„EURÓPAI CSALÁSELLENI HIVATAL (OLAF)

AZ OLAF FELÜGYELŐ BIZOTTSÁGÁNAK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

TARTALOMJEGYZÉK

I. CÍM – A FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG SZEREPE ÉS HATÁSKÖRE

1. cikk

Feladatok

2. cikk

Hatáskör

II. CÍM – A FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG ÖSSZETÉTELE ÉS MŰKÖDÉSE

3. cikk

Összetétel

4. cikk

Etika

5. cikk

Elnökség

6. cikk

Ülések

7. cikk

Munkamódszerek

8. cikk

Előadók

9. cikk

Ellenőrzések, vizsgálatok és szakértői vélemények

10. cikk

Szavazási eljárás

11. cikk

Jegyzőkönyv

12. cikk

Titkárság

III. CÍM – HATÁSKÖR GYAKORLÁSA

13. cikk

Fellépés a főigazgató által nyújtott információk alapján

14. cikk

Tevékenységi jelentés

15. cikk

Véleményezési eljárás a főigazgató kijelöléséhez

16. cikk

A főigazgatóra vonatkozó fegyelmi eljárás

17. cikk

A személyes adatok bizalmas kezelése és feldolgozása

18. cikk

Költségvetés

IV. CÍM – ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

19. cikk

Az eljárási szabályzat értékelése és módosítása

20. cikk

Az eljárási szabályzat hatálybalépése és közzététele

A FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG

tekintettel az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról szóló, 1999. május 25-i 1073/1999/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (1) 11. cikkének (6) bekezdésére,

tekintettel az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról szóló, 1999. május 25-i 1074/1999/Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (2) 11. cikkének (6) bekezdésére,

ELFOGADTA A KÖVETKEZŐ ELJÁRÁSI SZABÁLYZATOT:

I.   CÍM

A FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG SZEREPE ÉS HATÁSKÖRE

1. cikk

Feladatok

Az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) Felügyelő bizottsága végrehajtja az 1073/1999/EK és az 1074/1999/Euratom rendeletben meghatározott feladatokat.

2. cikk

Hatáskör

(1)   Feladatai ellátása során a Felügyelő bizottság az 1073/1999/EK és az 1074/1999/Euratom rendeletben, valamint egyéb vonatkozó rendelkezésekben meghatározott hatásköröket gyakorolja.

(2)   Nevezetesen, annak érdekében, hogy rendszeresen ellenőrizze az OLAF vizsgálati feladatkörének végrehajtását, a Felügyelő bizottság az OLAF-fal egyetemben eljárásokat hozhat létre az ellenőrzés részletes szabályainak kialakításához. Ezen eljárások ugyanakkor létrehozzák az OLAF által szolgáltatott információk és dokumentumok, valamint az egyéb közös érdekű ügyek bizalmas kezelésére szolgáló mechanizmusokat.

(3)   A Felügyelő bizottság megfelelő határozatokat hoz az OLAF főigazgatója által az 1073/1999/EK rendelet 11. cikke (7) bekezdésének és az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikke (7) bekezdésének megfelelően hozzá továbbított információkról.

(4)   A Felügyelő bizottság a III. cím rendelkezéseinek megfelelően gyakorolja hatáskörét.

II.   CÍM

ÖSSZETÉTEL ÉS MŰKÖDÉS

3. cikk

Összetétel

(1)   A felügyelő bizottság összetételét, valamint a tagok kijelölésének módszerét és hivatali idejét az 1073/1999/EK és az 1074/1999/Euratom rendelet határozza meg.

(2)   Ha a felügyelő bizottság egy tagja akadályoztatva van mandátuma gyakorlásában, vagy lemond mandátumáról, erről megfelelő módon értesíti a bizottság elnökét, hogy megtehessék a megfelelő intézkedéseke.

4. cikk

Etika

(1)   Az 1073/1999/EK rendelet 11. cikkének (5) bekezdése és az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikkének (5) bekezdése szerint a Felügyelő bizottság tagjai feladataik ellátásában sem kormányoktól, sem pedig intézményektől, szervektől, hivataloktól vagy ügynökségektől nem kérhetnek és nem fogadhatnak el utasításokat.

(2)   Hasonlóképpen, a kijelölésükről szóló határozat értelmében, nem foglalkozhatnak olyan üggyel, amelyhez közvetlenül vagy közvetve olyan személyes – különösen családi vagy pénzügyi – érdekei fűződnek, amelyek csorbíthatják függetlenségüket.

Szigorú titoktartás mellett kezelik mind a hozzájuk benyújtott ügyiratokat, mind az azokhoz kapcsolódó megfontolásaikat.

(3)   A Felügyelő bizottság tagjai az (1) és a (2) bekezdésnek megfelelően tájékoztatják a bizottságot bármely olyan helyzetről, amely veszélyeztetheti a bizottság tevékenységét irányító bármely elvet, hogy megtehessék a megfelelő intézkedéseket.

5. cikk

Elnökség

(1)   A Felügyelő bizottság tagjai közül tagjainak többségével elnököt választ.

(2)   Az elnököt egy év hivatali időre választják meg és újraválasztható. A választást a távozó elnök elnökletével megrendezett utolsó ülésen tartják.

(3)   Ha az elnök bármilyen oknál fogva hosszú ideig akadályoztatva van feladatainak ellátásában, tájékoztatja helyzetéről a bizottság tagjait. Ebben az esetben új elnököt választanak az (1) bekezdésben meghatározott eljárás szerint.

(4)   Az elnök képviseli a Felügyelő bizottságot és elnököl annak ülésein. Ő biztosítja, hogy a bizottság eljárásait megfelelő módon folytassák le. Az elnök hívja össze a bizottság üléseit, és ő határozza meg azok helyszínét, napját és időpontját. Ő készíti el a napirendtervezetet és gondoskodik a bizottság döntéseinek végrehajtásáról.

(5)   Amennyiben az elnök átmenetileg nem tudja ellátni feladatait, felkérheti a bizottság egyik tagját, hogy helyettesítse őt.

(6)   Amennyiben az elnök távol van és az (5) bekezdésben említett eljárást még nem alkalmazták, a bizottság legidősebb tagja tölti be a bizottság elnöki tisztét.

(7)   Az elnök teljes hatáskörrel rendelkezik a Felügyelő bizottság tevékenységeivel kapcsolatos levelek elküldése és megválaszolása tekintetében. Az elnök tájékoztatja a bizottság tagjait az általa kézhez vett vagy megválaszolt levelekről.

6. cikk

Ülések

(1)   A Felügyelő bizottság a hatáskörét akkor gyakorolja, amikor testületként ülésezik. Évente legalább tízszer ülésezik. Csak akkor határozatképes, ha tagjainak többsége jelen van. Az elnök kezdeményezésére, vagy tagjai többségének kívánságára is ülésezik.

(2)   Amennyiben nem az elnök által sürgősnek tekintett esetről van szó, az ülés összehívásáról szóló értesítést megfelelő időben kell elküldeni a címzetteknek úgy, hogy azt az ülés időpontja előtt legalább egy héttel megkapják. Az értesítésnek tartalmaznia kell a napirendtervezetet és az üléshez szükséges dokumentumokat, kivéve ha azok jellegüknél fogva nem mellékelhetők. A végleges napirend elfogadása az egyes ülések kezdetén történik.

(3)   A bizottság bármelyik tagja kérheti, hogy az elnök további pontokkal, vagy meghatározott témákkal egészítse ki a napirendtervezetet.

(4)   Az OLAF főigazgatójának kérésére az elnök összehívhatja a Felügyelő bizottságot, illetve újabb pontokkal egészítheti ki a napirendet. A főigazgató javaslataihoz csatolni kell a szükséges dokumentumokat.

(5)   A felügyelő bizottság felkérheti az OLAF főigazgatóját, hogy vegyen részt a munkájához kapcsolódó üléseken és tevékenységekben. Az OLAF más tagjait is felkérhetik, hogy vegyenek részt a bizottság ülésén, amennyiben jelenlétüket szükségesnek ítélik. Ezen felkéréseket az OLAF főigazgatóján keresztül kell intézni.

Az OLAF főigazgatóját tájékoztatni kell az első albekezdésben említett személyek részvételére vonatkozó napirendi pontokról.

(6)   A Közösségek, a tagállamok, vagy a társult államok intézményeinek, szerveinek, hivatalainak, vagy ügynökségeinek bármely képviselőjét felkérhetik, hogy vegyen részt a Felügyelő bizottságnak az ülés egy bizonyos napirendi pontjához kapcsolódó munkájában.

7. cikk

Munkamódszerek

(1)   A Felügyelő bizottság ülései nem nyilvánosak. Eljárásai és az azok alapját képező belső bizottsági dokumentumok bizalmasak, kivéve, ha a bizottság másként határoz.

Az OLAF főigazgatója által biztosított dokumentumokra és információkra az EK-Szerződés 287. cikkének, valamint az 1073/1999/EK rendelet 8. cikkének és az 1074/199/Euratom rendelet 8. cikkének a szolgálati titoktartási kötelezettségre vonatkozó rendelkezései vonatkoznak.

(2)   A felügyelő bizottság legfeljebb három munkanyelvet fogad el. A dokumentumokat, véleménytervezeteket, jelentéseket és határozatokat a bizottság által elfogadott munkanyelveken kell elkészíteni. Szükség esetén a bizottság tagja kérheti, hogy bármely dokumentumot lefordítsanak az anyanyelvére.

(3)   A véleményeket, jelentéseket és határozatokat a felügyelő bizottság plenáris ülésein fogadják el.

(4)   Ezen alapelv alóli kivételként azonban bizonyos határozatok esetében lehetséges az írásban történő határozathozatal, amennyiben a felügyelő bizottság egy korábbi ülés alkalmával jóváhagyta ezen eljárás alkalmazását.

Sürgős esetben az elnök írásban konzultálhat a bizottság tagjaival.

Az elnöknek mindkét esetben továbbítania kell a határozattervezetet a bizottság tagjainak. Amennyiben a bizottság tagjai az elnök által meghatározott határidőn belül, nevezetesen a javaslat átvételétől számított öt munkanapon belül nem emelnek kifogást a határozattervezet ellen, a javaslatot elfogadottnak tekintik. Amennyiben a határozattervezet átvételétől számított öt munkanapon belül a bizottság valamely tagja azt kéri, hogy a bizottság vitassa meg a javaslatot, az írásbeli eljárást felfüggeszik.

8. cikk

Előadók

(1)   A tárgyalásokra vagy eljárásokra való felkészüléshez a felügyelő bizottság az elnök javaslatára tagjai közül egy vagy több előadót jelölhet ki.

(2)   Amennyiben a megtárgyalandó ügy sürgős, az elnök saját hatáskörben kijelölheti az előadó(ka)t. Ebben az esetben haladéktalanul tájékoztatja a bizottság tagjait.

(3)   Az előadó mérlegeli a felelősségi körébe tartozó ügyeket és jelentéstervezetet nyújt be a Felügyelő bizottságnak. Szükség esetén az előadót a bizottság titkára segíti.

9. cikk

Ellenőrzések, vizsgálatok és szakértői vélemények

A hatáskörébe tartozó területeken a Felügyelő bizottság elvégezheti a megfelelő ellenőrzéseket, bármilyen vizsgálatot, illetve megszerezhet bármilyen szükséges szakértői véleményt. A bizottság kérheti az OLAF, vagy a Közösségek, a tagállamok, vagy a társult államok intézményei, szervei, hivatalai, vagy ügynökségei tisztviselőinek vagy más alkalmazottainak segítségét.

10. cikk

Szavazási eljárás

(1)   A döntéseket a felügyelő bizottság tagjainak többségi szavazatával kell meghozni az elnök javaslata alapján.

(2)   A szavazás bármely bizottsági tag javaslatára lebonyolítható titkos szavazással.

11. cikk

Jegyzőkönyv

(1)   A Felügyelő bizottság valamennyi üléséről jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyveket a bizottság munkanyelvein kell elkészíteni.

(2)   A jegyzőkönyvtervezeteket a titkárság készíti el az elnök felügyelete mellett, és azokat benyújtják a felügyelő bizottság tagjainak abból a célból, hogy a következő ülés alkalmával jóváhagyják.

(3)   Jóváhagyáskor bármelyik tag javasolhatja a jegyzőkönyv módosítását. Hasonlóképpen, a tagok kérhetik, hogy bármilyen hasznosnak tekintett írásos nyilatkozatot, vagy dokumentumot mellékeljenek a jegyzőkönyvhöz.

(4)   A jegyzőkönyvet, elfogadását követően, az elnök és a titkárságért felelős személy aláírja és a bizottság titkárságának nyilvántartásában archiválják. A jegyzőkönyvet közzétehetik, amennyiben a bizottság úgy határoz.

12. cikk

Titkárság

(1)   Az 1073/199/EK rendelet 11. cikke (6) bekezdésének és az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikke (6) bekezdésének megfelelően a felügyelő bizottságot titkárság segíti feladatainak ellátása során.

(2)   A felügyelő bizottság tájékoztatja az OLAF főigazgatóját főigazgatóját arról, hogy a bizottság feladatai ellátásának és munkája folyamatosságának biztosításához a titkárságnak milyen személyzeti és forrásszükségletei vannak.

(3)   A titkárság személyzetétől megkövetelik, hogy a tudomásukra jutó információkat bizalmasan kezeljék. Ez a kötelezettség a szolgálattól való távozásuk után is köti őket. Amennyiben a Felügyelő bizottságnak tudomására jut, hogy a titkárság valamely tagja megsértette a bizalmas kezelés tiszteletben tartásának kötelezettségét, az elnök értesíti az OLAF főigazgatóját annak érdekében, hogy meghozhassák a megfelelõ intézkedéseket.

(4)   A titkárság hozzájárul a Felügyelő bizottság feladatainak hatékony ellátásához abból a célból, hogy erősítse az OLAF függetlenségét. A titkárság ebben a tekintetben segíti az elnököt az ülések előkészítésében és levezetésében. A titkárság készíti el minden ülés napirendtervezetét és jegyzőkönyvtervezetét, biztosítja a bizottság tagjai számára a bizottság valamennyi tevékenységi körére vonatkozó információkat és dokumentumokat, az elnök irányítása alatt segít a szövegek elkészítésében és segíti a bizottság tagjait, különösen amikor előadóként tevékenykednek. Ennek érdekében a titkárság tagjai szükség szerint az előadókkal együtt részt vesznek az üléseken, hogy elvégezzék ezeket a feladatokat.

III.   CÍM

HATÁSKÖR GYAKORLÁSA

13. cikk

Fellépés a főigazgató által nyújtott információk alapján

(1)   A Felügyelő bizottság minden évben, miután megvizsgálta az OLAF főigazgatója által a részére továbbított tevékenységi programot, véleményt nyilváníthat vonatkozó megjegyzéseket kidolgozva bármely, a hatáskörébe tartozó területen.

A Felügyelő bizottság tanulmányozza az OLAF tevékenységeire vonatkozó információkat, amelyeket a főigazgató rendszeresen elküld számára és az 1073/1999/EK rendelet 11. cikke (1) bekezdése második albekezdésének és az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikke (1) bekezdése második albekezdésének megfelelően véleményt nyilvánít ezekről az információkról.

(2)   Az 1073/1999/EK rendelet 11. cikke (7) bekezdésének és az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikke (7) bekezdésének megfelelően a felügyelő bizottságot rendszeresen tájékoztatni kell az OLAF által végzett vizsgálatokról, a vizsgálatok eredményeiről és az azok alapján meghozott intézkedésekről. A bizottság megfelelő észrevételeket tehet, anélkül azonban, hogy a folyamatban levő vizsgálati eljárások végrehajtásába beavatkozna.

(3)   Amennyiben egy vizsgálat lefolytatása kilenc hónapnál hosszabb ideje tart, a felügyelő bizottság megvizsgálja a vizsgálat elhúzódásának indokait és a befejezés várható időpontját.

(4)   A bizottság megvizsgálja azokat az eseteket, amikor az érintett intézmény, szerv, hivatal és ügynökség nem tette meg a főigazgató által javasolt intézkedéseket. Ugyanakkor a megfelelő intézkedések meghozatala érdekében megvizsgálja azokat a helyzeketek, amelyekben az OLAF vizsgálatvezetőinek munkáját akadályozták, késleltették vagy meghiúsították.

(5)   Azokat az eseteket, amelyekben információt kell továbbítani egy tagállam igazságügyi hatóságai számára, az OLAF főigazgatója által biztosított információk alapján, valamint az 1073/1999/EK rendeletnek és az 1074/1999/Euratom rendeletnek megfelelően kell megvizsgálni. A nyomon követést szintén ennek alapján végzik.

(6)   Miközben segítséget nyújt az OLAF főigazgatójának feladatai ellátásában, a Felügyelő bizottság véleményt nyilváníthat arról, hogy az OLAF hogyan járul hozzá a csalás és a Közösségek pénzügyi érdekeit érintő más jogellenes cselekedetek elleni küzdelem módszereinek megtervezéséhez és kifejlesztéséhez.

14. cikk

Tevékenységi jelentés

(1)   Az 1073/1999/EK rendelet 11. cikke (8) bekezdésének és az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikke (8) bekezdésének megfelelően a Felügyelő bizottság évente legalább egy jelentést fogad el saját tevékenységeiről, amelyet megküld az intézmények számára. A jelentés tudósít a bizottság hatáskörének gyakorlása közben végzett tevékenységekről és tartalmazza az OLAF tevékenységeinek, valamint éves programja végrehajtásának értékelését.

(2)   A jelentést minden év első felében készítik el az előző évre vonatkozóan, és egy vagy több előadó nyújtja be a bizottságnak.

(3)   A jelentés tartalmazhat egy mellékletet, amelyben felsorolják a bizottság által kiadott véleményeket.

A jelentést kísérheti bármilyen olyan jelentés, amelyet a bizottság az 1073/1999/EK rendelet 11. cikkének (8) bekezdése, illetve az 1074/1999/Euratom rendelet 11. cikkének (8) bekezdése szerint nyújtott be az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, a Bizottságnak és a Számvevőszéknek az OLAF által végzett vizsgálatok eredményeiről és az azokon alapuló intézkedésekről.

(4)   A Felügyelő bizottság megteszi a szükséges lépéseket, hogy a tevékenységről szóló jelentést közzétegyék az Európai Unió Hivatalos Lapjában, miután elküldték az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Bizottságnak.

15. cikk

Véleményezési eljárás a főigazgató kijelöléséhez

(1)   A Felügyelő bizottság, miután megvizsgálta az OLAF főigazgatói állására beadott pályázatokat, véleményt nyilvánít, amely tartalmazza a jelöltek érdemeit értékelő kritériumokat bemutató magyarázatot is.

Tartalmazza ezenkívül a bizottságnak a jelöltekre vonatkozó véleményét, az 1073/1999/EK rendelet 12. cikke (2) bekezdésének és az 1074/1999/Euratom rendelet 12. cikke (2) bekezdésének megfelelően.

(2)   Amennyiben egy jelölt sem kapott kedvező véleményt, az elnök tájékoztatja a Bizottságot, hogy a bizottság elutasította a benyújtott pályázatokat.

16. cikk

A főigazgatóra vonatkozó fegyelmi eljárás

Amennyiben az 1073/1999/EK rendelet 12. cikke (4) bekezdésének, illetve az 1074/1999/Euratom rendelet 12. cikke (4) bekezdésének megfelelően konzultáció történt, a Felügyelő bizottság indokolással ellátott véleményt bocsát ki.

17. cikk

A személyes adatok bizalmas kezelése és feldolgozása

(1)   A Felügyelő bizottság gondoskodik az 1073/1999/EK rendelet 8. cikkének és az 1074/1999/Euratom rendelet 8. cikkének alkalmazásáról.

(2)   Saját kezdeményezésére vagy az OLAF főigazgatójának kezdeményezésére a Felügyelő bizottság úgy határozhat, hogy véleményt nyilvánít.

18. cikk

Költségvetés

(1)   A Felügyelő bizottság véleményt nyilvánít az OLAF főigazgatója által benyújtott előzetes költségvetés-tervezetről, amelynek címzettje a Bizottság Költségvetési Főigazgatósága.

(2)   A titkárság elkészíti a Felügyelő bizottság működésére vonatkozó éves költségvetési javaslatokat, amelyeket a bizottság jóváhagyása után továbbítanak a főigazgatónak.

IV.   CÍM

ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

19. cikk

Az eljárási szabályzat értékelése és módosítása

(1)   A Felügyelő bizottság hatálybalépését követő egy éven belül értékeli az eljárási szabályzatot.

(2)   A bizottság bármely tagja bármikor javasolhat módosításokat és azokat írásban benyújthatja az elnöknek. A módosításokat a benyújtásukat követő első ülés alkalmával kell szavazásra bocsátani, a 10. cikkben meghatározott szavazási eljárásnak megfelelően.

20. cikk

Az eljárási szabályzat hatálybalépése és közzététele

(1)   Az eljárási szabályzat a Felügyelő bizottság által történő elfogadását követő napon lép hatályba. Ez az eljárási szabályzat az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában 2000-ben közzétett korábbi eljárási szabályzat (3).

(2)   A Felügyelő bizottság megteszi a szükséges lépéseket, hogy az eljárási szabályzatot elfogadása után közzétegyék az Európai Unió Hivatalos Lapjában.