(1)

A megállapodás egyes részeit 2017. január 12-től ideiglenesen alkalmazzák.

(2)

A vegyes bizottságnak ezért el kell fogadnia eljárási szabályzatát,

1.

A Vegyes Bizottság elfogadja a mellékletben szereplő eljárási szabályzatát.

2.

Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.

1.

A vegyes bizottságnak az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről Új-Zéland közötti kapcsolatokról és együttműködésről szóló partnerségi megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 53. cikkében foglalt feladatokat kell ellátnia.

2.

A vegyes bizottság a felek megfelelő szintű képviselőiből áll.

3.

A vegyes bizottság társelnöki feladatait a két fél látja el.

4.

Amennyiben a felek másként nem határoznak, a vegyes bizottság általában évente egyszer ülésezik. Az üléseket, amelyekre Brüsszelben és Wellingtonban felváltva kerül sor, a társelnökök hívják össze a felek kölcsönös megállapodása alapján kitűzött időpontra. A vegyes bizottság bármely fél kérésére és a felek beleegyezésével rendkívüli üléseket is tarthat.

5.

Amennyiben a felek másként nem állapodnak meg, a vegyes bizottság vezető tisztségviselői szinten ülésezik.

6.

Eltérő döntés hiányában a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak.

7.

A társelnökök a titkárok útján minden ülés előtt tájékoztatást kapnak a felek küldöttségének tervezett összetételéről.

8.

Adott esetben és a felek egyetértésével a vegyes bizottság üléseire szakértőket vagy más szervek képviselőit is meg lehet hívni megfigyelőként, vagy hogy egy adott témával kapcsolatban tájékoztatást nyújtsanak.

9.

Az Európai Külügyi Szolgálat és Új-Zéland külügy- és kereskedelmi minisztériumának egy-egy képviselője közösen gyakorolja a vegyes bizottság titkári tisztségét. A vegyes bizottság társelnökeihez címzett, illetve általuk tett valamennyi közleményt továbbítani kell a titkároknak.

10.

A társelnököknek össze kell állítaniuk az ülések tervezett napirendjét. A napirendtervezetet és a vonatkozó dokumentumokat az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal el kell juttatni a felekhez.

11.

A tervezett napirend azokat a napirendi pontokat tartalmazza, amelyeket a társelnökök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 nappal megkaptak.

12.

A vegyes bizottságnak minden ülés elején el kell fogadnia a végleges napirendet. A felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli napirendi pontok is felvehetők a napirendre.

13.

A felek egyetértésével a társelnökök szükség esetén lerövidíthetik a 11. és a 12. pontban említett határidőket.

14.

A titkárok közösen készítik el az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét, általában az ülés végét követő 30 naptári napon belül. A jegyzőkönyvtervezetnek a vegyes bizottságban elfogadott következtetéseknek a társelnökök általi összefoglalásán kell alapulnia.

15.

Az ülés végét követő 45 naptári napon vagy a felek által megállapodott határidőn belül mindkét fél jóváhagyja a jegyzőkönyvet. A jegyzőkönyvtervezet elfogadását követően a társelnökök és a titkárok aláírásukkal látják el a jegyzőkönyv tervezetének két eredeti példányát. Mindegyik fél egy-egy eredeti példányt kap belőle.

16.

A vegyes bizottság határozatok vagy ajánlások elfogadásáról állapodhat meg. Ezek címében szerepelnie kell a „határozat” vagy „ajánlás” szónak, amelyet sorszám, az elfogadás időpontja és tárgymegjelölés követ. Mindegyik határozattervezetnek tartalmaznia kell a hatálybalépés időpontját.

17.

A vegyes bizottság a felek közös megegyezésével és vonatkozó belső eljárásaik lezárását követően hoz határozatokat, illetve fogad el ajánlásokat.

18.

A vegyes bizottság dönthet úgy, hogy írásbeli eljárás útján fogad el határozatokat vagy ajánlásokat. Ilyen esetekben a feleknek meg kell állapodniuk az eljárás lefolytatásának határidejéről. Amennyiben a határidő lejártáig egyik fél sem juttatja kifejezésre, hogy ellenezné a javasolt határozatot vagy ajánlást, a vegyes bizottság társelnökeinek a határozatot vagy az ajánlást közös megegyezéssel elfogadottnak kell nyilvánítaniuk.

19.

A vegyes bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat a vegyes bizottság társelnökei két eredeti példány aláírásával hitelesítik.

20.

A felek dönthetnek arról, hogy saját hivatalos lapjukban közzéteszik a vegyes bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat.

21.

A vegyes bizottsághoz címzett levelezést a szerző szerinti fél titkárának kell címezni, aki tájékoztatja a másik titkárt.

22.

A titkárok gondoskodnak a vegyes bizottságnak címzett leveleknek a társelnökökhöz való továbbításáról, és adott esetben a 25. pont szerinti köröztetéséről.

23.

A vegyes bizottság társelnökeitől származó leveleket a titkárok elküldik a feleknek, és adott esetben a 25. pontban említett dokumentumként köröztetik.

24.

A társelnököknek címzett, illetve az általuk kezdeményezett levelezés bármilyen írásos formában folytatható, beleértve az elektronikus leveleket is.

25.

Amennyiben a vegyes bizottság tanácskozásai dokumentumokon alapulnak, ezeket a dokumentumokat a titkárok hivatkozási számmal látják el, és a résztvevők körében köröztetik.

26.

A felek mindegyike maga fedezi a vegyes bizottság ülésein való részvételével összefüggő személyzeti, utazási és tartózkodási költségeket, valamint postai és távközlési költségeit.

27.

Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező fél viseli.

28.

A vegyes bizottság határozhat albizottságok és munkacsoportok létrehozásáról, amelyek feladatai ellátásában segítik.

29.

A vegyes bizottság határozhat úgy, hogy megszünteti az általa létrehozott albizottságokat és munkacsoportokat, illetve hogy meghatározza vagy módosítja azok feladatkörét.

30.

Az albizottságok és a munkacsoportok üléseiket követően jelentést tesznek a vegyes bizottságnak.

31.

A munkacsoportok nem rendelkeznek döntéshozói jogkörrel, de ajánlásokat terjeszthetnek a vegyes bizottság elé.

32.

A felek megállapodhatnak abban, hogy a 16–20. ponttal összhangban módosítják ezen eljárási szabályzatot.

1.

A vegyes bizottság albizottságainak és munkacsoportjainak feladatkörét a melléklet tartalmazza.

2.

Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.

1.

Az albizottságok és a munkacsoportok megvitatják a megállapodásnak a vegyes bizottság által meghatározott felelősségi területükön való végrehajtását. Emellett megvitathatnak a kétoldalú együttműködés vonatkozó területeivel kapcsolatos témákat vagy konkrét projekteket is.

2.

Az albizottságok és a munkacsoportok a vegyes bizottság felügyelete alatt működnek. A vegyes bizottság által meghatározott határidőn belül be kell nyújtaniuk jegyzőkönyveiket és ajánlásaikat a vegyes bizottságnak.

3.

Az albizottságok és a munkacsoportok a felek képviselőiből állnak.

4.

Az albizottságok és a munkacsoportok üléseikre szakértőket hívhatnak meg, és meghallgathatják őket konkrét napirendi pontokkal kapcsolatban.

5.

Az albizottságok és a munkacsoportok társelnöki feladatait a két fél látja el.

6.

A két fél egy-egy képviselője együttesen látja el az albizottságok és a munkacsoportok titkári feladatait. A titkárok feladatköre megegyezik a vegyes bizottság titkárainak feladatkörével.

7.

Az albizottságok és a munkacsoportok legalább olyan gyakran üléseznek, ahogyan azt a vegyes bizottság előírja. Bármely fél kérésére és a felek beleegyezésével rendkívüli ülések is tarthatók. Minden ülést a felek által közösen elfogadott időpontban és helyen kell megtartani.

8.

Az albizottságok és a munkacsoportok a vegyes bizottság eljárási szabályzata szerint működnek a napirendek, a jegyzőkönyvek, az ajánlások, a levelezés, a dokumentumok és a költségek tekintetében, kivéve, ha a vegyes bizottság másként rendelkezik.

9.

Ha a felek másként nem határoznak, az ülések nem nyilvánosak.