(I)

A Közösség pénzügyi érdekeinek védelme érdekében, a közösségi jogszabályok bejelentési követelményeket fogalmaztak meg a közösségi tevékenységi területekkel kapcsolatban (1). A tagállamoknak rendszeres jelentést kell küldeniük azokról a szabálytalanságokról, melyek elsődleges adminisztratív vagy bírói tényfeltárások tárgyát képezték. Az 595/91/EGK rendelet a kiadások területén a szabálytalanságok bejelentésének rendszerét az EMOGA Garanciarészlege (Európai Mezőgazdasági Orientációs és Garanciaalap) révén alakítja ki.

A Bizottság számára adott információ kihasználhatóságának érdekében a közösségi jogszabályok részletes listát tartalmaznak a benyújtandó információról, különös tekintettel a megsértett rendelkezésre, a kérdéses összegekre, a szabálytalanság elkövetésére alkalmazott gyakorlatokra, valamint az érintett természetes és jogi személyiségekre (2).

A tagállamok kötelessége, hogy megfelelően foglalkozzanak a szabálytalanságokkal, és megelőzzék azokat, valamint hogy visszanyerjék a szabálytalanságok vagy hanyagság következtében elvesztett összegeket (3). Az 595/91/EGK rendelet megszabja, hogy minden, 4 000 eurós feletti összeget be kell jelenteni a Bizottság részére, mely azt jelenti, hogy minden olyan szándékos vagy nem szándékos magatartást, mely egy közösségi jogszabály rendelkezésének megszegését eredményezi, be kell jelenteni. A Bizottság különböző kezdeményezéseket tett annak biztosítása érdekében, hogy az ügyeket csalásként vagy szabálytalanságként azonosítsák.

Az így létrehozott kölcsönös értesítési és információs rendszer az őszinte együttműködésre való kölcsönös kötelezettségek konkrét kifejezése, amint az EK-Szerződés 10. cikkéből következik (4), melyen a Bizottság 2000 júliusában meghatározott csalás elleni stratégiája (5) nyugszik. Ez a partneri viszony a Bizottság és a tagállamok között egyben a másodlagos törvényhozás rendelkezéseinek irányadó elve is.

Amint a Tanács számos alkalommal kihangsúlyozta, lényeges, hogy a benyújtott információ konzisztens és jó minőségű legyen, hogy a Bizottság optimálisan tudja kihasználni a csalás elleni küzdelem fokozása, illetve annak biztosítása során, hogy az ügyeket megfelelően nyomon követik (6), nemzeti és közösségi szinten is.

A gyűjtött tapasztalatok és az elért javulások hozzájárulnak majd a bejelentő rendszer hatékonyságának és az adatok megbízhatóságának növeléséhez.

(II)

A Közösség pénzügyi értékeinek védelméről és a csalás elleni küzdelemről szóló bizottsági jelentés szerint (2002-es éves jelentés), a továbbiakban „a csalás elleni küzdelemről szóló 2002-es bizottsági jelentés”, a szabálytalanságok által érintett legmagasabb összegeket a gyümölcs- és zöldségágazatban jelentették. A tagállamokat is tájékoztatták erről a trendről számos értekezlet során, mint például a COCOLAF „Art. 280” munkacsoport és a „Szabálytalanságok és kölcsönös segítségnyújtás – mezőgazdasági termékek” munkacsoport keretében.

A szabálytalanságokról való kommunikáció nagy részét tároló elektronikus adatbázist, melyet a tagállamok részére is közvetítettek, a Bizottság a tagállamok részvételével alapos minőség-ellenőrzésnek vetette alá, mely az adatok jobb belső konzisztenciáját eredményezte, ugyanakkor a számadatokat aktualizálták. A 2002. december 31-én hátralékos, aktualizált számadatok (lásd a 30. bekezdést) az alábbi módon olvasandók: az 1971 óta bejelentett teljes szabálytalan kifizetések 2 983 millió eurót képviselnek. Ebből az összegből 603 milliót (20 %) visszanyertek és 297 milliót (10 %) leírtak. Ez a függőben lévő összeg még mindig 2 083 millió eurót (70 %) képvisel. Ezek a számadatok tartalmazzák azokat az aktualizálásokat is, melyeket a Bizottság 2003-ban kapott, valamint a 2003/481/EK bizottsági határozat pénzügyi hatását (75 millió euro).

(III)

Bizonyos tagállamok nem teljesítik azon kötelezettségüket, hogy jelentést adjanak azon negyedév végét követő két hónapon belül, melyben szabálytalanságot fedeztek fel és/vagy szabálytalansággal kapcsolatos új információ vált ismertté (595/91. rendelet 3. cikkének (1) bekezdése és 5. cikkének (1) bekezdése. E tagállamok között Németország és Spanyolország képviseli a bejelentett szabálytalanságok több mint 50 %-át. A Bizottság a tagállamok tudomására hozta ezt a problémát azáltal, hogy közzétette a csalás elleni küzdelemről szóló 2002-es bizottsági jelentésben (10.2.2. pont), és a problémát számos értekezleten megvitatta, mint például a COCOLAF „Art. 280” munkacsoport és a „Szabálytalanságok és kölcsönös segítségnyújtás – mezőgazdasági termékek” munkacsoport keretében.

Ami a következetlenségeket illeti, ezekről a tagállamokat értesítették, és felkérték őket ezen esetek aktualizálására digitális formában. A COCOLAF „Art. 280” munkacsoport és a „Szabálytalanságok és kölcsönös segítségnyújtás – mezőgazdasági termékek” munkacsoport keretében megtartott értekezletek során az elektronikus esetregisztráló (ECR) adatbázisra vonatkozó magyarázatot és továbbképzést nyújtottak a tagállamok számára. Általánosságban elmondható, hogy a tagállamok körében javult a szabálytalanságok bejelentése, de nem tesznek eleget teljesen az 595/91/EGK rendeletben leírt összes kötelességnek.

Ami az ellentéteket illeti, a bizottság továbbra is folytatja azon erőfeszítéseit, hogy a tagállamokat az 595/91/EGK rendelet minden előírásának tiszteletben tartására kötelezze, annak érdekében, hogy az előrelátható késedelmi időn belül teljes mértékben megbízható adatokat kapjon, mely az összes tagállam részéről homogén információt tartalmaz.

(IV)

2004 májusában az aktualizált beszedési arányt 20,2 %-ban állapították meg (lásd a 30. bekezdést).

A Bizottság teljes mértékben tisztában van azzal, hogy a tagállamokban a beszedési arány nem optimális és ennek javítását vállalta, különösképpen a Visszaszerző Akciócsoport létrehozásával. (lásd az (V) bekezdésre adott választ is).

Bizonyos tagállamokban (Olaszország, Görögország) a kifizető ügynökségek és adminisztratív testületek, melyeknek felelősségi körébe tartozik a beszedési eljárás, mindig azt állították, hogy meg kell várniuk az igazságügyi bűnügyi eljárások eredményét a beszedés elindítása előtt, míg bizonyos esetekben a beszedési eljárásnak választható polgári vagy adminisztratív útja is, és ez nem zárja ki egy párhuzamos bűnügyi eljárás indítását.

Ennek következtében a tagállam kezdeti választása (adminisztratív eljárás, polgári eljárás, bűnügyi eljárás) hatást gyakorol majd a beszedésben jelentkező késedelemre. Néhány, korlátozott számú tagállamban, az adminisztratív beszedési eljárások csak azután indíthatók, hogy a bűnügyi eljárásban, amennyiben ez megindult, végső döntés született, figyelembe véve, hogy az utóbbi akár 15 évig vagy tovább is eltarthat.

Olaszországban az 1995 előtti esetek 46 %-ában folytattak bűnügyi eljárást, míg ez a százalék csupán 18 % volt az 1995 utáni esetekben, melyet azzal lehet megmagyarázni, hogy a tagállam a szükséges adminisztratív lépések lehető legkorábbi megtétele mellett döntött, amint értesítést kapott a szabálytalanságról.

A megosztott menedzselés esetén a felelős tagállam közvetlen kapcsolatban áll az adósokkal. A Bizottság nincs abban a helyzetben, hogy az adósságokat leírja. Az 1258/1999/EK rendelet szerint a Bizottság jogilag köteles, hogy az összes kiadást kizárja a közösségi finanszírozásból, ahol a nevezett kiadást nem a közösségi szabályok szerint hajtották végre. Kompromisszumos megállapodások és/vagy részleges kifizetések elfogadását esetenként kell figyelembe venni a nemzeti törvények alapján és az 1258/1999/EK rendelet 8. cikkében megfogalmazott kritériumok szerint.

(V)

A Bizottság által 2002. december 3-án kiadott, „A közösségi kiadások közvetlen és megosztott menedzseléséből származó közösségi jogosultságok beszedésének javítása” című közleményt (COM(2002) 671 végleges) követően, a Bizottság egy közös OLAF főigazgatóság létesítése mellett döntött a mezőgazdasági beszedési munkacsoport számára, hogy a múltból származó terheket, azaz az 1999-et megelőző összes, még mindig nyitott szabálytalan esetet elhárítsa, valamint hogy előkészítsen egy határozatot arra nézve, hogy a pénzügyi következményeket a Közösségnek vagy a tagállamnak kell-e viselnie.

Ami a Bíróság azon észrevételét illeti, hogy nincsenek megfelelő kritériumok annak eldöntésére, hogy a leírt összegeket a tagállamoknak vagy a Közösségnek kell-e viselnie, a Bizottság hangsúlyozni szeretné, az idők során és a megszerzett tapasztalatok alapján négy irányadó elvet és számos eljárási kritériumot alakított ki, mely 2002 júliusában dokumentálásra került. (Lásd a 44. bekezdést is.)

A beszedési munkacsoport 2003-ban történt létrehozása óta a bizottsági szolgálatok részletes kritériumlistát hoztak létre, melynek alapján az összes esetet megvizsgálják, hogy a be nem szedett összegeket vagy a Közösség vagy a tagállam részére számítsák fel.

(VI)

Az 1995. február 10-i keltezésű SEC(95) 249. bizottsági dokumentum 2. mellékletében megjelölt köztelezettségek elosztása után, az UCLAF/OLAF csoporthoz kellett küldeni a tagállamok által adott összes értesítést az 595/91/EGK tanácsi rendelet értelmében, valamint a nevezett csoport felelőssége volt az elemzés és a nyomon követés a kérdéses esetekben, beleértve az érintett adatok felvételét a szabálytalanságokat tartalmazó adatbázisba.

Az OLAF kötelezettsége a csalással és szabálytalanságokkal kapcsolatos beszedési ügyekben magában foglalja az összefoglalók készítését minden esetre nézve, mely rövid leírást tartalmaz a végrehajtott eljárásokról, valamint az esetleges pénzügyi korrekciókra vonatkozó javaslatok indoklását is tartalmazza, melyet az elszámolási folyamat keretében hajtottak végre a Mezőgazdasági Főigazgatóság, mint engedélyezésre jogosult tisztségviselő felelősségi körében. Az elszámolási eljárást a Mezőgazdasági Főigazgatóság hajtja végre, de a különböző lépések során a főigazgatóság munkáját az OLAF segíti. Lásd a (IX) bekezdést is.

A Bizottság a jogi következményeket mindig a meglévő KAP-rendeletek ellenőrző és csalást megelőző képességére alapul, különösképpen figyelembe vége a hivatal nyomon követésre vonatkozó ajánlásait.

A Bizottság úgy tekinti, hogy az OLAF és a Mezőgazdasági Főigazgatóság közötti kötelezettségmegosztást egyértelműen meghatározták. A SEC(95) 249. számú bizottsági közlemény 2. melléklete szerint az OLAF felelős a bejelentett szabálytalanságokkal kapcsolatos ügyekben. A behajthatatlan összegek leírására vonatkozó bármely döntést a Bizottság hozza meg az EMOGA elszámolási eljárás révén, melyet a Mezőgazdasági Főigazgatóság végez, és az OLAF az említett eljárás különböző lépései során segítséget nyújt.

(VII)

Az 1469/95/EK számú tanácsi rendelet az EMOGA-garancia terén meghatározott egy rendszert azon gazdasági szereplők azonosítására, akik nagy kockázatot jelentenek a közösségi költségvetés számára, a Bizottságon keresztül történő értesítési rendszer által. E rendelet nyolcéves alkalmazása után úgy tűnik, hogy az értesítések száma korlátozott, illetve gyenge.

A Bizottság részletesen megvitatta az ügyet a szabálytalanságokkal és a kölcsönös segítségnyújtással/mezőgazdasági termékekkel foglalkozó csoport keretében, és vállalta egy második jelentés készítését az Európai Parlament és a Tanács részére, mely a feketelista-rendelet teljes körű kiértékelését és javasolt lépéseket tartalmaz.

(VIII)

Különbség van az EMOGA pénzügyi gyakorlata céljára készült 105. táblázatban szereplő összegek (biztos kinnlevőségek, melyek nem függenek semmilyen feltételtől, pontos készpénzösszeggel kifejezett fix összegű kinnlevőségek, esedékes kinnlevőségek, melyen nem függnek semmilyen kifizetési időtől), valamint az ECR-adatbázisban szereplő (negyedévenként bejelentett szabálytalanságok összege egy adott időszakra vonatkozóan, mely a puszta becslések szintjén lehet, s mely további finomításokra szorul) összegek között.

A Bizottság felkérte a tagállamokat, hogy próbálják egyeztetni az ECR-adatbázist a 105. táblázatban szereplő adatokkal, figyelembe véve, hogy a két adatcsoport sosem fog teljesen egyezni. Mostanáig az adatok minőségének javítására helyezték a fő hangsúlyt. Az ECR-adatbázisban található adatok mostanára elérték azt a megbízhatósági szintet, hogy az adatok összehasonlítása lehetséges.

(IX)

A tagállamoknak a közeljövőben át kell állniuk elektronikus formátumra a szabálytalanságok bejelentése során. Az elektronikus formátum javítja majd az adatok minőségét, a szabálytalanságok időben történő bejelentését, és kiküszöböli a félreértéseket és félreértelmezéseket.

A Bizottság jelenleg segíti a tagállamokat ebben a vonatkozásban, valamint mérlegeli a küszöb megemelését 4 000 euróról 10 000 euro értékre, hogy az adatáramlást csökkentse, és a legfontosabb ügyekre koncentrálhasson.

A Bizottság javaslattervezetek készítését vállalta az 595/91/EGK számú tanácsi rendelet és az 1258/1999/EK számú tanácsi rendelet módosítására, azon célból, hogy a bejelentések és a beszedések és a szabálytalan KAP-kifizetések leírása terén jelentkező hibákat orvosolja.

A Bizottság úgy tekinti, hogy az OLAF és a Mezőgazdasági Főigazgatóság közötti felelősségmegosztást egyértelműen meghatározták. A Bizottság SEC (95)249. számú értesítésének 2. melléklete szerint az OLAF felelős a bejelentett szabálytalanságokkal kapcsolatos ügyekben. A behajthatatlan összegek leírására vonatkozó bármely döntést a Bizottság hozza meg az EMOGA elszámolási eljárás révén, melyet a Mezőgazdasági Főigazgatóság végez, és az OLAF az említett eljárás különböző lépései során segítséget nyújt.

Végül a feketelista javasolt eltörlésére vonatkozóan, a Bizottság, bár osztja a Bíróság azon véleményét, hogy a rendszer nem működik jól, úgy gondolja, hogy a rendszer javítható, és előnyben részesítené, hogy a tagállamok az eszköz alkalmazását megjavítsák, ahelyett, hogy pusztán eltörölnék. A rendszer feltétlenül javítható, és a rendelet puszta megléte is megelőző hatást szolgál, mely kétségkívül csökken, ha nem alkalmazzák hatékonyan. Ebben az összefüggésben fontos kihangsúlyozni, hogy az elszámolások során elkezdték a feketelisták alkalmazásával kapcsolatos szempontok szisztematikus figyelembevételét.

4.

During 2003, the Commission updated the figures for the cumulative total of irregular CAP payments. The updated figures are (see paragraph 30):

9.

At the beginning of May 2004, the amount of irregular payments notified since 1971 stood at EUR 2 983 million while the amount to be recovered represented EUR 2 083 million. The updated percentage refered to by the Court represented therefore 30 %. (The quality and reliability of the data has improved during the year 2003 due to the quality checks, audits of the Task Force Recovery and feedback from Member States). This figure includes all updates of the year 2003 and the financial impact of Commission Decision 2003/481/EC.

11.

During 2003, the Commission updated its figures for debts prior to 1994. The updated percentage is 22,4 % (see paragraph 30).

13.

The latest CAP reforms have been conducted and adopted in particular with the aim of minimising the risks of fraud and other irregularities.

The IACS (Integrated Administration and Control System), which is acknowledged by the Court as having a major impact on the prevention of irregular payments, is now covering, directly or indirectly, 80 % of CAP expenditure.

15.(b)

Additional developments are to be found in the Commission Report 2002 on the fight against fraud.

17.

The Commission shares the view that Member States interpret differently the notion of primary administrative or judicial findings of facts; however, it has defined, on various occasions, in different documents and interpretative notes what is to be meant by this notion while a definition is given in the context of the black list in Commission Regulation (EC) No 745/96, Article 1(2) (7).

21.

Germany and Spain together account for more than 50 % of the reported irregularities and these two Member States seldom report on time. The Commission has informed Member States by discussing this problem in meetings as Cocolaf and Working Group „Irregularities and Mutual Assistance — Agricultural Products” and by publishing the relevant figures in the Commission Report 2002 on the fight against fraud (paragraph 10.2.2).

22.

The Commission has made Member States aware of the fact that the time between the discovery and the reporting of an irregularity is too long. In annual reports and presentations in meetings of Cocolaf, Member States have been informed that the reporting time could have an impact on the determination of the negligence of a Member State (see Commission Report 2002 on the fight against fraud, point 10.5).

Almost 90 % of irregularities are notified within two years of their discovery.

24.

The Task Force Recovery (see paragraph V) in the course of its audit also found out that Italy has not yet notified the writing off of certain debts in spite of court orders establishing that there had not been any fraud committed.

The necessary corrections have been introduced in the ECR database after July 2003.

25.

OLAF has informed Member States in several meetings that some cases still had a pending financial state, i.e. amounts were still to be calculated. Member States were asked to update these cases as soon as (new) information became available (see also point 28).

26.

The Commission introduced an electronic reporting system in 2001. At the same time specific fields relating to „Interest” and „Penalties” were introduced. Some Member States started to use this system as from 2002. For 2003, 30 % of the cases provide information concerning penalties and/or interest.

27.

The Commission is aware of the problem of inconsistencies of definition and coverage in the information supplied and has already remarked on this problem (see Commission 2002 Report on the fight against fraud, paragraph 11.2). In addition, OLAF also informed Member States in several meetings that the non-reporting of the CN code (product description) would hinder the Commission in producing analyses.

28.

The Commission has made substantial efforts to improve the quality of information supplied by Member States in the initial communication as well as in all updates on financial impact. In the framework of the Task Force Recovery, a first attempt has been made to audit the completeness and reliability of the communications and its updates by the Member States.

29.

Efforts have been made to tackle the problem of discrepancies between Member State data and the ECR. Reasons for discrepancies can be due to the lack of human resources in order to monitor on a regular basis the constant flow of data provided by Member States. The number of staff has meanwhile been increased. The module has been translated into all languages of EU and a manual has been written.

30.

The Commission asked Member States to verify the figures of draft Commission Report 2002 on the fight against fraud. Feedback of Member States was taken into account before the final version of the Commission Report 2002 on the fight against fraud was released; therefore, the figures in this Report have the agreement of Member States.

Cases and communications have been updated during the year 2003 on the basis of:

Figures based on the data available in the ECR database on 2 May 2004 are in line with the figures as produced for the Commission Report 2002 on the fight against fraud. However, it was already mentioned in this Report that the „figures must be handled with great caution” (p. 41) as „there is no certainty that the total number of communications received represents the total frauds and irregularities detected by Member States” (p. 44).

The effects of the updates during 2003 and Commission Decision 2003/481/EC (EUR 75 million) have been taken into account.

31.

The Commission recognises that there are deficiencies in the link between ECR and CMS (Case Management System). A request for a change in the ECR database was made in September 2003. An extra field will be added to the module to create a link between CMS and the ECR database, making it also possible to access the information on the financial recovery situation provided by the Member State.

32.(b) and (c)

A large number of the cases were already closed.

36.

The Commission considers that the allocation of responsibilities between OLAF and the Directorate-General for Agriculture has been clearly defined: According to Annex 2 to the Communication of the Commission SEC(95) 249, OLAF is responsible in matters of recovery on reported irregularities. Any decision to write off irrecoverable amounts has to be taken by the Commission via the EAGGF clearance-of-accounts procedure that is conducted by the Directorate-General for Agriculture, in which OLAF assists throughout its different steps.

37.

In the absence of total recovery, the financial consequences of the irregularities shall be borne by the Member State in the event of irregularities or negligence attributable to administrative authorities or other bodies of the Member States. In other cases the burden shall be borne by the Community budget. The Commission has defined as early as 1996 the following guideline (8) that the recovery procedure should be launched as soon as possible after the irregularity had been detected and should be completed within four years after the date of the first communication of fraud or irregularity. In the opposite case, the Member State may be required to show that there was no negligence.

The four-year period is extended to eight years in case of judicial procedures, on the condition that the Commission is fully informed of the recovery procedure.

39.

The Commission has identified a certain number of problems in this context. In its Communication COM(202) 671 final of 3 December 2002, the Commission recommended the initiation of corrective measures, namely:

Such provisions on writing off irrecoverable Community entitlements should provide the regulatory basis to carry out this operation prudently thanks to specific, clear-cut criteria and transparent legal procedure in particular based on:

40.

During 2003, the Commission updated the cumulative recovery rate as at the end of 2002 at 20,2 % of the global financial impact of cases detected after payment (effectively recovered by the Member States).

Through the clearance-of-accounts procedure, a further EUR 144 million (4,8 %) has been charged to the Member States and EUR 153 million (5,1 %) to the EAGGF budget (see paragraph 4).

41.

The Commission agrees that the recovery rate is low but this assessment can be explained by the fact that, in matters of shared management, recovery procedures are not uniform nor harmonised in Member States and this is an unexpected effect of the assimilation principle posed by Article 280 of the Treaty which jeopardises the uniformity of implementation of Community legislation because recovery of Community monies follows the national rules.

However, the Commission has undertaken to bring forward proposals to modify Regulation (EC) No 1258/1999 and Regulation (EEC) No 595/91 in order to improve the weaknesses of the actual situation (see paragraph 39).

42.

The Commission has undertaken to bring forward proposals to modify Regulation (EC) No 1258/1999 and Regulation (EEC) No 595/91, inter alia, to address the shortcomings pointed out by the Court by making Member States more responsible and by providing ex post controls in the clearance-of-accounts framework.

43.

During 2003, the Commission has updated the figures on amounts written off as at the end of 2002. The updated figures are:

The Commission shares the concern of the Court about the management and recovery of EAGGF debt. It points to the efforts made through the reform of the clearance of accounts in 1996 together with the developments discussed in paragraphs 39 and 41 of the replies.

These cases will be dealt with in the clearance-of-accounts procedure.

44.

The Commission has applied four guiding principles and a number of procedural criteria documented in July 2002. As regards the guiding principles:

As regards the procedural criteria, the questions to be answered are:

Since the creation of the Task Force Recovery, the Commission services have refined the criteria and have drawn up a list of criteria upon which all files are audited in order to have a decision on whether the amounts at stake are charged to the Community budget or to the Member State. This audit concerns all outstanding files up to 31 December 1998.

48.

There is no link between the financial corrections based on a system analysis and the individual cases of fraud for which amounts have not yet been recovered. Article 8(2) of Regulation (EC) No 1258/1999 and Article 5(2) of Regulation (EEC) No 595/91 provide clear procedural rules to be followed for the treatment of specific cases of fraud and irregularities.

49.

As the Court mentioned it in an earlier report (9), the Commission undertook in 1999 a review of all the pre-1995 cases still pending in order to take a decision on whether to charge them to the Community or to the Member States. The exercise was limited to six Member States (10), on account of the poor quality of the available data and also taking into consideration the limited human resources available.

50.

Following the Commission decision mentioned by the Court, all cases involved were updated in the ECR database. This now contains the number of the Commission Decision, the authority who should bear the loss and the amounts involved.

The distribution of the costs of writes off between the Communitiy budget and Member States budget in the June 2003 decision should not be taken as a precedent for future decisions. In respect of Italy, which appeared to be the largest debtor, due to the large number of Italian cases and the poor cooperation of the Member State, it was decided in 1999 to concentrate on the cases of other Member States and to postpone the scrutiny of Italian files.

51.

The Commission set up a Task Force Recovery in 2003 in order to clear all the pending irregularity cases prior to 1999. In the framework of the audits carried out by the Task Force Recovery throughout 2003, the remaining pre-1995 files above a given threshold (EUR 500 000) were examined for nine Member States (11). In total, 443 cases were examined in the course of this audit, among which them 343 cases for Italy. The related clearance-of-accounts procedure for the bulk of examined files is ongoing.

52.(a) and (b)

The Commission has taken the necessary steps to remedy this situation. Since July 2003 the number of the Commission Decision and the amounts involved are stored in the digital file and there is a reference to the Commission Decision in the paper file. A change request has been formulated to create an extra field in the ECR database in which the Commission Decision number can be saved. Since March 2004, the ECR database contains a specific field in which the Commission decisions are listed.

The 1993 clearance-of-accounts decision was proposed in 1997, and UCLAF was responsible for the corrections proposed for inadequate follow up of irregularities. Due to the old clearance-of-accounts procedure, cases were not properly documented. However, these procedures are clear now.

(c)

The Commission informs Member States of OLAF's recommendations, which are only mere proposals at that stage, the final decision being taken by the College. It is not excluded that some Member States already „anticipate” these recommendations and take them for granted.

53.

The Commission considers that the allocation of responsibilities between OLAF and the Directorate-General for Agriculture has been clearly defined: According to Annex 2 to the Communication of the Commission SEC(95) 249, OLAF is responsible in matters of recovery on reported irregularities. Any decision to write off irrecoverable amounts has to be taken by the Commission via the EAGGF clearance-of-accounts procedure that is conducted by the Directorate-General for Agriculture, in which OLAF assists throughout its different steps.

55.

The competent Commission service (OLAF's intelligence units) had to improve the quality of the data before it could be used for analyses and intelligence-driven investigations. In the year 2003 the first basic analyses on the basis of the data of ECR database have been presented to Member States in the framework of the Working Group „Irregularities and Mutual Assistance — Agricultural Products”.

The developments discussed in paragraphs 39 and 41 of the replies should facilitate and speed up the recovery process.

57.

The Commission endorses the Court's statement on the weaknesses of the ECR system and has performed some analyses in which the use and the frequency of codes were examined. The Commission has started a discussion with the Member States on the simplification of the reporting system.

58.

The Commission has asked Member States to update these cases the during Article 280 Working Group meeting of 12 March 2003 and Working Group „Irregularities and Mutual Assistance — Agricultural Products” of 11 March 2003 (see paragraph 25).

59.

The Commission uses the data for operational and recovery follow-up purposes as well as strategic intelligence purposes. This is however done by analysts of OLAF itself, therefore no direct link between the ECR module and (other) users can be found.

Most of the time, data is prepared by OLAF staff on request of other users inside the Community services or outside in Member States such as Austria and Germany, which are using the data to prepare Regulation (EEC) No 4045/89 controls.

60.

The Commission services have presented figures and analyses of the ECR modules in several meetings with the Member States.

62.

The competent authorities of Member States are faced with some delicate legal interpretation of questions and this notwithstanding the guidance provided by the Commission for a uniform interpretation of the black list tool. Among the difficulties put forward by Member States are:

66. and 67.

Certifying Bodies have been provided with detailed instructions in the framework of an ad hoc expert meeting in 2002 focused on the checks to be made with Table 105. Table 105 aims at:

The Commission services are giving increased attention to this question through a scrutiny of the annual reports of the Certification Bodies.

67.

The Commission informs Member States of OLAF's recommendations, which are only mere proposals at that stage, the final decision being taken by the College. It is not excluded that some Member States already „anticipate” these recommendations and take them for granted. During the clearance-of-accounts procedure, the Commission has very substantial powers; firstly, it is responsible for auditing and evaluating the Member State’s management of EAGGF Guarantee expenditure, and secondly, it is the institution which unilaterally decides which amounts to refuse for financing.

68.

There is a difference between the amounts contained in Table 105 (receivable which is certain and not subject to any condition, receivable of fixed amount expressed precisely in cash terms, receivable due and not subject to any payment time) for the EAGGF financial exercise and the amounts embodied in the ECR database (amount of quarterly reported irregularities for one particular term, which can be at that stage mere estimates subject to subsequent refinements).

The Commission has asked Members States to undertake a tentative reconciliation of the ECR database with the data of Table 105, bearing in mind that both sets of data will never coincide. Until now, the first priority was to improve the quality of the data. The data in the ECR database has now reached a level of reliability where it will be possible to compare the data.

70.

The Commission shares the concern of the Court about the management and recovery of EAGGF debt. In 2000, on the initiative of the Commission and based on the same observations as the Court, proposals were discussed with Member States to remedy the situation of the „pending” cases. In 2003, following the creation of the Task Force Recovery after the Communication of the Commission of 3 December 2002, files representing more than EUR 500 000 notified before 1 January 1999 have been under scrutiny. The remaining cases will be dealt with in the near future.

See also answer to paragraphs II and 4 as regards the updated figures.

71.(a)

The requirements of the Commission services are very well known to Member States authorities; but due to national communication and cooperation problems these requirements are not reflected in the communication and updating of irregularities.

(b)

See answer to points 25. to 27. To encourage the communication of increasingly precise and up-to-date information, the Commission is redoubling its efforts regarding the gathering and analysis of data sent in by the Member States.

(c)

The Commission shares the concern of the Court about the management and recovery of EAGGF debt, but believes that things are gradually improving.

(d)

The creation of the Task Force Recovery in 2003 should enable the Commission to clear up the backlog. The Commission has undertaken to bring forward proposals to modify Regulation (EC) No 1258/1999 and Regulation (EEC) No 595/91 to prevent having a similar situation in the future.

(e)

The Commission applied four guiding principles and a number of procedural criteria documented in July 2002. They are detailed in answer to point 44. Since the creation of the Task Force Recovery, the Commission services have refined a list of criteria upon which all files are audited in order to have a decision on whether the amounts at stake are charged to the Community budget or to the Member State. This audit concerns all outstanding files up to 31 December 1998.

(f)

The Commission considers that the allocation of responsibilities between OLAF and the Directorate-General for Agriculture has been clearly defined: according to Annex 2 to the Communication of the Commission SEC(95) 249, OLAF is responsible in matters of recovery on reported irregularities. Any decision to write off irrecoverable amounts has to be taken by the Commission via the EAGGF clearance-of-accounts procedure that is conducted by the Directorate-General for Agriculture, in which OLAF assists throughout its different steps.

72.

Detailed instructions on the audit of the debtors' ledgers have been provided to the Certifying Bodies. The Commission will increase its efforts in order to reach a better understanding of the problem.

73.

The Commission has extensively discussed the application of the Black List in the framework of the Working Group „Irregularities and Mutual Assistance — Agricultural Products” and is committed to presenting a second report to the European Parliament and to the Council containing a comprehensive assessment of the black list Regulation and suggested options for action.

74.

The Commission takes note of the recommendations of the Court and considers that some of these recommendations of the Court address primarily Member States. Moreover the Commission estimates that, in undertaking its tasks, it should primarily focus on the appraisal of the efficiency and adequacy of adopted and executed measures. Some of the changes welcomed by the Court are already in place.

75.

76.

77.

The Commission applied four guiding principles and a number of procedural criteria documented in July 2002. They are detailed in answer to point 44. The Commission has foreseen to take action in this field.

78.

The Commission considers that the allocation of responsibilities between OLAF and the Directorate-General for Agriculture has been clearly defined: According to Annex 2 to the Communication of the Commission SEC(95) 249, OLAF is responsible in matters of recovery on reported irregularities. Any decision to write off irrecoverable amounts has to be taken by the Commission via the EAGGF clearance-of-accounts procedure that is conducted by the Directorate-General for Agriculture, in which OLAF assists throughout its different steps.

79.

The Commission has started this process. The Commission Report 2002 on the fight against fraud can be considered as the first report in which first steps were made on lessons learned.

80.

The Commission has extensively discussed the application of the Black List in the framework of the Working Group „Irregularities and Mutual Assistance — Agricultural Products” and is committed to presenting a second report to the European Parliament and to the Council containing comprehensive assessment of the black list Regulation and suggested options for action (see also answer in paragraph IX).