MELLÉKLET

Iránymutatást tartalmazó dokumentum az 1221/2009/EK rendelet alapján az akkreditálás vagy engedélyezés helye szerinti tagállamtól eltérő tagállamban tevékenységet folytató környezetvédelmi hitelesítők által az akkreditáló és engedélyező testületeknek küldött értesítésekhez

BEVEZETÉS

Ez az iránymutatást tartalmazó dokumentum harmonizálja az akkreditálás vagy engedélyezés helyétől eltérő tagállamban tevékenységet folytató környezetvédelmi hitelesítőkre vonatkozó értesítési eljárásokat.

1.   Az értesítés előtt figyelembe veendő kötelezettségek

1.1.   Az akkreditáló vagy engedélyező testület a más tagállamban akkreditált környezetvédelmi hitelesítők számára nyilvánosan elérhetővé és könnyen hozzáférhetővé teszi az értesítésre vonatkozó eljárásait. Az eljárásokra vonatkozó, nyilvánosan elérhető tájékoztatásnak továbbá meg kell határoznia az akkreditáló vagy engedélyező testület által az értesítésért és a felügyeletért felszámított díjakat, kivéve az utazási költségeket

1.2.   Az akkreditációt vagy engedélyezést végző akkreditáló vagy engedélyező testület feltételként szabja akkreditált vagy engedélyezett környezetvédelmi hitelesítői számára a 24. cikk (1) bekezdésében meghatározott értesítési eljárás követését, mielőtt az utóbbiak elkezdenék a hitelesítési vagy érvényesítési tevékenységeket egy nem az akkreditálás vagy engedélyezés helye szerinti tagállamban. Az akkreditáló vagy engedélyező testület az akkreditált vagy engedélyezett környezetvédelmi hitelesítőire vonatkozó felügyeleti tevékenységeinek keretein belül ellenőrzi azt is, hogy amennyiben a környezetvédelmi hitelesítő egy másik tagállamban folytatott tevékenységet, teljesültek-e az 1221/2009/EK rendeletben foglalt értesítési követelmények.

1.3.   Az akkreditáló vagy engedélyező testületnek javasolnia kell akkreditált vagy engedélyezett környezetvédelmi hitelesítőinek, hogy tájékoztassák ügyfélszervezeteiket arról, hogy az 1221/2009/EK rendelet 23. cikkének (6) bekezdése szerint lehetővé kell tenniük a felügyelet, és hogy ennek megtagadása a szervezet nyilvántartásba való bejegyzésének elutasítását eredményezheti.

2.   Az értesítés tartalma

2.1.   Az 1221/2009/EK rendelet 24. cikkének (1) bekezdésében meghatározott értesítési követelményeket akkor lehet teljesítettnek kell tekinteni, ha az összes alábbi információt benyújtották:

a)	az akkreditáció vagy engedély részletei, bizonyítékkal arról, hogy az akkreditáció vagy engedély még mindig érvényes, nem került felfüggesztésre vagy visszavonásra, és a hitelesítés vagy érvényesítés tárgyát képező szervezet konkrét tevékenységei szempontjából megfelelő;

b)	a csoport összetétele és szakértelme, különös tekintettel a környezetvédelmi jogi előírásoknak és a hitelesítés vagy érvényesítés helye szerinti tagállam hivatalos nyelvének ismeretére;

c)	szükség esetén a személyzetre vonatkozó adatok, például a hitelesítés tárgyát képező ágazat szempontjából releváns szakképesítésekre, képzésekre és szakmai tapasztalatra vonatkozó adatok;

d)	a hitelesítés és érvényesítés helye és ideje (ideértve a környezetvédelmi hitelesítő látogatását a szervezetnél, és a látogatás előtti és utáni összes szakaszt) az 1221/2009/EK rendelet 25. cikkében foglaltak szerint;

e)	a hitelesítési vagy érvényesítési folyamat által érintett szervezet címe és elérhetőségei (ideértve a hitelesítés vagy érvényesítés hatálya alá tartozó telephelyeket és tevékenységeket), valamint az alkalmazottak száma.

A c) pontban említett, kiegészítő információkra vonatkozó kérelmeket a konkrét helyzetre való tekintettel indokolni kell, és a kérelmek nem sérthetik a környezetvédelmi hitelesítő jogát arra, hogy az akkreditálás vagy engedélyezés helyétől eltérő tagállamban nyújtson szolgáltatásokat.

2.2.   Ha az értesítés eleget tesz az 1221/2009/EK rendelet 24. cikkének (1) bekezdésében foglalt értesítési követelményeknek, az akkreditáló vagy engedélyező testület köteles erről – az 1221/2009/EK rendelet 25. cikkében meghatározottak szerint – a hitelesítési és érvényesítési eljárások megkezdése előtt tájékoztatni a környezetvédelmi hitelesítőt. Az értesítést lehetőleg két héttel a hitelesítési vagy érvényesítési tevékenységek megkezdése előtt kell átadni. Ugyanekkor az akkreditáló vagy engedélyező testület értesíti a környezetvédelmi hitelesítőt a végrehajtani kívánt felügyeleti tevékenység hatályáról és tartalmáról, valamint a felügyeleti tevékenység során felmerülő költségekről.

2.3.   Ha az akkreditáló vagy engedélyező testület tudomást szerez arról, hogy értesítés nélküli hitelesítési vagy érvényesítési tevékenységeket terveznek végrehajtani, vagy már végre is hajtottak, az akkreditáló vagy engedélyező testület köteles a környezetvédelmi hitelesítőt emlékeztetni az 1221/2009/EK rendelet adott országra vonatkozó értesítési követelményeire (lásd 2.1. pont).

Amennyiben az 1221/2009/EK rendelet 24. cikkének (1) bekezdésében említett információkat nem nyújtják be időben, vagy ha az értesítés nem tesz eleget a szóban forgó cikk szerinti értesítési követelményeknek, akkor ezen iránymutatást tartalmazó dokumentum 3.1. pontját kell alkalmazni.

2.4.   Mivel az értesítés kimenetele befolyásolhatja a hitelesítési és érvényesítési folyamatokat, az akkreditáló vagy engedélyező testületnek javasolnia kell a hitelesítőnek, hogy ügyfelét tájékoztassa az értesítés kimeneteléről.

3.   Az értesítési eljárás be nem tartásának következményei

3.1.   Ha az értesítés nem tesz eleget az 1221/2009/EK rendelet 24. cikkének (1) bekezdése szerinti értesítési követelményeknek, az akkreditáló vagy engedélyező testület a 3.1.1. és 3.1.4. pontokban foglalt eljárásokat követi.

3.1.1.   Ha az akkreditáció vagy engedély részleteiről, a szakértelemről, a hitelesítés és az érvényesítés helyéről és idejéről, a szervezet címéről és elérhetőségéről, a környezetvédelmi jogi előírások ismeretéről és a hitelesítés vagy érvényesítés helye szerinti tagállam hivatalos nyelvének ismeretéről, vagy adott esetben a csoport összetételéről szóló információkat nem biztosítják, vagy azokat nem időben biztosítják, akkor a környezetvédelmi hitelesítőt minél hamarabb értesíteni kell a hiányzó információról vagy az értesítési határidő megszegéséről.

3.1.2.   Ha az akkreditáló vagy engedélyező testület úgy ítéli meg, hogy a hiányzó információ nem zárja ki a környezetvédelmi hitelesítő kielégítő felügyeletét, akkor az akkreditáló vagy engedélyező testület az értesítést a felügyeleti tevékenységek végrehajtására kielégítőként kezeli, és később kéri fel a környezetvédelmi hitelesítőt a hiányzó adatok pótlására. A környezetvédelmi hitelesítőt erről a döntésről időben, a hitelesítési és érvényesítési folyamatok elindítása előtt kell értesíteni.

3.1.3.   Ha az akkreditáló vagy engedélyező testület úgy ítéli meg, hogy a hitelesítési vagy érvényesítési tevékenységek kielégítő felügyelete szempontjából alapvető információkat (például a hitelesítés és érvényesítés helye és ideje, a szervezet címe és elérhetősége, a környezetvédelmi hitelesítő akkreditációs vagy engedélyezési részletei, a csoport összetétele vagy szakértelme, különös tekintettel a környezetvédelmi jogi előírásokra és a hitelesítés vagy érvényesítés helye szerinti másik tagállam hivatalos nyelvének ismeretére) nem nyújtották be, az akkreditáló vagy engedélyező testületnek tájékoztatnia kell a környezetvédelmi hitelesítőt arról, hogy az értesítést nem tekinti kielégítőnek, ebből fakadóan kielégítő felügyelet nem lehetséges, és amennyiben a hitelesítésre vagy érvényesítésre a hiányzó információk pótlása előtt kerülne sor, akkor az akkreditáló vagy engedélyező testület javasolni fogja az illetékes testületnek, hogy a szervezetet ne vegyék nyilvántartásba.

3.1.4.   Ha az akkreditáló vagy engedélyező testület úgy dönt, javasolni fogja az illetékes testületnek, hogy a szervezetet ne vegyék nyilvántartásba, azt közölnie kell a környezetvédelmi hitelesítővel, az akkreditációt vagy engedélyt adó akkreditáló vagy engedélyező testülettel, a szervezettel, és ha lehetséges, az illetékes testülettel.