31993R3418

REGOLAMENTO (EURATOM, CECA, CE) n. 3418/93 DELLA COMMISSIONE del 9 dicembre 1993 che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,

visto il regolamento del Consiglio, del 21 dicembre 1977, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (1), modificato da ultimo dal regolamento (Euratom, CECA, CEE) n. 610/90 (2), e in particolare l'articolo 126,

previa consultazione del Parlamento europeo e del Consiglio,

visto il parere della Corte di giustizia, della Corte dei conti e del Comitato economico e sociale,

considerando che alcune disposizioni degli articoli 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 e 128 del regolamento finanziario prevedono espressamente l'esigenza di emanare delle modalità di esecuzione;

considerando che il regolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA della Commissione (3) esige una serie di adeguamenti, in particolare a seguito della revisione del regolamento finanziario;

considerando che è opportuno stabilire delle modalità di esecuzione per chiarire il trattamento di taluni contributi di terzi ad attività comunitarie;

considerando che, in un intento di chiarezza e di razionalità, è opportuno riunire in un unico testo le modalità di esecuzione vigenti e abrogare il regolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA;

considerando che la fissazione delle presenti modalità non costituisce ostacolo all'ulteriore determinazione di altre modalità di esecuzione che non sono formalmente previste dalle disposizioni del regolamento finanziario, ma la cui opportunità potrebbe manifestarsi in seguito,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I CONDIZIONI DI APPLICAZIONE DELL'ECU ALLE ENTRATE E ALLE SPESE (articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario)

Articolo 1

Le conversioni tra l'ecu e le monete nazionali sono effettuate, in linea di massima, ricorrendo al tasso giornaliero dell'ecu pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Tuttavia, in applicazione del disposto dell'articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario, per la contabilità di cui agli articoli da 69 a 72 del regolamento finanziario, la conversione tra ecu e monete nazionali si effettua ricorrendo ai tassi mensili dell'ecu calcolati in base ai corsi del penultimo giorno feriale del mese precedente quello per il quale i tassi vengono fissati.

Articolo 2

Quando le proposte d'impegno e gli accertamenti di crediti sono espressi in moneta nazionale, la conversione in ecu viene effettuata conformemente alla disposizione dell'articolo 1.

L'ordine di pagamento corrispondente e l'ordine di riscossione possono essere espressi solo nella stessa moneta.

L'importo in ecu del saldo di un impegno e di un credito accertato espresso in moneta nazionale viene rivalutato in occasione di ogni chiusura mensile della contabilità di bilancio. L'ultima rivalutazione dell'esercizio viene effettuata al tasso di dicembre per quanto riguarda il saldo degli impegni; il saldo dei crediti accertati viene rivalutato al tasso del 31 dicembre per l'elaborazione del bilancio.

Inoltre, si può procedere alla rivalutazione di tali saldi nel corso del mese, se è intervenuto un riallineamento monetario.

Articolo 3

In deroga alle disposizioni dell'articolo 1, il tasso da utilizzare per il mese «n» a titolo del quale sono state dichiarate le spese finanziate dal FEAOG, sezione garanzia, secondo il disposto dell'articolo 3, paragrafo 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88 della Commissione (4) è il tasso del giorno 10 del mese «n + 1» o del primo giorno precedente per il quale si disponga di una quotazione generale.

Questo tasso è utilizzato anche per i corrispondenti anticipi di cui agli articoli 4 e 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88.

Le differenze in moneta nazionale fra i mezzi finanziari messi a disposizione degli Stati membri per il mese «n» e le spese imputate allo stesso mese sono riconvertite in ecu al tasso del giorno 10 del mese «n + 2».

Articolo 4

I tassi dell'ecu di dicembre sono utilizzati per il calcolo degli impegni che restano da onorare alla chiusura dell'esercizio e, per quanto riguarda gli stanziamenti non dissociati, per il calcolo degli stanziamenti da riportare.

I pagamenti eseguiti a titolo di un esercizio, dal 1° al 15 gennaio dell'esercizio successivo, vengono contabilizzati in bilancio ai tassi dell'ecu di dicembre.

Articolo 5

Per quanto riguarda gli stanziamenti non dissociati, gli impegni che restano da onorare vengono liquidati, a concorrenza degli importi riportati, in moneta nazionale o in ecu; i pagamenti sono contabilizzati ai tassi in vigore all'atto del pagamento. L'eventuale superamento dell'importo degli stanziamenti riportati, per voce di bilancio, viene contabilizzato al momento del calcolo del saldo dell'esercizio, conformemente alla disposizione dell'articolo 15 del regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89 del Consiglio (5).

Per quanto riguarda gli stanziamenti dissociati, gli aggiustamenti degli impegni che restano da pagare dagli esercizi anteriori, calcolati al momento delle rivalutazioni, vengono accertati nella contabilità di bilancio e figurano nella tabella indicante la liquidazione degli impegni degli esercizi anteriori del conto di gestione.

TITOLO II DELEGHE (articolo 22 del regolamento finanziario)

Articolo 6

Negli atti con cui sono concesse deleghe, conformemente a quanto disposto dall'articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, sono designati gli agenti dell'istituzione abilitati a firmare in sostituzione del delegante.

In tali atti si fa riferimento alle disposizioni del regolamento interno di cui all'articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, che stabiliscono le condizioni per la delega di poteri.

Articolo 7

Gli atti di cui all'articolo 6, corredati di un esemplare della firma dell'agente che ha ricevuto la delega, sono notificati:

- al delegatario,

- al contabile dell'istituzione, che non può effettuare pagamenti ordinati da agenti privi di delega,

- al controllore finanziario dell'istituzione, al quale spetta in particolare la verifica della legalità e della regolarità delle entrate e delle spese,

- agli ordinatori, solo qualora si tratti di deleghe date dal controllore finanziario o dal contabile, o sottodeleghe concesse dagli ordinatori delegati, nel limite dei poteri loro conferiti,

- alla Corte dei conti.

Agli atti con cui si pone termine alle deleghe concesse si applicano le medesime regole.

Articolo 8

L'atto di delega precisa in tutti i casi i limiti entro i quali i delegatari sono autorizzati a procedere alla preparazione delle proposte di accertamento di credito e degli ordini di riscossione, delle proposte di impegno di spese e degli ordini di pagamento, ed indica i numeri dell'articolo e della voce oggetto della delega e, all'occorrenza, la durata della stessa.

Articolo 9

In conformità delle disposizioni del regolamento finanziario e del presente regolamento, ciascuna istituzione decide le misure di gestione dei fondi che ritiene necessarie per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.

Ogni istituzione redige un documento che riunisce le disposizioni interne a tal fine adottate. Il documento comprende le regole essenziali relative alla ripartizione delle competenze degli ordinatori e degli amministratori in materia di esecuzione dello stato delle spese e dello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione.

La documentazione di cui al secondo comma, unitamente ad ogni altra istruzione interna di portata generale adottata in materia di esecuzione del bilancio e contabile, è inviata a tutti i servizi che partecipano alla gestione del bilancio, nonché alla Corte dei conti.

TITOLO III GESTIONE MEDIANTE SISTEMI INFORMATICI INTEGRATI (articolo 23 del regolamento finanziario)

Articolo 10

1. Sistemi integrati di gestione, ai sensi dell'articolo 23 del regolamento finanziario, sono programmi informatici di gestione e di contabilità gestiti per intervento dell'ordinatore, del controllore finanziario e del contabile e instaurati di comune accordo fra tali servizi.

2. L'utilizzazione dei sistemi è soggetta alle seguenti regole:

a) il sistema deve garantire il controllo della disponibilità degli stanziamenti per l'operazione proposta e rifiutare ogni operazione per la quale non sono disponibili gli stanziamenti;

b) il sistema deve garantire che ciascuna operazione sia trattata esclusivamente dai funzionari delegati nei servizi dell'ordinatore, del controllore finanziario e del contabile, conformemente alle disposizioni adottate da ciascuna istituzione in applicazione dell'articolo 9;

c) il sistema deve garantire la separazione effettiva delle funzioni di ordinatore, di controllore finanziario e di contabile;

d) l'istituzione veglia a che le proprie procedure interne ed esterne garantiscano la sicurezza dei dati e della gestione del sistema;

e) l'istituzione veglia a che sia garantita la sicurezza fisica del sistema;

f) salvo i disposti degli articoli 84, 87 e 89 del regolamento finanziario, quando l'ordinatore, il controllore finanziario e il contabile siano concordi nel ritenere che il sistema offra garanzie sufficienti alle sue esigenze di sicurezza, ciascuna istituzione può decidere di sostituire con il supporto informatico i formulari precedentemente utilizzati sotto forma di documenti cartacei, vale a dire le proposte di impegno, gli ordini di pagamento e gli ordini di riscossione.

TITOLO IV NORME RELATIVE AL CONTABILE, AI CONTABILI SUBALTERNI E AGLI AMMINISTRATORI DEGLI ANTICIPI (articoli 25 e 75 del regolamento finanziario)

Sezione I Disposizioni generali

Articolo 11

Ciascuna istituzione nomina con decisione motivata un contabile incaricato dei seguenti compiti:

- da un lato, riscossione dei crediti, incasso delle entrate e pagamento delle spese, gestione della tesoreria, e

- dall'altro, tenuta della contabilità nonché preparazione degli stati finanziari, conformemente agli articoli da 69 a 72 e da 78 a 81 del regolamento finanziario.

Articolo 12

L'istituzione può nominare, su parere motivato del contabile, uno o più contabili subalterni. Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchica del contabile, il quale definisce le responsabilità da essi assunte.

Articolo 13

Il contabile è nominato da ciascuna istituzione tra i funzionari di categoria A o B, cittadini degli Stati membri.

I contabili subalterni sono nominati da ciascuna istituzione tra i funzionari delle categorie A, B e, eccezionalmente, C, cittadini degli Stati membri.

Gli amministratori degli anticipi, designati a norma dell'articolo 83, sono scelti tra i funzionari delle categorie A, B o C oppure, in caso di necessità, tra gli «altri agenti» di livello corrispondente a dette categorie.

Articolo 14

Il contabile e i contabili subalterni sono scelti obbligatoriamente dall'istituzione, in base alle loro competenze specifiche sancite da titoli o da esperienza professionale equivalente.

Articolo 15

Le funzioni espletate dal contabile e dai contabili subalterni sono incompatibili con quelle di ordinatore, amministratore di anticipi e controllore finanziario.

Le funzioni espletate dagli amministratori di anticipi sono incompatibili con quelle di controllore finanziario.

Articolo 16

Il contabile esercita le proprie funzioni specifiche conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario.

Il contabile garantisce in particolare l'obiettività nella contabilità e nella presentazione degli stati finanziari di cui agli articoli da 69 a 72 e da 78 a 81 del regolamento finanziario.

L'istituzione mette a disposizione del contabile il personale e le attrezzature necessarie alla buona esecuzione delle sue funzioni.

Prima di procedere all'esecuzione delle spese, il contabile provvede a che vengano rispettate le forme prescritte dal regolamento finanziario e dal presente regolamento, si assicura della validità della quietanza liberatoria e dell'assenza di errori materiali.

Egli sospende l'esecuzione dei pagamenti, indicandone i motivi, ogniqualvolta dai controlli effettuati emerga l'inosservanza di una delle disposizioni di cui al comma da 1 a 4.

Di un pagamento eseguito in violazione delle disposizioni dell'articolo 51, terzo comma del regolamento finanziario sono responsabili a titolo disciplinare, ed eventualmente patrimoniale, i contabili, i contabili subalterni e gli amministratori degli anticipi, in conformità del disposto dell'articolo 22 e degli articoli da 86 a 89 dello statuto dei funzionari delle Comunità europee e del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (in prosieguo: lo statuto).

Articolo 17

Il contabile è obbligatoriamente consultato, all'atto dell' elaborazione del progetto preliminare di bilancio, su ogni eventuale problema di presentazione di bilancio che possa avere un'incidenza sulle condizioni di esecuzione contabile del bilancio stesso.

Sezione II Esercizio della funzione di tenuta della contabilità e di preparazione degli stati finanziari

Articolo 18

1. In applicazione del disposto dell'articolo 25, quarto comma del regolamento finanziario, il contabile prepara gli stati periodici, il conto di gestione e il bilancio finanziario dell'istituzione da cui dipende. A tale fine, egli effettua la contabilizzazione di tutte le operazioni dell'esercizio e procede alle operazioni di chiusura.

2. In virtù degli articoli 79 e 81 del regolamento finanziario, gli stati finanziari sono sottoposti al controllore finanziario e poi sono definitivamente adottati dall'istituzione.

3. In caso di cessazione dalle funzioni del contabile, viene adottata una situazione contabile interinale alla data corrispondente alla fine del mese nel corso del quale è intervenuta la cessazione.

Detta situazione reca la firma, per accettazione, del contabile che cessa dalle proprie funzioni e del nuovo contabile.

Articolo 19

Le altre istituzioni trasmettono alla Commissione, entro il 1° marzo, il conto di gestione e il bilancio finanziario che hanno elaborato e ogni documento o informazione utile al consolidamento dei conti.

Articolo 20

Il contabile della Commissione centralizza tutti i dati che gli sono necessari e prepara i conti di gestione e il bilancio finanziario consolidato delle Comunità europee, in modo che la Commissione possa adottarli e trasmetterli al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Corte dei conti entro il 1° maggio.

Articolo 21

La Commissione, previa consultazione dei contabili delle altre istituzioni da parte del proprio contabile,

- decide i metodi contabili comuni a tutte le istituzioni,

- decide e aggiorna la struttura del piano contabile delle istituzioni,

- armonizza la presentazione dei bilanci finanziari.

Essa giustifica ed illustra nelle note allegate al bilancio finanziario ogni cambiamento di metodo contabile.

Sezione III Esercizio della funzione di gestione della tesoreria

Articolo 22

In applicazione dell'articolo 25, primo comma del regolamento finanziario, il contabile, preposto alla riscossione delle entrate e al pagamento delle spese, è incaricato della gestione della tesoreria relativa.

L'istituzione apre o fa aprire i conti necessari presso gli organismi finanziari, dopo averne trattato le condizioni di esercizio, secondo principi di buona gestione finanziaria. Le condizioni di esercizio dei conti vengono riesaminate periodicamente e, ove necessario, rinegoziate; esse sono sottoposte alla sorveglianza del controllore finanziario.

Il contabile della Commissione è incaricato, previa consultazione dei contabili delle altre istituzioni, di armonizzare le condizioni di esercizio dei conti aperti dalle diverse istituzioni.

Articolo 23

Il contabile è incaricato di gestire le liquidità dell'istituzione da cui dipende, di ordinare i trasferimenti fra conti aperti presso gli organismi finanziari e di eseguire le operazioni di conversione di divise, facendo in modo che nessun saldo di questi conti sia passivo.

I trasferimenti fra i conti aperti presso gli organismi finanziari devono essere eseguiti entro i limiti dei fondi disponibili.

Articolo 24

Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili presso i Tesori nazionali e le Banche centrali degli Stati membri fra questi ultimi, conformemente all'articolo 12 del regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89.

Articolo 25

Il contabile provvede regolarmente alla concordanza fra i conti aperti presso gli organismi finanziari e la contabilità, e controlla la corretta esecuzione delle condizioni di esercizio negoziate.

Articolo 26

Il contabile approvvigiona le casse d'anticipi e ne assicura il controllo finanziario.

Articolo 27

Il contabile della Commissione determina, conformemente all'articolo 1, il corso dell'ecu rispetto a ciascuna delle divise che le istituzioni utilizzano nell'esecuzione del bilancio.

Sezione IV Assicurazione

Articolo 28

Il contabile, i contabili subalterni e gli amministratori degli anticipi si assicurano, tramite l'istituzione, contro i rischi finanziari inerenti alla loro funzione.

Articolo 29

I premi di assicurazione vengono pagati direttamente all'assicuratore dall'istituzione.

Articolo 30

Fatti salvi:

- gli articoli da 86 a 89 dello statuto;

- l'articolo 75 del regolamento finanziario;

- i propri diritti a recupero nei confronti dei terzi,

l'istituzione, in applicazione dell'articolo 215, secondo comma del trattato CEE, prende a proprio carico i rischi e gli ammanchi non coperti dall'assicurazione qualora le somme figuranti a credito di un conto di garanzia aperto a nome del funzionario che è responsabile non siano sufficienti per coprire l'ammanco.

Sezione V Idennità speciale e conto di garanzia

Articolo 31

L'importo dell'indennità speciale di cui all'articolo 75, paragrafo 4 del regolamento finanziario ammonta mensilmente a:

- 120 ECU per il contabile,

- 80 ECU per i contabili subalterni,

- 40 ECU per gli amministratori degli anticipi la cui cassa è d'importo almeno pari o superiore a 3 300 ECU per periodi pari o superiori a 30 giorni consecutivi.

L'indennità è espressa in ecu e il suo importo è accreditato in ecu sul conto di garanzia di cui all'articolo 32.

Articolo 32

Nella contabilità generale dell'istituzione è aperto un conto di garanzia a nome di ciascun agente interessato. Su richiesta dell'istituzione interessata, questo conto può essere centralizzato presso la contabilità generale della Commissione. Su di esso vengono periodicamente accreditati l'indennità speciale di cui all'articolo 31 e un interesse annuo pari alla media annua dei tassi mensili applicati dal Fondo europeo di cooperazione monetaria alle sue operazioni in ecu (6).

Su di esso viene addebitato l'importo dell'ammanco di cui l'interessato sia dichiarato responsabile dall'istituzione che l'ha nominato, quando detto ammanco non sia stato coperto dall'assicurazione.

Articolo 33

1. Il saldo attivo del conto di garanzia viene versato all'interessato o ai suoi aventi diritto, dopo la cessazione dalle funzioni di contabile o di contabile subalterno, previa decisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario od ottenimento dello scarico di cui all'articolo 77 del regolamento finanziario, previo parere favorevole del contabile, salvo per quanto lo riguarda, e del controllore finanziario.

2. Per quanto riguarda gli amministratori di anticipi, il saldo attivo del conto di garanzia viene versato all'interessato o ai suoi aventi diritto, dopo la cessazione dalle funzioni di amministratore degli anticipi, previo accordo e verifica del contabile e dell'ordinatore interessato e previo parere favorevole del controllore finanziario.

3. I versamenti di cui ai paragrafi 1 e 2 sono effettuati esclusivamente su ordine scritto del capo della direzione generale o unità amministrativa a cui è assegnato il contabile.

TITOLO V NORME APPLICABILI AL CONTROLLORE FINANZIARIO ED AI CONTROLLORI FINANZIARI SUBALTERNI (articolo 24 del regolamento finanziario)

Articolo 34

Ogni istituzione nomina con decisione motivata un controllore finanziario, funzionario incaricato del controllo dell'impegno e dell'ordinazione di tutte le spese, nonché del controllo di tutte le entrate imputabili al bilancio delle Comunità, ordinate dall'istituzione.

Articolo 35

L'istituzione può nominare uno o più controllori finanziari subalterni. Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchica del controllore finanziario che determina le deleghe loro concesse. Essi sono responsabili, nell'ambito delle deleghe ricevute, dei visti da essi rilasciati.

Articolo 36

Il controllore finanziario e i controllori finanziari subalterni sono scelti obbligatoriamente dall'istituzione, in base alla loro competenza particolare, tra i cittadini degli Stati membri.

Articolo 37

L'istituzione pone a disposizione del controllore finanziario il personale e l'attrezzatura necessari per la buona esecuzione della sua funzione di controllo.

Articolo 38

Tutte le decisioni relative alle deleghe e alle sottodeleghe concesse dal controllore finanziario o dai controllori finanziari subalterni sono soggette alle disposizioni degli articoli 6, 7 e 8.

Articolo 39

Nell'esercizio delle sue funzioni di controllo, il controllore finanziario gode di completa indipendenza ed è responsabile soltanto davanti all'istituzione. Non può ricevere alcuna istruzione né vedersi opporre alcun limite riguardo all'esercizio delle funzioni attribuitegli con la sua nomina in virtù delle disposizioni del regolamento finanziario.

Le disposizioni del primo comma si applicano anche ai controllori finanziari subalterni, entro i limiti della delega ricevuta dal loro superiore gerarchico, il controllore finanziario.

Articolo 40

Il controllore finanziario può trasmettere relazioni all'istituzione, in qualsiasi momento e su qualsiasi argomento avente implicazioni finanziarie, specie in materia di applicazione delle disposizioni dell'articolo 2 del regolamento finanziario.

L'istituzione trasmette tali relazioni, su richiesta, al Parlamento europeo e alla Corte dei conti, se non le giudica riservate.

Articolo 41

Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno accesso a tutti i documenti giustificativi e a qualsiasi altro documento relativo alle spese e alle entrate da controllare. Essi possono eseguire controlli in loco.

Articolo 42

La responsabilità disciplinare ed eventualmente patrimoniale, a norma dell'articolo 74 del regolamento finanziario, del controllore finanziario e dei controllori finanziari subalterni può essere fatta valere soltanto dall'istituzione stessa, alle condizioni indicate nei commi da 2 a 5.

L'istituzione prende una decisione motivata di apertura d'inchiesta. La decisione viene notificata all'interessato e, nel caso di un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. L'istituzione può incaricare dell'inchiesta, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari, di grado pari o superiore a quello dell'agente interessato, che non esercitano le funzioni di controllore finanziario, di ordinatore o di contabile. Durante l'inchiesta l'interessato e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, il controllore finanziario devono essere ascoltati.

Il rapporto dell'inchiesta viene comunicato all'interessato e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. In seguito l'interessato è ascoltato dall'istituzione in merito al rapporto.

Sulla base del rapporto e dell'audizione dell'interessato, l'istituzione prende nei suoi confronti una decisione motivata di scarico oppure una decisione motivata in conformità degli articoli 22 e da 86 a 89 dello statuto. Le decisioni che infliggono sanzioni disciplinari e/o pecuniarie vengono notificate all'interessato e comunicate, per conoscenza, alle altre istituzioni, alla Corte dei conti e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario.

Contro tali decisioni l'interessato può proporre ricorso dinanzi alla Corte di giustizia, secondo il disposto dello statuto.

Articolo 43

Senza pregiudizio dei mezzi di ricorso stabiliti dallo statuto, il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno diritto di ricorso dinanzi alla Corte di giustizia per qualsiasi atto relativo all'esercizio della loro funzione di controllo. Il ricorso deve essere proposto entro tre mesi dal giorno della notificazione dell'atto di cui trattasi.

Le disposizioni del primo comma si applicano al ricorso proposto dall'istituzione contro il suo controllore finanziario o i suoi controllori finanziari subalterni.

Il ricorso viene istruito e deciso secondo il disposto dell'articolo 91, paragrafo 5 dello statuto.

TITOLO VI RISCOSSIONE DEI CREDITI (articoli 28 e 29 del regolamento finanziario)

Articolo 44

In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 1 del regolamento finanziario, per ogni misura che possa far sorgere o modificare un credito delle Comunità, l'ordinatore competente redige una previsione di credito. La previsione è redatta anche quando l'atto o la decisione costitutivi di un credito futuro non permettono ancora di determinare l'importo o la scadenza di tale credito: essa indica allora, per quanto possibile, l'importo stimato e la prevedibile scadenza.

La previsione è trasmessa al controllore finanziario per il visto, e al contabile ai fini della registrazione per memoria.

Articolo 45

1. In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni credito accertato forma oggetto senza indugio, di un ordine di riscossione da parte dell'ordinatore competente.

L'ordine è sottoposto per il visto al controllore finanziario ed è trasmesso al contabile ai fini della registrazione. Esso contiene in particolare la data di scadenza.

2. Il contabile procede alla riscossione invitando il debitore a pagare la somma dovuta alla data stabilita.

3. La riscossione effettiva dà luogo alla compilazione, da parte del contabile, di un titolo di entrata che viene registrato nella contabilità. L'ordinatore e il controllore finanziario vengono informati della riscossione a cura del contabile.

4. Quando un credito non sia riscosso allo scadere del termine di pagamento, il contabile cura l'avvio del procedimento di riscossione, se necessario per vie legali.

5. Un credito la cui riscossione è prevista in rate distribuite sull'arco di un solo esercizio ovvero su quello di più esercizi, è registrato integralmente nella contabilità, non appena è accertato, mediante un ordine di riscossione.

Articolo 46

Gli accertamenti provvisori, a norma dell'articolo 28 del regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle entrate correnti.

Le singole riscossioni, contemplate dai suddetti accertamenti provvisori non devono quindi essere sottoposte ciascuna al visto del controllore finanziario.

Prima della chiusura dell'esercizio, l'ordinatore è tenuto a sottoporre al visto del controllore finanziario le modificazioni degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.

Articolo 47

Conformemente alle disposizioni dell'articolo 45, paragrafo 3, qualsiasi incasso deve essere notificato quanto prima all'ordinatore e al controllore finanziario. Qualora l'incasso non risulti da un ordine di riscossione compilato conformemente all'articolo 45, l'importo corrispondente è immediatamente registrato a credito su un conto provvisorio della contabilità generale e l'ordinatore competente è invitato ad avviare il procedimento di accertamento di credito e ad emettere l'ordine di riscossione mancante, ai fini dell'imputazione in bilancio. Quando su questo conto provvisorio risulti accreditata una somma indebitamente riscossa, questa viene rimborsata al più presto.

Articolo 48

Le previsioni e gli ordini di riscossione vengono contabilizzati separatamente, seguendo una numerazione cronologica, che consenta, per tutti i crediti dell'istituzione, di accertare in particolare quanto segue:

- le misure adottate atte a far sorgere un credito;

- gli importi dei crediti da riscuotere;

- la data di scadenza di tali crediti;

- i crediti riscossi;

- i crediti ancora da riscuotere, corredati di un'indicazione degli atti finalizzati alla loro riscossione.

Articolo 49

La contabilità è organizzata in modo da garantire che il controllore finanziario possa verificare, in qualsiasi momento, l'esattezza della registrazione delle previsioni di credito e degli ordini di riscossione nonché assolvere l'obbligo previsto dall'articolo 29, paragrafo 3 del regolamento finanziario.

Articolo 50

In virtù dell'articolo 29, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni proposta dell'ordinatore di rinunciare a riscuotere un credito accertato deve indicare in particolare il debitore, la natura, la valutazione, l'imputazione in bilancio dell'entrata, gli atti finalizzati alla riscossione, nonché la motivazione della rinuncia proposta.

Se l'autorità superiore dell'istituzione ha deciso di non tenere conto del rifiuto di visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all'ordinatore, il quale rinvia la proposta di rinuncia, accompagnata da tale decisione, al controllore finanziario. La proposta di rinuncia, accompagnata dalla decisione di non tenere conto del rifiuto di visto, viene registrata secondo il disposto dell'articolo 28, paragrafo 2, primo comma del regolamento finanziario.

TITOLO VII IMPEGNO DELLE SPESE (articolo 36 del regolamento finanziario)

Articolo 51

Prima di prendere un provvedimento implicante una spesa, l'ordinatore competente presenta al controllore finanziario una proposta di impegno. In via preliminare, l'ordinatore accerta che tale provvedimento sia conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, a quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia, contemplati all'articolo 2 del regolamento finanziario. In linea di massima, la proposta è redatta in base ad un formulario, preparato di comune accordo dall'ordinatore, dal contabile e dal controllore finanziario. La proposta d'impegno deve contenere le indicazioni di cui all'articolo 37 del regolamento finanziario.

Articolo 52

I progetti di decisione di carattere generale con cui l'istituzione si impegna ad una spesa nei confronti di terzi sono considerati provvedimenti implicanti una spesa senza che sia necessaria una nuova decisione.

Articolo 53

Nel caso in cui un impegno di spesa debba essere preceduto da una decisione di principio dell'istituzione, il progetto di tale decisione viene trasmesso al controllore finanziario per il visto preliminare, accompagnato da una proposta di impegno corrispondente.

Quando l'istituzione ha approvato il progetto di decisione, la relativa proposta di impegno corrispondente viene trasmessa al controllore finanziario per il visto preliminare.

Qualora l'istituzione non approvi il progetto di decisione o riduca l'ammontare delle spese proposto, la proposta d'impegno viene annullata o sostituita da una proposta d'impegno adeguata che viene sottoposta al visto preliminare del controllore finanziario.

Articolo 54

Gli impegni provvisori, ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 1 del regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle spese correnti. I singoli impegni coperti da tali impegni provvisori non devono essere presentati di volta in volta al visto del controllore finanziario.

Nel caso di impegni provvisori, l'ordinatore è tenuto ad accertare sotto la sua responsabilità che gli impegni individuali non superino l'impegno provvisorio di copertura.

Gli impegni provvisori possono dare origine a riporti di diritto degli stanziamenti alle condizioni di cui all'articolo 7 del regolamento finanziario soltanto se, al termine dell'esercizio, corrispondono ad obblighi finanziari effettivamente contratti prima dei termini stabiliti dal regolamento finanziario.

Sono considerate spese correnti le spese amministrative di carattere ripetitivo nel corso dello stesso esercizio di bilancio, come ad esempio:

- spese per il personale (stipendi e indennità varie, spese per l'assunzione);

- spese per missioni;

- spese di rappresentanza;

- spese per riunioni;

- interpreti indipendenti;

- scambi di funzionari;

- canoni di locazione;

- assicurazioni varie;

- pulizie e manutenzione;

- noleggi;

- telecomunicazioni;

- acqua, gas, elettricità;

- pubblicazioni periodiche (bollettini mensili, ecc.);

- abbonamenti.

Articolo 55

Se per taluni provvedimenti implicanti una spesa, questa non può essere ancora quantificata con esattezza al momento in cui la relativa proposta d'impegno viene presentata al controllore finanziario e comunicata al contabile, l'ordinatore procede ad una valutazione della spesa presunta, precisando nella proposta di impegno gli elementi alla base di tale valutazione.

Articolo 56

Tutte le proposte d'impegno sono presentate al controllore finanziario con un anticipo sufficiente perché egli possa prendere posizione e formulare eventualmente le osservazioni che ritiene necessarie, in modo che se ne possa tener conto.

Articolo 57

Salvo l'esecuzione delle disposizioni dell'articolo 23 del regolamento finanziario, le proposte d'impegno di spesa sono corredate di tutti i documenti giustificativi ed eventualmente di tutti gli altri documenti e dati necessari per consentire al controllore finanziario di procedere agli accertamenti di cui all'articolo 38, paragrafo 1 del regolamento finanziario.

TITOLO VIII REGISTRAZIONE DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA MUNITE DEL VISTO DEL CONTROLLORE FINANZIARIO (articolo 37 del regolamento finanziario)

Articolo 58

Alla registrazione delle proposte d'impegno provvede la contabilità dell'istituzione. Essa deve consentire di accertare in qualsiasi momento, per l'esercizio in oggetto e per voce di bilancio, quanto segue:

1) gli stanziamenti disponibili;

2) gli importi degli impegni contratti;

3) i relativi pagamenti eseguiti;

4) il saldo degli impegni ancora da pagare.

La registrazione deve parimenti consentire di accertare in qualsiasi momento quanto segue:

1) l'importo dell'impegno iniziale, eventualmente maggiorato degli impegni complementari;

2) i relativi pagamenti eseguiti a titolo di esercizi precedenti;

3) l'importo dell'impegno ancora da pagare all'inizio dell'esercizio;

4) i pagamenti dell'esercizio;

5) il saldo ancora da pagare.

Deve parimenti essere registrato l'importo degli impegni accantonati globali in forza dell'articolo 99 del regolamento finanziario.

Articolo 59

L'organizzazione della contabilità deve essere tale da garantire al controllore finanziario la possibilità di verificare l'esattezza della registrazione degli impegni e dei pagamenti.

TITOLO IX VISTO DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA (articolo 38 del regolamento finanziario)

Articolo 60

Salvo il disposto degli articoli 10 e 61, il visto è rilasciato mediante apposizione sulla proposta di impegno della firma del controllore finanziario - o di un controllore finanziario subalterno ovvero di un agente in possesso della delega o della sottodelega prevista dall'articolo 38 -, di un timbro e dell'indicazione della data.

Articolo 61

In caso d'urgenza il visto può essere rilasciato mediante nota, telescritto o qualsiasi altro mezzo da cui risulti in modo univoco che la proposta d'impegno è stata vistata.

Articolo 62

Quando in forza dell'articolo 39 del regolamento finanziario, l'autorità superiore dell'istituzione abbia deciso di non tener conto del rifiuto di visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all'ordinatore, che invia al controllore finanziario la proposta di impegno unitamente alla decisione. Detta proposta d'impegno, accompagnata dalla decisione di cui sopra, viene registrata in conformità dell'articolo 37 del regolamento finanziario.

Articolo 63

Gli articoli 60, 61 e 62 si applicano altresì alle proposte relative agli impegni accantonati globali di cui all'articolo 99 del regolamento finanziario.

Articolo 64

Il controllore finanziario, se ritiene insufficienti o incompleti i documenti giustificativi di cui agli articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e 45 del regolamento finanziario, e agli articoli da 65 a 73 del presente regolamento, rinvia l'apposizione del visto e rimanda la proposta all'ordinatore, precisandogli la natura delle giustificazioni richieste.

TITOLO X DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI (articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e 45 del regolamento finanziario)

Sezione I Riscossione dei crediti

Articolo 65

Sono considerati documenti giustificativi, degli ordini di riscossione, la decisione o l'atto costitutivo del credito, accompagnati da qualsiasi documento idoneo a verificare la natura del credito, il calcolo dell'importo, la scadenza, l'identità del debitore, come i seguenti:

a) in relazione alle risorse proprie (7):

- per i dazi doganali, i prelievi agricoli e i contributi per lo zucchero: gli estratti della contabilità degli Stati membri, conformemente ai regolamenti di applicazione (8);

- per le risorse IVA e PNL: il bilancio dell'esercizio (esercizio n) che ne determina l'importo, nonché, per i rispettivi saldi (esercizio n+1 e seguenti), i vari estratti, documenti riepilogativi ed estratti conto previsti dai regolamenti di applicazione (9);

b) in relazione alle altre entrate varie:

- l'atto di base, la decisione, il contratto o accordo costitutivo del credito, nonché i documenti contenenti tutti gli elementi di calcolo.

Sezione II Impegno delle spese

Articolo 66

Per le proposte d'impegno delle spese, vengono considerati documenti giustificativi i progetti di atti che impegnano l'istituzione, come i seguenti:

a) Nei settori di esecuzione contrattuale delle spese, il progetto di convenzione, il progetto di contratto, l'ordinativo o altri documenti equivalenti, eventualmente corredati, per i contratti, delle offerte ricevute, della giustificazione della trattativa privata e, all'occorrenza, del parere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti (in prosieguo: CCAC).

b) Nei settori di autonoma attribuzione di aiuti,

- per la concessione di un sostegno finanziario a titolo dei vari fondi o di azioni analoghe, i documenti eventualmente previsti nei pertinenti regolamenti di base, nonché le decisioni di concessione;

- per le sovvenzioni in generale,

- la domanda del beneficiario, eventualmente corredata di una relazione di esecuzione sulle sovvenzioni anteriormente concesse,

- la giustificazione dell'importo concesso,

- il progetto della lettera-convenzione, o altri documenti analoghi,

- il bilancio di previsione per l'azione a titolo della quale è chiesta la sovvenzione, o qualsiasi altro documento equivalente.

Sezione III Liquidazione e pagamento delle spese

Articolo 67

Per le forniture in generale, viene considerato documento giustificativo la fattura emessa dal fornitore, corredata eventualmente di un esemplare dell'atto da cui risulta l'obbligazione della Comunità (esempio: ordinativo o contratto).

In ogni caso, il documento emesso dal fornitore deve indicare:

- la natura e la quantità delle forniture o, eventualmente, la descrizione dei servizi resi ad esse relativi,

- il prezzo unitario ed il prezzo totale,

- l'indicazione dell'esenzione da imposte e tasse e, se del caso, l'importo delle tasse, imposte e dazi doganali afferenti alla fornitura ed inclusi nel prezzo.

Questo documento, o un altro documento allegato, deve inoltre contenere le indicazioni, apposte dall'ordinatore o dall'agente da questi delegato, attestanti:

- la ricezione della fornitura, secondo le forme prescritte nonché la data e il luogo di tale ricezione,

- l'inserzione nell'inventario, ogniqualvolta è richiesta l'iscrizione della fornitura nell'inventario,

- la verifica di tutti gli elementi della fattura,

- il parere della CCAC quando tale parere è richiesto.

Articolo 68

Per le prestazioni di servizi, si considera in particolare come documento giustificativo la fattura (o memoria) emessa dal prestatore, eventualmente corredata del contratto.

Detta fattura (o memoria) deve:

- indicare la natura della prestazione, eventualmente il prezzo unitario, il prezzo totale, l'esenzione da tasse ed imposte o, per quanto possibile, l'importo delle tasse e imposte afferenti alla prestazione ed incluse nel prezzo;

- contenere l'indicazione «pagabile», firmata dall'ordinatore o dall'agente da questi delegato, che attesta la buona esecuzione del servizio e l'avvenuta verifica di tutti gli elementi della fattura (o memoria).

Articolo 69

1. Per i contratti di studio e di ricerca, si considerano documenti giustificativi:

a) un esemplare del contratto e delle eventuali clausole aggiuntive, che va allegato al primo mandato di pagamento;

b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine finanziario figuranti nei contratti, giustifichi i relativi pagamenti (richiesta del contraente, fatture, nomi dei comitati di gestione in caso di contratti d'associazione, e qualsiasi altro documento che giustifichi le spese). L'ultimo pagamento deve essere corredato di un documento col quale l'ordinatore attesta l'avvenuta esecuzione del servizio.

2. Per le decisioni di concessione di sostegno finanziario a titolo dei vari fondi o nell'ambito di azioni analoghe, si considerano documenti giustificativi:

a) un esemplare della decisione, che va allegato al primo mandato di pagamento;

b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine finanziario figuranti nei regolamenti di base e nelle decisioni di concessione del sostegno finanziario, giustifichi i relativi pagamenti (richiesta di pagamento, attestato d'inizio dei lavori, rapporti sullo stato di avanzamento, ecc.). L'ultimo pagamento deve essere corredato di un documento che attesti l'ultimazione del programma o del progetto e contenga la distinta delle spese realmente effettuate per detto programma o progetto.

3. Per le sovvenzioni di cui all'articolo 66, lettera b), secondo trattino, si considerano documenti giustificativi:

a) un esemplare della decisione di concessione della convenzione;

b) la conferma da parte del beneficiario dell'accettazione dei controlli comunitari di cui all'articolo 87 del regolamento finanziario, nonché, quando sia giustificato dall'entità della sovvenzione, la consegna di una relazione sull'esecuzione del progetto e l'impiego dei fondi ricevuti.

Articolo 70

Per le spese concernenti il personale, si considerano documenti giustificativi,

a) per il trattamento mensile:

- l'elenco completo del personale, che precisi tutti gli elementi della retribuzione. L'elenco viene accluso all'ordine di pagamento;

- un formulario (scheda personale) che indichi, se del caso, qualsiasi modifica di un elemento della retribuzione. Esso viene redatto in base a decisioni prese nei singoli casi;

- qualora si tratti di assunzioni o di nomine, la liquidazione del primo trattamento va corredata di una copia certificata conforme della decisione di assunzione o di nomina;

b) per le altre forme di retribuzione (personale retribuito ad ore o a giorno):

un prospetto redatto dall'ordinatore che indichi i giorni e le ore di presenza;

c) per le ore di lavoro straordinario:

un prospetto, firmato dal funzionario delegato, che certifichi le prestazioni supplementari effettuate dall'agente;

d) per le spese di missione:

- l'ordine di missione debitamente firmato dall'autorità competente;

- la «nota delle spese di missione», che indichi in particolare il luogo della missione, la data e l'ora delle partenze e degli arrivi nel luogo di missione, le spese di trasporto, le spese di soggiorno, le altre spese debitamente autorizzate su presentazione dei documenti giustificativi; tale nota spese viene firmata dalla persona inviata in missione e dall'autorità gerarchica delegata;

e) per le altre spese concernenti il personale:

i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione su cui si basa la spesa e che precisano tutti gli elementi del calcolo.

Articolo 71

Per qualsiasi impegno la cui esecuzione comporti pagamenti frazionati, al primo ordine di pagamento va allegata una copia certificata conforme del contratto o della decisione di concessione del sostegno finanziario. Sugli altri ordini di pagamento si fa riferimento a questo documento e ai pagamenti precedenti.

Nel compilare l'ultimo ordine di pagamento, l'ordinatore è tenuto ad attestare che l'azione in oggetto è terminata, affinché se ne traggano le opportune conclusioni sul piano contabile, implicanti eventualmente l'annullamento di un impegno contratto ma non eseguito.

Quando, in virtù dell'articolo 1, paragrafo 7 del regolamento finanziario, è stata fissata una data limite, la contabilità consente di individuare e di estrarre gli impegni non eseguiti in modo definitivo un mese prima della data in oggetto. Gli ordinatori sono allora tenuti a predisporre la proposta di annullamento dell'impegno non eseguito oppure, ove necessitano i presupposti di cui all'articolo 1, paragrafo 7, a presentare una proposta di modifica dell'impegno iniziale corredata delle giustificazioni appropriate.

Articolo 72

Quando più pagamenti sono basati su di un solo documento giustificativo, tutti gli ordini di pagamento devono contenere un riferimento al documento originale nonché il numero dell'ordine di pagamento cui quest'ultimo è allegato.

Articolo 73

Al di fuori delle fattispecie di cui agli articoli da 65 a 72, quando un documento giustificativo originale non può essere presentato, l'ordinatore vi può sostituire una copia certificata conforme, indicando i motivi per cui non è stato possibile presentare l'originale e certificando che il pagamento non ha avuto luogo.

TITOLO XI CONCESSIONE DI ANTICIPI (articolo 46 del regolamento finanziario)

Articolo 74

Oltre agli anticipi previsti dallo statuto o da una disposizione regolamentare, l'ordinatore può concedere degli anticipi destinati a far fronte a spese che un funzionario o agente debba eseguire per conto della sua istituzione. Tali spese, generalmente imputabili alle spese per il personale e alle spese di funzionamento, possono essere connesse con un compito specifico ovvero essere probabili ma di natura o importo indeterminati.

Articolo 75

La concessione di anticipi e la designazione del funzionario o agente destinatario sono oggetto, su proposta dell'ordinatore, e previo visto del controllore finanziario e parere favorevole del contabile, di una decisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario, nella quale si precisa l'importo dell'anticipo e il periodo di utilizzazione.

Ogni versamento di anticipi, nella misura in cui la natura della spesa sia sufficientemente determinata, deve essere stato oggetto di una proposta d'impegno.

Articolo 76

Il funzionario o agente designato è responsabile dei fondi messi a sua disposizione e prende tutte le misure necessarie per garantirne la conservazione.

Entro dieci giorni dall'esecuzione dell'oggetto per il quale è stato concesso l'anticipo, egli trasmette al contabile un resoconto dettagliato sull'impiego di tale anticipo e versa l'eventuale saldo.

Entro sei settimane dalla stessa data, l'ordinatore procede alla liquidazione dell'anticipo per consentire la chiusura del conto provvisorio aperto al momento della concessione.

TITOLO XII CONTI BANCARI E CONTI CORRENTI POSTALI (articolo 53 del regolamento finanziario)

Articolo 77

Per eseguire le operazioni finanziarie, l'istituzione può aprire conti bancari e/o conti correnti postali negli Stati membri ed eventualmente in paesi terzi.

Articolo 78

L'istituzione può anche essere titolare di conti presso la banca di emissione, o l'istituzione finanziaria autorizzata, di ogni Stato membro.

Articolo 79

L'istituzione provvede a che siano comunicati a tutti gli organismi finanziari presso i quali ha aperto dei conti, i nomi e gli esemplari della firma degli agenti da essa designati e delegati ad aprire conti e a disporne, nonché l'eventuale limite dei prelievi autorizzati per ogni agente delegato.

Articolo 80

Per disporre dei conti si richiedono le firme congiunte di due agenti debitamente delegati, uno dei quali deve essere necessariamente il contabile, un contabile subalterno o un amministratore degli anticipi.

In esecuzione dell'articolo 53 del regolamento finanziario, l'istituzione designa gli agenti delegati a firmare gli assegni e i giroconti postali o bancari.

Prima di apporre la propria firma, detti agenti verificano la concordanza tra gli ordini di pagamento e gli assegni e i giroconti postali o bancari.

Articolo 81

Sono di norma eseguiti mediante assegno o giroconto postale o bancario i pagamenti relativi a quanto segue.

- retribuzioni mensili dei funzionari e degli altri agenti;

- spese relative a forniture o prestazioni superiori a 350 ECU.

TITOLO XIII CASSE DI ANTICIPI (articolo 54 del regolamento finanziario)

Articolo 82

Possono essere costituite casse di anticipi qualora il pagamento di talune spese, a causa della natura e dell'urgenza particolare di queste, non possa essere eseguito in base ad un ordine di pagamento firmato dall'ordinatore e vistato dal controllore finanziario. In deroga agli articoli 40 e 51 del regolamento finanziario, l'amministratore degli anticipi è autorizzato a procedere alla liquidazione provvisoria e al pagamento delle spese, con riserva di successiva applicazione degli articoli 40, 41, 44, 45, 47 e 50 del regolamento finanziario.

La costituzione delle casse di anticipi, la modifica o l'adeguamento delle loro condizioni di funzionamento formano oggetto di una decisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore, previo parere favorevole del contabile e del controllore finanziario.

Articolo 83

La designazione di un amministratore degli anticipi forma oggetto di una decisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario, su proposta dell'ordinatore, previo parere favorevole del contabile.

Tale decisione ribadisce le responsabilità dell'amministratore degli anticipi.

Articolo 84

Le decisioni di cui agli articoli 82 e 83 vengono comunicate agli ordinatori, al controllore finanziario, al contabile e alla Corte dei conti.

Articolo 85

1. La decisione con cui viene costituita una cassa di anticipi stabilisce in particolare:

a) l'oggetto e l'importo massimo dell'anticipo che può essere accordato;

b) l'eventuale apertura di un conto bancario e/o di un conto corrente postale a nome dell'istituzione interessata;

c) la natura e l'importo massimo di ogni spesa pagabile senza preventiva autorizzazione;

d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi;

e) le modalità di un'eventuale ricostituzione dell'anticipo;

f) i termini entro i quali vanno regolarizzate le operazioni della cassa di anticipi.

2. I pagamenti possono essere effettuati esclusivamente sulla base e nei limiti di impegni preventivi, firmati dall'ordinatore e vistati dal controllore finanziario.

Articolo 86

Conformemente al disposto dell'articolo 54, secondo comma del regolamento finanziario, solo il contabile può alimentare le casse di anticipi.

Tuttavia, le entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da:

- vendite di materiali,

- pubblicazioni,

- rimborsi vari,

- proventi di interessi, ecc.

possono essere contabilizzate direttamente dalle casse di anticipi corrispondenti e la loro regolarizzazione interviene secondo le norme pertinenti del regolamento finanziario e del presente regolamento.

Tali importi sono dedotti dal contabile al momento della successiva alimentazione delle stesse casse.

Articolo 87

Ciascun amministratore degli anticipi è responsabile nei confronti dell'ordinatore dell'aver posto in pagamento dei debiti verso terzi e, nei confronti del contabile, dell'esecuzione dei pagamenti.

Articolo 88

L'amministratore degli anticipi tiene, in base alle istruzioni del contabile, una contabilità dei fondi di cui dispone, delle spese effettuate e delle entrate incassate.

Articolo 89

L'amministratore degli anticipi prende tutte le disposizioni necessarie per salvaguardare i fondi posti a sua disposizione.

Articolo 90

Fatto salvo il controllo esercitato dal controllore finanziario, il contabile procede di persona, e per quanto possibile a scadenze ravvicinate, alla verifica dell'esistenza dei fondi affidati agli amministratori degli anticipi e a quella della tenuta della contabilità, ovvero affida tale verifica ad un contabile subalterno o ad un funzionario mandatario speciale, di regola sul posto e senza preavviso.

Articolo 91

Il contabile ed il controllore finanziario si tengono reciprocamente informati del risultato delle loro verifiche e ne trasmettono comunicazione all'ordinatore.

TITOLO XIV MODALITÀ DI VERSAMENTO DEGLI INTERESSI IN CASO DI RIPETIZIONE D'INDEBITO (articolo 49 del regolamento finanziario)

Articolo 92

Le disposizioni del presente titolo si applicano nei casi di ripetizione dell'indebito a favore della Comunità, fatte salve le norme eventualmente previste negli atti di base settoriali relativi alle politiche comunitarie.

Articolo 93

1. L'ordine di riscossione di cui all'articolo 28, paragrafo 2 del regolamento finanziario stabilisce una data di scadenza per ogni credito accertato, relativo alla ripetizione di un importo indebitamente versato.

2. Il contabile, in collegamento con l'ordinatore interessato, può accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, a condizione che questo si impegni a pagare gli interessi al tasso previsto all'articolo 94, per tutto il periodo della dilazione accordata a partire dalla data di scadenza originaria.

3. Nel caso di una concessione di dilazione, il contabile può richiedere al debitore, per una migliore tutela dei diritti della Comunità, un deposito di una garanzia che copra il debito sia in capitale che in interessi.

Articolo 94

1. Qualsiasi credito, non pagato alla scadenza, produce interessi secondo le disposizioni seguenti:

- per i crediti espressi in ecu, al tasso d'interesse applicato dal Fondo europeo di cooperazione monetaria alle sue operazioni in ecu (10), maggiorato di un punto e mezzo,

- per i crediti espressi in moneta nazionale, al tasso d'interesse interbancario venditore a tre mesi per il mercato interessato, maggiorato di un punto e mezzo.

2. Si applica il tasso d'interesse in vigore durante il mese in cui viene a scadere il credito.

3. Gli interessi decorrono dalla data di scadenza, stabilita nell'ordine di riscossione, fino al giorno del pagamento integrale del debito.

Articolo 95

Il contabile, d'intesa con il controllore finanziario, può rinunciare alla riscossione degli interessi qualora la loro incidenza finanziaria - sia a causa dell'importo che della durata del ritardo - sia minima rispetto al costo amministrativo dell'operazione.

Articolo 96

Ogni pagamento parziale viene imputato innanzitutto agli interessi di mora, determinati secondo le disposizioni dell'articolo 94, e successivamente al capitale.

TITOLO XV PROCEDIMENTI DI GARA (asta e licitazione) (articolo 57 del regolamento finanziario)

Articolo 97

Le disposizioni del presente titolo si applicano senza pregiudizio di quelle degli articoli da 126 a 129.

Articolo 98

I bandi di gara assumono la forma, per quanto possibile, di un formulario tipo o di un testo tipo.

Articolo 99

I bandi di gara contengono segnatamente le indicazioni relative:

a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in particolare l'eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di risposta;

b) all'applicazione del protocollo sui privilegi ed immunità, oltre ai riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi (forniture, lavori, prestazioni o pubblicazioni), ed eventualmente al documento relativo alle condizioni specifiche del contratto;

c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un'offerta implica l'accettazione del capitolato cui si riferisce;

d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è prevista una visita in loco;

e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;

f) alle penali previste come sanzione per l'inadempimento delle clausole del contratto;

g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo delle stesse) debbono contenere secondo le disposizioni degli articoli da 65 a 73;

h) al divieto di qualsiasi contatto tra l'istituzione ed il concorrente, salvo, eccezionalmente, nei seguenti casi:

- prima della data ultima per il deposito delle offerte:

- su iniziativa dei concorrenti,

è possibile comunicare loro informazioni supplementari nell'intento specifico di chiarire la natura della gara;

- su iniziativa dell'istituzione,

se i servizi dell'istituzione rilevano un errore, un'imprecisione, un'omissione o qualsiasi altro difetto materiale nella redazione del testo del bando, possono informarne gli interessati, secondo modalità strettamente identiche a quelle del bando di gara;

- dopo l'apertura delle offerte e su iniziativa dei servizi dell'istituzione,

- qualora un'offerta richieda chiarimenti o si tratti di correggere errori materiali manifesti contenuti nella redazione dell'offerta, l'istituzione può prendere l'iniziativa di mettersi in contatto con il concorrente.

Articolo 100

In tutti i casi in cui si sono avuti contatti secondo il disposto dell'articolo 99, lettera h), viene inviata una «nota per il fascicolo» e nella relazione trasmessa in seguito alla commissione consultiva per gli acquisti e i contratti viene fatta menzione dei contatti.

Articolo 101

Il capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi viene allegato al bando di gara. Eventualmente viene accluso anche un documento che contenga le condizioni specifiche del contratto.

Articolo 102

Il termine per la presentazione delle offerte viene stabilito in base alla natura del contratto, tenuto conto del tempo necessario per la preparazione della risposta al bando di gara.

Articolo 103

La trasmissione delle offerte avviene a scelta dei concorrenti:

- tramite il servizio postale,

e il bando di gara deve allora precisare che sarà considerata la data di presentazione alla spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le spedizioni tramite posta devono obbligatoriamente essere fatte per raccomandata;

- mediante presentazione presso i servizi dell'istituzione, direttamente o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi di distribuzione privati,

e il bando di gara deve allora indicare il giorno e l'ora entro i quali i plichi vanno presentati presso l'istituzione e precisare il servizio cui vanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.

In questi due casi la data è identica.

Onde conservare il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara figurerà la seguente indicazione:

«L'offerta deve essere inviata in doppia busta chiusa; oltre all'indicazione del servizio destinatario, come indicato nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura: "Bando di gara - Non deve essere aperta dal servizio postale interno". Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse saranno chiuse mediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la firma del mittente».

Articolo 104

Tutte le offerte devono essere aperte.

Le offerte vengono aperte da una commissione appositamente designata. Il controllore finanziario deve essere informato dell'apertura delle offerte. Il controllore finanziario, o un suo rappresentante, può assistere all'apertura come osservatore, se lo ritiene opportuno.

Le offerte non conformi ai requisiti specificati nel bando di gara vengono eliminate.

I membri della commissione devono parafare ciascuna pagina di ciascuna offerta e redigere il verbale dell'apertura delle offerte ricevute identificando quelle conformi e quelle non conformi, e motivando i rifiuti per non conformità.

Articolo 105

Tutti i concorrenti sono informati del seguito riservato alla loro offerta.

TITOLO XVI DETERMINAZIONE DELLE DIFFERENTI SOGLIE NEL SETTORE DEI CONTRATTI (articolo 128 del regolamento finanziario)

Articolo 106

L'importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata sulla base dell'articolo 58, lettera a) del regolamento finanziario è fissato a 12 000 ECU.

Articolo 107

Il limite a partire dal quale è competente la CCAC secondo l'articolo 60 del regolamento finanziario, è fissato a 42 000 ECU.

Articolo 108

Il limite a partire dal quale è obbligatoria la costituzione della cauzione prevista dall'articolo 62 del regolamento finanziario è fissato a 300 000 ECU.

Articolo 109

I limiti al di sotto dei quali si può procedere in base a semplice fattura o nota spese, sulla base dell'articolo 63 del regolamento finanziario, sono fissati a:

- 900 ECU per la spese effettuate nelle sedi provvisorie dell'istituzione;

- 2 400 ECU per le spese effettuate al di fuori delle sedi provvisorie dell'istituzione.

Articolo 110

In applicazione dell'articolo 97 del regolamento finanziario, concernente la stipulazione dei contratti nel settore degli stanziamenti per la ricerca e lo sviluppo tecnologico, sono fissati i limiti seguenti:

- l'importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata è fissato a 90 000 ECU per i materiali scientifici e tecnici nonché per i lavori;

- l'importo a partire dal quale è competente la CCAC è fissato:

a) per i contratti scientifici e tecnici a 420 000 ECU;

b) per i contratti di forniture e di materiale, senza carattere scientifico e tecnico, a 90 000 ECU;

c) per i contratti di forniture e di materiale, senza carattere scientifico e tecnico, ai quali si applica l'articolo 58, lettere c), d) ed e) del regolamento finanziario, a 30 000 ECU.

TITOLO XVII ATTIVITÀ DELLE COMMISSIONI CONSULTIVE PER GLI ACQUISTI E I CONTRATTI (articoli 60 e 97 del regolamento finanziario)

Sezione I Disposizioni generali

Articolo 111

Alle condizioni stabilite negli articoli 60, 61 e 97 del regolamento finanziario, la commissione consultiva per gli acquisti e i contratti è chiamata, a titolo consultivo, a formulare un parere:

a) su tutti i progetti di contratti di lavori, forniture o prestazioni di servizi, compresi gli studi, d'importo superiore a quelli indicati negli articoli 107 e 110 del presente regolamento, nonché sui progetti di acquisto di immobili per qualsiasi ammontare;

b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui dette clausole determinino modifiche dell'importo del contratto originario;

c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto già stipulato e che in origine era inferiore a detti limiti;

d) sui formulari e sui testi tipo relativi al bando di gara e sui progetti che prevedono di discostarsi notevolmente da detti testi;

e) sui progetti di bando di gara aventi un'importanza o un carattere particolare;

f) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecuzione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissione di penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d'oneri e delle condizioni generali . . .); quando il problema è di gravità tale da motivare una richiesta di parere;

g) su richiesta dell'ordinatore competente o di un membro della CCAC, sui progetti di contratto d'importo inferiore a quello di cui alla lettera a), qualora l'ordinatore ritenga che tali contratti sollevino questioni di principio o presentino un carattere particolare.

Articolo 112

La CCAC formula:

a) raccomandazioni sulla politica generale di approvvigionamento all'interno o all'esterno della Comunità e effettua o fa effettuare eventualmente le indagini e gli studi corrispondenti;

b) raccomandazioni sulla definizione delle condizioni generali degli acquisti e dei contratti.

Articolo 113

I fascicoli sottoposti alla CCAC sono corredati di una relazione elaborata e presentata dal funzionario responsabile o da un supplente designato dall'ordinatore.

La relazione contiene segnatamente:

a) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una tabella comparativa dei prezzi unitari;

b) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.

Articolo 114

Su ogni fascicolo viene espresso un parere firmato dal presidente della CCAC. Il parere è comunicato ai servizi interessati.

Articolo 115

Tutte le CCAC adottano il proprio regolamento interno. Il testo viene comunicato all'istituzione interessata, alle CCAC delle altre istituzioni e alla Corte dei conti.

Ogni CCAC vigila, per quanto la riguarda, sulla corretta applicazione delle direttive del Consiglio di cui all'articolo 126.

Sezione II Disposizioni particolari per il Centro comune di ricerca

Articolo 116

La Commissione può adottare disposizioni interne appropriate per quanto riguarda la composizione e l'attività della CCAC rispetto alle attività del Centro comune di ricerca, a causa delle esigenze specifiche di questo settore.

Dette disposizioni interne sono stabilite previa consultazione del controllore finanziario e trasmesse per conoscenza al Parlamento europeo e alla Corte dei conti.

Sezione III Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti comune alle istituzioni (11) (CCACI)

Articolo 117

Il collegio dei capi d'amministrazione delle istituzioni della Comunità può prendere le disposizioni necessarie per istituire una CCACI, avente lo scopo di intensificare, conformemente alle esigenze di buona gestione finanziaria, la collaborazione tra le istituzioni in materia di stipulazione congiunta di taluni contratti di forniture, nonché di altri contratti nell'ambito della gestione degli stanziamenti destinati al finanziamento di iniziative a carattere interistituzionale.

Articolo 118

La CCACI esercita in particolare le seguenti competenze:

a) esprime un parere, quando tutte o più istituzioni decidono di stipulare in comune contratti raggruppati nei settori di cui all'articolo 117, a motivo dei vantaggi che tale procedura può presentare sul piano finanziario.

Il parere verte sulla regolarità della procedura seguita, la scelta del fornitore e, in generale, le condizioni stabilite per la stipulazione del contratto, tenuto conto degli interessi di tutte le istituzioni.

In questo caso le CCAC di ogni istituzione non dovranno più essere consultate in proposito, ma saranno informate del parere reso;

b) può essere invitata, in particolare su richiesta di uno o più capi d'amministrazione o di una o più CCAC, a esaminare e a fare raccomandazioni su ogni problema che può avere un interesse o implicazioni sul piano interistituzionale nei settori della stipulazione dei contratti di cui all'articolo 117.

A questo proposito, essa esamina il problema e formula i suggerimenti appropriati.

Articolo 119

La CCACI comprende due rappresentanti per istituzione, designati per quanto possibile tra i membri della CCAC dell'istituzione, restando inteso che, mediante accordo tra le istituzioni, devono farne parte, oltre ai rappresentanti dei servizi delle rispettive amministrazioni:

- un rappresentante dei servizi incaricati delle questioni giuridiche,

- un rappresentante dei servizi incaricati delle finanze,

- un rappresentante, a titolo d'osservatore, del controllore finanziario.

Per i rappresentanti di questi tre servizi le istituzioni potranno accordarsi su un sistema di rotazione.

Ciascuna delle istituzioni assicura a turno la presidenza della CCACI, per un periodo di due anni.

La Commissione provvede al servizio di segreteria della CCACI.

Articolo 120

Sotto il profilo procedurale, si applicano le disposizioni degli articoli 113 e 114.

Articolo 121

La CCACI adotta il proprio regolamento interno. Il testo è comunicato ad ogni istituzione.

TITOLO XVIII FIDEIUSSIONE E COSTITUZIONE DI UNA CAUZIONE PREVENTIVA A GARANZIA DELL'ESECUZIONE DEI CONTRATTI (articolo 62 del regolamento finanziario)

Articolo 122

Quando, a garanzia dell'esecuzione dei contratti, si esige dai fornitori, dagli imprenditori o dai prestatori di servizi la costituzione di una cauzione preventiva, questa deve coprire non solo tutta la durata della garanzia, ma un periodo sufficiente per consentire di farla valere. Detta cauzione in linea di massima, deve essere costituita da un versamento all'istituzione nella stessa moneta indicata per il pagamento delle forniture o dei lavori.

Articolo 123

La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile dell'istituzione. Tale garanzia è costituita nella moneta di pagamento prevista dal contratto ed è soggetta alle norme sulla cauzione di cui all'articolo 122.

Articolo 124

A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i documenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una copia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all'atto del versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal contabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo che presta la sua garanzia.

Articolo 125

Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive sono liberate secondo le modalità stabilite dalle disposizioni relative ai contratti, salvo nei casi di inesecuzione o di mora di cui all'articolo 62, quarto comma del regolamento finanziario.

TITOLO XIX DISPOSIZIONI SULL'APPLICAZIONE DA PARTE DELLE ISTITUZIONI COMUNITARIE DELLE DIRETTIVE DEL CONSIGLIO IN MATERIA DI APPALTI PUBBLICI, FORNITURE E SERVIZI (articolo 64 del regolamento finanziario)

Articolo 126

PER LA CONTINUAZIONE DEL TESTO VEDI SOTTO NUMERO: 393R3418.1

Le direttive del Consiglio in materia di appalti di lavori, di forniture e di servizi si applicano alla stipulazione dei contratti da parte delle istituzioni quando gli importi dei contratti di cui trattasi siano uguali o superiori alle soglie fissate da dette direttive.

Articolo 127

I termini «appalto di lavori», «appalto di forniture» e «appalto di servizi» sono interpretati conformemente alle definizioni che figurano nelle direttive di cui all'articolo 126.

Articolo 128

Le istituzioni - ciascuna nella misura in cui i contratti sono finanziati su stanziamenti iscritti nella sezione del bilancio generale che la riguarda - sono considerate «amministrazioni aggiudicatrici» ai sensi delle direttive di cui all'articolo 126.

Articolo 129

Nella stipulazione dei contratti di lavori, di forniture e di servizi, le istituzioni debbono conformarsi alle disposizioni previste dalle direttive pertinenti, in particolare per quanto riguarda:

- le regole di pubblicità,

- le regole comuni nel settore delle specificazioni tecniche,

- le regole comuni di partecipazione,

- i criteri di selezione qualitativa,

- i criteri di aggiudicazione degli appalti.

TITOLO XX DETERMINAZIONE DEL VALORE DEI BENI MOBILI OLTRE IL QUALE È OBBLIGATORIA L'ISCRIZIONE NELL'INVENTARIO (articolo 65 del regolamento finanziario)

Articolo 130

Vengono registrati nell'inventario tutti i beni mobili:

- aventi valore d'acquisto pari o superiore a 350 ECU,

- la cui vita utile è superiore ad un anno [2 anni per i beni mobili di carattere scientifico e tecnico (12)], e

- non aventi carattere di bene di consumo.

Per ogni bene acquistato, le iscrizioni nell'inventario, di cui le ricevute sono parte integrante, forniscono una descrizione appropriata del bene indicandone la collocazione, la data d'acquisto e il costo unitario.

Le ricevute hanno il valore di descrizione appropriata.

Articolo 131

I controlli d'inventario da parte delle istituzioni sono eseguiti in modo da accertare l'esistenza materiale di ciascun bene e della sua conformità all'iscrizione nell'inventario. Il controllo è eseguito nell'ambito di un programma triennale di verifica.

TITOLO XXI PUBBLICITÀ PER LE VENDITE DEI BENI MOBILI (articolo 66 del regolamento finanziario)

Articolo 132

1. Le vendite di beni mobili formano oggetto:

a) in caso di valore unitario d'acquisto pari o superiore a 7 000 ECU, di una pubblicità locale appropriata. Il periodo tra la data di pubblicazione dell'ultimo annuncio e la conclusione del contratto di vendita non è inferiore a 14 giorni;

b) in caso di valore unitario di acquisto pari o superiore a 340 000 ECU, di un annuncio di vendita pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Una pubblicità appropriata può essere inoltre effettuata a mezzo stampa negli Stati membri. Il periodo tra la data di pubblicazione dell'annuncio di vendita nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e la conclusione del contratto di vendita non è inferiore a un mese.

2. Si può rinunciare alla pubblicità quando, in ragione del suo costo, non presenta vantaggi particolari.

3. Le istituzioni sono tenute a cercare di ottenere il prezzo migliore per ciascuna vendita di beni mobili.

TITOLO XXII CONDIZIONI PER LA COMPILAZIONE E L'ESECUZIONE DEL PIANO CONTABILE (articolo 70 del regolamento finanziario)

Articolo 133

Compilazione del piano contabile

Il piano contabile consta di due parti distinte, ma coordinate che consentono di tenere rispettivamente:

- la contabilità di bilancio,

- la contabilità generale.

Articolo 134

Contabilità di bilancio

1. La contabilità di bilancio registra, per ogni suddivisione del bilancio:

a) per quanto riguarda le spese,

- gli stanziamenti autorizzati dal bilancio iniziale, gli stanziamenti iscritti nei bilanci suppletivi e/o rettificativi, gli stanziamenti aperti a seguito di partecipazioni da parte di terzi, gli stanziamenti frutto di storni, nonché l'importo totale di tutti gli stanziamenti così disponibili.

Gli stanziamenti d'impegno e gli stanziamenti di pagamento sono registrati e seguiti separatamente gli uni dagli altri;

- gli impegni e i pagamenti dell'esercizio;

b) per quanto riguarda le entrate,

- le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei bilanci suppletivi e/o rettificativi, le entrate provenienti da partecipazioni di terzi, nonché l'importo totale delle previsioni così formulate;

- i diritti accertati e le riscossioni dell'esercizio;

c) la ripresa degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da recuperare dagli esercizi precedenti.

Sono anche registrati nella contabilità di bilancio gli impegni accantonati globali relativi al FEAOG, sezione garanzia, e i corrispondenti pagamenti, costituiti dagli anticipi.

Detti impegni sono presentati tenendo conto dell'insieme degli stanziamenti del FEAOG, sezione garanzia.

2. Sono aperti conti distinti per seguire separatamente:

- l'utilizzazione degli stanziamenti riportati,

- l'utilizzazione degli stanziamenti ricostituiti,

- la liquidazione degli impegni ancora in sospeso.

Per quanto riguarda le entrate, vengono aperti dei conti distinti per poter seguire separatamente i crediti ancora da riscuotere degli esercizi precedenti.

3. I conti possono essere presentati in forma particolareggiata onde consentire dei risultati analitici.

4. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto informatico.

Articolo 135

Contabilità generale

1. La contabilità generale permette di stabilire la situazione attiva e passiva dell'istituzione.

2. Il piano contabile della contabilità generale è elaborato in base ad un sistema di classificazione decimale.

3. Il sistema dei conti comporta le seguenti classi:

- classe 1: conti di capitali permanenti;

- classe 2: conti delle immobilizzazioni;

- classe 3: conti di magazzino;

- classe 4: conti di terzi;

- classe 5: conti finanziari;

- classe 6: conti accesi alle spese;

- classe 7: conti accesi alle entrate;

- classe 8: conti speciali.

4. Ciascuna classe comprende dei gruppi (a due cifre), divisi in sottogruppi (a tre cifre), a loro volta suddivisi, in funzione del fabbisogno dell'istituzione, in conti a cinque o sei cifre.

5. La classe 4 «conti di terzi» registra tutte le operazioni relative ai rapporti con i terzi e le scritture di conguaglio.

Essa comprende in particolare i conti d'ordine, che consentono di iscrivere le entrate provenienti dal riversamento di acconti di cui all'articolo 7, punto 7 del regolamento finanziario nonché quelli che consentono di seguire le operazioni di riutilizzo previste dall'articolo 27, paragrafo 2 del regolamento finanziario.

6. La classe 5 «conti finanziari» registra i movimenti dei valori, le operazioni delle casse, banche ed uffici dei conti correnti postali, nonché quelle effettuate dai contabili subalterni e dagli amministratori degli anticipi. Per ogni conto bancario, ogni conto corrente postale, ogni cassa e ogni cassa di anticipi viene aperto un conto distinto.

7. La classe 6 «conti accesi alle spese» registra l'importo lordo delle spese iscritte nella contabilità di bilancio.

Vengono aperti conti distinti per le spese relative:

- agli stanziamenti dell'esercizio in corso,

- agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 1, lettera b) del regolamento finanziario,

- agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 1, lettera a) del regolamento finanziario,

- agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 2 del regolamento finanziario,

- agli stanziamenti relativi alle partecipazioni di terzi di cui all'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento finanziario.

8. La classe 7 «conti accesi alle entrate» registra l'importo delle riscossioni iscritte nella contabilità di bilancio.

Vengono aperti conti distinti per le riscossioni:

- dei diritti accertati dell'esercizio in corso,

- dei diritti accertati degli esercizi precedenti ancora da riscuotere.

9. La classe 8 «conti speciali» registra alla fine dell'esercizio le operazioni di chiusura dei conti.

10. Salvo il disposto dell'articolo 21, il contabile di ogni istituzione elabora un piano contabile particolareggiato in funzione del sistema contabile di cui al paragrafo 3. Egli accende gruppi, sottogruppi e conti secondo le esigenze particolari della propria gestione, precisando ogni volta l'oggetto e le condizioni di esercizio dei suddetti conti.

Articolo 136

Funzionamento della contabilità generale

1. La contabilità generale viene tenuta per anno civile secondo il metodo della partita doppia.

2. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto informatico.

3. La contabilità consente di redigere un bilancio generale dei conti, cioè una situazione di tutti i conti accesi alle attività e alle passività delle istituzioni, compresi i conti saldati, indicando per ciascuno di essi:

- il numero del conto,

- le registrazioni,

- il totale degli addebitamenti,

- il totale degli accreditamenti,

- il saldo.

4. I conti sono tenuti in modo da permettere un'analisi dettagliata delle operazioni e dei saldi. Gli stati finanziari sono compilati in modo da mettere correttamente in evidenza, secondo una ripartizione appropriata, gli elementi rappresentativi dell'attivo e del passivo dell'istituzione. Le entrate da riscuotere figurano al passivo nel conto di regolarizzazione e i crediti corrispondenti sono iscritti all'attivo alla voce «debitori vari» o ad altre voci appropriate. Le spese dell'esercizio non ancora imputate al conto di gestione figurano all'attivo del conto di regolarizzazione alle voce «spese da imputare». Il conto di gestione contiene tutti gli elementi che consentano la collazione con il bilancio finanziario.

I saldi di ciascun conto sono confrontati periodicamente con i documenti giustificativi o altri elementi probanti, e in particolare con:

- i conti delle immobilizzazioni, come previsto all'articolo 130;

- gli averi in banca e su conto corrente postale: confronto mensile con gli estratti conto inviati dagli istituti finanziari;

- la consistenza di cassa: confronto con il libro di cassa;

- le casse di anticipi e altri anticipi ai sensi dell'articolo 74: verifica del rispetto delle norme di funzionamento delle casse di anticipi e delle norme di concessione degli anticipi, nonché delle norme di contabilizzazione;

- i conti accesi alle spese e alle entrate delle classi 6 e 7: confronto mensile con i totali corrispondenti della contabilità di bilancio.

5. I conti interistituzionali di collegamento sono oggetto di conguaglio mensile e di liquidazione periodica.

6. I conti provvisori sono periodicamente oggetto dell'esame seguente:

- riscossioni in sospeso, informazione da parte del contabile all'ordinatore sulle entrate non riscosse e sulle iniziative finalizzate alla riscossione;

- pagamenti in sospeso, comunicazione da parte del contabile all'ordinatore dei motivi delle inesecuzioni e degli importi in causa;

- fondi da trasferire, confronto con gli stati collettivi delle retribuzioni del personale o con stati affini;

- altri conti provvisori, analisi dei saldi contabili e notificazione all'ordinatore di ogni operazione non liquidata entro i termini stabiliti annualmente.

I conti provvisori sono liquidati al più presto, e comunque non oltre i termini indicati all'articolo 71 del regolamento finanziario.

7. I conti d'ordine di riutilizzo consentono di seguire le operazioni di riutilizzo delle entrate di cui all'articolo 27, paragrafo 2 del regolamento finanziario e di redigere il prospetto di cui all'articolo 78, paragrafi 1 e 3 del medesimo.

8. I conti finanziari (bancari e postali) sono tenuti in divise e in ecu.

La conversione in ecu degli importi espressi in monete nazionali si effettua sulla base dei tassi fissati conformemente all'articolo 1. I saldi in ecu dei conti tenuti in divise e in ecu sono oggetto di un adeguamento mensile.

9. La contabilità del Centro comune di ricerca è ripresa nella contabilità generale della Commissione.

10. Salvo altrimenti disposto da un regolamento, tutti gli stati finanziari sono presentati secondo i principi contabili che comprendono in particolare i principi fissati dalle direttive del Consiglio in materia. Le modalità pratiche di applicazione di questi principi, le quali formano oggetto di aggiornamenti periodici, sono stabilite secondo le disposizioni dell'articolo 21.

TITOLO XXIII DISPOSIZIONI RELATIVE AGLI STANZIAMENTI DI RICERCA E SVILUPPO TECNOLOGICO (articoli 94 e 96 del regolamento finanziario)

Articolo 137

Per le attività del Centro comune di ricerca viene compilata, a integrazione del bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la destinazione delle spese (obiettivi di ricerca e altre attività) e la natura dei mezzi di esecuzione impiegati, e cioè:

- personale statutario e non statutario,

- infrastruttura amministrativa e tecnica,

- supporti scientifici e tecnici,

- stanziamenti operativi diretti.

Il Centro comune di ricerca tiene, per le necessità di gestione di ciascuna delle attività nel settore di sua competenza - compresi i lavori relativi alle prestazioni per conto di terzi e quelli di sostegno ai servizi della Commissione - una contabilità che consenta di sorvegliare i costi reali sulla base degli elementi che figurano nella tabella di concordanza.

Articolo 138

Per le attività relative all'azione indiretta viene compilata, a integrazione del bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la destinazione delle spese (obiettivi di ricerca e altre attività) e la loro natura, secondo la ripartizione seguente:

- interventi,

- personale non statutario (13),

- funzionamento,

- infrastruttura,

- informazione e pubblicazioni,

- personale statutario (14).

Per la tenuta della contabilità sono presi tutti i provvedimenti necessari a garantire il controllo dell'esecuzione di bilancio per obiettivo di ricerca tenuto conto delle componenti che figurano nella tabella di concordanza.

Articolo 139

1. La Commissione percepisce anticipi a titolo delle attività che svolge per conto terzi. Questi anticipi sono destinati a finanziare, da un lato, le spese di personale, le spese generali e dei mezzi di esecuzione legate a queste attività; dall'altro, gli investimenti specifici che tali attività richiedono. Gli anticipi sono inseriti nelle dotazioni di bilancio corrispondenti.

2. Gli anticipi non utilizzati sono rimborsati mediante annullamento degli stanziamenti corrispondenti attraverso il conto di gestione. Gli anticipi utilizzati sono rimborsati con una frazione delle entrate generate dalla riscossione del costo delle prestazioni ai terzi. La frazione delle entrate utilizzata per il rimborso degli anticipi corrisponde alle spese per il personale e alle spese di utilizzazione dei servizi generali e dei mezzi di esecuzione della Commissione nonché agli investimenti specifici. Il resto delle entrate, cioè quelle che corrispondono a spese correnti derivanti specificamente dai contratti, è conservato dalla Commissione mediante l'iscrizione di stanziamenti supplementari nelle linee di bilancio che sostengono tali spese specifiche.

3. La frazione delle entrate che dà luogo al rimborso viene determinata al momento della stipulazione di ciascun contratto di prestazione a terzi, conformemente alle regole interne.

Le entrate destinate al rimborso degli anticipi e le entrate che danno luogo all'apertura di stanziamenti supplementari sono imputate a linee distinte dello stato delle entrate della Commissione.

TITOLO XXIV DISPOSIZIONI RELATIVE ALLA GESTIONE DEGLI STANZIAMENTI DI FUNZIONAMENTO DELLE SEDI FUORI COMUNITÀ (articoli 121, 122 e 123 del regolamento finanziario)

Sezione I Casse di anticipi

Articolo 140

Per il pagamento di talune categorie di spese è istituita, in applicazione delle disposizioni dell'articolo 54 del regolamento finanziario, una cassa di anticipi per ogni unità locale al di fuori della Comunità.

La decisione istitutiva ne determina le modalità di funzionamento sulla base delle necessità specifiche di ciascuna unità locale.

Sezione II Impegni e pagamenti

Articolo 141

Per l'insieme delle unità locali sono elaborate proposte di impegni provvisori globali.

Le proposte, corredate da uno stato previsionale delle spese di ciascuna unità locale, sono trasmesse per il visto al controllore finanziario e quindi registrate nella contabilità; gli impegni globali possono essere riveduti in funzione dell'evoluzione delle necessità.

Articolo 142

1. Nelle delegazioni che dispongono soltanto di un numero limitato di funzionari o agenti che possono essere delegati a firmare assegni o giroconti postali o bancari, le autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario possono autorizzare, su proposta dell'ordinatore e previo parere favorevole del contabile e del controllore finanziario, una firma unica.

2. La Commissione stabilisce le modalità secondo le quali gli agenti da essa designati e delegati a disporre dei conti aperti nella delegazione, sono autorizzati a comunicare nomi ed esemplari delle firme agli organismi finanziari locali.

Sezione III Condizioni particolari di consultazione della CCAC

Articolo 143

1. In applicazione dell'articolo 60 del regolamento finanziario e dell'articolo 111 del presente regolamento, i contratti riguardanti la locazione di un immobile situato al di fuori della Comunità possono essere conclusi, in via eccezionale, direttamente dall'ordinatore, a condizione che la CCAC sia stata adeguatamente informata in precedenza - in ordine ai paesi o alle città interessate - sulle condizioni contrattuali e abbia ammesso i criteri di base da adottare, vertenti in particolare sui seguenti elementi:

- il tipo di immobile da prendere in locazione secondo la destinazione prevista (alloggio, uffici, ecc.);

- i parametri da rispettare riguardo alla superficie e ai prezzi, eventualmente corredati di massimi e minimi;

- le modalità del contratto.

2. Nelle fattispecie non conformi ai criteri convenuti secondo il paragrafo 1 e previamente ammessi dalla CCAC, questa è nuovamente adita dall'ordinatore in merito ai casi specifici in oggetto.

3. L'ordinatore trasmette periodicamente alla CCAC relazioni sull'applicazione della disposizione di cui al paragrafo 1.

Sezione IV Inventari

Articolo 144

1. Gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il patrimonio della Comunità sono tenuti in loco, per quanto concerne le delegazioni. Essi vengono regolarmente comunicati agli uffici centrali secondo modalità decise dalla Commissione.

I beni mobili in transito verso le delegazioni vengono iscritti su un elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari permanenti.

2. La pubblicità per la vendita di beni mobili delle delegazioni viene effettuata secondo le modalità di diritto o di fatto vigenti in loco.

TITOLO XXV DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 145

Gli importi forfettari previsti dal presente regolamento saranno riveduti in funzione delle variazioni dell'indice dei prezzi al consumo nella Comunità, secondo un metodo proporzionale e le scadenze seguenti:

- ogni tre anni, salvo un'evoluzione eccezionale di detto indice, per quanto riguarda gli importi di cui agli articoli 31 (ammontare della cassa di anticipi), 81, 130, 132 e agli articoli da 106 a 110. Tali importi vengono arrotondati adeguatamente;

- ogni anno, per quanto riguarda gli importi di cui all'articolo 31 (ammontare delle indennità). Tali importi sono arrotondati all'ecu immediatamente inferiore o superiore.

La Commissione, che rileva i nuovi importi alle scadenze e secondo i criteri di cui al primo comma, li comunica alle altre istituzioni.

Articolo 146

Le precedenti disposizioni del presente regolamento non pregiudicano l'applicazione delle norme particolari del regolamento finanziario sugli stanziamenti di ricerca e di sviluppo tecnologico (titolo VII del regolamento finanziario), il Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia, sezione garanzia (titolo VIII del regolamento finanziario), gli aiuti esterni (titolo IX del regolamento finanziario), la gestione degli stanziamenti relativi al personale al di fuori della Comunità e al funzionamento amministrativo corrispondente (titolo X del regolamento finanziario) e l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee (titolo XI del regolamento finanziario).

Articolo 147

Le istituzioni informano la Corte dei conti, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, delle disposizioni adottate per la sua esecuzione.

Articolo 148

Il regolamento 86/610/CEE, Euratom, CECA, è abrogato.

Articolo 149

Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 1994.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, il 9 dicembre 1993.

Per la Commissione

Peter SCHMIDHUBER

Membro della Commissione

(1) GU n. L 356 del 31. 12. 1977, pag. 1.

(2) GU n. L 70 del 16. 3. 1990, pag. 1.

(3) GU n. L 360 del 19. 12. 1986, pag. 1.

(4) GU n. L 249 dell'8. 9. 1988, pag. 9.

(5) GU n. L 155 del 7. 6. 1989, pag. 1.

(6) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, serie C.

(7) Decisione 88/376/CEE, Euratom del Consiglio (GU n. L 185 del 15. 7. 1988, pag. 24).

(8) - Regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89.

- Regolamento (CEE, Euratom) n. 1553/89 del Consiglio (GU n. L 155 del 7. 6. 1989, pag. 9).

(9) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, serie C.

(10) Il termine «istituzione» deve essere inteso ai sensi delle disposizioni dell'articolo 22, paragrafo 5 del regolamento finanziario.

(11) Definiti nel quadro del Centro comune di ricerca nella «Raccolta delle istruzioni relative agli inventari (doc. 13.131/XV/68-F)» e nella «Nomenclatura dei materiali - Prospetto generale» (doc. 2168/IX/1972-F e aggiornamenti).

(12) La rubrica «personale statutario» corrisponde ai funzionari che ricoprono posti previsti dalla tabella dell'organico, nonché agli agenti disciplinati dal RAA. La rubrica «personale non statutario» corrisponde, ai sensi della regolamentazione della Commissione relativa ai minibilanci del 22 maggio 1990, a tutti gli altri agenti (agenti provvisori, funzionari nazionali temporaneamente assegnati all'istituzione, prestatori di servizi, contratti di imprese, ecc.).