(1)   A vegyes bizottság egyrészt az Európai Unió részéről az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) képviselőiből, másrészt az afrikai és madagaszkári léginavigációs biztonsággal foglalkozó ügynökség (ASECNA) képviselőiből áll.

(2)   A felek képviselőit különleges szakértelmükre tekintettel a felek nevében eljáró személyek kísérhetik.

(1)   A felek a vegyes bizottság elnökségét naptári évenként felváltva látják el.

(2)   Azon naptári évben, amelynek során a megállapodás hatályba lép, az elnökséget az ASECNA látja el.

(3)   Az elnökséget ellátó fél kijelöli a vegyes bizottság elnökét és annak helyettesét.

(4)   Az elnök irányítja a vegyes bizottság munkáját.

(1)   A Bizottság és az ASECNA egy-egy tisztviselője együttesen gyakorolják a vegyes bizottság titkárainak funkcióit.

(2)   A vegyes bizottság titkársága felel a felek közötti kommunikációért, ideértve a dokumentumok továbbítását is.

(3)   A titkársági feladatok ellátásáért az elnökséget ellátó fél felel.

(1)   A vegyes bizottság szükség szerint, de elvben évente egyszer ülésezik.

Az elnök – a felekkel folytatott konzultáció után – egy kölcsönösen egyeztetett időpontra és helyre hívja össze a vegyes bizottság ülését. Audio- vagy videokonferencia is igénybe vehető, ha a felek erről állapodnak meg.

Az elnök az Európai Unió vagy az ASECNA kérésére összehívja a vegyes bizottság rendkívüli ülését.

A vegyes bizottság – a megállapodás 29. cikke 3. bekezdésének megfelelően – egy ilyen kérelem benyújtásától számított 15 naptári napon belül összeül.

(2)   Ha a felek másként nem állapodnak meg, a vegyes bizottság Brüsszelben vagy Dakarban ül össze, attól függően, hogy az elnökséget melyik fél látja el.

(3)   Az elnök az ülés előtt legalább 21 naptári nappal megküldi a felek képviselőinek az ülésre szóló meghívót, a napirendtervezettel és az ülésre szánt dokumentumokkal együtt. A megállapodás 29. cikkének 3. bekezdésének megfelelően összehívott ülések esetében az ülésekre szánt dokumentumokat legkésőbb az ülés előtt 7 naptári nappal kell megküldeni.

(4)   Az elnök a felek beleegyezésével – egy konkrét ügy sajátosságaira tekintettel – lerövidítheti a (3) bekezdésben meghatározott határidőket.

(5)   Az elnököt minden ülés előtt legalább 7 naptári nappal tájékoztatni kell mindkét fél küldöttségének összetételéről.

(6)   Ha a felek másképp nem határoznak, a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak.

(1)   Az elnök a titkárok közreműködésével megállapítja az egyes ülések ideiglenes napirendjét.

(2)   Mindkét fél kérheti további pontok felvételét a napirendre. Minden ilyen kérést kellő megindokolva, írásban, az ülés előtt legalább 7 naptári nappal kell megküldeni az elnöknek.

(3)   A vegyes bizottság az ülés kezdetén elfogadja a napirendet.

(1)   A megállapodás 29. cikke 4. bekezdésének megfelelően létrehozott munkacsoportok, illetve szakértői csoportok összetételéről és működéséről a vegyes bizottság által megállapított megbízás alapján kell megállapodni.

(2)   A munkacsoportok, illetve a szakértői csoportok értelemszerűen alkalmazzák ezen eljárási szabályzatot.

(3)   A munkacsoportok, illetve a szakértői csoportok a vegyes bizottság felügyelete alatt működnek, amelynek minden ülésük után jelentést tesznek. Nem jogosultak határozatokat hozni, de ajánlásokat tehetnek a vegyes bizottságnak.

(4)   A vegyes bizottság dönthet úgy, hogy módosítja vagy megszünteti a munkacsoportok vagy szakértői csoportok megbízatását.

(1)   A vegyes bizottság a megállapodásnak megfelelően a felek közös megegyezésével hoz határozatokat és fogalmaz meg ajánlásokat. A határozatok és az ajánlások címe magában foglalja – az esettől függően – a „határozat” vagy az „ajánlás” kifejezést, amelyet megelőz egy sorszám, majd követi az elfogadás időpontja és egy tárgymegjelölés.

(2)   A vegyes bizottság határozatait és ajánlásait az elnök és a titkárok írják alá, és azokat meg kell küldeni a felek számára.

(3)   A 12. cikkben meghatározott titoktartási szabályok tiszteletben tartása mellett bármelyik fél dönthet úgy, hogy a saját szabályainak megfelelően közzéteszi a vegyes bizottság által elfogadott határozatot vagy ajánlást. A felek értesítik egymást valamely határozat vagy ajánlás közzétételére irányuló szándékukról.

(4)   A vegyes bizottság írásbeli eljárással is elfogadhatja határozatait vagy ajánlásait, ha a felek erről állapodnak meg. Az írásbeli eljárás a titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll, akik a felek egyetértésével járnak el. E célból a határozatra vagy ajánlásra irányuló javaslat szövegét az 5. cikknek megfelelően megküldik a feleknek 21 naptári napon belül történő elfogadásra, amely határidő alatt közölni kell bármely fenntartást vagy módosítási kérést. Különleges körülményekre tekintettel, az elnök – a felekkel konzultálva – lerövidítheti az említett határidőt. A szöveg jóváhagyását követően a határozatot vagy az ajánlást az elnök és a titkárok aláírják.

(1)   A titkárság elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét az említett üléstől számított 21 naptári napon belül. A jegyzőkönyvtervezet feltünteti a meghozott határozatokat és a megfogalmazott ajánlásokat.

(2)   A jegyzőkönyvtervezetet a vegyes bizottság általi jóváhagyás céljából – írásbeli eljárás útján vagy a vegyes bizottság következő ülésén – be kell terjeszteni. A szövegnek a vegyes bizottság általi elfogadását követően a jegyzőkönyvet az elnök és a titkárok aláírják.

(1)   Mindegyik fél maga viseli a vegyes bizottság, valamint a munkacsoportok, illetve a szakértői csoportok ülésein való részvétele keretében felmerülő költségeket.

(2)   A vegyes bizottság dönt a szakértők kiküldetéséhez kapcsolódó költségek megosztásáról.

(3)   Az ülések megszervezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülést szervező fél viseli.