29.1.2011   

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

C 31/1

1.

Az Európai Központi Bank (EKB – „a bank”) és az uniós tagállamok nemzeti központi bankjai alkotják együttesen a Központi Bankok Európai Rendszerét (KBER). A KBER elsődleges célja az árstabilitás fenntartása. Az uniós célkitűzések elérésének elősegítése érdekében a KBER ezenkívül támogatja az Európai Unió általános gazdaságpolitikáját is (1). Az EKB e cél érdekében végrehajtja az alapokmányában (2) meghatározott feladatait, és felel a tevékenységei, illetve pénzügyei irányításáért.

2.

Az EKB működési hatékonyságát az Európai Számvevőszék a Központi Bankok Európai Rendszere és az Európai Központi Bank alapokmányáról szóló jegyzőkönyv 27. cikkének (2) bekezdése (3) értelmében ellenőrzi. A 2009-ben végzett ellenőrzés az EKB által a humánerőforrás-gazdálkodásra vonatkozóan létrehozott szabályokra, eljárásokra és rendszerekre irányult.

3.

A Kormányzótanács az Igazgatóság javaslata alapján megállapítja az EKB személyzetére vonatkozó alkalmazási feltételeket (4). Az EKB-nál a humánerőforrást szabályozó legfőbb dokumentumok az alkalmazási feltételek, a személyzeti szabályzat és az egyéb adminisztratív körlevelek, valamint az olyan konkrét témakörökre vonatkozó iránymutatások, mint a munkaerő-felvétel, az előléptetések, a mobilitás és a magatartási kódex. Az EKB teljes munkaerő-állománya „létszámtervben szereplő” és „létszámtervben nem szereplő” alkalmazottakból áll (2009 végén előbbiek száma 1 386, utóbbiaké pedig 278 volt). „Létszámtervben szereplő” alkalmazottak a következők: a KBER/nemzetközi szervezetek alkalmazottai (127), a (friss diplomásoknak szánt) egyetemi program résztvevői (24), a PhD hallgatók és egyéb diák gyakornokok (72), a kutató látogatók (9) és a szerződéses alkalmazottak (46). Ezenkívül az EKB konkrét igények kielégítésére tanácsadókkal is szerződést köt.

4.

A Számvevőszék az EKB ellenőrzésekor rotációs ellenőrzési módszert alkalmaz, vagyis évente más-más vezetési területet választ ki és vizsgál meg. A 2009-es ellenőrzés célja az volt, hogy a következő főbb ellenőrzési kérdések megválaszolásával felmérje, mennyire hatékonyan gazdálkodott az EKB a humánerőforrással:

5.

A Számvevőszék ezenkívül ellenőrizte az e területre vonatkozó korábbi, 2004-es ellenőrzése során megfogalmazott megállapításainak és ajánlásainak (5) hasznosulását is. Ez az ellenőrzés az EKB humánerőforrás-politikájának működési hatékonyságával foglalkozott a következők tekintetében: a munkaerő-felvétel és mobilitás; a javadalmazás és költségtérítések, illetve a távollétek kezelése.

6.

Az ellenőrzés csak az EKB „létszámtervben szereplő” alkalmazottaira (személyzet) vonatkozott, és a következő részekből állt:

7.

A személyzeti alkalmazási feltételeknek és szabályoknak teljes körűnek kell lenniük, azaz ki kell terjedniük a humánerőforrás-gazdálkodás valamennyi szempontjára, pl. a bérekre, a szabadságokra, a túlórákra, a kiküldetésekre, a próbaidőre, a távollétek kezelésére, a zaklatásra stb.

8.

A legfőbb személyzeti alkalmazási feltételek és szabályok áttekintése alapján megállapíthattuk, hogy azok teljes körűek. Az EKB jelenleg összesíti és rendezi személyzeti kézikönyvbe valamennyi szabályt és rendelkezést: a kézikönyv kiegészíti majd a Szolgálati eljárási kézikönyvet, amelynek szerkesztése 2007-ben kezdődött, és amelynek aktualizálására legutoljára 2009 márciusában került sor.

9.

A Számvevőszék korábban azt javasolta, hogy az EKB rendszeres időközönként mérje fel, hogy alkalmazási feltételei hasonlóak-e a többi uniós és pénzügyi intézmény feltételeihez (6).

10.

Az EKB korábban külön összehasonlító elemzést végzett a nyugdíjazás rendszerére (7) vonatkozóan, és néhány tematikus összehasonlítást is végzett az uniós intézményekkel, illetve más hasonló pénzügyi intézményekkel. Ezek az elemzések jelentősebb változást nem hoztak az EKB alkalmazási feltételei tekintetében. Az EKB véleménye szerint személyzeti feltételei összességében megfelelőek, amit bizonyít a személyzet alacsony fluktuációja (8), valamint az, hogy sikeres jelölt igen kevés esetben utasított el állásajánlatot.

11.

Munkaerő-kiválasztási szabályokra és eljárásokra szükség van ahhoz, hogy a munkaerő-felvételi eljárások átláthatóak, eredményesek, és emellett megfelelőek is legyenek. A Számvevőszék azt mérte fel, hogy az EKB:

12.

Teljes körű és egyértelmű munkaerő-kiválasztási szabályokat és eljárásokat kell alkalmazni, amelyek világosan és részletesen tárgyalják a folyamat minden fontos szakaszát. Ezeknek meg kell határozniuk, mely személy(ek) felelős(ek) a felvételi folyamat egyes szakaszaiért, és milyen döntések meghozatalára, illetve mely dokumentumokra van szükség.

13.

A munkaerő-felvételre vonatkozó általános szabályok teljes körűek, világosak és valamennyi érdekelt fél által könnyen hozzáférhetők. Átfogó kézikönyv létrehozására azonban nem került sor, és nem áll rendelkezésre ellenőrzési lista, amely bizonyítaná, hogy a felvételi ciklus minden egyes lépése során megfelelően jártak el.

14.

A munkaerő-felvételt a hatályos szabályoknak és eljárásoknak megfelelően kell végezni. A kiválasztási eljárásoknak arra kell irányulniuk, hogy olyan munkaerő felvételére kerüljön sor – időszerű és átlátható módon –, amely az állás betöltésére a leginkább megfelel.

15.

Az EKB kiválasztási eljárásai azt a célt szolgálják, hogy az EKB valamennyi alkalmazottját az Igazgatóság válassza ki, nevezze ki, illetve léptesse elő, megfelelően figyelembe véve a szakmai alkalmasság, a nyilvánosság, az átláthatóság, az egyenlő hozzáférés és a megkülönböztetésmentesség elvét (9).

16.

A számvevőszéki ellenőrzés során munkaerő-felvételi eljárásokat és közvetlen kinevezéseket egyaránt vizsgáltunk. Az általunk megvizsgált közvetlen kinevezésekről világos dokumentáció állt rendelkezésre, és azok az EKB hatályos szabályainak megfelelően történtek. A munkaerő-felvételi eljárásokra összetettebb folyamat jellemző, ezekre vonatkozóan az álláshirdetések és a kiválasztási eljárások témakörét ellenőriztük.

17.

Valamennyi munkaerő-felvételi eljárás során olyan álláshirdetést kell megfogalmazni, amely világosan tartalmazza az állás keretében végrehajtandó főbb feladatokat, valamint az állás betöltéséhez szükséges, illetve kívánatos iskolai és egyéb képesítések, képességek és tapasztalatok általános megnevezését. Az álláshirdetésben meg kell adni továbbá a szerződés jellegét és időtartamát, valamint a kiválasztási kritériumokat is. Minden álláshirdetést az EKB elektronikus munkaerő-felvételi rendszerén keresztül kell közzétenni, emellett azonban – szükség esetén – más közzétételi mód is választható.

18.

Az ellenőrzött álláshirdetések megfelelően meghatározták a kívánt szakmai tapasztalatot és képesítéseket, illetve az állás jellegét és a kiválasztási kritériumokat is. A jelentkezések beadására ésszerű határidőt adtak meg.

19.

Annak ellenére, hogy az EKB igyekezett ösztönözni alkalmazottai mobilitását, és olyan jelentkezőket vonzani, akiknek a profilja több szervezeti egységnél is alkalmazható, az állások betöltésének előfeltételei gyakran igen technikai jellegűek voltak. Ha nagy súlyt helyezünk igen specializált, technikai jellegű szaktudás meglétére, ez a későbbiekben általában megnehezíti az EKB-n belüli mobilitást. Az álláshirdetések megfogalmazásának megkönnyítése és a munkaerő vállalaton belüli mobilitásának potenciális előmozdítása érdekében érdemes meghatározni a különböző szolgálati szinteken elvárt feladatok elvégzéséhez szükséges alapképességeket, erre azonban nem került sor.

20.

Az EKB szabályzata szerint a kijelölt felvételi bizottságnak kell döntenie arról, hogy a kiválasztási eljárás tesztekből, írásbeli feladatokból vagy más kiválasztási eszközökből álljon. A felvételi eljárások során a felvételi bizottságnak mindegyik jelölttel legalább egyszer felvételi beszélgetést kell folytatnia. A vezetői képességek értékelését valamennyi betöltendő vezetői állás esetében külső tanácsadónak kell elvégeznie. A felvételi bizottság figyelembe vehet az állás szempontjából releváns, a jelölt korábbi alkalmazóitól, illetve az EKB-n belüli jelenlegi vagy korábbi feletteseitől származó referenciákat is. Az értékelésnek az álláshirdetésben megfogalmazott képesítésekre és szakmai tapasztalatra vonatkozó elvárásokon kell alapulnia.

21.

A kiválasztási eljárást követően a felvételi bizottságnak össze kell állítania következtetéseit az első körben kiválasztott jelentkezőkről, akiket alkalmasság szerint sorrendbe kell állítania. A felvételi bizottságnak ezután véleményeztetnie kell a jelöltlistát annak a szervezeti egységnek a vezetőjével, ahol a betöltendő álláshely található, illetve amennyiben az állás meghalad egy bizonyos beosztási szintet, akkor a Kormányzótanáccsal.

22.

Az általunk megvizsgált munkaerő-felvételi eljárások mindegyike során több módszer kombinációját alkalmazták a jelöltek alkalmasságának értékelésére (lásd: háttérmagyarázat).

Háttérmagyarázat

A munkaerő-felvételi eljárások során alkalmazott értékelési módszerek

23.

Az általunk megvizsgált munkaerő-felvételi eljárásokat időszerűen bonyolították le. A folyamat egyes szakaszaiban meghozott döntéseket a kiválasztási jegyzőkönyvben indokolták. Az ellenőrzött jegyzőkönyvek azonban csak szöveges értékeléseket tartalmaztak, és gyakran nem említették nyíltan az elért pontszámokat. Bár a kiválasztott jelöltek rendelkeztek a szükséges szakmai tapasztalattal és képesítésekkel, a legtöbb esetben nehéz volt nyomon követni, hogy az első körben pontosan hogyan választották ki őket. Az írásbeli tesztekre és a jelöltekkel való felvételi beszélgetésekre vonatkozóan főként leíró értékelések készültek, és sok esetben nem állítottak össze rangsorolási táblázatot, amelynek alapján az egyes jelöltek összehasonlíthatók lettek volna.

24.

Az olyan eljárások során, ahol a referenciákat is ellenőrizték, az ellenőrzések eredményét nem mindig dokumentálták a felvételi aktákban, sőt arra utaló bizonyíték sem volt fellelhető, hogy ezeket az eredményeket a felvételi bizottság valamilyen rendszerbe illeszkedve megtárgyalta volna.

25.

A Számvevőszék a következőket értékelte:

26.

A személyzeti teljesítményértékelési rendszer valamennyi szempontjára vonatkozóan világos iránymutatásokat kell kibocsátani. A személyzeti értékelési rendszerben meg kell határozni a szerepeket, és egyértelműen meg kell fogalmazni, hogy mi várható el az értékelőtől, illetve az értékelt alkalmazottól.

27.

Az EKB értékelési útmutatója bemutatja a bank által alkalmazott értékelési rendszer legfontosabb szempontjait. Az általuk használt értékelőlap a következő részekből áll: i. az értékelt alkalmazott teljesítményének áttekintése az előző évi értékelésben megfogalmazott feladatok és célok viszonylatában; ii. a teljesítmény átfogó értékelése az EKB értékei alapján; iii. a készségek szintjének áttekintése az EKB feladatainak viszonylatában; iv. feladatok és célok megfogalmazása a következő időszakra nézve; v. továbbképzésre és fejlődésre vonatkozó szakasz; vi. a két értékelő megjegyzéseinek összefoglalását tartalmazó szakasz; vii. az értékelt alkalmazott megjegyzéseit tartalmazó szakasz.

28.

Az értékelési eljárásra irányuló számvevőszéki elemzés során az alábbiakat állapítottuk meg:

29.

Az egyéni személyzeti értékelések során az EKB értékelési útmutatójának rendelkezései alapján kell eljárni. Az útmutató rendelkezéseit az egységes megközelítés és az alkalmazottak méltányos értékelése érdekében minden szervezeti egységnek következetesen kell alkalmaznia.

30.

A különböző szervezeti egységektől kiválasztott egyéni értékelések tesztelése a következő eredményeket adta:

31.

Az EKB-nak olyan megfelelő karrierfejlesztési politikát és eljárásokat kell kialakítania, amely a teljesítmény függvényében jutalmazza az alkalmazottakat, és ugyanakkor kellő motivációt is jelent számukra.

32.

A Számvevőszék áttekintette a karrierfejlesztési politikát és szabályokat, és egy kiválasztott mintán vizsgálta meg, hogy ezeket mennyire tartják be.

33.

Az alkalmazottak fejlesztése és a demográfiai kihívásokra történő válaszadás (11) – az elnök 2009-es levele (12) szerint e két tényező is szerepel az EKB elsődleges céljai között. Az EKB stratégiájával összhangban a létszámterv befagyasztása az utóbbi években a bank egyik kulcsfontosságú politikájává vált. A demográfiai kihívások és a létszámterv befagyasztása együtt komoly korlátot szabnak az alkalmazottak karrierbeli előmenetelének. Megállapíthattuk, hogy míg az alkalmazottak összlétszáma csak 3 %-kal nőtt, a létszámtervben nem szereplő alkalmazottak körén lényeges növekedés volt megfigyelhető (utóbbiak száma 2006-ban 154, 2009-ben pedig 254 volt).

34.

Az EKB ugyan támogatja a mobilitást (13), és szakmai továbbképzéseket is szervez a munkatársak számára, az azonban az alkalmazottakon áll, hogy ezeket a lehetőségeket hogyan használják ki és hogyan alakítják saját szakmai előmenetelüket. Nem létezik előre meghatározott karrierútvonal, és nincs automatikus előmenetel sem.

35.

Az EKB-nak az előléptetésekről és kiegészítő fizetésemelésekről szóló adminisztratív közleménye szerint az alkalmazottak csak az alábbiakat követően léptethetők elő:

36.

A fenti bekezdésben leírt eseteken kívül sor kerül még a bérek és bónuszok éves felülvizsgálatára is. Az EKB jutalmazási politikájának a célja, hogy jutalmazza az alkalmazott által nyújtott teljesítményt és eredményeket. Ennek érdekében a javadalmazási szintet annak függvényében állapítja meg, hogy az alkalmazott milyen mértékben járult hozzá az EKB céljainak sikeres eléréséhez. A munkatársak kétféle jutalomban részesülhetnek: fizetésemelésben és bónusz juttatásában.

37.

A Számvevőszék a következőket állapította meg:

38.

Az éves képzési tevékenységeket megfelelően kell megtervezni. Célzott képzéseket kell biztosítani például az újonnan felvett alkalmazottak, a vezetők és más, egyedi szakértelemmel rendelkező munkatársak számára. Minden képzési program során értékelni kell az adott program minőségét. A képzési tevékenységekkel kapcsolatos tájékoztatáshoz minden munkatársnak könnyen hozzá kell férnie, és lennie kell egy közös információs pontnak, ahol valamennyi képzésről információ szerezhető.

39.

Az EKB képzései kétfélék lehetnek: központosítottak vagy decentralizáltak. A központosított képzések valamennyi munkatárs számára nyitva állnak, ezeket az Emberi Erőforrás, Költségvetés és Szervezet Főigazgatóság, illetve az Informatikai Rendszerek Főigazgatósága irányítja. Decentralizált képzéseket az egyes szervezeti egységek szerveznek, főként speciális szakmai témákra vonatkozóan.

40.

Az ellenőrzés a 2009-es képzési program felülvizsgálatát, illetve három szervezeti egység képzési tevékenységeinek mintavételen alapuló tesztelését foglalta magában. A tesztek az alábbi eredményeket adták:

41.

A humánerőforrásra vonatkozó adatokat összevontan kell kezelni ahhoz, hogy az erőforrások tervezéséhez és nyomon követéséhez, illetve az azokról való beszámoláshoz teljes, megbízható és egységes adatforrások álljanak rendelkezésre.

42.

A HR-adatok egy részét (például a munkaszerződéseket) papíralapú személyi akták formájában dolgozzák fel és tárolják. Az EKB-nál jelenleg zajlik a digitalizált személyi akták bevezetése. Az Emberi Erőforrás, Költségvetés és Szervezet Főigazgatóság két fontosabb információs rendszert alkalmaz: az ISIS-t, illetve az e-recruitment rendszert, amelyet várhatóan 2011-ig fokozatosan megszüntetnek. Az ISIS egy SAP alapú szoftver, amelyet az EKB 2008 januárjában vezetett be. Az ISIS a humánerőforrás-gazdálkodás területén több feladatra is jelentős hatást gyakorolt. Számos modulja már használatban van, vagy jelenleg üzemelik be.

43.

Az ISIS portálhoz az intraneten keresztül az EKB valamennyi munkatársa hozzáfér. Az EKB alkalmazottai maguk felelnek a személyi adataik, például a bankszámlaszámuk vagy a személyes információik karbantartásáért. Az, hogy személyi adataikat maguk a munkatársak kezelik, javulást eredményezett az adatok minőségében.

44.

Noha az ISIS rendszer technikailag 2008 januárja óta üzemel, még 2009 végére sem jelölték ki, hogy melyik főigazgatóság az ISIS rendszergazdája. A rendszer ideiglenesen a projektirányító csoporthoz tartozott. Továbbá nem kötöttek szolgáltatásszint-megállapodást (SLA). A szolgáltatásszint-megállapodás elterjedt gyakorlat annak meghatározására, hogy a rendszerüzemeltető az információs rendszer felhasználói számára a szolgáltatások mely szintjét garantálja, illetve hogy a megállapodást aláíró feleknek milyen jogai és kötelezettségei vannak.

45.

Egy új információs rendszer bevezetése előtt felhasználói elfogadási tesztet kell készíteni, és felhasználókkal jóvá kell hagyatni a rendszert. Minden tesztnél fontos a megfelelő dokumentálás, felülvizsgálat és jóváhagyás, a teszteket rögzíteni kell a rendszerdokumentációban.

46.

A tesztelés sikeres befejezését követően a rendszernek alkalmasnak kell lennie a tényleges működési környezetben való bevezetésre. Ebben a szakaszban a felhasználók elvileg már kidolgozták az eljárásokat, és teljes körű képzésben részesültek az új rendszer használatát illetően. Az új rendszer bevezetését követően utólagos értékelést kell végezni annak igazolására, hogy a rendszert megfelelően tervezték meg és alakították ki, illetve hogy abba megfelelő kontrollokat építettek bele.

47.

Az ISIS HR-moduljait szakaszosan vezették be. A tényleges használatbavétel előtt mindegyik verzió esetében felhasználói elfogadási tesztekre és felhasználói elfogadó nyilatkozatok aláírására került sor. A Számvevőszék mintavételek alapján ellenőrizte, hogy az egyes verziókhoz kidolgoztak-e teszteseteket, és azokat dokumentálták-e. Két ellenőrzött tesztesetnél a dokumentáció a bevezetett eljárásra vonatkozó felhasználói segédletben merült ki.

48.

Az ISIS rendszer élőben való bevezetése előtt előzetes biztonsági értékelésre került sor, melynek során felmérték az informatikai kockázatokat, és a kockázatok kezelésére cselekvési terveket, illetve kontrollokat dolgoztak ki. Az ISIS kibocsátását megelőző biztonsági értékelés azonban több olyan feltételt is tartalmazott, amely nem teljesült. A rendszergazda – ez esetben az Emberi Erőforrás, Költségvetés és Szervezet Főigazgatóság – elfogadta a fennmaradó kockázatokat. A Számvevőszék szerint ezen kockázatok között van két olyan, amely jelentősnek bizonyulhat, és amelyet a titoktartás, az adatintegritás, illetve az információs eszközök hozzáférhetősége érdekében kezelni kellett volna.

49.

A felhasználók felkészítése érdekében az ISIS rendszer HR-moduljainak bevezetése során tantermi képzésekre és „gyakorlati” foglalkozásokra is sor került. Az új alkalmazottakat jelenleg kollégáik képezik ki a rendszerek használatára (pl. munkahelyi megfigyelés révén). Egyes felhasználói csoportok, például a vezetői asszisztensek vagy a külsős munkatársak számára képzéseket szerveznek. Az ISIS-ről havonta hírlevél jelenik meg, és készültek hozzá útmutatók, illetve segédletek, amelyek megtalálhatók az EKB belső honlapján.

50.

Az ISIS bevezetésére irányuló projekt még nem fejeződött be, ezért egyelőre nem került sor olyan utólagos felülvizsgálatra, amely igazolná, hogy a rendszer megtervezése és kialakítása megfelelő, és hogy abba a megfelelő kontrollokat beépítették.

51.

Az ISIS rendszerben eszközölt bármilyen változtatásról a folyamatgazdákkal kell megállapodni. Az ISIS rendszert érintő változtatások meghatározott szabványosított eseteihez gyorsított eljárást vezettek be. Az ellenőrzés során a gyorsított változtatáskezeléshez kapcsolódóan három működési eljárást vizsgáltunk meg. Az ezekre vonatkozó dokumentumok mindegyike előzetes jellegű volt. Nem állt rendelkezésre információ arról, hogy ezeket az eljárásokat ki fogja jóváhagyni és mikor.

52.

A személyzeti adatokat az adatvédelmi törvényekkel és szabályokkal összhangban kell kezelni. Az adatok különböző szintjeihez az alkalmazottaknak úgy kell hozzáférést biztosítani, hogy csak a számukra mindenképpen szükséges adatokat láthassák. Amennyiben a HR információs rendszerhez hozzáférő egyik alkalmazott elhagyja a részleget, akkor a hozzáférését meg kell szüntetni.

53.

Az EKB-nál értesítési eljárás van hatályban, amely arra kötelezi az illetékes ellenőrt, hogy a személyes adatokra vonatkozó új adatkezelési eljárások bevezetése előtt az adatvédelmi tisztviselőt az EKB intraneten, az adatvédelmi tisztviselő oldalán található online felületen keresztül értesítse. Az alkalmazottak személyes adatait részben az ISIS HR-moduljai kezelik. Az adatvédelmi tisztviselőt erről 2008 szeptemberében értesítették, noha az ISIS rendszer már 2008 januárja óta működött.

54.

Az ISIS rendszer HR-moduljában mindegyik alkalmazotthoz meghatározott felhasználói profilt rendeltek. A profiltípusok jóváhagyására az ISIS program vezető HR-szakértője kapott felhatalmazást.

55.

Megkaptuk azon alkalmazottak listáját, akik az ISIS-ben a HR-adatokra vonatkozóan „teljes hozzáférésű” profillal rendelkeznek, és értékeltük, hogy csak a megfelelő munkatársak kaptak-e ilyen profilt. Három esetben HR-hozzáférési jogot adtak külsős alkalmazottaknak (két szerződéses alkalmazottnak és egy szakértőnek), három másik esetben pedig rövid távra felvett alkalmazottak kaptak ilyen jogosultságot. Bár ez a hat munkatárs a különböző HR-csapatok szerves tagja, a külsős és rövid távra felvett alkalmazottaknak adott hozzáférés megnöveli azt a kockázatot, hogy nem tartható fenn egyes érzékeny személyes adatok titkossága. Négy esetben az ISIS-ben továbbra is megmaradt olyan alkalmazottak hozzáférési joga, akik időközben elhagyták az EKB-t.

56.

Az EKB munkatársai az intézményi tőke részét képezik, és az Igazgatóság továbbra is kiemelt figyelmet fog fordítani a humánerőforrás-gazdálkodásra (17). A HR-rel kapcsolatos tájékoztatási rendszereknek megbízható eszközül kell szolgálniuk a vezetők stratégiai és taktikai tervezését, illetve a napi ügyeket érintő döntéshozatalt segítő jelentések elkészítéséhez. A humánerőforrás-gazdálkodással kapcsolatos ügyekről rendszeresen be kell számolni a megfelelő időben. Az információkról teljes körűen és pontosan kell jelentést tenni.

57.

Az ISIS bevezetése jelentősen felgyorsította az EKB-nál az információáramlást, ugyanis mind a vezetők, mind a beosztottak bármikor egy rendszerben hozzáférnek a HR-adatokhoz. Ez a fejlesztés kiküszöböli a Számvevőszék 2004-es ellenőrzése során megállapított, a HR-adatok kézi validálásával kapcsolatos hiányosságokat.

58.

Tekintve, hogy az EKB-nál a humánerőforrás-gazdálkodás decentralizált módon lett kialakítva, ezért elsősorban a szervezeti egységek vezetői felelnek a szervezeti egységükben felmerülő HR-ügyek figyelemmel kíséréséért. A szervezeti egységek képviselőitől kapott visszajelzés alapján elmondható, hogy elegendő információ áll rendelkezésre a humánerőforrások folyamatos irányításához, és az ISIS-ben szereplő adatok megfelelő minőségűek. A munkaerő-felvétel, illetve a decentralizált képzés irányítása azonban továbbra is az ISIS rendszeren kívül történik. Az ISIS-ben standard jelentések is találhatók. Az üzleti döntéstámogató jelentések emellett lehetővé teszik az üzleti folyamatokról és azok eredményeiről történő beszámolást, illetve az adatok elemzését és értelmezését.

59.

A HR-ügyekre vonatkozó, Igazgatóság számára történő hivatalos jelentéstétel rendszere a Számvevőszék 2004-es ellenőrzése óta nem változott. A munkaerő-felvételről és az alkalmazotti mobilitásról részletes éves jelentés készül az Igazgatóság és a felsővezetők számára (noha a felvett alkalmazottak száma jelentősen csökkent), míg a többi szakpolitika végrehajtását nem követik nyomon hasonló részletességű hivatalos beszámolókkal.

60.

Az EKB-nál kivett betegszabadságok kérdéséről 2008 áprilisában előadást tartottak a felsővezetők számára (a 2006-os és 2007-es évről), a 2008-as év betegszabadságai kapcsán pedig belső előadásra került sor az Emberi Erőforrás, Költségvetés és Szervezet Főigazgatóságon. A munkatársak által kivett betegszabadságok száma a 2006–2008 közötti évek során nőtt. Az egyik legfontosabb változás a 2007-es és 2008-as év között, hogy a betegszabadság miatt elvesztett összes munkanap száma 13,3 %-kal, az elhúzódó betegségek miatt kieső munkanapok száma pedig 37 %-kal nőtt. 2009-ben a betegszabadság miatt elvesztett összes munkanap száma 9,9 %-kal, az elhúzódó betegség miatt kieső munkanapok száma pedig 42,3 %-kal csökkent. Az Igazgatóság nem kapott hivatalos beszámolót a betegszabadságokra vonatkozó statisztikákról.

61.

Az EKB az utóbbi években a szervezet számára stratégiai fontosságú szakpolitikákat vezetett be, mint például a munkaerő sokféleségére irányuló politika, vagy a „demográfiai kihívás” ellensúlyozását célzó intézkedéssorozat. Bár 2007-ben jelentést készítettek és nyújtottak be az Igazgatóság számára a banki munkaerő sokféleségének aktuális helyzetéről, ettől eltekintve azonban nem készül rendszeres hivatalos beszámoló a szakpolitikák végrehajtásának és a belőlük fakadó ügyeknek az aktualitásairól. Az Igazgatóság az Emberi Erőforrás, Költségvetés és Szervezet Főigazgatóság által megvalósított szakpolitikák többségéről sem kap rendszeres hivatalos beszámolókat. Megállapítottuk azonban, hogy vezetői bizottság jött létre többek között a HR-ügyek megvitatására.

62.

Fontos, hogy az információk elérhetőek és hozzáférhetőek legyenek, és ezáltal biztosítva legyen az alkalmazottakra vonatkozó szabályok átláthatósága és következetessége. A humánerőforrásokkal kapcsolatos szabályokra és politikákra vonatkozó jelentősebb információknak ezért a bank valamennyi munkatársa számára rendelkezésre kell állniuk és könnyen elérhetőnek kell lenniük.

63.

A legfontosabb és legátfogóbb információforrás az alkalmazottak számára az EKB belső honlapja. Az „around my job” (munkahelyem) elnevezésű intranetes oldalon megtalálható az összes személyzeti szabályzat, HR-politika és HR-útmutató, az alapdokumentumokra mutató linkekkel együtt. Itt teszik közzé a humánerőforrásokkal kapcsolatos híreket és frissítéseket is.

64.

Az Emberi Erőforrás, Költségvetés és Szervezet Főigazgatóság működési segédletet is közzétett az intraneten, amelyben további részletek találhatók arról, hogy a Főigazgatóság a személyzeti szabályzatokat hogyan értelmezi és alkalmazza. Ezzel az intézmény egészében növelni kívánják az átláthatóságot, és egyértelművé kívánják tenni a HR-eljárásokat. A működési segédlet valójában a személyzeti szabályzat keretes magyarázatokkal ellátott, kibővített változata.

65.

2007-ben több szervezeti szabályzat (igazgatási közlemény) összevonásával Szolgálati gyakorlati kézikönyv (Business Practice Handbook) lépett hatályba, amelyet a bank személyzetének kötelezően be kell tartania. Az etikai ajánlásokra, alkalmazási feltételekre, személyzeti szabályokra (például az alkalmazottak kiküldésére, az előléptetésekre és a munkaerő-felvételre) vonatkozó információkat egyelőre nem építették bele a Szolgálati gyakorlati kézikönyvet kísérő személyzeti kézikönyvbe.

66.

A 2008-as belső alkalmazotti elégedettségi felmérés azt mutatta, hogy a válaszolók általában tudják, hol találhatnak HR-adatokat az intraneten. A többség szerint az intraneten található HR-hírek fontosak, és a válaszadók közel 40 %-a szerint világosak és tömörek is.

67.

Az EKB átfogó, az emberi erőforrásokkal kapcsolatos összes fontos szempontot részletesen tárgyaló alkalmazási feltételeket dolgozott ki. A bank rendszeresen értékelte, hogy az alkalmazási feltételek hasonló elemekből épülnek-e fel, mint amelyeket az uniós intézmények, illetve más hasonló pénzügyi szervezetek alkalmaznak.

68.

Az EKB átfogó és egyértelmű munkaerő-kiválasztási szabályokat, illetve eljárásokat dolgozott ki, amelyek a folyamat összes fontosabb szakaszát lefedik. A munkaerő-felvételi eljárások esetében:

Ajánlás

69.

Az EKB a személyzeti teljesítményértékelési rendszer valamennyi szempontjára vonatkozóan egyértelmű iránymutatásokat bocsátott ki. A személyzeti értékelési rendszer világosan kijelöli, hogy mi az értékelő, és mi az értékelt felek szerepe, és mindkét fél számára egyértelműen meghatározza az elvárásokat. Azonban:

70.

Az EKB összességében megfelelő karrierfejlesztési politikákat és eljárásokat alakított ki. A létszámterv befagyasztása és az EKB előtt álló demográfiai kihívások azonban együtt komoly korlátot szabnak a munkatársak karrierbeli előmenetelének. Bár az alkalmazotti teljesítményért adott jutalmakkal kapcsolatos döntéseket általában jól dokumentálták, ugyanez nem mondható el a bérek és bónuszok éves felülvizsgálata során hozott döntésekről.

2.

A munkatársak teljesítményére vonatkozó értékelőlapokat a megadott határidőre töltsék ki, az értékelések minőségét pedig SMART-célok (18) kitűzésével, illetve a karrierbeli előmenetel és a konkrét képzési igények összekapcsolásával javítsák.

71.

Bár az ISIS szoftverrendszer HR-moduljai már 2008 óta használatban vannak, nem rendelték egyik igazgatóság feladatkörébe sem, és szolgáltatásiszint-megállapodást (SLA-t) sem kötöttek.

72.

A Számvevőszék 2004-es ellenőrzése óta mind a vezetők, mind a beosztottak számára sokkal több megbízható HR-adat áll rendelkezésre, és ezek sokkal könnyebben hozzáférhetőek. Az Igazgatóság felé történő hivatalos beszámolás rendszere azonban azóta sem változott.

3.

Értékeljék az ISIS szoftverrendszer HR-összetevőit, és ezzel igazolják, hogy a rendszer megvalósította az eredeti célokat, és hogy megfelelő kontrollokat vezettek be.