31994D0090

DECISIONE DELLA COMMISSIONE dell'8 febbraio 1994 sull'accesso del pubblico ai documenti della Commissione (94/90/CECA, CE, Euratom)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visti i trattati che istituiscono le Comunità europee, in particolare l'articolo 162 del trattato che istituisce la Comunità europea,

considerando che, in conformità della dichiarazione sul diritto di accesso all'informazione allegata all'Atto finale del trattato sull'Unione europea, e in conformità delle conclusioni dei Consigli europei di Birmingham ed Edimburgo relative alla necessità di avvicinare maggiormente la Comunità ai suoi cittadini, occorre concordare con il Consiglio taluni principi, in forma di codice di condotta, che disciplineranno l'accesso ai documenti della Commissione e del Consiglio;

considerando che l'elaborazione di tali principi è basata sulle comunicazioni della Commissione relative all'accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni, del 5 maggio 1993, e alla trasparenza nella Comunità, del 2 giugno 1993;

considerando che occorre adottare per la Commissione disposizioni specifiche che consentano l'applicazione di detto codice,

DECIDE:

Articolo 1

È adottato il codice di condotta sull'accesso del pubblico ai documenti della Commissione, il cui testo figura in allegato.

Articolo 2

Per l'applicazione del codice di cui all'articolo 1, sono adottate le misure seguenti:

1. Le domande di accesso ai documenti devono essere presentate per iscritto ai competenti servizi della Commissione presso la sede di questa o presso i suoi uffici negli Stati membri o le sue delegazioni nei paesi terzi.

2. Il direttore generale o capo servizio o direttore designato a tal fine presso il Segretariato generale, o il funzionario da questi delegato, comunica per iscritto al richiedente, entro un mese, se la domanda è accolta o respinta. In quest'ultimo caso, il richiedente è informato che dispone di un mese per ripresentare domanda al segretario generale della Commissione con preghiera di riesaminare la decisione presa. In mancanza di domanda di riesame, si presume che il richiedente abbia rinunciato alla domanda iniziale.

3. Il presidente ha l'autorità di decidere, d'intesa con il membro della Commissione competente per il settore in questione, in merito alle domande di riesame. Egli può delegare tale potere al segretario generale.

4. L'assenza di risposta, da parte di uno dei funzionari di cui al punto 2, entro un mese a decorrere dalla presentazione della domanda di accesso a un documento, equivale a rifiuto.

A rifiuto equivale anche l'assenza di risposta a una domanda di riesame entro un mese dalla sua presentazione.

5. Per la fornitura di una copia di un documento su supporto cartaceo di oltre trenta pagine sarà richiesto un diritto di 10 ECU, più 0,036 ECU per foglio. Per supporti diversi, l'importo del diritto verrà stabilito caso per caso, sempre comunque entro limiti ragionevoli.

6. Per la consultazione di documenti presso la Commissione, l'unità interessata cercherà di venire incontro ai desideri del richiedente. Qualora l'unità non disponesse di strutture idonee per la consultazione in loco, i documenti potranno essere consultati presso una delle biblioteche centrali della Commissione a Bruxelles o a Lussemburgo, o presso gli uffici della Commissione negli Stati membri o presso le sue delegazioni nei paesi terzi.

Articolo 3

La presente decisione prende effetto a decorrere dal 15 febbraio 1994. Essa è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Fatto a Bruxelles, l'8 febbraio 1994.

Per la Commissione

Joao PINHEIRO

Membro della Commissione

ALLEGATO

Codice di condotta relativo all'acceso del pubblico ai documenti della Commissione e del Consiglio LA COMMISSIONE E IL CONSIGLIO,

VISTA la dichiarazione sul diritto di accesso all'informazione, allegata all'Atto finale del trattato sull'Unione europea, in cui si sottolinea che la trasparenza del processo decisionale rafforza il carattere democratico delle istituzioni, nonché la fiducia del pubblico nei confronti dell'amministrazione,

VISTE le conclusioni mediante le quali i Consigli europei di Birmingham e di Edimburgo hanno stabilito un certo numero di principi al fine di promuovere una Comunità più vicina ai cittadini,

VISTE le conclusioni del Consiglio europeo di Copenhagen in cui si ribadisce il principio di un accesso dei cittadini all'informazione quanto più completo possibile e si invitano la Commissione e il Consiglio ad adottare rapidamente le misure necessarie per rispecchiare questi principi nella realtà,

RITENENDO auspicabile convenire di comune accordo i principi che disciplineranno l'accesso ai documenti della Commissione e del Consiglio, fermo restando che spetterà a ciascuna delle due istituzioni mettere in atto questi principi mediante disposizioni regolamentari specifiche;

CONSIDERANDO che i suddetti principi non pregiudicano le disposizioni applicabili all'accesso ai fascicoli riguardanti direttamente le persone che hanno per essi un interesse specifico;

CONSIDERANDO che detti principi dovranno essere messi in atto nel pieno rispetto delle disposizioni relative alle informazioni classificate;

CONSIDERANDO che il presente codice di condotta costituisce un elemento supplementare della loro politica in materia di informazione e di comunicazione,

CONVENGONO QUANTO SEGUE:

Principio generale Il pubblico avrà il più ampio accesso possibile ai documenti di cui dispongono la Commissione e il Consiglio.

Con documento si intende ogni scritto, indipendentemente dal suo supporto, contenente dati esistenti, in possesso della Commissione o del Consiglio.

Trattamento delle richieste iniziali La richiesta di accesso ad un documento dovrà essere scritta e formulata in modo sufficientemente preciso e dovrà contenere in particolare gli elementi che permettano di identificare il documento o i documenti in questione.

Se necessario, l'istituzione interessata inviterà il richiedente a precisare meglio la sua richiesta.

Qualora l'autore del documento in possesso di un'istituzione sia una persona fisica o giuridica, uno Stato membro, un'altra istituzione od organo comunitario o qualsiasi altro organismo nazionale o internazionale, la richiesta dovrà essere indirizzata direttamente all'autore del documento.

L'istituzione interessata, di concerto con i richiedenti troverà una soluzione equa per dare corso alle richieste ripetitive e/o che riguardano documenti voluminosi.

L'accesso ai documenti sarà esercitato sia con una consultazione sul posto, sia con il rilascio di una copia a spese del richiedente a condizione che le tariffe applicate per il pagamento dei diritti siano ragionevoli.

L'istituzione interessata potrà prevedere che la persona alla quale verrà trasmesso il documento non possa riprodurre o divulgare detto documento per fini commerciali tramite vendita diretta senza la sua autorizzazione preventiva.

I servizi competenti dell'istituzione interessata comunicheranno per iscritto, al richiedente, entro un mese, che la richiesta è stata accolta oppure che intendono proporre all'istituzione di respingerla.

Trattamento riservato alle richieste di conferma Qualora i servizi competenti dell'istituzione in questione intendano proporre di respingere la richiesta, essi lo comunicano senza indugio all'interessato, informandolo che egli dispone di un mese per presentare una richiesta di conferma all'istituzione volta a riesaminare la sua posizione. In mancanza di tale domanda, si considera che l'interessato ha rinunciato alla sua richiesta iniziale.

Qualora sia presentata una siffatta richiesta di conferma e l'istituzione interessata decida di negare la trasmissione del documento, tale decisione, che dev'essere adottata un mese dopo la presentazione della richiesta di conferma, viene tempestivamente trasmessa per iscritto al richiedente; essa deve essere debitamente motivata ed indicare i mezzi di impugnazione possibili, ossia il ricorso giurisdizionale e l'intervento del mediatore, alle condizioni previste rispettivamente agli articoli 173 e 138 E del trattato che istituisce la Comunità europea.

Regime delle eccezioni Le istituzioni negano l'accesso a qualsiasi documento la cui divulgazione possa pregiudicare:

- la protezione dell'interesse pubblico (sicurezza pubblica, relazioni internazionali, stabilità monetaria, procedimenti giudiziari, controlli e indagini);

- la protezione dei singoli e della vita privata;

- la protezione del segreto commerciale e industriale;

- la protezione degli interessi finanziari della Comunità;

- la protezione della riservatezza chiesta dalla persona fisica o giuridica che ha fornito l'informazione o richiesta dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito l'informazione.

Le istituzioni possono inoltre negare l'accesso per assicurare la tutela dell'interesse dell'istituzione relativo alla segretezza delle sue deliberazioni.

Attuazione La Commissione e il Consiglio adotteranno, ciascuno per quanto lo riguarda, le misure necessarie per l'attuazione dei presenti principi anteriormente al 1o gennaio 1994.

Riesame Il Consiglio e la Commissione decidono che il presente codice di condotta sarà oggetto di un riesame dopo due anni di esperienza, basato su relazioni preparate dai segretari generali del Consiglio e della Commissione.