—

Az Elnökségi Főigazgatóság A. Igazgatósága szervezeti egységeinek vezetése, koordinálása és irányítása;

—

a kinevezésre jogosult hatóság hatásköreinek gyakorlása;

—

a projektirányítás biztosítása;

—

az intézmény képviselete különböző belső bizottságokban és intézményközi csoportokban;

—

a közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatainak ellátása;

—

a plenáris ülések előkészítésének, lefolytatásának és nyomon követésének felügyelete és irányítása;

—

hivatalos dokumentumok fogadásának és továbbításának felügyelete és irányítása;

—

az Európai Parlament hivatalos postája fogadásának és kézbesítésének biztosítása;

—

írásbeli kérdések, szóbeli kérdések, interpellációk, uniós jogi aktusok adminisztrációjának felügyelete és irányítása;

—

a képviselőkkel kapcsolatos adminisztráció biztosítása.

—

A plenáris üléseken folytatott viták szó szerinti jegyzőkönyvének (CRE) kialakítása, vezetése és ellenőrzése, amelyet másnap soknyelvű változat („Szivárvány”) formában közzétesznek; a szavazatokra vonatkozó indokolások és az írásban benyújtott nyilatkozatok ellenőrzése és beillesztése; a CRE közzétételének biztosítása papíron és elektronikus formátumban (Epades, Europarl, az Európai Parlament dokumentum-nyilvántartása);

—

az eredeti nyelvű jegyzőkönyvek (PV) sokszorosítása, amelyeket a fordítást követően másnap reggel ideiglenes formában minden nyelven, papíron és elektronikus formátumban (Epades, Europarl, az Európai Parlament dokumentum-nyilvántartása) rendelkezésre bocsátanak; a jegyzőkönyvek visszaolvasása és a végleges változat elkészítése, amelyet elektronikus formátumban közzétesznek az Európai Unió Hivatalos Lapjában;

—

a PV, a CRE és a VOD (Video on demand – Videoanyag-lekérés) párhuzamos és kiegészítő jellegének biztosítása a visszaolvasás, a lektorálás és az ellenőrzés során; részvétel az alkalmazások fejlesztési célú karbantartásában és cseréjében;

—

a jegyzőkönyvek fordításával, valamint a szó szerinti jegyzőkönyvek átírásával és lektorálásával kapcsolatos munka egyeztetése a Fordítási Főigazgatóság (DG TRAD) szolgálataival; e munkálatok irányítása;

—

a VOD-CRE index frissítése és ellenőrzése a plenáris ülések alatt; a VOD ellenőrzésének és utószerkesztésének biztosítása az üléseket követően;

—

válaszadás a képviselők, parlamenti asszisztensek, tisztviselők és polgárok jegyzőkönyvekkel, szó szerinti jegyzőkönyvekkel ás videoanyag-lekérésekkel kapcsolatos kérdéseire; a PV és CRE alkalmazásokhoz szükséges képzés biztosítása a DG TRAD személyzete számára; szemináriumokon, valamint részvétel belső és külső képzéseken;

—

egyéb üléseken folytatott vitákról készített szó szerinti jegyzőkönyvek kialakítása, vezetése és ellenőrzése (az Elnökök Értekezletének a képviselők számára nyitott ülései, az Európai Központi Bank által a Gazdasági és Monetáris Bizottság (ECON) előtt tett nyilatkozat, a biztosjelöltek meghallgatásai, vizsgálóbizottsági ülések); az Elnökök Értekezletének a képviselők számára nyitott üléseiről készült jegyzőkönyvek sokszorosítása francia, angol és német nyelven;

—

az elfogadott szövegek címzettekhez való továbbításának felügyelete és ellenőrzése.

—

a Bizottsághoz és a Tanácshoz, az Európai Tanács elnökéhez, valamint az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselőjéhez intézett (elsőbbséget évező és elsőbbséget nem élvező) írásbeli kérdések szövegeinek kezelése, ideértve az azokra vonatkozó válaszokat és a parlamenti kérdések adatbázisának frissítését is;

—

a parlamenti kérdések elfogadhatóságának ellenőrzése, tanácsadás a kérdések szerzőinek, valamint a vonatkozó határozatok csatornáinak nyomon követése;

—

a parlamenti kérdések, a már választ kapott kérdések előzményeinek ellenőrzése az Európai Parlament Kutatószolgálatának bevonásával, valamint a vonatkozó határozatok csatornáinak nyomon követése;

—

az interpellációk szövegeinek kezelése, az elfogadhatóság ellenőrzése, tanácsadás a kérdések szerzőinek, a vonatkozó határozatok csatornáinak nyomon követése, a parlamenti kérdések adatbázisának frissítése, a válaszok nyomon követése és kezelése és a napirendre való felvétel biztosítása;

—

a Tanáccsal, a Bizottsággal, valamint az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselőjével folytatott viták tárgyát képező írásbeli kérdések szövegének kezelése és a parlamenti kérdések adatbázisának frissítése;

—

a javaslatok szövegének kezelése, az elfogadhatóság ellenőrzése, tanácsadás a szerzőknek, valamint a vonatkozó határozatok csatornáinak nyomon követése;

—

a kisebb interpellációk szövegeinek kezelése, az elfogadhatóság ellenőrzése, tanácsadás a szerzőknek, a vonatkozó határozatok csatornáinak nyomon követése, valamint a válaszok kezelése és nyomon követése;

—

az írásbeli és szóbeli kérdések, valamint a nagyobb és kisebb interpellációk céljaira használt informatikai alkalmazások folyamatos fejlesztésének biztosítása; javaslatok, többek között szabályozási indítványok megfogalmazása az eljárások javítására vonatkozóan, munkacsoportokban való részvétel.

—

kapcsolattartás biztosítása a képviselőcsoportokkal, a képviselőkkel, a Titkárság egyéb szolgálataival, más uniós intézményekkel és szervekkel; az ülésrend kialakítása; az ülésnaptár előkészítése; a döntéshozatalra vonatkozó útmutató szerkesztése és frissítése; az üléseken elnöklő elnökök és asszisztensek beosztása; válaszadás a plenáris ülés lefolytatását érintő kérelmekre;

—

a felszólalási idő felosztásának, a felszólalók listájának, az egyperces interpellációknak, a szavazatok indokolásának és az elnök közleményeinek előkészítése más szolgálatokkal együttműködve; segítségnyújtás az ülés elnökeinek;

—

az ülésdokumentumok előkészítése, a plenáris ülésterembe szóló belépőkártyákkal kapcsolatos adminisztráció irányítása;

—

az elnök, az alelnökök, a quaestorok és az ombudsman megválasztásának előkészítése; a plenáris üléseken történő díjátadási ünnepségek és az ünnepélyes ülések megszervezése;

—

az ülések lefolytatásával kapcsolatos kérdések kezelése, a problémák megvizsgálása, a felszólalásokkal kapcsolatos további teendők meghatározása az Elnöki Hivatallal együttműködve, az előzmények elemzése;

—

az ülések statisztikai nyomon követésének megtervezése és megvalósítása (jelentések, módosítások, állásfoglalások, a Tanács és a Bizottság nyilatkozatai, egyéb felszólalások);

—

a Parlament által elfogadott nem költségvetési szövegek bejelentése;

—

a plenáris ülésen elfogadott szövegek fogadása, kezelése és folyamatos terjesztése;

—

A plenáris ülés honlapjának folyamatos frissítése és nyomon követése: irányítás a DG ITEC közreműködésével; egyeztetés a különböző információszolgáltató szervekkel; válaszadás minden tájékoztatási kérelemre, valamint tanácsadás iránti belső vagy külső kérelemre;

—

tájékoztatás a plenáris ülés tevékenységeiről és szervezéséről, többek között belső és külső képzések keretében;

—

az osztály szükségleteivel kapcsolatos speciális képzések szervezése, belső ülések lefolytatása, az adatbázisok frissítése; segítségnyújtás a gyakornokoknak;

—

az Elnökök Értekezlete minden képviselő számára nyitott üléseinek előkészítése és megszervezése;

—

részvétel a különböző (a dokumentumintákkal, a dokumentumok kezelésével, az új eljárási szabályzat végrehajtásával, az informatikai alkalmazásokkal stb. foglalkozó) munkacsoportokban, valamint az informatikai alkalmazások továbbfejlesztésében (a felszólalók listája, a jogi aktusok nyomon követése, ELVIIS, PPMS – az ülés előzményeinek és a szavazás indokolásainak kezelése stb.).

—

A szavazási listák előkészítése, a külön, részenkénti és név szerinti szavazásra irányuló kérelmek fogadása, tájékoztató és segítségnyújtás az ülések elnökei számára (plenáris ülésen folytatott szavazás);

—

a módosítások és az állásfoglalásra irányuló indítványok ellenőrzésének, nyilvántartásba vételének, fordításra történő továbbításának és nyomon követésének biztosítása (hivatalos előterjesztés);

—

a parlamenti modelleknek való megfelelés biztosítása: tanácsadói és ellenőrzési tevékenységek;

—

támogatás és tanácsadás biztosítása a képviselők, a bizottságok, a képviselőcsoportok és a Parlament személyzete számára minden eljárási kérdésben;

—

tanácsadás a parlamenti bizottságok titkárságai, valamint a Parlament elnöke számára az elfogadhatósággal kapcsolatos minden kérdésben;

—

a parlamenti bizottságok által elfogadott jelentések ellenőrzésének, nyilvántartásba vételének, fordításra történő továbbításának és nyomon követésének biztosítása (hivatalos előterjesztés);

—

statisztikai kimutatások készítése a fent felsorolt egyes tevékenységekről;

—

részvétel a szolgálatközi (az informatikai projektekkel, a szabályzattal, a parlamenti projektportfólióval foglalkozó stb.) munkacsoportokban, valamint a képviselők és asszisztenseik, a képviselőcsoportok és a Főtitkárság érintett személyi állománya számára szervezett képzési tevékenységekben.

—

A Parlament és az elnök hivatalos postájának kezelése (nyilvántartásba vétel, összegzés és besorolás), a GEDA felhasználóinak támogatása a postai küldemények nyilvántartásba vétele tekintetében;

—

az intézményhez beérkező postai küldemények átvétele és további útjuk kijelölése (ellenőrzés, válogatás, a csomagok és az ajánlott küldemények nyilvántartásba vétele, ügyfélszolgálat);

—

a kimenő postai küldemények kezelése (nyilvántartásba vétel és a postaköltségek kiegyenlítése);

—

a postaszolgálat költségvetésének igazgatása.

—

a parlamenti bizottságokhoz érkező dokumentumok eljárási és tartalmi elemzése, kézbesítése és az azokkal kapcsolatos adminisztrációs és informatikai teendők; az ülések jegyzőkönyveiben feltüntetendő bejelentésekkel kapcsolatos kommunikáció és az eljárások megindítása; konzultáció más uniós intézményekkel, szervekkel és ügynökségekkel;

—

a Parlamenthez az uniós polgárok vagy az Unióban állandó lakhellyel rendelkező személyek által továbbított petíciók fogadása ás elemzése a szabályokban rögzített kritériumok, illetve a tartalmuk szerint; kapcsolattartás és együttműködés a Petíciós Bizottság titkárságával; az EUMSZ 227. cikkének esetleg nem megfelelő petíciók listájának felállítása; az 1., 3. és 4. lista szerinti illetékes szerv felkérésének irányítása; az általános nyilvántartásba felvett petíciókat vizsgáló ülésekről készült jegyzőkönyv nyilvánosságra hozatalának biztosítása;

—

a képviselők, más uniós intézmények, szervek és ügynökségek által megküldött, valamint a nemzeti képviselőházaktól származó hivatalos dokumentumok fogadása, megfelelőségének ellenőrzése és elfogadása, nyilvántartásba vétele és rendelkezésre bocsátása; az eljárások (jegyzőkönyv) és a dokumentumok (Europarl honlap) hivatalos bejelentése;

—

a tájékoztatáshoz való joggal, az ellenőrzéshez való joggal ás az ellenőrzéssel történő szabályozási bizottsági eljárással kapcsolatos végrehajtási intézkedések, a felhatalmazáson alapuló jogi aktusok, valamint a nemzeti szakértők üléseire és az „FVO” küldetésekre vonatkozó dokumentumok fogadása, megfelelőségének ellenőrzése és elfogadása, valamint az illetékes parlamenti bizottságokhoz utalása; az ülés jegyzőkönyveiben feltüntetendő bejelentések közlése; a kölcsönös kapcsolatok biztosítása a „DIAS-hálózaton” belül;

—

a Jogalkotási Figyelő (OEIL) folyamatos frissítése, nyomon követése és karbantartása, kapcsolattatás a külső szerződő féllel;

—

részvétel a különböző munkacsoportokban, valamint az informatikai alkalmazások (OEIL, ITER, EPgreffe, petiport, petigreffe) fejlesztésében;

—

Az európai parlamenti képviselőkre és a megfigyelőkre a megbízatásuk kezdetén és végén vonatkozó eljárások lefolytatása (jegyzőkönyv felvétele a lemondásról és továbbítása a Jogi Bizottsághoz (JURI), a plenáris ülésen történő bejelentés előkészítése, az illetékes szolgálatok tájékoztatása, kapcsolatfelvétel a nemzeti hatóságokkal, a hivatalba lépő képviselők mandátumvizsgálata);

—

a képviselők magatartásával foglalkozó tanácsadó bizottság titkárságának biztosítása (az ülések megszervezése, az ülések aktáinak sokszorosítása, a bizottság által hozott döntésekkel kapcsolatos későbbi teendők);

—

a mentelmi jog felfüggesztésére vagy fenntartására irányuló kérelmek fogadásának és nyilvántartásba vételének biztosítása (az érintett képviselő tájékoztatása, a plenáris ülésen történő bejelentés előkészítése, az akta továbbítása a JURI bizottsághoz);

—

a parlamenti bizottságok és küldöttségek összetételével kapcsolatos adminisztráció biztosítása, valamint a képviselőcsoportok közötti csoportosulások jegyzékének vezetése;

—

a képviselők pénzügyi érdekeltségekről szóló nyilatkozatokra, az ajándékokra és harmadik felek által szervezett rendezvényekre szóló meghívásokra vonatkozó nyilvántartások vezetése;

—

a képviselők személyi adatainak kezelése (a képviselők személyi adatlapján bekövetkezett minden változás, például egy parlamenti szerv vagy képviselőcsoport tagjává válás, lakcímváltozás stb. nyilvántartásba vétele a képviselői adatbázisban), valamint önéletrajzaik vezetése;

—

a belépők (laissez-passer) és a tanúsítványok kibocsátása, segítségnyújtás a képviselőknek a speciális személyazonossági kártya (CIS) megszerzésében a belga hatósági eljárások során.

—

az Igazgatóság osztályainak és szervezeti egységeinek vezetése, koordinálása és irányítása;

—

a horizontális bizottságok szervezetének és/vagy tevékenységei koordinálásának felügyelete (alakuló ülések, biztosjelöltek meghallgatása, a felhatalmazáson alapuló jogi aktusoknak, illetve a többéves pénzügyi kerethez kapcsolódó programok végrehajtásának ellenőrzése, jogalkotási tárgyalások a Tanáccsal, az EP és a Bizottság közötti keretmegállapodás (nemzetközi tárgyalások, szakértői csoportok stb.) és a jogalkotás minőségének javításáról szóló megállapodás végrehajtása, a végrehajtó szerv feletti ellenőrzés gyakorlása, dokumentumok átláthatósága és kezelése stb.;

—

a parlamenti bizottságok által végzett egyes feladatok koordinálásának felügyelete (bizottságok közötti hatásköri összeütközések és együttműködési szabályok, a Parlament három munkahelyén kívüli meghallgatások, kiküldetések és eseti küldöttségek programja (vagy egyedi kérelmezése), a jogalkotási program meghatározása, együttműködés a Számvevőszékkel, az Unió más szerveivel (Régiók Bizottsága, Európai Gazdasági és Szociális Bizottság) és a nemzeti parlamentekkel;

—

a Bizottsági Elnökök Értekezlete ülései, valamint az IPOL, illetve IPOL–EXPO osztályvezetői ülések előkészítésének koordinálása;

—

a bizottságok és küldöttségek rendkívüli üléseinek engedélyezésére irányuló kérelmek láttamozása és továbbítása a kabineteknek;

—

segítségnyújtás a Bizottsági Elnökök Értekezlete elnökének a parlamenti szervek ülései során;

—

a főigazgatóság képviselete az intézményközi koordinációs csoportban, valamint a képviselőcsoportoknak az Elnökök Értekezletére való felkészülésre irányuló megbeszélésein;

—

hozzájárulás a Parlament új eljárási szabályzatának végrehajtásához (képzések, előadások, iránymutatások);

—

a közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatainak ellátása.

—

horizontális és stratégiai nyomon követés biztosítása az egész együttdöntési eljárás során, a bizottsági üléseken és háromoldalú egyeztetéseken történő részvétel útján, hozzájárulva az eljárási szabályzat végrehajtásával kapcsolatos bevált gyakorlatok fejlesztéséhez és válaszolva a különféle kérdésekre (átláthatóság). Különféle összefoglaló táblázatok (folyamatban lévő együttdöntési eljárások, tárgyalás alatt álló ügyek) és a bizottságok által elfogadott megbízatások jegyzékének havonta történő összeállítása (a Bizottsági Elnökök Értekezlete, illetve az Elnökök Értekezlete számára);

—

Hozzájárulás:

—

Felhatalmazáson alapuló/végrehajtási jogi aktusok:

—

kapcsolatok fenntartása és elmélyítése, illetve a koordináció biztosítása a Bizottság és a Tanács, valamint az elnökség hasonló szervezeti egységeivel. Ülések szervezése a Tanács soros elnökségeinek és a parlamenti bizottságok elnökeinek részvételével („speed dating”);

—

képzési tevékenységek („Learn.MEP”) és információnyújtás a Parlamenten belül és kívül az egyeztetési ügyekről és általánosságban az együttdöntési eljárásról (pl. a háromoldalú egyeztetések gyakorlatának javítása, együttdöntési munkaértekezlet a többéves pénzügyi keretről, képzés a Tanács jövőbeli soros elnökségei számára);

—

az együttdöntési eljárással elfogadott LEX-szövegek aláírási eljárásának megszervezése azok közzététele céljából.

—

a Bizottsági Elnökök Értekezlete titkársági feladatainak ellátása, továbbá határozatainak és ajánlásainak előkészítése;

—

a parlamenti bizottságok ütemtervének kezelése és munkájuk nyomon követése, különösen a plenáris üléshez kapcsolódó feladatoknak a többi főigazgatósággal és intézménnyel egyeztetve történő megtervezése érdekében; a bizottságok képviselete a szervezeti egységek közötti különféle, tervezéssel kapcsolatos megbeszéléseken;

—

a saját kezdeményezésű jelentésekre irányuló kérelmek, az 54–55. cikk alkalmazására irányuló kérelmek, valamint a bizottságok közötti hatásköri ütközések kezelése; a Bizottsági Elnökök Értekezlete ajánlásainak előkészítése;

—

a horizontális vagy több bizottságot érintő kérdések kezelése (a bizottságok alakuló ülése – „committee scrutiny activities” (bizottsági vizsgálati tevékenységek), biztosjelöltek meghallgatása, bizottságok között hatáskörmegosztás és együttműködési szabályok), a bizottságok együttműködése a Számvevőszékkel, az Unió más szerveivel és a nemzeti parlamentekkel, a felülvizsgált eljárási szabályzat végrehajtása, csapatprojektek;

—

az IPOL, illetve IPOL–EXPO osztályvezetői ülések megszervezése;

—

a meghallgatások és küldöttségek éves programjának előkészítése, koordinálása és nyomon követése. A szakértői költségvetések felosztásának elkészítése (horizontális és szabályozási szempontok, erőforrások felosztása, éves jelentés);

—

az Európai Parlamentnek az Európai Bizottság jogalkotási és munkaprogramjához való hozzájárulása előkészítése; az említett program végrehajtásának nyomon követése;

—

a „Summary Report” (összefoglaló jelentés) elkészítése az Európai Bizottság éves programjához;

—

Egyéb feladatok: statisztikák rendelkezésre bocsátása a bizottságok tevékenységeiről, a politikai munkaprogramról stb.

—

együttműködés a DG COMM-mal a kommunikációs intézkedések kapcsán: tervezés, koordináció, információk és szakértelem megosztása; részvétel az Elnökség kommunikációval foglalkozó munkacsoportjának ülésén; az érdekelt felekkel folytatott párbeszéd részeként a kapcsolattartó irodákban szervezett rendezvények támogatása a DG IPOL és a DG EXPO hozzájárulásának biztosítása révén; kapcsolattartóként a bizottságok és küldöttségek üléseinek koordinálása (webstreaming); hozzájárulás a „webstreaming 3.0” projekthez;

—

a bizottságok tevékenységeivel kapcsolatos információk napi szintű koordinációja, felülvizsgálata, szerkesztése és közzététele az Europarl oldalon („Top Page”); a multimédiás termékek bizottságok weboldalain történő használatának ösztönzése, a DG IPOL, DG EXPO és DG COMM közötti kapcsolatok előmozdítása; a weboldalak egységességének és minőségének javítása és azok fejlesztése; segítségnyújtás a bizottságok titkárságai számára az internetes kommunikáció területén;

—

a bizottságok weboldalain (beleértve a „web responsive design” projektet) és az online közzétételi eszközben (TELA) történő módosításoknak, valamint a küldöttségi weboldalak átdolgozásának koordinálása. A keresőoptimalizálási projekt végrehajtásának koordinálása a DG IPOL (és a „bizottságok” részt illetően a DG EXPO) számára. Egyéb projektek (pl. CODE weboldal, a DG EXPO szatellitoldalai) koordinálása, a Parlament intranetes oldalának átdolgozása és más oldalak migrációja;

—

a DG EPRS szakpolitikai osztályai és szervezeti egységei kiadványainak kezelése a nyilvántartásban; támogatás nyújtása e szervezeti egységeknek a szerkesztés területén, munkáik láthatóbbá és hozzáférhetőbbé tétele (többek között az Europarl „Supporting Analyses” oldalain, az IPOLneten, a PoldepNeten és a parlamenti intraneten keresztül). A közös hírlevél és a rendezvényeken – pl. parlamentközi üléseken és újságírói szemináriumokon – kiosztott tematikus brosúrák elkészítése; segítségnyújtás az új technológiák (pl. QR kódok) használatában;

—

az Unió által kiadott tájékoztatók készítésének és közzétételének koordinálása; rendszeres frissítésük elősegítése és ösztönzése; tájékoztatók készítése az intézmény három munkahelyén és a tagállamokban szervezett egyedi rendezvényekre (nyílt napok, parlamentközi bizottsági ülések, újságírói szemináriumok, az érdekelt feleknek szóló rendezvények stb.); a tájékoztatók kezelését és közzétételét biztosító új eszköz fejlesztése, weboldalak átdolgozása;

—

szerkesztési útmutatók készítése a kommunikációs termékekhez és eszközökhöz; tanácsadás a kommunikáció területén felmerülő igényekkel és eszközökkel, valamint szerkesztési kérdésekkel kapcsolatban. Támogatás nyújtása a bizottságok kommunikációs tevékenységeihez kapcsolódó testreszabott képzések megszervezésében (szövegírás a digitális média számára, hírlevelek). Az online közzétett adatok védelmére vonatkozó iránymutatások meghatározásának támogatása. A főigazgatóság kommunikációs termékeinek vizuális identitásával kapcsolatos összehangolt megközelítés támogatása és biztosítása.

—

a DG IPOL-nak az intézmény nyílt napjain való részvételével kapcsolatos általános koordináció biztosítása, beleértve a más főigazgatóságokkal a közös (például bizottsági) standok érdekében folytatott együttműködést; a különböző termékek vagy egyéb anyagok szállításának, illetve előállításának biztosítása; a DG COMM „EYE” projektjének támogatása a DG IPOL és a DG EXPO hozzájárulásának koordinálása révén;

—

a főigazgatóság értesítőjének készítésével kapcsolatos koordináció; a DG IPOL tevékenységeinek az IPOLnet (intranetes oldal) útján történő népszerűsítése.

—

az Igazgatóság osztályainak és szervezeti egységeinek vezetése, koordinálása és irányítása;

—

az Igazgatóság vagy a Főigazgatóság képviselete különféle belső bizottságokban és intézményközi fórumokon;

—

a közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatainak ellátása;

—

hatékony és rendszeres tanácsadás és támogatás a közbeszerzések, a szerződések és a költségvetési gazdálkodás területén tevékenykedő szervezeti egységeknek; a horizontális egységek által az A, B és D igazgatóságok operatív egységeinek nyújtott támogatás elmélyítése és minőségi szempontú javítása, a Főigazgatóság kockázatkezelésének összehangolása és cselekvési tervek készítése;

—

a Főigazgatóság emberi erőforrásokra vonatkozó politikájának rövid és hosszú távú előmozdítása, ideértve a karriertervezést és a szakmai továbbképzést;

—

az informatika területén tevékenykedő egységeknek nyújtott, az EP normáinak megfelelő, minőségi támogatás biztosítása és a Főigazgatóság egyedi informatikai projektjeinek fejlesztése;

—

a Főigazgatóság horizontális feladatainak irányítása (biztosítások, a csökkent mozgásképességű személyek számára való megközelíthetőség, mobilitás és EMAS-auditok összehangolása);

—

a Főigazgatóság előjogaival összhangban álló kommunikációs politika fejlesztése;

—

az álláshirdetések kezelésének és a felvételi beszélgetések megszervezésének biztosítása, a főigazgató támogatása az értékelési időszakban (az eRapnot alkalmazás felügyelete), az értékelők/értékeltek listáinak ellenőrzése, az érdempontokat tartalmazó táblázatok naprakésszé tétele, karriertanácsadás a Főigazgatóság személyzete számára, kapcsolattartási pont a többi főigazgatóság személyzeti ügyekkel foglalkozó ügyintézői számára;

—

a pénzügyi célkitűzések tiszteletben tartása mellett a kiküldetési organigrammok, a kapcsolódó kiküldetési megbízatások és költségvetési keret kezelése;

—

a képzési szükségletek meghatározása az osztályvezetőkkel közösen, a Főigazgatóság személyzetének képzésére vonatkozó hároméves terv felállítása, az éves terv végrehajtása, a képzések és a kapcsolódó kiküldetések költségvetési kereteinek kezelése;

—

a túlórákkal, a „szolgáltatásnyújtással” és a „pihenőidőszakokkal” kapcsolatos adatok kezelése, a túlórák költségvetési kerete kezelésének és nyomon követésének biztosítása;

—

a Főigazgatóság belső dokumentumkezelési hálózatának (állománykezelési táblázat és osztályozási terv) és a GIDOC (osztályozási terv, informatikai rendszer, képzés, állománykezelési táblázat) rendszernek az összehangolása;

—

a Főigazgatóság szintjén a személyes adatok védelme összehangolásának és a hatályos szabályok tiszteletben tartásának biztosítása.

—

kapcsolattartás biztosítása a pénzügyekkel foglalkozó szervezeti egységekkel (DG FINS, Belső Ellenőrzési Osztály, Számvevőszék, BUDG és CONT bizottság);

—

a költségvetés elkészítésének és nyomon követésének összehangolása, a költségvetés végrehajtásának (átcsoportosítások, transzferek) nyomon követése és a területtel kapcsolatos statisztikák készítése;

—

a pénzügyi dokumentumok (az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek, ingatlanjelentés, állásfoglalások) készítésének összehangolása;

—

pénzügyi jellegű tanácsadás a megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselők és a pénzügyekkel foglalkozó tisztviselők számára;

—

a Főigazgatóság utólagos ellenőrzésének biztosítása.

—

rendszeres kapcsolattartás biztosítása a költségvetési terület fő szereplőivel (nevezetesen a DG FINS főigazgatósággal, a BUDG és CONT bizottsággal és tagjaikkal, a belső és külső ellenőrökkel (Számvevőszék), a Főtitkári Hivatallal és az Elnöki Hivatallal), az utasítások és információk terjesztése (például a költségvetési rendelet felülvizsgálatai, külső vagy belső utasítások) a Főigazgatóság szervezeti egységeinél;

—

a megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő által kért valamennyi pénzügyi dokumentum (például időközi és éves tevékenységi jelentések, költségvetési jelentések, ingatlanjelentések, 203. cikk) elkészítésének összehangolása;

—

többéves költségvetési tervezés biztosítása, az előkészítő dokumentumok elkészítésének összehangolása, a Főigazgatóság költségvetése elkészítésének nyomon követése (előzetes költségvetési javaslattervezet és költségvetési javaslattervezet);

—

a költségvetés végrehajtásának nyomon követése, ideértve az előirányzat-átcsoportosítási kérelmek elkészítését és a pénzügyi irányítással kapcsolatos statisztikák készítését;

—

a FINORD adminisztrációjának biztosítása és a pénzügyekkel foglalkozó tisztviselők támogatása;

—

új pénzügyi rendszerek (FMS stb.) fejlődésének nyomon követése;

—

a Főigazgatóság költségvetési tranzakciói előzetes ellenőrzésének biztosítása;

—

a Főigazgatóság ajánlati felhívásai előzetes ellenőrzésének biztosítása;

—

a Főigazgatóság tendereljárásainak összehangolása, az ajánlati felhívások formai és eljárási egységességének biztosítása, a folyamatban lévő eljárások nyomon követése, jelentéstétel;

—

a WebContracts és a PMP alkalmazás kezelésének és a központi kódolás biztosítása, a közbeszerzések programozásának nyomon követése;

—

a tendereljárások és szerződések, valamint a banki garanciák (eredet) dokumentumai archiválásának biztosítása;

—

a Főigazgatóság valamennyi költségvetési dokumentuma archiválásának biztosítása;

—

támogatás és segítségnyújtás biztosítása a felhasználóknak az informatikai eszközök használata kapcsán;

—

az informatikai rendszerek irányítása, alkalmazása és fejlesztése, a felhasználói fiókok kezelése és a hálózati erőforrások biztonsága;

—

éves informatikai terv készítése és a projektek nyomon követésének biztosítása;

—

az informatika területén tevékenykedő szervezeti egységek elemzése és tanácsadás számukra, valamint segítségnyújtás ajánlattételi feltételeik informatikai részének megszerkesztésében;

—

a különböző osztályok által használt alkalmazások elemzése, kidolgozása, fejlesztése és karbantartása;

—

a személyzet számára megfelelő berendezések és szoftverek rendelkezésre bocsátása és frissítésük (ideértve a leltárkezelést is) biztosítása;

—

telefonrendszer kezelése (nemzetközi mobil távközlés).

—

a képviselőknek és a személyzetnek szóló közlemények szerkesztésének és közzétételének biztosítása;

—

a DG INLO weblapjai tartalmának frissítése és összehangolása az EP Intranet DG ITEC által modernizált struktúrájával;

—

a DG INLO képviselete olyan belső szervezésű rendezvényeken, mint a nyílt nap, a Zöld Hét, a Mobilitási Hét, a Hulladékcsökkentési Hét stb.

—

a fogyatékossággal élő személyek általi megközelíthetőséggel foglalkozó politika fellépéseinek meghatározása és az e politika keretében meghatározott fellépések támogatása;

—

a tűzkár elleni biztosítások, a felelősségbiztosítások, a közlekedési és gépjármű-biztosítások kezelése;

—

a Főigazgatóság környezetvédelmi szakpolitikájának keretében meghatározott fellépések összehangolása, elemzése és támogatása;

—

a mobilitási politika végrehajtása és fejlesztése;

—

a munkahelyi kockázatmegelőzéssel és jólléttel kapcsolatos kérdések összehangolása és elemzése, továbbá ezek nyomon követésének biztosítása a „Munkahelyi Kockázatmegelőzési és Védelmi Szolgálattal” és a „Munkahelyi Megelőzési és Védelmi Tanácsadó Bizottsággal” együtt;

—

levegő- és vízelemzések, valamint az épületek, a környezet és a megközelíthetőség szabályoknak való megfelelősége ellenőrzésének garantálása.

—

a Konferenciaszervezési Igazgatóság osztályainak és szervezeti egységeinek vezetése, koordinálása és irányítása;

—

az Európai Parlament üléstermeivel kapcsolatos igazgatási teendők ellátása, értekezletek szervezése az intézmény három munkahelyén kívüli helyszíneken, illetve a Főtitkárság és a képviselőcsoportok szervezeti egységeinek technikai támogatása;

—

részvétel és az igazgatóság, illetve adott esetben a főigazgatóság képviseletének ellátása a főigazgatóságon belüli és a többi főigazgatósággal közösen alkotott különféle bizottságokban vagy munkacsoportokban, intézményközi testületekben stb.;

—

a közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselői hatáskör gyakorlása.

—

a technikai támogatás biztosítása az Európai Parlament minden értekezlete esetében, illetve felvétel készítése az értekezletekről;

—

az intézmény három munkahelyszínén a műszaki berendezések karbantartásának biztosítása;

—

az intézmény három munkahelyszínén a műszaki berendezések korszerűsítésének felügyelete;

—

az egyedi eszközök készleteinek kezelése;

—

a hangosítás/hangfelvétel-készítés biztosítása az üléstermeken és a három munkavégzési helyszínen kívül;

—

a konferenciatechnikusok helyszínekre beosztásának irányítása;

—

az ajánlattételhez szükséges dokumentációk kidolgozása, illetve az anyagbeszerzéssel és külső vállalkozások szolgáltatásainak megrendelésével kapcsolatos adminisztratív eljárások intézése;

—

az üléstermekben való teremőri szolgálat biztosítása az európai parlamenti szervek összes ülése alkalmával, beleértve a plenáris üléseket;

—

segítségnyújtás protokollrendezvények és más események alkalmával, továbbá egyedi vagy eseti segítségnyújtás biztosítása;

—

az osztály irányítása és a teremőrök szolgáltatásainak koordinálása;

—

hivatalos plakátok, kordonok, feliratok elhelyezése;

—

a harmadik felek rendezvényeinek szervezése az Európai Parlamentben;

—

az üléstermekkel kapcsolatos igazgatási teendők ellátása, valamint az EP-szervek, a képviselőcsoportok, a főigazgatóságok és a többi intézmény értekezleteinek feltöltése a Pericles alkalmazásba; az MRS alkalmazás e tevékenységekre való fokozatos bevetésének nyomon követése;

—

a Főtitkárság és a képviselőcsoportok szervei által a három munkahelyen kívül tartott értekezletek előzetes szervezése és adminisztratív ügyintézése;

—

a tolmácsolás iránti igények kezelése a tolmácsolási erőforrások hatékonyabb felhasználásáról szóló, 2011. december 12-i elnökségi határozat értelmében, az IPOL főigazgatóság ülésnaptárért felelős szolgálatával együttműködve; az MRS alkalmazás e tevékenységekre való fokozatos bevetésének nyomon követése;

—

a külső szervezetek által az Európai Parlament helyiségeinek igénybe vételére vonatkozóan benyújtott kérelmek kezelése és nyomon követése, ideértve a főtitkár vagy adott esetben a főigazgató által aláírandó válaszok elkészítését;

—

kapcsolattartás a képviselőcsoportokkal, a programozásért felelős osztállyal és a szabadúszó konferenciatolmácsokért (AIC, agents interpretes de conférence) felelős osztállyal a tolmácsolási kérelmek többnyelvűségi magatartási kódexnek megfelelő technikai megvalósíthatóságáról; a nyelvi összetétel tekintetében az utolsó percben bekövetkezett változások érvényesítése a rendelkezésre álló tolmácsolási erőforrások függvényében;

—

a szolgálat tevékenységeire előirányzott költségvetés igazgatása a Költségvetési Osztállyal együttműködésben;

—

a kereteken kívüli, valamint az intézmény igazgatási szerveitől érkező, tolmácsolás iránti kérelmekre vonatkozó szakvélemények megírása.

—

az Infrastruktúrák és Felszerelések Igazgatósága osztályainak és szervezeti egységeinek vezetése, koordinálása és irányítása;

—

a kinevezésre jogosult hatóság hatásköreinek gyakorlása;

—

a projektirányítás biztosítása;

—

az intézmény képviselete különféle belső bizottságokban és intézményközi fórumokon;

—

az átruházott felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatainak ellátása;

—

az informatikai infrastruktúrák, például az adatközpontok és a hálózatok, továbbá az egyéni felhasználói felszerelések, a telefonok, a videokonferencia, az informatikai előírások és az informatikai biztonság irányításának felügyelete;

—

Az osztály koordinációjának biztosítása, a terület egészének (beszerzések/megrendelések/végrehajtás/szállítások/kifizetések) igazgatási és pénzügyi irányítása és a humán erőforrások irányítása.

—

Az informatikai hálózati infrastruktúra működésével és teljesítményével kapcsolatos problémákra megoldások kidolgozása és a problémák megoldása, a külső hozzáféréseket (Internet, Testa, EPNet stb.) és az PKI-architektúrákat is ideértve;

—

az érintett rendszerek (tűzfal, DNS, proxy, LAN-architektúra, külső hozzáférések) fejlesztéséhez szükséges műszaki tervezés biztosítása;

—

a hálózatbiztonsági architektúrák fejlesztésének irányítása a projektekhez (VOD, streaming, számítógépközpont, az integrált kommunikációs programot és az e-mailt szolgáló vállalati architektúra) kapcsolódó új szükségletek támogatására;

—

a technológia nyomon követésének biztosítása, valamint tanácsadás nyújtása a főigazgatóságok és a képviselőcsoportok számára a hatáskörébe tartozó területeken.

—

A hálózati és távközlési infrastruktúra-telepítési projektek irányításának és igazgatásának biztosítása a három fő munkahelyszínen és a kapcsolattartó irodákban;

—

a hálózatok és a távközlés területén a „projektekre” vonatkozó költségvetés irányításának, igazgatásának és végrehajtásának biztosítása; ajánlati felhívási eljárások indítása és nyomon követése a hálózatok és a távközlés területén;

—

a kábelinfrastruktúra és a technikai helyiségek felszerelése területére vonatkozó projektek irányításának és igazgatásának biztosítása a három fő munkahelyszínen és a kapcsolattartó irodákban;

—

a DG ITEC elsődleges kapcsolattartói szerepének ellátása a DG INLO számára az energia és a légkondicionálás területén, valamint a DG INLO ingatlanprojektjeivel kapcsolatban;

—

a szolgálat tevékenységével kapcsolatos igazgatási és költségvetés-végrehajtási feladatok összehangolása és végrehajtása.

—

A vállalati IT-infrastruktúrákkal kapcsolatos (adatközpontbeli) nagy projektek és a kapcsolódó horizontális projektek irányítása;

—

tanácsadás és „3. szintű” támogatás nyújtása az intézmény egyéb szervezeti egységei számára a szolgálat szakterületéhez tartozó területeken;

—

a szolgálat tevékenységével kapcsolatos igazgatási és költségvetés-végrehajtási feladatok összehangolása és végrehajtása.

—

Az EP standard konfigurációinak (desktopok, laptopok, MAC, hibrid gépek, táblagépek) kialakítása, kezelése és támogatásának biztosítása;

—

a standard konfigurációkhoz kapcsolódó rendszerek (SCCM, EPINCO, SURVEYOR, RDS/VDI stb.) kialakítása, kezelése és támogatásának biztosítása;

—

javaslatok megfogalmazása a főigazgatóságok és képviselőcsoportok számára, valamint az alkalmazások tesztelési környezeteinek fenntartása;

—

az ORACLE termékkel kapcsolatban a nyomon követés és támogatás biztosítása az EP informatikai egységei számára;

—

a szolgálat tevékenységével kapcsolatos igazgatási és költségvetés-végrehajtási feladatok összehangolása és végrehajtása.

—

Az osztályon belüli három szolgálat feladatai ellátásának biztosítása;

—

az osztály és a szolgálatok irányításának biztosítása.

—

Az integrált kommunikációs program („Unified Communications”) lefolytatása és egységességének biztosítása, az e-mailt, az IP-alapú telefonálást, a több helyről elérhető vezetékes és mobil faxolást, a hírközlési erőforrások integrált irányítását is beleértve;

—

az integrált kommunikációs program („Unified Communications”) szolgáltatásainak meghatározása, irányítása és működtetése;

—

a belső és külső, vezetékes és mobil telefonszolgáltatás irányításának és működőképességének biztosítása;

—

a videokonferenciák, a VoIP-, web- és audioösszeköttetés működésének és támogatásának intézményen belüli és kifelé történő biztosítása;

—

a televíziós terjesztés működésének, támogatásának és működőképességének biztosítása a brüsszeli és strasbourgi munkahelyszíneken;

—

az e-mail-szolgáltatás második szintű támogatásának biztosítása, a nyújtott szolgáltatás egységességének és fejlesztésének biztosítása;

—

támogatás biztosítása rendezvényeken (JPO, EYE stb.), a távmunkások számára, egyedi vonalak kiépítése és nyomon követése.

—

Az egyéni, csoportos (hardver- és szoftver-), illetve vállalati (szoftver-) felszerelésekkel kapcsolatos politika folytatása, ami magában foglalja: a technikai támogatást (a géppark frissítése, hibaelhárítás, javítás), az igazgatási támogatást (HW/SW parancsok meghatározása, szállítmányok nyomon követése, selejtezés), a logisztikai támogatást (beszerzések, szállítások, üzembe helyezés, tárolás, költöztetés, a leltár kezelése, selejtezés), valamennyi vállalati szoftver („corporate” licenc) kezelését;

—

minden egyéni felszerelés (PC/monitor/nyomtató/telefon/TV) mozgatásának, üzembe helyezésének és javításának irányítása a Parlament valamennyi felhasználója számára;

—

a terület egésze igazgatási, pénzügyi és szerződéses irányításának biztosítása (beszerzések/megrendelések/végrehajtás/szállítások/kifizetések);

—

a licencirányítás leltárának működtetése.

—

Az alkalmazandó politika meghatározása és a távközlési szolgáltatások irányítása (fix és mobil telefonálás, internet-hozzáférés, a kapcsolattartó irodák hálózata, a munkahelyközi EPINET hálózat, távmunkások) a külső szolgáltatókkal és a belső felhasználókkal szemben;

—

a használat ellenőrzése és nyomon követése, a közép- és hosszú távú fejlemények elemzése és előre jelzése;

—

a terület egésze igazgatási és szerződéses irányításának biztosítása (beszerzések/megrendelések/végrehajtás/szállítások/kifizetések).

—

Az elektronikus szavazási infrastruktúra fejlesztésének meghatározása, megtervezése és megvalósítása (HW/SW) a plenáris üléstermekben és a bizottságok üléstermeiben;

—

a szavazások működtetése, kezelése és biztosítása a plenáris ülések, bizottsági és képviselőcsoporti ülések és más rendezvények (Euroscola stb.) alatt;

—

a terület egésze igazgatási, pénzügyi és szerződéses irányításának biztosítása (beszerzések/megrendelések/végrehajtás/szállítások/kifizetések).

—

Az informatikai központ és az informatikai hálózat üzemben tartásának és működésének biztosítása;

—

a műveleteket támogató alapszolgáltatások megszervezése és irányítása (kapacitáskezelés, operatív biztonságirányítás, szolgáltatásfolytonosság stb.);

—

tárhely biztosítása az EP informatikai rendszerei számára;

—

az infrastruktúra fejlesztésének támogatása;

—

a humán erőforrások kezelésének biztosítása;

—

a szerződéses, költségvetési és igazgatási irányítás biztosítása.

—

Az alapvető informatikai infrastruktúra szolgáltatásainak irányítása és igazgatása (Active Directory, DNS, NTP, Windows-szerverek, Unix- és Linux-szerverek,, virtualizációs szolgáltatás, alapvető adatszolgáltatások, biztonságimentés-szolgáltatás, SAN és NAS-tárolás);

—

a második szintű ügyfélszolgálat biztosítása a nap 24 órájában, az év 365 napján (szerverek, tárolás és hálózat);

—

az informatika üzemeltetésének felügyelete, irányítása és működtetése a nap 24 órájában (e-mail-szolgáltatás, SharePoint platform, az EP internetes jelenléte, az EP intranete, az EP különböző szervezeti egységei által használt alkalmazások);

—

az IP-hálózat felügyelete, irányítása és működtetése a nap 24 órájában (munkahelyközi alaphálózat, helyi hálózat a három munkahelyen, WIFI-hálózat, összeköttetések a kapcsolattartó irodákkal, TOIP-infrastruktúra, videokonferencia-infrastruktúra, VOD-kódoló infrastruktúra, külső kapcsolatok (internetszolgáltató, más intézmények, más igazgatások)).

—

Az informatikai központok tárhelyplatformjainak üzembe helyezése és működtetése: Solaris, Windows, Linux, VMware;

—

az informatikai központok kapacitásának irányítása és igazgatása: a tárhelyplatformok kapacitása, a tárhelyszolgáltatás (SAN/NAS) kapacitása;

—

a szolgáltatások működése folytonosságának biztosítása: ellenálló képesség, a vészhelyzeti helyreállítás végrehajtásának képessége, az infrastruktúrák biztonsága és sértetlensége;

—

a hálózatüzemeltetési eszközök rendelkezésre bocsátása és működtetése: felügyelet, CMDB, jelentéstétel stb.;

—

az Ikt-műveletek osztálya adatközpontjainak és technikai helyiségeinek irányítása: szállítások, berendezések üzembe helyezése, állománykezelés stb.

—

Az EP informatikai infrastruktúráján belül az új szoftverek vagy elemek beélesítésének biztosítása (tervezés, humán és anyagi erőforrások rendelkezésre állása, alkalmazkodás az osztály operatív korlátaihoz);

—

változásmenedzsment és a munkafolyamatok nyomon követése: „release and change management”;

—

terhelési és regressziós tesztek végrehajtása (tervezés, az erőforrások irányítása és megvalósítás);

—

a rendkívüli kérelmek összehangolása és elbírálása (fokozott kockázatok, jelentős hatások, szabványonkívüliség);

—

az osztály szolgáltatási jegyzéke rendelkezésre állásának, kiigazításának és fejlesztésének biztosítása.

—

az Igazgatóság osztályainak vezetése, koordinálása és irányítása, az osztályok közötti információcsere biztosítása;

—

a közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatainak ellátása;

—

hozzájárulás a biztonság területén a célkitűzések és stratégiák meghatározásához, valamint azok érintett szervezeti egységek általi végrehajtásához;

—

a Főigazgatóság igényeinek megfelelő, a szükségletekhez igazított személyzeti politika és igazgatás biztosítása és elfogadása, munkaterület szerint optimalizálva az emberi erőforrásokat, biztosítva a személyzet képzését és továbbképzését, a biztonsági személyzetre vonatkozó tervezés és az akkreditáció irányítását;

—

a biztonsági követelményeknek megfelelő megoldások folyamatos biztosítása az épületekre és a műszaki berendezésekre vonatkozó prevenciós szolgáltatások és távellenőrzés révén;

—

a Főigazgatóság szerződései, programozása és közbeszerzései költségvetési és pénzügyi irányításának ellátása;

—

az intézmény fizikai biztonsági rendszerei üzembe helyezésének, működtetésének és karbantartásának biztosítása a három helyszínen – a biztonság terén korszerű koncepció és technológia biztosítása az intézmény számára, gondoskodva a folyamatos működésről (iPACS – „integrált parlamenti belépés-ellenőrzés”);

—

a három munkahelyszínen lévő valamennyi parlamenti épület védelmi szintjének fokozásáról és az épületeket körülvevő külső biztonsági övezetek kialakításáról szóló elnökségi határozatok végrehajtása;

—

az Európai Parlament tagállamokban működő kapcsolattartó irodáiban alkalmazott biztonsági intézkedések értékelése, kiigazítása és összehangolása;

—

A „Security Management Steering Committee” (biztonsági irányítóbizottság) titkárságának és a „Network of Security Correspondants” (biztonsági kapcsolattartók hálózata) irányításának biztosítása;

—

az Európai Parlament mindhárom munkahelyszínén azonos intézkedéseket végrehajtva a hét minden napján 24 órás ügyelet biztosítása, valamint az általános biztonsággal és a tűzvédelemmel kapcsolatos minden aspektusra vonatkozó nyomon követés és visszajelzés biztosítása;

—

a képviselők, a személyzet, a küldöttségek és a látogatók segítése a munkaidő alatt a megelőzési és biztonsági szervezeti egységekkel együttműködésben;

—

a munkaidőn kívül (éjjel, hétvégén, munkaszüneti napokon) működő általános biztonsági és tűzvédelmi rendszer létrehozásának biztosítása Brüsszelben és Strasbourgban; a luxembourgi internalizálásra vonatkozó dokumentáció kezelése, egyúttal az őrző-védő cég ellenőrzésének folytatása;

—

kiváló kommunikáció és proaktív interakció biztosítása a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság „A” és „B” igazgatóságaival és az intézmény különböző érintett szervezeti egységeivel (Protokoll Osztály, orvosi szolgálat, infrastruktúra stb.)

—

az Európai Parlament megfelelő működését érintő válsághelyzetekben a biztonsági intézkedések valós időben történő hozzáigazítása az intézmény biztonsági szükségleteihez, az érintett szervezeti egységek közötti hatékony kapcsolattartás, valamint a nemzeti segélyhívó szolgálatokkal és biztonsági szolgálatokkal való kommunikáció biztosítása;

—

információk gyűjtése, feldolgozása és minősítése; megfelelő megoldások kidolgozása, az intézkedések koordinálása és ellenőrzésük biztosítása. visszajelzés az érintett szervezeti egységek felé;

—

az Európai Parlament épületeiben bekövetkező incidensek és/vagy konfliktushelyzetek kezelésének segítése a vezérlőtermen keresztül.

—

a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság több mint 700 munkatársára vonatkozó éves tervezés biztosítása és szinergiák kialakítása az operatív szervezeti egységekkel, különösen a „Need to Know” csoporttal az intézmény parlamenti tevékenységgel kapcsolatos valamennyi biztonsági igényének teljesítése, valamint a munkatársak számára a munka és a magánélet közötti egyensúly garantálása érdekében; a tervezést segítő informatikai eszközök kifejlesztése az intézmény kapacitására, rugalmasságára és átláthatóságára vonatkozó követelmények teljesítése érdekében;

—

a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság új személyzeti igazgatási politikájának meghatározása és végrehajtása. a Főigazgatóság humán erőforrásai kezelésének biztosítása: tisztviselők és egyéb alkalmazottak szakmai előmenetele (versenyvizsgák, munkaerő-felvétel, minősítés, mobilitás, személyzet, külső tevékenységek, felmondások, nyugdíjak, juttatások stb.), munkakörülmények, a létszámtervben szereplő álláshelyek (álláshelyek felminősítése, Ringbook mozgások stb.) és a Főigazgatóság költségvetési keretei (kiküldetések, szerződéses alkalmazottak, kölcsönmunkaerő, képzések);

—

a biztonsági személyzet szakmai felkészültségét fejlesztő és tehetséggondozó program kidolgozása a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság szükségleteinek megfelelően; az integrált készségfejlesztést szolgáló eszköz bevezetése; a Főigazgatóság képzési igényeinek meghatározása az új biztonsági és műszaki készségek elsajátításának garantálása és az Európai Parlament szükségleteinek kielégítése érdekében; képzési terv kidolgozása a Főigazgatóság számára, és a terv megfelelő végrehajtásának biztosítása a képzési célkitűzések elérése érdekében;

—

személyzet jóllétével kapcsolatos politika végrehajtása a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóságon a munkatársak számára a lehető legjobb munkakörülmények garantálása érdekében a hatályos szabályokkal összhangban; a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság által igénybe vett irodákra vonatkozó átfogó elgondolás véglegesítése, az ingatlankezelés (GBI), az eszközök és az éves egyenruha-ellátás, valamint a 700 munkatárs és koordinátor védelmének biztosítása.

—

a költségvetés irányítása, azaz koordináció, támogatás, tanácsadás és a szervezeti egységeknek nyújtott segítség biztosítása a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság költségvetése előkészítésének és végrehajtásának biztosítása érdekében; a szerződések és/vagy megrendelések végrehajtásának költségvetési nyomon követése (előkészítés, a kötelezettségvállalási és kifizetési akták ellenőrzése és a címzett bevételek kezelése); az Európa Házak biztonsági kiadásai kiigazításainak végrehajtása; kapcsolattartás a vállalkozókkal; beszedési utalványok és héamentességek kidolgozása;

—

a közbeszerzés és a szerződések irányításának biztosítása, nevezetesen koordináció, támogatás, tanácsadás és a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság operatív szervezeti egységeinek nyújtott segítség biztosítása a Főigazgatóság ajánlati felhívásaira vonatkozó megfelelő éves programozás és annak nyomon követése érdekében; a pályázati dokumentáció elkészítése, az eljárások elindítása (többek között az e-pályáztatás útján), a közbeszerzés irányításának és nyomon követésének biztosítása a szerződések odaítéléséig; a szerződések végrehajtásának biztosítása és a szerződésmódosítások elkészítése;

—

a közbeszerzési eljárások és költségvetési intézkedések előzetes ellenőrzésének, a jó pénzügyi leltár (ELS) és az összes költségvetési aktus és az azokkal kapcsolatos igazoló dokumentumok, valamint közbeszerzési eljárásokra vonatkozó dokumentáció megőrzésének biztosítása;

—

az időszakos és éves tevékenységi jelentések, a Parlament (BUDG és CONT bizottság) költségvetési állásfoglalásaira és kérdőíveire és az ellenőrző szerveknek (belső ellenőr, Számvevőszék stb.) adandó válaszok elkészítése; a belső ellenőrzésre vonatkozó minimumszabályok – beleértve az érzékeny feladatköröket és a kockázati nyilvántartást – nyomon követése;

—

az egyetértési megállapodás által generált lehetséges költségek költségvetési nyomon követésének és érvényesítésének biztosítása valamennyi európai parlamenti szerződés esetében, a Biztonsági és Védelmi Főigazgatóság képviselete a Közbeszerzési Fórum, az InterDG Steering group Finance és az EMAS (többek között a GT GPP és a Waste Committee),a GIDOC, a GEDA irányítóbizottság, az FMS munkacsoportokban,

—

a fizikai biztonsági rendszerek üzembe helyezésének, működtetésének és karbantartásának biztosítása a három munkahelyszínen (Brüsszel, Strasbourg, Luxembourg);

—

az ikt-műveletek, az informatikai támogatás és az informatikai rendszerek fejlesztésének garantálása;

—

a közbeszerzések lefolytatásának és tervezésének, valamint a technológiai rendszerek és a fizikai biztonság költségvetése végrehajtásának biztosítása;

—

az EP kapcsolattartó irodáiban a fizikai biztonsági rendszerek üzembe helyezése ellenőrzésének biztosítása a többi érintett szervezeti egységgel együttműködve;

—

az információbiztonsági politika végrehajtásának előkészítése, irányítása és ellenőrzése.