articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), o a norma delle misure nazionali di recepimento dell'articolo 13, paragrafo 3, dell'articolo 15, paragrafo 3, o dell'articolo 16, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (11); |
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c) |
quando l'esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe pregiudicare la cooperazione della Commissione con paesi terzi o organizzazioni internazionali nello svolgimento delle inchieste di difesa commerciale. |
Prima di applicare le limitazioni nei casi di cui al primo comma, lettere a) e b), la Commissione consulta le istituzioni, gli organi e gli organismi pertinenti dell'Unione o le autorità competenti degli Stati membri, a meno che alla Commissione non risulti evidente che l'applicazione di una limitazione è prevista in virtù di uno dei motivi di cui alle citate lettere.
La lettera c) del primo comma non si applica qualora gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati prevalgano sull'interesse della Commissione a cooperare con paesi terzi o organizzazioni internazionali.
4. I paragrafi 1, 2 e 3 non pregiudicano l'applicazione di altre decisioni della Commissione che stabiliscono norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alla limitazione di determinati diritti a norma dell'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 e dell'articolo 23 del regolamento interno della Commissione.
Articolo 3
Comunicazione di informazioni agli interessati
1. La Commissione pubblica sul suo sito Internet un'informativa sulla protezione dei dati per informare tutti gli interessati riguardo alle sue attività in materia di difesa commerciale che comportano il trattamento dei loro dati personali. Se del caso, la Commissione provvede affinché gli interessati siano informati individualmente secondo modalità adeguate.
2. Allorché limita, in tutto o in parte, la comunicazione di informazioni agli interessati i cui dati sono trattati ai fini delle inchieste di politica commerciale o di difesa commerciale, la Commissione registra i motivi della limitazione conformemente all'articolo 6.
Articolo 4
Diritto di accesso da parte degli interessati, diritto alla cancellazione e diritto di limitazione di trattamento
1. Allorché limita, in tutto o in parte, il diritto di accesso ai dati personali da parte degli interessati, il diritto alla cancellazione o il diritto di limitazione di trattamento di cui, rispettivamente, agli articoli 17, 19 e 20 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione informa l'interessato, nella sua risposta alla richiesta di accesso, cancellazione o limitazione di trattamento, circa la limitazione applicata e i principali motivi della stessa, nonché la possibilità di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o di proporre ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea.
2. La comunicazione di informazioni riguardanti i motivi della limitazione di cui al paragrafo 1 può essere rinviata, omessa o negata fino a quando pregiudicherebbe la finalità della limitazione stessa.
3. La Commissione registra i motivi della limitazione conformemente all'articolo 6.
4. Qualora il diritto di accesso sia limitato in tutto o in parte, l'interessato esercita il suo diritto di accesso per il tramite del Garante europeo della protezione dei dati, in conformità all'articolo 25, paragrafi 6, 7 e 8, del regolamento (UE) 2018/1725.
Articolo 5
Comunicazione di violazioni dei dati personali agli interessati
Allorché limita la comunicazione di una violazione dei dati personali all'interessato, come indicato all'articolo 35 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione registra i motivi della limitazione in conformità all'articolo 6 della presente decisione.
Articolo 6
Registrazione delle limitazioni
1. La Commissione registra i motivi di un'eventuale limitazione applicata a norma della presente decisione, compresa una valutazione della sua necessità e proporzionalità, tenendo conto degli elementi pertinenti di cui all'articolo 25, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725.
A tal fine la registrazione indica in che modo l'esercizio del diritto pregiudicherebbe le finalità delle inchieste di politica commerciale e di difesa commerciale o delle limitazioni applicate a norma dell'articolo 2, paragrafi 2 o 3, oppure lederebbe i diritti e le libertà di altri interessati.
2. Detta registrazione e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne sono alla base, sono conservati in un registro. Essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati su richiesta.
Articolo 7
Durata delle limitazioni
1. Le limitazioni di cui agli articoli 3, 4 e 5 continuano ad applicarsi finché i motivi che le giustificano restano applicabili.
2. Qualora i motivi di una limitazione di cui agli articoli 3 o 5 non siano più applicabili, la Commissione revoca la limitazione e illustra i motivi principali di tale limitazione all'interessato. Allo stesso tempo la Commissione informa l'interessato circa la possibilità di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o di proporre ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea.
3. La Commissione riesamina l'applicazione delle limitazioni di cui agli articoli 3 e 5 ogni sei mesi dopo l'adozione e all'atto della chiusura dell'inchiesta. Successivamente la Commissione/il titolare del trattamento valuterà su base annuale la necessità di mantenere in vigore eventuali limitazioni/rinvii.
Articolo 8
Riesame da parte del responsabile della protezione dei dati della Commissione europea
1. Il responsabile della protezione è informato, senza indebito ritardo, ogniqualvolta i diritti degli interessati sono limitati a norma della presente decisione. Su richiesta, al responsabile della protezione dei dati viene garantito l'accesso alle registrazioni e a tutti i documenti contenenti i relativi elementi di fatto e di diritto.
2. Il responsabile della protezione dei dati può chiedere un riesame delle limitazioni. Il responsabile della protezione dei dati è informato per iscritto in merito all'esito del riesame richiesto.
Articolo 9
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Essa si applica a decorrere dall'11 dicembre 2018.
Fatto a Bruxelles, il 14 dicembre 2018
Per la Commissione
Il presidente
Jean-Claude JUNCKER
(1) Regolamento (UE) 2015/478 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2015, relativo al regime comune applicabile alle importazioni (GU L 83 del 27.3.2015, pag. 16).
(2) Regolamento (UE) 2015/755 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2015, relativo al regime comune applicabile alle importazioni da alcuni paesi terzi (GU L 123 del 19.5.2015, pag. 33).
(3) Regolamento (UE) 2016/1036 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'8 giugno 2016, relativo alla difesa contro le importazioni oggetto di dumping da parte di paesi non membri dell'Unione europea (GU L 176 del 30.6.2016, pag. 21).
(4) Regolamento (UE) 2016/1037 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'8 giugno 2016, relativo alla difesa contro le importazioni oggetto di sovvenzioni provenienti da paesi non membri dell'Unione europea (GU L 176 del 30.6.2016, pag. 55).
(5) Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).
(6) La conservazione dei fascicoli presso la Commissione è disciplinata dall'elenco comune di conservazione, un documento normativo [la cui ultima versione è il SEC(2012) 713] in forma di lista in cui sono stabiliti i periodi di conservazione per i vari tipi di documenti della Commissione.
(7) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).
(8) Regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 maggio 2016, che istituisce l'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol) e sostituisce e abroga le decisioni del Consiglio 2009/371/GAI, 2009/934/GAI, 2009/935/GAI, 2009/936/GAI e 2009/968/GAI (GU L 135 del 24.5.2016, pag. 53).
(9) Regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio, del 12 ottobre 2017, relativo all'attuazione di una cooperazione rafforzata sull'istituzione della Procura europea («EPPO»), (GU L 283 del 31.10.2017, pag. 1).
(10) Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 1).
(11) Direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 89).