1. MELLÉKLET

A KERESKEDELMI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

A kereskedelmi tanács szerepe

Az Európai Unió, valamint Chile közötti kereskedelemről szóló ideiglenes megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 33.1. cikke alapján létrehozott kereskedelmi tanács felelős az említett cikkben hivatkozott valamennyi ügyért és kérdésért.

2. cikk

Összetétel és elnökség

(1)

A kereskedelmi tanács összetételét és elnökét a 33.1. cikk (3) bekezdése határozza meg.

(2)

A kereskedelmi tanács első ülését megelőzően a Felek értesítik egymást a kereskedelmi tanács társelnöki tisztének betöltésére kijelölt tisztviselő nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. Ez a kijelölt tisztviselő mindaddig jogosult az adott Fél képviseletére, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új kijelölt tisztviselőről.

3. cikk

Koordinátorok

A kereskedelmi tanács első ülését megelőzően a Felek értesítik egymást a megállapodás 33.3. cikkének (1) bekezdése szerint az adott Fél koordinátorának kinevezett tisztviselő nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. E tisztviselő mindaddig az adott Fél koordinátorának tekintendő, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új tisztviselőről.

4. cikk

Az ülések összehívása

A kereskedelmi tanácsnak a megállapodás 33.1. cikke (2) bekezdés szerinti üléseit az ülésnek otthont adó Fél társelnöke hívja össze.

5. cikk

Küldöttségek

A koordinátorok az ülés előtt legalább két héttel tájékoztatják egymást az Európai Unió, illetve Chile küldöttségének tervezett összetételéről, és megadják a küldöttség minden egyes tagjának nevét és beosztását.

6. cikk

Az ülések napirendje

(1)

Az ülés előtt legalább 21 nappal – vagy sürgős ülések esetén 14 nappal – az ülésnek otthont adó Fél koordinátora megküldi a másik Félnek az ideiglenes napirendre vonatkozó javaslatot, és megjelöli az észrevételek megtételének határidejét. A koordinátorok az ülés előtt legalább 14 nappal – vagy sürgős ülések esetén 10 nappal – összeállítják az ideiglenes napirendet, figyelembe véve az észrevételeket.

(2)

A kereskedelmi tanács az ülés kezdetén elfogadja a napirendet. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pontok a társelnökök kölcsönös megállapodásával felvehetők a napirendre.

7. cikk

Szakértők meghívása

A kereskedelmi tanács társelnökei közös megegyezéssel szakértőket (különösen kormányzati tisztviselőktől eltérő személyeket) hívhatnak meg a kereskedelmi tanács üléseire annak érdekében, hogy tájékoztatást nyújtsanak konkrét témákról, és a meghívás csak az ülés azon részeire szól, amelyeken ilyen konkrét témákat vitatnak meg.

8. cikk

Jegyzőkönyvek

(1)

Az ülésnek otthont adó Fél koordinátora az ülés végét követő 15 napon belül elkészíti az ülések jegyzőkönyvtervezetét, kivéve, ha a társelnökök másként határoznak. A jegyzőkönyvtervezetet észrevételezés céljából meg kell küldeni a másik Fél koordinátorának.

(2)

Főszabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével: a) a kereskedelmi tanácshoz benyújtott valamennyi dokumentum; b) bármely olyan nyilatkozat, amelynek jegyzőkönyvbe vételét a kereskedelmi tanács egyik társelnöke kérte; valamint c) az egyes napirendi pontokkal kapcsolatban elfogadott határozatok és ajánlások, jóváhagyott nyilatkozatok és elfogadott következtetések.

(3)

A jegyzőkönyv mellékletként tartalmazza a következőket: a) adott esetben a kereskedelmi tanács által a legutóbbi ülése óta a 9. cikk (2) bekezdése szerint írásbeli eljárás keretében elfogadott összes határozat listája; b) a kereskedelmi tanács ülésén részt vevő valamennyi személy nevének és beosztásának felsorolása; valamint c) a kereskedelmi tanács által az adott ülésen elfogadott valamennyi határozat jegyzéke.

(4)

A koordinátorok a kapott észrevételek alapján kiigazítják a jegyzőkönyvtervezetet. A felülvizsgált jegyzőkönyvtervezetet a társelnökök egyetértésével az ülés időpontját követő 30 napon belül, vagy a társelnökök által megállapított bármely más időpontig jóváhagyják. A jóváhagyást követően az ülésnek otthont adó Fél koordinátora elkészíti a jegyzőkönyv két eredeti példányát, és egyet továbbít mindegyik Félnek.

9. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)

A kereskedelmi tanács határozatokat és ajánlásokat fogadhat el minden olyan kérdésben, amellyel kapcsolatosan a megállapodás így rendelkezik.

(2)

Az ülések közötti időszakban a kereskedelmi tanács írásbeli eljárás útján határozatokat hozhat és ajánlásokat fogadhat el. Ilyen esetekben a kereskedelmi tanács társelnöke a határozat- vagy ajánlástervezet javasolt szövegét megküldi a másik társelnöknek a kereskedelmi tanács munkanyelvén, legalább egy hónapos válaszadási határidővel. Ha a másik társelnök nem ért egyet vagy nem reagál, a javasolt határozatot vagy ajánlást meg kell vitatni, és elfogadására a kereskedelmi tanács következő ülésén van lehetőség. A határozat- vagy ajánlástervezetet azon a napon kell elfogadottnak tekinteni, amelyen a másik Fél társelnöke kifejezi egyetértését, és azt a 8. cikk (4) bekezdésének megfelelően rögzíteni kell a tanács ülésének jegyzőkönyvében.

(3)

Amennyiben a kereskedelmi tanács e megállapodás értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások elfogadására, ezek a jogi aktusok a „határozat” vagy az „ajánlás” címet viselik. A koordinátorok minden határozatot vagy ajánlást sorszámmal látnak el és feltüntetik az elfogadás időpontját. Mindegyik határozat vagy ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.

(4)

A kereskedelmi tanács által elfogadott határozatokat és ajánlásokat két példányban kell elkészíteni, azokat a társelnökök hitelesítik, és a Felek megkapják azok egy-egy példányát.

10. cikk

Átláthatóság

(1)

A kereskedelmi tanács a társelnökök egyetértése esetén nyilvánosan is ülésezhet.

(2)

Minden Fél határozhat úgy, hogy a kereskedelmi tanács határozatait és ajánlásait saját hivatalos kiadványaiban vagy online közzéteszi.

(3)

A dokumentumok kereskedelmi tanácshoz történő benyújtására a 32.4. cikk (2) bekezdése alkalmazandó.

(4)

A koordinátorok a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszik a következőket: a) a kereskedelmi tanács ülésének tervezett napirendje, az ülés kezdete előtt; valamint b) a kereskedelmi tanács ülésének jegyzőkönyve, a 8. cikkel összhangban történő jóváhagyását követően.

(5)

A (2)–(4) bekezdés szerinti dokumentumok közzététele nem sérti az egyes Felek alkalmazandó adatvédelmi vagy átláthatósági szabályait.

11. cikk

Nyelvek

(1)

A kereskedelmi tanács munkanyelve az angol.

(2)

A kereskedelmi tanács a megállapodás 33.1. cikke (6) bekezdésének a) és b) pontja alapján határozatokat fogad el a megállapodás módosítására vagy értelmezésére vonatkozóan, a megállapodás hiteles szövegeinek nyelvein. A kereskedelmi tanács minden egyéb határozatát és ajánlását a munkanyelven fogadják el.

(3)

A Felek szükség esetén gondoskodnak a határozatok és más dokumentumok saját hivatalos nyelvükre/nyelveikre történő fordításáról, és viselik az ilyen fordításokkal kapcsolatos költségeket.

12. cikk

Költségek

(1)

Mindegyik Fél maga viseli a kereskedelmi tanács ülésein való részvételével összefüggésben felmerülő költségeket, különös tekintettel a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a video-, a postai vagy távközlési költségekre.

(2)

Az ülésnek otthont adó Fél viseli az ülések szervezésével, a dokumentumok sokszorosításával, valamint a kereskedelmi tanács munkanyelvére és munkanyelvéről történő tolmácsolással kapcsolatos költségeket.

2. MELLÉKLET

A KERESKEDELMI BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

A kereskedelmi bizottság szerepe

Az Európai Unió és Chile közötti kereskedelemről szóló ideiglenes megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 33.2. cikke alapján létrehozott kereskedelmi bizottság felelős az említett cikkben hivatkozott valamennyi ügyért és kérdésért.

2. cikk

Összetétel és elnökség

(1)

A kereskedelmi bizottság összetételét és elnökét a 33.2. cikk (4) bekezdése határozza meg.

(2)

A kereskedelmi bizottság első ülését megelőzően a Felek értesítik egymást a kereskedelmi bizottság társelnöki tisztének betöltésére kijelölt tisztviselő nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. Ez a kijelölt tisztviselő mindaddig jogosult az adott Fél képviseletére, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új kijelölt tisztviselőről.

3. cikk

Koordinátorok

A kereskedelmi bizottság első ülését megelőzően a Felek értesítik egymást a megállapodás 33.3. cikkének (1) bekezdése szerint az adott Fél koordinátorának kinevezett tisztviselő nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. E tisztviselő mindaddig az adott Fél koordinátorának tekintendő, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új tisztviselőről.

4. cikk

Az ülések összehívása

A kereskedelmi bizottságnak a megállapodás 33.2. cikke (3) bekezdés szerinti üléseit az ülésnek otthont adó Fél társelnöke hívja össze.

5. cikk

Küldöttségek

A koordinátorok az ülés előtt legalább két héttel tájékoztatják egymást az Európai Unió, illetve Chile küldöttségének tervezett összetételéről, és megadják a küldöttség minden egyes tagjának nevét és beosztását.

6. cikk

Az ülések napirendje

(1)

Az ülés előtt legalább 21 nappal – vagy sürgős ülések esetén 14 nappal – az ülésnek otthont adó Fél koordinátora megküldi a másik Félnek az ideiglenes napirendre vonatkozó javaslatot, és megjelöli az észrevételek megtételének határidejét. A koordinátorok az ülés előtt legalább 14 nappal – vagy sürgős ülések esetén 10 nappal – összeállítják az ideiglenes napirendet, figyelembe véve az észrevételeket.

(2)

A kereskedelmi bizottság az ülés kezdetén elfogadja a napirendet. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pontok a társelnökök kölcsönös megállapodásával felvehetők a napirendre.

7. cikk

Szakértők meghívása

A kereskedelmi bizottság társelnökei közös megegyezéssel szakértőket (különösen kormányzati tisztviselőktől eltérő személyeket) hívhatnak meg a kereskedelmi bizottság üléseire annak érdekében, hogy tájékoztatást nyújtsanak konkrét témákról, és a meghívás csak az ülés azon részeire szól, amelyeken ilyen konkrét témákat vitatnak meg.

8. cikk

Jegyzőkönyvek

(1)

Az ülésnek otthont adó Fél koordinátora az ülés végét követő 15 napon belül elkészíti az ülések jegyzőkönyvtervezetét, kivéve, ha a társelnökök másként határoznak. A jegyzőkönyvtervezetet észrevételezés céljából meg kell küldeni a másik Fél koordinátorának.

(2)

Főszabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével: a) a kereskedelmi bizottsághoz benyújtott valamennyi dokumentum; b) bármely olyan nyilatkozat, amelynek jegyzőkönyvbe vételét a kereskedelmi bizottság egyik társelnöke kérte; valamint c) az egyes napirendi pontokkal kapcsolatban elfogadott határozatok és ajánlások, jóváhagyott nyilatkozatok és elfogadott következtetések.

(3)

A jegyzőkönyv mellékletként tartalmazza a következőket: a) adott esetben a kereskedelmi bizottság által a legutóbbi ülése óta a 9. cikk (2) bekezdése szerint írásbeli eljárás keretében elfogadott összes határozat listája; b) a kereskedelmi bizottság ülésén részt vevő valamennyi személy nevének és beosztásának felsorolása; valamint c) a kereskedelmi bizottság által az adott ülésen elfogadott valamennyi határozat jegyzéke.

(4)

A koordinátorok a kapott észrevételek alapján kiigazítják a jegyzőkönyvtervezetet. A felülvizsgált jegyzőkönyvtervezetet a társelnökök egyetértésével az ülés időpontját követő 30 napon belül, vagy a társelnökök által megállapított bármely más időpontig jóváhagyják. A jóváhagyást követően az ülésnek otthont adó Fél koordinátora elkészíti a jegyzőkönyv két eredeti példányát, és egyet továbbít mindegyik Félnek.

(5)

Amennyiben e szabályok értelemszerűen az albizottságok üléseire is alkalmazandók, az albizottságok üléseinek jegyzőkönyveit a kereskedelmi bizottság bármely későbbi ülésén rendelkezésre kell bocsátani.

9. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)

A kereskedelmi bizottság határozatokat és ajánlásokat fogadhat el a megállapodásban meghatározott esetekben, beleértve azokat az eseteket is, amikor a kereskedelmi tanács ruházott át rá ilyen hatásköröket.

(2)

Az ülések közötti időszakban a kereskedelmi bizottság írásbeli eljárás útján határozatokat hozhat és ajánlásokat fogadhat el. Ilyen esetekben a kereskedelmi bizottság társelnöke a határozat- vagy ajánlástervezet javasolt szövegét megküldi a másik társelnöknek a kereskedelmi bizottság munkanyelvén, legalább egy hónapos válaszadási határidővel. Ha a másik társelnök nem ért egyet vagy nem reagál, a javasolt határozatot vagy ajánlást meg kell vitatni, és elfogadására a kereskedelmi bizottság következő ülésén van lehetőség. A határozat- vagy ajánlástervezetet azon a napon kell elfogadottnak tekinteni, amelyen a másik Fél társelnöke kifejezi egyetértését, és azt a 8. cikk (4) bekezdésének megfelelően rögzíteni kell a bizottság ülésének jegyzőkönyvében.

(3)

Amennyiben a kereskedelmi bizottság a megállapodás értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások elfogadására, ezek a jogi aktusok a „határozat”, illetve az „ajánlás” címet viselik. A koordinátorok minden határozatot vagy ajánlást sorszámmal látnak el és feltüntetik az elfogadás időpontját. Mindegyik határozat vagy ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.

(4)

A kereskedelmi bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat két példányban kell elkészíteni, azokat a társelnökök hitelesítik, és a Felek megkapják azok egy-egy példányát.

10. cikk

Átláthatóság

(1)

A kereskedelmi bizottság a társelnökök egyetértése esetén nyilvánosan is ülésezhet.

(2)

Minden Fél határozhat úgy, hogy a kereskedelmi bizottság határozatait és ajánlásait saját hivatalos kiadványaiban vagy online közzéteszi.

(3)

A dokumentumok kereskedelmi bizottsághoz történő benyújtására a 32.4. cikk (2) bekezdése alkalmazandó.

(4)

A koordinátorok a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszik a következőket: a) a kereskedelmi bizottság ülésének tervezett napirendje, az ülés kezdete előtt; valamint b) a kereskedelmi bizottság ülésének jegyzőkönyve, a 8. cikkel összhangban történő jóváhagyását követően.

(5)

A (2)–(4) bekezdés szerinti dokumentumok közzététele nem sérti az egyes Felek alkalmazandó adatvédelmi vagy átláthatósági szabályait.

11. cikk

Nyelvek

(1)

A kereskedelmi bizottság munkanyelve az angol.

(2)

A kereskedelmi bizottság a megállapodás 33.2. cikke (7) bekezdésének b) pontja alapján határozatokat fogad el a megállapodás módosítására vagy értelmezésére vonatkozóan, a megállapodás hiteles szövegeinek nyelvein. A kereskedelmi bizottság minden egyéb határozatát és ajánlását a munkanyelven fogadják el.

(3)

A Felek szükség esetén gondoskodnak a határozatok és más dokumentumok saját hivatalos nyelvükre/nyelveikre történő fordításáról, és viselik az ilyen fordításokkal kapcsolatos költségeket.

12. cikk

Költségek

(1)

Mindegyik Fél maga viseli a kereskedelmi bizottság ülésein való részvételével összefüggésben felmerülő költségeket, különös tekintettel a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a video-, a postai vagy távközlési költségekre.

(2)

Az ülésnek otthont adó Fél viseli az ülések szervezésével, a dokumentumok sokszorosításával, valamint a kereskedelmi bizottság munkanyelvére és munkanyelvéről történő tolmácsolással kapcsolatos költségeket.

13. cikk

Szakbizottságok és egyéb szervek

(1)

A megállapodás 33.2. cikke (6) bekezdésének d) pontja szerint a kereskedelmi bizottság felügyeli, irányítja és koordinálja a megállapodás alapján létrehozott vagy létrehozható valamennyi szakbizottság és egyéb testület munkáját.

(2)

A kereskedelmi bizottságot írásban kell tájékoztatni a megállapodás alapján létrehozott szakbizottságok vagy egyéb szervek által kijelölt kapcsolattartó pontokról. Az egyes szakbizottságok kapcsolattartó pontjai közötti, a megállapodás végrehajtásával kapcsolatos mindenféle releváns levelezést, dokumentumot és kommunikációt egyidejűleg továbbítani kell a koordinátorok részére.