Decisione dell'Alta rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza

del 19 luglio 2011

relativa alle norme sull'accesso ai documenti

(2011/C 243/08)

L’ALTA RAPPRESENTANTE,

vista la decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l’organizzazione e il funzionamento del Servizio europeo per l’azione esterna, in particolare l’articolo 11, paragrafo 1,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Campo d'applicazione

1.   Qualsiasi cittadino dell'Unione, nonché ogni persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro, ha il diritto di accedere ai documenti del Servizio europeo per l’azione esterna secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definiti nel regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) («regolamento») e le disposizioni specifiche stabilite in tali norme. Il diritto di accesso riguarda i documenti detenuti dal Servizio europeo per l’azione esterna, vale a dire i documenti redatti o ricevuti dal medesimo e che si trovino in suo possesso.

2.   Ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 2, del regolamento, qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale in uno Stato membro gode, secondo gli stessi principi, condizioni e limitazioni, dello stesso diritto di accesso ai documenti del Servizio europeo per l’azione esterna negli stessi termini, ad eccezione del diritto di presentare una denuncia al mediatore europeo.

Articolo 2

Presentazione della domanda

1.   La domanda di accesso ai documenti del Servizio europeo per l’azione esterna è inviata a mezzo posta al coordinatore dell’accesso ai documenti, CHAR 15/11, Servizio europeo per l’azione esterna, rue de la Loi 170, Bruxelles 1046, Belgio, oppure per posta elettronica, utilizzando il modulo figurante sul sito web del Servizio europeo per l’azione esterna, o via fax al numero +32 22979893.

2.   Una volta registrata la domanda, al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento (salvo che si possa contestualmente rispondere nel merito della domanda).

Articolo 3

Termini

1.   Il Servizio europeo per l’azione esterna risponde alle domande iniziali e di conferma entro quindici giorni lavorativi dalla data di registrazione della domanda.

2.   Qualora la domanda non sia sufficientemente precisa ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento, il Servizio europeo per l’azione esterna invita il richiedente a fornire informazioni complementari che permettano di identificare i documenti richiesti; il termine di risposta decorre soltanto dal momento in cui il Servizio europeo per l’azione esterna dispone di queste informazioni.

3.   In casi eccezionali, conformemente all’articolo 7, paragrafo 3, e all’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento, il termine può essere prorogato di altri quindici giorni lavorativi, in particolare:

Il richiedente è informato delle eventuali proroghe e dei motivi che le giustificano.

Articolo 4

Trattamento delle risposte

1.   Le risposte alle domande iniziali sono trattate dal coordinatore dell’accesso ai documenti.

2.   Le risposte alle domande di conferma sono decise dal direttore esecutivo, sulla base del parere del coordinatore dell’accesso ai documenti.

Articolo 5

Risposta negativa

Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo del rifiuto fondato su una delle eccezioni previste dal regolamento e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma (in caso di risposta a una domanda iniziale) o degli altri mezzi di ricorso a sua disposizione (in caso di risposta a una domanda di conferma).

Articolo 6

Documenti di terzi detenuti dal Servizio europeo per l’azione esterna

1.   Qualora il Servizio europeo per l’azione esterna riceva una domanda di accesso a un documento che detiene ma che proviene da un terzo, quest’ultimo è consultato a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato in base alle eccezioni previste dal regolamento.

2.   Alla domanda è dato seguito favorevole senza consultare il terzo se il documento richiesto è già stato divulgato dal suo autore o ai sensi del regolamento o di disposizioni simili.

3.   In ogni caso, il terzo deve essere consultato se il documento rientra nel campo di applicazione dell’articolo 9 del regolamento, o se proviene da uno Stato membro che ha chiesto al Servizio europeo per l’azione esterna di non comunicare a terzi il documento senza il suo previo accordo ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 5, del regolamento. La richiesta in tal senso dello Stato membro è formulata per iscritto.

4.   Il terzo è consultato per iscritto (anche tramite posta elettronica) e dispone di un termine ragionevole per rispondere, tenendo conto dei termini di risposta del Servizio europeo per l’azione esterna di cui all’articolo 3. Il terzo esprime il suo parere per iscritto (anche tramite posta elettronica).

5.   Se il terzo non risponde entro il termine fissato oppure è irreperibile o non identificabile, il Servizio europeo per l’azione esterna decide sulla domanda conformemente al regime di eccezioni di cui al regolamento, considerando i legittimi interessi del terzo sulla base degli elementi di cui dispone.

6.   Qualora intenda accordare l'accesso al documento contro la volontà del terzo, il Servizio europeo per l’azione esterna lo informa della sua intenzione di divulgare il documento entro il termine applicabile ai sensi del regolamento e dei mezzi di ricorso a sua disposizione per opporsi alla divulgazione.

Articolo 7

Consultazione del Servizio europeo per l’azione esterna

1.   La richiesta di consultazione del Servizio europeo per l’azione esterna da parte di uno Stato membro o di un’altra istituzione, organo, ufficio o agenzia dell’Unione che ha ricevuto una domanda relativa a un documento in suo possesso ma che proviene dal Servizio europeo per l’azione esterna è inviata a mezzo posta al coordinatore dell’accesso ai documenti, CHAR 15/11, Servizio europeo per l’azione esterna, rue de la Loi 170, Bruxelles 1046, Belgio, oppure per posta elettronica all’indirizzo EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu o via fax al numero +32 22979893.

2.   Il Servizio europeo per l’azione esterna esprime il suo parere quanto prima, tenendo conto degli eventuali termini applicabili alla risposta, e comunque non oltre cinque giorni lavorativi.

Articolo 8

Documenti classificati

1.   Le domande di accesso a documenti rientranti nel campo di applicazione dell'articolo 9 del regolamento o ad altri documenti classificati ai sensi delle norme di sicurezza del Servizio europeo per l’azione esterna sono trattate da funzionari autorizzati a prendere conoscenza del documento in questione.

2.   Qualsiasi decisione di rifiuto dell'accesso a tutto o parte di un documento classificato è motivata sulla base delle eccezioni enumerate all'articolo 4 del regolamento. Se l'accesso al documento richiesto non può essere rifiutato in base a tali eccezioni, il funzionario che tratta la domanda provvede affinché il documento sia declassificato prima di trasmetterlo al richiedente.

Articolo 9

Modalità di accesso

1.   I documenti a cui deve essere consentito l’accesso sono inviati a mezzo posta, fax o posta elettronica. In caso di documenti voluminosi o difficili da trattare, il richiedente può essere invitato a consultarli sul posto. La consultazione è gratuita.

2.   Se il documento è stato pubblicato, la risposta può consistere nell’indicare i riferimenti di pubblicazione, compreso l'indirizzo del sito Internet sul quale il documento è consultabile.

3.   In caso di documenti di più di venti pagine, può essere addebitato al richiedente un importo di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di porto. Le spese inerenti ad altri supporti sono decise caso per caso, e non superano comunque un importo ragionevole.

Articolo 10

Registro dei documenti

1.   Conformemente all’articolo 11 del regolamento, il Servizio europeo per l’azione esterna tiene un registro dei documenti accessibile tramite il suo sito Internet.

2.   In conformità dell’articolo 9 del regolamento, i documenti rientranti nel campo d’applicazione di tale disposizione sono iscritti nel registro solo con il consenso dell'originatore.

Articolo 11

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno dell’adozione.

(1)  GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.