(1)   Az EKSZ-hez címzett, dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket írásban kell benyújtani, vagy az EKSZ honlapján keresztül, vagy e-mailben az EKSZ átláthatósági csoportjához, vagy pedig postai úton az EKSZ dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős kapcsolattartójának (Access to Documents Correspondent) címezve, a következő címre: European External Action Service, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium.

(2)   A kérelmet az ahhoz szükséges mértékű pontossággal kell megfogalmazni, hogy az EKSZ azonosítani tudja a kért dokumentumokat, és a rendeletben előírt határidőn belül fel tudja dolgozni a kérelmet.

(3)   Nem eléggé pontos vagy túl széles hatókörű kérelem benyújtása esetén az EKSZ haladéktalanul felveszi a kapcsolatot a kérelmezővel a kérés pontosítása vagy hatókörének korlátozása céljából, összhangban a rendelet 6. cikkének (2) és (3) bekezdésével. Amennyiben a kérelmező tíz munkanapon belül nem válaszol, az EKSZ ismét felveszi a kapcsolatot a kérelmezővel, további 5 munkanapot biztosítva számára a kérés pontosítása vagy hatókörének korlátozása céljára, hogy az EKSZ hatékonyan kezelhesse azt. A kérelmező általi pontosítás vagy hatókör-korlátozás hiányában a kérelmet elutasítottnak kell tekinteni.

(4)   Amint sor került a kérelem nyilvántartásba vételére, az EKSZ dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős kapcsolattartója átvételi elismervényt küld a kérelmezőnek.

(5)   A kérelmezők személyes adatainak kezelésére a személyes adatok védelmére vonatkozó, alkalmazandó szabályokkal (4) összhangban kerül sor.

(1)   Minden kérelmet a rendeletben meghatározott feltételek mellett és határidőkön belül kell feldolgozni.

(2)   Kivételes esetekben – a rendelet 7. cikkének (3) bekezdésében vagy 8. cikkének (2) bekezdésében foglaltak szerint – a határidő tizenöt munkanappal meghosszabbítható, különösen:

A kérelmezőt a határidő ilyen meghosszabbításáról minden esetben értesíteni kell, a hosszabbítást kellően megindokolva.

(1)   Az alapkérelmekre adott válaszokat az átláthatósági csoport kezeli, és azokat az EKSZ dokumentumokhoz való hozzáféréssel foglalkozó kapcsolattartója írja alá.

(2)   A megerősítő kérelmekre adott válaszokat az EKSZ főtitkára írja alá, miután figyelembe vette a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős kapcsolattartó szakvéleményét. A főtitkár ezt a hatáskört az EKSZ-en belül átruházhatja.

(1)   Amennyiben az EKSZ olyan dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmet kap, amely dokumentum a birtokában van, de harmadik féltől származik, az érintett harmadik féllel egyeztetni kell, kivéve ha egyértelműen megállapítható, hogy a kért dokumentum közzétehető, vagy a rendeletben felsorolt kivételek fényében nem tehető közzé.

(2)   A dokumentumhoz való hozzáférés a harmadik féllel való konzultáció nélkül biztosítható, ha a dokumentumot annak szerzője már nyilvánosságra hozta vagy az EKSZ már kiadta, vagy ha egyértelmű, hogy a dokumentum tartalmának közzététele vagy részleges közzététele nyilvánvalóan nem sértené a rendelet 4. cikkében említett érdekek egyikét sem.

(3)   A harmadik féllel minden olyan esetben konzultálni kell, ha a rendelet 9. cikkében említett dokumentumról van szó, vagy ha a dokumentum valamely tagállamtól származik, és e tagállam arra kérte az EKSZ-t, hogy a kérdéses dokumentumot – a rendelet 4. cikke (5) bekezdésének megfelelően – az előzetes beleegyezése nélkül ne tegye közzé. E kérését a tagállamnak írásban kell benyújtania.

(4)   A harmadik féllel írásban kell konzultálni, és észszerű határidőt kell biztosítani számára a válaszadásra, figyelembe véve az e határozat 3. cikkében megállapított határidőket. A harmadik félnek írásban kell közölnie véleményét.

(5)   Amennyiben a harmadik féltől az előírt határidőn belül nem érkezik válasz, illetve a harmadik fél nem azonosítható vagy nem lelhető fel, a rendeletben említett kivételekre vonatkozó szabályokkal összhangban az EKSZ hoz döntést, a rendelkezésére álló információk alapján a harmadik fél jogos érdekeit figyelembe véve.

(6)   Ha az EKSZ a harmadik fél kifejezett véleménye ellenére hozzáférést szándékozik biztosítani egy dokumentumhoz, akkor tájékoztatnia kell a harmadik felet a dokumentumnak a rendelet értelmében alkalmazandó határidőn belüli közzétételével kapcsolatos szándékáról.

(1)   Amennyiben valamely tagállam vagy egy olyan másik uniós intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség, amely a birtokában lévő, de az EKSZ-től származó dokumentum közzétételére irányuló kérelmet kapott, az EKSZ-szel konzultálni kíván, ezzel kapcsolatos kérelmét az EKSZ átláthatósági csoportjának vagy a dokumentumokhoz való hozzáférésért felelős kapcsolattartójának címezve, postai úton a European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium címre, vagy pedig e-mailben az ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu címre küldheti el.

(2)   Az EKSZ a lehető legrövidebb időn belül – a válaszadásra biztosított határidő figyelembevételével, és legkésőbb öt munkanapon belül – véleményt nyilvánít az adott ügyben.

(1)   Amennyiben a dokumentumhoz való hozzáférésre irányuló kérelem a rendelet 9. cikkének hatálya alá tartozó dokumentumra, vagy egyéb, az EKSZ biztonsági szabályzata értelmében minősített dokumentumra irányul, a kérelmet az EKSZ személyzetének a dokumentumba való betekintésre felhatalmazással rendelkező tagjai intézik.

(2)   A minősített dokumentumhoz való hozzáférés teljes vagy részleges megtagadásáról szóló döntést a rendelet 4. cikkében felsorolt kivételek alapján meg kell indokolni. Amennyiben a kért dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelem az említett kivételek alapján nem utasítható el, a kérelmet intéző tisztviselő gondoskodik a dokumentum minősítésének feloldásáról, mielőtt azt a kérelmezőnek megküldenék.

(1)   A hozzáférhetővé teendő dokumentumok megküldése postai úton vagy e-mailben történik. Ha a kérelem tárgyát képező dokumentumok terjedelmesek vagy nehezen kezelhetők, a kérelmezőt fel lehet kérni arra, hogy azokat a tárolási helyükön tekintse meg. Az ilyen iratbetekintés ingyenes.

(2)   Ha egy dokumentumot az EKSZ korábban már kiadott, válaszképpen tájékoztatni lehet a kérelmezőt a kért dokumentumhoz való hozzáférés módjáról, megadva például a közzétételi hivatkozásokat vagy azt a webcímet, ahol a dokumentum elérhető.

(3)   Ha a postán továbbítandó dokumentumpéldányok terjedelme meghaladja a 20 oldalt, a kérelmezőnek oldalanként 0,10 EUR díj és a szállítási költség felszámítható. Az egyéb adathordozók költségét esetenként kell meghatározni, de az nem haladhatja meg az észszerűnek tekinthető mértéket.

(1)   Azok a dokumentumok, amelyekhez az EKSZ a rendelet szerinti kérelem alapján hozzáférést biztosított, közzétételre kerülnek az EKSZ nyilvános dokumentumnyilvántartásában. A nyilvántartás elektronikus úton hozzáférhető.

(2)   A rendelet 9. cikkének (3) bekezdése alapján „minősített”-ként besorolt dokumentumok csak a kibocsátó hozzájárulásával vehetők fel a nyilvántartásba.