MELLÉKLET

AZ EURÓPAI VÉDELMI ÜGYNÖKSÉG PÉNZÜGYI SZABÁLYZATA

TARTALOMJEGYZÉK

HATÁLY

I. CÍM

AZ ÁLTALÁNOS KÖLTSÉGVETÉS ALAPELVEI

1. cikk

Az általános költségvetés

2. cikk

A működési költségvetés

3. cikk

Pénzügyi keret

4. cikk

Az általános költségvetés elfogadása

5. cikk

Célhoz kötött bevételek

6. cikk

A kiadások kezelése az Ügynökség által a részt vevő tagállamok nevében

7. cikk

Hozzájárulások

8. cikk

Költségvetési többlet

9. cikk

Költségvetési alapelvek

10. cikk

Számviteli alapelvek

11. cikk

Átvitel

12. cikk

Költségvetés-módosítások

13. cikk

Felülvizsgált költségvetés

II. CÍM

AZ ÁLTALÁNOS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA

1. FEJEZET

Pénzügyi személyzet

14. cikk

A feladatok elkülönítésének elve

15. cikk

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő szerepe

16. cikk

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai

17. cikk

A kezdeményezéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok elkülönítése

18. cikk

Igazgatási és belső ellenőrzési eljárások

19. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő szerepe

20. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő feladatai

2. FEJEZET

A pénzügyi személyzet felelőssége

21. cikk

Általános rendelkezések

22. cikk

A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőkre vonatkozó szabályok

23. cikk

A számvitelért felelős tisztviselőre vonatkozó szabályok

3. FEJEZET

Bevételek

24. cikk

Az Ügynökség bevételeinek rendelkezésre bocsátása

25. cikk

Az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becslések

26. cikk

Az esedékessé váló követelések megállapítása

27. cikk

A behajtás engedélyezése

28. cikk

Pénzösszegek behajtása

29. cikk

Késedelmi kamat

4. FEJEZET

Kiadások

30. cikk

Általános elvek

31. cikk

A költségvetési kötelezettségvállalás meghatározása

32. cikk

Kötelezettségvállalási eljárás

33. cikk

A kötelezettségvállalás engedélyezése

34. cikk

A kiadások érvényesítése

35. cikk

A kiadások engedélyezése

36. cikk

A kiadások kifizetése

37. cikk

Fizetési határidő

5. FEJEZET

IT-rendszerek

38. cikk

Számviteli szoftver

6. FEJEZET

Belső ellenőrzés

39.cikk

A belső ellenőr szerepe

40.cikk

A belső ellenőr feladatai

III. CÍM

PÉNZÜGYI JELENTÉSTÉTEL ÉS ÉVES ELLENŐRZÉS

41.cikk

Költségvetési és jelentéstételi ütemterv

42.cikk

Negyedéves jelentés

43.cikk

Ellenőri testület

44.cikk

Éves ellenőrzés

45. cikk

Végső cikk

HATÁLY:

Az Európai Védelmi Ügynökség pénzügyi szabályzata az Európai Védelmi Ügynökség létrehozásáról szóló, 2004. július 12-i 2004/551/KKBP tanácsi együttes fellépés (1) (együttes fellépés) pénzügyi vonatkozású, kapcsolódó cikkeit hajtja végre és egészíti ki.

I. CÍM

AZ ÁLTALÁNOS KÖLTSÉGVETÉS ALAPELVEI

1. cikk

Az általános költségvetés

(1)   Az általános költségvetés az egy adott évre vonatkozó bevételeket és kiadásokat tartalmazza.

(2)   Az általános költségvetés teljes mértékben tiszteletben tartja a Tanács által a 3. cikknek megfelelően jóváhagyott ügynökségi pénzügyi keretben foglalt korlátokat.

(3)   A kiadások a személyzetre, üzemeltetésre és a működtetésre vonatkozó előirányzatokat, valamint előzetes előirányzatokat tartalmaznak. A bevételeket egyéb bevételek – ideértve a személyzet javadalmából való levonásokat és az Ügynökség bankszámláin keletkező kamatot –, valamint az Ügynökség munkájában részt vevő tagállamok („részt vevő tagállamok”) hozzájárulásai alkotják.

(4)   Az üzemeltetési költségvetés az általános költségvetést jelenti a működési költségvetés kivételével, a 2. cikkben meghatározottaknak megfelelően.

2. cikk

A működési költségvetés

(1)   A működési költségvetés az általános költségvetés része, és a külső tanácsadás, nevezetesen az Ügynökség feladatainak ellátásához szükséges működési elemzések beszerzésének költsége, valamint a valamennyi részt vevő tagállam javát szolgáló meghatározott kutatási és technológiai tevékenységek, nevezetesen műszaki esettanulmányok és megvalósíthatósági előtanulmányok költségeinek fedezésére szolgáló előirányzatokat tartalmazza.

(2)   Az ügyvezető igazgató rendszeresen tájékoztatja az irányítóbizottságot a működési költségvetés hatálya alá tartozó aktuális és jövőbeli tevékenységekről.

3. cikk

Pénzügyi keret

A Tanács három évente, egyhangúlag eljárva jóváhagyja az Ügynökségnek az elkövetkező három évre szóló pénzügyi keretét. A pénzügyi keret meghatározza a megállapodáson alapuló prioritásokat, és jogilag kötelező érvényű plafont képez. Az első pénzügyi keret a 2007 és 2009 közötti időszakra szól.

4. cikk

Az általános költségvetés elfogadása

(1)   Az Ügynökség vezetője minden évben június 30-ig benyújtja az irányítóbizottságnak a következő évre vonatkozó, a pénzügyi keretben meghatározott korlátozásokat teljes körűen tiszteletben tartó általános költségvetési tervezettel kapcsolatos átfogó becsléseket.

(2)   Az Ügynökség vezetője az általános költségvetési tervezetet minden év szeptember 30-ig az irányítóbizottság elé terjeszti. A tervezet a következőket tartalmazza:

a)

a szükséges előirányzatok: i. az Ügynökség működésével, személyzetével és üléseivel kapcsolatos költségek fedezésére; ii. külső tanácsadás, nevezetesen az Ügynökség feladatainak ellátásához szükséges működési elemzések beszerzésének költsége, valamint a valamennyi részt vevő tagállam javát szolgáló meghatározott kutatási és technológiai tevékenységek, nevezetesen műszaki esettanulmányok és megvalósíthatósági előtanulmányok költségeinek fedezésére;

b)	a kiadások fedezéséhez szükséges bevételekre vonatkozó becslés.

(3)   Az irányítóbizottság célja annak biztosítása, hogy a (2) bekezdés a) pontja ii. alpontjában említett előirányzatok a (2) bekezdésben említett teljes előirányzat jelentős részét képviseljék. Ezek az előirányzatok a tényleges igényeket tükrözik és az Ügynökség számára műveleti szerepet tesznek lehetővé.

(4)   Az általános költségvetési tervezethez csatolni kell a személyi állomány kialakításának részletes tervét és a részletes indoklásokat.

(5)   Az irányítóbizottság egyhangú határozattal úgy dönthet, hogy az általános költségvetési tervezet egy bizonyos projektet vagy programot is lefedhet, amennyiben az valamennyi részt vevő tagállam közös javát szolgálja.

(6)   Az előirányzatokat a kiadás típusa vagy célja alapján címekre és alcímekre kell bontani, amelyek szükség szerint tovább bonthatók jogcímcsoportokra.

(7)   Minden cím tartalmazhat egy „ideiglenes előirányzatok” elnevezésű alcímet. Ezeket az előirányzatokat a szükséges előirányzatok összegével vagy a létező előirányzatok végrehajtási területével kapcsolatban felmerült komoly bizonytalanság esetén kell bevezetni.

(8)   A bevételek a következőkből állnak:

a)	egyéb bevételek;

b)	az Ügynökség munkájában részt vevő tagállamok által a bruttó nemzeti jövedelem (GNI)-skála alapján befizetendő hozzájárulások.

Az általános költségvetés tervezete a célhoz kötött bevételek nyilvántartására külön sorokat tartalmaz, és amennyiben lehetséges, jelzi az előre látható összegeket.

(9)   Az irányítóbizottság minden év december 31-ig jóváhagyja az általános költségvetés tervezetét, az Ügynökség pénzügyi keretein belül. Az irányítóbizottság ezen ülésén a levezető elnök az Ügynökség vezetője vagy az általa a Tanács Főtitkárságának munkatársai közül kijelölt képviselője vagy az irányítóbizottságnak egyik, általa felkért tagja. Az ügyvezető igazgató megállapítja, hogy a költségvetést elfogadták, és erről értesíti a részt vevő tagállamokat.

(10)   Amennyiben a pénzügyi év kezdetén az általános költségvetés tervezetének elfogadására még nem került sor, a költségvetés bármely alcímének vagy egyéb részének tekintetében havonta az előző pénzügyi év költségvetési előirányzatainak legfeljebb egytizenketted részét kitevő összeget lehet elkölteni. Ez a szabályozás azonban nem járhat azzal, hogy a kidolgozás alatt álló általános költségvetési tervezetben előírt előirányzatok egytizenketted részét meghaladó tételeket bocsásson az Ügynökség rendelkezésére. Az ügyvezető igazgató javaslatára az irányítóbizottság minősített többséggel engedélyezhet az egytizenketted részt meghaladó kiadásokat. Az ügyvezető igazgató igényelhet az e bekezdés alapján engedélyezett előirányzatok fedezéséhez szükséges hozzájárulásokat, amelyeket az erre vonatkozó igény közlésétől számított harminc napon belül kell befizetni.

5. cikk

Célhoz kötött bevételek

(1)   Általános költségvetésében az Ügynökség különleges célhoz kötött pénzügyi hozzájárulásban részesülhet a 4. cikk (2) bekezdése a) pontjának i. alpontjában nem említett költségek fedezésére:

a)	az Európai Unió általános költségvetéséből eseti alapon, az arra vonatkozó szabályok, eljárások és döntéshozatali mechanizmusokkal összhangban;

b)	a részt vevő tagállamoktól, harmadik államoktól vagy egyéb harmadik felektől.

(2)   A célhoz kötött bevételeket kizárólag arra a külön célra lehet felhasználni, amelyhez azokat rendelték.

6. cikk

A kiadások kezelése az Ügynökség által a részt vevő tagállamok nevében

(1)   Az ügyvezető igazgató vagy egy részt vevő tagállam javaslatára az irányítóbizottság dönthet úgy, hogy a részt vevő tagállamok szerződéses alapon megbízhatják az Ügynökséget a hatáskörébe tartozó egyes tevékenységek adminisztratív és pénzügyi kezelésével.

(2)   E döntésében az irányítóbizottság engedélyezheti, hogy az Ügynökség egyes részt vevő tagállamok nevében szerződést kössön. Az igazgatótanács engedélyezheti, hogy az Ügynökség előzetesen beszedje e részt vevő tagállamoktól a megkötött szerződések teljesítéséhez szükséges pénzalapokat.

7. cikk

Hozzájárulások

(1)   Hozzájárulások meghatározása a bruttó nemzeti jövedelem (GNI)-skála alkalmazása esetén

1.1.

Amennyiben a GNI-skálát kell alkalmazni, a hozzájárulás nyújtására kötelezett részt vevő tagállamok hozzájárulásainak bontását az Európai Unióról szóló szerződés 28. cikkének (3) bekezdésében meghatározott módon, és az Európai Közösségek saját forrásainak rendszeréről szóló, 2000. szeptember 29-i 2000/597/EK, Euratom tanácsi határozatnak (2), illetve az ennek a helyébe lépő bármely más tanácsi határozatnak megfelelően a bruttónemzetitermék-kulcs alapján kell meghatározni.

1.2.

Az egyes hozzájárulások kiszámítására vonatkozó adatok az Európai Közösségek legutóbb elfogadott költségvetéséhez csatolt, „Az általános költségvetés finanszírozásának összefoglalása a saját források típusa és a tagállamok szerint” elnevezésű táblázat „GNI saját források” oszlopában szerepelnek. Valamennyi hozzájárulás nyújtására kötelezett részt vevő tagállam hozzájárulásának mértéke arányos az érintett tagállam bruttó nemzeti jövedelmének (GNI) a hozzájárulást nyújtó részt vevő tagállamok teljes GNI összesítésében képviselt részével.

(2)   A hozzájárulások befizetésének ütemezése

2.1.	Az Európai Unió általános költségvetésének finanszírozására irányuló hozzájárulásokat az Ügynökség munkájában részt vevő tagállamok az adott pénzügyi évben február 15-ig, június 15-ig és október 15-ig, három egyenlő részletben fizetik be.

2.2.	Módosító költségvetés elfogadása esetén az érintett részt vevő tagállamok a szükséges hozzájárulásokat az erre vonatkozó igény közlésétől számított hatvan napon belül fizetik be.

2.3.	Minden részt vevő tagállam maga fizeti a hozzájárulása befizetéséhez kapcsolódó banki díjakat.

8. cikk

Költségvetési többlet

A bevételek és a kiadások közötti különbség eredményeképpen a pénzügyi év során felhalmozódó költségvetési többletet a részt vevő tagállamok rendelkezésére álló hitelnek kell tekinteni és a következő pénzügyi évben esedékes harmadik hozzájárulásukból (október 15.) történő levonás formájában visszaszolgáltatják a számukra.

9. cikk

Költségvetési alapelvek

(1)   Az euróban megtervezett költségvetések olyan jogi aktusok, amelyek az egyes pénzügyi évekre vonatkozóan meghatározzák és engedélyezik az Ügynökség által kezelt valamennyi bevételt és kiadást.

(2)   A költségvetési előirányzatok engedélyezése a január 1-jén kezdődő és ugyanazon év december 31-én végződő pénzügyi év időtartamára vonatkozik.

(3)   A bevételeknek és kiadásoknak minden költségvetés tekintetében egyensúlyban kell lenniük. Valamennyi bevételt és kiadást maradéktalanul, bármilyen, egymáshoz való kiigazítás nélkül kell bevezetni az adott költségvetésbe.

(4)   A költségvetés kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatokból álló differenciált, továbbá nem differenciált előirányzatokból áll.

(5)   A kötelezettségvállalási előirányzatok a folyamatban lévő pénzügyi évben tett jogi kötelezettségvállalások teljes költségét fedezik. Mindazonáltal a kötelezettségvállalások általánosan vagy éves részletekben is tehetők. A kötelezettségvállalásokat a december 31-ig bezárólag tett jogi kötelezettségvállalások alapján kell könyvelni.

(6)   A kifizetési előirányzatok a folyamatban lévő pénzügyi évben és/vagy korábbi pénzügyi években tett jogi kötelezettségvállalások teljesítéseként foganatosított kifizetéseket fedezik. A kifizetéseket a december 31-ig tett költségvetési kötelezettségvállalások alapján kell könyvelni.

(7)   A pénzügyi év bevételét a pénzügyi év során beszedett összegek alapján kell a pénzügyi évre vonatkozóan könyvelni.

(8)   A bevételt és kiadást kizárólag a költségvetési tételekhez kötve, és az azokban található előirányzatok határain belül lehet foganatosítani.

(9)   Az előirányzatokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás alapelvének, nevezetesen a gazdaságosság, eredményesség és hatékonyság elvének megfelelően kell felhasználni.

(10)   Eszközkezelés és értékcsökkenés: költségvetési szempontból az eszközök beszerzésével kapcsolatos valamennyi kiadást úgy kell bevezetni a költségvetésbe, ahogyan felmerült; nem alkalmazható értékcsökkenési levonás.

10. cikk

Számviteli alapelvek

(1)   A pénzügyi kimutatásokat az Európai Unió általánosan elfogadott számviteli alapelveivel összhangban kell elkészíteni, nevezetesen:

a)	folyamatosság, azaz úgy kell tekinteni, hogy az Ügynökséget határozatlan időre hozták létre;

b)	óvatosság, azaz az eszközök és a bevételek nem túlértékeltek, illetve a követelések és a kiadások nem alulértékeltek;

c)

a számviteli módszerek stabilitása, azaz a pénzügyi kimutatások alkotóelemeinek szerkezete, a számviteli módszerek és az értékelési előírások nem változtathatók meg egyik évről a másikra. A számvitelért felelős tisztviselő csak rendkívüli körülmények között térhet el a számviteli módszerek stabilitásának elvétől, elsősorban akkor, ha a változás javítja a számviteli műveletek megfelelőségét;

d)

összehasonlíthatóság, azaz a pénzügyi kimutatások valamennyi tételére vonatkozóan meg kell adni az előző évre vonatkozó megfelelő tétel összegét is. Amennyiben a pénzügyi kimutatás egyik elemének kimutatása vagy besorolása megváltozik, úgy az előző évre vonatkozó megfelelő tételek összegét és besorolását az összehasonlíthatóság követelménye szerint korrigálni kell;

e)	részletesség, azaz minden olyan műveletet, amely a kért információ szempontjából lényegesnek minősül, figyelembe kell venni a pénzügyi kimutatás során. A részletességet az ügylet jellege, illetve összege határozza meg;

f)

bruttó elszámolás, azaz a követelések és a tartozások nem számíthatók be egymásba, és ugyanez a szabály érvényes a kiadásokra és a bevételekre is, kivéve ha a kiadások és a bevételek ugyanazon vagy hasonló ügyletből, illetőleg fedezeti ügyletből származnak, feltéve, hogy az egyes kiadások és bevételek nem jelentős összegűek;

g)	valódiság, azaz a számviteli eseményeket tényleges gazdasági tartalmuknak megfelelően kell szerepeltetni a pénzügyi kimutatásokban;

h)	eredményelszámolás, azaz az egyes ügyleteket és eseményeket bekövetkezésük időpontjában kell könyvelni, és nem akkor, amikor az összegek tényleges kifizetésére, illetve beszedésére sor kerül;

i)	az eszközök és a leírások nyomon követhetősége, azaz az Ügynökség nyilvántartást vezet a materiális és immateriális javak, valamint pénzügyi eszközök – ideértve a leírásokat is – mennyiségéről és értékéről.

(2)   Amennyiben a számvitelért felelős tisztviselő egy adott esetben úgy ítéli meg, hogy el kell térni az (1) bekezdésben meghatározott számviteli alapelvek valamelyikétől, ezt az eltérést kellően meg kell indokolni és jelentést kell tenni róla.

11. cikk

Átvitel

(1)   Törölni kell azokat az előirányzatokat, amelyek annak a pénzügyi évnek a végén, amelyre azokat bevezették, nem kerültek felhasználásra.

(2)   Mindazonáltal azon kötelezettségvállalási előirányzatok, amelyekre vonatkozóan a pénzügyi év zárásakor még nem került sor kötelezettségvállalásra, átvihetők a következő pénzügyi évre olyan kötelezettségvállalási előirányzatoknak megfelelő összegek esetében, amelyeket illetően a kötelezettségvállalási eljárás, nevezetesen a potenciális ajánlattevők kiválasztásának előkészítő szakasza december 31-ig javarészt lezárásra került. Ezen összegekre vonatkozóan a következő év március 31-ig lehet kötelezettséget vállalni.

(3)   A kifizetési előirányzatokat már létező kötelezettségvállalások, illetve a következő pénzügyi évre átvitt kötelezettségvállalási előirányzatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások fedezéséhez szükséges összegek esetében lehet átvinni a következő pénzügyi évre, amennyiben a következő pénzügyi év költségvetésének vonatkozó sorában szereplő előirányzatok nem fedezik a követelményeket. Az adott előirányzatokat csak egyszer lehet átvinni.

(4)   A tartalékelőirányzatok és a személyi költségekre szánt előirányzatok nem vihetők át a következő pénzügyi évre.

(5)   A célhoz kötött, fel nem használt bevételek és a december 31-én rendelkezésre álló, az 5. cikkben említett ilyen bevételekből eredő előirányzatok automatikusan átvitelre kerülnek a következő pénzügyi évre és kizárólag a rendeltetésüknek megfelelő meghatározott célra használhatók fel. A célhoz kötött átvitt bevételnek megfelelő, rendelkezésre álló előirányzatokat kell először felhasználni.

(6)   Az ügyvezető igazgató az átvitelekre vonatkozó javaslatot február 15-ig az irányítóbizottság elé terjeszti. Az irányítóbizottság március 15-ig döntést hoz.

12. cikk

Költségvetés-módosítások

(1)   Elkerülhetetlen, rendkívüli és előre nem látható körülmények bekövetkezése esetén az ügyvezető igazgató költségvetésmódosítás-tervezetet nyújthat be a 3. cikkben foglalt pénzügyi keretben meghatározott korlátozásokon belül.

(2)   A költségvetésmódosítás-tervezetet a pénzügyi keretben meghatározott korlátokon belül, az általános költségvetésre vonatkozó eljárásnak megfelelően kell megtervezni, előterjeszteni és elfogadni, valamint az elfogadásról szóló bejelentést megtenni. Az irányítóbizottság a sürgősségre való kellő tekintettel jár el.

(3)   Ha kivételes és előre nem látható körülmények miatt a pénzügyi keretben meghatározott korlátozások nem bizonyulnak elegendőnek – teljes mértékben figyelembe véve a 4. cikk (2) és (3) bekezdésében meghatározott szabályokat is – az irányítóbizottság a költségvetés-módosítást beterjeszti a Tanácshoz, amely annak elfogadásáról egyhangúlag határoz.

13. cikk

Felülvizsgált költségvetés

(1)   Az ügyvezető igazgató szükség esetén a folyó pénzügyi év első kilenc hónapjában felmerült tényleges kiadások és a pénzügyi év végéig felmerülő becsült kiadások alapján felülvizsgált költségvetést terjeszthet az irányítóbizottság elé a már elfogadott költségvetés korlátain belül.

(2)   Az ügyvezető igazgató a pénzügyi évre vonatkozó előirányzatok 10 %-át meg nem haladó mértékben előirányzatokat csoportosíthat át az egyik címből a másikba, az egyik alcímből a másikba, vagy az egyik jogcímcsoportból a másikba.

(3)   Három héttel a (2) bekezdésben említett átcsoportosítás végrehajtása előtt az ügyvezető igazgató tájékoztatja az irányítóbizottságot ez irányú szándékáról. Amennyiben ezen időszak alatt a részt vevő tagállamok megfelelően alátámasztott indokokkal állnak elő, a döntést az irányítóbizottság hozza meg.

(4)   Az ügyvezető igazgató átcsoportosításokat végezhet a jogcímcsoportok között, és az irányítóbizottság felé egyéb átcsoportosításokra vonatkozó javaslatot tehet.

II. CÍM

AZ ÁLTALÁNOS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA

1. FEJEZET

Pénzügyi személyzet

14. cikk

A feladatok elkülönítésének elve

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatait el kell különíteni; ezen feladatok kölcsönösen összeférhetetlenek.

15. cikk

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő szerepe

(1)   Az Ügynökség nevében az ügyvezető igazgató látja el az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatait.

(2)   Az Ügynökség a belső ügyviteli szabályaiban meghatározza azon megfelelő szintű tisztviselők körét, akiket az ügyvezető igazgató – az Ügynökség eljárási szabályzatával összhangban – az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatainak elvégzésére hatalmazhat fel, valamint meghatározza a felhatalmazás hatályát.

(3)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő hatáskörét a személyzet kizárólag olyan tagjaira lehet átruházni, akiket meghatározott idejű szerződéssel a részt vevő tagállamok állampolgárai közül közvetlenül az Ügynökség választott ki, a 2004/551/KKBP tanácsi együttes fellépés 11. cikke (3) bekezdése 3.1. pontjának megfelelően.

(4)   A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő kizárólag a felhatalmazó jogi aktusban lefektetett keretek között járhat el. A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő munkáját egy vagy több – a költségvetés végrehajtásához és az elszámolás elkészítéséhez szükséges egyes műveletek elvégzésével megbízott – alkalmazott segítheti az engedélyezésre jogosult tisztviselő felelőssége mellett.

16. cikk

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai

(1)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a bevételek és a kiadások – a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás alapelvének, és többek között a gazdaságosság, az eredményesség és a hatékonyság elvének megfelelő – végrehajtásáért, továbbá a jogszerűség és a szabályszerűség követelményeinek való megfelelés biztosításáért.

(2)   A kiadások végrehajtása érdekében a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő költségvetési és jogi kötelezettségeket vállal, érvényesíti a kiadásokat, illetve engedélyezi a kifizetéseket és megteszi az előirányzatok végrehajtásához szükséges előzetes intézkedéseket.

(3)   A bevételek végrehajtása az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becslések elkészítését, a behajtandó követelések megállapítását és a beszedési utalványok kibocsátását foglalja magában. A bevételek végrehajtása adott esetben magában foglalja a megállapított követelésekről történő lemondást is.

(4)   A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő – az Ügynökség által elfogadott minimumszabályokkal összhangban és kellő figyelemmel a pénzügyi irányítási környezettel és a finanszírozott tevékenységek természetével kapcsolatos kockázatokra – megállapítja a feladatai elvégzéséhez megfelelő szervezeti felépítést, belső igazgatási és ellenőrzési eljárásokat, ideértve adott esetben az utólagos ellenőrzést is. Egy adott művelet engedélyezése előtt a művelet kezdeményezőjétől eltérő alkalmazottaknak ellenőrizniük kell a műveleti és pénzügyi szempontokat. A kezdeményezés, a műveletet megelőző, valamint a műveletet követő ellenőrzés különálló feladat.

(5)   Minden, a pénzügyi műveletek irányítását ellenőrző személynek rendelkeznie kell a szükséges szakmai képesítéssel. Mindannyiuknak meg kell felelniük továbbá az Ügynökség szakmai normákra vonatkozó szabályzatának.

(6)   Bármely, a tranzakciók pénzügyi irányításában és ellenőrzésében részt vevő alkalmazott, aki úgy véli, hogy a felettese utasítására alkalmazandó vagy jóváhagyandó határozat szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel vagy az általa követendő szakmai szabályokkal, erről írásban értesíti az engedélyezésre jogosult tisztviselőt. Amennyiben ez utóbbi nem jár el, az alkalmazott írásban értesíti a 22. cikk (3) bekezdésében említett testületet. Az Ügynökség érdekeit sértő törvénytelen tevékenység, csalás vagy korrupció esetén az engedélyezésre jogosult tisztviselő értesíti a vonatkozó jogszabályok által kijelölt hatóságokat és szerveket.

(7)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai elvégzéséről pénzügyi és irányítási információt is tartalmazó éves tevékenységi jelentésben tájékoztatja az irányítóbizottságot. A jelentésnek be kell mutatnia a műveleteknek a célkitűzésekhez képest elért eredményeit, a műveletekkel kapcsolatos kockázatokat, a rendelkezésre bocsátott források felhasználását és a belső ellenőrzési rendszer működését. A belső ellenőr tudomásul veszi az éves jelentést és bármely egyéb meghatározott információt.

17. cikk

A kezdeményezéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok elkülönítése

(1)   Egy művelet kezdeményezése minden olyan művelet, amelyet rendes körülmények között a 16. cikk (4) és (5) bekezdésében említett alkalmazott végez, és amely annak előkészítésére szolgál, hogy az illetékes, felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő elfogadja a költségvetést végrehajtó intézkedéseket.

(2)   Egy művelet előzetes ellenőrzése alatt kell érteni minden olyan előzetes ellenőrzést, amelyet a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít a működési és pénzügyi szempontok ellenőrzése érdekében.

(3)   Minden műveletet legalább előzetes ellenőrzésnek kell alávetni. Ezen ellenőrzés célja különösen a következők megállapítása:

a)

a kiadások és a bevételek szabályszerűek-e, és megfelelnek-e a vonatkozó szabályoknak – különösen a költségvetési és az egyéb vonatkozó szabályoknak –, valamint az érintett Szerződések vagy a vonatkozó jogszabályok végrehajtása során elfogadott jogi aktusok rendelkezéseinek, és – adott esetben – a szerződéses feltételeknek;

b)	érvényesül-e a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve.

(4)   Az utólagos és – adott esetben – helyszíni iratvizsgálatok azt ellenőrzik, hogy a költségvetésből finanszírozott műveletek végrehajtása szabályszerű volt-e, és különösen, hogy teljesültek-e a (3) bekezdésben említett követelmények. E vizsgálatok kockázatelemzési módszer alapján, szúrópróbaszerűen is elvégezhetők.

(5)   A (2) és (4) bekezdésben említett ellenőrzések végrehajtásával megbízott tisztviselő vagy egyéb alkalmazott nem lehet azonos azzal, aki az (1) bekezdésben említett kezdeményezési feladatokat végzi, és nem lehet annak beosztottja.

18. cikk

Igazgatási és belső ellenőrzési eljárások

Az igazgatási és belső ellenőrzési rendszerek és eljárások céljai a következők:

a)	a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban az ügynökségi politikák, programok és intézkedések célkitűzéseinek megvalósítása;

b)	az uniós jogi előírások és az Ügynökség által felállított ellenőrzési szabályok betartása;

c)	az Ügynökség eszközeinek és az adatoknak a megóvása;

d)	a szabálytalanságok, hibák és csalások megelőzése és feltárása;

e)	az igazgatási kockázatok azonosítása és megelőzése;

f)	megbízható pénzügyi és igazgatási információk biztosítása;

g)	a költségvetés végrehajtására vonatkozó, illetve azt követően keletkező, valamint a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos intézkedések ellenőrzésére alkalmas bizonylatok megőrzése;

h)	az Ügynökség javára adott előzetes biztosítékokkal kapcsolatos bizonylatok megőrzése és e biztosítékok megfelelő nyomon követésére szolgáló feljegyzések rögzítése.

19. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő szerepe

Az Ügynökség a személyzet kizárólag olyan tagját nevezheti ki számvitelért felelős tisztviselőnek, akit meghatározott idejű szerződéssel a részt vevő tagállamok állampolgárai közül közvetlenül az Ügynökség választott ki, az együttes fellépés 11. cikke (3) bekezdése 3.1. pontjának megfelelően. Az irányítóbizottság a számvitelért felelős tisztviselőt szakmai képzettséggel, illetve annak megfelelő szakmai tapasztalattal bizonyított alkalmassága alapján nevezi ki.

20. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő feladatai

(1)   Az Ügynökségnél a számvitelért felelős tisztviselő felel:

a)	a kifizetések megfelelő végrehajtásáért, a bevételek beszedéséért és a megállapított követelések behajtásáért, ideértve a 29. cikkben meghatározott késedelmi kamatokat is;

b)	az elszámolások elkészítéséért és benyújtásáért;

c)	a könyvvezetésért;

d)	a számviteli szabályok és módszerek, valamint a számlatükör megállapításáért;

e)	a számviteli rendszerek megállapításáért és érvényesítéséért, és – adott esetben – az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számviteli információ biztosítása vagy igazolása érdekében megállapított rendszerek érvényesítéséért;

f)	a pénztárkezelésért.

(2)   A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselőktől megkap a számlák kiállításához szükséges – az Ügynökség eszközeiről, valamint a költségvetés végrehajtásáról valós képet nyújtó – minden információt, melynek megbízhatóságát az engedélyezésre jogosult tisztviselő garantálja.

(3)   Kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő jogosult a pénz- és egyéb eszközök kezelésére. A számvitelért felelős tisztviselő felel továbbá ezen eszközök megóvásáért.

(4)   A számvitelért felelős tisztviselő feladatainak ellátása során egyes feladatokat átruházhat olyan beosztottakra, akiket meghatározott idejű szerződéssel a részt vevő tagállamok állampolgárai közül közvetlenül az Ügynökség választott ki, a 2004/551/KKBP tanácsi együttes fellépés 11. cikke (3) bekezdése 3.1. pontjának megfelelően. A felhatalmazó jogi aktus megállapítja az átruházás alanyára bízott feladatokat.

2. FEJEZET

A pénzügyi személyzet felelőssége

21. cikk

Általános rendelkezések

(1)   A fegyelmi eljárások sérelme nélkül a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőnek adott felhatalmazást a kinevező hatóság ideiglenesen vagy véglegesen visszavonhatja.

(2)   A fegyelmi eljárások sérelme nélkül a kinevező hatóság bármely időpontban ideiglenesen vagy véglegesen felmentheti a számvitelért felelős tisztviselőt a feladatai alól.

(3)   E fejezet rendelkezései nem sértik az e cikkben említett személyek – a vonatkozó nemzeti jog, valamint az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről és az Európai Közösségek tisztviselőit, illetve a részt vevő tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemről szóló hatályos rendelkezések szerinti – büntetőjogi felelősségét.

(4)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselők és a számvitelért felelős tisztviselők mindegyike fegyelmi eljárás alá vonható és kártérítés megfizetésére kötelezhető. Az Ügynökség érdekeit sértő törvénytelen tevékenység, csalás vagy korrupció esetén az ügy a vonatkozó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek elé kerül.

22. cikk

A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőkre vonatkozó szabályok

(1)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől meg lehet követelni, hogy részben vagy egészben orvosolja az Ügynökség azáltal elszenvedett kárát, hogy ő a feladatai végzése során vagy azzal összefüggésben súlyos kötelezettségszegést követett el, különösen azáltal, hogy behajtandó követeléseket állapított meg, illetve beszedési utalványt állított ki, kifizetésre vállalt kötelezettséget vagy kifizetési utalványt állított ki e pénzügyi szabályzat betartása nélkül. Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, amikor az engedélyezésre jogosult tisztviselő – súlyos kötelezettségszegése miatt – elmulasztja egy behajtandó követelést megállapító dokumentum elkészítését, illetve egy beszedési utalvány kiállítását, vagy azt indokolatlanul késedelmesen bocsátja ki, továbbá, ha elmulasztja egy kifizetési utalvány kibocsátását vagy azt indokolatlanul késedelmesen bocsátja ki, és ezzel az Ügynökséget polgári eljárásnak teszi ki harmadik személyekkel szemben.

(2)   Amennyiben a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő úgy véli, hogy olyan határozat meghozatalára kapott felkérést, amely szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, erről írásban értesíti a felhatalmazó hatóságot. Amennyiben a felhatalmazó hatóság ezt követően a határozat meghozatalára vonatkozó, indoklással ellátott, írásos utasítást ad a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, úgy az engedélyezésre jogosult tisztviselőt nem terheli felelősség. Az Ügynökség érdekeit sértő törvénytelen tevékenység, csalás vagy korrupció esetén a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő értesíti a vonatkozó jogszabályok által kijelölt hatóságokat és szerveket.

(3)   Az Ügynökség egy önállóan működő, a pénzügyi szabálytalanságokat figyelő testületet állít fel, amely megállapítja, hogy történt-e pénzügyi szabálytalanság és az – adott esetben – milyen következményekkel jár. Az Ügynökség e testület véleménye alapján dönti el, hogy kezdeményez-e fegyelmi vagy kártérítési eljárást. Amennyiben a testület a rendszerben állapít meg hibát, úgy erről ajánlásokkal ellátott jelentést küld az engedélyezésre jogosult és a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőnek – amennyiben ez utóbbi nem az érintett személy –, valamint a belső ellenőrnek.

23. cikk

A számvitelért felelős tisztviselőre vonatkozó szabályok

A számvitelért felelős tisztviselőtől meg lehet követelni, hogy részben vagy egészben orvosolja az Ügynökség azáltal elszenvedett kárát, hogy ő a feladatai végzése során vagy azzal összefüggésben súlyos kötelezettségszegést követett el. A számvitelért felelős tisztviselőt különösen az alábbi kötelezettségszegések esetében terheli felelősség:

a)	a kezelésében lévő pénz- vagy egyéb eszközök, illetve dokumentumok elvesztése vagy megrongálása;

b)	bankszámlák jogosulatlan megváltoztatása;

c)	a megfelelő beszedési vagy kifizetési utalványokkal nem egyező összegek beszedése vagy kifizetése;

d)	az esedékes bevétel beszedésének elmulasztása.

3. FEJEZET

Bevételek

24. cikk

Az Ügynökség bevételeinek rendelkezésre bocsátása

Az általános költségvetésbe az egyéb bevételekből és a részt vevő tagállamok hozzájárulásaiból összeálló bevételi előirányzat euróban kerül bevezetésre. A részt vevő tagállamok hozzájárulásai – az egyéb bevételek levonását követően – fedezik az Európai Unió általános költségvetésébe bevezetett előirányzatok teljes összegét.

25. cikk

Az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becslések

(1)   Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő minden, az Ügynökség felé fennálló tartozás kiváltására vagy módosítására alkalmas intézkedést vagy helyzetet illetően az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becslést készít.

(2)   Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ezen összegekre vonatkozóan beszedési utalványt állít ki.

26. cikk

Az esedékessé váló követelések megállapítása

(1)   Egy esedékessé váló követelés megállapítása az a cselekmény, melynek során a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő:

a)	ellenőrzi a tartozás fennállását;

b)	megállapítja vagy ellenőrzi a tartozás valódiságát és összegét;

c)	ellenőrzi a tartozás esedékességének feltételeit.

(2)   Az Ügynökség bevételét, valamint minden meghatározott összegű, esedékes és jogos követelést a számvitelért felelős tisztviselőnek szóló beszedési utalvány kiállításával állapítják meg, melyet az adósnak küldött terhelési értesítés követ; ezeket a dokumentumokat az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő állítja ki.

(3)   A hibás kifizetések behajtandók.

27. cikk

A behajtás engedélyezése

(1)   A behajtás engedélyezése az a cselekmény, melynek során a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő – beszedési utalvány kiállításával – utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy az hajtson be egy általa megállapított követelést.

(2)   Az Ügynökség – olyan határozat útján, melynek végrehajtására az azon államban hatályban lévő polgári eljárásjogot kell alkalmazni, amelynek területén az eljárás végrehajtására sor kerül – formálisan megállapíthatja, hogy egy követelés az államoktól eltérő más személyt terhel.

28. cikk

Pénzösszegek behajtása

(1)   A számvitelért felelős tisztviselő a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő által megfelelő módon megállapított követeléseket illetően beszedési utalvány alapján jár el. A számvitelért felelős tisztviselő kellő gondossággal jár el annak biztosítása érdekében, hogy az Ügynökség hozzájusson a bevételeihez, valamint gondoskodik az Ügynökség jogainak védelméről.

A számvitelért felelős tisztviselő az Ügynökség valamennyi követelését behajtja.

(2)   Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő el kíván állni egy megállapított követeléstől, úgy biztosítania kell, hogy az elállás szabályszerű legyen és – a végrehajtási szabályokban megállapított eljárásokkal és szempontokkal összhangban – megfeleljen a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvének. Az elállásról szóló határozatot meg kell indokolni.

29. cikk

Késedelmi kamat

(1)   Minden, az esedékesség napjáig meg nem fizetett, megállapított követelést kamat terhel a (2) és (3) bekezdéssel összhangban.

(2)   Az esedékesség napján meg nem fizetett, megállapított követelésekre az Európai Központi Bank fő refinanszírozási műveleteire vonatkozó, és az esedékességi nap hónapjának első naptári napján érvényes kamatláb alkalmazandó, amely az Európai Unió Hivatalos Lapjának C. sorozatában kerül közzétételre, és amelyhez hozzá kell adni:

a)	hét százalékpontot abban az esetben, ha a követelés alapját áru beszerzésére és szolgáltatás nyújtására irányuló közbeszerzési szerződés képezi;

b)	három és fél százalékpontot minden más esetben.

(3)   A kamatot a terhelési értesítésben megadott esedékességet követő naptári naptól addig a napig kell felszámítani, amelyen a tartozás teljes összegének megfizetésére sor kerül.

(4)   A megfizetett részleteket először a (2) és (3) bekezdéssel összhangban meghatározott kamatra kell elszámolni.

(5)   Pénzbírságok esetén – amennyiben az adós olyan pénzügyi biztosítékot nyújt, amelyet a számvitelért felelős tisztviselő ideiglenes fizetés helyett elfogad – az esedékesség napjától alkalmazandó kamatláb a (2) bekezdésben említett kamatlábnak felel meg, amelyet mindössze másfél százalékponttal kell növelni.

(6)   Annak érdekében, hogy a részt vevő tagállamok hozzájárulásai esetében elkerülhető legyen a késedelmi kamat, az Ügynökség a 7. cikk 2.1. pontjában meghatározott részletfizetési határidőket megelőzően legalább 30 nappal levélben megküldi a részt vevő tagállamok számára az aláírt eredeti hozzájárulás iránti kérelmet.

4. FEJEZET

Kiadások

30. cikk

Általános elvek

(1)   Minden kiadási tételre kötelezettséget kell vállalni, továbbá a kiadási tételeket érvényesíteni kell, engedélyezni kell, és azokat ki kell fizetni.

(2)   A kiadásra vonatkozó kötelezettségvállalást az Ügynökség vagy az Ügynökség által felhatalmazott hatóságok által elfogadott finanszírozási határozatnak kell megelőznie.

31. cikk

A költségvetési kötelezettségvállalás meghatározása

(1)   A költségvetési kötelezettségvállalás valamely jogi kötelezettségvállalás teljesítése során esedékessé váló kifizetés fedezéséhez szükséges előirányzat elhatárolására szolgáló művelet. A jogi kötelezettségvállalás az a cselekmény, melynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő költségvonzattal járó kötelezettségvállalást tesz vagy hoz létre. A költségvetési és a jogi kötelezettségvállalást – a végrehajtási intézkedésekben meghatározott, kellően indokolt eseteket kivéve – ugyanazon engedélyezésre jogosult tisztviselőnek kell jóváhagynia.

(2)   Önálló az a költségvetési kötelezettségvállalás, amely esetében a kedvezményezett és a kiadás összege ismert. Globális az a költségvetési kötelezettségvállalás, amely esetében az önálló kötelezettségvállalás megállapításához szükséges legalább egy elem ismeretlen. Ideiglenes az a rendszeres igazgatási kiadások fedezésére szolgáló költségvetési kötelezettségvállalás, amely esetében nem ismert sem az összeg, sem a végső kedvezményezett.

(3)   Az egy pénzügyi éven túlnyúló költségvetési kötelezettségvállalásokat csak egy alap jogi aktus ez irányú rendelkezése és csak az igazgatási kiadások esetében lehet az évek során éves részletekre lebontani. Amennyiben a költségvetési kötelezettségvállalás ennek megfelelően éves részletekben kerül megállapításra, úgy a jogi kötelezettségvállalásnak erről rendelkeznie kell, kivéve a személyzeti költségek esetében.

32. cikk

Kötelezettségvállalási eljárás

(1)   A költségvetést terhelő kiadást keletkeztető intézkedések esetén az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő, mielőtt harmadik felek irányában jogi kötelezettséget vállalna, először költségvetési kötelezettségvállalást tesz.

(2)   A globális költségvetési kötelezettségvállalások fedezik az n + 1 év december 31-ig tett megfelelő, önálló jogi kötelezettségvállalások teljes költségét.

A 31. cikk (3) bekezdésére is figyelemmel, az önálló vagy ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó önálló jogi kötelezettségvállalásokat n év december 31-ig meg kell tenni.

Ezen költségvetési kötelezettségvállalások fel nem használt egyenlegét az első és második albekezdésben említett időszakok lejártakor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő visszavonja.

A globális kötelezettségvállalást követően jóváhagyott minden egyes önálló jogi kötelezettségvállalás összegét – az aláírást megelőzően – az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő bevezeti a költségvetésbe és elkönyveli a globális kötelezettségvállalásokhoz.

(3)   Az egy pénzügyi éven túlnyúló tevékenységekkel kapcsolatban vállalt jogi kötelezettségekre és a megfelelő költségvetési kötelezettségvállalásokra a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelően – a személyzeti költségek esetét kivéve – végső végrehajtási határidőt kell megállapítani.

Ezen kötelezettségvállalások minden olyan részét, amely ezt a végső időpontot követő hat hónapon belül nem kerül teljesítésre, vissza kell vonni és az érintett előirányzatokat törölni kell.

Amennyiben valamely jogi kötelezettségvállalás három év elteltével nem eredményez kifizetést, úgy azt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő visszavonja.

33. cikk

A kötelezettségvállalás engedélyezése

(1)   A költségvetési kötelezettségvállalások elfogadásakor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:

a)	a kiadás a megfelelő költségvetési tétel terhére kerül elszámolásra;

b)	az előirányzatok rendelkezésre állnak;

c)	a kiadás megfelel a Szerződések, a költségvetés, illetve ezen szabályzat rendelkezéseinek, valamint a vonatkozó jogszabályoknak;

d)	érvényesül a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve.

(2)   A jogi kötelezettségvállalások megtételekor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:

a)	a kötelezettségvállalást a vonatkozó költségvetési kötelezettségvállalás fedezi;

b)	a kiadás szabályos és megfelel a Szerződések, a költségvetés, illetve ezen szabályzat rendelkezéseinek, valamint a vonatkozó jogszabályoknak;

c)	érvényesül a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve.

34. cikk

A kiadások érvényesítése

A kiadások érvényesítése az a cselekmény, melynek során az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő:

a)	meggyőződik a hitelező jogalapjának létezéséről;

b)	megállapítja vagy ellenőrzi a követelés valódiságát és összegét;

c)	ellenőrzi a követelés esedékességének feltételeit.

35. cikk

A kiadás engedélyezése

A kiadás engedélyezése az a cselekmény, melynek során az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő, miután ellenőrizte, hogy az előirányzatok rendelkezésre állnak-e, kifizetési utalvány kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy az fizessen ki egy általa érvényesített kiadási összeget.

36. cikk

A kiadások kifizetése

(1)   Kifizetés olyan bizonyíték bemutatására teljesíthető, amely igazolja, hogy a kérdéses tevékenység megfelel az alap jogi aktus vagy a szerződés rendelkezéseinek; a kifizetés az alábbi műveletek közül egyre vagy többre terjed ki:

a)	a teljes esedékes összeg kifizetése;

b)	egy vagy több időközi kifizetés.

(2)   A teljesítéskor a könyvelésben különbséget kell tenni aszerint, hogy a kifizetésre az (1) bekezdésben említettek közül mely módon került sor.

(3)   A kiadások kifizetését a számvitelért felelős tisztviselő a rendelkezésre álló források keretei között teljesíti.

37. cikk

Fizetési határidő

(1)   Az esedékes összegek negyvenöt naptári napon belül fizetendők attól a naptól számítva, amikor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által felhatalmazott szervezeti egység iktatta a kifizetés iránti elfogadható kérelmet. A kifizetés időpontja az a nap, amikor az Ügynökség számláját megterhelik.

A kifizetés iránti kérelem nem fogadható el, ha legalább egy lényeges követelménynek nem felel meg.

(2)   Hacsak a szerződés másként nem rendelkezik, szolgáltatásnyújtásra vagy áru beszerzésére irányuló szerződés esetén az (1) bekezdésre tekintet nélkül az abban említett fizetési határidő harminc naptári nap.

(3)   Olyan szerződés vagy megállapodás esetén, amelynek értelmében a kifizetés valamely jelentés jóváhagyásának a függvénye, az (1) és (2) bekezdésben említett fizetési határidő nem kezdődik meg addig, amíg a kérdéses jelentést jóvá nem hagyták, akár kifejezetten, a kedvezményezett értesítésével, akár pedig hallgatólagosan, azáltal, hogy a szerződésben a jóváhagyásra biztosított határidő lejárt anélkül, hogy a kedvezményezetthez eljuttatott hivatalos okmány útján felfüggesztésre került volna.

A jóváhagyásra biztosított idő nem lépheti túl:

a)	a 20 naptári napot közvetlen árubeszerzésre vagy szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződés esetén;

b)	a 45 naptári napot egyéb szerződés és támogatási megállapodás esetén;

c)	a 60 naptári napot olyan technikai szolgáltatásokra kiterjedő szerződés esetén, amelyek értékelése különösen összetett feladat.

(4)   Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az (1) bekezdésben említett időszak során a hitelezők értesítésével bármikor felfüggesztheti a fizetési határidőt azzal, hogy a kifizetés iránti kérelem nem teljesíthető vagy azért, mert az összeg nem esedékes, vagy azért, mert nem nyújtották be a megfelelő bizonylatokat. Ha olyan információ jut az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő tudomására, amely kétségessé teszi a kifizetés iránti kérelemben szereplő kiadás elfogadhatóságát, úgy az engedélyezésre jogosult tisztviselő további ellenőrzés céljából – a helyszíni ellenőrzést is beleértve – felfüggesztheti a fizetési határidőt, hogy a kifizetést megelőzően meggyőződjön a kiadás elfogadhatóságáról. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a lehető leghamarabb tájékoztatja erről az érintett kedvezményezettet.

A fizetési határidőből még hátralévő időszak azon naptól kezdődik újra, amikor először iktatják a kifizetés iránti helyes kérelmet.

(5)   Az (1) és (2) bekezdésben megállapított határidők lejáratát követően a hitelező a késedelmes kifizetés teljesítésétől számított két hónapon belül kamatot követelhet az alábbi rendelkezéseknek megfelelően:

a)	a kamatláb a 29. cikk (2) bekezdésének első albekezdésében említett kamatláb;

b)	a kamatot a fizetési határidő lejáratát követő naptári naptól a kifizetés napjáig tartó időszakra kell megfizetni.

Az első albekezdés nem alkalmazandó a részt vevő tagállamokra.

5. FEJEZET

IT-rendszerek

38. cikk

Számviteli szoftver

(1)   Az Ügynökség számviteli szoftverének tükröznie kell az e pénzügyi szabályzatban lefektetett elveket.

(2)   A dokumentumokat biztonságos számítógépes vagy elektronikus eljárással is alá lehet írni.

6. FEJEZET

Belső ellenőrzés

39. cikk

A belső ellenőr szerepe

(1)   Az Ügynökség belső ellenőrzési feladatkört hoz létre, melyet a vonatkozó nemzetközi szabályokkal összhangban kell teljesíteni. Az Ügynökség által kinevezett belső ellenőr felel az Ügynökség felé a költségvetés-végrehajtási rendszerek és eljárások megfelelő működésének ellenőrzéséért. A belső ellenőr nem lehet sem engedélyezésre jogosult tisztviselő, sem pedig számvitelért felelős tisztviselő.

(2)   Az Ügynökség a belső ellenőrre vonatkozóan egyedi szabályokat állapít meg, melyek garantálják, hogy a belső ellenőr feladatai teljesítése során teljes mértékben függetlenül jár el, továbbá meghatározzák a belső ellenőr felelősségét.

40. cikk

A belső ellenőr feladatai

(1)   A belső ellenőr tanácsot ad az Ügynökségnek a kockázatkezelésre vonatkozóan az irányítási és ellenőrzési rendszerekről szóló független vélemények kibocsátása, valamint a műveletek végrehajtási feltételeinek javítására és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás előmozdítására vonatkozó ajánlások kibocsátása útján.

A belső ellenőr felel különösen:

a)	a belső irányítási rendszerek alkalmasságának és hatékonyságának, valamint a különböző szervezeti egységeknek a politikák, programok és tevékenységek végrehajtása tekintetében mutatott teljesítményének – a kapcsolódó kockázatokhoz viszonyított – felméréséért;

b)	a költségvetés-végrehajtási műveletekre vonatkozó belső ellenőrzési és pénzügyi ellenőrzési rendszerek alkalmasságának és minőségének felméréséért.

(2)   A belső ellenőr tevékenységét az Ügynökség minden tevékenységére és szervezeti egységére kiterjedően gyakorolja. Teljes és korlátlan hozzáféréssel rendelkezik azon információkhoz, amelyek munkája elvégzéséhez szükségesek, adott esetben a helyszínen is.

(3)   A belső ellenőr megállapításairól és ajánlásairól jelentést készít az Ügynökségnek. Az Ügynökség biztosítja a pénzügyi ellenőrzések eredményeképpen megfogalmazott ajánlásoknak megfelelő eljárást. A belső ellenőr továbbá éves belső ellenőrzési jelentést nyújt be az Ügynökségnek, amely tartalmazza az elvégzett belső ellenőrzések számát és típusát, a megfogalmazott ajánlásokat és az ajánlások alapján hozott intézkedéseket.

(4)   Az ügyvezető igazgató minden évben az elvégzett belső ellenőrzések számát és típusát, a megfogalmazott ajánlásokat, és az ajánlások alapján hozott intézkedéseket összefoglaló jelentést továbbít az irányítóbizottság felé.

III. CÍM

PÉNZÜGYI JELENTÉSTÉTEL ÉS ÉVES ELLENŐRZÉS

41. cikk

Költségvetési és jelentéstételi ütemterv

Az Ügynökség az alábbi dokumentumokat juttatja el az irányítóbizottsághoz:

a)	február 15-ig a 11. cikkben meghatározott átvitelekre vonatkozó javaslatot;

b)	június 30-ig a 4. cikk (1) bekezdésében meghatározott, a következő pénzügyi évre vonatkozó általános költségvetési tervezettel kapcsolatos átfogó becsléseket;

c)	szeptember 30-ig a 4. cikk (9) bekezdésében meghatározott, a következő pénzügyi évre vonatkozó általános költségvetési tervezetet;

d)	a pénzügyi év első kilenc hónapját követően szükség esetén a 13. cikkben meghatározott, a folyó pénzügyi évre vonatkozó felülvizsgált költségvetést;

e)	a 42. cikkben maghatározott negyedéves jelentést;

f)	a 2. cikkben meghatározott, működési költségvetésről szóló jelentést;

g)	a 44. cikkben meghatározott, az irányítóbizottság által szeptember 1-jén jóváhagyott ellenőrzött pénzügyi jelentést.

42. cikk

Negyedéves jelentés

Az ügyvezető igazgató háromhavonta jelentést nyújt be az irányítóbizottsághoz a bevételeknek és a kiadásoknak az előző három hónap során, valamint a pénzügyi év kezdete óta történt végrehajtásáról.

43. cikk

Ellenőri testület

(1)   Minden pénzügyi év végét követően végre kell hajtani az Ügynökség által kezelt kiadások – ideértve az üzemeltetési és a működési költségvetést is – és bevételek külső ellenőrzését.

(2)   Az ellenőri testület három, különböző részt vevő tagállamokból származó ellenőrből áll, akiket szükség esetén az ő irányítása alatt tevékenykedő személyzet támogat.

(3)   Az ellenőri testület tagjait három egymást követő ellenőrzés idejére jelölik ki, kivéve az első tagokat, akiket három, kettő és egy ellenőrzés idejére jelölnek ki. Méltányos rotációs rendet kell biztosítani az ellenőrt küldeni kívánó részt vevő tagállamok között.

(4)   Az ellenőri testület tagjait a részt vevő tagállamok által javasolt jelöltek közül az irányítóbizottság jelöli ki. A jelöltek lehetőség szerint a részt vevő tagállamok legfelsőbb nemzeti pénzügyi ellenőrző intézményének tagjai közül kerülnek ki, és megfelelő biztonsági és függetlenségi garanciát nyújtanak. A jelölteknek rendelkezésre kell állniuk, hogy az Ügynökség képviseletében szükség szerint ellássák feladataikat. E feladatok ellátása során:

a)	a testület tagjai jövedelmüket továbbra is eredeti pénzügyi ellenőrző szervüktől kapják, és az Ügynökség csak kiküldetési költségeiket téríti vissza az Európai Közösségek ugyanazon besorolási osztályba tartozó tisztviselőire vonatkozó szabályokban foglaltakkal azonos alapon;

b)	a testület tagjai az irányítóbizottságon kívül más szervtől utasításokat nem kérhetnek, és nem fogadhatnak el; ellenőrzési megbízatásuk keretei között az ellenőri testület és tagjai teljes mértékben függetlenek, és kizárólagosan felelnek a külső ellenőrzés végrehajtásáért;

c)	tevékenységükről kizárólag az irányítóbizottságnak tartoznak beszámolással;

d)	ellenőrzik, hogy az Ügynökség által kezelt bevételek és kiadások végrehajtására a vonatkozó jogszabályoknak, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás alapelveinek, nevezetesen a gazdaságosság, eredményesség és hatékonyság elvének megfelelően került-e sor.

(5)   Az ellenőri testület a következő pénzügyi évre évente választ elnököt. A testület a tagjai által folytatott ellenőrzésekre vonatkozóan a legmagasabb szintű nemzetközi ellenőrzési előírásoknak megfelelő szabályokat fogad el. Az ellenőri testület a tagjai által készített ellenőrző jelentéseket az ügyvezető igazgatónak és az irányítóbizottságnak való átadás előtt jóváhagyja.

(6)   Az ellenőrök biztosítják, hogy az adott információra vagy adatra vonatkozó szabályoknak megfelelően tiszteletben tartják az ellenőrzési tevékenységük során tudomásukra jutott információ bizalmas jellegét és az ilyen adatok védelmét.

(7)   Az ellenőrök késlekedés és előzetes értesítés nélkül hozzáférhetnek az adott bevétellel és kiadással kapcsolatos dokumentumokhoz és valamennyi, a bevételeket és költségeket igazoló adathordozó – ideértve a 22. cikkben említett írásos dokumentumokat is – tartalmához, valamint beléphetnek azokba a helyiségekbe, amelyekben az ilyen dokumentumokat és bizonylatokat tárolják. Az ellenőrök másolatokat készíthetnek. Az Ügynökség bevételének és kiadásának végrehajtásával foglalkozó személyek az ügyvezető igazgatónak, valamint az adott kiadás ellenőrzéséért felelős személyeknek feladataik ellátása során minden szükséges segítséget megadnak. Az ellenőrzéssel kapcsolatos kiadások az Ügynökség általános költségvetését terhelik.

(8)   Az ügyvezető igazgató vagy egy tagállam javaslatára az irányítóbizottság emellett bármikor megbízhat külső könyvvizsgálókat, akiknek feladatait és alkalmazási feltételeit az irányítóbizottság határozza meg.

44. cikk

Éves ellenőrzés

(1)   Az ügyvezető igazgató a pénzügyi év végét követő március 31-ig vizsgálat és véleményezés céljából az ellenőri testület elé terjeszti az éves pénzügyi jelentés tervezetét.

Az Európai Védelmi Ügynökség pénzügyi jelentése az alábbi szakaszokból áll:

a)	a pénzügyi év főbb vonatkozásait bemutató tevékenységi jelentés;

b)	gazdálkodási elszámolás, amely az Ügynökség által kezelt minden egyes költségvetésre vonatkozóan tartalmazza az előirányzatokat, a vállalt és a kifizetett kiadásokat, valamint az egyéb bevételeket, továbbá a részt vevő tagállamoktól és harmadik felektől származó bevételeket;

c)	mérleg, amely tartalmazza, hogy a pénzügyi év végén az Ügynökség milyen eszközökkel és forrásokkal rendelkezik, figyelembe véve az értékcsökkenést és leselejtezést.

(2)   Az ellenőri testület a pénzügyi év végét követő június 15-ig az ügyvezető igazgató elé terjeszti éves ellenőrzési jelentését, amely tartalmazza a testületnek az (1) bekezdésben említett pénzügyi jelentéstervezettel kapcsolatos véleményét és észrevételeit.

(3)   Az ügyvezető igazgató a pénzügyi év végét követő július 15-ig válaszainak kíséretében az irányítóbizottság elé terjeszti az ellenőrzött pénzügyi jelentést és az ellenőrzési jelentést.

(4)   Az irányítóbizottság a pénzügyi év végét követő szeptember 1-jéig jóváhagyja az ellenőrzött pénzügyi jelentést és az adott pénzügyi évre vonatkozóan mentesíti az ügyvezető igazgatót és a számvitelért felelős tisztviselőt.

(5)   Az irányítóbizottság általi jóváhagyását követően az ellenőrzött pénzügyi jelentést az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzé kell tenni.

(6)   A számvitelért felelős tisztviselő a megfelelő mentesítés megadását követő ötéves időtartamra minden elszámolást és leltárt megőriz.

45. cikk

Végső cikk

Ez a pénzügyi szabályzat nem érinti az Európai Közösség létrehozásáról szóló szerződés 296. cikke vagy az építési beruházásra irányuló szerződések körébe vagy az építési beruházásra, az árubeszerzésre és a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló, 2004. március 31-i 2004/18/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (3) 10. és 14. cikke értelmében a részt vevő tagállamok által hozott, meglévő intézkedéseket.

---

(1)  HL L 245., 2004.7.17., 17. o.

(2)  HL L 253., 2000.10.7., 42. o.

(3)  HL L 134., 2004.4.30., 114. o. A legutóbb a 2006/97/EK tanácsi irányelvvel (HL L 363., 2006.12.20., 107. o.) módosított irányelv.

AZ EURÓPAI VÉDELMI ÜGYNÖKSÉG (AZ ÜGYNÖKSÉG) KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA ÉS AZ ÜGYNÖKSÉG MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGVETÉSÉBŐL NYÚJTANDÓ PÉNZÜGYI HOZZÁJÁRULÁSOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYZAT

TARTALOMJEGYZÉK

1. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. cikk

Fogalommeghatározások és hatály

2. cikk

Az odaítélés alapelvei és a több tételből álló szerződések

3. cikk

Közzététel

4. cikk

Közbeszerzési eljárások

5. cikk

Küszöbértékek és a szerződés értékének becslése

6. cikk

Ajánlati felhívás

7. cikk

Közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásában való részvétel

8. cikk

WTO megállapodás a kormányzati beszerzésről

9. cikk

Kizárási szempontok

10. cikk

Összeférhetetlenség és téves információszolgáltatás hiánya

11. cikk

Központi adatbázis

12. cikk

Igazgatási vagy pénzügyi szankciók

13. cikk

Kiválasztási szempontok és odaítélési eljárások

14. cikk

Az ajánlatokra vonatkozó általános elvek

15. cikk

Az Ügynökség és a pályázók vagy ajánlattevők közötti kapcsolattartás

16. cikk

A pályázók és az ajánlattevők tájékoztatása

17. cikk

Az eljárás megszüntetése

18. cikk

Garanciák

19. cikk

Az eljárás megsértése

2. FEJEZET

VÉGREHAJTÁSI SZABÁLYOK

20. cikk

Keretmegállapodások és egyedi szerződések

21. cikk

A 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések közzététele

22. cikk

A nem a 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések közzététele

23. cikk

A hirdetmények közzététele

24. cikk

Egyéb formában közzétett hirdetmények

25. cikk

A közbeszerzési eljárások típusai

26. cikk

A pályázók száma a meghívásos vagy a tárgyalásos eljárás során

27. cikk

A tárgyalásos eljárásra vonatkozó rendelkezések

28. cikk

Tervpályázat

29. cikk

Dinamikus beszerzési rendszer

30. cikk

Versenypárbeszéd

31. cikk

Az előzetes versenyeztetés nélkül történő tárgyalásos eljárás alkalmazása

32. cikk

Az előzetes versenyeztetéssel történő tárgyalásos eljárás alkalmazása

33. cikk

Pályázati felhívás

34. cikk

Alacsony összegű szerződések

35. cikk

Az előzetes tájékoztatóra vonatkozó küszöbérték

36. cikk

A 2004/18/EK irányelv szerinti eljárásokra vonatkozó küszöbértékek

37. cikk

Ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentáció

38. cikk

Műszaki előírások

39. cikk

Ármódosítás

40. cikk

Igazgatási és pénzügyi szankciók

41. cikk

Bizonyító erejű dokumentumok

42. cikk

Kiválasztási szempontok

43. cikk

Gazdasági és pénzügyi kapacitás

44. cikk

Műszaki és szakmai kapacitás

45. cikk

A szerződés odaítélésére vonatkozó szabályok és szempontok

46. cikk

Elektronikus árverés alkalmazása

47. cikk

Kirívóan alacsony összegű ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlatok

48. cikk

Az ajánlatok beérkezésére és a részvételi kérelemre vonatkozó határidő

49. cikk

Az ajánlati felhívás dokumentációjának beszerzésére rendelkezésre álló idő

50. cikk

Sürgősségi határidők

51. cikk

Értesítések

52. cikk

Az ajánlatok és a részvételi kérelmek felbontása

53. cikk

Az ajánlatokat és a részvételi kérelmeket értékelő bizottság

54. cikk

Az EKSz 296. cikke

3. FEJEZET

A MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGVETÉSBŐL SZÁRMAZÓ PÉNZÜGYI HOZZÁJÁRULÁSOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK

55. cikk

Hatály

56. cikk

Az ajánlatok értékelése

57. cikk

Az ajánlattételi felhívások tartalma

58. cikk

Pénzügyi hozzájárulás iránti kérelem

59. cikk

A pénzügyi hozzájárulásról szóló megállapodás tartalma

60. cikk

A kifizetés iránti kérelemhez szükséges igazoló dokumentumok

1. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. cikk

Fogalommeghatározások és hatály

(1)   A közbeszerzési szerződések az Ügynökség, mint ajánlatkérő által írásban, pénzügyi érdekből kötött, részben vagy egészben az általános költségvetésből kifizetendő árért ingó vagy ingatlan eszközök beszerzésére, építési beruházások elvégzésére vagy szolgáltatások nyújtására irányuló szerződések.

Ezek a közbeszerzési szerződések:

a)	épület megvásárlására vagy bérletére irányuló szerződések;

b)	áru beszerzésére irányuló szerződések;

c)	építési beruházásra irányuló szerződések;

d)	szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések lehetnek.

(2)

a) Az ingatlanszerződés körébe földterület, meglévő épület és egyéb ingatlan vétele, hosszú lejáratú és egyéb bérlete, lízingje és bérlet útján történő vétele tartozik, vételi opcióval vagy anélkül. b) Az áru beszerzésére irányuló szerződés körébe termék vétele, lízingje, bérlete vagy bérlet útján történő vétele tartozik, vételi opcióval vagy anélkül. Az a szerződés, amelynek tárgya termékek szállítása, és amely – mellékesen – beállítási és üzembehelyezési műveletekre is kiterjed, árubeszerzésre irányuló szerződésnek tekintendő. c) Az építési beruházásra irányuló szerződések körébe vagy az építési beruházásra, az árubeszerzésre és a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló, 2004. március 31-i 2004/18/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (1) I. mellékletében foglalt tevékenységek valamelyikéhez kapcsolódó építési beruházás vagy beruházások kivitelezése, vagy azok kivitelezése és megtervezése, valamint az Ügynökség által meghatározott követelményeknek megfelelő építési beruházás bármely eszközzel történő megvalósítása tartozik. Az „építési beruházás” magas- vagy mélyépítési munkálatok olyan együttes eredményét jelenti, amely önmagában alkalmas valamely gazdasági vagy műszaki funkció betöltésére. d) A szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződés körébe olyan szellemi és nem szellemi szolgáltatások tartoznak, amelyek nem tartoznak az áru beszerzésére irányuló szerződés, az építési beruházásra irányuló szerződés és az ingatlanszerződés körébe. E szolgáltatásokat a 2004/18/EK irányelv II. és IIB. melléklete sorolja fel. e) Az árubeszerzést és szolgáltatásnyújtást egyaránt magában foglaló szerződés szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződésnek minősül, amennyiben az érintett szolgáltatások értéke meghaladja a szerződésben foglalt termékek értékét. Az olyan szerződés, amelynek tárgyát egyszerre képezik a szerződés fő tárgyához képest kiegészítő szolgáltatások és építési beruházások, szolgáltatási szerződésnek minősül. Az olyan szerződést, amelynek tárgyát egyszerre képezik a 2004/18/EK irányelv IIA. és IIB. mellékletéhez tartozó szolgáltatások, a IIA. melléklethez tartozónak kell tekinteni, ha az ebben a mellékletben szereplő szolgáltatások értéke meghaladja a IIB. mellékletben szereplő szolgáltatások értékét. f) A különböző típusú szerződések minősítése a referenciabesoroláson alapul, amelyet a 2195/2002/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (2) szerinti közös közbeszerzési szószedet (CPV) alkot. A CPV, valamint a 2004/18/EK irányelv I. mellékletében szereplő NACE besorolás közötti, illetve a CPV és az említett irányelv II. mellékletében szereplő CPC nómenklatúra (ideiglenes változat) közötti eltérések esetében a NACE besorolást, illetve a CPC nómenklatúrát kell alkalmazni. g) „Nyertes ajánlattevő”, „szállító” és „szolgáltató” valamennyi olyan természetes vagy jogi személy, jogalany, vagy e személyek és/vagy szervek csoportosulása, amely az adott piacon építési beruházást és árubeszerzést hajt végre, illetve szolgáltatást nyújt. A „gazdasági szereplő” fogalom magában foglalja a „nyertes ajánlattevő”, a „szállító” és a „szolgáltató” fogalmát is. Az „ajánlattevő” az a gazdasági szereplő, amely ajánlatot nyújtott be. A meghívásos – ideértve a versenypárbeszédet is – vagy tárgyalásos eljárásban való részvétel engedélyezése iránti kérelmet benyújtott gazdasági szereplő megnevezése „pályázó”. h) A „működési költségvetés” kifejezés az Európai Védelmi Ügynökség pénzügyi szabályzatának 2. cikkére, az „üzemeltetési költségvetés” pedig a működési költségvetés kivételével az (Európai Védelmi Ügynökség pénzügyi szabályzatának 1. cikkében meghatározott) általános költségvetésre utal. i) A „védelmi vonatkozású szerződés” az Ügynökség által azokon a területeken megkötendő szerződésekre utal, amelyeken a tagállamok élhetnek a 2004/18/EK irányelv 10. cikkében foglalt kivétellel.

2. cikk

Az odaítélés alapelvei és a több tételből álló szerződések

(1)   Minden, részben vagy egészben az általános költségvetésből finanszírozott közbeszerzési szerződésnek meg kell felelnie az átláthatóság, az arányosság, az egyenlő bánásmód, valamint a megkülönböztetésmentesség elvének.

(2)   A közbeszerzési szerződéseket a lehető legszélesebb körben pályázatra kell bocsátani, kivéve, ha a 4. cikk (1) bekezdésének f) pontjában említett tárgyalásos eljárás alkalmazására kerül sor.

(3)   Egy szerződés becsült értéke nem határozható meg olyan módon, amely alkalmas az e rendelkezésekben megállapított követelmények megkerülésére, és nem is osztható részekre ilyen céllal.

(4)   Amennyiben az árubeszerzésre, szolgáltatásnyújtásra vagy építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés több olyan tételre oszlik, amely tételek mindegyike egyedi szerződés tárgyát képezi, úgy a szerződés valamennyi tételének értékét figyelembe kell venni az alkalmazandó küszöbérték értékelésekor.

Amennyiben a tételek összértéke eléri vagy meghaladja a 36. cikkben megállapított küszöbértéket, úgy a 3. és 4. cikk alkalmazandó minden egyes tételre, azok kivételével, amelyek becsült értéke szolgáltatásnyújtásra vagy árubeszerzésre irányuló szerződés esetén kevesebb, mint 80 000 EUR, illetve építési beruházásra irányuló szerződés esetén kevesebb, mint 1 000 000 EUR, feltéve, hogy e tételek összértéke nem haladja meg a kérdéses szerződésben foglalt valamennyi tétel összértékének 20 %-át.

(5)   Amennyiben a tervezett, egynemű árubeszerzés külön tételekre bontott, párhuzamos szerződések kötését eredményezheti, úgy valamennyi ilyen tétel becsült összértékét kell alapul venni az alkalmazandó küszöbérték meghatározásához.

3. cikk

Közzététel

(1)   A titkos szerződésektől és – amennyiben a szerződés másképp nem rendelkezik – a védelmi vonatkozású szerződésektől eltekintve, a 2004/18/EK irányelvben meghatározott küszöbértékeket meghaladó összértékű szerződéseket közzé kell tenni az Európai Unió Hivatalos Lapjában.

A szerződési hirdetményeket – a 34. cikkben említett alacsony összegű szerződések esetét és azt az esetet kivéve, amikor a hirdetmény másképp rendelkezik – előzetesen közzé kell tenni.

A szerződés odaítélését követően bizonyos információ közzététele elhagyható, amennyiben az hátráltatná a jogszabályok alkalmazását, ellenkezne a közérdekkel, valamint az Ügynökség vagy az Unió érdekeivel, illetve veszélyeztetné a köz- vagy magánvállalkozások jogos üzleti érdekét, vagy torzítaná a köztük lévő tisztességes versenyt.

(2)   A 34. cikkben említett küszöbértékeknél alacsonyabb értékű szerződéseket – amennyiben azok másképp nem rendelkeznek – megfelelő módon kell meghirdetni.

4. cikk

Közbeszerzési eljárások

A közbeszerzési eljárások a következő kategóriák egyikébe esnek:

a)	nyílt eljárás;

b)	meghívásos eljárás;

c)	tervpályázat;

d)	dinamikus beszerzési rendszer;

e)	versenypárbeszéd;

f)	tárgyalásos eljárás.

5. cikk

Küszöbértékek és a szerződés értékének becslése

(1)   Amennyiben a védelmi vonatkozású szerződések másként nem rendelkeznek, a 2004/18/EK irányelv tartalmazza a rájuk vonatkozó küszöbértékeket, amelyek az alábbiakat határozzák meg:

a)	a 3. cikkben említett közzétételi szabályok;

b)	a 4. cikkben említett lehetséges eljárások;

c)	a megfelelő határidők.

(2)   A felhatalmazás vagy továbbadott felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő felméri, hogy az (1) bekezdésben említett küszöbértékek teljesültek-e.

(3)   Egy szerződés becsült értékének kiszámításához az Ügynökség a nyertes ajánlattevőnek fizetendő teljes becsült díjazást veszi figyelembe.

Amennyiben a szerződés opciókat vagy lehetséges megújítást tartalmaz, úgy a számítás alapja a jóváhagyott maximális összeg, beleértve az opciós jogokat és a megújítást is.

A becslést az ajánlati felhívás elküldésének időpontjában kell elvégezni, vagy amennyiben ilyen hirdetményt nem kívánnak közzétenni, abban az időpontban, amikor az Ügynökség elindítja az odaítélési eljárást.

(4)   Keretmegállapodások és dinamikus beszerzési rendszerek esetében a keretmegállapodás vagy dinamikus beszerzési rendszer teljes élettartama alatt tervezett valamennyi szerződés maximális értékét kell figyelembe venni.

(5)   Szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetében az alábbiakat kell figyelembe venni:

a)	biztosítási szolgáltatás esetében a fizetendő biztosítási díj és egyéb díjazások;

b)	banki vagy pénzügyi szolgáltatás esetén a díjak, jutalékok, kamatok és egyéb díjazások;

c)	tervezési szerződések esetén a fizetendő díjak, jutalékok, valamint az egyéb díjazások.

(6)   Olyan szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződés esetén, amely nem határozza meg a teljes árat, illetve lízing-, bérleti szerződés vagy bérlet útján történő vétel esetén a következő értéket kell alapul venni a becsült érték kiszámításához:

a)

határozott időre szóló szerződés esetén: i. amennyiben a szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződés időtartama nem haladja meg a negyvennyolc hónapot, illetve az árubeszerzésre irányuló szerződés időtartama nem haladja meg a tizenkét hónapot, a szerződésnek a teljes futamidőre számított összértéke; ii. amennyiben az áru beszerzésére irányuló szerződés időtartama meghaladja a tizenkét hónapot, úgy a szerződés összértéke, a becsült maradványértéket is beleértve;

b)	határozatlan időre szóló szerződés, illetve a negyvennyolc hónapot meghaladó időtartamra szóló, szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződés esetén a szerződés havi értéke, szorozva negyvennyolccal.

(7)   Rendszeresen odaítélt vagy adott időn belül meghosszabbítandó, szolgáltatásnyújtásra vagy árubeszerzésre irányuló szerződés esetén a szerződés értékének kiszámítása a következőképpen történik:

a)

az ugyanazon kategóriába tartozó szolgáltatásokra, illetve termékekre az előző pénzügyi évben vagy tizenkét hónapban odaítélt, hasonló szerződések tényleges összköltsége, amennyiben lehetséges, az eredeti szerződés megkötését követő tizenkét hónapban várhatóan bekövetkező, mennyiségi vagy értékbeli változások szerint korrigálva; vagy

b)	az első szolgáltatásnyújtást, illetve az első szállítást követő tizenkét hónapban vagy, amennyiben meghaladja a tizenkét hónapot, a szerződés időtartama alatt egymást követő szerződések becsült összköltsége.

(8)   Építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén nemcsak a beruházás értékét kell figyelembe venni, hanem a beruházás végrehajtásához szükséges, és a nyertes ajánlattevő részére az Ügynökség által rendelkezésre bocsátott árukészletek becsült összértékét is.

6. cikk

Ajánlati felhívás

A pályázati felhívásra vonatkozó dokumentációnak tartalmaznia kell a szerződés tárgyának teljes körű, érthető és pontos leírását.

7. cikk

Közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásában való részvétel

(1)   A közbeszerzési szerződések odaítélési eljárása valamennyi, a Szerződések hatálya alá tartozó természetes és jogi személy egyenlő feltételek melletti részvételére nyitva áll, továbbá – az adott megállapodásban megállapított feltételek szerint – nyitva áll valamennyi olyan harmadik országban lévő természetes vagy jogi személy részvételére, amely harmadik ország az Európai Közösségekkel a közbeszerzés területén külön megállapodást kötött.

(2)   A védelmi vonatkozású közbeszerzési szerződések odaítélési eljárása csak azon természetes és jogi személyek egyenlő feltételek melletti részvételére áll nyitva, akik a szerződésnek megfelelő technológiai és/vagy ipari bázissal rendelkeznek az Európai Unió bármely tagállamának területén vagy egy olyan harmadik ország területén, amely igazgatási megállapodást kötött az Ügynökséggel, feltéve, hogy a megállapodásban megállapított feltételek szerint az adott országban lévő természetes és jogi személyek részt vehetnek a védelmi vonatkozású közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásában.

(3)   Gazdasági szereplők konzorciumai is tehetnek ajánlatot, illetve pályázhatnak. E konzorciumok számára az Ügynökség nem írhatja elő, hogy meghatározott társasági formát hozzanak létre az ajánlattétel vagy a részvételi kérelem benyújtása érdekében, a szerződés odaítélését követően azonban a kiválasztott konzorciumtól megkövetelhető, hogy egy adott társasági formát hozzon létre, amennyiben ez az átalakulás szükséges a szerződés megfelelő teljesítéséhez.

8. cikk

WTO megállapodás a kormányzati beszerzésről

A védelmi vonatkozású szerződések kivételével a Kereskedelmi Világszervezet keretei között megkötött, a kormányzati beszerzésekre vonatkozó többoldalú megállapodás hatálya alá tartozó területeken a szerződések – a megállapodásban megállapított feltételek szerint – azon államok állampolgárai számára is nyitva állnak, amelyek ezt a megállapodást megerősítették.

9. cikk

Kizárási szempontok

(1)   A pályázókat vagy ajánlattevőket a beszerzési eljárásban való részvételből ki kell zárni, amennyiben:

a)

csődbe mentek vagy felszámolás alatt állnak, ügyeiket bíróság által kirendelt ügygondnok kezeli, hitelezőikkel megállapodást kötöttek, üzleti tevékenységeiket felfüggesztették, ilyen kérdések kapcsán eljárás alatt állnak, illetve nemzeti jogszabályok vagy szabályok által előírt hasonló eljárás alapján a fentiekkel hasonló helyzetben vannak;

b)	szakmai kötelezettségük megszegése miatt jogerős bírósági ítélettel elítélték őket;

c)	az Ügynökség által indokoltnak tartott bármely módon bizonyítást nyert, hogy súlyos szakmai kötelezettségszegésben vétkesek;

d)	nem teljesítették a székhelyük, az Ügynökség székhelye vagy a szerződés teljesítése szerinti ország jogszabályainak megfelelő, a társadalombiztosítási hozzájárulások vagy adók befizetésére vonatkozó kötelezettségeiket;

e)	csalás, korrupció vagy bűnszervezetben való részvétel, illetve a Közösségek vagy az Ügynökség pénzügyi érdekeit sértő, egyéb jogellenes tevékenységek miatt jogerős bírósági ítélet alanyai voltak;

f)	őket az Európai Unió költségvetéséből vagy az Ügynökség általános költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást követően – a szerződéses kötelezettségek nem teljesítése miatt – súlyos szerződésszegésben bűnösnek találták.

(2)   A 41. cikk sérelme nélkül, a pályázók vagy ajánlattevők igazolják, hogy az ezen cikk (1) bekezdésében említett helyzetek egyike sem áll fenn esetükben.

10. cikk

Összeférhetetlenség és téves információszolgáltatás hiánya

Nem ítélhető oda szerződés olyan pályázóknak vagy ajánlattevőknek, akikről a beszerzési eljárás során bebizonyosodik, hogy:

a)	velük szemben összeférhetetlenségi ok áll fenn;

b)	az Ügynökség által – a szerződéssel kapcsolatos eljárásban való részvétel feltételeként megkövetelt – információt megtévesztő módon vagy nem szolgáltatták.

11. cikk

Központi adatbázis

Az Ügynökség központi adatbázist hoz létre azon pályázók és ajánlattevők adatainak tárolására, akik tekintetében a 9. és 10. cikkben említettek esetek valamelyike fennáll. Az adatbázis kizárólagos célja a 9. és 10. cikk helyes alkalmazásának biztosítása a személyes adatok kezelésével kapcsolatos közösségi szabályokkal összhangban.

12. cikk

Igazgatási vagy pénzügyi szankciók

Az Ügynökség – miután lehetőséget biztosított arra, hogy észrevételeiket előterjesszék – igazgatási vagy pénzügyi szankciókat szabhat ki azon pályázókra vagy ajánlattevőkre, akik tekintetében a 9. és 10. cikkben említett kizáró okok valamelyike fennáll.

E szankciók a következők lehetnek:

a)	az érintett pályázó vagy ajánlattevő legfeljebb ötéves időtartamra terjedő kizárása az Ügynökség általános költségvetéséből finanszírozott szerződésekből;

b)	az érintett szerződés értékét meg nem haladó mértékű pénzbírság megfizetése a 9. cikk (1) bekezdésének f) pontjában említett helyzetben lévő vállalkozó esetén, továbbá a 10. cikkben említett helyzetben lévő pályázó vagy ajánlattevő esetén, amennyiben ezek a helyzetek súlyosak.

A kiszabott szankcióknak arányban kell állniuk a szerződés jelentőségével és a kötelezettségszegés súlyosságával.

13. cikk

Kiválasztási szempontok és odaítélési eljárások

(1)   A pályázók vagy ajánlattevők alkalmasságának értékelésére szolgáló kiválasztási szempontokat, valamint az ajánlatok tartalmának értékelésére szolgáló odaítélési szempontokat előzetesen meg kell határozni, és azokat az ajánlati felhívásnak tartalmaznia kell.

(2)   A szerződéseket a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatásra, illetve a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatra épülő eljárással lehet odaítélni.

14. cikk

Az ajánlatokra vonatkozó általános elvek

(1)   Az ajánlatok benyújtására vonatkozó szabályok biztosítják a tényleges versenyt, és azt, hogy az ajánlatok tartalma mindaddig bizalmas maradjon, amíg valamennyi ajánlatot egyidejűleg felbontják.

(2)   A 18. cikkben foglaltaknak megfelelően az Ügynökség az ajánlattevőktől előzetes biztosíték benyújtását követelheti meg annak biztosítására, hogy a pályázatot később ne vonják vissza.

(3)   A 60 000 EUR-val egyenlő vagy annál alacsonyabb értékű szerződések kivételével a pályázatokat és ajánlatokat egy erre a célra kinevezett ajánlatbontó bizottság bontja fel. Minden olyan ajánlatot és pályázatot, amely a bizottság szerint nem felelt meg a megállapított feltételeknek, el kell utasítani.

(4)   Minden olyan pályázatot és ajánlatot, amely a bizottság szerint megfelelt a megállapított feltételeknek, egy erre a célra kinevezett bizottság az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentációban előzetesen megállapított kiválasztási és odaítélési feltételek alapján értékel, és javaslatot tesz arra, hogy kinek ítéljék oda a szerződést.

15. cikk

Az Ügynökség és a pályázók vagy ajánlattevők közötti kapcsolattartás

(1)   A beszerzési eljárás folyamán az Ügynökség és a pályázók vagy ajánlattevők közötti kapcsolattartásnak meg kell felelnie az átláthatóságot és az egyenlő bánásmódot biztosító, a (2) és (3) bekezdésben foglalt feltételeknek. A kapcsolattartás nem eredményezheti a szerződés vagy az eredeti ajánlat feltételeinek módosítását.

(2)   Az ajánlatok benyújtásának határideje előtt a 49. cikkben említett kiegészítő okmányok és információ tekintetében az Ügynökség:

a)	az ajánlattevő kérésére kiegészítő információt kizárólag a szerződés természetének tisztázására adhat; az ilyen információt ugyanazon a napon a többi olyan ajánlattevőnek is rendelkezésére bocsátja, aki kikérte a dokumentációt;

b)

amennyiben hibát, pontatlanságot, kihagyást vagy egyéb elírást talál a szerződési hirdetmény, az ajánlati felhívás vagy a dokumentáció szövegében, úgy saját kezdeményezésére, az eredeti ajánlati felhívás esetében alkalmazandóval azonos módon, ugyanazon a napon tájékoztatja arról az érintett személyeket.

(3)   Amennyiben az ajánlatok felbontását követően szükségessé válik egyes ajánlatok pontosítása, vagy nyilvánvaló elírást kell kijavítani az ajánlatban, az Ügynökség kapcsolatba léphet az ajánlattevővel, de e kapcsolatfelvétel nem eredményezheti az ajánlatban foglalt feltételek módosítását.

(4)   Valamennyi kapcsolatfelvételről feljegyzés készül.

(5)   A 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében meghatározottak szerinti jogi szolgáltatásokra vonatkozó szerződések, valamint a védelmi vonatkozású szerződések esetében az Ügynökség a kiválasztási és/vagy odaítélési szempontok ellenőrzése érdekében felveheti a szükséges kapcsolatot az ajánlattevőkkel.

16. cikk

A pályázók és az ajánlattevők tájékoztatása

(1)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentációban előzetesen megállapított kiválasztási és odaítélési szempontoknak, valamint a beszerzési előírásoknak megfelelően dönti el, hogy kinek ítéljék oda a szerződést.

(2)   Az Ügynökség valamennyi olyan pályázót és ajánlattevőt, akinek a pályázatát vagy ajánlatát elutasította, értesíti a döntés alapjául szolgáló tényekről, és valamennyi olyan ajánlattevőt, akinek az ajánlata értékelhető volt és aki ezt írásban kéri, értesíti a nyertes ajánlat sajátosságairól és viszonylagos előnyeiről, valamint annak az ajánlattevőnek a nevéről, akinek a szerződést odaítélte. Bizonyos adatokat azonban nem kell közzétenni, amennyiben az hátráltathatná a jogszabályok alkalmazását, ellenkezne a közérdekkel, az Ügynökség vagy az Unió érdekeivel, vagy veszélyeztetné a köz- vagy magánvállalkozások jogos üzleti érdekét, vagy torzítaná a tisztességes versenyt e vállalkozások között.

Az Ügynökség – a sikertelen pályázóknak vagy ajánlattevőknek a pályázatuk vagy ajánlatuk elutasításával kapcsolatos tájékoztatásával egy időben – tájékoztatja a nyertes ajánlattevőt a közbeszerzési szerződés odaítélésére vonatkozó határozatról, hangsúlyozva, hogy az értesítés tárgyát képező határozat az Ügynökség számára nem kötelező érvényű.

17. cikk

Az eljárás megszüntetése

Az Ügynökség a szerződés aláírása előtt megszüntetheti a beszerzést vagy az odaítélési eljárást anélkül, hogy az bármiféle kártérítési igény benyújtására jogosítaná fel a pályázókat vagy ajánlattevőket. A határozatot indokolni kell, és a pályázók vagy ajánlattevők tudomására kell hozni.

18. cikk

Garanciák

(1)   Az Ügynökség megkövetelheti – és az alábbiakban meghatározott esetekben köteles megkövetelni – a nyertes ajánlattevőktől, hogy a következők érdekében előzetes biztosítékot nyújtsanak be:

a)	a szerződés maradéktalan teljesítésének biztosítása,

b)	az előlegekkel járó pénzügyi kockázatok csökkentése.

(2)   Az Ügynökség a szerződés összértéke 1–2 %-ának megfelelő ajánlati biztosítékot kérhet. Az ajánlati biztosíték feloldására a szerződés odaítélését követően kerül sor. Amennyiben a megjelölt határidőig nem érkezik be ajánlat vagy az ajánlatot később visszavonják, a biztosíték összege elvész.

(3)   Amennyiben a szállítónak, az ajánlattevőnek vagy a szolgáltatónak előzetes biztosítékot kell letétbe helyeznie, úgy a letétbe helyezett összegnek és a letéti időszaknak lehetővé kell tennie a biztosíték érvényesítését. A biztosítékot bank vagy arra felhatalmazott pénzügyi intézmény nyújthatja. A biztosíték helyettesíthető az Ügynökség számára elfogadható harmadik személy által nyújtott, egyetemleges felelősségen alapuló kezességgel is. A biztosíték összegét euróban kell megadni. A biztosíték célja az, hogy a bank vagy a pénzügyi intézmény, illetve az érintett harmadik személy visszavonhatatlan készfizető kezességet nyújtson, vagy az ajánlattevő kötelezettségeiért első felszólításra felelőssé tehető legyen.

(4)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az árubeszerzésre és a szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetében szokásos kereskedelmi feltételekkel, valamint az építési beruházásra irányuló szerződésekre vonatkozó különleges feltételekkel összhangban kérheti teljesítési biztosíték nyújtását. A 345 000 EUR-t meghaladó összegű építési beruházásra irányuló szerződések esetén ilyen biztosíték nyújtása kötelező. A szerződés teljes értékének 10 %-át kitevő biztosítéki összeg levonható a mindenkori kifizetésekből. A teljesítési biztosíték helyettesíthető a záró kifizetésből visszatartott összeggel is, amely biztosítékul szolgál a szolgáltatás, az áruszállítás, illetve az építési beruházás végleges átvételéig. A biztosíték felszabadítására a szerződés feltételeivel összhangban kerül sor, kivéve ha a szerződést nem, illetve nem megfelelően teljesítették, vagy a teljesítés késedelmes. Ilyen esetben a biztosíték egy részét az elszenvedett kár arányában vissza kell tartani.

(5)   A 150 000 EUR-t meghaladó előlegek esetében vagy a 42. cikk (6) bekezdésében említett esetekben biztosítékot kell nyújtani.

Amennyiben azonban az ajánlattevő közjogi szerv, az engedélyezésre jogosult tisztviselő az általa végzett kockázatértékelés függvényében mentesítheti e kötelezettség alól.

A biztosíték felszabadítására akkor kerül sor, amikor az előleget levonják a nyertes ajánlattevő javára a szerződéses feltételekkel összhangban teljesített időközi vagy záró kifizetésekből.

19. cikk

Az eljárás megsértése

(1)   Amennyiben az odaítélési eljárás vagy a szerződés teljesítése során jelentős hibák, szabálytalanságok vagy csalás észlelhető, az Ügynökség felfüggeszti a szerződés teljesítését. A szerződés felfüggesztésre kerül annak ellenőrzésére, hogy a feltételezett jelentős hibák, szabálytalanságok vagy csalás valóban megtörténtek-e. Ha ezek nem nyernek megerősítést, a szerződés teljesítése a lehető leghamarabb folytatódik (és az Ügynökség biztosítja a szerződéses határidők meghosszabbítását).

(2)   Amennyiben az ilyen hibák, szabálytalanságok vagy csalás a nyertes ajánlattevőnek róhatók fel, az Ügynökség az ilyen hibák, szabálytalanságok vagy csalás arányában megtagadhatja továbbá a kifizetéseket vagy visszakövetelhet már kifizetett összegeket.

(3)   Jelentős hibának vagy szabálytalanságnak valamely szerződés vagy jogi előírás rendelkezéseinek olyan cselekedetből vagy mulasztásból eredő megsértése minősül, amely veszteséget okoz vagy okozhat az Ügynökség költségvetésének.

2. FEJEZET

VÉGREHAJTÁSI SZABÁLYOK

20. cikk

Keretmegállapodások és egyedi szerződések

(1)   A keretmegállapodás az Ügynökség és egy vagy több gazdasági szereplő között létrejött megállapodás, amelynek célja az egy adott időszakban odaítélhető szerződésekre irányadó feltételek megállapítása, különösen az árra és – adott esetben – az előirányzott mennyiségekre vonatkozóan. Ha a keretmegállapodás megkötésére több gazdasági szereplővel kerül sor, ez utóbbiak száma legalább három kell legyen, amennyiben kellő számú gazdasági szereplő felel meg a kiválasztási szempontoknak és/vagy megfelelő számú elfogadható ajánlat felel meg az odaítélési szempontoknak.

A több gazdasági szereplővel kötött keretmegállapodás köthető különálló, de azonos feltételeket tartalmazó szerződések formájában is.

A keretmegállapodás tartama nem haladhatja meg a négy évet, kivéve a kellően – különösen a keretmegállapodás tárgyával – indokolt rendkívüli esetekben.

Az Ügynökség nem alkalmazhatja a keretmegállapodásokat nem megfelelően vagy oly módon, amelynek célja vagy hatása a verseny megakadályozása, korlátozása vagy torzítása.

A keretmegállapodások az odaítélési eljárás szempontjából – a közzétételüket is ideértve – közbeszerzési szerződésnek minősülnek.

(2)   Keretmegállapodásokon alapuló egyedi szerződéseket az Ügynökség a keretmegállapodás feltételeivel összhangban, kizárólag a keretmegállapodásban eredetileg részes gazdasági szereplőknek ítélhet oda.

Az egyedi szerződések odaítélésekor a felek nem módosíthatják lényegesen a keretmegállapodásban megállapított feltételeket, különösen a (3) bekezdésben említett esetben.

(3)   Amennyiben a keretmegállapodás megkötésére egyetlen gazdasági szereplővel kerül sor, az egyedi szerződéseket a keretmegállapodásban megállapított feltételek szerint kell odaítélni.

Az egyedi szerződések odaítélése tekintetében az Ügynökség írásban konzultálhat a keretmegállapodásban részes gazdasági szereplővel, szükség szerint ajánlatának kiegészítését kérve.

(4)   A több gazdasági szereplővel kötött keretmegállapodásokon alapuló egyedi szerződések odaítélésére az alábbi szabályoknak megfelelően kerül sor:

a)	a keretmegállapodásban megállapított feltételek alkalmazásával a verseny újbóli megnyitása nélkül;

b)	amennyiben a keretmegállapodásban nem került sor valamennyi feltétel megállapítására, miután a felek között ugyanazon – szükség esetén pontosabban megfogalmazott – feltételek alapján, és adott esetben a keretmegállapodás dokumentációjában említett egyéb feltételek mellett ismét verseny zajlott le.

Az első albekezdés b) pontjában említett szabályoknak megfelelően odaítélendő minden egyes egyedi szerződés esetében az Ügynökség írásban konzultál a szerződés teljesítésére képes gazdasági szereplőkkel, és ajánlatok benyújtását lehetővé tevő, megfelelő hosszúságú határidőt határoz meg. Az ajánlatokat írásban kell benyújtani. Az Ügynökség az egyes egyedi szerződéseket annak az ajánlattevőnek ítél oda, aki, illetve amely a keretmegállapodás dokumentációjában megállapított odaítélési szempontok alapján a legjobb ajánlatot nyújtotta be.

(5)   Csak a keretmegállapodás alapján kötött egyedi szerződéseket előzi meg költségvetési kötelezettségvállalás.

21. cikk

A 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések közzététele

(1)   A 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések esetében a közzététel előzetes tájékoztatóból, szerződési hirdetményből és a szerződés odaítéléséről szóló hirdetményből áll.

(2)   Az előzetes tájékoztatóban az Ügynökség tájékoztató jelleggel közli azon szerződések becsült összértékét szolgáltatási kategória vagy termékcsoport szerint, illetve azon építési beruházásra irányuló szerződések lényeges elemeit, amelyeket egy költségvetési évben odaítélni szándékozik. Az előzetes tájékoztató közzététele kizárólag akkor kötelező, ha a szerződések becsült összértéke azonos a 35. cikkben megállapított küszöbértékkel vagy meghaladja azt, és az Ügynökség élni kíván az ajánlatok beérkezésére meghatározott határidők lerövidítésének a 48. cikk (4) bekezdésében foglaltak szerinti lehetőségével.

Az előzetes tájékoztatót árubeszerzésre és szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén a lehető leghamarabb, de legkésőbb a költségvetési év március 31-éig, építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén pedig a szerződésben foglalt program jóváhagyását követően a lehető leghamarabb meg kell küldeni az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához.

Amennyiben az Ügynökség felhasználói oldalán előzetes tájékoztatót tesz közzé, elektronikus formában és a hirdetmények megküldésének a 2004/18/EK irányelv VIII. mellékletének 3. pontjában meghatározott formátumával és eljárásával összhangban értesítést küld az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala részére az előzetes tájékoztató felhasználói oldalon történő közzétételéről.

(3)   Az Ügynökség szerződési hirdetményben nyilvánítja ki közbeszerzési eljárás indítására irányuló szándékát. Annak közzététele kötelező olyan szerződések esetén, amelyek becsült értéke eléri vagy meghaladja a 36. cikk a) és c) pontjában megállapított küszöbértéket. A keretmegállapodás alapján odaítélt egyedi szerződések esetén nem kötelező ilyen hirdetmény közzététele.

Ha az Ügynökség dinamikus beszerzési rendszeren alapuló egyedi szerződést kíván odaítélni, ezt a szándékát egyszerűsített szerződési hirdetményben teszi közzé.

Amennyiben az ajánlati felhívás korlátozásoktól mentesen, közvetlenül és teljes körűen hozzáférhető elektronikus formában, különösen a 29. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer tekintetében, a szerződési hirdetményben fel kell tüntetni azt az internetes címet, ahol a dokumentáció megtekinthető.

Nyílt eljárás során a szerződési hirdetmény – a védelmi vonatkozású szerződések kivételével – meghatározza az ajánlatbontó bizottság ülésének napját, időpontját és helyét, amely az ajánlattevők előtt is nyitott.

Amennyiben az Ügynökség tervpályázatot kíván szervezni, ezt a szándékát hirdetményben teszi közzé.

(4)   A szerződés odaítéléséről szóló hirdetmény közli a beszerzési eljárás eredményét. Olyan szerződések esetén, amelyek értéke eléri vagy meghaladja a 36. cikkben megállapított küszöbértéket, kötelező a szerződés odaítéléséről szóló hirdetmény közzététele. A keretmegállapodás alapján odaítélt egyedi szerződések esetén nem kötelező ilyen hirdetmény közzététele.

A szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt a szerződés aláírását követően legkésőbb negyvennyolc naptári napon belül meg kell küldeni az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához.

A dinamikus beszerzési rendszer alapján kötött szerződésekkel kapcsolatos hirdetmények ugyanakkor negyedévente csoportosítva is közzétehetők. Ilyen esetekben a szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt legkésőbb negyvennyolc nappal az egyes negyedévek végét követően meg kell küldeni az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához.

Amennyiben az Ügynökség tervpályázatot szervezett, megküldi az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához a pályázat eredményéről szóló hirdetményt.

(5)   A hirdetményeket a Bizottság által a 2004/18/EK irányelv alapján elfogadott minta-formanyomtatványoknak megfelelően kell megszövegezni.

22. cikk

A nem a 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések közzététele

(1)   A 35. és 36. cikkben meghatározott küszöbértéknél alacsonyabb összegű szerződéseket és a 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében említett, szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződéseket, valamint a védelmi vonatkozású szerződéseket – a titkos szerződések kivételével – olyan módon kell meghirdetni, amely biztosítja a versenyt és a pártatlanságot a beszerzési eljárás során. A hirdetmény a következőkre terjed ki:

a)	amennyiben nem került sor a 21. cikkben említett szerződési hirdetmény közzétételére, úgy az azonos tárgyú és a 33. cikk (1) bekezdésében említettel legalább azonos értékű szerződésekre vonatkozó pályázati felhívás;

b)	a legalább 25 000 EUR értékű szerződések esetében a nyertes ajánlattevők jegyzékének évenkénti közzététele, meghatározva az odaítélt szerződés tárgyát és értékét.

Az első albekezdés b) pontjában meghatározott közzététel nem kötelező sem a keretmegállapodás alapján odaítélt egyedi szerződések, sem a védelmi vonatkozású szerződések esetében.

(2)   Az ingatlanszerződést elnyert ajánlattevők jegyzékének közzétételére évente kerül sor, jelezve az odaítélt szerződések tárgyát és értékét. A 31. cikk (1) bekezdésének j) pontja szerinti, titkossá nyilvánított szerződést elnyert ajánlattevők jegyzékét évente meg kell küldeni az irányítóbizottság részére, jelezve az odaítélt szerződések tárgyát és értékét.

(3)   A 33. cikk (1) bekezdésében említett összeggel azonos vagy azt meghaladó összegű szerződésekre vonatkozó információkat – a védelmi vonatkozású szerződések kivételével – meg kell küldeni az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához. A nyertes ajánlattevők éves jegyzékét a pénzügyi év végét követően legkésőbb március 31-ig kell megküldeni.

Az egyéb szerződésekkel kapcsolatos előzetes hirdetmények és a nyertes ajánlattevők jegyzékének éves közzétételére – a titkos szerződések kivételével – az Ügynökség internetes honlapján kerül sor; az utólagos hirdetményeket pedig a következő pénzügyi év március 31-éig kell közzétenni. A közzététel az Európai Unió Hivatalos Lapjában is történhet.

23. cikk

A hirdetmények közzététele

(1)   Az Európai Unió Hivatalos Kiadványainak Hivatala feladásukat követően legkésőbb tizenkét naptári napon belül közzéteszi a 21. és 22. cikkben említett hirdetményeket az Európai Unió Hivatalos Lapjában.

Az első albekezdésben említett időszak az 50. cikkben említett gyorsított eljárás esetén öt naptári napra rövidül.

(2)   Az Ügynökségnek igazolnia kell a feladás időpontját.

24. cikk

Egyéb formában közzétett hirdetmények

(1)   A 21., 22. és 23. cikkben előírt hirdetményi formák mellett a szerződés más módon, különösen elektronikus formában is közzétehető. Az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett hirdetményekre az ilyen egyéb formátumú hirdetményben a 23. cikkben meghatározottaknak megfelelően utalni kell, és az egyéb formátumú hirdetmény nem előzheti meg a hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában való közzétételét, amely az egyedüli hiteles változat.

(2)   Az ilyen hirdetmény nem eredményezhet megkülönböztetést a pályázók vagy az ajánlattevők között, és nem tartalmazhat olyan adatokat, amelyek a szerződési hirdetményben nem szerepeltek, amennyiben ilyen hirdetmény közzétételére az Európai Unió Hivatalos Lapjában sor került.

25. cikk

A közbeszerzési eljárások típusai

(1)   A szerződés odaítélésére ajánlati felhívás útján kerül sor, szerződési hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában történt közzétételét követően nyílt, meghívásos vagy tárgyalásos eljárás alkalmazásával (a versenypárbeszédet is beleértve), vagy előzetes versenyeztetés nélkül történő tárgyalásos eljárás alkalmazásával, adott esetben tervpályázat alapján.

(2)   Az ajánlati felhívás akkor minősül nyíltnak, ha valamennyi érdeklődő gazdasági szereplő ajánlatot tehet. Ez érvényes a 29. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszerek esetében is. Az ajánlati felhívás akkor minősül meghívásosnak, ha valamennyi gazdasági szereplő pályázhat az abban való részvételre, de csak azok nyújthatnak be ajánlatot vagy a 30. cikkben említett versenypárbeszéd szerinti megoldást, akik eleget tesznek a 42. cikkben említett kiválasztási szempontoknak, és akiket az Ügynökség írásban, egyidejűleg meghív.

A kiválasztási szakasz valamennyi egyedi szerződés, valamint versenypárbeszéd esetén megismételhető, vagy magában foglalhatja a potenciális pályázók jegyzékének összeállítását a 33. cikkben említett eljárás szerint.

(3)   Tárgyalásos eljárás során az Ügynökség azon általa kiválasztott ajánlattevőkkel folytat konzultációt, akik eleget tesznek a 42. cikkben megállapított kiválasztási szempontoknak, és közülük egy vagy több ajánlattevővel tárgyalja meg a szerződés feltételeit.

Tárgyalásos eljárás esetén, amennyiben megtörtént a szerződési hirdetmény 32. cikk szerinti közzététele, az Ügynökség írásban, egyidejűleg meghívja a kiválasztott pályázókat a tárgyalásra.

(4)   A tervpályázat olyan eljárás, amely – főként az építészet és építőmérnöki munkák, valamint az adatfeldolgozás területén – lehetővé teszi az Ügynökség számára, hogy az értékelő bizottság javaslata alapján pályaműként beadott tervhez vagy projekthez jusson, pályadíj odaítélésével vagy anélkül.

26. cikk

A pályázók száma a meghívásos vagy a tárgyalásos eljárás során

(1)   Meghívásos eljárás során, beleértve a 33. cikkben említett eljárást is, az ajánlattételre felkért pályázók száma nem lehet kevesebb ötnél, feltéve, hogy elegendő olyan pályázó van, aki megfelel a kiválasztási szempontoknak.

Az Ügynökség rendelkezhet arról is, hogy a pályázók száma – a szerződés tárgyától függően, valamint tárgyilagos és megkülönböztetéstől mentes kiválasztási szempontok alapján – ne haladja meg a húszat. Ilyen esetben a pályázók számát és a szempontokat a szerződési hirdetmény vagy a 21. és 22. cikkben említett pályázati felhívás tartalmazza.

Az ajánlattételre felkért pályázók számának minden esetben elegendőnek kell lennie a tényleges verseny biztosításához.

(2)   Tárgyalásos eljárás során és versenypárbeszéd utáni meghívásos eljárásban a tárgyalásra meghívott vagy ajánlattételre felkért pályázók száma nem lehet kevesebb háromnál, feltéve, hogy elegendő olyan pályázó van, aki megfelel a kiválasztási szempontoknak.

Az ajánlattételre felkért pályázók számának minden esetben elegendőnek kell lennie a tényleges verseny biztosításához.

Az első és második albekezdés nem alkalmazandó az alábbiakra:

a)	a 34. cikk (3) bekezdésében említett, nagyon alacsony összegű szerződések;

b)	a 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében meghatározottak szerinti jogi szolgáltatásokra vonatkozó szerződések;

c)	a 31. cikk (1) bekezdésének j) pontjában említett, titkosnak nyilvánított szerződések;

d)	a 31. cikkben felsorolt azon esetek, amelyekben az Ügynökség jogosult kizárólag egy ajánlattevővel tárgyalásokat folytatni vagy a szerződést kizárólag egy gazdasági szereplőnek odaítélni.

(3)   Amennyiben a kiválasztási szempontoknak és a minimális teljesítményszintnek megfelelő pályázók száma az (1) és (2) bekezdésben meghatározott minimális létszámot nem éri el, az Ügynökség folytathatja az eljárást a szükséges kapacitásokkal rendelkező pályázó(k) meghívásával. Az Ügynökség nem vonhat be azonban az eljárásba olyan egyéb gazdasági szereplőket, amelyek nem kérelmezték az eljárásban való részvételüket, vagy olyan pályázókat, amelyek nem rendelkeznek a szükséges kapacitásokkal.

27. cikk

A tárgyalásos eljárásra vonatkozó rendelkezések

A tárgyalásos eljárás során az Ügynökség az ajánlattevőkkel megtárgyalja az általuk benyújtott ajánlatokat, hogy azokat a 21. cikkben említett szerződési hirdetményben, a dokumentációban vagy egyéb kiegészítő okmányban megállapított követelményekhez igazítsák, és megtalálják a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatot. A tárgyalás során az Ügynökség valamennyi ajánlattevőt egyenlő bánásmódban részesít.

Amennyiben az Ügynökség a 32. cikknek megfelelően előzetes versenyeztetéssel történő tárgyalásos eljárás alkalmazásával ítélhet oda szerződéseket, rendelkezhet úgy, hogy a megtárgyalandó ajánlatok számának csökkentése érdekében a tárgyalásos eljárás lefolytatására szakaszokban, ugyanakkor a szerződési hirdetményben vagy dokumentációban meghatározott odaítélési szempontok alkalmazásával kerüljön sor. A szerződési hirdetménynek vagy dokumentációnak ki kell térnie e lehetőség alkalmazására.

28. cikk

Tervpályázat

(1)   A tervpályázat megszervezésének szabályait közölni kell a részvétel iránt érdeklődőkkel. A részvételre felkért pályázók számának minden esetben elegendőnek kell lennie a tényleges verseny biztosításához.

(2)   Az értékelő bizottság tagjait az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő nevezi ki. A bizottság kizárólag természetes személyekből áll, akik függetlenek a tervpályázatban részt vevő pályázóktól. Amennyiben a versenyben való részvételhez meghatározott szakmai képzettség szükséges, úgy az értékelő bizottság tagjai legalább egyharmadának ilyen vagy azzal egyenértékű képesítéssel kell rendelkeznie.

Az értékelő bizottság autonóm véleményt alkot. Véleményét a hozzá a pályázók által névtelenül benyújtott projektek alapján, és kizárólag a versenykiírásban meghatározott szempontok figyelembevételével alkotja meg.

(3)   Az értékelő bizottságnak a projektek érdemi pontjain alapuló javaslatait és megfigyeléseit a bizottság tagjai által aláírt jelentésben kell rögzíteni. A pályázók névtelenek maradnak, amíg az értékelő bizottság nem közölte véleményét. Az értékelő bizottság felkérheti a pályázókat arra, hogy a projekt részleteinek pontosítása érdekében válaszoljanak a jelentésben rögzített kérdésekre. Az ebből keletkező párbeszédről mindenre kiterjedő jelentés készül.

(4)   Az Ügynökség ezt követően döntést hoz, amelynek során ismerteti a kiválasztott pályázó nevét és címét, valamint a döntés indokolását, utalva a versenykiírásban közzétett szempontokra, különösen akkor, ha döntése eltér az értékelő bizottság véleményében foglalt javaslattól.

29. cikk

Dinamikus beszerzési rendszer

(1)   A 2004/18/EK irányelv 1. cikkének (6) bekezdésében és 33. cikkében említett dinamikus beszerzési rendszer a gyakori beszerzésekre szolgáló teljesen elektronikus beszerzési eljárás, amely az eljárás teljes tartama alatt nyitott minden olyan gazdasági szereplő előtt, aki megfelel a kiválasztási szempontoknak és benyújtott egy, a dokumentációnak és az esetleges kiegészítő dokumentumoknak megfelelő tájékoztató ajánlatot. A tájékoztató ajánlatok bármikor módosíthatók azzal a feltétellel, hogy a módosítás után is megfelelnek a dokumentációban meghatározott feltételeknek.

(2)   A dinamikus beszerzési rendszer létrehozása érdekében az Ügynökség olyan szerződési hirdetményt tesz közzé, amelyben feltünteti a dinamikus beszerzési rendszer alkalmazását, és amely tartalmazza a dokumentációhoz és az esetleges kiegészítő dokumentumokhoz a hirdetmény közzétételétől a rendszer megszűnéséig való, korlátozásoktól mentes, közvetlen és teljes körű hozzáférést biztosító internetes címet.

Az ajánlattételhez szükséges dokumentációban feltünteti egyebek mellett az e rendszerben előirányzott beszerzések jellegét, továbbá a beszerzési rendszerrel, az igénybe vett elektronikus eszközökkel és a csatlakozás műszaki szabályaival és leírásaival kapcsolatos valamennyi szükséges információt.

(3)   Az Ügynökség a dinamikus beszerzési rendszer működésének időtartama alatt valamennyi gazdasági szereplő számára biztosítja annak lehetőségét, hogy az (1) bekezdésben említett feltételek mellett tájékoztató ajánlatot nyújtson be a rendszerbe való felvétel céljából. Az Ügynökség a tájékoztató ajánlat benyújtásától számított legfeljebb tizenöt napon belül befejezi az értékelést. Az értékelés időtartamát azonban meghosszabbíthatja, ha időközben nem bocsátanak ki ajánlati felhívást.

Az Ügynökség a lehető legkorábbi időpontban tájékoztatja az ajánlattevőket a dinamikus beszerzési rendszerbe való felvételükről vagy az ajánlatuk elutasításáról.

(4)   Minden egyedi szerződés ajánlati felhívás tárgyát képezi. Az ajánlati felhívás kibocsátása előtt az Ügynökség egyszerűsített szerződési hirdetményt tesz közzé, amelyben valamennyi érdekelt gazdasági szereplőt arra hívja fel, hogy az egyszerűsített hirdetmény elküldésétől számított legalább 15 napos határidőn belül nyújtson be előzetes ajánlatot. Az Ügynökség csak az említett határidőn belül benyújtott összes tájékoztató ajánlat értékelése után kezdheti meg a versenyeztetést.

Az Ügynökség ezután felkéri a rendszerbe felvett valamennyi ajánlattevőt arra, hogy ésszerű határidőn belül ajánlatot nyújtson be. Az Ügynökség annak az ajánlattevőnek ítéli oda a szerződést, amely a dinamikus beszerzési rendszer létrehozásáról szóló szerződési hirdetményben megállapított bírálati szempontok alapján a gazdaságilag legjobb ajánlatott tette. Ezeket a szempontokat adott esetben az ajánlati felhívásban pontosítani lehet.

(5)   A dinamikus beszerzési rendszer időtartama – a megfelelően indokolt rendkívüli esetek kivételével – nem haladhatja meg a négy évet.

Az Ügynökség nem használhatja ezt a rendszert a verseny akadályozására, korlátozására vagy torzítására.

Semmilyen díj nem számítható fel az érdeklődő gazdasági szereplőknek vagy a rendszerben részt vevőknek.

30. cikk

Versenypárbeszéd

(1)   Különösen összetett szerződések esetében, amennyiben az Ügynökség úgy véli, hogy a nyílt eljárás vagy a meghívásos eljárásra vonatkozó meglévő szabályok közvetlen alkalmazása nem fogja lehetővé tenni, hogy a gazdaságilag legjobb ajánlat tevőjének ítéljék oda a szerződést, az Ügynökség alkalmazhatja a 2004/18/EK irányelv 29. cikkében említett versenypárbeszédet.

A szerződés akkor tekintendő különösen összetettnek, ha az Ügynökség nem képes objektív módon meghatározni a szükségletek kielégítésére vagy a célkitűzések teljesítésére alkalmas technikai eszközöket, vagy nem képes meghatározni a projekt jogi vagy pénzügyi feltételeit.

(2)   Az Ügynökség a szükségleteit és követelményeit tartalmazó szerződési hirdetményt tesz közzé, amely szükségleteket és követelményeket az említett hirdetményben és/vagy egy ismertetőben meghatároz.

(3)   Az Ügynökség párbeszédet kezd a 42. cikkben foglalt kiválasztási szempontoknak megfelelő pályázókkal a szükségleteinek leginkább megfelelő eszközök azonosítása és meghatározása érdekében.

A párbeszéd során az Ügynökség biztosítja valamennyi ajánlattevő azonos bánásmódban való részesítését, valamint a javasolt megoldások vagy a párbeszédben részt vevő pályázó által közölt egyéb információk bizalmas jellegét, amennyiben a pályázó nem járult hozzá ezen információk közzétételéhez.

Az Ügynökség rendelkezhet úgy, hogy az eljárás egymást követő szakaszokban bonyolódjon annak érdekében, hogy a szerződési hirdetményben vagy az ismertetőben szereplő odaítélési szempontok alkalmazása révén csökkentse a párbeszéd folyamán megvitatandó megoldások számát, amennyiben erről a lehetőségről a szerződési hirdetmény vagy az ismertető rendelkezik.

(4)   A résztvevőknek a párbeszéd lezárultáról történt tájékoztatását követően az Ügynökség felkéri azokat, hogy a párbeszéd folyamán előterjesztett és meghatározott megoldás vagy megoldások alapján nyújtsák be végleges ajánlatukat. Ezek az ajánlatok tartalmazzák a projekt megvalósításához megkövetelt és szükséges valamennyi elemet.

Az Ügynökség kérésére ezek az ajánlatok pontosíthatók, konkretizálhatók és finomíthatók, amennyiben az nem jár az ajánlat vagy az ajánlati felhívás alapvető elemeinek olyan megváltozásával, amely a versenyt torzítja vagy a pályázók közötti megkülönböztetéshez vezet.

Az Ügynökség kérésére a gazdaságilag legjobb ajánlat benyújtójaként meghatározott ajánlattevő felkérhető az ajánlat elemeinek pontosítására vagy az ajánlatban foglalt kötelezettségvállalások megerősítésére, amennyiben az nem jár az ajánlat vagy az ajánlati felhívás alapvető elemeinek módosításával, továbbá nem vezet a verseny torzulásához vagy a pályázók közötti megkülönböztetéshez.

(5)   Az Ügynökség a versenypárbeszédben részt vevőket megillető díjakról vagy kifizetésekről rendelkezhet.

31. cikk

Az előzetes versenyeztetés nélkül történő tárgyalásos eljárás alkalmazása

(1)   Az Ügynökség az alábbi esetekben – a szerződés becsült értékétől függetlenül – alkalmazhat versenyeztetés nélkül történő tárgyalásos eljárást:

a)	amennyiben nyílt vagy meghívásos eljárásban közzétett felhívásra a bevezető szakaszt követően nem érkezik ajánlat vagy megfelelő ajánlat, illetve pályázat, feltéve, hogy a 37. cikkben említett ajánlati felhívásban meghatározott eredeti szerződéses feltételek érdemben nem változnak;

b)	amennyiben technikai vagy művészi, vagy kizárólagos jogok oltalmával kapcsolatos okokból a szerződés csak meghatározott gazdasági szereplőnek ítélhető oda;

c)	amennyiben a 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések esetében az feltétlenül szükséges, mivel az Ügynökségtől független, előre nem látható esemény által előidézett, rendkívül sürgető okok miatt az egyéb eljárásokra a 48., 49. és 50. cikkben megállapított határidők nem tarthatók be;

d)	ha a tervpályázatot szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződés megkötése követi, és azt az alkalmazandó szabályok szerint a sikeres pályázónak vagy a sikeres pályázók egyikének kell odaítélni; az utóbbi esetben valamennyi sikeres pályázót meg kell hívni a tárgyalásokon való részvételre;

e)

az eredetileg tervezett projektben vagy az eredeti szerződésben nem szereplő, de előre nem látható körülmények miatt a szolgáltatás vagy az építési beruházás teljesítéséhez szükségessé vált kiegészítő szolgáltatás vagy építési beruházás esetén, a (2) bekezdésben meghatározott feltételekre is figyelemmel;

f)

az ahhoz hasonló szolgáltatás vagy építési beruházás megismétléséből álló új szolgáltatások vagy építési beruházások esetén, mint amellyel az Ügynökség az ajánlattevőt az eredeti szerződésben megbízta, feltéve, hogy ezek a szolgáltatások vagy építési munkák megfelelnek a nyílt vagy meghívásos eljárás keretében odaítélt eredeti szerződés tárgyát képező alapprojektnek, a (3) bekezdésben meghatározott feltételekre is figyelemmel;

g)

áru beszerzésére irányuló szerződés esetén: i. olyan pótbeszerzésnél, amely a szokásos gyakorlat szerint beszerzett eszközök és berendezések részleges pótlására, vagy meglévő eszközök és berendezések bővítésére irányul, amennyiben a szállító személyében bekövetkező változás olyan berendezés beszerzésére kényszerítené az Ügynökséget, amely eltérő műszaki jellemzőkkel rendelkezik, és amely inkompatibilitást vagy aránytalan műszaki problémákat idézne elő a működésben és a karbantartásban; az ilyen szerződések tartama nem haladhatja meg a három évet; ii. amennyiben kizárólag kutatási, kísérleti, vizsgálati vagy fejlesztési célból kerül sor a termékek előállítására, ide nem értve a piacképesség vizsgálatára, valamint a kutatási és fejlesztési költségek megtérülésére irányuló nagyüzemi termelést; iii. árutőzsdén jegyzett és vásárolt áruk esetében; iv. akár az üzleti tevékenységét végleg beszüntető szállítótól, akár egy fizetésképtelenné vált vállalkozás vagyonfelügyelőjétől vagy felszámolójától – csődeljárás, felszámolási eljárás vagy csődegyezség keretében, vagy a nemzeti jog szerinti más, hasonló eljárás keretében – különösen előnyös feltételek mellett történő árubeszerzés esetében;

h)	ingatlanszerződések esetén a helyi piac előzetes felmérését követően;

i)	a 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében meghatározottak szerinti jogi szolgáltatásokra vonatkozó szerződések, amennyiben az ilyen szerződéseket megfelelő módon közzétették;

j)

az Ügynökség által titkosnak nyilvánított szerződések, vagy olyan szerződések, amelyek teljesítését a hatályos közigazgatási rendelkezések szerint különleges biztonsági intézkedéseknek kell kísérniük, vagy azt az Ügynökség, egy vagy több érintett tagállam vagy az Unió alapvető érdekeinek védelme szükségessé teszi;

k)	a legfeljebb 60 000 EUR értékű szerződések;

l)	a nem a 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó, kutatási és fejlesztési szolgáltatásokra vonatkozó szerződések;

m)	az e bekezdésben felsoroltaktól eltérő, nem a 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések, amennyiben pályázati felhívást tettek közzé;

n)

amennyiben a szerződést védelmi felszerelésre vagy technológiára, vagy különleges egyedi védelmi létesítményre irányuló jelentős mértékű előzetes beruházással kapcsolatos okokból, vagy a védelmi felszereléssel vagy technológiával való ellátás biztonsága vagy az adott gazdasági szereplő által kidolgozott innovatív védelmi technológia továbbfejlesztésének szükségessége miatt kizárólag egy adott gazdasági szereplőnek lehet odaítélni;

o)	abban az esetben, ha az Európai Bizottság vagy más európai vagy nemzetközi szervezet vagy szerv megállapodást kötött egy adott gazdasági szereplővel a biztonságkutatás terén, és valamely védelmi vonatkozású kutatási szerződést célszerű ennek a gazdasági szereplőnek odaítélni;

p)	védelmi vonatkozású szerződések esetében annak érdekében, hogy az más nemzetközi szervezetekkel együttműködésben irányított program vagy projekt keretében maradhasson.

(2)   Az (1) bekezdés e) pontjában említett kiegészítő szolgáltatások és építési beruházások esetén az Ügynökség alkalmazhat előzetes versenyeztetés nélkül történő tárgyalásos eljárást is, azzal a feltétellel, hogy azon ajánlattevőnek ítéli oda a szerződést, aki a szerződést teljesíti,

a)	amennyiben a kiegészítő szerződés technikailag vagy gazdaságilag nem választható el az alapszerződéstől anélkül, hogy jelentős hátrányt okozna az Ügynökségnek; vagy

b)	amennyiben az eredeti szerződés teljesítésétől elválasztható szolgáltatások vagy építési beruházási munkálatok elengedhetetlenül szükségesek a teljesítéshez.

A védelmi vonatkozású szerződések kivételével a kiegészítő szerződések összértéke nem haladhatja meg az eredeti szerződés összegének 50 %-át.

(3)   Az (1) bekezdés f) pontjában említett esetekben a tárgyalásos eljárás alkalmazásának lehetőségét már az első műveletre vonatkozó versenytárgyalási felhívásban jelezni kell, és a kiegészítő szolgáltatások vagy építési beruházás teljes becsült összegét figyelembe kell venni a 36. cikkben említett küszöbérték kiszámításakor. Ezen eljárás csak az eredeti szerződés megkötését követő három évig alkalmazható.

32. cikk

Az előzetes versenyeztetéssel történő tárgyalásos eljárás alkalmazása

(1)   Az Ügynökség az alábbi esetekben – a szerződés becsült értékétől függetlenül – alkalmazhat versenyeztetéssel történő tárgyalásos eljárást:

a)

szabálytalan vagy – különösen – a kiválasztási vagy odaítélési szempontok alapján elfogadhatatlannak ítélt ajánlatok már lezárult nyílt vagy meghívásos eljárás, vagy versenypárbeszéd keretében történt benyújtása esetén, feltéve, hogy a 37. cikkben említett ajánlati felhívásban meghatározott eredeti szerződéses feltételek nem változnak lényegesen, a (2) bekezdés sérelme nélkül;

b)	építési beruházást, árubeszerzést vagy szolgáltatást érintő rendkívüli esetben, amikor annak jellege vagy az azzal kapcsolatos kockázat nem teszi lehetővé az ajánlattevő számára előzetes átfogó árkalkuláció készítését;

c)

amennyiben a közbeszerzés tárgyát képező szolgáltatás jellegére tekintettel – különösen pénzügyi szolgáltatások és szellemi szolgáltatások esetén – a szerződés előírásai nem határozhatók meg olyan pontossággal, amely lehetővé teszi, hogy a szerződést a legelőnyösebb ajánlat kiválasztásával, a nyílt vagy a meghívásos eljárásra vonatkozó szabályokkal összhangban ítéljék oda;

d)	olyan építési beruházásra irányuló szerződés esetén, ahol a beruházásra kizárólag kutatási, kísérleti vagy fejlesztési célból, és nem nyereségtermelés érdekében vagy a kutatási és fejlesztési költségek megtérülése céljából kerül sor;

e)	a 31. cikk (1) bekezdésének i) és j) pontjára, valamint a 31. cikk (1) bekezdésének második albekezdésére is figyelemmel, a 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében említett, szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetén;

f)	a 31. cikk (1) bekezdésének sérelme nélkül, azon védelmi vonatkozású szerződések esetében, amelyek tekintetében sem pályázati felhívást, sem előzetes tájékoztatót nem tettek közzé.

(2)   Az (1) bekezdés a) pontjában említett esetekben az Ügynökség eltekinthet szerződési hirdetmény közzétételétől, ha a tárgyalásos eljárásba bevon valamennyi olyan ajánlattevőt (és csak azokat az ajánlattevőket), akik megfelelnek a kiválasztási szempontoknak, és a megelőző eljárás során a beszerzési eljárás alaki követelményeinek megfelelő ajánlatot nyújtott be.

33. cikk

Pályázati felhívás

(1)   A pályázati felhívás azon pályázók előzetes kiválasztására szolgáló eszköz, akiket 60 000 EUR-t meghaladó összegű szerződésre vonatkozó meghívásos eljárás során a jövőben ajánlattételre hívnak fel, a 31. vagy a 32. cikkre is figyelemmel. A pályázati felhívás továbbá azon pályázók előzetes kiválasztására szolgáló eszköz, akiket a jövőben védelmi vonatkozású szerződésekre vonatkozó ajánlati felhívás keretében – a szerződés összegétől, valamint meghívásos vagy tárgyalásos eljárás alkalmazásától függetlenül – ajánlattételre hívnak fel, a 31. vagy a 32. cikkre is figyelemmel.

(2)   A pályázati felhívást követően összeállított jegyzék legfeljebb három évig érvényes azon naptól számítva, amelyen a 22. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett hirdetményt megküldik az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához vagy közzéteszik az Ügynökség weboldalán. Valamennyi érdeklődő az utolsó három hónap kivételével a jegyzék érvényességi ideje alatt bármikor benyújthatja jelentkezését. A jegyzék az annak hatálya alá tartozó szerződéstípusok szerint alkategóriákra osztható.

(3)   Amennyiben egyedi szerződés odaítélésére fog sor kerülni, úgy az Ügynökség kifejezetten az adott szerződésre vonatkozó, tárgyilagos és megkülönböztetéstől mentes kiválasztási szempontok alapján ajánlattételre hívja fel a jegyzéken szereplő valamennyi pályázót, vagy közülük néhányat.

34. cikk

Alacsony összegű szerződések

(1)   Legalább öt pályázóval folyó tárgyalásos eljárást az üzemeltetési költségvetés keretébe tartozó, legfeljebb 60 000 EUR értékű szerződések, és a működési költségvetés keretébe tartozó, 137 000 EUR-nál alacsonyabb értékű szerződések esetében lehet alkalmazni, a 31. vagy a 32. cikkre is figyelemmel.

Ha a pályázókkal folytatott konzultációkat követően az Ügynökséghez kizárólag egy olyan ajánlat érkezik, amely adminisztratív és technikai szempontból is érvényes, a szerződést az odaítélési szempontok teljesülése esetén oda lehet ítélni.

(2)   Legalább három pályázóval folyó tárgyalásos eljárást az üzemeltetési költségvetés keretébe tartozó, legfeljebb 25 000 EUR értékű szerződések, és a működési költségvetés keretébe tartozó, 60 000 EUR-nál alacsonyabb értékű szerződések esetében lehet alkalmazni.

(3)   Az üzemeltetési költségvetés keretébe tartozó, legfeljebb 3 500 EUR értékű szerződéseket, és a működési költségvetés keretébe tartozó, 5 000 EUR-nál alacsonyabb értékű szerződéseket egyszerű pályázati eljárás alapján oda lehet ítélni.

(4)   Legfeljebb 200 EUR összegű kiadási tételeket számla alapján ki lehet fizetni, pályázat előzetes elfogadása nélkül.

35. cikk

Az előzetes tájékoztatóra vonatkozó küszöbérték

Az előzetes tájékoztató közzétételére vonatkozó küszöbértékek a következők:

a)	750 000 EUR a 2004/18/EK irányelv IIA. mellékletében felsorolt, árubeszerzésre és szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetében;

b)	5 278 000 EUR az építési beruházásokra irányuló szerződések esetében.

36. cikk

A 2004/18/EK irányelv szerinti eljárásokra vonatkozó küszöbértékek

Az 5. cikkben említett küszöbértékek a következők:

a)	137 000 EUR a 2004/18/EK irányelv IIA. mellékletében felsorolt, árubeszerzésre és szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések esetében, a melléklet 8. kategóriájába sorolt kutatási és fejlesztési szerződések kivételével;

b)	211 000 EUR a 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében felsorolt, szolgáltatásnyújtásra irányuló szerződések, valamint az említett irányelv IIA. mellékletének 8. kategóriájába sorolt kutatási és fejlesztési szolgáltatások nyújtására irányuló szerződések esetében;

c)	5 278 000 EUR az építési beruházásokra irányuló szerződések esetében.

37. cikk

Ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentáció

(1)   Az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentáció legalább a következőket tartalmazza:

a)	az ajánlati vagy tárgyalási felhívás, vagy a 30. cikkben foglalt eljárás szerinti párbeszédben való részvételre vonatkozó felhívás;

b)

a mellékelt részletes leírás, amelynek mellékletét képezik a szerződésre vonatkozó általános feltételek, vagy – a 30. cikkben említett versenytárgyalás esetében – az Ügynökség szükségleteit és követelményeit leíró dokumentum, vagy azon internetes cím, ahol ez a részletes leírás vagy dokumentáció megtalálható;

c)	mintaszerződés.

Az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentáció utalást tartalmaz a 21–24. cikk szerinti közzétételi intézkedésekre.

(2)   Az ajánlati vagy tárgyalási felhívás, vagy a párbeszédben való részvételre vonatkozó felhívás legalább

a)

meghatározza az ajánlatok benyújtására és formai megjelenésére vonatkozó szabályokat, beleértve különösen a benyújtás zárónapját és -időpontját, a szabványos válasznyomtatvány használatára vonatkozó követelményeket, a csatolandó dokumentumokat, beleértve a 42. cikkben említett pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitás igazolását, amennyiben a szerződési hirdetmény azt nem határozza meg, és azon címet, amelyre el kell juttatni azokat;

b)	közli, hogy az ajánlat benyújtása egyúttal az (1) bekezdésben említett azon dokumentáció és általános feltételek elfogadását is jelenti, amelyekre a felhívás vonatkozik, és hogy a benyújtott ajánlat a szerződés teljesítése során a szerződést elnyert ajánlattevőre kötelező;

c)	meghatározza azon időszakot, amelynek során a benyújtott ajánlat érvényes és semmilyen tekintetben nem módosítható;

d)	az eljárás idejére megtiltja az Ügynökség és az ajánlattevők közötti mindennemű kapcsolatot, kivéve rendkívüli esetben a helyszíni látogatást, amennyiben ilyen látogatásról rendelkeztek, és meghatározza annak pontos feltételeit;

e)	versenypárbeszéd esetében meghatározza a konzultációs szakasz kezdetének időpontját és a címet.

(3)   A dokumentáció legalább

a)

meghatározza a szerződésre alkalmazandó kizárási és kiválasztási szempontokat, a meghívásos eljárás – versenypárbeszédet követően is – és a 32. cikkben említett előzetes versenyeztetéssel történő tárgyalásos eljárás kivételével; ilyen esetekben e szempontok kizárólag a szerződési hirdetményben vagy a pályázati felhívásban szerepelnek;

b)	meghatározza az odaítélési szempontokat és azok relatív súlyozását vagy – adott esetben – azok csökkenő fontossági sorrendjét, amennyiben ezek a szempontok nem szerepelnek a szerződési hirdetményben;

c)	ismerteti a 38. cikkben említett műszaki előírásokat;

d)

megfogalmazza a különböző változatokra vonatkozó azon minimális követelményeket, amelyeknek a változatoknak eleget kell tenniük a 45. cikk (2) bekezdésében említett azon eljárások során, amelyek keretében a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat benyújtójának ítélik, amennyiben az Ügynökség a szerződési hirdetményben feltüntette, hogy ilyen változatok megengedettek;

e)

kimondja, hogy az Európai Védelmi Ügynökség és annak személyzete részére biztosított kiváltságokról és mentességekről szóló, a tagállamok kormányainak a Tanács keretében ülésező képviselői által hozott 2004. november 10-i, a Belga Királyság és az Ügynökség közötti kiegészítő jegyzőkönyvvel ellátott határozat alkalmazandó;

f)	meghatározza a szerződésekre való jogosultságot igazoló, a 41. cikk szerinti dokumentumokat;

g)	a 29. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer esetében meghatározza az előirányzott beszerzések jellegét, továbbá a beszerzési rendszerrel, az igénybe vett elektronikus eszközökkel és a csatlakozás műszaki szabályaival és leírásaival kapcsolatos valamennyi szükséges információt.

(4)   A mintaszerződésnek különösen az alábbiakat kell tartalmaznia:

a)	a szerződés záradékainak nem teljesítése esetén alkalmazandó büntetések meghatározása;

b)	azon adatok meghatározása, amelyeket a számláknak vagy a megfelelő igazoló dokumentumoknak tartalmazniuk kell;

c)	a szerződésre vonatkozó jog, valamint a jogviták tárgyalására illetékes bíróság meghatározása.

(5)   Az Ügynökség információt kérhet az ajánlattevőtől a szerződés azon részével kapcsolatban, amelyet az ajánlattevő alvállalkozásba szándékozik adni, továbbá az alvállalkozó személyéről.

(6)   A műszaki előírásoknak az érdekelt gazdasági szereplők részére történő átadása, a gazdasági szereplők kiválasztása és a szerződések odaítélése tekintetében az Ügynökség az általa rendelkezésre bocsátott információk bizalmas és minősített jellegének védelmét célzó követelményeket támaszthat.

(7)   Az odaítélt szerződések közzétételével, valamint a pályázók és ajánlattevők részére nyújtandó tájékoztatással kapcsolatos rendelkezések sérelme nélkül, az Ügynökség nem teheti közzé a hozzá gazdasági szereplők által eljuttatott és e gazdasági szereplők által bizalmasnak minősített információkat; az ilyen információk magukban foglalnak különösen műszaki vagy kereskedelmi titkokat, és az ajánlatok vagy részvételi felhívások bizalmas vonatkozásait. Az Ügynökség és a pályázók vagy az ajánlattevők által egymás részére átadott minősített információkat a Tanács biztonsági szabályzatának elfogadásáról szóló, 2001. március 19-i 2001/264/EK tanácsi határozattal (3) összhangban kell felhasználni, továbbítani, tárolni, kezelni vagy őrizni.

38. cikk

Műszaki előírások

(1)   A műszaki előírásoknak egyenlő esélyt kell biztosítaniuk a pályázók és az ajánlattevők számára a szerződés elnyeréséhez, és nem képezhetnek indokolatlan akadályt a versenytárgyalás tekintetében. A műszaki előírások meghatározzák, hogy az Ügynökség az általa megállapított célra tekintettel milyen jellemzőket vár el valamely terméktől, szolgáltatástól, anyagtól vagy építési beruházástól.

(2)   Az (1) bekezdésben említett jellemzők az alábbiakat foglalják magukban:

a)	minőségi szintek;

b)	környezeti teljesítmény;

c)	amennyiben lehetséges, a hozzáférhetőségi szempontok a fogyatékkal élő személyek tekintetében, vagy a minden felhasználó igényeinek eleget tevő tervezés;

d)	a megfelelőségértékelés szintjei és eljárásai;

e)	a használatra való alkalmasság;

f)	a biztonság vagy olyan paraméterek, mint áru beszerzése esetén az árumegnevezés és a használati utasítás, valamint – valamennyi szerződés esetén – a terminológia, a szimbólumok, a vizsgálatok és a vizsgálati módszerek, a csomagolás, a jelölés és címkézés, valamint a gyártási eljárások és módszerek;

g)

építési beruházásra irányuló szerződés esetén a minőségbiztosításra vonatkozó eljárások, a tervezésre és az árképzésre vonatkozó szabályok, a beruházás vizsgálatára, ellenőrzésére és átvételére vonatkozó feltételek, az építési módszerek és technikák, továbbá a befejezett munkákra, valamint az azokhoz felhasznált anyagokra és alkatrészekre vonatkozóan az Ügynökség által előírt valamennyi egyéb, általános vagy különös szabályozás hatálya alá eső műszaki feltétel.

(3)   A műszaki előírások meghatározása az alábbiak szerint történik:

a)

hivatkozás európai szabványokra, európai műszaki engedélyekre, közös műszaki előírásokra, ha van ilyen, nemzetközi szabványokra vagy az európai szabványügyi szervek által kiadott egyéb műszaki referenciaanyagra, vagy ezek hiányában az azokkal egyenértékű nemzeti előírásokra. Valamennyi hivatkozást a „vagy azzal egyenértékű” kifejezésnek kell követnie; vagy

b)	a teljesítményre vagy a működésre vonatkozó követelmények formájában, amelyek magukban foglalhatnak környezetvédelmi jellemzőket is, és amelyeknek kellően részleteseknek kell lenniük ahhoz, hogy az ajánlattevők meghatározhassák a szerződés célját, és az Ügynökség odaítélhesse a szerződést; vagy

c)	a két módszer kombinációjával.

(4)   Amennyiben az Ügynökség él a (3) bekezdés a) pontjában említett előírásokra való hivatkozás lehetőségével, úgy nem utasíthat el egyetlen ajánlatot sem azzal az indokkal, hogy nem felel meg az előírásoknak, ha az ajánlattevő vagy pályázó az Ügynökség előtt meggyőző módon, megfelelő eszközökkel bizonyítja, hogy az ajánlat egyenértékű módon teljesíti a megállapított követelményeket.

Megfelelő eszköz lehet a gyártótól származó műszaki dokumentáció vagy valamely elismert szervtől származó vizsgálati jelentés.

(5)   Amennyiben az Ügynökség él azzal, a (3) bekezdés b) pontja szerinti lehetőséggel, hogy a műszaki előírásokat a teljesítményre vagy a működésre vonatkozó követelmények formájában határozza meg, úgy nem utasíthat el olyan ajánlatot, amely megfelel valamely európai szabványt, európai műszaki engedélyt, közös műszaki előírásokat, nemzetközi szabványt vagy egy európai szabványügyi szerv által kiadott műszaki referenciaanyagot átültető nemzeti szabványnak, amennyiben az említett előírások a szükséges teljesítményre vagy funkcionális követelményekre vonatkoznak.

Az ajánlattevőnek az Ügynökség előtt meggyőző módon és a megfelelő eszközökkel bizonyítania kell, hogy az ajánlat megfelel az Ügynökség által meghatározott, a teljesítményre és a működésre vonatkozó követelményeknek. Megfelelő eszköz lehet a gyártótól származó műszaki dokumentáció vagy valamely elismert szervtől származó vizsgálati jelentés.

(6)   Amennyiben az Ügynökség környezetvédelmi jellemzőket állapít meg a teljesítményre és a működésre vonatkozó követelmények tekintetében, használhatja az európai, multinacionális vagy nemzeti ökocímkékkel vagy bármely más ökocímkével meghatározott részletes leírásokat, vagy szükség esetén azok egy részét, feltéve, hogy az alábbi feltételek teljesülnek:

a)	a felhasznált leírások megfelelőek a szerződés tárgyát képező árubeszerzés vagy szolgáltatás jellemzőinek meghatározására;

b)	a címkére vonatkozó követelményeket tudományos adatok alapján állapítják meg;

c)	az ökocímkét olyan eljárás keretében fogadták el, amelyben valamennyi érintett fél – például kormányzati szerv, fogyasztó, gyártó, forgalmazó és környezetvédelmi szervezet – részt vehet;

d)	az ökocímkék valamennyi érdekelt fél számára hozzáférhetőek.

Az Ügynökség jelezheti, hogy az ökocímkével ellátott termékek és szolgáltatások esetében vélelmezik a szerződési dokumentációban megállapított műszaki előírásoknak való megfelelést. Az Ügynökség elfogad minden egyéb megfelelő bizonyítékot, például a gyártótól származó műszaki dokumentációt vagy a valamely elismert szervtől származó vizsgálati jelentést.

(7)   A (4), az (5) és az (6) bekezdés alkalmazásában az elismert szerv olyan vizsgáló és kalibráló laboratórium, vagy tanúsító és ellenőrző szerv, amely megfelel az alkalmazandó európai szabványoknak.

(8)   A szerződés tárgya által kellően indokolt, rendkívüli esetek kivételével az ilyen dokumentáció nem hivatkozhat olyan konkrét gyártmányra, forrásra, különleges eljárásra, védjegyre, szabadalomra, típusra, eredetmegjelölésre vagy gyártási folyamatra, amely egyes termékek vagy gazdasági szereplők előnyben részesítését vagy a versenyből való kizárását eredményezné. Amennyiben a szerződés tárgya nem írható le kellően részletes és érthető módon, úgy a hivatkozást a „vagy azzal egyenértékű” kifejezésnek kell követnie.

39. cikk

Ármódosítás

(1)   Az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentációnak egyértelműen tartalmaznia kell, hogy fix árajánlatot kell-e tenni, amelyet az ajánlattevő később nem módosíthat.

(2)   Amennyiben nem ez az eset áll fenn, az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentáció megállapítja azon feltételeket és/vagy módozatokat, amelyeknek megfelelően az ár a szerződés tartama alatt módosítható. Ilyen esetben az Ügynökség különösen az alábbiakat veszi figyelembe:

a)	a beszerzési eljárás tárgya és az adott gazdasági helyzet;

b)	a feladatok, valamint a szerződés típusa és tartama;

c)	pénzügyi érdekei.

40. cikk

Igazgatási és pénzügyi szankciók

(1)   A szerződésben megállapított szankciók alkalmazásának sérelme nélkül azon pályázókat, ajánlattevőket és szerződő feleket, akikről bebizonyosodik, hogy egy korábbi beszerzési eljárásban hamis nyilatkozatokat tettek vagy szerződéses kötelezettségeiket súlyosan megszegték, ki kell zárni az Ügynökség általános költségvetéséből finanszírozott valamennyi szerződésből a nyertes ajánlattevővel folytatott kontradiktórius eljárással megerősített azon időponttól számított legfeljebb két évre, amikor a jogsértést megállapították.

Ezen időszak három évre hosszabbítható, ha az első jogsértést követő öt éven belül a jogsértés megismétlődik.

Azon ajánlattevők vagy pályázók, akikről bebizonyosodott, hogy hamis nyilatkozatot tettek, a kizárás mellett az érintett szerződés teljes értéke 2–10 %-ának megfelelő pénzügyi szankcióban részesülnek.

Azon nyertes ajánlattevők, akikről bebizonyosodott, hogy szerződéses kötelezettségeiket súlyosan megszegték, az érintett szerződés teljes értéke 2–10 %-ának megfelelő pénzügyi szankcióban részesülnek.

A szankció mértéke 4–20 %-ra növelhető, ha az első jogsértést követő öt éven belül a jogsértés megismétlődik.

(2)   A 9. cikk (1) bekezdésének a), c) és d) pontjában említett esetekben a pályázót vagy ajánlattevőt ki kell zárni valamennyi szerződésből a nyertes ajánlattevővel folytatott kontradiktórius eljárással megerősített azon időponttól számított legfeljebb két évre, amikor a jogsértést megállapították.

A 9. cikk (1) bekezdésének b) és e) pontjában említett esetekben a pályázókat vagy ajánlattevőket a bírósági ítéletről szóló értesítés napjától számított legalább egy, de legfeljebb négy évre ki kell zárni valamennyi szerződésből.

Ezen időszakok öt évre hosszabbíthatók, ha az első jogsértést, vagy az első ítéletet követő öt éven belül a jogsértés megismétlődik.

(3)   A 9. cikk (1) bekezdésének e) pontjában említett esetek a következők:

a)	az 1995. július 26-i tanácsi jogi aktussal (4) létrehozott, az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló egyezmény 1. cikkében említett csalás esetei;

b)	az 1997. május 26-i tanácsi jogi aktussal létrehozott, az Európai Közösségek tisztviselőit és az Európai Unió tagállamainak tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemről szóló egyezmény (5) 3. cikkében említett korrupciós esetek;

c)	az Európai Unió tagállamaiban a bűnszervezetben való részvétel bűncselekménnyé nyilvánításról szóló, 1998. december 21-i 98/733/IB tanácsi együttes fellépés (6) 2. cikkének (1) bekezdésében meghatározott bűnszervezetben való részvétel;

d)	a pénzügyi rendszerek pénzmosás céljára való felhasználásának megelőzéséről szóló, 1991. június 10-i 91/308/EGK tanácsi irányelv (7) 1. cikkében meghatározott pénzmosás esetei.

41. cikk

Bizonyító erejű dokumentumok

(1)   Annak kielégítő igazolásaként, hogy a nyertes pályázó vagy ajánlattevő esetében nem áll fenn a 9. cikk (1) bekezdésének a), b) vagy e) pontjában leírt helyzet, az Ügynökség friss hatósági erkölcsi bizonyítványt, vagy ennek hiányában a származási ország igazságügyi vagy közigazgatási hatósága által frissen kiállított, azzal egyenértékű okmányt fogad el, amely tanúsítja az említett követelmények teljesülését. Annak kielégítő igazolásaként, hogy a pályázó vagy az ajánlattevő esetében nem áll fenn a 9. cikk (1) bekezdésének d) pontjában leírt helyzet, az Ügynökség az érintett ország illetékes hatósága által frissen kibocsátott igazolást fogad el.

Amennyiben az érintett országban nem adják ki az első albekezdésben említett okmányt vagy igazolást, valamint a kizárás 9. cikkben említett egyéb eseteiben azt helyettesítheti az érdekelt félnek a származási ország igazságügyi vagy közigazgatási hatósága, közjegyzője vagy minősített szakmai testülete előtt, eskü alatt tett vagy, ennek hiányában, egyéb ünnepélyes nyilatkozata.

(2)   Az üzemeltetési költségvetés keretébe tartozó, 60 000 EUR-nál alacsonyabb értékű szerződések, és a működési költségvetés keretébe tartozó, 137 000 EUR-nál alacsonyabb értékű szerződések tekintetében az Ügynökség az engedélyező tisztviselő által elvégzett kockázatelemzés függvényében felkérheti a pályázókat vagy ajánlattevőket, hogy kizárólag becsületbeli nyilatkozatot tegyenek arról, hogy vonatkozásukban nem állnak fenn a 9. és 10. cikkben említett esetek.

Konzorcium esetében az Ügynökség – a szerződés értékétől függetlenül – belegyezhet abba, hogy kizárólag a konzorcium vezetője nyújtsa be a fenti (1) bekezdésben előírt okmányokat, amennyiben a konzorcium vezetője egyetemleges felelősséget vállal a konzorcium valamennyi egyéb tagjával a közbeszerzési szerződés odaítélési eljárása és az esetleg odaítélt szerződés ezt követő teljesítése során; és amennyiben a konzorcium többi tagja becsületbeli nyilatkozatban biztosítja az Ügynökség részére, hogy tekintetükben nem állnak fenn a 9. és 10. cikkben említett esetek.

(3)   Azon ország nemzeti jogszabályaitól függően, ahol a pályázó vagy ajánlattevő letelepedett, az (1) bekezdésben említett okmányok jogi és/vagy természetes személyekre egyaránt vonatkoznak, beleértve – az Ügynökség által szükségesnek ítélt esetben – a vállalatigazgatókat vagy olyan személyeket, akik a pályázó vagy az ajánlattevő vonatkozásában képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési hatáskörrel rendelkeznek.

(4)   Amennyiben az Ügynökségnek kétségei merülnek fel abban a tekintetben, hogy a pályázók vagy ajánlattevők tekintetében fennáll-e a kizárás eseteinek valamelyike, úgy az (1) bekezdésben említett illetékes hatóságokhoz fordulhat az ügyre vonatkozó, általa szükségesnek vélt információk beszerzése érdekében.

(5)   Az Ügynökség mentesítheti a pályázót vagy ajánlattevőt az (1) bekezdésben említett, bizonyítékul szolgáló okmányok benyújtása alól, amennyiben az ezeket másik közbeszerzési eljárás céljából már benyújtotta részére, és amennyiben az okmányok kiállításának időpontja óta legfeljebb egy év telt el és azok még érvényesek.

Ilyen esetben a pályázó vagy ajánlattevő becsületbeli nyilatkozatot tesz, hogy a bizonyítékul szolgáló okmányt egy korábbi közbeszerzési eljárás keretében már benyújtotta, és megerősíti, hogy a körülményekben nem történt változás.

(6)   Az ajánlattevők megjelölik, melyik államban található székhelyük vagy lakóhelyük, és bemutatják a nemzeti jogukban általában elfogadott igazoló okmányokat.

42. cikk

Kiválasztási szempontok

(1)   Az Ügynökségnek egyértelmű és megkülönböztetéstől mentes kiválasztási szempontokat kell összeállítania.

(2)   A kiválasztási szempontokat minden közbeszerzési eljárásban alkalmazni kell a pályázó vagy ajánlattevő pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásának felmérése céljából.

Az Ügynökség megállapíthat olyan minimális kapacitási szinteket, amelyek alatt nem kerülhet sor pályázó kiválasztására.

(3)   Bármely ajánlattevő vagy pályázó felszólítható arra, hogy a kereskedelmi vagy a megfelelő szakmai nyilvántartásba történt bejegyzésével, eskü alatt tett nyilatkozatával vagy egyéb igazoló okirattal, meghatározott szervezetbeli tagságával, kifejezett felhatalmazással, vagy a HÉA-nyilvántartásba való bejegyzésével bizonyítsa, hogy a hatályos nemzeti jogszabályok értelmében jogosult a szerződés teljesítésére.

(4)   Az Ügynökség a szerződési hirdetményben, a pályázati felhívásban, vagy az ajánlati felhívásban meghatározza az ajánlattevők vagy pályázók jogállásának és jogképességének ellenőrzésére kiválasztott referenciákat.

(5)   A pályázó vagy az ajánlattevő pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásának bizonyítékaként az Ügynökség által kért információk, és a (2) bekezdéssel összhangban előírt minimális kapacitási szintek nem terjedhetnek túl a szerződés tárgyán és figyelembe veszik a gazdasági szereplők jogos érdekeit, különösen a cég műszaki és üzleti titkainak védelme tekintetében.

(6)   Az üzemeltetési költségvetés keretébe tartozó, legalább 60 000 EUR értékű szerződések, és a működési költségvetés keretébe tartozó, legalább 137 000 EUR értékű szerződések tekintetében az Ügynökség az engedélyező tisztviselő által elvégzett kockázatelemzés függvényében dönthet úgy, hogy a pályázóktól vagy ajánlattevőktől nem kér a pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásukat bizonyító okmányokat. Ebben az esetben előlegfizetés vagy időközi kifizetés végrehajtása nem lehetséges.

(7)   Az Ügynökség a szerződés megfelelő teljesítésére vonatkozó konkrét követelmények tekintetében az alábbi kiegészítő információkat kérheti a pályázókkal vagy ajánlattevőkkel, vagy azok alvállalkozóival kapcsolatban, ha van olyan: megfelelő szintű, érvényes létesítménybiztonsági engedély, valamint a szerződés teljesítésében részt vevő személyek biztonsági ellenőrzése, a részt vevő tagállam területén lévő technológiai és ipari bázisaikra vonatkozó információk. Ezeket a követelményeket a szerződési hirdetményben, a pályázati felhívásban vagy az ajánlati felhívásban fel kell tüntetni.

(8)   A védelmi vonatkozású szerződések esetében az Ügynökség átlátható és megkülönböztetéstől mentes módon ösztönözheti a 7. cikk (2) bekezdésében meghatározott feltételeket teljesítő gazdasági szereplők konzorciumainak létrehozását, és előmozdíthatja az Ügynökség legjobb gyakorlatokról szóló kódexéhez hasonló elvek kialakítását az ellátási láncban a valamennyi beszállító közötti fokozott verseny és a méltányos lehetőségek ösztönzése érdekében, az ellátási lánc alján elhelyezkedő kis- és középvállalkozásokat (kkv-k) is beleértve. Az Ügynökség legjobb gyakorlatokról szóló kódexéhez hasonló elveket a szerződési hirdetményben, a pályázati felhívásban vagy az ajánlati felhívásban részletezni lehet.

43. cikk

Gazdasági és pénzügyi kapacitás

(1)   A gazdasági és pénzügyi kapacitás különösen az alábbi dokumentumok legalább egyikével igazolható:

a)	megfelelő banki nyilatkozatok vagy szakmai felelősségbiztosítás kötésének igazolása;

b)	mérlegek vagy azok kivonatai legalább az utolsó két olyan évre vonatkozóan, amelyekre a számlákat lezárták, amennyiben azon ország társasági joga, ahol a gazdasági szereplő letelepedett, előírja a mérleg közzétételét;

c)	a teljes forgalom és a szerződés tárgyát képező építési beruházásból, áruszállításból vagy szolgáltatásból eredő forgalom kimutatása legfeljebb az utolsó három pénzügyi év tekintetében.

(2)   Amennyiben az Ügynökség által indokoltnak tekintett, rendkívüli ok következtében az ajánlattevő vagy a pályázó nem tudja benyújtani az Ügynökség által kért referenciákat, úgy gazdasági és pénzügyi kapacitását bármilyen más, az Ügynökség számára megfelelő módon is igazolhatja.

(3)   A gazdasági szereplő – adott esetben és konkrét szerződésekkel kapcsolatban – más szervezetek kapacitására is támaszkodhat, tekintet nélkül a hozzájuk fűződő kapcsolata jogi jellegére. Ezen esetben bizonyítania kell az Ügynökség előtt, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges források rendelkezésére fognak állni, például úgy, hogy bemutatja az említett szervezetek kötelezettségvállalását a források rendelkezésre bocsátásáról.

Ugyanezen feltételek mellett a gazdasági szereplők 7. cikk (2) bekezdésében említett konzorciuma is támaszkodhat a konzorcium tagjainak vagy más szervezeteknek a kapacitására.

44. cikk

Műszaki és szakmai kapacitás

(1)   A gazdasági szereplők műszaki és szakmai kapacitásának értékelése és ellenőrzése a (2) és (3) bekezdéssel összhangban történik. A helyszíni telepítést vagy üzembe helyezést igénylő árubeszerzésre, valamint a szolgáltatásnyújtásra és/vagy az építési beruházásra irányuló közbeszerzési eljárásokban ezt a kapacitást különösen a know-how, a hatékonyság, a tapasztalat és a megbízhatóság tekintetében kell értékelni.

(2)   A szolgáltató vagy a nyertes ajánlattevő műszaki és szakmai kapacitása az árubeszerzés, a szolgáltatásnyújtás vagy az építési beruházás jellegétől, mennyiségétől vagy nagyságrendjétől, továbbá céljától függően az alábbi okmányokkal igazolható:

a)	a szolgáltató vagy a nyertes ajánlattevő és/vagy a cég vezető munkatársai, és különösen a szolgáltatásnyújtásért vagy az építési beruházásért felelős személy vagy személyek iskolai végzettsége és szakmai képzettsége;

b)

az alábbiakra vonatkozó jegyzék: i. az elmúlt három évben teljesített kiemelkedő szolgáltatások és áruszállítások, azok összegének, időpontjának és megrendelőjének feltüntetésével, beleértve azt is, hogy a megrendelő köz- vagy magánszektorbeli szereplő volt-e; ii. az elmúlt öt évben végrehajtott építési beruházások, beleértve azok összegét, időpontjait és helyét. A legfontosabb építési beruházások jegyzékéhez csatolni kell a szabályszerű teljesítésről szóló igazolást, amelyből kiderül, hogy szakmailag megfelelő módon hajtották-e végre a beruházást és az hiánytalanul elkészült-e;

c)	azon műszaki berendezések, szerszámok és üzem leírása, amelyeket a szolgáltató vagy nyertes ajánlattevő a szolgáltatásnyújtás vagy az építési beruházás során igénybe vesz;

d)	az áru és a szolgáltatások minőségének biztosítására szolgáló műszaki berendezések és intézkedések leírása, valamint a szolgáltató vagy a nyertes ajánlattevő vizsgálati és kutatási létesítményeinek leírása;

e)	az érintett és különösen a minőség-ellenőrzésért felelős technikusok vagy műszaki testületek feltüntetése, függetlenül attól, hogy közvetlenül a szolgáltatóhoz vagy a nyertes ajánlattevőhöz tartoznak-e;

f)	az áruszállítás tekintetében: minták, leírások és/vagy hiteles fotók és/vagy hivatalos minőség-ellenőrző intézmények vagy elismert testületek által kibocsátott tanúsítványok, amelyek igazolják, hogy a termékek megfelelnek a hatályos előírásoknak vagy szabványoknak;

g)	éves kimutatás a szolgáltató vagy a nyertes ajánlattevő által alkalmazott teljes munkaerő és vezető személyzet átlagos létszámáról az utolsó három évben;

h)	a szerződés azon hányadának meghatározása, amelyet a szolgáltató vagy nyertes ajánlattevő alvállalkozásba szándékozik adni;

i)	építési beruházásra és szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések esetében, és csak indokolt esetben, azon környezetgazdálkodási intézkedések megjelölése, amelyeket a gazdasági szereplő a szerződés teljesítése során alkalmazni tud.

Amennyiben a b) pont i. alpontjában említett szolgáltatásnyújtásra vagy áruszállításra kerül sor az Ügynökség részére, úgy a teljesítés bizonyítása az illetékes hatóság által kiállított vagy ellenjegyzett igazolással történik.

(3)   Amennyiben a szerződésben foglalt szolgáltatások vagy termékek összetettek, vagy – rendkívüli esetben – különleges célt szolgálnak, úgy a műszaki és a szakmai kapacitás bizonyítása olyan ellenőrzés útján is lehetséges, amelyet az Ügynökség vagy az ő nevében azon ország illetékes hivatalos szerve hajt végre, a szerv hozzájárulása alapján, ahol a szolgáltató vagy nyertes ajánlattevő letelepedett. Ezen ellenőrzések a szolgáltató vagy nyertes ajánlattevő műszaki és termelési kapacitását, valamint – amennyiben szükséges – vizsgálati és kutatási létesítményeit és minőségbiztosítási intézkedéseit érintik.

(4)   Ha az Ügynökség a gazdasági szereplő bizonyos minőségbiztosítási szabványoknak való megfeleléséről szóló, független szervek által kiállított tanúsítvány bemutatását kéri, akkor az Ügynökségnek a tanúsítással kapcsolatos európai szabványsorozatnak megfelelő szervek által tanúsított, a vonatkozó európai szabványsorozaton alapuló minőségbiztosítási rendszerekre kell hivatkoznia.

(5)   Ha az Ügynökség a gazdasági szereplő bizonyos környezetgazdálkodási szabványoknak való megfeleléséről szóló, független szervek által kiállított tanúsítvány bemutatását kéri, akkor az Ügynökség a 761/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (8) meghatározott közösségi környezetvédelmi vezetési és hitelesítési rendszerre (EMAS), vagy a tanúsítással kapcsolatos közösségi jogszabályoknak vagy a vonatkozó európai vagy nemzetközi szabványoknak megfelelő szervek által tanúsított, a vonatkozó európai vagy nemzetközi szabványokon alapuló környezetgazdálkodási szabványokra kell hivatkoznia. Az Ügynökség elismeri a más tagállamokban letelepedett szervek által kibocsátott egyenértékű tanúsítványokat. Az Ügynökség elfogadja a gazdasági szereplőktől az egyenértékű környezetgazdálkodási intézkedések egyéb bizonyítékait is.

(6)   A szolgáltató vagy a nyertes ajánlattevő – adott esetben és konkrét szerződés tekintetében – más szervezetek kapacitására is támaszkodhat, tekintet nélkül a hozzájuk fűződő kapcsolat jogi jellegére. Ezen esetben bizonyítania kell az Ügynökség előtt, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges források a rendelkezésére fognak állni, például úgy, hogy bemutatja az említett szervezetek kötelezettségvállalását a források rendelkezésre bocsátásáról.

Ugyanezen feltételek mellett a gazdasági szereplők 7. cikk (2) bekezdésében említett konzorciuma is támaszkodhat a konzorcium tagjainak vagy más szervezeteknek a kapacitására.

45. cikk

A szerződés odaítélésére vonatkozó szabályok és szempontok

(1)   A 10. cikk sérelme nélkül, a szerződés odaítélésére az alábbi két módszer egyike alapján kerül sor:

a)	a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján, amely esetén a szerződést azon szabályszerű ajánlat nyeri el, amely eleget tesz a megállapított feltételeknek, és a legalacsonyabb árat kínálja;

b)	a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat szerint.

(2)   A gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat az, amely esetén a legelőnyösebb az ár és a minőség aránya, figyelembe véve a szerződés tárgya által indokolt szempontokat, azaz az árajánlatot, a műszaki értékeket, az esztétikai és funkcionális jellemzőket, a környezetvédelmi jellemzőket, az üzemeltetési költségeket, a nyereségességet, a teljesítési vagy szállítási határidőket, az értékesítést követő vevőszolgálatot és a műszaki segítségnyújtást.

(3)   Az Ügynökség a szerződési hirdetményben, a műszaki előírásokban vagy az ismertetőben meghatározza a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat meghatározására szolgáló egyes szempontok súlyozásának módját. Ezt a súlyozást – megfelelő maximális terjedelem megadása mellett – egy skálával lehet kifejezni.

Az Ügynökség által az egyes szolgáltatások – például a szakértők által nyújtott értékelési szolgáltatások – díjazása tekintetében meghatározott kategóriák sérelme nélkül, az egyéb szempontokkal összefüggésben az árra alkalmazott súlyozás nem eredményezheti az ár figyelmen kívül hagyását a nyertes ajánlattevő kiválasztásakor.

Amennyiben – rendkívüli esetekben – a súlyozás technikailag nem lehetséges, különösen a szerződés tárgyára való tekintettel, az Ügynökség egyszerűen fontosságuk szerint csökkenő sorrendbe állítja az alkalmazandó szempontokat.

(4)   A védelmi vonatkozású szerződések esetében a nyertes ajánlattevő kiválasztásának alapvető szempontja az adott követelmény szempontjából gazdaságilag legkedvezőbb megoldás, figyelembe véve többek között a költségekkel (mind a beszerzés, mind az életciklus tekintetében), a műszaki megfeleléssel, a minőségbiztosítással és a teljesítési határidőkkel kapcsolatos megfontolásokat, valamint – adott esetben – az ellátás biztonságát és a legjobb gyakorlatokról szóló kódex elveire tekintettel az ellátási források kiválasztására javasolt megközelítést.

46. cikk

Elektronikus árverés alkalmazása

(1)   Nyílt, meghívásos vagy a 32. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett tárgyalásos eljárásban az Ügynökség dönthet úgy, hogy a közbeszerzési szerződés odaítélését a 2004/18/EK irányelv 54. cikkében említett elektronikus árverés előzze meg, amennyiben a szerződési feltételek pontosan meghatározhatók.

Ugyanilyen körülmények között elektronikus árverés tartható a 20. cikkben említett keretmegállapodás felei közötti verseny újbóli megnyitása esetén is, valamint a 29. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer keretében odaítélendő szerződésekre vonatkozó pályázat kiírása esetén is.

Az elektronikus árverés vagy kizárólag az árakon alapul, amely esetben a szerződést a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján ítélik oda, vagy az árakon és/vagy az ajánlatnak a dokumentációban feltüntetett összetevőinek az értékén, amely esetben a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatnak ítélik oda.

(2)   Amennyiben az Ügynökség elektronikus árverés tartása mellett dönt, e tényt a szerződési hirdetményben fel kell tüntetnie.

A dokumentáció a következő adatokat tartalmazza:

a)	azon összetevők, amelyek értéke az elektronikus árverés tárgyát képezi, feltéve, hogy ezek az összetevők számszerűsíthetők és számjegyekkel vagy százalékban kifejezhetők;

b)	a benyújtható értékek esetleges felső határa, ahogyan az a szerződés tárgyára vonatkozó dokumentációból következik;

c)	az elektronikus árverés során az ajánlattevők rendelkezésére bocsátott információ és adott esetben a részükre történő rendelkezésre bocsátás időpontja;

d)	az elektronikus árverés menetére vonatkozó lényeges információk;

e)	az ajánlattevők árverésen való részvételének feltételei és különösen a licitáláshoz adott esetben megkövetelt minimális eltérések;

f)	a felhasznált elektronikus eszközökkel és a csatlakozásra vonatkozó szabályokkal és műszaki előírásokkal kapcsolatos lényeges információk.

(3)   Az elektronikus árverés lefolytatása előtt az Ügynökség a meghatározott odaítélési szempontokkal és az azok tekintetében rögzített súlyozással összhangban elvégzi az ajánlatok teljes körű kezdeti értékelését.

Az elfogadható ajánlatot benyújtott valamennyi ajánlattevőt elektronikus úton egyidejűleg fel kell kérni arra, hogy nyújtson be új árakat és/vagy új értékeket; a felhívásnak tartalmaznia kell minden szükséges információt az alkalmazott elektronikus berendezéshez történő egyéni csatlakozással kapcsolatban, és meg kell jelölnie az elektronikus árverés kezdetének napját és időpontját. Az elektronikus árverés több egymást követő szakaszból is állhat. Az elektronikus árverés legkorábban a felhívások feladása után két munkanappal kezdődhet meg.

(4)   Amennyiben a szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat alapján ítélik oda, a felhíváshoz csatolni kell az érintett ajánlattevő ajánlata tekintetében a 45. cikk (3) bekezdésének első albekezdésében előírt súlyozással összhangban végzett teljes körű értékelés eredményét.

A felhívásnak azt az elektronikus árverés során alkalmazandó matematikai képletet is tartalmaznia kell, amely a benyújtott új árakon és/vagy új értékeken alapuló automatikus újrarangsorolás megállapításához szükséges. A képletnek tartalmaznia kell a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat meghatározása céljából megállapított valamennyi szempontnak a szerződési hirdetményben vagy a dokumentációban szereplő súlyozását; e célból azonban az értéktartományokat előzetesen egy meghatározott értékre kell csökkenteni.

Amennyiben a változatok benyújtása megengedett, minden egyes változat tekintetében külön képletet kell meghatározni.

(5)   Az Ügynökségnek az elektronikus árverés minden szakaszában valamennyi ajánlattevőt haladéktalanul legalább annyi információval kell ellátnia, amely elegendő ahhoz, hogy az ajánlattevő bármikor meggyőződhessen relatív rangsorolásáról. Az Ügynökség egyéb benyújtott árakra vagy értékekre vonatkozó információt is közölhet, feltéve, hogy ennek lehetősége a dokumentációban szerepel. Ezenkívül bármikor közzéteheti az árverés adott szakaszában részt vevők számát. Az Ügynökség azonban az elektronikus árverés egyik szakaszában sem fedheti fel az ajánlattevők kilétét.

(6)   Az Ügynökség az elektronikus árverést a következő módszerek közül egy vagy több alkalmazásával zárja le:

a)	az árverésben való részvételre irányuló felhívásban az Ügynökség feltünteti az előzetesen megállapított napot és időpontot;

b)

abban az esetben, ha az Ügynökség nem kap több olyan új árat vagy új értéket, amely megfelel a minimális eltérésre vonatkozó követelményeknek. Ilyenkor az Ügynökség az elektronikus árverésben való részvételre irányuló felhívásban feltünteti, hogy mennyi idő telhet el az utolsó ajánlat beérkezése után az elektronikus árverés lezárásáig;

c)	ha az elektronikus árverésben való részvételre vonatkozó felhívásban megállapított árverési szakaszok befejeződtek.

Amennyiben az Ügynökség úgy döntött, hogy az elektronikus árverést a c) ponttal összhangban – esetleg azt a b) pontban megállapított szabályokkal együttesen alkalmazva – zárja le, az árverésben való részvételre vonatkozó felhívásban fel kell tüntetni minden egyes árverési szakasz ütemtervét.

(7)   Az elektronikus árverés lezárása után az Ügynökség a szerződést az 45. cikkel összhangban, az elektronikus árverés eredményei alapján ítéli oda.

Az Ügynökség nem élhet vissza az elektronikus árverés alkalmazásával és azt nem használhatja úgy, hogy ezáltal a versenyt akadályozza, korlátozza vagy torzítsa, vagy a szerződésnek a közzétett szerződési hirdetményben foglalt és a dokumentációban meghatározott tárgyát megváltoztassa.

47. cikk

Kirívóan alacsony összegű ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlatok

(1)   Amennyiben egy adott szerződéssel kapcsolatban az árajánlat kirívóan alacsonynak tűnik, az Ügynökség az ajánlat kizárólag ilyen okból történő elutasítását megelőzően írásban bekéri az ajánlat általa lényegesnek tartott elemeire vonatkozó részletes adatokat, és a felek megfelelő meghallgatását követően ellenőrzi azokat, figyelembe véve a kapott magyarázatokat. Az említett adatok érinthetik különösen az építési beruházás, a szolgáltatás vagy árubeszerzés teljesítésének helyén hatályban lévő munkavédelmi és munkakörülményekre vonatkozó rendelkezések betartását.

Az Ügynökség különösen az alábbiakra vonatkozó magyarázatokat veheti figyelembe:

a)	a gyártási folyamat, a szolgáltatásnyújtás vagy az építési módszerek gazdaságossága;

b)	a választott műszaki megoldások vagy az ajánlattevő rendelkezésére álló kivételesen kedvező feltételek;

c)	az ajánlat eredetisége.

(2)   Amennyiben az Ügynökség azt állapítja meg, hogy a kirívóan alacsony árajánlat állami támogatás eredménye, úgy csak akkor utasíthatja el az ajánlatot kizárólag ezen okból, ha az ajánlattevő az Ügynökség által meghatározott ésszerű időn belül nem tudja bizonyítani, hogy a kérdéses támogatást véglegesen, az állami támogatásra vonatkozó közösségi szabályokban meghatározott eljárásokkal és határozatokkal összhangban kapta.

48. cikk

Az ajánlatok beérkezésére és a részvételi kérelemre vonatkozó határidő

(1)   Az ajánlatok és a részvételi kérelem beérkezésére vonatkozóan az Ügynökség által naptári napokban megadott határidőnek elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy az érdeklődő felek számára ésszerű és megfelelő hosszúságú időtartamot biztosítson az ajánlatok elkészítésére és benyújtására, figyelembe véve különösen a szerződés összetettségét vagy a helyszín megtekintésének, illetve a dokumentációhoz csatolt okmányokba való helyszíni betekintés szükségességét.

(2)   A 36. cikkben megállapított küszöbértéket elérő vagy azt meghaladó értékű szerződés esetén alkalmazott nyílt eljárás során az ajánlatok beérkezésének határideje a szerződési hirdetmény feladásának napjától számított legalább ötvenkét nap.

(3)   A 36. cikkben megállapított küszöbértéket elérő vagy azt meghaladó értékű, szerződési hirdetménnyel közzétett szerződések esetén a meghívásos és tárgyalásos eljárás során – ideértve a 30. cikkben említett versenypárbeszéd alkalmazásának eseteit is – a részvételi kérelmek beérkezésének határideje a szerződési hirdetmény feladásának napjától számított legalább harminchét nap.

A 36. cikkben megállapított küszöbértéket elérő vagy azt meghaladó értékű szerződés esetén a meghívásos eljárás során az ajánlatok beérkezésének határideje az ajánlati felhívás feladásának napjától számított legalább negyven nap.

A 33. cikkben említett pályázati felhívást követően lefolytatott meghívásos és tárgyalásos eljárás során azonban az ajánlatok beérkezésének határideje az ajánlati felhívás feladásának napjától számított legalább huszonegy nap.

(4)   Amennyiben az Ügynökség a 21. cikk (2) bekezdésével összhangban a közzétételről szóló előzetes tájékoztatást küldött vagy saját felhasználói oldalán előzetes tájékoztatót tett közzé, az ajánlatok beérkezésének határidejét általánosan harminchat napra lehet csökkenteni, de az semmilyen körülmények között sem lehet a szerződési hirdetmény vagy az ajánlati felhívás feladásának napjától számított huszonkét napnál kevesebb.

Az első albekezdésben említett, lerövidített határidő csak abban az esetben engedélyezett, ha az előzetes tájékoztató megfelel az alábbi feltételeknek:

a)	tartalmazza a szerződési hirdetmény tekintetében megkövetelt valamennyi információt, amennyiben ezek az információk a hirdetmény közzétételének időpontjában rendelkezésre állnak;

b)	az előzetes tájékoztató hirdetményt legalább ötvenkét nappal és legfeljebb tizenkét hónappal a szerződési hirdetmény megküldésének időpontját megelőzően küldték el közzétételre.

(5)   Az ajánlatok beérkezésének határideje öt nappal lerövidíthető, ha az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó teljes dokumentáció a szerződési hirdetmény vagy a pályázati felhívás közzétételének időpontjától kezdődően elektronikus úton, korlátozásoktól mentesen és közvetlenül hozzáférhető.

49. cikk

Az ajánlati felhívás dokumentációjának beszerzésére rendelkezésre álló idő

(1)   Amennyiben a kérelem az ajánlatok benyújtására megállapított határidő lejárta előtt kellő időben megérkezik, a 30. cikkben említett eljárásra vonatkozó dokumentációt vagy ismertetőt, valamint a kiegészítő dokumentumokat – a (4) bekezdés rendelkezéseire is figyelemmel – a kérelem kézhezvételétől számított hat naptári napon belül meg kell küldeni valamennyi olyan gazdasági szereplőnek, aki azokat kérte, vagy kifejezte a párbeszédben való részvételre vagy ajánlat benyújtására irányuló szándékát. Az Ügynökségnek nem kell válaszolnia az ajánlatok benyújtására meghatározott határidő lejárta előtt kevesebb, mint öt munkanappal benyújtott kérelmekre.

(2)   Amennyiben a kérelem az ajánlatok vagy a részvételi kérelem benyújtására megállapított határidő lejárta előtt kellő időben megérkezett, az ajánlati felhíváshoz vagy a részvételi felhíváshoz kapcsolódó kiegészítő információkat a vonatkozó határidő lejárta előtt legfeljebb hat naptári napon belül vagy – a legfeljebb nyolc nappal a vonatkozó határidő lejárta előtt beérkezett tájékoztatási kérelmek esetében – a kérelem kézhezvételét követően mihamarabb, egyidejűleg meg kell küldeni valamennyi olyan gazdasági szereplőnek, aki kifejezte az eljárásban való részvétel iránti szándékát. Az Ügynökségnek nem kell válaszolnia a vonatkozó határidő lejárta előtt kevesebb, mint öt munkanappal benyújtott, kiegészítő információkra irányuló kérelmekre.

(3)   Amennyiben a műszaki előírások és a kiegészítő dokumentumok vagy információk bármely okból nem bocsáthatók rendelkezésre az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőn belül, vagy ha az ajánlatok csak a helyszín megtekintése vagy az okmányokba való helyszíni betekintés után állíthatók össze, úgy az ajánlatok beérkezésének 48. cikkben említett határideje meghosszabbításra kerül annak lehetővé tétele érdekében, hogy valamennyi gazdasági szereplő megismerhesse az ajánlat elkészítéséhez nélkülözhetetlen információkat. E hosszabbítást a 21–24. cikkel összhangban, megfelelő módon közzé kell tenni.

(4)   A nyílt eljárás során – a 29. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszert is beleértve – az (1) bekezdést nem kell alkalmazni, amennyiben az ajánlati felhívás egésze és a kiegészítő dokumentumok korlátozásoktól mentesen, közvetlenül és teljes körűen hozzáférhetőek elektronikus formában. A 21. cikk (3) bekezdésében említett szerződési hirdetmény tartalmazza annak az internetes oldalnak a címét, amelyen az említett dokumentumok megtekinthetők.

Ilyen esetben a kiegészítő dokumentumokat és információkat szintén korlátozásoktól mentesen, teljes körűen és közvetlenül hozzáférhetővé kell tenni, amint azokat eljuttatták valamennyi olyan gazdasági szereplőhöz, akik a dokumentációt kérték, vagy ajánlattételi szándékukat kifejezték.

50. cikk

Sürgősségi határidők

(1)   Amennyiben kellően indokolt sürgős okból lehetetlen a 48. cikk (3) bekezdésében a szerződési hirdetmény közzétételét követő, meghívásos és tárgyalásos eljárás tekintetében megállapított minimális határidők, valamint a védelmi vonatkozású szerződésekre vonatkozó hirdetmény közzététele nélkül zajló tárgyalásos eljárás tekintetében megállapított minimális határidők betartása, úgy az Ügynökség az alábbi, naptári napokban kifejezett határidőket állapíthatja meg:

a)	a részvételi kérelem kézhezvételének határideje, amely nem lehet kevesebb a szerződési hirdetmény feladásának napjától számított tizenöt napnál, illetve tíz napnál, amennyiben a hirdetményt elektronikus úton küldték meg az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatalához;

b)	az ajánlatok beérkezésének határideje, amely nem lehet kevesebb az ajánlati felhívás napjától számított tíz napnál.

(2)   A meghívásos eljárás, valamint a gyorsított tárgyalásos eljárás esetén a dokumentációhoz kapcsolódó kiegészítő információt valamennyi pályázónak vagy ajánlattevőnek legkésőbb az ajánlatok benyújtási határideje előtt hat nappal meg kell küldeni, feltéve, hogy a kérelem kellő időben beérkezik.

51. cikk

Értesítések

(1)   Az ajánlatok és a részvételi kérelmek benyújtására vonatkozó szabályokat az Ügynökség határozza meg, amely a benyújtás tekintetében kizárólagos módszert is választhat. Az ajánlatok és a részvételi kérelmek levélben vagy elektronikus formában nyújthatók be. Ezenkívül a részvételi kérelmek faxon is továbbíthatók. A faxon vagy elektronikus üzenet formájában eljuttatott kérelmet 48. cikkben meghatározott határidők lejárta előtt levélben is meg kell erősíteni.

A kiválasztott értesítési módok megkülönböztetéstől mentesek és nem eredményezhetik a gazdasági szereplők odaítélési eljáráshoz való hozzáférésének a korlátozását.

A kiválasztott értesítési mód biztosítja az alábbi feltételek teljesülését:

a)	valamennyi benyújtott ajánlat vagy kérelem tartalmazza az annak értékeléséhez szükséges valamennyi információt;

b)	az adatok sértetlensége megmarad;

c)	az ajánlatok bizalmas jellege megmarad, és az Ügynökség az ajánlatok tartalmát kizárólag az azok benyújtására meghatározott határidő lejártát követően vizsgálja meg.

Az Ügynökség az elektronikus úton benyújtott ajánlatok tekintetében előírhatja, hogy azokat az 1999/93/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (9) szerinti, fokozott biztonságú elektronikus aláírás egészítse ki.

(2)   Amennyiben az Ügynökség engedélyezi ajánlatok és részvételi kérelmek elektronikus úton történő benyújtását, az ahhoz használandó eszközöknek és azok műszaki jellemzőinek megkülönböztetéstől mentesnek, általánosan hozzáférhetőnek és a széles körben használt információs és kommunikációs technológiai termékekkel interoperábilisnak kell lenniük. Az ajánlatok és a részvételi kérelmek benyújtására vonatkozó előírásokkal kapcsolatos információkat – ideértve a kódolást is – az ajánlattevők vagy pályázók rendelkezésére kell bocsátani.

Ezenkívül az ajánlatok és a részvételi kérelmek elektronikus fogadásához használt eszközöknek meg kell felelniük a 2004/18/EK irányelv X. mellékletében foglalt követelményeknek.

(3)   Amennyiben a részvételi kérelem vagy az ajánlat benyújtására levélben kerül sor, a pályázók vagy ajánlattevők megtehetik azt

a)	ajánlott küldemény formájában, amelynek tekintetében a vonatkozó időpont az ajánlott küldemény Ügynökség általi (munkaidőben történő) kézhezvételének tényleges időpontja; vagy

b)

a levélnek az Ügynökség címére személyesen vagy megbízott – beleértve a futárszolgálatot is – által történő elszállítása révén, amelynek tekintetében az Ügynökség meghatározza azt a szervezeti egységet, amelynek részére a részvételi kérelmeket vagy az ajánlatot aláírt és dátummal ellátott átvételi elismervény fejében át kell adni, valamint meghatározza, hogy a vonatkozó időpont az Ügynökség általi (munkaidőben történő) kézhezvétel tényleges időpontja.

(4)   A titoktartás, továbbá az ajánlatok levélben történő elküldéséből eredő problémák elkerülése érdekében az ajánlati felhívásnak tartalmaznia kell az alábbi rendelkezést:

52. cikk

Az ajánlatok és a részvételi kérelmek felbontása

(1)   Az 51. cikk (1) és (2) bekezdésében foglalt követelményeknek megfelelő valamennyi részvételi kérelem és ajánlat felbontásra kerül.

(2)   Amennyiben a szerződés értéke meghaladja a 60 000 EUR-t, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő bizottságot nevez ki az ajánlatok felbontására.

Az ajánlatbontó bizottság legalább három személyből áll, akik az Ügynökség legalább két, egymással hierarchikus viszonyban nem álló szervezeti egységét képviselik, és akik közül legalább egy nem az engedélyező tisztviselő beosztottja. A bizottságban részt vevő személyeknek kerülniük kell az összeférhetetlenséget.

(3)   Amennyiben a részvételi kérelmek kézbesítése postai úton, gyorsfutár révén vagy személyesen történik, az ajánlatbontó bizottság egy vagy több tagja kézjegyével látja el az egyes ajánlatok kézhezvételének napját és időpontját tanúsító okmányokat.

Kézjegyükkel látják el továbbá:

a)	vagy valamennyi ajánlat minden egyes oldalát; vagy

b)	az egyes ajánlatok fedőlapját és az ajánlatokra vonatkozó pénzügyi adatokat tartalmazó oldalakat, aminek során az eredeti ajánlat sértetlenségét az engedélyezésre jogosult szervezeti egységtől független szervezeti egység által alkalmazott megfelelő módon garantálják.

Amennyiben a szerződést a 45. cikk (1) bekezdésének a) pontjával összhangban, a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás szempontja alapján ítélik oda, a követelményeknek megfelelő ajánlatokban szereplő árakat közzé kell tenni.

A beérkezett ajánlatok felbontásáról a bizottság tagjai által aláírt jegyzőkönyvet kell készíteni, amely meghatározza azon ajánlatokat, amelyek megfelelnek a követelményeknek, és azokat is, amelyek nem, és – az ajánlatok benyújtására vonatkozóan az 51. cikkben említett eljárásokra hivatkozva – közli azon indokokat, amelyek alapján a nem megfelelő ajánlatok elutasításra kerültek.

53. cikk

Az ajánlatokat és a részvételi kérelmeket értékelő bizottság

(1)   A követelményeknek megfelelő valamennyi részvételi kérelmet és ajánlatot a mindkét szakasz tekintetében külön létrehozott értékelő bizottság értékeli és rangsorolja az előzetesen bejelentett kizárási és kiválasztási, valamint odaítélési szempontok alapján.

Az értékelő bizottságot az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jelöli ki abból a célból, hogy szakvéleményt adjon a 34. cikk (2) bekezdésében említett küszöbértéket meghaladó szerződésekkel kapcsolatban.

(2)   Az értékelő bizottság legalább három személyből áll, akik az Ügynökség legalább két érintett, egymással hierarchikus viszonyban nem álló szervezeti egységét képviselik, és akik közül legalább egy nem az engedélyező tisztviselő beosztottja. A bizottságban részt vevő személyeknek kerülniük kell az összeférhetetlenséget. Az értékelő bizottság állhat ugyanazon személyekből is, mint az ajánlatbontó bizottság.

Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő döntése alapján a bizottságot külső szakértők is segíthetik. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy e szakértők tekintetében ne álljon fel összeférhetetlenség.

(3)   Az ajánlati felhíváshoz mellékelt dokumentációban meghatározott valamennyi lényeges követelménynek, vagy az abban megállapított egyedi követelményeknek nem megfelelő részvételi kérelmek és ajánlatok kizárásra kerülnek.

Az értékelő bizottság vagy az Ügynökség felkérheti azonban a pályázókat vagy az ajánlattevőket, hogy az általa meghatározott határidőn belül nyújtsanak be kiegészítő anyagot, vagy pontosítsák a kizárási és kiválasztási szempontokkal kapcsolatban benyújtott igazoló dokumentumokban foglaltakat.

(4)   A 47. cikkben említett, kirívóan alacsony árajánlat esetén az értékelő bizottság bekéri az ajánlat összeállításával kapcsolatos lényeges információkat.

54. cikk

Az EKSz 296. cikke

Ezek a pénzügyi rendelkezések nem érintik az Európai Közösség létrehozásáról szóló szerződés 296. cikke vagy a 2004/18/EK irányelv 10. és 14. cikke értelmében a részt vevő tagállamok által hozott, meglévő intézkedéseket.

3. FEJEZET

A MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGVETÉSBŐL SZÁRMAZÓ PÉNZÜGYI HOZZÁJÁRULÁSOKRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK

55. cikk

Hatály

(1)   Az Ügynökség jogosult arra, hogy működési költségvetéséből hozzájáruljon az Ügynökség éves munkaprogramjának részét képező célkitűzés megvalósítását elősegítő, a részt vevő tagállamok bármelyikének magán- vagy közjogi szerve által, vagy más európai intézménnyel vagy nemzetközi szervezettel közösen kidolgozott és társfinanszírozott projektekhez.

(2)   A működési költségből pénzügyi hozzájárulásokon keresztül felhasználandó összegről az irányítóbizottság határoz. Egy adott projekt tekintetében az Ügynökség részéről csak egyszer nyújtható pénzügyi hozzájárulás.

(3)   Az Ügynökség által nyújtott pénzügyi hozzájárulás a kedvezményezettel kötött írásbeli megállapodás tárgyát képezi.

(4)   Pénzügyi hozzájárulást ajánlatkérést követően lehet nyújtani, kivéve abban az esetben, ha az Európai Bizottság vagy más európai vagy nemzetközi szervezet vagy szerv megállapodást kötött egy adott gazdasági szereplővel a biztonságkutatás vagy a védelem terén, és ezért célszerű, ha az Ügynökség ugyanezen gazdasági szereplő részére pénzügyi hozzájárulást ítél meg.

(5)   Már megkezdett projekt tekintetében pénzügyi hozzájárulást kizárólag abban az esetben lehet nyújtani, ha a kérelmező bizonyítani tudja, hogy a projektet a megállapodás aláírása előtt szükséges megkezdeni. Ebben az esetben a finanszírozásra jogosult kiadás – kellően indokolt, rendkívüli esetek kivételével – nem keletkezhet a pénzügyi hozzájárulás iránti kérelem benyújtásának dátumát megelőzően. Már befejezett projektekre nem nyújtható visszamenőlegesen pénzügyi hozzájárulás.

(6)   A pénzügyi hozzájárulás nem fedezheti a projekt teljes költségét. A projektet társfinanszírozással kell megvalósítani. A kedvezményezett bemutatja az akár a saját forrásaiból biztosított, akár harmadik fél pénzügyi tranzakciói révén megvalósult társfinanszírozás megtörténtét igazoló dokumentumokat. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő kellően indokolt, rendkívüli esetekben elfogadhat természetben történő társfinanszírozást is. Ilyen esetekben a természetbeni hozzájárulás értéke nem haladhatja meg a ténylegesen felmerült és számviteli bizonylatokkal megfelelően igazolt költségeket.

(7)   A pénzügyi hozzájárulás nem célozhatja vagy eredményezheti az adott projekt költségeit azon időpontban meghaladó többletbevétel kialakulását, amikor a projektre vonatkozó pénzügyi hozzájárulás utolsó részletének kifizetése iránti kérelem benyújtásra kerül.

(8)   A pénzügyi hozzájárulás odaítélési eljárására és a kedvezményezettel kötendő megállapodás aláírására értelemszerűen az alábbi rendelkezések vonatkoznak: a 2. cikk (1) bekezdése, a 7., 9., 10., 12., 15., 16., 17., 18., 19., 22., 40., 41., 42., 43., 44., 48., 50., 51., 52. és 53. cikk, amennyiben a pénzügyi hozzájárulások tekintetében – adott esetben – a védelmi vonatkozású szerződésekre alkalmazandó rendszert kell alkalmazni.

56. cikk

Az ajánlatok értékelése

(1)   Az ajánlatokat a finanszírozható ajánlatok kiválasztása érdekében az e célból létrehozott értékelő bizottság értékeli az ajánlattételi felhívásban előzetesen bejelentett kiválasztási és odaítélési szempontok alapján.

(2)   A kiválasztási szempontokat az ajánlattételi felhívásban közzé kell tenni, és azoknak lehetővé kell tenniük a kérelmező pénzügyi és működési kapacitásának felmérését a javasolt projekt végrehajtása tekintetében. A kérelmezőnek stabil és kielégítő pénzügyi forrásokkal kell rendelkeznie tevékenységének fenntartásához azon időszak során, amikor a projekt végrehajtására sor kerül, vagy abban az évben, amelyre a pénzügyi hozzájárulást nyújtják, továbbá ahhoz, hogy maga is részt vegyen a projekt finanszírozásában. A kérelmezőnek rendelkeznie kell a javasolt projekt végrehajtásához szükséges szakmai alkalmassággal és képesítéssel.

(3)   Az odaítélési szempontoknak lehetővé kell tenniük, hogy az Ügynökség éves munkaprogramjának általános eredményességét leginkább növelő, a munkaprogram végrehajtására irányuló projektek részesüljenek pénzügyi hozzájárulásban. A szempontokat olyan módon kell meghatározni, hogy biztosítsák az Ügynökség pénzeszközeinek megfelelő kezelését, valamint utólagos értékelés végzését.

(4)   Az értékelés befejezését követően és annak alapján az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kiválasztja a kedvezményezettet és meghatározza a pénzügyi hozzájárulás összegét.

57. cikk

Az ajánlattételi felhívások tartalma

(1)   Az ajánlattételi felhívások meghatározzák

a)	a követendő célokat;

b)	a jogosultsági, kiválasztási és odaítélési szempontokat, valamint a vonatkozó igazoló dokumentumokat;

c)	az Ügynökség általi finanszírozás szabályait;

d)	a javaslatok benyújtására vonatkozó szabályokat és végső határidőket, valamint a projektek megkezdésének lehetséges időpontját és az odaítélési eljárás lezárásának tervezett napját.

(2)   Az ajánlattételi felhívást az Európai Védelmi Ügynökség internetes honlapján és – adott esetben – egyéb médiában kell közzétenni, beleértve az Európai Unió Hivatalos Lapját is, annak érdekében, hogy a potenciális kedvezményezettek körében biztosított legyen a lehető legnagyobb nyilvánosság.

58. cikk

Pénzügyi hozzájárulás iránti kérelem

(1)   A kérelmeket az ajánlattételi felhívásban foglalt formanyomtatványon és az ott megállapított szempontokkal összhangban kell elkészíteni.

(2)   A kérelemnek bizonyítania kell, hogy a kérelmező jogi személy, és rendelkezik a javasolt projekt végrehajtásához szükséges pénzügyi és működési kapacitással. E célból az engedélyezésre jogosult tisztviselő becsületbeli nyilatkozatot kér a potenciális kedvezményezettektől. Az eredménykimutatást, az utolsó lezárt pénzügyi év mérlegét és az ajánlattételi felhívásban előírt valamennyi egyéb igazoló dokumentumot – az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által végrehajtott kockázatkezelési elemzéstől függően – szintén csatolni kell a kérelemhez.

(3)   A kérelemhez csatolt, a projektre vonatkozó költségvetésben vagy a működési költségvetésben a bevételeknek és a kiadásoknak egyensúlyban kell lenniük, továbbá egyértelműen fel kell tüntetni, hogy mely költségek finanszírozhatók az Ügynökség költségvetéséből.

(4)   A 25 000 EUR-t meghaladó pénzügyi hozzájárulások esetében a kérelmet ki kell egészíteni egy engedéllyel rendelkező ellenőr által készített külső ellenőri jelentéssel. E jelentés igazolja az utolsó lezárt pénzügyi évre vonatkozó elszámolásokat, és értékeli a kérelmező pénzügyi életképességét. Ezen albekezdés rendelkezéseit csak a kedvezményezett által az adott költségvetési évben az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek benyújtott első kérelemre kell alkalmazni. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az általa végzett kockázatkezelési elemzéstől függően mentesítheti ezen kötelezettség alól a közjogi szerveket, az európai intézményeket és a nemzetközi szervezeteket.

(5)   A kérelmező jelzi valamennyi egyéb olyan finanszírozás forrását és összegét, amelyet ugyanazon pénzügyi évben ugyanazon projektre, vagy egyéb projektre és szokásos tevékenységeire kapott vagy kérelmezett.

59. cikk

A pénzügyi hozzájárulásról szóló megállapodás tartalma

A pénzügyi hozzájárulásról szóló megállapodás meghatározza különösen a következőket:

a)	a megállapodás tárgya;

b)	a kedvezményezett;

c)	a megállapodás időtartama, nevezetesen: i. hatálybalépésének és megszűnésének időpontja; ii. a projekt kezdete és időtartama;

d)	a pénzügyi hozzájárulás maximális összege; és

e)	a projekt részletes ismertetése;

f)

az ilyen típusú megállapodásokra alkalmazandó általános feltételek, úgymint a szellemi tulajdonjogok, az alkalmazandó jog és a vitás kérdésekben illetékes bíróság meghatározása, továbbá a kedvezményezett nyilatkozata arról, hogy elfogadja az Európai Védelmi Ügynökség és ellenőrei által végzett ellenőrzéseket, valamint a 3. cikkben említett, az utólagos közzétételre vonatkozó szabályokat;

g)	a pénzügyi hozzájárulás becsült összege és a projekt támogatható költségeire vonatkozó adatok;

h)	a kifizetések üteme, a projekt pénzügyi kockázatainak, időtartamának és előrehaladásának, valamint a kedvezményezett részéről felmerült költségeknek a figyelembevételével;

i)	a kedvezményezett felelőssége, különösen a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint a tevékenységi és pénzügyi jelentések benyújtása tekintetében;

j)	az említett jelentések jóváhagyására és az Európai Védelmi Ügynökség részéről történő kifizetésre vonatkozó szabályok és határidők;

k)	az Európai Védelmi Ügynökség és ellenőrei által a dokumentumok és a helyszínek vonatkozásában, az ügynökségi pénzügyi hozzájárulásban részesült valamennyi nyertes ajánlattevő és alvállalkozó tekintetében gyakorolt ellenőrzési hatáskörre vonatkozó rendelkezések.

60. cikk

A kifizetés iránti kérelemhez szükséges igazoló dokumentumok

(1)   Minden egyes olyan pénzügyi hozzájárulás esetén, ahol a finanszírozás részekre bontott, minden új kifizetés feltétele, hogy a korábbi előfinanszírozás teljes összegének legalább 70 %-át felhasználják. Az új kifizetés iránti kérelem alátámasztására kimutatást kell készíteni a kedvezményezett kiadásairól.

(2)   A kedvezményezett becsületbeli nyilatkozatával tanúsítja, hogy a kifizetés iránti kérelmeiben található információk teljesek, megbízhatóak és a valóságnak megfelelőek. Tanúsítja továbbá, hogy a felmerült költségek a pénzügyi hozzájárulásról szóló megállapodásnak megfelelően támogathatónak tekintendők, és hogy a kifizetés iránti kérelmeit megfelelő, ellenőrizhető igazoló dokumentumok támasztják alá.

(3)   Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az általa végzett kockázatelemzés alapján kérheti a teljesített kifizetések alátámasztására a pénzügyi kimutatások és az alapul szolgáló számlák engedéllyel rendelkező ellenőr általi külső ellenőrzését. Egy adott projekt részére nyújtott pénzügyi hozzájárulás, vagy működési pénzügyi hozzájárulás esetén a ellenőri jelentést csatolni kell a kifizetés iránti kérelemhez. A cél annak igazolása, hogy a kedvezményezett által a kifizetés iránti kérelem alapját képező pénzügyi kimutatásokban feltüntetett költségek valósak, pontosak és a pénzügyi hozzájárulásról szóló megállapodásnak megfelelően támogathatók.

Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az általa végzett kockázatelemzéstől függően a közjogi szerveket, az egyéb európai intézményeket és nemzetközi szervezeteket mentesítheti a külső ellenőrzés kötelezettsége alól.

(4)   A pénzügyi hozzájárulás összege csak a zárójelentéseknek és elszámolásoknak az intézmény általi elfogadását követően válik véglegessé, a későbbi ellenőrzések sérelme nélkül.

---

(1)  HL L 134., 2004.4.30., 114. o. A legutóbb a 2006/97/EK tanácsi irányelvvel (HL L 363., 2006.12.20., 107. o.) módosított irányelv.

(2)  HL L 340., 2002.12.16., 1. o.

(3)  HL L 101., 2001.4.11., 1. o. A legutóbb a 2007/438/EK határozattal (HL L 164., 2007.6.26., 24. o.) módosított határozat.

(4)  HL C 316., 1995.11.27., 48. o.

(5)  HL C 195., 1997.6.25., 1. o.

(6)  HL L 351., 1998.12.29., 1. o.

(7)  HL L 166., 1991.6.28., 77. o. A 2001/97/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvvel (HL L 344., 2001.12.28., 76. o.) módosított irányelv.

(8)  HL L 114., 2001.4.24., 1. o.

(9)  HL L 13., 2000.1.19., 12. o.