32002R1386

Regolamento (CE) n. 1386/2002 della Commissione

del 29 luglio 2002

recante dettagliate modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1164/94 del Consiglio, riguardo ai sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi dal Fondo di coesione, nonché alla procedura per le rettifiche finanziarie

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il regolamento (CE) n. 1164/94 del Consiglio, del 16 maggio 1994, che istituisce un Fondo di coesione(1), modificato dai regolamenti (CE) n. 1264/1999 e (CE) n. 1265/1999(2), in particolare l'articolo 12, paragrafo 4, e l'articolo H, paragrafo 4, dell'allegato II,

considerando quanto segue:

(1) A norma dell'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1164/94, gli Stati membri adottano una serie di misure intese a garantire che il Fondo di coesione (in prosieguo: "il Fondo") sia utilizzato in modo efficiente, regolare e conforme al principio di sana gestione finanziaria.

(2) A tale scopo, gli Stati membri forniscono orientamenti appropriati sull'organizzazione delle pertinenti funzioni degli organismi responsabili dell'esecuzione dei progetti, della certificazione delle spese, nonché della gestione e del coordinamento generali delle operazioni relative al Fondo di coesione negli Stati membri interessati.

(3) Il regolamento (CE) n. 1164/94 dispone che gli Stati membri collaborino con la Commissione per garantire la disponibilità di sistemi di gestione e di controllo che funzionino correttamente e che forniscano il supporto necessario per l'esecuzione dei controlli, anche a campione.

(4) Al fine di armonizzare i requisiti relativi alla certificazione delle spese dichiarate per i pagamenti del Fondo, è necessario determinare il contenuto di tale certificazione e specificare la natura e la qualità delle informazioni su cui si fonda.

(5) Al fine di consentire alla Commissione di effettuare i controlli di cui all'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1164/94, gli Stati membri devono fornirle, su richiesta, i dati che gli organismi responsabili dell'esecuzione dei progetti nonché della gestione e del coordinamento generale delle operazioni del Fondo richiedono per lo svolgimento dei compiti di gestione, di sorveglianza e di valutazione di cui al suddetto regolamento. È necessario definire il contenuto di tali dati, nonché il formato e i mezzi di trasmissione dei documenti in formato elettronico, qualora i dati siano trasmessi in detto formato. La Commissione deve garantire la riservatezza e la sicurezza sia dei dati informatizzati, sia di quelli in altro formato.

(6) Il presente regolamento deve applicarsi fatte salve le disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità(3).

(7) Il presente regolamento deve altresì applicarsi fatte salve le disposizioni del regolamento (CE) n. 1831/94 della Commissione, del 26 luglio 1994, relativo alle irregolarità e al recupero delle somme indebitamente pagate nell'ambito del finanziamento del Fondo di coesione nonché all'instaurazione di un sistema d'informazione in questo settore(4).

(8) Occorre stabilire le modalità di applicazione della procedura prevista all'articolo H dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94, incluse quelle relative alla ripetizione dell'indebito, alla restituzione alla Commissione e agli interessi di mora,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO I

Oggetto e campo di applicazione

Articolo 1

Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1164/94 per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito del Fondo di coesione (in prosieguo: "il Fondo") per le azioni ammissibili in forza dell'articolo 3 del suddetto regolamento e alle quali il contributo è stato originariamente erogato dopo il 1o gennaio 2000, nonché riguardo al procedimento di rettifica finanziaria di tali contributi.

CAPO II

Sistemi di gestione e di controllo

Articolo 2

1. Gli Stati membri provvedono a che i seguenti organismi e autorità ricevano orientamenti appropriati riguardo ai sistemi di gestione e di controllo necessari ai fini di una sana gestione del Fondo secondo i principi e le norme generalmente riconosciuti:

a) gli organismi responsabili dell'esecuzione dei progetti a norma dell'articolo 10, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1164/94 (in prosieguo: "enti di attuazione");

b) le autorità o gli organismi responsabili della certificazione delle spese dichiarate per i pagamenti del Fondo di cui all'articolo 12, paragrafo 1, lettera d), e articolo D, paragrafo 4, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94, incluse, ove separate, le autorità o gli organismi designati a norma dell'articolo D, paragrafo 1, dell'allegato II del suddetto regolamento (in prosieguo: "le autorità di pagamento");

c) le autorità responsabili della gestione e del coordinamento generali delle operazioni del Fondo nello Stato membro interessato (in prosieguo: "autorità di gestione");

d) gli organismi od uffici pubblici o privati che agiscono sotto la responsabilità dell'autorità di gestione o di pagamento o che espletano funzioni per conto di tali autorità in rapporto agli enti di attuazione (in prosieguo: "organismi intermedi").

In particolare tali orientamenti devono guidare detti organismi e autorità nella creazione di sistemi atti ad assicurare la correttezza, la regolarità e l'ammissibilità delle domande di contributi comunitari, e la realizzazione dei progetti che sia conforme alle condizioni stabilite nella relativa decisione ed in linea con gli obiettivi fissati per gli stessi progetti.

2. Ai fini del presente regolamento, "ente di attuazione" include, quando detto ente non sia il destinatario finale del contributo, gli organismi e le imprese impegnati nell'esecuzione del progetto, in qualità di concessionarie, mandatarie o a qualsiasi altro titolo.

3. Ai fini del presente regolamento, salvo altrimenti disposto, per "progetto" si intende qualsiasi progetto individuale, fase di progetto o gruppo di progetti di cui all'articolo 1, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1164/94, nonché qualsiasi misura di cui all'articolo 3, paragrafo 2, del medesimo, oggetto di una decisione a norma dell'articolo 10, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1164/94 (in prosieguo: "la decisione di concessione").

Articolo 3

I sistemi di gestione e di controllo delle autorità di gestione e di pagamento, degli organismi intermedi e degli enti di attuazione garantiscono, in proporzione al volume di contributi gestiti, quanto segue:

a) una chiara definizione e assegnazione delle funzioni, nonché un'adeguata separazione delle stesse, necessaria per garantire una sana gestione, all'interno dell'organizzazione interessata;

b) sistemi efficaci per garantire che le funzioni vengano espletate in maniera soddisfacente;

c) la comunicazione da parte degli organismi intermedi alle autorità responsabili di informazioni in merito all'esecuzione dei compiti e ai mezzi impiegati.

Articolo 4

1. I sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 3 prevedono procedure per la verifica della veridicità della spesa dichiarata e della realizzazione del progetto dalla fase istruttoria fino all'entrata in funzione dell'investimento finanziato, secondo le condizioni stabilite nella pertinente decisione di concessione, gli obiettivi fissati per il progetto e le norme nazionali e comunitarie, in particolare quelle materia di ammissibilità delle spese al contributo del Fondo, di protezione dell'ambiente, del trasporto, delle reti transeuropee, delle concorrenza e degli appalti pubblici.

Le verifiche coprono tutti gli aspetti da cui dipende l'impiego efficace dei fondi impegnati, siano essi di natura finanziaria, tecnica o amministrativa.

2. Le procedure prevedono la registrazione delle verifiche effettuate in loco per i progetti. Le registrazioni indicano le attività svolte, i risultati delle verifiche e le misure prese in ordine a discrepanze rilevate. Nel caso in cui le verifiche fisiche o amministrative non riguardino tutti i lavori od operazioni ma soltanto un campione dei medesimi, le registrazioni forniscono l'identificazione dei lavori o delle operazioni selezionati e la descrizione del metodo di campionamento.

Articolo 5

1. Gli Stati membri, per i progetti ai quali un contributo è stato originariamente erogato dopo il 1o gennaio 2000, informano la Commissione, entro tre mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, in merito all'organizzazione delle autorità di gestione e di pagamento e degli organismi intermedi responsabili delle operazioni del Fondo nel loro paese, ai sistemi di gestione e di controllo istituiti presso tali autorità e organismi, nonché ai miglioramenti previsti secondo gli orientamenti di cui all'articolo 2, paragrafo 1.

2. L'informazione, per ciascuna autorità di gestione e di pagamento e per ciascun organismo intermedio riguarda i seguenti aspetti:

a) le funzioni affidate;

b) la ripartizione delle funzioni tra gli uffici o all'interno degli stessi, nonché tra l'autorità di gestione e l'autorità di pagamento, qualora costituiscano un unico organismo;

c) le procedure relative alla verifica e all'accettazione dei lavori, al ricevimento, alla verifica e all'approvazione delle domande di rimborso delle spese, nonché all'autorizzazione, all'esecuzione e alla registrazione dei pagamenti ai beneficiari;

d) le disposizioni in materia di verifica ispettiva dei sistemi di gestione e di controllo.

3. La Commissione, in collaborazione con lo Stato membro, accerta che i sistemi di gestione e di controllo di cui ai paragrafi 1 e 2 soddisfino i criteri di cui al regolamento (CE) n. 1164/94 e al presente regolamento e rileva ogni ostacolo che tali sistemi comportino per la trasparenza dei controlli sul funzionamento del Fondo e per il discarico della responsabilità che incombe alla Commissione a norma dell'articolo 274 del trattato. A scadenze regolari sono effettuate revisioni sul funzionamento dei sistemi.

Articolo 6

1. I sistemi di gestione e di controllo prevedono un'adeguata pista di controllo.

2. Una pista di controllo è adeguata se consente di verificare quanto segue:

a) la corrispondenza degli importi riepilogativi certificati alla Commissione con le singole registrazioni di spesa e la relativa documentazione giustificativa, conservate ai vari livelli dell'amministrazione e presso gli enti di attuazione;

b) l'assegnazione e i trasferimenti delle risorse comunitarie e nazionali disponibili;

c) l'esattezza delle informazioni comunicate in merito alla realizzazione del progetto secondo le condizioni previste nella decisione di concessione ed in linea con gli obiettivi fissati per il progetto stesso.

3. Una descrizione indicativa delle informazioni richieste per una pista di controllo adeguata figura nell'allegato I.

4. L'autorità di gestione verifica la sussistenza degli elementi seguenti:

a) disponibilità di procedure volte ad assicurare che tutti i documenti pertinenti a spese e pagamenti specifici effettuati nell'ambito del progetto, nonché ai lavori realizzati e alle relative verifiche, necessari per una pista di controllo adeguata, siano conservati in conformità dell'articolo G, paragrafo 3, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94 e dell'allegato I del presente regolamento;

b) registrazione del nome e dell'ubicazione dell'organismo che detiene i documenti;

c) possibilità di accesso ai documenti, a fini di controllo, da parte delle persone e degli organismi che di norma hanno il diritto di controllarli.

5. Le persone e organismi di cui al paragrafo 4, lettera c), sono i seguenti:

a) il personale dell'autorità di gestione, dell'autorità di pagamento, degli organismi intermedi nonché dell'ente di attuazione che tratta le domande di pagamento;

b) gli uffici che effettuano verifiche dei sistemi di gestione e di controllo;

c) l'addetto o l'ufficio dell'autorità di pagamento responsabile della certificazione delle domande di pagamento intermedie e finale di cui all'articolo 12, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (CE) n. 1164/94 e dell'articolo D, paragrafo 2, lettera d), dell'allegato II del suddetto regolamento, nonché la persona addetta o l'ufficio che rilascia la dichiarazione di cui all'articolo 12, paragrafo 1, lettera f), del suddetto regolamento;

d) i funzionari designati da organismi nazionali di controllo e dalla Comunità.

Il personale e gli organismi autorizzati possono richiedere estratti o copie dei documenti o dei registri contabili di cui al paragrafo 4.

Articolo 7

L'autorità di pagamento tiene la contabilità degli importi da recuperare, relativi a pagamenti già effettuati nell'ambito dell'intervento comunitario e garantisce il tempestivo recupero di tali importi. Dopo il recupero, essa restituisce gli importi relativi ai pagamenti irregolari recuperati, maggiorati degli interessi di mora, deducendo l'importo in questione dalla successiva dichiarazione di spesa e domanda di pagamento presentate alla Commissione per il progetto interessato. Se l'importo dedotto è insufficiente, la Commissione può richiedere il rimborso della differenza.

L'autorità di pagamento trasmette alla Commissione, una volta all'anno, in allegato alla quarta relazione trimestrale sui recuperi effettuati a norma del regolamento (CE) n. 1831/94, una dichiarazione degli importi relativi a progetti del Fondo in attesa di recupero a tale data, ripartiti per anno di avvio delle procedure di recupero.

CAPO III

Certificazione delle spese

Articolo 8

1. Le certificazioni delle dichiarazioni di spesa intermedie e finale di cui all'articolo 12, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (CE) n. 1164/94 e all'articolo D, paragrafo 2, lettera d), quarto trattino, dell'allegato II del suddetto regolamento sono redatte secondo il modello di cui all'allegato II del presente regolamento da un addetto o da un ufficio dell'autorità di pagamento funzionalmente indipendente da qualunque ufficio che autorizza i pagamenti.

2. Prima di certificare una dichiarazione di spesa, l'autorità di pagamento verifica quanto segue:

a) che l'autorità di gestione, gli organismi intermedi e l'ente di attuazione abbiano rispettato le disposizioni del regolamento (CE) n. 1164/94, in particolare l'articolo 12, paragrafo 1, lettere c) ed e), e l'articolo D, paragrafo 2, lettere b) e d), dell'allegato II, nonché le condizioni della decisione di concessione;

b) che la dichiarazione di spesa riguardi esclusivamente spese conformi a quanto segue:

i) che siano effettivamente sostenute durante il periodo di ammissibilità stabilito nella decisione di concessione e giustificabili da fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente;

ii) che siano relative a lavori che non risultavano materialmente conclusi al momento della presentazione della domanda di contributo;

iii) che siano giustificate dallo stato di avanzamento o dalla conclusione del progetto, realizzato secondo le condizioni della decisione di concessione e in linea con gli obiettivi fissati per il progetto stesso.

3. Affinché sia sempre possibile verificare l'adeguatezza dei sistemi e della pista di controllo, prima che una dichiarazione di spesa sia presentata alla Commissione, l'autorità di gestione deve assicurarsi che l'autorità di pagamento sia informata in merito alle procedure applicate dall'autorità di gestione stessa, dagli organismi intermedi e dall'organismo di attuazione, ai fini seguenti:

a) verificare la veridicità delle spese dichiarate e la realizzazione del progetto secondo le condizioni stabilite nella relativa decisione di concessione ed agli obiettivi fissati per il progetto;

b) garantire la conformità alle norme pertinenti;

c) conservare la pista di controllo.

4. Qualora l'autorità di gestione e l'autorità di pagamento costituiscano un medesimo organismo o parti di uno stesso organismo, quest'ultimo garantisce che siano applicate procedure che prevedono norme di controllo equivalenti a quelle di cui ai paragrafi 2 e 3.

CAPO IV

Controlli a campione

Articolo 9

1. Gli Stati membri organizzano i controlli sui progetti sulla base di un campione adeguato. I controlli sono in particolare volti a verificare quanto segue:

a) l'efficacia dei sistemi di gestione e controllo istituiti;

b) le dichiarazioni di spesa presentate ai vari livelli interessati, con criteri selettivi e sulla base di un'analisi dei rischi.

2. I controlli effettuati per il periodo 2000-2006 riguardano almeno il 15 % della totalità delle spese ammissibili sostenute per i progetti ai quali un contributo è stato originariamente erogato nel corso di detto periodo. Questa percentuale può essere ridotta in proporzione dei pagamenti effettuati prima dell'entrata in vigore del presente regolamento. I controlli si basano su un campione rappresentativo di operazioni, tenuto conto dei criteri di cui al paragrafo 3.

Gli Stati membri si adoperano per ripartire uniformemente l'esecuzione dei controlli su tutto il periodo interessato. Essi garantiscono un'adeguata separazione dei compiti tra l'esecuzione di questi controlli e le procedure di esecuzione e di pagamento relative ai progetti.

3. La selezione del campione di operazioni da sottoporre ai controlli tiene conto dei seguenti aspetti:

a) l'esigenza di controllare progetti di vario tipo e di varie dimensioni;

b) gli eventuali fattori di rischio identificati dai controlli nazionali o comunitari;

c) la necessità di assicurare che i differenti tipi di organismi coinvolti nella gestione e realizzazione dei progetti nonché i due ambiti di intervento (trasporti e ambiente) siano controllati in maniera adeguata.

Articolo 10

Mediante i controlli, gli Stati membri si adoperano per verificare i seguenti aspetti:

a) la concreta applicazione e l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo;

b) la realizzazione dei progetti secondo le condizioni stabilite nella decisione di concessione e gli obiettivi fissati per loro;

c) per un numero adeguato di registrazioni contabili, la relativa conformità con i documenti giustificativi detenuti dagli organismi intermedi, dall'ente di attuazione;

d) l'esistenza di un'adeguata pista di controllo;

e) per un adeguato numero di voci di spesa, la conformità della loro natura e dei relativi tempi di esecuzione alle disposizioni comunitarie, al capitolato d'onere approvato per il progetto ed ai lavori effettivamente eseguiti;

f) l'effettiva disponibilità del pertinente cofinanziamento nazionale;

g) la conformità del progetto cofinanziato alle norme e alle politiche comunitarie, a norma dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1164/94.

Articolo 11

I controlli determinano se gli eventuali problemi riscontrati abbiano carattere sistemico, comportando quindi un fattore di rischio per tutti o una parte degli altri progetti che fanno capo allo stesso ente di attuazione o che vengono realizzati nel relativo Stato membro. Essi identificano altresì le cause dei problemi riscontrati, ogni ulteriore esame ritenuto necessario e le opportune misure correttive e preventive.

Articolo 12

Conformemente all'articolo G, paragrafo 1, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94, entro il 30 giugno di ogni anno, e per la prima volta il 30 giugno 2003, gli Stati membri informano la Commissione in merito all'applicazione degli articoli 9, 10 e 11 del presente regolamento nel corso dell'anno civile precedente, indicando anche eventuali integrazioni o aggiornamenti da apportare ai propri sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 5, paragrafo 1.

CAPO V

Dichiarazione a conclusione del progetto

Articolo 13

La persona addetta o l'ufficio incaricati di rilasciare le dichiarazioni a conclusione dei progetti di cui all'articolo 12, paragrafo 1, lettera f), del regolamento (CE) n. 1164/94 sono funzionalmente indipendenti:

a) dall'autorità di gestione, dall'ente di attuazione e dagli organismi intermedi;

b) dalla persona addetta o dall'ufficio dell'autorità di pagamento responsabile delle certificazioni di cui all'articolo 8, paragrafo 1.

Essi effettuano l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. L'addetto o l'ufficio ricevono dall'ente di attuazione, dalle autorità di gestione e di pagamento e dagli organismi intermedi, tutte le informazioni richieste ed hanno accesso alle registrazioni e ai documenti giustificativi necessari ai fini della dichiarazione.

Articolo 14

Le dichiarazioni si basano su un esame dei sistemi di gestione e di controllo, delle risultanze dei controlli già eseguiti e, se necessario, su un ulteriore campione di operazioni, nonché della relazione finale redatta secondo l'articolo F, paragrafo 4, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94. La persona addetta o l'ufficio che rilasciano la dichiarazione procedono a tutti gli accertamenti necessari per ottenere ragionevole assicurazione in ordine alla correttezza della dichiarazione di spesa certificata, alla legittimità e regolarità delle relative operazioni e alla realizzazione del progetto conformemente alle condizioni della decisione di concessione e agli obiettivi fissati per il progetto stesso.

Le dichiarazioni sono redatte sulla base del modello indicativo di cui all'allegato III e sono corredate di una relazione contenente tutte le informazioni atte a documentarle, ivi compresa una sintesi dei risultati di tutti i controlli effettuati da organismi nazionali e comunitari dei quali il dichiarante ha avuto conoscenza.

Articolo 15

Se l'esistenza di gravi carenze di gestione o di controllo, la frequente presenza di irregolarità o di dubbi quanto alla realizzazione corretta del progetto non consentono di garantire con assoluta certezza la validità della domanda di pagamento del saldo finale e della certificazione finale della spesa, la dichiarazione riferisce in merito alla situazione e valuta la portata del problema e le relative conseguenze finanziarie.

In tal caso la Commissione può chiedere l'esecuzione di un ulteriore controllo atto ad individuare e correggere le irregolarità entro un periodo di tempo determinato.

CAPO VI

Forma e contenuto delle informazioni contabili registrate e comunicate su richiesta della Commissione

Articolo 16

1. Le informazioni contabili relative ai progetti di cui all'allegato I sono registrate, per quanto possibile, su supporto informatico. Su richiesta specifica della Commissione i registri le sono messi a disposizione ai fini degli accertamenti documentali e dei controlli in loco, fatto salvo l'obbligo di presentare relazioni annuali previsto all'articolo F, paragrafo 4, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94.

2. La Commissione concorda con ogni Stato membro il contenuto dei dati informatizzati di cui al paragrafo 1, i mezzi per la loro comunicazione e la durata dell'eventuale periodo richiesto per sviluppare i necessari sistemi informatici. Il contenuto delle informazioni che possono essere richieste e le specifiche tecniche auspicate per la trasmissione alla Commissione dei documenti su supporto elettronico sono indicati negli allegati IV e V.

3. Gli Stati membri comunicano i dati di cui al paragrafo 1 alla Commissione, su richiesta scritta della stessa ed entro dieci giorni lavorativi dal ricevimento di tale richiesta. Un termine diverso può essere concordato tra la Commissione e lo Stato membro, in particolare quando non si disponga di dati su supporto elettronico.

4. La Commissione garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni trasmesse dagli Stati membri o raccolte dalla Commissione stessa nel corso dei controlli in loco, a norma dell'articolo 287 del trattato.

5. Fatte salve le disposizioni legislative nazionali in materia, i funzionari della Commissione hanno accesso a tutti i documenti elaborati ai fini dei controlli organizzati nell'ambito del presente regolamento o a seguito di tali controlli, nonché ai dati raccolti, inclusi quelli memorizzati in sistemi informatici.

CAPO VII

Rettifiche finanziarie

Articolo 17

1. L'entità delle rettifiche finanziarie effettuate dalla Commissione a norma dell'articolo H, paragrafo 2, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94 per irregolarità isolate o sistematiche deve essere determinata, quando ciò sia possibile e attuabile, sulla base dei singoli fascicoli e deve essere pari all'importo della spesa erroneamente imputata al Fondo, in base al principio di proporzionalità.

2. Quando non è possibile o attuabile quantificare con esattezza l'importo della spesa irregolare, ovvero la soppressione totale della spesa in questione appare sproporzionata, la Commissione determina le rettifiche finanziarie mediante estrapolazione ovvero su base forfettaria. In tal caso essa procede come segue:

a) in caso di estrapolazione, utilizza un campione rappresentativo di operazioni con caratteristiche simili;

b) in caso di base forfettaria, valuta l'importanza della violazione delle norme, nonché l'entità e le conseguenze finanziarie dovute alle eventuali carenze dei sistemi di gestione e di controllo che hanno condotto all'irregolarità riscontrata.

3. Quando si basa su constatazioni fatte da revisori non appartenenti ai propri uffici, la Commissione trae le proprie conclusioni, in merito alle relative conseguenze finanziarie, previo esame delle misure adottate dallo Stato membro interessato a norma dell'articolo 12, paragrafi 1 e 2, del regolamento (CE) n. 1164/94, e dell'articolo G, paragrafo 1, dell'allegato II, delle relazioni fornite a norma del regolamento (CE) n. 1831/94 e delle eventuali risposte degli Stati membri.

Articolo 18

1. Il termine entro il quale lo Stato membro interessato può rispondere a una richiesta di presentare osservazioni a norma dell'articolo H, paragrafo 1, primo comma, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94 è di due mesi, tranne in casi debitamente giustificati, per i quali un termine più lungo può essere accordato dalla Commissione.

2. Se la Commissione propone rettifiche finanziarie calcolate per estrapolazione o in modo forfettario, è data facoltà allo Stato membro di dimostrare, attraverso l'esame delle pratiche di cui trattasi, che la portata reale delle irregolarità è inferiore alla valutazione della Commissione. Lo Stato membro può, d'accordo con la Commissione, limitare questo esame ad un'adeguata proporzione o campione delle pratiche di cui trattasi.

Tranne in casi debitamente giustificati, il termine per l'esecuzione di tale esame è di due mesi, decorrenti dalla scadenza del termine di due mesi di cui al paragrafo 1. I risultati della verifica sono esaminati secondo la procedura di cui all'articolo H, paragrafo 1, secondo comma, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94. La Commissione tiene conto delle eventuali prove fornite dallo Stato membro entro i termini.

3. Qualora lo Stato membro contesti le osservazioni della Commissione e abbia luogo un'audizione a norma dell'articolo H, paragrafo 1, secondo comma, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94, il termine di tre mesi entro il quale la Commissione può prendere una decisione a norma dell'articolo H, paragrafo 2, dell'allegato II di tale regolamento decorre dalla data della suddetta riunione.

Articolo 19

Nei casi di decisione di sospensione dei pagamenti da parte della Commissione a norma dell'articolo G, paragrafo 2, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94, la Commissione e lo Stato membro interessato si adoperano al fine di raggiungere un accordo, secondo le procedure e nei termini di cui all'articolo 18, paragrafi 1 e 2, del presente regolamento. Nel caso in cui non sia raggiunto un accordo, si applica l'articolo 18, paragrafo 3, del presente regolamento.

Articolo 20

1. Qualsiasi importo dovuto alla Commissione a norma dell'articolo H, paragrafo 3, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94 è rimborsato entro il termine indicato nell'ordine di riscossione emesso a norma del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. Detto termine corrisponde all'ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di emissione dell'ordine.

2. Qualsiasi ritardo nella restituzione produce interessi di mora, con decorrenza dal termine di cui al paragrafo 1 e fino alla data dell'effettivo pagamento. Il tasso di interesse è superiore di un punto percentuale e mezzo rispetto al tasso applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento il primo giorno lavorativo del mese in cui scade il termine.

3. Le rettifiche finanziarie a norma dell'articolo H, paragrafo 2, dell'allegato II del regolamento (CE) n. 1164/94 sono operate fatto salvo l'obbligo degli Stati membri di procedere ai recuperi di cui all'articolo 12, paragrafo 1, lettera h), dello stesso regolamento.

4. Qualora, a seguito di un'irregolarità, occorra procedere ad un recupero, l'ufficio o l'organismo competente avvia la procedura di recupero e la notificazione all'ente di attuazione ed alle autorità di gestione e di pagamento.

CAPO VIII

Disposizioni generali e finali

Articolo 21

Il presente regolamento non osta a che gli Stati membri applichino norme nazionali più severe.

Articolo 22

Il presente regolamento fa salvi gli obblighi degli Stati membri, con riferimento ai progetti ai quali il contributo è stato originariamente erogato prima del 1o gennaio 2000, di garantire che detti progetti siano stati realizzati correttamente, di prevenire le irregolarità e perseguirle, e di recuperare i fondi perduti a causa di irregolarità o negligenza.

Articolo 23

Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, il 29 luglio 2002.

Per la Commissione

Michel Barnier

Membro della Commissione

(1) GU L 130 del 25.5.1994, pag. 1.

(2) GU L 161 del 26.6.1999, pagg. 57 e 62.

(3) GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2.

(4) GU L 191 del 27.7.1994, pag. 9.

ALLEGATO I

DESCRIZIONE INDICATIVA DELLE INFORMAZIONI RICHIESTE PER UNA PISTA DI CONTROLLO ADEGUATA

(articolo 6)

La pista di controllo è considerata adeguata, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2, se, per un progetto determinato, inclusi singoli progetti nell'ambito di un gruppo di progetti, vengono soddisfatte le seguenti condizioni:

1) Le registrazioni contabili disponibili ai livelli di gestione appropriati forniscono informazioni dettagliate sulle spese effettivamente sostenute per il progetto cofinanziato dall'organismo di attuazione, ivi compresi, nel caso in cui quest'ultimo non sia il destinatario finale del contributo, gli altri organismi od imprese impegnati, in qualità di concessionari, mandatari o a qualsiasi altro titolo, nell'esecuzione del progetto. Tali registrazioni comprendono la data delle stesse, l'importo di ogni voce di spesa, la natura dei documenti giustificativi, nonché la data e il metodo di pagamento. Esse sono corredate dalla necessaria documentazione di supporto (ad esempio, le fatture).

2) Nel caso di voci di spesa che si riferiscono solo in parte al progetto cofinanziato, è dimostrata l'accuratezza della ripartizione della spesa tra il progetto cofinanziato e le altre operazioni. Analoga giustificazione è fornita per i tipi di spesa considerati ammissibili entro determinati limiti, o proporzionalmente ad altri costi.

3) Sono inoltre disponibili, ai livelli di gestione appropriati, il capitolato d'onere e il piano finanziario del progetto, le relazioni sui progressi realizzati, i documenti relativi alle procedure di appalto e di aggiudicazione ed i rapporti sulle verifiche della realizzazione del progetto conformemente all'articolo 4 del presente regolamento.

4) Nelle dichiarazioni delle spese effettivamente sostenute nell'ambito del progetto cofinanziato, presentate all'autorità di pagamento, le informazioni di cui al paragrafo 1 vengono inserite in un rendiconto dettagliato delle spese, suddiviso per categoria di spesa. Tali rendiconti costituiscono la documentazione a sostegno delle registrazioni contabili dell'autorità di pagamento e servono da base per la preparazione delle dichiarazioni delle spese da presentare alla Commissione.

5) Qualora, tra l'ente di attuazione o gli organismi e le imprese impegnati nell'esecuzione del progetto e l'autorità di pagamento, intervengano uno o più organismi intermedi, ciascuno di essi richiede al livello inferiore, per il proprio settore di competenza, un rendiconto dettagliato delle spese che utilizza come documentazione di sostegno per le proprie registrazioni contabili, sulla base delle quali trasmette al livello superiore almeno una sintesi delle spese effettuate per il progetto.

6) Nel caso di trasferimenti elettronici di dati contabili, tutte le autorità e organismi interessati ottengono dal livello inferiore informazioni sufficienti per poter giustificare le proprie registrazioni contabili e gli importi dichiarati al livello superiore, al fine di garantire un'adeguata pista di controllo a partire dai dati riepilogativi totali certificati alla Commissione fino alle singole voci di spesa e ai relativi documenti giustificativi al livello dell'ente di attuazione e degli altri organismi od imprese impegnati nell'esecuzione del progetto.

ALLEGATO II

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Allegato alla dichiarazione delle spese: recuperi effettuati successivamente alla data dell'ultima dichiarazione di spesa e inclusi nella presente dichiarazione

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ALLEGATO III

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ALLEGATO IV

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ALLEGATO V

SPECIFICHE TECNICHE AUSPICATE PER LA TRASMISSIONE DEI FILE ALLA COMMISSIONE

1. MEZZI DI TRASMISSIONE

La maggioranza dei mezzi di uso corrente possono essere utilizzati, dopo accordo preventivo della Commissione. Segue una lista non esaustiva dei mezzi consigliati.

1.1. Supporti magnetici

- Dischetto da 3,5 pollici e 1,4 Mb (Dos/Windows)

compressione facoltativa in formato ZIP

- Cartuccia DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2. Trasmissione dei file

- Invio diretto per posta elettronica

per file fino a 5 Mb

compressione facoltativa in formato ZIP

- Trasmissione per FTP

compressione facoltativa in formato ZIP

2. REQUISITI AUSPICATI PER LA COMPILAZIONE DI ESTRATTI DAI FILE DELLO STATO MEMBRO

Il file auspicato possederà le caratteristiche seguenti:

1) Ogni registrazione inizia con un codice di tre caratteri che identifica i dati contenuti nella registrazione stessa. Vi sono due tipi di registrazioni:

1.a) le registrazioni relative al progetto, identificate dal codice "PRJ", che contengono informazioni generali sul progetto stesso; le caratteristiche di tali registrazioni (zone 1-30) sono descritte nell'allegato IV, punto 1, lettera A;

1.b) le registrazioni relative alle spese, identificate dal codice "PAY", che contengono informazioni dettagliate sulle spese riferite al progetto; le caratteristiche di tali registrazioni (zone 31-64) sono descritte nell'allegato IV, punto 1, lettera B.

2) Le registrazioni "PRJ", che contengono informazioni su un progetto, sono immediatamente seguite da varie registrazioni "PAY", che contengono informazioni sulle spese relative al progetto stesso. In alternativa le registrazioni "PRJ" e "PAY" possono essere trasmesse in file separati.

3) I campi sono separati da un punto e virgola (";"). Due ";" consecutivi indicano che non ci sono dati per quella zona ("zona vuota").

4) Le registrazioni hanno lunghezza variabile. Ogni registrazione si conclude con il codice "CR LF" ("Carriage Return - Line Feed") (esadecimale: "0D 0A").

5) Il file è in codice ASCII.

6) Zone numeriche che indicano importi:

a) simbolo del decimale: ".";

b) ove necessario, segno "+" o "-" in prima posizione a sinistra, immediatamente seguito dalle cifre;

c) numero fisso di decimali;

d) nessuno spazio intermedio; nessun separatore delle migliaia.

7) Zona data: "DDMMYYYY" (giorno su 2 posizioni, mese su 2 posizioni, anno su 4 posizioni).

8) I dati testuali non vanno messi tra virgolette (" "). Naturalmente i dati testuali non devono contenere il delimitatore ";".

9) Per tutte le zone: nessuno spazio a sinistra delle stringhe; nessuno spazio a destra delle stringhe.

10) Un file conforme alla norma si presenterà nel modo seguente (esempio):

PRJ; 2001E16COE001;Regione di Dublin stazione di depurazione - Fase V;29122000;Dipartimento delle Finanze;Municipio di Dublin;...

PAY; 2001E16COE001;Regione di Dublin stazione di depurazione - Fase V;1234;10000000;8000000;80 %;...

11) Per i file provenienti dalla Grecia si chiede di applicare la codifica SLOT-928 o ISO 8859-7.

3. DOCUMENTAZIONE

Ogni file dovrà essere accompagnato da totali di controllo:

1) numero di registrazioni;

2) importo totale;

3) importo globale dei totali parziali per il progetto.

Per tutte le zone codificate il significato dei codici utilizzati nei dati va allegato al file.

La somma delle registrazioni contenute nel file per progetto deve corrispondere alle dichiarazioni di pagamento presentate alla Commissione per il periodo definito nella domanda di informazioni. Eventuali divergenze dovranno essere giustificate in una nota allegata al file.