(1)   Il comitato misto è composto da rappresentanti dell’Unione e delle Isole Fær Øer.

Il comitato misto è copresieduto da alti funzionari o da persone da essi designate che agiscono in qualità di rispettivi rappresentanti dell’Unione europea e delle Isole Fær Øer.

L’Unione e le Isole Fær Øer si comunicano reciprocamente il nome, la funzione e i recapiti del rispettivo funzionario che copresiede il comitato misto per l’Unione e per le Isole Fær Øer. Si considera che tale funzionario continui ad agire in qualità di copresidente rispettivamente per l’Unione o per le Isole Fær Øer fino a quando l’Unione o le Isole Fær Øer non abbiano comunicato all’altra parte un nuovo copresidente.

Si considera che un copresidente sia autorizzato a rappresentare rispettivamente l’Unione o le Isole Fær Øer fino a quando non sia stata comunicata all’altra parte la nomina di un nuovo copresidente.

(1)   Il segretariato del comitato misto (il «segretariato») è composto da un funzionario dell’Unione e da un funzionario delle Isole Fær Øer. Il segretariato assolve i compiti a esso attribuiti dal presente regolamento interno.

(2)   L’Unione e le Isole Fær Øer si comunicano reciprocamente il nome, la funzione e i recapiti del rispettivo funzionario membro del segretariato del comitato misto. Si considera che tale funzionario continui ad agire in qualità di membro del segretariato rispettivamente per l’Unione o per le Isole Fær Øer fino a quando l’Unione o le Isole Fær Øer non abbiano comunicato la nomina di un nuovo membro.

(1)   Il comitato misto si riunisce almeno una volta all’anno e, ogniqualvolta circostanze particolari lo richiedano, su richiesta di una delle parti.

(2)   Di norma esso si riunisce alternativamente a Bruxelles e nelle Isole Fær Øer, salvo diversa decisione dei copresidenti. Le riunioni possono svolgersi anche in videoconferenza o teleconferenza, previo accordo dei copresidenti.

(3)   Tra una riunione e l’altra il comitato misto prosegue i lavori ricorrendo a qualsiasi mezzo di comunicazione, in particolare allo scambio di messaggi di posta elettronica.

(1)   Con ragionevole anticipo rispetto a ciascuna riunione, l’Unione e le Isole Fær Øer si informano a vicenda tramite il segretariato in merito alla composizione prevista delle rispettive delegazioni e indicano il nome e la funzione di ciascun membro della delegazione.

(2)   Ove opportuno i copresidenti possono, di comune accordo, invitare esperti (cioè funzionari non governativi) ad assistere alle riunioni del comitato misto, affinché forniscano informazioni su argomenti specifici, e solo per le parti della riunione in cui vengono discussi tali argomenti specifici.

(3)   Il rappresentante della parte che organizza e ospita la riunione ne fissa la data e il luogo, previa approvazione dell’altra parte.

(1)   L’Unione e le Isole Fær Øer trasmettono al segretariato la corrispondenza indirizzata al comitato misto. La corrispondenza può essere trasmessa in qualsiasi forma di comunicazione scritta, anche per posta elettronica.

(2)   Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato misto sia inoltrata ai copresidenti e distribuita, ove opportuno, in conformità dell’articolo 6.

(3)   Tutta la corrispondenza inviata dai copresidenti, o a questi direttamente indirizzata, è inoltrata al segretariato e distribuita, ove opportuno, in conformità dell’articolo 6.

(1)   Per ciascuna riunione il segretariato redige un progetto di ordine del giorno provvisorio. A tal fine, almeno quattro settimane prima della data della riunione, il funzionario che funge da membro del segretariato della parte ospitante prepara un primo progetto di ordine del giorno provvisorio, insieme alla documentazione relativa a ciascun punto che vi figura, e lo trasmette al membro del segretariato dell’altra parte affinché presenti osservazioni. Una volta che il segretariato ha preparato il progetto di ordine del giorno provvisorio, insieme all’eventuale documentazione, lo trasmette ai copresidenti per approvazione almeno 10 giorni prima della data della riunione.

(2)   L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti che sono stati richiesti dalle parti. La domanda è presentata al segretariato, con l’eventuale documentazione pertinente, almeno 15 giorni prima dell’inizio della riunione.

(3)   In casi eccezionali, i copresidenti possono convenire di ridurre i termini di cui ai paragrafi 1 e 2.

(4)   Il comitato misto adotta l’ordine del giorno all’inizio di ciascuna riunione.

(5)   Previo accordo delle due parti, è possibile aggiungere punti che non figurano nel progetto di ordine del giorno e sopprimere, rinviare o modificare altri punti del progetto di ordine del giorno.

(1)   Le riunioni del comitato misto non sono pubbliche, salvo diversa decisione dei copresidenti.

(2)   Ciascuna parte può decidere di pubblicare le decisioni del comitato misto nella rispettiva Gazzetta ufficiale o online, previa consultazione dell’altra parte.

(3)   Se l’Unione o le Isole Fær Øer presentano al comitato misto informazioni riservate o protette dalla divulgazione in base alle proprie disposizioni legislative e regolamentari, l’altra parte tratta le informazioni ricevute come riservate.

(4)   Ciascuna parte tratta le richieste di accesso ai documenti del comitato misto conformemente alle proprie disposizioni legislative e regolamentari.

(5)   Se la Commissione europea trasmette al comitato misto informazioni riservate o protette dalla divulgazione ai sensi della legislazione in materia di sicurezza delle informazioni (1), le Isole Fær Øer provvedono affinché le informazioni ricevute godano di un livello di riservatezza e protezione. Se le Isole Fær Øer presentano al comitato misto informazioni riservate o protette dalla divulgazione in base alle proprie disposizioni legislative e regolamentari, la Commissione tratta le informazioni ricevute come riservate.

(1)   Di ogni riunione del comitato misto viene redatto un verbale.

(2)   Entro 15 giorni dalla fine della riunione il funzionario che funge da membro del segretariato della parte ospitante redige un progetto di verbale di ciascuna riunione, salvo diversa decisione dei copresidenti. Il progetto di verbale viene trasmesso al membro del segretariato dell’altra parte affinché presenti osservazioni. Quest’ultimo può presentare osservazioni entro trenta giorni dalla data di ricevimento del progetto di verbale.

(3)   Di norma il verbale riepiloga ciascun punto dell’ordine del giorno, precisando all’occorrenza:

Il verbale comprende un elenco delle presenze con nomi, titoli e qualifica di tutti i partecipanti alla riunione.

(4)   Il verbale è approvato e firmato dai copresidenti entro due mesi dalla riunione o entro qualsiasi altra data stabilita dai copresidenti. I copresidenti possono concordare che la firma e lo scambio di copie per via elettronica soddisfino tale prescrizione. La versione facente fede del verbale è conservata negli archivi di ciascuna parte.

(5)   Entro due giorni lavorativi dalla riunione del comitato misto, il segretariato del comitato misto prepara inoltre una sintesi del verbale per approvazione da parte dei copresidenti non appena possibile. Una volta che i copresidenti del comitato misto hanno approvato il testo della sintesi, le parti possono rendere pubblica la sintesi del verbale.

(1)   Ove previsto dall’articolo 14 dell’accordo, il comitato misto adotta decisioni per consenso. Il segretariato protocolla ogni decisione o raccomandazione con un numero di serie e un riferimento alla data di adozione.

(2)   Il comitato misto può adottare decisioni con procedura scritta mediante scambio di note tra i copresidenti, previo accordo delle parti. Il testo di un progetto di decisione è presentato per iscritto da un copresidente all’altro copresidente nella lingua ufficiale del comitato misto, conformemente all’articolo 14. L’altra parte dispone di un mese, o di un periodo più lungo specificato dalla parte proponente, per esprimere il proprio accordo sul progetto di decisione. Se l’altra parte non esprime il proprio accordo, la decisione proposta viene discussa e può essere adottata nella successiva riunione del comitato misto. Dopo che l’altra parte ha espresso il suo accordo i progetti di decisione sono considerati adottati e sono iscritti nel verbale della riunione del comitato misto.

(3)   Ogni decisione è firmata dai copresidenti del comitato misto. I copresidenti possono concordare che la firma e lo scambio di copie per via elettronica soddisfino la prescrizione relativa alla firma.

(4)   Le decisioni adottate dal comitato misto specificano la data da cui hanno effetto.

(1)   A norma dell’articolo 14, paragrafo 4, dell’accordo, il comitato misto può decidere di istituire o sciogliere un gruppo di lavoro/un organo consultivo composto di esperti. Il comitato misto stabilisce la composizione e le funzioni di ciascun gruppo di lavoro/organo consultivo e può modificarle se necessario.

(2)   Il gruppo di lavoro/l’organo consultivo contribuisce ai lavori del comitato misto e lo assiste nello svolgimento dei suoi compiti, in particolare - su incarico del comitato misto - preparando relazioni o progetti di decisione da sottoporre per approvazione al comitato misto.

(3)   Il gruppo di lavoro/l’organo consultivo si riunisce nella misura necessaria allo svolgimento dei suoi compiti e riferisce al comitato misto.

(4)   L’istituzione e il funzionamento di un gruppo di lavoro/organo consultivo non impediscono alle parti di sottoporre qualsiasi questioni direttamente il comitato misto.

(5)   Il regolamento interno del comitato misto si applica mutatis mutandis ai gruppi di lavoro/agli organi consultivi istituiti dal comitato misto.

(1)   La lingua ufficiale e di lavoro del comitato misto è l’inglese.

(2)   Le deliberazioni del comitato misto sono si svolgono in inglese. L’ordine del giorno della riunione, i documenti presentati al comitato misto e il verbale della riunione sono redatti in inglese.

(3)   Il comitato misto adotta le sue decisioni in inglese.