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Document 32016R1191

Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012

OJ L 200, 26.7.2016, p. 1–136 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2016/1191/oj

26.7.2016   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 200/1


REGOLAMENTO (UE) 2016/1191 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO

del 6 luglio 2016

che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012

IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 21, paragrafo 2,

vista la proposta della Commissione europea,

previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,

visto il parere del Comitato economico e sociale europeo (1),

deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (2),

considerando quanto segue:

(1)

L'Unione si è prefissa l'obiettivo di mantenere e sviluppare uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia senza frontiere interne, in cui sia assicurata la libera circolazione delle persone. Al fine di assicurare la libera circolazione dei documenti pubblici nell'Unione e, in tal modo, promuovere la libera circolazione dei cittadini dell'Unione, l'Unione dovrebbe adottare misure concrete di semplificazione degli attuali requisiti amministrativi connessi alla presentazione in uno Stato membro di alcuni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

(2)

Tutti gli Stati membri sono parti contraenti della convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961 riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri («convenzione sull'apostille»), che ha introdotto un sistema per la circolazione semplificata dei documenti pubblici rilasciati dagli Stati contraenti di tale convenzione.

(3)

Conformemente al principio della fiducia reciproca e al fine di promuovere la libera circolazione delle persone all'interno dell'Unione, il presente regolamento dovrebbe istituire un sistema per l'ulteriore semplificazione delle formalità amministrative per la circolazione di alcuni documenti pubblici e delle relative copie autentiche rilasciati da un'autorità di uno Stato membro ai fini della presentazione in un altro Stato membro.

(4)

Il sistema istituito dal presente regolamento non dovrebbe pregiudicare la facoltà delle persone di continuare a beneficiare, se lo desiderano, di altri sistemi di esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione o da formalità analoghe applicabili tra Stati membri. In particolare, il presente regolamento dovrebbe essere considerato uno strumento separato e autonomo rispetto alla convenzione sull'apostille.

(5)

È opportuno salvaguardare la coesistenza tra il sistema istituito dal presente regolamento e altri sistemi applicabili tra gli Stati membri. Per quanto riguarda la convenzione sull'apostille, anche se non dovrebbe essere possibile per le autorità degli Stati membri di richiedere un'apostille quando una persona presenta loro un documento pubblico cui si applica il presente regolamento e sia rilasciato in un altro Stato membro, il presente regolamento non dovrebbe impedire agli Stati membri di apporre un'apostille se una persona scelga di farne richiesta. Il presente regolamento non dovrebbe inoltre impedire a una persona di continuare a utilizzare in uno Stato membro un'apostille apposta in un altro Stato membro. Di conseguenza, su richiesta dell'interessato, si potrebbe ancora fare ricorso alla convenzione sull'apostille nelle relazioni tra Stati membri. Qualora una persona richieda l'apposizione di un'apostille su un documento pubblico cui si applica il presente regolamento, le autorità nazionali di rilascio dovrebbero utilizzare mezzi appropriati per informarla che ai sensi del sistema istituito dal presente regolamento non è più necessaria un'apostille se tale persona intende presentare il documento in un altro Stato membro. In ogni caso gli Stati membri dovrebbero rendere tali informazioni accessibili con ogni mezzo idoneo.

(6)

Il presente regolamento dovrebbe applicarsi ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro conformemente alla sua legislazione nazionale e il cui obiettivo principale è accertare uno dei seguenti fatti: nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio, unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata, scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata, filiazione, adozione, domicilio e/o residenza, o cittadinanza. Il presente regolamento dovrebbe applicarsi anche ai documenti pubblici rilasciati a una persona dal proprio Stato membro di cittadinanza per attestarne l'assenza di precedenti penali. Il presente regolamento dovrebbe inoltre applicarsi ai documenti pubblici la cui presentazione possa essere richiesta da cittadini dell'Unione che risiedono in uno Stato membro di cui non sono cittadini quando, in conformità con la pertinente legislazione dell'Unione, desiderano votare o candidarsi alle elezioni del Parlamento europeo o alle elezioni comunali nel loro Stato membro di residenza.

(7)

Il presente regolamento non dovrebbe obbligare gli Stati membri a rilasciare documenti pubblici non previsti ai sensi del diritto nazionale.

(8)

Il presente regolamento dovrebbe altresì applicarsi alle copie autentiche di documenti pubblici prodotte da un'autorità competente dello Stato membro in cui è stato rilasciato il documento pubblico originale. Tuttavia, il presente regolamento non dovrebbe applicarsi alle copie di copie autentiche.

(9)

Il presente regolamento dovrebbe applicarsi anche alle versioni elettroniche di documenti pubblici e ai moduli standard multilingue adatti allo scambio elettronico. Tuttavia, ciascuno Stato membro dovrebbe decidere in base alla propria legislazione nazionale se, e a quali condizioni, si possano presentare documenti pubblici e moduli standard multilingue in formato elettronico.

(10)

Il presente regolamento non dovrebbe applicarsi a passaporti o carte d'identità rilasciati in uno Stato membro, in quanto tali documenti non sono soggetti a legalizzazione o formalità analoghe quando sono presentati in un altro Stato membro.

(11)

Il presente regolamento, e in particolare il meccanismo di cooperazione amministrativa da esso previsto, non dovrebbe applicarsi agli atti di stato civile rilasciati sulla base delle pertinenti convenzioni della Commissione internazionale dello stato civile («CIEC»).

(12)

I documenti pubblici riguardanti il cambiamento di nome dovrebbero considerarsi anche quali documenti pubblici il cui obiettivo principale è accertare il nome di una persona.

(13)

La nozione di «stato civile» dovrebbe intendersi riferita alla condizione di coniugato, separato o non coniugato, incluse le condizioni di celibe/nubile, divorziato o vedovo, di un individuo.

(14)

La nozione di «filiazione» dovrebbe essere intesa come il rapporto giuridico tra un minore e i suoi genitori.

(15)

Ai fini del presente regolamento, le nozioni di «domicilio», «residenza» e «cittadinanza» dovrebbero essere interpretate conformemente al diritto nazionale.

(16)

Il concetto di «casellario giudiziario» dovrebbe essere interpretato come riferito al registro o ai registri nazionali che riportano le condanne conformemente al diritto nazionale. «Condanna» dovrebbe essere interpretato come riferito a ogni decisione definitiva di un organo giurisdizionale penale nei confronti di una persona fisica in relazione ad un reato, nella misura in cui tali decisioni siano riportate nel casellario giudiziario dello Stato membro di condanna.

(17)

La semplificazione dei requisiti per la presentazione in uno Stato membro di documenti pubblici rilasciati in un altro Stato membro dovrebbe apportare vantaggi tangibili ai cittadini dell'Unione. Data la loro diversa natura giuridica, dovrebbero essere esclusi dall'ambito di applicazione del presente regolamento i documenti rilasciati da privati. Dovrebbero altresì essere esclusi dall'ambito di applicazione del presente regolamento i documenti pubblici rilasciati da autorità di paesi terzi, anche qualora siano già stati accettati come autentici dalle autorità di uno Stato membro. L'esclusione dei documenti pubblici rilasciati da autorità di paesi terzi dovrebbe estendersi alle copie autentiche di tali documenti prodotte dalle autorità di uno Stato membro.

(18)

Lo scopo del presente regolamento non è di modificare il diritto sostanziale degli Stati membri per quanto concerne nascita, accertamento dell'esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio (inclusa la capacità di contrarre matrimonio e stato civile), divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio, unione registrata (inclusa la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato dell'unione registrata), scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata, filiazione, adozione, domicilio e/o residenza, cittadinanza, assenza di precedenti penali o documenti pubblici la cui presentazione potrebbe essere richiesta da uno Stato membro ad un candidato alle elezioni del Parlamento europeo o alle elezioni comunali o ad un elettore a tali elezioni, che sia un cittadino di tale Stato membro. Inoltre, il presente regolamento non dovrebbe incidere sul riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto di un documento pubblico rilasciato in un altro Stato membro.

(19)

Al fine di promuovere la libera circolazione dei cittadini dell'Unione, i documenti pubblici cui si applica il presente regolamento e le relative copie autentiche dovrebbero essere esentati da ogni forma di legalizzazione e formalità analoga.

(20)

È inoltre opportuno semplificare altre formalità, ossia l'obbligo di presentare sempre copie autentiche e traduzioni di documenti pubblici, allo scopo di agevolare ulteriormente la circolazione di documenti pubblici tra gli Stati membri.

(21)

Al fine di superare le barriere linguistiche e, in tal modo, agevolare ulteriormente la circolazione di documenti pubblici tra gli Stati membri, è opportuno redigere moduli standard multilingue in ciascuna delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione, per i documenti pubblici relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), all'unione registrata, (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata), al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali.

(22)

L'unico scopo dei moduli standard multilingue dovrebbe essere facilitare la traduzione dei documenti pubblici cui sono allegati. Pertanto, tali moduli non dovrebbero circolare come documenti autonomi tra gli Stati membri. Non dovrebbero avere la stessa finalità, né perseguire gli stessi obiettivi degli estratti o delle copie letterali degli atti di stato civile, degli estratti multilingue di atti di stato civile, degli estratti multilingue e codificati di atti di stato civile, o dei certificati di stato civile multilingue e codificati predisposti in virtù della convenzione n. 2 della CIEC concernente il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazione degli atti di stato civile, della convenzione n. 16 della CIEC relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile e della convenzione n. 34 della CIEC relativa al rilascio di estratti e certificati plurilingue e codificati di atti di stato civile.

(23)

I moduli standard multilingue istituiti dal presente regolamento dovrebbero rispecchiare il contenuto dei documenti pubblici cui sono allegati ed evitare, nella misura del possibile, la necessità di una traduzione di tali documenti pubblici. Tuttavia, per vari documenti pubblici il cui contenuto non può essere adeguatamente rispecchiato in un modulo standard multilingue, come talune categorie di decisioni giudiziarie, l'obiettivo di eliminare la necessità di traduzione non è ragionevolmente raggiungibile. Gli Stati membri dovrebbero comunicare alla Commissione i documenti pubblici cui possono essere allegati moduli standard multilingue come supporto appropriato per la traduzione. Gli Stati membri dovrebbero sforzarsi di allegare un modulo standard multilingue al maggior numero possibile di documenti pubblici contemplati dal presente regolamento.

(24)

Una persona che presenta un documento pubblico corredato di un modulo standard multilingue non dovrebbe essere tenuta a fornire una traduzione di tale documento pubblico. Tuttavia, l'autorità a cui è presentato il documento pubblico dovrebbe decidere in via definitiva se le informazioni contenute nel modulo standard multilingue siano sufficienti per il trattamento di tale documento pubblico.

(25)

L'autorità a cui è presentato un documento pubblico puo' eccezionalmente esigere, se necessario per il trattamento di tale documento pubblico, che la persona che presenta tale documento corredato di un modulo standard multilingue fornisca anche una traduzione o una traslitterazione del contenuto del modulo standard multilingue nella lingua ufficiale del suo Stato membro o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui è presentato il documento pubblico, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

(26)

I moduli standard multilingue dovrebbero essere rilasciati su richiesta alle persone autorizzate a ricevere i documenti pubblici ai quali detti moduli sono destinati ad essere allegati. I moduli standard multilingue non dovrebbero produrre effetti giuridici per quanto riguarda il riconoscimento del loro contenuto negli Stati membri in cui sono presentati.

(27)

In sede di compilazione di un modulo standard multilingue da allegare ad un determinato documento pubblico, l'autorità che rilascia tale modulo dovrebbe essere in grado di selezionare, in tale modello di modulo standard multilingue, soltanto le voci specifiche per paese che sono pertinenti al documento pubblico in questione, al fine di garantire che il modulo standard multilingue contenga solo le informazioni figuranti nel documento pubblico al quale il modulo deve essere allegato.

(28)

Dovrebbe essere possibile integrare la versione elettronica di un modulo standard multilingue del portale europeo della giustizia elettronica in un altro sito, accessibile a livello nazionale, e rilasciare il modulo da tale altro sito.

(29)

È opportuno che gli Stati membri abbiano la possibilità di creare versioni elettroniche dei moduli standard multilingue avvalendosi di una tecnologia diversa da quella utilizzata dal portale europeo della giustizia elettronica, purché i moduli standard multilingue rilasciati dagli Stati membri con l'ausilio di tale tecnologia diversa contengano le informazioni richieste dal presente regolamento.

(30)

È opportuno stabilire garanzie adeguate per prevenire la frode e la falsificazione dei documenti pubblici e delle relative copie autentiche che circolano tra gli Stati membri.

(31)

Per consentire scambi transfrontalieri di informazioni rapidi e sicuri e per facilitare l'assistenza reciproca, il presente regolamento dovrebbe istituire un efficace meccanismo di cooperazione amministrativa tra le autorità designate dagli Stati membri. Il ricorso a tale meccanismo di cooperazione amministrativa dovrebbe rafforzare la fiducia reciproca tra gli Stati membri nel mercato interno e dovrebbe basarsi sul sistema di informazione del mercato interno («IMI») istituito dal regolamento (UE) n. 1024/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).

(32)

È quindi opportuno modificare il regolamento (UE) n. 1024/2012 per aggiungere alcune disposizioni del presente regolamento all'elenco delle disposizioni relative alla cooperazione amministrativa per gli atti dell'Unione che sono attuate mediante l'IMI, come definito all'allegato del regolamento (UE) n. 1024/2012.

(33)

Al fine di garantire un elevato livello di sicurezza e protezione dei dati nel contesto dell'applicazione del presente regolamento e prevenire le frodi, la Commissione dovrebbe assicurare che l'IMI garantisca la sicurezza dei documenti pubblici e offra meccanismi sicuri di trasmissione elettronica di tali documenti. La Commissione dovrebbe rendere disponibile nell'IMI uno strumento che certifichi le informazioni scambiate attraverso il sistema quando sono esportate al di fuori del sistema. Inoltre, le autorità degli Stati membri che scambiano informazioni riguardanti documenti pubblici dovrebbero adottare le misure necessarie a garantire che, in linea con il regolamento (UE) n. 1024/2012, i documenti pubblici e i dati personali scambiati tramite l'IMI siano raccolti, trattati e utilizzati per finalità conformi a quelle per le quali sono stati inizialmente presentati. Il regolamento (UE) n. 1024/2012 stabilisce le disposizioni necessarie per garantire la protezione dei dati personali e un elevato livello di sicurezza e di riservatezza per lo scambio di informazioni tramite l'IMI e definisce le responsabilità della Commissione a tale riguardo. Il regolamento (UE) n. 1024/2012 stabilisce inoltre che i partecipanti all'IMI debbano scambiare e trattare dati personali unicamente per le finalità definite nell'atto giuridico dell'Unione su cui si basa lo scambio e in conformità con la finalità per la quale sono stati inizialmente presentati.

(34)

La direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4) disciplinerà il trattamento dei dati personali effettuato negli Stati membri in relazione all'applicazione del presente regolamento e sotto la vigilanza delle autorità pubbliche indipendenti designate dagli Stati membri. Le autorità degli Stati membri dovrebbero effettuare gli scambi o le trasmissioni di informazioni e documenti in conformità con la direttiva 95/46/CE, con il fine specifico di verificare l'autenticità dei documenti pubblici tramite l'IMI e tale verifica dovrebbe essere eseguita esclusivamente nell'ambito delle rispettive competenze di tali autorità. Questo non dovrebbe impedire agli Stati membri di applicare le loro disposizioni legislative, regolamentari ed amministrative in materia di accesso del pubblico ai documenti ufficiali.

(35)

Le autorità degli Stati membri dovrebbero prestarsi assistenza reciproca al fine di agevolare l'applicazione del presente regolamento, in particolare per quanto riguarda l'applicazione del meccanismo di cooperazione amministrativa tra le autorità designate dagli Stati membri quando le autorità di uno Stato membro a cui è presentato un documento pubblico o la sua copia autentica hanno un ragionevole dubbio circa l'autenticità del documento pubblico o della sua copia autentica.

(36)

Qualora abbiano un ragionevole dubbio sull'autenticità di un documento pubblico o della sua copia autentica, le autorità di uno Stato membro a cui tali documenti sono presentati dovrebbero avere la possibilità di verificare i modelli dei documenti disponibili nel repertorio dell'IMI e, se il dubbio permane, di presentare, tramite l'IMI, richieste di informazioni alle autorità competenti dello Stato membro in cui tali documenti sono stati rilasciati, rivolgendo la richiesta direttamente all'autorità che ha rilasciato il documento pubblico o prodotto la copia autentica oppure rivolgendosi all'autorità centrale di tale Stato membro. Le autorità che ricevono la richiesta dovrebbero rispondere quanto prima possibile e in ogni caso entro un termine non superiore a cinque giorni lavorativi o a dieci giorni lavorativi qualora la richiesta sia trattata da un'autorità centrale. Il termine di dieci giorni può applicarsi, in particolare, nel caso in cui le autorità che ricevono la richiesta non siano ancora registrate nell'IMI. Qualora non sia possibile rispettare tali termini, l'autorità che riceve la richiesta e l'autorità richiedente dovrebbero convenire una proroga del termine.

(37)

Ai fini del calcolo dei termini di cui al presente regolamento, si dovrebbe applicare il regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio (5).

(38)

In circostanze eccezionali, è possibile che le autorità degli Stati membri non siano in grado di verificare l'autenticità di un documento pubblico. Ciò dovrebbe avvenire solo qualora tale verifica risulti impossibile a causa di circostanze quali la distruzione fisica o la perdita di copie di documenti nazionali (per esempio in seguito a distruzione degli archivi di un determinato ufficio di stato civile o di un tribunale) o la mancanza di un registro. L'IMI dovrebbe pertanto essere dotato di un'opzione di risposta che tenga conto di tale eventualità.

(39)

Se la risposta dell'autorità che riceve la richiesta non conferma l'autenticità del documento pubblico o della copia autentica, o in mancanza di risposta da parte di tale autorità, l'autorità richiedente non dovrebbe essere obbligata a procedere al trattamento del documento pubblico o della copia autentica in questione. In questi casi, l'autorità richiedente o la persona che ha presentato il documento pubblico o la copia autentica dovrebbero inoltre essere libere di avvalersi di qualsiasi mezzo disponibile per verificare o provare l'autenticità del documento pubblico o della copia autentica. Per garantire l'efficacia di tale regolamento, i casi di mancata risposta tramite l'IMI dovrebbero rimanere eccezionali.

(40)

Se necessario, il coordinatore IMI o le pertinenti autorità centrali possono contribuire a trovare una soluzione alle eventuali difficoltà incontrate dalle autorità degli Stati membri nell'utilizzo dell'IMI, anche in caso di mancata risposta ad una richiesta di informazioni o di impossibilità di convenire una proroga del termine di risposta.

(41)

Le autorità degli Stati membri dovrebbero beneficiare delle funzionalità dell'IMI disponibili, compreso il sistema multilingue per le comunicazioni e l'uso di domande e risposte pretradotte e predefinite, nonché di un repertorio di modelli di documenti pubblici utilizzati nel mercato interno.

(42)

Le autorità centrali degli Stati membri dovrebbero fornire assistenza per le richieste di informazioni e dovrebbero, in particolare, ricevere, trasmettere e, se necessario, rispondere a tali richieste nonché comunicare le informazioni necessarie per rispondere, segnatamente nel caso in cui né l'autorità richiedente né l'autorità che riceve la richiesta sia registrata nell'IMI.

(43)

Ai fini del presente regolamento, le autorità centrali degli Stati membri dovrebbero comunicare tra loro ed esercitare le loro funzioni tramite l'IMI. Le comunicazioni tra le autorità dello stesso Stato membro dovrebbero avvenire secondo le procedure nazionali.

(44)

È opportuno chiarire la relazione tra il presente regolamento e il vigente diritto dell'Unione. A tale proposito, il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare l'applicazione del diritto dell'Unione che contiene disposizioni sulla legalizzazione, su formalità analoghe o altre formalità, come il regolamento (CE) n. 2201/2003 del Consiglio (6). Il presente regolamento non dovrebbe nemmeno pregiudicare l'applicazione del diritto dell'Unione in materia di firme elettroniche e identificazione elettronica. Se le disposizioni del presente regolamento confliggono con una disposizione di un altro atto dell'Unione che disciplina aspetti specifici della semplificazione dei requisiti per la presentazione di documenti pubblici e per l'ulteriore semplificazione di tali requisiti, come la direttiva 2005/36/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7), la direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (8) e il regolamento (CE) n. 987/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio (9), dovrebbe prevalere la disposizione dell'atto dell'Unione che introduce un'ulteriore semplificazione.

(45)

Inoltre, il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare il ricorso ad altri sistemi di cooperazione amministrativa istituiti dal diritto dell'Unione che prevedano lo scambio di informazioni tra gli Stati membri in determinati settori, come la direttiva 93/109/CE del Consiglio (10) o il regolamento (CE) n. 987/2009. Il presente regolamento dovrebbe essere applicato in sinergia con tali sistemi specifici.

(46)

Per coerenza con i suoi obiettivi generali, il presente regolamento dovrebbe prevalere, nei rapporti tra due o più Stati membri, per le materie rientranti nel suo ambito di applicazione e nella misura in esso prevista, sugli accordi o sulle intese bilaterali o multilaterali a cui gli Stati membri aderiscono e che riguardano le materie oggetto del presente regolamento.

(47)

Inoltre, gli Stati membri dovrebbero poter mantenere o concludere intese tra due o più di essi per materie che non rientrano nell'ambito di applicazione del presente regolamento (ad esempio il valore probatorio dei documenti pubblici, i moduli standard multilingue con valore legale, l'esenzione dalla legalizzazione di tali moduli, l'esenzione dalla legalizzazione dei documenti pubblici in settori diversi da quelli contemplati dal presente regolamento. Gli Stati membri dovrebbero altresì avere facoltà di mantenere o concludere accordi al fine di semplificare ulteriormente la circolazione tra Stati membri dei documenti pubblici cui si applica il presente regolamento.

(48)

I documenti pubblici rilasciati dalle autorità di paesi terzi non rientrano nell'ambito di applicazione del presente regolamento. Inoltre, gli accordi e le intese riguardanti atti di legalizzazione o formalità analoghe per documenti pubblici su materie oggetto del presente regolamento rilasciati dalle autorità degli Stati membri o di paesi terzi e destinati ad essere utilizzati nelle relazioni tra gli Stati membri e i paesi terzi interessati non possono pregiudicare l'applicazione del presente regolamento. Pertanto, il presente regolamento non dovrebbe impedire agli Stati membri di concludere accordi internazionali bilaterali o multilaterali con paesi terzi riguardanti atti di legalizzazione o formalità analoghe per documenti pubblici su materie oggetto del presente regolamento rilasciati dalle autorità degli Stati membri o di paesi terzi e destinati ad essere utilizzati nelle relazioni tra gli Stati membri e i paesi terzi interessati. Agli Stati membri non dovrebbe inoltre essere preclusa la possibilità, nella misura in cui uno o più Stati membri aderiscano o possano decidere di aderire a tali accordi e intese, di decidere in merito all'accettazione dell'adesione di nuove parti contraenti, in particolare con riferimento al diritto di sollevare e notificare obiezioni a nuove adesioni di cui all'articolo 12, secondo comma, della convenzione sull'apostille, né di applicare e modificare la convenzione europea del 1968 relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, oppure di decidere in merito all'adesione di nuove parti contraenti a questa convenzione.

(49)

Poiché i moduli standard multilingue previsti dal presente regolamento non hanno valore legale e non si sovrappongono a quelli previsti dalle convenzioni nn. 16, 33 e 34 della CIEC, né ai certificati di cui alla convenzione n. 27 della CIEC, il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare l'applicazione di tali convenzioni tra Stati membri o tra uno Stato membro e un paese terzo.

(50)

Dovrebbe essere istituito un comitato ad hoc, composto di rappresentanti della Commissione e degli Stati membri e presieduto da un rappresentante della Commissione, incaricato di adottare qualsiasi misura necessaria per agevolare l'applicazione del presente regolamento, in particolare per lo scambio di buone prassi relative all'applicazione del regolamento tra gli Stati membri, alla prevenzione della frode in documenti pubblici, copie autentiche e traduzioni certificate, all'uso di versioni elettroniche di documenti pubblici, all'uso dei moduli standard multilingue e ai documenti falsificati individuati.

(51)

Per agevolare l'applicazione del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero, allo scopo di mettere le informazioni a disposizione del pubblico con ogni mezzo idoneo e segnatamente attraverso il portale europeo della giustizia elettronica, comunicare alla Commissione, tramite l'IMI, gli estremi delle loro autorità centrali, i modelli dei documenti pubblici più comunemente usati a norma del loro diritto nazionale o, qualora non esista un modello per un documento, informazioni relative alle caratteristiche specifiche di tale documento.

(52)

Gli Stati membri dovrebbero altresì comunicare, tramite l'IMI, versioni rese anonime di documenti falsificati che sono stati individuati e che potrebbero fungere da esempi utili e tipici per l'individuazione di possibili falsificazioni. La comunicazione di tali documenti falsificati dovrebbe essere limitata ai documenti falsificati la cui divulgazione sia consentita dal diritto nazionale e non dovrebbe pregiudicare le norme degli Stati membri in materia di divulgazione delle prove raccolte nel quadro di procedimenti penali. Le informazioni comunicate dagli Stati membri in relazione ai documenti falsificati non dovrebbero essere rese pubbliche.

(53)

Per agevolare l'applicazione del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero parimenti, allo scopo di mettere le informazioni a disposizione del pubblico attraverso il portale europeo della giustizia elettronica, comunicare alla Commissione la lingua o le lingue che possono accettare per la presentazione di documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro; un elenco indicativo di documenti pubblici che rientrano nell'ambito di applicazione del presente regolamento; un elenco di documenti pubblici cui possono essere allegati moduli standard multilingue come supporto appropriato per la traduzione; gli elenchi di persone qualificate, in base alla propria legislazione nazionale, per effettuare traduzioni certificate, laddove detti elenchi esistano; un elenco indicativo dei tipi di autorità legittimate, in base alla legislazione nazionale, a produrre copie autentiche; informazioni relative a mezzi attraverso i quali possono essere identificate le traduzioni certificate e le copie autentiche; e le informazioni riguardo alle caratteristiche specifiche delle copie autentiche.

(54)

Le informazioni riguardanti i modelli dei documenti pubblici più comunemente usati o le caratteristiche specifiche di tali documenti o delle loro copie autentiche dovrebbero essere messe a disposizione del pubblico soltanto se sono già accessibili al pubblico in virtù della legislazione dello Stato membro le cui autorità hanno rilasciato il documento pubblico o prodotto la copia autentica. A tal fine, gli Stati membri dovrebbero comunicare alla Commissione quali documenti sono accessibili al pubblico in virtù del loro diritto nazionale. Tuttavia, ai fini del presente regolamento, le informazioni sulle caratteristiche specifiche di documenti pubblici o di copie autentiche che gli Stati membri dovrebbero comunicare alla Commissione non dovrebbero includere le informazioni sulle caratteristiche di sicurezza specifiche che non sono disponibili al pubblico in virtù del diritto dello Stato membro le cui autorità hanno rilasciato il documento pubblico o prodotto la copia autentica.

(55)

La comunicazione da parte di uno Stato membro alla Commissione di una o più lingue diverse dalla sua o dalle sue, che può accettare per la presentazione di documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro, non dovrebbe pregiudicare la possibilità per le sue autorità di accettare, conformemente alla legislazione nazionale o dietro autorizzazione dello Stato membro interessato, una o più altre lingue quando viene presentato loro un documento pubblico rilasciato dalle autorità di un altro Stato membro.

(56)

Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi riconosciuti dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, in particolare il diritto al rispetto della vita privata e della vita familiare, il diritto alla protezione dei dati di carattere personale, il diritto di sposarsi e di costituire una famiglia (articolo 9) e la libertà di circolazione e di soggiorno. Il presente regolamento dovrebbe essere applicato conformemente a tali diritti e principi.

(57)

Poiché l'obiettivo del presente regolamento, vale a dire la promozione della libera circolazione dei cittadini dell'Unione facilitando la libera circolazione di taluni documenti pubblici all'interno dell'Unione, non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri ma, a ragione della sua portata e dei suoi effetti, può essere conseguito meglio a livello di Unione, quest'ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato sull'Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo,

HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO I

OGGETTO, AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI

Articolo 1

Oggetto

1.   Il presente regolamento prevede, in relazione a taluni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro, un sistema:

a)

di esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe; e

b)

di semplificazione di altre formalità.

Fatto salvo il primo comma, il presente regolamento non impedisce a una persona di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità analoghe.

2.   Il presente regolamento istituisce moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), all'unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata), al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali.

Articolo 2

Ambito di applicazione

1.   Il presente regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare uno o piu' dei seguenti fatti:

a)

nascita;

b)

esistenza in vita;

c)

decesso;

d)

nome;

e)

matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;

f)

divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio;

g)

unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata;

h)

scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata;

i)

filiazione;

j)

adozione;

k)

domicilio e/o residenza;

l)

cittadinanza;

m)

assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell'Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza.

2.   Il presente regolamento si applica inoltre ai documenti pubblici la cui presentazione possa essere richiesta da cittadini dell'Unione che risiedono in uno Stato membro di cui non sono cittadini quando essi desiderano votare o candidarsi alle elezioni del Parlamento europeo o alle elezioni comunali nel loro Stato membro di residenza, alle condizioni definite rispettivamente nella direttiva 93/109/CE e nella direttiva 94/80/CE del Consiglio (11).

3.   Il presente regolamento non si applica:

a)

ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un paese terzo; o

b)

alle copie autentiche dei documenti di cui alla lettera a), prodotte dalle autorità di uno Stato membro.

4.   Il presente regolamento non si applica al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

Articolo 3

Definizioni

Ai fini del presente regolamento s'intende per:

1)

«documenti pubblici»:

a)

i documenti emanati da un'autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario («huissier de justice»);

b)

i documenti amministrativi;

c)

gli atti notarili;

d)

le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata;

e)

documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.

2)

«autorità», un'autorità pubblica di uno Stato membro o un'entità che agisce a titolo ufficiale ed è autorizzata ai sensi del diritto nazionale a rilasciare o ricevere un documento pubblico disciplinato dal presente regolamento o una copia autentica;

3)

«legalizzazione», la formalità per certificare l'autenticità della firma di un pubblico ufficiale, la veste nella quale ha agito il firmatario del documento e, ove opportuno, l'identità del bollo o del timbro che reca;

4)

«formalità analoga», l'aggiunta del certificato previsto dalla convenzione sulle apostille;

5)

«altre formalità», l'obbligo di produrre copie autentiche e traduzioni di documenti pubblici;

6)

«autorità centrale», l'autorità/le autorità che è/sono stata/e designata/e, a norma dell'articolo 9, dagli Stati membri a esercitare funzioni relative all'applicazione del presente regolamento;

7)

«copia autentica», una copia di un documento pubblico originale firmata e certificata come riproduzione esatta e completa di tale documento pubblico originale da un'autorità legittimata a tal fine ai sensi del diritto nazionale e dello stesso Stato membro che ha inizialmente rilasciato il documento pubblico.

CAPO II

ESENZIONE DALLA LEGALIZZAZIONE E FORMALITÀ ANALOGHE, E SEMPLIFICAZIONE DELLE ALTRE FORMALITÀ RELATIVE ALLE COPIE AUTENTICHE

Articolo 4

Esenzione dalla legalizzazione e formalità analoghe

I documenti pubblici disciplinati dal presente regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe.

Articolo 5

Semplificazione delle altre formalità relative alle copie autentiche

1.   Laddove uno Stato membro prescriva la presentazione dell'originale di un documento pubblico rilasciato dalle autorità di un altro Stato membro, le autorità dello Stato membro in cui è presentato il documento pubblico non richiedono anche la presentazione di una copia autentica.

2.   Qualora uno Stato membro autorizzi la presentazione di una copia autentica, le autorità di tale Stato membro accettano una copia autentica prodotta in un altro Stato membro.

CAPO III

SEMPLIFICAZIONE DELLE ALTRE FORMALITÀ RELATIVE ALLE TRADUZIONI E AI MODULI STANDARD MULTILINGUE

Articolo 6

Semplificazione delle altre formalità relative alle traduzioni

1.   Non è richiesta una traduzione quando:

a)

il documento pubblico è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui il documento è presentato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato o in qualsiasi altra lingua espressamente accettata da tale Stato membro; oppure

b)

il documento pubblico relativo alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all'unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali, è corredato, alle condizioni stabilite dal presente regolamento, di un modulo standard multilingue purché l'autorità nazionale a cui è presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni figuranti nel modulo standard multilingue siano sufficienti al trattamento del documento pubblico.

2.   La traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri.

Articolo 7

Moduli standard multilingue

1.   I documenti pubblici relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all'unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali, comunicati dagli Stati membri a norma dell'articolo 24, paragrafo 1, lettera c), sono corredati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, di un modulo standard multilingue istituito conformemente al presente regolamento.

2.   I moduli standard multilingue di cui al paragrafo 1 sono rilasciati da un'autorità e recano la data del rilascio, la firma e, se del caso, il bollo o il timbro dell'autorità di rilascio.

Articolo 8

Uso dei moduli standard multilingue

1.   I moduli standard multilingue di cui all'articolo 7, paragrafo 1, sono allegati ai documenti pubblici di cui a tale paragrafo, sono utilizzati come supporto per la traduzione e non hanno alcun valore legale autonomo.

2.   I moduli standard multilingue non costituiscono:

a)

estratti di atti di stato civile;

b)

copie letterali degli atti di stato civile;

c)

estratti multilingue di atti di stato civile;

d)

estratti multilingue e codificati di atti di stato civile; o

e)

certificati di stato civile multilingue e codificati.

3.   I moduli standard multilingue possono solo essere usati in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati.

Articolo 9

Contenuto dei moduli standard multilingue

1.   Ciascun modulo standard multilingue contiene una parte standard, costituita dai seguenti elementi:

a)

il titolo del modulo standard multilingue;

b)

la base giuridica per il rilascio del modulo standard multilingue;

c)

un riferimento allo Stato membro in cui il modulo standard multilingue è rilasciato;

d)

un riquadro recante la dicitura «Avviso importante»;

e)

un riquadro recante la dicitura «Nota per l'autorità di rilascio»;

f)

una serie di voci standard e i rispettivi codici numerici; e

g)

un riquadro recante la dicitura «Firma».

2.   Le parti standard da inserire nei moduli standard multilingue relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), all'unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata), al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali, nonché glossari multilingue delle voci standard, figurano rispettivamente negli allegati da I a XI.

3.   Ciascun modulo standard multilingue contiene inoltre, se del caso, una parte non standardizzata costituita da voci specifiche per paese che rispecchiano il contenuto del documento pubblico cui il modulo standard multilingue sarà allegato e dai rispettivi codici numerici di tali voci.

4.   Gli Stati membri comunicano alla Commissione le voci specifiche per paese di cui al paragrafo 3 del presente articolo, conformemente all'articolo 24, paragrafo 2.

5.   Ciascun modulo standard multilingue comprende inoltre un glossario multilingue sia delle voci standard che delle voci specifiche per paese in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

Articolo 10

Lingue di rilascio dei moduli standard multilingue

1.   I moduli standard multilingue sono compilati dall'autorità di rilascio nella lingua ufficiale del proprio Stato membro o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il modulo standard multilingue è rilasciato.

2.   La parte standard e le voci specifiche per paese del modulo standard multilingue è pubblicato in entrambe le seguenti lingue:

a)

la lingua ufficiale dello Stato membro in cui il modulo standard multilingue è rilasciato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali del luogo in cui il modulo standard multilingue è rilasciato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione; e

b)

la lingua ufficiale dello Stato membro in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard multilingue è allegato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali del luogo in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard multilingue è allegato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

3.   La parte standard e le voci specifiche per paese rilasciati nelle due lingue di cui al paragrafo 2 del presente articolo e il glossario multilingue di cui all'articolo 9, paragrafo 5, sono inclusi in un unico modulo standard multilingue.

Articolo 11

Spese per ottenere un modulo standard multilingue

Al fine di agevolare ulteriormente la libera circolazione dei documenti pubblici all'interno dell'Unione, gli Stati membri provvedono affinché le spese per ottenere un modulo standard multilingue non superino il costo di produzione del modulo standard multilingue o del documento pubblico a cui il modulo è allegato, se questo è inferiore.

Articolo 12

Versioni elettroniche dei moduli standard multilingue

Il portale europeo della giustizia elettronica contiene, per ciascuno Stato membro, modelli di moduli standard multilingue relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile e, se del caso, all'unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali, istituiti conformemente al presente regolamento in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione, che comprendono:

a)

le parti standard che figurano negli allegati da I a XI; e

b)

le voci specifiche per paese comunicate dagli Stati membri alla Commissione conformemente all'articolo 24, paragrafo 2.

CAPO IV

RICHIESTE DI INFORMAZIONI E COOPERAZIONE AMMINISTRATIVA

Articolo 13

Sistema di informazione del mercato interno

Ai fini dell'articolo 14, dell'articolo 16 e dell'articolo 22, paragrafi 1 e 2, del presente regolamento è utilizzato il sistema di informazione del mercato interno («IMI») istituito dal regolamento (UE) n. 1024/2012.

Articolo 14

Richieste di informazioni in caso di ragionevole dubbio

1.   Se le autorità di uno Stato membro in cui è presentato un documento pubblico o la sua copia autentica hanno ragionevoli dubbi circa l' autenticità di tale documento pubblico o della sua copia autentica, per fugare tale dubbio esse dovrebbero procedere nel modo seguente:

a)

verificare i modelli dei documenti disponibili nel repertorio dell'IMI di cui all'articolo 22;

b)

se un dubbio persiste, presentare eventualmente una richiesta di informazioni tramite l'IMI:

i)

all'autorità che ha rilasciato il documento pubblico o, qualora applicabile, all'autorità che ha prodotto la copia autentica, o ad entrambe; oppure

ii)

all'autorità centrale competente.

2.   Un ragionevole dubbio circa l'autenticità di un documento pubblico o della sua copia autentica di cui al paragrafo 1 può riguardare, in particolare:

a)

l'autenticità della firma;

b)

la capacità con cui ha agito il firmatario del documento;

c)

l'identità del bollo o del timbro;

d)

la falsificazione o manomissione del documento.

3.   Le richieste di informazioni di cui al presente articolo specificano le motivazioni su cui si fondano

4.   Le richieste di informazioni presentate in conformità del presente articolo sono corredate di una copia del documento pubblico cui si riferiscono o della sua copia autentica, trasmessa per via elettronica tramite l'IMI. Tali richieste e le eventuali risposte non sono soggette a imposte, diritti o tasse.

5.   Le autorità rispondono alle richieste di informazioni di cui al presente articolo quanto prima possibile e in ogni caso entro cinque giorni lavorativi ovvero dieci giorni lavorativi qualora la richiesta sia trattata dall'autorità centrale.

In casi eccezionali, qualora non sia possibile rispettare i termini di cui al primo comma, l'autorità richiesta e l'autorità richiedente convengono una proroga del termine.

6.   Se l'autenticità del documento pubblico o della sua copia autentica non è confermata, l'autorità richiedente non è obbligata a trattarli.

Articolo 15

Designazione delle autorità centrali

1.   Ai fini del presente regolamento ciascuno Stato membro designa almeno un'autorità centrale.

2.   Lo Stato membro che abbia nominato più di un'autorità centrale indica quella a cui possono essere trasmesse comunicazioni ai fini dell'inoltro all'autorità competente di tale Stato.

Articolo 16

Funzioni delle autorità centrali

Le autorità centrali forniscono assistenza per le richieste di informazioni di cui all'articolo 14 e, in particolare,:

a)

trasmettono, ricevono e, laddove necessario, rispondono a tali richieste; e

b)

comunicano le informazioni necessarie per rispondere a tali richieste.

CAPO V

RAPPORTI CON ALTRE DISPOSIZIONI DEL DIRITTO DELL'UNIONE E CON ALTRI STRUMENTI

Articolo 17

Rapporti con altre disposizioni del diritto dell'Unione

1.   Il presente regolamento non pregiudica l'applicazione di altre disposizioni del diritto dell'Unione sulla legalizzazione, su formalità analoghe o altre formalità, bensì completa tali disposizioni.

2.   Il presente regolamento non pregiudica l'applicazione del diritto dell'Unione in materia di firme elettroniche e identificazione elettronica.

3.   Il presente regolamento non pregiudica il ricorso ad altri sistemi di cooperazione amministrativa istituiti dal diritto dell'Unione che prevedano lo scambio di informazioni tra gli Stati membri in determinati settori.

Articolo 18

Modifica del regolamento (UE) n. 1024/2012

Nell'allegato del regolamento (UE) n. 1024/2012, è aggiunto il punto seguente:

«9.

Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione di cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 (*): Articolo 14, articolo 16 e articolo 22, paragrafi 1 e 2.

Articolo 19

Rapporti con le convenzioni, gli accordi e le intese internazionali

1.   Il presente regolamento non pregiudica l'applicazione delle convenzioni internazionali di cui uno o più Stati membri sono parte al momento dell'adozione del regolamento stesso e che riguardano materie disciplinate dallo stesso.

2.   In deroga al paragrafo 1, il presente regolamento, per le materie rientranti nel suo ambito di applicazione e nella misura in esso prevista, prevale sulle altre disposizioni contenute negli accordi o intese bilaterali o multilaterali conclusi dagli Stati membri nelle relazioni fra gli Stati membri che ne sono parte.

3.   Il presente articolo fa salvo l'articolo 1, paragrafo 1, secondo comma.

4.   Il presente regolamento non impedisce agli Stati membri di negoziare, concludere, aderire a, modificare o applicare accordi e intese internazionali con paesi terzi riguardanti atti di legalizzazione o formalità analoghe per documenti pubblici su materie oggetto del presente regolamento e rilasciati dalle autorità degli Stati membri o di paesi terzi al fine di essere utilizzati nelle relazioni tra gli Stati membri e i paesi terzi interessati. Il presente regolamento non impedisce agli Stati membri di decidere in merito all'accettazione dell'adesione di nuove parti contraenti a tali accordi e intese a cui uno o più Stati membri aderiscono o possono decidere di aderire.

CAPO VI

DISPOSIZIONI GENERALI E FINALI

Articolo 20

Limitazione delle finalità

1.   Lo scambio e la trasmissione di informazioni e documenti effettuati dagli Stati membri ai sensi del presente regolamento si prefigge il solo scopo di verificare l'autenticità dei documenti pubblici da parte delle autorità competenti tramite l'IMI.

2.   Il presente regolamento non pregiudica l'applicazione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative degli Stati membri per quanto riguarda l'accesso del pubblico ai documenti pubblici.

Articolo 21

Informazioni relative al contenuto del presente regolamento

La Commissione e gli Stati membri sono tenuti a mettere a disposizione le informazioni relative al contenuto del presente regolamento attraverso mezzi adeguati, anche attraverso il portale europeo della giustizia elettronica e i siti web delle autorità degli Stati membri.

Articolo 22

Informazioni sulle autorità centrali ed estremi per contattarle

1.   Entro il 16 agosto 2018 gli Stati membri usano l'IMI per comunicare:

a)

i nomi e gli estremi dell'autorità o delle autorità centrali designate ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 1 e, se del caso, dell'autorità designata ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 2;

b)

i modelli dei documenti pubblici più comunemente usati a norma delle rispettive normative nazionali o, quando non esiste un singolo modello, le informazioni relative alle caratteristiche specifiche del documento pubblico in questione; e

c)

versioni rese anonime dei documenti falsificati che sono stati individuati.

2.   Gli Stati membri usano l'IMI per comunicare qualsiasi successiva modifica alle informazioni di cui al paragrafo 1.

3.   La Commissione rende pubbliche tramite ogni mezzo appropriato:

a)

le informazioni di cui al paragrafo 1, lettera a);

b)

le informazioni di cui al paragrafo 1, lettera b), accessibili al pubblico ai sensi del diritto dello Stato membro le cui autorità hanno rilasciato il documento pubblico.

Articolo 23

Scambio delle migliori prassi

1.   È istituito un comitato ad hoc composto di rappresentanti della Commissione e degli Stati membri e presieduto da un rappresentante della Commissione.

2.   Il comitato ad hoc di cui al paragrafo 1 adotta ogni misura necessaria per agevolare l'applicazione del presente regolamento, in particolare facilitando lo scambio e l'aggiornamento costante delle migliori prassi riguardanti:

a)

l'applicazione del presente regolamento tra gli Stati membri;

b)

la prevenzione della frode in documenti pubblici, copie autentiche e traduzioni certificate;

c)

l'uso di versioni elettroniche di documenti pubblici;

d)

l'uso dei moduli standard multilingue;

e)

i documenti falsificati individuati.

Articolo 24

Informazioni che devono essere comunicate dagli Stati membri

1.   Entro il 16 agosto 2018 gli Stati membri comunicano alla Commissione:

a)

le lingue che accetteranno per i documenti pubblici da presentare alle loro autorità a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a);

b)

un elenco indicativo di documenti pubblici che rientrano nell'ambito di applicazione del presente regolamento;

c)

l'elenco dei documenti pubblici cui possono essere allegati i moduli standard multilingue come supporto appropriato per la traduzione;

d)

gli elenchi di persone qualificate, in base alla propria legislazione nazionale, per effettuare traduzioni certificate, laddove detti elenchi esistano;

e)

un elenco indicativo dei tipi di autorità abilitate dal diritto nazionale a produrre copie autentiche;

f)

informazioni relative ai mezzi attraverso i quali possono essere identificate le traduzioni certificate e le copie autentiche; e

g)

informazioni sulle caratteristiche specifiche delle copie autentiche.

2.   Entro il 16 febbraio 2017 ciascuno Stato membro comunica alla Commissione, nella propria lingua ufficiale o nelle proprie lingue ufficiali, che siano anche lingua ufficiale o lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione, le voci specifiche per paese da inserire nei moduli standard multilingue relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio) e lo stato civile e, se del caso, all'unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata) al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali.

3.   Entro il 16 febbraio 2018 la Commissione pubblica gli elenchi delle voci specifiche per paese ricevute ai sensi del paragrafo 2 nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e nel portale europeo della giustizia elettronica in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

4.   Gli Stati membri comunicano alla Commissione ogni modifica successiva delle informazioni di cui ai paragrafi 1 e 2.

5.   La Commissione rende pubbliche tramite il portale europeo della giustizia elettronica:

a)

le informazioni di cui al paragrafo 1, lettere da a) a f); e

b)

le informazioni di cui al paragrafo 1, lettera g), accessibili al pubblico ai sensi del diritto dello Stato membro le cui autorità hanno prodotto la copia autentica.

Articolo 25

Modifica delle voci specifiche per paese nei moduli standard multilingue

1.   Gli Stati membri notificano alla Commissione qualsiasi modifica delle voci specifiche per paese di cui all'articolo 24, paragrafo 2.

2.   La Commissione pubblica le modifiche, di cui al paragrafo 1, delle voci specifiche per paese nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

3.   La Commissione mette a disposizione del pubblico le modifiche, di cui al paragrafo 1, delle voci specifiche per paese nel portale europeo della giustizia elettronica e modifica di conseguenza i modelli di moduli standard multilingue per ciascuno Stato membro.

Articolo 26

Riesame

1.   Entro il 16 febbraio 2024, e in seguito almeno ogni tre anni, la Commissione presenta al Parlamento europeo, al Consiglio e al Comitato economico e sociale europeo una relazione sull'applicazione del presente regolamento, comprendente una valutazione delle esperienze pratiche pertinenti la cooperazione tra autorità centrali. Tale relazione contiene inoltre una valutazione dell'opportunità per:

a)

l'estensione dell'ambito di applicazione del presente regolamento ai documenti pubblici relativi a materie diverse da quelle di cui all'articolo 2 e al paragrafo 2 del presente articolo;

b)

in caso di estensione dell'ambito di applicazione di cui alla lettera a) del presente paragrafo, l'istituzione di moduli standard multilingue relativi a documenti pubblici riguardanti le materie di cui alla lettera a) del presente paragrafo a cui può essere esteso l'ambito di applicazione del presente regolamento; e

c)

l'utilizzo di sistemi elettronici per la trasmissione diretta di documenti pubblici e lo scambio di informazioni tra le autorità degli Stati membri al fine di escludere qualsiasi possibilità di frode nelle materie disciplinate dal presente regolamento.

2.   Entro il 16 febbraio 2021 la Commissione presenta al Parlamento europeo, al Consiglio e al Comitato economico e sociale europeo una relazione di valutazione sull'opportunità per:

a)

un'estensione dell'ambito di applicazione del presente regolamento a:

i)

documenti pubblici relativi allo status giuridico e alla rappresentanza di una società o altra impresa;

ii)

diplomi, certificati e prove di altre qualificazioni formali; e

iii)

documenti pubblici attestanti disabilità ufficialmente riconosciute;

b)

dell'istituzione di moduli standard multilingue per quanto riguarda:

i)

documenti pubblici di cui all'articolo 2, paragrafo 1, per cui non sono istituiti moduli standard multilingue dal presente regolamento; e

ii)

documenti pubblici relativi alle materie individuate a norma della lettera a) del presente paragrafo a cui può essere esteso l'ambito di applicazione del presente regolamento;

c)

l'utilizzo di sistemi elettronici per la trasmissione diretta di documenti pubblici e lo scambio di informazioni tra le autorità degli Stati membri al fine di escludere qualsiasi possibilità di frode nelle materie disciplinate dal presente regolamento.

3.   Le relazioni di cui ai paragrafi 1 e 2 sono corredate, se opportuno, di proposte di adattamento, in particolare per quanto riguarda l'estensione dell'ambito di applicazione del presente regolamento ai documenti pubblici relativi a nuove materie di cui al paragrafo 1, lettera a), e al paragrafo 2, lettera a), l'istituzione di nuovi moduli standard multilingue, di cui al paragrafo 1, lettera b), e al paragrafo 2, lettera b), e l'utilizzo di sistemi elettronici per la trasmissione diretta di documenti pubblici e lo scambio di informazioni tra le autorità degli Stati membri come indicato al paragrafo 1, lettera c), e al paragrafo 2, lettera c).

Articolo 27

Entrata in vigore

1.   Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

2.   Esso si applica a decorrere dal 16 febbraio 2019, ad eccezione:

a)

dell'articolo 24, paragrafo 2, che si applica a decorrere dal 16 febbraio 2017;

b)

dell'articolo 12, e dell'articolo 24, paragrafo 3, che si applicano a decorrere dal 16 febbraio 2018; e

c)

dell'articolo 22 e dell'articolo 24, paragrafo 1, che si applicano a decorrere dal 16 agosto 2018.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Strasburgo, il 6 luglio 2016

Per il Parlamento europeo

Il presidente

M. SCHULZ

Per il Consiglio

Il presidente

I. KORČOK


(1)  GU C 327 del 12.11.2013, pag. 52.

(2)  Posizione del Parlamento europeo del 4 febbraio 2014 (non ancora pubblicata nella Gazzetta ufficiale) e posizione del Consiglio in prima lettura del 10 marzo 2016 (non ancora pubblicata nella Gazzetta ufficiale). Posizione del Parlamento europeo del 10 maggio 2016.

(3)  Regolamento (UE) n. 1024/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, relativo alla cooperazione amministrativa attraverso il sistema di informazione del mercato interno e che abroga la decisione 2008/49/CE della Commissione («regolamento IMI») (GU L 316 del 14.11.2012, pag. 1).

(4)  Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31).

(5)  Regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio, del 3 giugno 1971, che stabilisce le norme applicabili ai periodi di tempo, alle date e ai termini (GU L 124 dell'8.6.1971, pag. 1).

(6)  Regolamento (CE) n. 2201/2003 del Consiglio, del 27 novembre 2003, relativo alla competenza, al riconoscimento e all'esecuzione delle decisioni in materia matrimoniale e in materia di responsabilità genitoriale, che abroga il regolamento (CE) n. 1347/2000 (GU L 338 del 23.12.2003, pag. 1).

(7)  Direttiva 2005/36/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 7 settembre 2005, relativa al riconoscimento delle qualifiche professionali (GU L 255 del 30.9.2005, pag. 22).

(8)  Direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativa ai servizi nel mercato interno (GU L 376 del 27.12.2006, pag. 36).

(9)  Regolamento (CE) n. 987/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 settembre 2009, che stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 883/2004 relativo al coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale (GU L 284 del 30.10.2009, pag. 1).

(10)  Direttiva 93/109/CE del Consiglio, del 6 dicembre 1993, relativa alle modalità di esercizio del diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni del Parlamento europeo per i cittadini dell'Unione che risiedono in uno Stato membro di cui non sono cittadini (GU L 329 del 30.12.1993, pag. 34).

(11)  Direttiva 94/80/CE del Consiglio, del 19 dicembre 1994, che stabilisce le modalità di esercizio del diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni comunali per i cittadini dell'Unione che risiedono in uno Stato membro di cui non hanno la cittadinanza (GU L 368 del 31.12.1994, pag. 38).


ALLEGATO I

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ALLEGATO II

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ALLEGATO III

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ALLEGATO IV

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ALLEGATO V

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ALLEGATO VI

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ALLEGATO VII

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ALLEGATO VIII

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ALLEGATO IX

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ALLEGATO X

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ALLEGATO XI

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