Le istituzioni e gli organi dell’UE trasmettono le loro stime di bilancio per l’anno successivo alla Commissione europea al più tardi entro il 1^o luglio. In pratica la Commissione cerca di avere pronto il progetto di bilancio in primavera (aprile-maggio).
In base agli stati di previsione, la Commissione elabora il progetto di bilancio per l’anno successivo. Deve poi trasmettere tale progetto di bilancio al Consiglio e al Parlamento europeo entro il 1^o settembre.
Il Consiglio deve adottare la sua posizione sul progetto di bilancio entro il 1^o ottobre, che comunicherà insieme alle relative motivazioni al Parlamento europeo.
Il Parlamento europeo dovrà approvare i suoi emendamenti alla posizione del Consiglio entro sei settimane (42 giorni).
Il Consiglio ha 10 giorni di tempo per accettare gli emendamenti del Parlamento. In caso contrario, viene formato un comitato di conciliazione, composto da un numero uguale di rappresentati del Consiglio e membri del Parlamento europeo. Tale comitato deve concordare un progetto comune entro tre settimane (21 giorni).
Se il comitato di conciliazione non trova un accordo su un progetto comune, la Commissione deve presentare un nuovo progetto di bilancio.
Una volta raggiunto un accordo all’interno del comitato di conciliazione, il Consiglio e il Parlamento devono approvare o respingere il progetto entro due settimane (14 giorni).
Se il Consiglio respinge il progetto comune, il Parlamento può ancora adottarlo, ma solo se la maggioranza dei suoi membri lo vota e i tre quinti lo sostiene.
Se entrambe le istituzioni respingono il progetto comune, la Commissione deve preparare un nuovo progetto di bilancio.
Se non si trova un accordo entro la fine dell’anno, entra in gioco il sistema dei «dodicesimi provvisori» (articolo 315 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea). Ciò significa che fino a quando il bilancio non è stato ancora definitivamente adottato, potrà essere speso mensilmente l’equivalente di non più di un dodicesimo del bilancio dell’anno precedente o del progetto di bilancio della Commissione (in ogni caso l’importo inferiore).
Qualora si verificassero nuovi sviluppi, potrebbe essere necessario modificare il bilancio. La procedura per l’adozione di emendamenti di bilancio è la stessa di quella per il bilancio annuale.