1. MELLÉKLET

A VEGYES BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA AZ EURÓPAI UNIÓ ÉS JAPÁN KÖZÖTTI GAZDASÁGI PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS ÉRTELMÉBEN

1. cikk

Összetétel és elnökség

(1) Az Európai Unió és Japán közötti gazdasági partnerségi megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 22.1. cikkének (1) bekezdésével létrehozott vegyes bizottság a megállapodás 22.1. cikke szerint végzi feladatait, és felelősséget vállal a megállapodás általános végrehajtásáért és működéséért.

(2) A vegyes bizottság az Európai Unió és Japán képviselőiből fog állni, és annak társelnökei a megállapodás 22.1. cikkének (3) bekezdése értelmében az Európai Bizottság kereskedelemért felelős tagja és Japán külügyminisztere lesznek.

(3) A társelnököket a megállapodás 22.1. cikkének (3) bekezdése szerint küldötteik is képviselhetik. Ezen eljárási szabályzatban a vegyes bizottság társelnökeire tett bármely további hivatkozás úgy értendő, hogy azok magukban foglalják küldötteiket is.

(4) A társelnököket tisztviselők kísérhetik. Az egyes Felek számára az ülésen részt vevő tisztviselők jegyzékét az ülés előtt a kapcsolattartó pontokon keresztül cserélik ki.

(5) A társelnökök közös megegyezéssel határozhatnak úgy, hogy eseti jelleggel megfigyelőket vagy független szakértőket hívnak meg.

2. cikk

Kapcsolattartó pontok

(1) A megállapodás 22.6. cikke (a továbbiakban: kapcsolattartó pontok) (1) bekezdésének megfelelően kijelölt kapcsolattartó pontok koordinálják a vegyes bizottság üléseinek előkészítését és megszervezését.

(2) A Felek közötti, a vegyes bizottság munkájával és üléseivel kapcsolatos mindenféle levelezés és kommunikációcsere a megállapodás 22.6. cikke (2) bekezdésének c) pontja szerint a kapcsolattartó pontokon keresztül történik.

(3) A kapcsolattartó pontok feladata a vegyes bizottság ideiglenes napirendje előkészítésének, határozat- és ajánlástervezeteinek összehangolása, valamint a vegyes bizottság és a megállapodás alapján létrehozott szakbizottságok, munkacsoportok és egyéb testületek közötti levelezés és kommunikáció lebonyolítása.

3. cikk

Napirend

(1) Az egyes ülések ideiglenes napirendjét a kapcsolattartó pontok közösen készítik el, és a vonatkozó dokumentumokkal együtt az ülés napja előtt legkésőbb 15 naptári nappal továbbítják a vegyes bizottság résztvevőinek.

(2) Az ülés napja előtt legkésőbb 21 naptári nappal bármely Fél javasolhat napirendi pontokat.

(3) A Felek közös megegyezéssel csökkenthetik az (1) és (2) bekezdésben említett határidőket az adott eset követelményeinek figyelembevétele érdekében.

(4) A vegyes bizottság ülései elején elfogadja a napirendet. Ha a Felek úgy határoznak, a napirendre felvehetnek a tervezett napirenden kívüli pontokat is.

4. cikk

Munkanyelv

Amennyiben a Felek másként nem határoznak, a Felek között a vegyes bizottság munkájával kapcsolatban folytatott valamennyi levelezésnek és kommunikációnak, valamint a határozatok és ajánlások előkészítésének, illetve az azokról szóló tanácskozások nyelve az angol.

5. cikk

Határozatok és ajánlások

(1) A vegyes bizottság határozatait és ajánlásait – a megállapodás 22.2. cikkével összhangban – konszenzussal hozzák meg. Azokat írásbeli eljárással is el lehet fogadni a bizottság társelnökei közötti jegyzékváltás útján.

(2) A vegyes bizottság valamennyi határozatát és ajánlását sorszámmal kell ellátni, megjelölve elfogadásuk időpontját és a tárgyukra utaló címet is.

6. cikk

Közös jegyzőkönyvek

(1) A közös jegyzőkönyv tervezete általános szabályként tartalmazni fogja a végleges napirendet és az egyes napirendi pontok keretében folytatott megbeszélések összefoglalóját.

(2) A kapcsolattartó pontok a lehető leghamarabb, de legkésőbb az ülés időpontját követő 60 napon belül összeállítják az egyes ülések közös jegyzőkönyvtervezetét.

(3) A közös jegyzőkönyv tervezetét a Felek a lehető leghamarabb, de legkésőbb az ülés napjától számított 70 napon belül írásban jóváhagyják. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyv két példányát a kapcsolattartó pontok írják alá, és a Felek mindegyike kap egy eredeti példányt e dokumentumokból. A Felek dönthetnek úgy, hogy az aláírás és az elektronikus másolatok cseréje kielégíti ezt a követelményt.

7. cikk

Nyilvánosság és bizalmas jelleg

(1) Ha a megállapodás másként nem rendelkezik vagy a Felek másként nem határoznak, a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak.

(2) Ha valamely Fél olyan információkat nyújt be a vegyes bizottságnak vagy a megállapodás szerint létrehozott valamelyik szakbizottságnak, munkacsoportnak, illetve egyéb testületnek, amelyek saját jogszabályai és egyéb rendelkezései szerint bizalmasak vagy védelmet élveznek a nyilvánosságra hozatallal szemben, úgy a másik Fél a megállapodás 1.6. cikkének megfelelően ezt az információt bizalmasan kezeli.

(3) A Felek a vegyes bizottság ülése előtt megfelelő formában nyilvánosságra hozhatják a Felek között véglegesített napirendet és a 6. cikkel összhangban elkészített, jóváhagyott közös jegyzőkönyvet, a fenti (2) bekezdés alkalmazására is figyelemmel. A Felek külön-külön gondoskodnak arról, hogy a vegyes bizottság által elfogadott határozatokat, ajánlásokat és értelmezéseket nyilvánosságra hozzák.

8. cikk

Költségek

A Felek mindegyike viseli a vegyes bizottság üléseinek eredményeként felmerülő költségeket. Az ülések megszervezésével kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli. Amennyiben az ülésre az Európai Unión vagy Japánon kívül kerül sor, a Felek közös megegyezéssel döntenek arról, ki felel az ülés megszervezésével kapcsolatos költségek viseléséért.

2. MELLÉKLET

KÖZVETÍTŐI ELJÁRÁS

I. Célkitűzés

(1)

A megállapodás 21.6. cikke szerinti közvetítői eljárás célja – e dokumentum szerint – annak megkönnyítése, hogy egy közvetítő segítségével átfogó és gyors eljárás keretében kölcsönösen elfogadott megoldást találjanak.

II. Fogalommeghatározások

(2)

E dokumentum alkalmazásában:

a) „megállapodás”: az Európai Unió és Japán közötti gazdasági partnerségi megállapodás;

b) „magatartási kódex”: a választott bírák a megállapodás 21.30. cikkében említett magatartási kódexe;

c) „nap”: naptári nap;

d) „választott bíró”: „vegyes bizottság”: a megállapodás 22.1. cikke szerint létrehozott vegyes bizottság;

e) „megkeresett fél”: az a Fél, amelyhez a közvetítési eljárás folytatására irányuló kérelmet a megállapodás 21.6. cikkének megfelelően intézik;

f) „megkereső Fél”: az a Fél, amely a megállapodás 21.6. cikke szerint kérelmezi a közvetítési eljárás folytatását; valamint

g) „eljárási szabályzat”: a megállapodás 21.30. cikkében említett eljárási szabályzat.

III. Közvetítői eljárás kezdeményezése

(3)

Bármely Fél bármikor kérelmezheti, hogy a Felek közvetítői eljárást kezdjenek. Az ilyen kérelmet írásban kell közölni a másik Féllel. A megkeresésnek kellően részletesnek kell lennie ahhoz, hogy a másik Fél egyértelműen megértse a közvetítői eljárást kérelmező Fél aggályait. A kérelmező Fél kérelmében ismerteti a szóban forgó ügyet a következők által:

a)	azonosítja a konkrét intézkedést;

b)	megnevezi azokat a feltételezett hátrányos hatásokat, amelyek révén a kérelmező Fél szerint az intézkedés a Felek közötti kereskedelmet vagy beruházásokat érinti; valamint

c)	megmagyarázza az intézkedés és a Felek közötti kereskedelemre vagy beruházásokra gyakorolt kedvezőtlen hatások közötti okozati összefüggést.

(4)

Az egyik Fél rendes körülmények között várhatóan igénybe veszi a megállapodás vonatkozó együttműködési vagy konzultációs rendelkezéseit, mielőtt a (3) bekezdés szerint írásbeli kérelmet intézne a másik Félhez. Az egyértelműség érdekében a közvetítői eljárás kezdeményezése előtt nincs szükség a megállapodás 21.5. cikke szerinti konzultációkra.

(5)

A közvetítői eljárás csak a Felek közös megegyezésével kezdődhet meg annak érdekében, hogy feltárják a kölcsönösen elfogadott megoldásokat, és figyelembe vegyék a közvetítő tanácsait és megoldási javaslatait. Annak a Félnek, amelyhez a kérelmet intézték, jóhiszeműen mérlegelnie kell a kérést, és a kézhezvételének időpontjától számított 10 napon belül írásban el kell fogadnia, illetve el kell utasítania azt. Ha a megkeresett Fél ezen az időtartamon belül nem válaszol, a kérelmet elutasítottnak kell tekinteni. A közvetítői eljárás megindítása napjának azt az időpontot kell tekinteni, amikor a megkereső Fél átveszi a megkeresett Fél válaszát.

IV. A közvetítő kiválasztása

(6)

A Feleknek törekedniük kell arra, hogy legkésőbb a közvetítői eljárás megindításának napjától számított 15 napon belül megállapodjanak a közvetítő személyében.

(7)

Ha a Felek a (6) bekezdésben meghatározott időtartamon belül nem tudnak megállapodni a közvetítő személyéről, bármely Fél kérésére a megkereső Fél részéről a vegyes bizottság társelnöke vagy megbízottja a kérelemtől számított öt napon belül sorshúzással választja ki a közvetítőt a megállapodás 21.9. cikkének (1) bekezdésével összhangban felállított elnöki aljegyzékről. Az ilyen kérelmet másolatban meg kell küldeni a másik Félnek.

(8)

A megkereső Fél által a megállapodás 21.25. cikkének (1) bekezdése alapján kijelölt hivatal felel majd a sorshúzás megszervezéséért, és kellő időben tájékoztatja a vegyes bizottság társelnökeit a sorshúzás napjáról, időpontjáról és helyszínéről. A megkeresett Fél részéről a társelnök jelen lehet a sorshúzáson, illetőleg őt egy másik személy is képviselheti. Mindkét Fél képviselői szintén jelen lehetnek a sorshúzáson. A sorshúzásra mindenesetre az ott megjelent Fél/Felek jelenlétében sor kerül.

(9)

A Felek eltérő megállapodása hiányában a közvetítő nem lehet egyik Fél állampolgára és alkalmazottja sem.

(10)

A közvetítő köteles pártatlan és átlátható módon segíteni a Feleket abban, hogy tisztázzák a szóban forgó ügyet, ideértve a konkrét intézkedés kereskedelemre és beruházásra gyakorolt lehetséges hatásait, valamint hogy kölcsönösen elfogadott megoldásra jussanak.

(11)

A választott bírák magatartási kódexe, amelyet a vegyes bizottság a megállapodás 21.30. cikke alapján fogad el, értelemszerűen alkalmazandó a közvetítőre.

V. A közvetítői eljárás szabályai

(12)

A megkereső Fél a közvetítőnek a (6) bekezdés szerint történő elfogadása vagy a (7) bekezdés alapján történő kiválasztása napjától számított 10 napon belül írásban benyújtja a közvetítő és a megkeresett Fél részére a szóban forgó ügy részletes leírását, beleértve azt is, hogy a konkrét intézkedést hogyan alkalmazzák vagy alkalmaznák, és az hogyan befolyásolja a kereskedelmet vagy a beruházásokat. E beadvány elküldésének napját követő 20 napon belül a másik Fél írásban észrevételeket tehet a problémaismertetéshez. Valamennyi Fél minden olyan információt megadhat problémaismertetésében vagy észrevételeiben, amelyet lényegesnek vél.

(13)

A közvetítő határozza meg a legmegfelelőbb módot a szóban forgó ügy, ideértve a konkrét intézkedés kereskedelemre vagy beruházásra gyakorolt lehetséges hatásainak tisztázására. A közvetítő különösen megbeszéléseket szervezhet a Felek között, közösen vagy külön-külön konzultálhat a Felekkel, valamint a Felek kérésére bármely más további segítséget nyújthat. A közvetítő a Felekkel folytatott konzultációt követően segítséget kérhet a megfelelő szakértőktől és érdekelt felektől, illetve konzultálhat velük.

(14)

A közvetítő törekszik arra, hogy tanácsot nyújtson és megoldást javasoljon a Felek számára mérlegelésre. A Felek elfogadhatják vagy elutasíthatják a javasolt megoldást, illetve eltérő megoldásról állapodhatnak meg. A közvetítő nem ad tanácsot vagy nem tesz észrevételt a konkrét intézkedés e megállapodással való összeegyeztethetőségét illetően.

(15)

A Felek eltérő megállapodása hiányában az eljárást a megkeresett Fél területén kell lefolytatni.

(16)

A Felek törekednek arra, hogy a közvetítőnek a (6) bekezdés szerint történő elfogadása vagy a (7) bekezdés alapján történő kiválasztása napjától számított 60 napon belül kölcsönösen elfogadott megoldást találjanak. Amennyiben valamelyik Fél kéri, a kölcsönösen elfogadott megoldást a vegyes bizottság határozatával fogadják el. A Felek eltérő megállapodása hiányában a kölcsönösen elfogadott megoldásokat nyilvánosan hozzáférhetővé kell tenni. A nyilvánosságra hozott változat nem tartalmazhat olyan információt, amelyet egy Fél bizalmasként jelölt meg. A kölcsönösen elfogadott végleges megoldás elfogadásáig a Felek lehetséges ideiglenes megoldásokról egyezhetnek meg.

(17)

Valamely Fél kérésére a közvetítőnek e jelentésre vonatkozó kérelemtől számított 15 napon belül írásban egy tényeken alapuló jelentéstervezetet kell kiadnia a Felek számára, amely rövid összefoglalást tartalmaz a következőkről:

a)	a szóban forgó ügy, ideértve a konkrét intézkedés kereskedelemre vagy beruházásra gyakorolt lehetséges hatásait is;

b)	a követett eljárások;

c)	a Felek, a szakértők és adott esetben az érdekelt felek által kifejtett vélemények; valamint

d)	adott esetben bármely közösen elfogadott megoldás és ideiglenes megoldások.

A Felek a tényeken alapuló jelentéstervezettel kapcsolatban a kiadástól számított 15 napon belül észrevételeket tehetnek. A közvetítő a Felek által benyújtott észrevételek mérlegelését követően köteles a tényeken alapuló jelentéstervezet kiadásának napjától számított 30 napon belül írásban megküldeni a Felek részére a végleges tényeken alapuló jelentést. A tényszerű jelentés nem tartalmazhat a megállapodás közvetítő általi értelmezésére vonatkozó megállapításokat.

(18)

A közvetítői eljárást le kell zárni:

a)	a kölcsönösen elfogadott megoldásnak a Felek által történő elfogadásával, az elfogadás időpontjában;

b)	a közvetítő írásos nyilatkozatával, a Felekkel való konzultációt követően, arról, hogy a közvetítésre irányuló további erőfeszítések nem vezetnek eredményre, a szóban forgó nyilatkozat időpontjában;

c)	a Felek kölcsönös megállapodásával az eljárás bármelyik szakaszában, a megállapodás napján; vagy

d)	valamely Fél írásbeli és megfelelően indokolt nyilatkozatával, miután a közvetítői eljárás keretében megismerték a kölcsönösen elfogadott megoldásokat, az említett nyilatkozat időpontjában.

A közvetítői eljárás nem sérti a (17) bekezdést.

(19)

A testület eljárási szabályzatának (5)–(9), (15)–(26), (33), (34) és (42)–(46) bekezdése értelemszerűen alkalmazandó a közvetítői eljárásra.

VI. Bizalmas jelleg

(20)

A Felek eltérő megállapodása hiányában és a (16) bekezdés sérelme nélkül a közvetítői eljárás valamennyi lépését bizalmasan kezelik, ideértve a tanácsokat, illetve a javasolt megoldásokat is. A közvetítő és a Felek bizalmasan kezelnek minden olyan információt, amelyet valamely Fél a közvetítőnek nyújtott be, vagy bármely más, bizalmasnak minősített forrásból szerzett. Bármely Fél nyilvánosságra hozhatja azonban azt, hogy közvetítés van folyamatban.

VII. Az egyéb vitarendezési eljárásokkal való kapcsolat

(21)

A közvetítői eljárás nem sérti a Feleknek a megállapodás 21. fejezete (Vitarendezés) vagy bármely más megállapodás vitarendezésre vonatkozó rendelkezései szerinti jogait és kötelezettségeit.

(22)

Az e megállapodás vagy bármely más megállapodás szerinti egyéb vitarendezési eljárásban egyik Fél sem támaszkodhat az alábbiakra, vagy nem hozhatja fel bizonyítékként, és nem fogadható el, hogy a testület figyelembe veszi az alábbiakat:

a)	a másik Fél által a közvetítői eljárás során képviselt álláspontok vagy a (13) bekezdés szerint összegyűjtött információk;

b)	az a tény, hogy a másik Fél jelezte hajlandóságát arra, hogy elfogadjon egy megoldást a közvetítés tárgyát képező kérdésre; vagy

c)	a közvetítő által adott tanácsok vagy tett javaslatok.

(23)

A Felek eltérő megállapodása hiányában a közvetítő nem lehet választott bíró vagy a testület tagja az e megállapodás szerinti vitarendezési eljárásban, vagy a közvetítői részvételének tárgyát képezővel megegyező ügyet érintő, egyéb megállapodás szerinti vitarendezési eljárásban.

VIII. Időtartam

(24)

Az e közvetítői eljárásban említett valamennyi időtartam a Felek kölcsönös egyetértésével módosítható.

IX. Költségek

(25)

A közvetítői eljárásban való részvételből eredő kiadások esetében mindkét Félnek a saját kiadásait kell viselnie.

(26)

A Felek közösen és egyenlő mértékben megosztják a szervezési ügyekből eredő kiadásokat, ideértve a közvetítőnek fizetendő díjazást és kiadásokat. A közvetítő díjazásának meg kell egyeznie a testület eljárási szabályzatának (4) bekezdésében meghatározott választott bírói díjazással.

3. MELLÉKLET

A VÁLASZTOTT BÍRÓI TESTÜLET ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

A megállapodás 21. fejezetének (Vitarendezés) C. szakasza szerinti testületi eljárások során a következő szabályokat kell alkalmazni:

I. Fogalommeghatározások

(1)

Ezen eljárási szabályzatban:

a) „igazgatási személyzet”: a választott bíró tekintetében azok a személyek, akik az asszisztenseken kívül a választott bíró irányítása és ellenőrzése alá tartoznak;

b) „tanácsadó”: az a személy, aki valamelyik Fél felkérésére tanácsot ad, vagy e Felet segíti a testület eljárásával kapcsolatban, kivéve az említett Fél képviselőit;

c) „megállapodás”: az Európai Unió és Japán közötti gazdasági partnerségi megállapodás;

d) „választott bíró”: valamely testület egy tagját jelenti;

e) „asszisztens”: az a személy, aki valamely választott bíró megbízásának megfelelően kutatást folytat vagy segítséget nyújt az adott választott bíró részére;

f) „magatartási kódex”: a választott bírák a megállapodás 21.30. cikkében említett magatartási kódexe;

g) „panaszos fél”: az a Fél, amely a megállapodás 21.7. cikke szerinti testület létrehozását kéri;

h) „nap”: naptári nap;

i) „testület”: a megállapodás 21.7. cikke szerint létrehozott testület;

j) „bepanaszolt Fél”: az a Fél, amellyel szemben vitarendezési eljárást terjesztettek a megállapodás 21.7. cikke szerinti testület elé;

k) „eljárás”: a testület eljárása; valamint

l) „képviselő”: a Felek tekintetében a Felek valamelyikének kormányzati szerve, ügynöksége vagy egyéb állami szervezeti egysége által kinevezett tisztviselő vagy más személy, akit a Fél a testület előtti eljárás céljából képviselőjeként nevez ki.

II. A választott bírák kinevezése

(2)

A panaszos Fél által a megállapodás 21.25. cikkének (1) bekezdése szerint kijelölt hivatal felel majd a megállapodás 21.8. cikkének (3), (4) és (5) bekezdésében említett sorshúzás megszervezéséért, és kellő időben tájékoztatja a vegyes bizottság társelnökeit a sorshúzás napjáról, időpontjáról és helyszínéről. A bepanaszolt Fél részéről a társelnök jelen lehet a sorshúzáson, illetőleg őt egy másik személy is képviselheti. Mindkét Fél képviselői szintén jelen lehetnek a sorshúzáson. A sorshúzásra mindenesetre az ott megjelent Fél/Felek jelenlétében sor kerül.

(3)

A Felek írásban tájékoztatnak minden olyan személyt a kinevezésről, akit a megállapodás 21.8. cikkének megfelelően választott bíróvá neveztek ki. Minden személy a kinevezéséről szóló értesítés időpontjától számított öt napon belül megerősíti rendelkezésre állását mindkét Fél felé.

III. Szervezési célú ülés

(4)

A Felek eltérő megállapodása hiányában a Felek a testület létrehozásától számított hét napon belül találkoznak a testülettel, hogy meghatározzák azokat az ügyeket, amelyeket a Felek vagy a testület megfelelőnek ítélnek, többek között az alábbiakat:

a)	a választott bíráknak fizetendő díjazást és költségeket, melyek a WTO-előírásokkal és -kritériumokkal összhangban kerülnek meghatározásra;

b)	az asszisztensek díjazását. A Felek eltérő megállapodása hiányában az egyes választott bírák asszisztensére vagy asszisztenseire vonatkozó díjazás teljes összege nem haladhatja meg az adott választott bíró díjazásának 50 %-át; valamint

c)	az eljárás menetrendjét, amelynek megállapítása a bepanaszolt fél időzónája alapján kerül meghatározásra.

Ezen az ülésen – személyesen, illetve telefonon vagy videokonferencián keresztül –csak a Felek választott bírói és olyan képviselői vehetnek részt, akik valamely kormányzati szervezeti egység vagy ügynökség, illetve más állami szerv tisztviselői vagy más személyei.

IV. Értesítések

(5)

Minden olyan kérelmet, értesítést, írásbeli beadványt vagy egyéb dokumentumot, amelyet:

a)	a testület küldött, egyidejűleg megküldik mindkét Félnek;

b)	valamely Fél a testületnek küldött, egyidejűleg megküldik másik Félnek is; valamint

c)	valamely Fél a másik Félnek küldött, adott esetben egyidejűleg megküldik a testületnek is.

Az e bekezdésben említett bármely dokumentum másolatát adott esetben egyidejűleg a megállapodás 21.25. cikke (2) bekezdésében említett külső szervnek is meg kell küldeni.

(6)

Az egyik Félnek az (5) bekezdésben említett bármely dokumentumról való értesítését a megállapodás 21.25. cikke (1) bekezdése alapján az adott Fél által kijelölt hivatalhoz kell címezni.

(7)

Az (5) bekezdésben említett bármely értesítést e-mailben vagy adott esetben bármely más olyan távközlési eszköz útján lehet megtenni, amely rögzíti az elküldés tényét. Az értesítés az elküldésének napján tekintendő kézbesítettnek, amennyiben ennek ellenkezője nem bizonyított.

(8)

A testület eljárásához kapcsolódó kérelemben, értesítésben, írásbeli beadványban vagy egyéb dokumentumban előforduló kisebb adminisztratív hibák a módosításokat egyértelműen feltüntető újabb dokumentum kézbesítésével kijavíthatók.

(9)

Ha egy dokumentum kézbesítési határidejének utolsó napja Japán vagy az Európai Unió valamely hivatalos munkaszüneti napjára vagy bármely más olyan napra esik, amelyen valamely Fél kormányának hivatalai hivatalosan vagy vis major miatt zárva tartanak, a dokumentumot a következő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A (4) bekezdésben említett szervezési célú ülésen a Felek benyújtják hivatalos munkaszüneti napjaik jegyzékét és bármely más olyan napot, amelyen az irodák hivatalosan zárva vannak. Mindkét Fél a vizsgálóbizottsági eljárás során naprakészen tartja a jegyzékét.

V. Írásbeli beadványok

(10)

A panaszos Fél legkésőbb a testület létrehozásától számított 20 napon belül benyújtja írásbeli beadványát. A bepanaszolt Félnek legkésőbb a panaszos Fél írásos beadványának kézhezvételét követő 20 napon belül kell írásban előterjesztenie válaszbeadványát.

VI. A testület működése

(11)

Valamennyi ülést a testület elnöke vezeti. A testület felhatalmazhatja az elnököt arra, hogy igazgatási és eljárási döntéseket hozzon.

(12)

Amennyiben a megállapodás 21. fejezete vagy e szabályzat másként nem rendelkezik, a testület tevékenységét bármilyen eszközön keresztül folytathatja, beleértve a telefonos, telefaxos vagy számítógépes kapcsolatot is.

(13)

A megállapodás 21. fejezete, e szabályzat, illetve a 21.30. cikkben említett, a választott bírák magatartási kódexe által nem szabályozott eljárási kérdés felmerülése esetén a testület a Felekkel folytatott konzultációt követően megfelelő, az említett rendelkezésekkel összeegyeztethető eljárást fogadhat el.

(14)

A testület a Felekkel való konzultációt követően módosíthat a megállapodás 21. fejezetében meghatározott határidőtől eltérő bármely határidőt, illetve elvégezhet bármely más eljárási vagy adminisztratív kiigazítást. Amennyiben a testület konzultál a Felekkel, írásban értesíti a Feleket a javasolt módosításról vagy kiigazításról, illetve annak okairól.

VII. Meghallgatás

(15)

A (4) bekezdés szerint meghatározott ütemezés alapján, a Felekkel és a többi választott bíróval folytatott konzultációt követően a testület elnöke határozza meg a meghallgatás napját és időpontját.

(16)

A Felek eltérő megállapodása hiányában az a Fél, akinek a területén a tárgyalásra sor kerül, a megállapodás 21.15. cikke (2) bekezdésének megfelelően:

a)	meghatározza a meghallgatás helyszínét, és erről tájékoztatja a testület elnökét; valamint

b)	köteles gondoskodni a meghallgatások logisztikai lebonyolításáról.

(17)

A Felek eltérő megállapodása hiányában és a (46) bekezdés sérelme nélkül a Felek megosztják a meghallgatás logisztikai adminisztrációjából eredő költségeket.

(18)

A testület elnöke kellő időben írásban értesíti a Feleket és adott esetben a megállapodás 21.25. cikkének (2) bekezdésében említett külső szervet a meghallgatás napjáról, időpontjáról és helyszínéről. Ezt az információt annak a Félnek kell nyilvánosan hozzáférhetővé tennie, akinek a területén a meghallgatásra sor kerül, vagy adott esetben a megállapodás 21.25. cikkének (2) bekezdésében említett külső szervnek, kivéve, ha a meghallgatás nem nyilvános.

(19)

Általános szabályként csak egy tárgyalást kell tartani. Ha a vita kivételesen összetett kérdéseket érint, a testület saját kezdeményezésére vagy bármelyik Fél kérésére, a Felekkel folytatott konzultációt követően további meghallgatásokat hívhat össze. A további meghallgatások mindegyike esetében a (15)–(18) bekezdés értelemszerűen alkalmazandó.

(20)

A tárgyaláson a választott bírák mindegyikének végig jelen kell lennie.

(21)

A következő személyek jelen lehetnek a meghallgatáson, függetlenül attól, hogy a meghallgatás nyilvános-e:

a)	a Felek képviselői;

b)	tanácsadók;

c)	asszisztensek és igazgatási személyzet;

d)	tolmácsok, fordítók és bírósági jelentéstevők; valamint

e)	szakértők, a testületnek a megállapodás 21.17. cikkének (2) bekezdése szerinti döntése szerint.

(22)

A meghallgatás napja előtt legkésőbb öt nappal mindkét Fél benyújtja a testülethez azon személyek névsorát, akik a meghallgatáson az említett Fél nevében szóban fogják kifejteni álláspontjukat vagy előadást fognak tartani, illetve akik egyéb képviselőként vagy tanácsadóként a meghallgatáson jelen lesznek.

(23)

A testület a következőképpen folytatja le a tárgyalást, biztosítva, hogy a panaszos Fél és a bepanaszolt Fél egyenlő időt kapjon érvei és ellenérvei kifejtésére:

Érvek kifejtése

a)	a panaszos Fél érvei; valamint

b)	a bepanaszolt Fél érvei.

Ellenérvek kifejtése

a)	a panaszos Fél válasza; valamint

b)	a bepanaszolt Fél viszontválasza.

(24)

A testület a meghallgatás során bármikor közvetlenül kérdéseket intézhet bármelyik Félhez.

(25)

A testület gondoskodik arról, hogy a tárgyalás jegyzőkönyvét a meghallgatást követően a lehető leghamarabb elkészítsék és kézbesítsék a Feleknek. A Felek a jegyzőkönyvhöz észrevételeket fűzhetnek, és a testület figyelembe veheti ezen észrevételeket.

(26)

A meghallgatást követő 10 napon belül mindkét Fél kiegészítő írásos beadványt nyújthat be bármilyen olyan kérdéssel kapcsolatban, amely a meghallgatás során felmerült.

VIII. Tanácskozás

(27)

A testület tanácskozásain kizárólag a választott bírák vehetnek részt. Az előző mondat ellenére a testület engedélyezheti az asszisztensek jelenlétét a tanácskozásokon.

IX. Írásbeli kérdések

(28)

A testület az eljárás során írásban bármikor kérdést nyújthat be a Felek egyikéhez vagy mindkettőjükhöz. A Felek egyikéhez benyújtott kérdést a másik Félnek másolatban meg kell küldeni.

(29)

A Felek mindegyike másolatban megküldi a testület kérdéseire adott írásbeli válaszát a másik Félnek. Mindkét Fél számára biztosítani kell a lehetőséget, hogy a másik Fél válaszának beérkezésétől számított öt napon belül írásbeli észrevételeket tehessen.

X. A választott bírák leváltása

(30)

A választott bírónak a megállapodás 21.11. cikkének megfelelő leváltásához értelemszerűen a 21.8. cikket kell alkalmazni.

(31)

Ha valamely Fél úgy ítéli meg, hogy egy választott bíró nem felel meg a magatartási kódex követelményeinek, és emiatt le kell váltani, a szóban forgó Fél a magatartási kódexnek a választott bíró általi megsértését alátámasztó bizonyítékok megismerésétől számított 15 napon belül értesíti a másik Felet.

(32)

Ha valamelyik Fél úgy ítéli meg, hogy egy választott bíró – aki nem a választott bírói testület elnöke – nem felel meg a magatartási kódex követelményeinek, a Felek konzultálnak, és amennyiben megállapodnak, a (30) bekezdéssel összhangban új választott bírót választanak.

Ha a Felek a választott bíró leváltásának szükségességében nem tudnak megállapodni, akkor a Felek bármelyike kérheti az ügynek a testület elnöke elé való terjesztését, akinek a döntése végleges.

Ha egy ilyen kérelmet követően az elnök megállapítja egy választott bíróról, hogy az nem felel meg a magatartási kódex követelményeinek, a (30) bekezdéssel összhangban új választott bírót kell választani.

(33)

Ha valamelyik Fél úgy ítéli meg, hogy a testület elnöke nem felel meg a magatartási kódex követelményeinek, a Felek konzultálnak, és amennyiben megállapodnak, a (30) bekezdéssel összhangban új elnököt választanak.

Ha a Felek az elnök leváltásának szükségességében nem tudnak megállapodni, akkor bármelyikük kérheti, hogy az ügyet terjesszék a fennmaradó két választott bíró elé. A választott bírák a kérelem kézhezvételétől számított legfeljebb 10 napon belül döntést hoznak arról, hogy le kell-e váltani a testület elnökét. A választott bírák által az elnök leváltásának szükségességéről hozott döntés végleges.

Ha a választott bírák úgy határoznak, hogy az elnök nem felel meg a magatartási kódex követelményeinek, a (30) bekezdéssel összhangban új elnököt kell választani.

(34)

A (30)–(33) bekezdésben ismertetett eljárások végrehajtásának időtartamára az eljárást fel kell függeszteni.

XI. Bizalmas jelleg

(35)

Ha valamely Fél az írásos beadványait bizalmas változatban nyújtja be a testület számára, a másik Fél kérésére a kérelem benyújtásától számított 20 napon belül köteles a beadványban szereplő információ nem bizalmas összefoglalóját is elkészíteni, amely nyilvánosságra hozható. E szabályzatban semmi sem akadályozza meg a Feleket abban, hogy saját beadványaikat nyilvánosságra hozzák, amennyiben ezt oly módon teszik, hogy nem fednek fel semmiféle olyan részletet, amelyet a másik Fél bizalmasként jelölt meg. A testület köteles zárt ülést tartani, ha a Felek beadványai és az érvelések bizalmas információkat tartalmaznak. A testület és a Felek kötelesek fenntartani a testület előtt zajló meghallgatások titkosságát, amikor azokra zárt tárgyalás formájában kerül sor.

XII. Ex parte kapcsolatfelvétel

(36)

A testület nem ülésezhet, illetve nem kommunikálhat egyik Féllel sem a másik Fél távollétében.

(37)

A választott bírák nem vitathatják meg az eljárás tárgyát képező ügy szempontjait az egyik Féllel vagy mindkét Féllel a többi választott bíró távollétében.

XIII. Amicus curiae beadványok

(38)

Ha a Felek a testület létrehozásától számított három napon belül nem állapodnak meg ettől eltérően, a testület a Felek kormányától független, a megállapodás 21.17. cikkének (3) bekezdésében említett személyektől is kaphat önálló kezdeményezésű írásbeli beadványokat, amennyiben a testület megalakulásának napját követő tíz napon belül sor kerül azok kézhezvételére.

(39)

A beadványokat tömören kell megfogalmazni, és nem haladhatják meg a dupla sorközzel gépelt 15 oldal terjedelmet, valamint közvetlenül kapcsolódnak a testület által tárgyalt ténybeli vagy jogi kérdéshez. A beadványnak leírást kell tartalmaznia az azt benyújtó személyről, többek között az alábbiakról:

a)	természetes személy esetében állampolgársága; valamint

b)	jogi személy esetében letelepedési helye, tevékenységei jellege, jogállása, általános célkitűzései és finanszírozásának forrása.

Valamennyi személynek meg kell határoznia, hogy milyen tekintetben érdekelt az eljárásban. A beadványt a Felek által ezen eljárási szabályzat (42) és (43) bekezdésével összhangban kiválasztott nyelven kell megírni.

(40)

A testület jelentésében felsorolja a hozzá beérkezett összes olyan beadványt, amely megfelel a (38) és (39) bekezdésnek. A testület jelentésében nem köteles kitérni az ilyen beadványokban foglalt érvelésekre. A beadványokat meg kell küldeni észrevételezésre a Feleknek. A Feleknek 10 napon belül kell benyújtaniuk észrevételeiket, és ezeket az észrevételeket a testületnek figyelembe kell vennie.

XIV. Sürgős esetek

(41)

A megállapodás 21. fejezetében említett sürgősség fennállása esetén a testületnek a Felekkel folytatott konzultációt követően szükség esetén ki kell igazítania az e szabályzatban említett határidőket. A testületnek erről értesítenie kell a Feleket.

XV. Nyelv és fordítás

(42)

A megállapodás 21.5. cikkében említett konzultációk folyamán és legkésőbb a (4) bekezdésben említett szervezési célú ülés időpontjáig a Felek arra törekednek, hogy megegyezzenek a testület előtt folyó eljárás közös munkanyelvében. A megállapodás 22.1. cikke (4) bekezdésének f) pontjával összhangban a Felek az eljárási szabályzat vegyes bizottság általi elfogadásától számított legkésőbb 90 napon belül értesítik egymást az általa előnyben részesített nyelvek jegyzékéről. A jegyzéknek tartalmaznia kell a WTO legalább egy munkanyelvét.

(43)

Ha a Felek nem tudnak megállapodni egy közös munkanyelvben, akkor mindkét Félnek az általa választott nyelven kell beadnia az írásbeli beadványait, amely mellett egyidejűleg biztosítja a másik Fél által az egyik, a (42) bekezdéssel összhangban bejelentett WTO-munkanyelvre történő fordítást is. A szóbeli meghallgatás megszervezéséért felelős Fél gondoskodik arról, hogy adott esetben a szóbeli előterjesztéseket a WTO ugyanazon munkanyelvére tolmácsolják.

(44)

A testület időközi és zárójelentését a közös munkanyelven kell kiadni. Ha a Felek nem állapodnak meg közös munkanyelvről, a testület időközi és zárójelentését az egyik, a (43) bekezdésben említett WTO-munkanyelven kell kiadni.

(45)

A Felek észrevételeket tehetnek az e szabályzattal összhangban készült dokumentumok fordításának pontosságával kapcsolatban.

(46)

Ha fordításra vagy értelmezésre van szükség valamely Fél által a WTO megfelelő munkanyelvén benyújtott írásbeli és szóbeli beadványok tekintetében, akkor a szóban forgó Fél viseli annak költségeit.

4. MELLÉKLET

A VÁLASZTOTTBÍRÁK MAGATARTÁSI KÓDEXE

I. Fogalommeghatározások

(1)

E magatartási kódexben:

a) „személyzet”: egy választott bíró tekintetében azok a személyek, akik az asszisztenseken kívül a választott bíró irányítása és ellenőrzése alá tartoznak;

b) „megállapodás”: az Európai Unió és Japán közötti gazdasági partnerségi megállapodás;

c) „választott bíró”: valamely testület egy tagját jelenti;

d) „asszisztens”: az a személy, aki valamely választott bíró megbízásának megfelelően kutatást folytat vagy segítséget nyújt az adott választott bíró részére;

e) „jelölt”: olyan személy, akinek neve a megállapodás 21.9. cikkében említett választott bírói jegyzékben szerepel;

f) „testület”: a megállapodás 21.7. cikke szerint létrehozott testület; valamint

g) „eljárás”: a testület eljárása.

II. A magatartási kódex biztosítása

(2)

A Felek ezt a magatartási kódexet a megállapodás 21.9. cikkében említett jegyzékbe történő felvételkor valamennyi jelölt rendelkezésére bocsátják.

III. Vezérelvek

(3)

Valamennyi jelölt és választott bíró e magatartási kódexnek megfelelően példamutató magatartást tanúsít annak érdekében, hogy a vitarendezési mechanizmus integritása és pártatlansága ne sérüljön.

IV. Nyilvánosságrahozatali kötelezettségek

(4)

A választott bíró kinevezésének elfogadása előtt a választott bírói feladatokra felkért jelöltnek nyilvánosságra kell hoznia minden olyan érdekeltséget, kapcsolatot vagy ügyet, amely valószínűleg hatással lehet függetlenségére vagy pártatlanságára, vagy amely észszerű megfontolások alapján a szabálytalanság vagy elfogultság látszatát keltheti az eljárás során. E célból a jelöltnek minden észszerű erőfeszítést meg kell tennie ahhoz, hogy tudomást szerezzen minden ilyen érdekeltségről, kapcsolatról és ügyről, beleértve a pénzügyi érdekeltségeket, a szakmai érdekeket, illetve a foglalkoztatási vagy családi érdekeket.

(5)

A (4) bekezdés szerinti nyilvánosságrahozatali kötelezettség folyamatos, és a kinevezés elfogadását követően a választott bíróra is vonatkozik. Az eljárás során a választott bíró a (4) bekezdés szerinti kötelezettségre vonatkozó minden új információt – amint arról tudomást szerzett – a lehető legkorábbi időpontban köteles közölni a Felekkel.

(6)

E nyilvánosságrahozatali követelmények teljesítése során a magánéletet tiszteletben kell tartani.

V. A kötelezettségek ellátása

(7)

Kinevezésének elfogadását követően a választott bíró rendelkezésre áll feladatainak elvégzése céljából, és feladatait a testület eljárásának egésze folyamán alaposan és gyorsan, tisztességgel és gondossággal látja el.

(8)

A választott bíró csak azokat a kérdéseket vizsgálja meg, amelyeket az eljárás során vetettek fel, és amelyek egy határozat meghozatalához szükségesek, és az ezzel összefüggő vizsgálat feladatát más személyre nem ruházhatja át.

(9)

A választott bíró az eljárás során a testület általi vizsgálat tárgyát képező kérdéseket illetően nem léphet ex parte kapcsolatba.

VI. Függetlenség és pártatlanság

(10)

A választott bíró független és pártatlan, kerüli a közvetlen és közvetett összeférhetetlenséget, nem befolyásolhatja önérdek, külső nyomás, politikai megfontolás, társadalmi felháborodás, valamely Félhez való lojalitás vagy a kritikától való félelem, valamit kerüli a szabálytalanság vagy elfogultság látszatának keltését.

(11)

A választott bíró sem közvetlenül, sem közvetve nem vállal olyan kötelezettséget vagy fogad el olyan előnyt, amely bármilyen módon hatással lehet kötelezettségeinek megfelelő ellátására, vagy ilyen hatás látszatát keltheti.

(12)

A választott bíró semmilyen személyes vagy magánérdek előmozdítására sem használhatja fel a testületben betöltött pozícióját, és kerüli mindazokat a cselekményeket, amelyek olyan látszatot kelthetnek, miszerint mások olyan sajátos helyzetben vannak, hogy befolyásolhatják őt.

(13)

A választott bíró nem hagyja, hogy korábbi vagy jelenlegi pénzügyi, üzleti, szakmai, személyes, családi vagy társadalmi kapcsolatok vagy kötelezettségek befolyásolják magatartását vagy döntését.

(14)

A választott bíró elkerüli minden olyan kapcsolat létesítését vagy pénzügyi érdekeltség szerzését, amely hatással lehet a pártatlanságára, vagy amely észszerű megfontolások alapján szabálytalanság vagy elfogultság látszatát keltheti.

(15)

A korábbi választott bíró kerül minden olyan cselekményt, amely azt a látszatot keltheti, hogy kötelezettségeinek ellátása során elfogult volt, vagy az általa szolgált testület döntéséből előnye származott.

VII. Bizalmas jelleg

(16)

Egyetlen választott bíró sem fedhet fel semmilyen, azon testületi eljárással kapcsolatos vagy az eljárás során szerzett nem nyilvános információt, amelynek élére kinevezték. A választott bíró semmilyen esetben sem használ fel ilyen információt annak érdekében, hogy személyes előnyt szerezzen vagy előnyt biztosítson mások számára, illetőleg mások érdekeit hátrányosan befolyásolja.

(17)

A választott bíró nem hozhatja nyilvánosságra a testület által hozott határozatot vagy annak egyes részeit, kivéve, ha a határozatot nyilvánosan hozzáférhetővé tették.

(18)

A választott bíró semmikor sem fedheti fel a testület tanácskozásain elhangzottakat, sem pedig valamely választott bíró álláspontját, sem pedig azon testületi eljárással vagy az ilyen eljárásban felmerülő vitás kérdésekkel kapcsolatos kijelentéseket, amelynek élére kinevezték.

(19)

A (16)–(18) bekezdés szerinti kötelezettségek továbbra is alkalmazandók a korábbi választott bíró esetében.

VIII. Egyéb kötelezettségek

(20)

A jelölt vagy választott bíró a lehető legkorábbi időpontban és bizalmas jelleggel köteles tájékoztatni a Feleket az e magatartási kódex tényleges vagy potenciális megsértésével kapcsolatos kérdésekről, a Felek által történő megfontolás végett.

(21)

A választott bíró megtesz minden észszerű és megfelelő lépést megtesz annak biztosítására, hogy asszisztense és igazgatási személyzete ismerje és betartsa az e magatartási kódex III., IV., VI. és VII. részében foglalt, a választott bírákra vonatkozó kötelezettségeket.

(22)

A választott bírák nyilvántartást vezetnek és kimutatást készítenek a testületi eljárásra fordított időről és felmerült költségeiről, valamint asszisztenseik ráfordított idejéről és költségeiről.