1.   A vegyes bizottság az Unió és a Feröer szigetek képviselőiből áll.

A vegyes bizottság elnöki feladatait az Európai Uniót, illetve a Feröer szigeteket képviselő magas rangú tisztviselők vagy meghatalmazottjaik együtt látják el.

Az Unió és a Feröer szigetek értesítik egymást annak a tisztviselőnek a nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről, aki a vegyes bizottság társelnöke az Unió, illetve a Feröer szigetek részéről. Ez a tisztviselő mindaddig a vegyes bizottságnak az Uniót vagy a Feröer szigeteket képviselő társelnökeként jár el, amíg az Unió vagy a Feröer szigetek nem értesíti a másik Felet új társelnök kijelöléséről.

A társelnök mindaddig jogosult az Unió, illetve a Feröer szigetek képviseletére, amíg a másik Fél értesítést nem kapott új társelnök kijelöléséről.

1.   A vegyes bizottság titkársága (a továbbiakban: titkárság) az Unió és a Feröer szigetek egy-egy tisztviselőjéből áll. A titkárság az ezen eljárási szabályzat által ráruházott feladatokat látja el.

2.   Az Unió és a Feröer szigetek értesítik egymást annak a tisztviselőnek a nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről, aki a vegyes bizottság tikárságának tagja az Unió, illetve a Feröer szigetek részéről. Ez a tisztviselő mindaddig a titkárságnak az Uniót vagy a Feröer szigeteket képviselő tagjaként jár el, amíg az Unió vagy a Feröer szigetek értesítést nem küld új tisztviselő kijelöléséről.

1.   A vegyes bizottság évente legalább egyszer ülésezik, és ha különleges körülmények úgy kívánják, bármelyik Fél kérésére összeül.

2.   Üléseire elviekben hol Brüsszelben, hol a Feröer-szigeteken kerül sor, hacsak a társelnökök másként nem határoznak. Az üléseket video- vagy telekonferencia formájában is meg lehet tartani, ha a társelnökök megállapodtak erről.

3.   A vegyes bizottság az ülések között folyamatosan együttműködik bármilyen kommunikációs csatornán, különösen e-mailben.

1.   Az egyes ülések előtt észszerű idővel az Unió és a Feröer szigetek a titkárságon keresztül tájékoztatja egymást küldöttségeik tervezett összetételéről, feltüntetve a küldöttség minden egyes tagjának nevét és beosztását.

2.   Adott esetben a társelnökök közös megegyezéssel szakértőket (azaz nem kormányzati tisztviselőket) hívhatnak meg a vegyes bizottság üléseire annak érdekében, hogy azok tájékoztatást nyújtsanak konkrét témákról; a meghívás csak az ülés azon részeire szólhat, amelyeken az adott konkrét témát vitatják meg.

3.   Az ülést szervező és annak helyszínt biztosító Fél képviselője a másik Fél jóváhagyásának megszerzése után meghatározza az ülés időpontját és helyét.

1.   Az Unió és a Feröer szigetek a vegyes bizottságnak szóló leveleit a titkárság címére küldi meg. Az ilyen leveleket az írásos kommunikáció bármely formájában, köztük e-mailben is el lehet küldeni.

2.   A titkárság gondoskodik arról, hogy a vegyes bizottságnak címzett valamennyi levelet kézbesítsék a társelnököknek, és adott esetben a 6. szabálynak megfelelően köröztessék azokat.

3.   A társelnökök által küldött vagy közvetlenül nekik címzett minden levelet továbbítani kell a titkárság részére, és adott esetben a 6. szabálynak megfelelően köröztetni kell azokat.

1.   A titkárság elkészíti minden ülés ideiglenes napirendjének tervezetét. E célból az ülésnek helyszínt biztosító Fél titkárságának tagjaként eljáró tisztviselő az ülés időpontja előtt legalább négy héttel elkészíti az ideiglenes napirend első tervezetét az egyes napirendi pontokhoz kapcsolódó dokumentumokkal együtt, és észrevételezés céljából továbbítja azokat a másik Fél titkársági tagjának. A titkárság által készített ideiglenes napirend tervezetét a vonatkozó dokumentumokkal együtt legkésőbb 10 nappal az ülés időpontja előtt meg kell küldeni a társelnököknek jóváhagyásra.

2.   Az ideiglenes napirendnek tartalmaznia kell a Felek által kért pontokat. A napirendi pontokra vonatkozó kéréseket – a megfelelő dokumentumokkal együtt – legkésőbb az ülés időpontja előtt 15 nappal meg kell küldeni a társelnökök számára.

3.   Kivételes esetekben a társelnökök a fenti (1) és (2) bekezdésben megadott határidőknél rövidebb határidőket is megállapíthatnak.

4.   A vegyes bizottság minden ülés elején el kell fogadnia a napirendjét.

5.   Az ülésen a napirendtervezetben eredetileg nem szereplő pontokat is napirendre lehet tűzni, a napirendtervezet egyéb pontjait pedig törölni, halasztani vagy módosítani lehet, feltéve, hogy a két Fél erről megállapodik.

1.   A vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak, hacsak a társelnökök másként nem határoznak.

2.   A Felek a másik Féllel folytatott előzetes konzultációt követően dönthetnek úgy, hogy a vegyes bizottság határozatait a saját hivatalos lapjukban vagy online közzéteszik.

3.   Amennyiben az Unió vagy a Feröer szigetek a saját idevágó törvényei és más jogszabályai alapján bizalmas vagy védett információkat továbbít a vegyes bizottság számára, a másik Félnek a kapott információt bizalmasan kell kezelnie.

4.   A Feleknek a vegyes bizottság dokumentumaihoz való hozzáférés iránti kérelmeket idevágó törvényeiknek és más jogszabályainak megfelelően kell kezelniük.

5.   Amennyiben az Európai Bizottság olyan információkat továbbít a vegyes bizottság számára, amelyek az idevágó információbiztonsági jogszabályai (1) értelmében bizalmasak vagy a közzététellel szemben védettek, a Feröer szigeteknek gondoskodnia kell arról, hogy a kapott információk összehasonlítható szintű bizalmas kezelésben és védelemben részesüljenek. Amennyiben a Feröer szigetek a saját idevágó törvényei és más jogszabályai alapján bizalmas vagy védett információkat továbbít a vegyes bizottság számára, a Bizottságnak a kapott információkat bizalmasan kell kezelnie.

1.   A vegyes bizottság valamennyi üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni.

2.   Az ülésnek helyszínt biztosító Fél titkársági tagként eljáró tisztviselőjének az ülés végét követő 15 napon belül el kell készítenie az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét, hacsak a társelnökök erről másként nem határoznak. A jegyzőkönyvtervezetet észrevételezés céljából meg kell küldeni a másik Fél titkársági tagja részére. Ez utóbbi a jegyzőkönyvtervezet kézhezvételétől számított 30 napon belül teheti meg észrevételeit.

3.   A jegyzőkönyvben össze kell foglalni az egyes napirendi pontokat, adott esetben feltüntetve a következőket:

A jegyzőkönyvnek részét kell képeznie egy jelenléti ívnek, amely tartalmazza az ülés valamennyi résztvevőjének nevét, beosztását és hivatalos minőségét.

4.   A társelnököknek a jegyzőkönyvet az ülést követő két hónapon belül – vagy egy általuk meghatározott bármely más időpontig – jóvá kell hagyniuk és alá kell írniuk. A társelnökök megállapodhatnak abban, hogy ez a követelmény az elektronikus másolatok aláírásával és cseréjével is teljesíthető. A jegyzőkönyv hiteles változatát mindkét Fél aktájában meg kell őrizni.

5.   A vegyes bizottság titkárságának a vegyes bizottság ülését követő két munkanapon belül a lehető leghamarabb összefoglalót is kell készítenie a jegyzőkönyvről a társelnökök általi jóváhagyásra. Amint a vegyes bizottság társelnökei jóváhagyták az összefoglaló szövegét, a Felek közzétehetik a jegyzőkönyv összefoglalóját.

1.   Amennyiben a megállapodás 14. cikke úgy rendelkezik, a vegyes bizottságnak konszenzussal kell meghoznia a határozatait. A titkárság minden határozatot sorszámmal lát el, és az elfogadás időpontjára való hivatkozással rögzít.

2.   A vegyes bizottság írásbeli eljárással, a társelnökök közötti jegyzékváltás útján is hozhat határozatokat, amennyiben a megállapodásban részes Felek erről megegyeznek. A határozattervezet szövegét az egyik társelnök nyújtja be a másik társelnöknek, a vegyes bizottság hivatalos nyelvén, írásban, a 14. cikknek megfelelően. A másik Félnek egy hónap vagy a javaslattevő Fél által meghatározott hosszabb idő áll rendelkezésére, hogy kifejezze egyetértését a határozattervezettel kapcsolatban. Ha a másik Fél nem fejezi ki egyetértését, a javasolt határozatot meg kell vitatni, majd a vegyes bizottság következő ülésén el lehet fogadni. Amint a másik Fél kifejezi egyetértését, a határozattervezetet elfogadottnak kell tekinteni és a vegyes bizottság következő ülésének jegyzőkönyvében rögzíteni kell.

3.   Minden határozatot a vegyes bizottság társelnökei írnak alá. A társelnökök megállapodhatnak abban, hogy az aláírásra vonatkozó követelmény az elektronikus másolatok aláírásával és cseréjével is teljesíthető.

4.   A vegyes bizottság által elfogadott határozatokban szerepelnie kell a hatálybalépés időpontjának.

1.   A megállapodás 14. cikke (4) bekezdésével összhangban a vegyes bizottság határozhat szakértői szintű munkacsoport/tanácsadó testület létrehozásáról, illetve annak megszüntetéséről. Az egyes munkacsoportok/tanácsadó testületek összetételét és feladatait a vegyes bizottság határozza meg, és szükség szerint módosíthatja azokat.

2.   A munkacsoport/tanácsadó testület hozzájárul a vegyes bizottság munkájához, és segíti feladatai ellátásában, többek között – amennyiben a vegyes bizottság erre megbízást ad – jelentések vagy határozattervezetek elkészítésével a vegyes bizottság általi jóváhagyásra.

3.   A munkacsoport/tanácsadó testület a feladatai ellátásához szükséges gyakorisággal ülésezik, és jelentést tesz a vegyes bizottságnak.

4.   A munkacsoportok/tanácsadó testületek létrehozásától és működésétől függetlenül a Felek bármely ügyet közvetlenül a vegyes bizottság elé vihetnek.

5.   A vegyes bizottság eljárási szabályzata értelemszerűen alkalmazandó a vegyes bizottság által létrehozott munkacsoportokra/tanácsadó testületekre.

1.   A vegyes bizottság hivatalos nyelve és munkanyelve az angol.

2.   A vegyes bizottság tanácskozásai angol nyelven zajlanak. Az ülés napirendjét, a vegyes bizottság elé terjesztett dokumentumokat és az ülés jegyzőkönyvét angol nyelven kell megszövegezni.

3.   A vegyes bizottság határozatait angol nyelven fogadja el.