(1)

La Commissione svolge indagini amministrative ai fini del controllo dell'applicazione delle regole di concorrenza in conformità del trattato e del diritto derivato nonché degli accordi internazionali adottati a tal fine (1). A tal fine, nei settori dell'antitrust, del controllo delle concentrazioni e del controllo degli aiuti di Stato, esercita i poteri di indagine e di applicazione (comprese le relative attività operative) conferiti alla Commissione dai pertinenti atti dell'Unione.

(2)

Le attività di indagine e di controllo dell'applicazione della Commissione nel settore della concorrenza sono rivolte alle imprese o agli Stati membri che sono soggetti alle norme sulla concorrenza previste dal trattato, e non alle persone fisiche in quanto tali. Tuttavia, nel corso delle indagini in materia di concorrenza, i dati personali di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (2) sono inevitabilmente trattati ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, del medesimo regolamento. La Commissione deve trattare tali dati personali al fine di adempiere ai compiti che le incombono in quanto autorità pubblica preposta all'applicazione delle norme di concorrenza dell'Unione. Le indagini nel settore dell'antitrust, del controllo delle concentrazioni e del controllo degli aiuti di Stato e il controllo dell'applicazione delle norme di concorrenza rientrano nelle funzioni di controllo, d'ispezione o di regolamentazione connesse all'esercizio di pubblici poteri nei casi di cui all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c) e g), del regolamento (UE) 2018/1725. Queste attività mirano alla promozione e alla protezione di un mercato interno concorrenziale e, in tal modo, a salvaguardare un importante interesse economico e finanziario dell'Unione europea e degli Stati membri.

(3)

Ai fini della sua attività di indagine e di controllo dell'applicazione nei settori dell'antitrust, del controllo delle concentrazioni e del controllo degli aiuti di Stato, la Commissione tratta i dati personali acquisiti o ricevuti da persone giuridiche, persone fisiche, Stati membri e altri organismi (quali le autorità nazionali garanti della concorrenza, gli organismi di regolamentazione e gli altri enti pubblici e autorità), autorità garanti della concorrenza di paesi terzi e organismi e organizzazioni internazionali. Durante le attività di indagine e di controllo dell'applicazione nel settore della concorrenza, sia che agisca di propria iniziativa o sulla base delle osservazioni ricevute, la Commissione può anche trattare dati personali acquisiti o ricevuti da fonti accessibili al pubblico (ad esempio, nell'ambito delle attività di monitoraggio o di controllo del mercato), da fonti anonime (ad esempio, gli informatori) o fonti identificate (ad esempio, i denuncianti) la cui identità deve essere protetta.

(4)

La Commissione può, a sua volta, trasmettere dati personali alle persone giuridiche o fisiche (ad esempio, nell'ambito della procedura di accesso al fascicolo), alle autorità nazionali garanti della concorrenza e ad altre autorità e organismi nel quadro della cooperazione bilaterale o multilaterale con gli Stati membri o le autorità e organizzazioni di paesi terzi, per quanto necessario e opportuno per esercitare i suoi poteri, per salvaguardare i diritti di difesa dei soggetti interessati dai procedimenti della Commissione e per garantire l'efficiente ed efficace applicazione delle norme dell'Unione in materia di concorrenza.

(5)

Le attività di trattamento di dati personali ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2018/1725 effettuate nel corso delle attività di indagine e di controllo dell'applicazione nel settore della concorrenza possono aver luogo anche prima che la Commissione avvii un procedimento formale, continuare durante lo svolgimento dell'indagine e proseguire anche dopo la sua chiusura formale (ad esempio, per attività di vigilanza del mercato o di sorveglianza regolamentare, per valutare la necessità di avviare nuove attività d'indagine, per procedimenti giudiziari ecc.).

(6)

I dati personali trattati dalla Commissione sono, ad esempio, i dati identificativi, i dati di contatto, i dati relativi all'attività professionale e quelli relativi o ricollegati all'oggetto dell'indagine o del procedimento. I dati personali sono conservati in un ambiente elettronico sicuro al fine di impedire l'accesso o il trasferimento illecito di dati a persone che non hanno necessità di sapere. I dati personali sono conservati presso i servizi della Commissione incaricati dell'indagine per il periodo necessario all'indagine, per valutare l'eventuale necessità di avviare nuove attività di indagine, nel corso del procedimento amministrativo e nel corso di ogni successivo ricorso giurisdizionale, nonché nel periodo di utilità amministrativa successivo alla chiusura definitiva del fascicolo. Al termine del periodo di conservazione, le informazioni relative al caso comprendenti i dati personali vengono trasferite negli archivi storici della Commissione (3).

(7)

Nello svolgimento dei suoi compiti la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali riconosciuti all'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e all'articolo 16, paragrafo 1, del trattato. Allo stesso tempo, la Commissione è responsabile dell'applicazione delle regole di concorrenza, nell'ambito della quale la Commissione deve svolgere indagini in modo tempestivo, nel rispetto delle norme in materia di riservatezza e segreto professionale (4), nonché del diritto di difesa dei soggetti sottoposti a indagini (5) e dei diritti delle persone la cui identità deve essere protetta.

(8)

In talune circostanze, è necessario conciliare i diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 con le esigenze delle attività di indagine e di controllo dell'applicazione, nonché con il pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. In tal senso, l'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 dà alla Commissione la possibilità di limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 22 e dell'articolo 35, nonché dell'articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22 del medesimo regolamento.

(9)

Queste norme interne dovrebbero coprire tutte le operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione nell'esercizio dei suoi poteri d'indagine, sia nelle azioni prese di propria iniziativa che sulla base di osservazioni ricevute, e nelle attività di controllo dell'applicazione e nelle relative attività operative nei settori dell'antitrust, del controllo delle concentrazioni e del controllo degli aiuti di Stato, qualora l'esercizio dei diritti degli interessati possa compromettere lo svolgimento di attività di indagine o di controllo dell'applicazione. Tali norme dovrebbero applicarsi alle operazioni di trattamento effettuate prima dell'avvio formale del procedimento, durante lo svolgimento delle indagini come anche dopo la loro chiusura formale, così come al trattamento nel contesto della cooperazione bilaterale o multilaterale con le autorità nazionali garanti della concorrenza, gli Stati membri o le autorità e organizzazioni di paesi terzi.

(10)

Al fine di conformarsi agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione dovrebbe informare tutte le persone riguardo alle proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e dei loro diritti in modo trasparente e coerente sotto forma di informative sulla protezione dei dati pubblicate sul sito Internet della Commissione.

(11)

Fatti salvi l'articolo 14, paragrafo 5, e l'articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione può limitare, in virtù dell'articolo 25 dello stesso regolamento, la comunicazione di informazioni agli interessati e l'applicazione di altri diritti degli interessati, al fine di tutelare le proprie attività di indagine e di controllo dell'applicazione nel settore della concorrenza, le indagini e i procedimenti delle autorità garanti della concorrenza degli Stati membri, gli strumenti e i metodi d'indagine, nonché i diritti delle altre persone connessi alle proprie indagini.

(12)

Inoltre, per mantenere una cooperazione efficace può essere necessario che la Commissione limiti l'applicazione dei diritti degli interessati al fine di proteggere le operazioni di trattamento di altri organismi, uffici, istituzioni e agenzie dell'Unione o delle autorità degli Stati membri. A tal fine, la Commissione dovrebbe consultare le istituzioni, gli organismi, gli uffici, le agenzie e le autorità in questione sui motivi che portano all'imposizione di limitazioni e sulla loro necessità e proporzionalità.

(13)

Potrebbe inoltre essere necessario che la Commissione limiti la comunicazione di informazioni agli interessati e l'applicazione di altri diritti degli interessati in relazione ai dati personali ricevuti da paesi terzi o organizzazioni internazionali, al fine di cooperare con tali paesi o organizzazioni e garantire pertanto un obiettivo importante di interesse pubblico generale dell'Unione. Tuttavia, in talune circostanze, gli interessi o i diritti fondamentali dell'interessato possono prevalere sull'interesse della cooperazione internazionale.

(14)

La Commissione ha quindi individuato i motivi elencati all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725 come motivi di limitazione ai sensi dell'articolo 25 dello stesso regolamento che potrebbe risultare necessario applicare alle operazioni di trattamento dei dati effettuate nell'ambito delle attività di indagine e di applicazione della Commissione nel settore della concorrenza, comprendenti il settore antitrust, il controllo delle concentrazioni e il controllo degli aiuti di Stato.

(15)

La Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e registrare ogni richiesta di limitazione nel corrispondente sistema di registrazione.

(16)

A norma dell'articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, i responsabili del trattamento possono rinviare la comunicazione delle informazioni o astenersi dal fornire informazioni sui motivi dell'applicazione di una limitazione se la comunicazione di tale informazione comprometterebbe in qualche modo lo scopo che la limitazione si prefigge. Ciò vale, in particolare, per le limitazioni dei diritti di cui agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725. Al fine di garantire che i diritti dell'interessato ai sensi degli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725 siano limitati solo fintanto che sussistono i motivi delle limitazioni, la Commissione dovrebbe riesaminare la situazione periodicamente e alla chiusura della relativa indagine.

(17)

Se si applica una limitazione di altri diritti degli interessati, il titolare del trattamento dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne comprometterebbe l'obiettivo. Il titolare del trattamento è il servizio responsabile della politica di concorrenza all'interno della Commissione.

(18)

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell'applicazione delle limitazioni al fine di garantire l'osservanza della presente decisione.

(19)

La presente decisione è adottata ai sensi dell'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 e dovrebbe entrare in vigore contemporaneamente a tale regolamento, al fine di garantire la certezza del diritto.

(20)

È stato consultato il garante europeo della protezione dei dati,