Az Európai Bizottság iratainak és irattárának kezelése
ÖSSZEFOGLALÓ AZ ALÁBBI DOKUMENTUMRÓL:
Az (EU) 2021/2121 határozat az iratkezelésről és az irattárról
MI A HATÁROZAT CÉLJA?
A határozat szabályokat állapít meg az Európai Bizottság működése és mindennapi munkája során használt dokumentumok megőrzésére vonatkozóan, függetlenül azok formájától, adathordozójától, korától és elhelyezkedésétől különös tekintettel az alábbiakra:
A szabályok célja az információcsere megkönnyítése, a megtett intézkedések bizonyítékokkal történő alátámasztása, a jogi kötelezettségeknek való megfelelés és a Bizottság örökségének megőrzése.
FŐBB PONTOK
Irattári anyagok
Az „irattári anyag” dokumentumként, adatgyűjtésként vagy egyéb formában digitális vagy analóg adathordozón kapott és létrehozott információ, amelyet hivatalos adattárban rögzítenek, és amelyet bizonyítékként és eszközként kezelnek és tartanak nyilván. A szabályok értelmében az irattári anyagokat:
- elemezni kell annak meghatározása érdekében, hogy mely elektronikus kezelési rendszert kell használni és mely hivatalos adattárolási rendszerben kell azokat megőrizni;
- az adott irattárianyag-típusra meghatározott követelményeknek megfelelően kell létrehozni;
- néhány kivételtől eltekintve szisztematikusan elektronikus formában kell létrehozni vagy (ha eredetileg analóg formában készültek) digitalizálni kell; és
- hivatalos elektronikus adattárakban kell tárolni.
Rögzítés és nyilvántartásba vétel
A Bizottság szervezeti egységei kötelesek rendszeresen felülvizsgálni a létrehozott vagy kapott információk típusait annak meghatározása érdekében, hogy mely információkat kell hivatalos elektronikus adattárban „rögzíteni”.
- A rögzített irattári anyagok nem módosíthatók, azonban törölhetők vagy helyettesíthetők a következő verziókkal mindaddig, amíg az akta, amelyhez tartoznak, le nem zárul.
- A dokumentumokat nyilvántartásba kell venni, ha olyan fontos információkat tartalmaznak, amelyek nem rövid élettartamúak, vagy amelyek fellépést vagy nyomonkövetési tevékenységet vonhatnak maguk után.
Az elektronikus aláírások, bélyegzők, időbélyegzők és ajánlott kézbesítési szolgáltatások joghatása
- Az elektronikus aláírás jogi szempontból a saját kezű aláírással azonosnak tekintendő.
- Az elektronikus bélyegzők esetében vélelmezni kell a hozzájuk kapcsolódó adatok sértetlenségét és a bélyegző megfelelő eredetét.
- Az elektronikus időbélyegző esetében vélelmezni kell az általa feltüntetett dátum és időpont pontosságát és sértetlenségét.
- Ajánlott elektronikus kézbesítési szolgáltatás alkalmazásával küldött adatok esetében vélelmezni kell azok sértetlenségét, az a fogadót, valamint a küldési és a fogadás dátumát és időpontját.
A dokumentumok érvényessége és elfogadhatósága
Egy dokumentum akkor tekinthető az érvényességi vagy elfogadhatósági kritériumoknak megfelelőnek, ha:
- azonosították azt a személyt, akitől származik;
- a dokumentum elkészítésének körülményei megbízhatóak, és a dokumentum megfelel a sértetlenségét garantáló feltételeknek;
- a dokumentum megfelel az alkalmazandó uniós vagy nemzeti jogban meghatározott formai követelményeknek;
- elektronikus dokumentum esetében a dokumentumot oly módon hozzák létre, amely garantálja a dokumentum tartalmának és az azt kísérő metaadatoknak* a sértetlenségét, megbízhatóságát és használhatóságát.
Információk megosztása
- Az adatokat és információkat a lehető legszélesebb körben hozzáférhetővé kell tenni és meg kell osztani a Bizottságon belül, kivéve, ha a hozzáférés jogi okokból korlátozva van.
- A főigazgatóságoknak és az azoknak megfelelő szervezeti egységeknek biztosítaniuk kell, hogy aktáik a benne foglaltak érzékenységének megfelelő lehető legszélesebb körben hozzáférhetőek legyenek.
Tárolás és megőrzés
A tárolásra és a megőrzésre a következő feltételek mellett kerül sor:
- az irattári anyagokat olyan formában kell tárolni, amelyben létrehozták, elküldték vagy átvették azokat, vagy olyan formában, amely megőrzi tartalmuk hitelességét, megbízhatóságát és sértetlenségét;
- a tartalom a tárolás teljes időtartama alatt olvasható a hozzáférésre jogosult személyek számára;
- a kísérő metaadatokból egyértelműen ki kell derülnie az irattári anyag eredetének vagy rendeltetési helyének, valamint a rögzítés vagy nyilvántartásba vétel dátumának és időpontjának.
Megőrzés, továbbítás és megsemmisítés
- Az akták különböző kategóriái megőrzésének időtartamát a Bizottság egészére vonatkozóan szabályozási eszközökkel határozzák meg.
- A főigazgatóságoknak meg kell állapítaniuk, hogy mely aktákat kell továbbítani a Bizottság levéltárába és melyeket kell megsemmisíteni.
- A metaadatokat meg kell őrizni az iratok és akták, valamint továbbításuk vagy megsemmisítésük bizonyítékaként.
- A „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” vagy annál magasabb minősítésű adatok nem továbbíthatók a Bizottság Történeti Irattárába.
A Bizottság Történeti Irattára
Az irattár:
- garantálja az irattári anyagok, akták és irattárak hitelességét, megbízhatóságát és sértetlenségét, valamint az azokhoz való hozzáférést;
- biztosítja a metaadatok anyagi védelmét és sértetlenségét;
- kérésre a főigazgatóságok vagy az azoknak megfelelő szervezeti egységek rendelkezésére bocsátja az irattári anyagokat és az aktákat;
- szükség esetén és a főigazgatósággal egyeztetve elvégzi a továbbított irattári anyagok, akták és irattárak második felülvizsgálatát;
- kezdeményezi a minősített dokumentumok minősítésének feloldását;
- 30 év elteltével megnyitja a Bizottság levéltárait a nyilvánosság számára, kivéve azokat az irattári anyagokat, amelyekre a magánélettel, kereskedelmi érdekekkel vagy szellemi tulajdonnal kapcsolatos kivételek vonatkoznak;
- a nyilvánosság számára elérhetővé tett bizottsági levéltári anyagokat elhelyezi az Unió Levéltárában, az Európai Doktori Intézetben.
A Bizottság levéltári anyagai az Európai Doktori Intézetben
- Az Európai Doktori Intézet a levéltárak fő hozzáférési pontja a nyilvánosság számára.
- A Bizottság lehetőség szerint hozzáférést biztosít az Európai Doktori Intézet számára az irattári anyagok analóg adathordozón tárolt digitalizált másolataihoz. A Bizottság előmozdítja a saját és az Európai Doktori Intézet irattári rendszerei közötti interoperabilitást.
Végrehajtási szabályok
Minden főigazgató vagy szervezeti egység vezetője létrehozza a szükséges szervezeti, adminisztrációs és fizikai struktúrákat, és gondoskodik arról, hogy az e határozat és a végrehajtási szabályok alkalmazásának biztosításához szükséges személyzet rendelkezésére álljon. A szabályokat rendszeresen frissítik, különösen az alábbiak figyelembevételével:
- az irattári anyagok és irattárak kezelésével kapcsolatos fejlemények, valamint az egyetemi és tudományos kutatások és szabványok;
- az információs és kommunikációs technológia fejleményei;
- az átláthatóság, a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés és az irattárak nyilvánosság számára történő megnyitása;
- az irattári anyagok harmonizációja.
MIKORTÓL ALKALMAZANDÓ A HATÁROZAT?
A rendelet 2020. július 6. óta alkalmazandó.
HÁTTÉR
További információk:
KULCSFOGALMAK
Metaadat. Olyan információ, amely bemutatja az irattári anyagok hátterét, tartalmát és szerkezetét, valamint kezelésük időbeli alakulását, többek között a lekérdezés, a hozzáférhetőség és a további felhasználás céljából.
FŐ DOKUMENTUM
A Bizottság (EU) 2021/2121 határozata (2020. július 6.) az iratkezelésről és az irattárról (HL L 430. 2021.12.2., 30–41. o.)
KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK
Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2018/1725 rendelete (2018. október 23.) a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről (HL L 295., 2018.11.21., 39–98. o.)
Az Európai Parlament és a Tanács 1049/2001/EK rendelete (2001. május 30.) az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről (HL L 145., 2001.5.31., 43–48. o.)
A Bizottság eljárási szabályzata (C(2000) 3614) (HL L 308., 2000.12.8., 26–34. o.)
A megállapodás későbbi módosításait és helyesbítéseit belefoglalták az alapszövegbe. Ez az egységes szerkezetbe foglalt változat kizárólag tájékoztató jellegű.
Az iratkezelésről és az irattárról szóló C(2020) 4482 határozat végrehajtási szabályai
utolsó frissítés 17.05.2022