6.12.2017   

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

C 417/79

1.

A vallettai székhelyű Európai Menekültügyi Támogatási Hivatalt (a továbbiakban: a Hivatal, más néven EASO) a 439/2010/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet (1) hozta létre abból a célból, hogy előmozdítsa a gyakorlati menekültügyi együttműködést, és segítse a tagállamokat azon európai és nemzetközi kötelezettségük teljesítésében, hogy védelmet nyújtsanak a rászorulóknak. A Hivatal a migrációs válság kapcsán 2015 óta nyújt támogatást Görögországnak és Olaszországnak. 2016-ban az Európai Bizottság javasolta a Hivatal megbízatásának megerősítését és feladatainak jelentős mértékű kibővítését az uniós menekültügyi rendszer alkalmazása során felmerülő strukturális hiányosságok kezelésére (2). A Hivatal hotspotokon tevékenykedő csoportjai 2016 márciusa óta az Unió és Törökország közötti megállapodás gyakorlati végrehajtásán is dolgoznak és támogatják a görög menekültügyi szolgálat munkáját.

2.

A Hivatalra vonatkozó főbb adatokat a táblázat tartalmazza (3).

Táblázat

A Hivatalra vonatkozó főbb adatok

3.

Amint a táblázatból kiderül, a Hivatal feladatainak jelentős mértékű növekedése folytán a 2016-os végleges költségvetés több mint háromszor akkora volt, mint az előző évi. 2016-ban ráadásul a rendelkezésre álló személyi állomány létszáma 34 %-kal növekedett, és még folyamatban volt a rendszerek és eljárások új körülményekhez igazítása.

4.

A jelentés értelmezése során szem előtt kell tartani ezeket a kihívásokat, valamint a Számvevőszék mandátumát, amelyre nemzetközi számviteli standardok irányadók.

5.

A Számvevőszék ellenőrzési módszere analitikus ellenőrzési eljárásokat, tranzakciók közvetlen tesztelését, valamint a Hivatal felügyeleti és kontrollrendszereiben alkalmazott fő kontrollmechanizmusok értékelését foglalja magában. Mindez kiegészül más ellenőrök munkájából származó bizonyítékokkal, valamint a vezetői teljességi nyilatkozatok elemzésével.

20.

A Számvevőszék véleménye független az alábbi megjegyzésektől.

21.

2016 augusztusában a Hivatal nyílt eljárást indított (öt tétel) keretszerződés odaítéléséhez, a különböző országokban felmerülő, kulturális közvetítők/tolmácsok iránti igények kielégítése céljából. A négy aláírt és vizsgált tétel (2–5. tétel) esetében a keretszerződés összértéke négy évre vonatkozóan 60 millió euró volt. E négy tételt ugyanannak az összesített rangsorban az első helyet elért pályázónak ítélték oda. Ez a vállalkozó a három korábbi év egyike tekintetében nem felelt meg a kiválasztási kritériumok pénzügyi követelményeinek (egymillió eurós éves forgalom), ezért erre az évre rendelkezésre állási szerződést írt alá egy nonprofit szervezettel, amely vállalta, hogy „forgalmát” a vállalkozó rendelkezésére bocsátja. A költségvetési rendelet lehetővé teszi, hogy a pályázók más jogalanyok pénzügyi és gazdasági kapacitására támaszkodjanak; ebben az esetben azonban nem volt egyértelmű, hogyan bocsátaná rendelkezésre a szervezet a „forgalmát”, illetve hogy (tevékenységi köreinek ismeretében) ténylegesen hozzá tudna-e járulni a nyújtandó szolgáltatások biztosításához. A Hivatalnak el kellett volna utasítania ezt az ajánlatot, mert az nem felelt meg igazoltan a pályázók gazdasági és pénzügyi kapacitására vonatkozó követelményeknek. Ebből következően a keretszerződés és valamennyi kapcsolódó kifizetés szabálytalan (2016-ban nem történt kifizetés).

22.

Az Európai Tanács 2015. április 23-i rendkívüli ülése, valamint a kül- és belügyminiszterek által 2015. április 20-án elfogadott tízpontos migrációs terv felszólította a tagállamokat, hogy gondoskodjanak az összes migráns ujjlenyomatvételéről. E követelmény teljesítéséhez sürgősen növelni kellett a görög hatóságok ujjlenyomatvételi kapacitását. A Bizottság a Hivatalt bízta meg ezzel a feladattal. Ehhez a Bizottság és a Hivatal közötti támogatási szerződés keretében, 1,1 millió euró értékben 90 ujjlenyomat-szkennelő gépet és 90, ezekkel kompatibilis számítógépet (berendezést) kellett beszerezni, majd a görög államnak adományozni. A támogatási szerződés értelmében a berendezést először a rendőrség informatikai részlegére kellett szállítani Athénba, majd onnan kellett továbbítani a görög szigeteken működő hotspotok felé. A fellépés leírása értelmében a Hivatal munkatársainak a helyszínen kellett biztosítania a megfelelő szállítást, beüzemelést és a tulajdonjog görög rendőrségnek történő átadását. A Hivatal munkatársai azonban nem utaztak a helyszínre ebből a célból, és csak 2017 júliusában érkezett meg a görög illetékes hatóságok megerősítése arról, hogy a felszereléseket 2016. februárban és március elején leszállították a hotspotokra, és azóta rendeltetésszerűen használják őket.

23.

Amennyiben egy ár vagy költség kirívóan alacsonynak tűnik, az ajánlatkérő szervnek írásban be kell kérnie az annak elemeire vonatkozó részletes adatokat, és az ajánlattevő számára lehetőséget kell biztosítania észrevételei benyújtására (10). Két, különböző országokban kulturális mediátorok, illetve tolmácsok biztosítására irányuló tétel (a 3. és 5. tétel; lásd még: 21. bekezdés) esetében a következő legolcsóbb ajánlatnál 50, illetve 31 százalékkal alacsonyabb összegű ajánlatok érkeztek be a Hivatalhoz. Bár ez arra utal, hogy ezek az ajánlatok abnormálisan alacsony összegűek voltak, a Hivatal nem ítélte szükségesnek, hogy további magyarázatot kérjen a pályázótól.

24.

2016. októberi ellenőrzési jelentésében a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata (IAS) kiemelte: az igazgatási kiadások esetében nem megfelelően tervezik meg a beszerzési eljárásokat, valamint az eljárások, illetve a keretszerződéseken belül kötött speciális szerződések monitoringja nem megfelelő. A Hivatal és az IAS tervet fogadott el a korrekciós intézkedésekről.

25.

2016-ban a Hivatal működési környezetében több kihívással szembesült: nem csak a költségvetése nőtt meg jelentősen és feladatai bővültek ki, hanem a tranzakciók száma is lényegesen megnőtt, leváltották a számvitelért felelős tisztviselőt (könyvelő) (ezt az időszakot több ideiglenes megoldással kellett áthidalni) és bevezették a papírmentes munkafolyamatot. Ezt a folyamatosan változó és bizonytalan helyzetet nem enyhítette sem a számviteli rendszer újravalidálása, sem a tranzakciók rendszeres utólagos ellenőrzési rendszerének bevezetése (11).

26.

2014-ben a Bizottság több mint 50 uniós intézmény és szerv (beleértve a Hivatalt) nevében eljárva keretszerződést kötött egy vállalkozóval szoftverlicencek beszerzésére, valamint a kapcsolódó karbantartási és támogatási szolgáltatások nyújtására. A vállalkozó közvetítőként jár el a Hivatal és a Hivatal szükségleteit teljesíteni tudó beszállítók között. Ezekért a közvetítői szolgáltatásokért a vállalkozó a beszállítói árak 2–9 százalékának megfelelő mértékű szolgáltatási díjra jogosult. 2016-ban összesen 534 900 eurót fizettek ki a vállalkozónak. A Hivatal nem ellenőrizte rendszeresen az árakat és a beszállítói árajánlatok alapján felszámított szolgáltatási díjakat, valamint a vállalkozó felé kibocsátott beszállítói számlákat sem.

27.

A Bizottság megbízásából külső értékelést végeztek a Hivatal 2011–2014 közötti teljesítményéről, amelynek zárójelentése 2015 decemberében készült el. A zárójelentés megerősítette a Hivatal megbízatásának és feladatainak relevanciáját, továbbá megállapította, hogy főbb feladatait összességében eredményesen hajtotta végre és a várt eredmények döntő részben teljesültek. Az értékelés kitért arra is, hogy szükség van a műveletek hatékonyságának növelésére és a migráció területén működő többi uniós és nemzetközi intézménnyel és szervvel való együttműködésre, illetve a tevékenységek közötti összhangra. A Hivatal jelenleg kibővült megbízatása fényében az igazgatótanáccsal egyetértésben kidolgozott cselekvési tervet hajt végre, az erre vonatkozó záró végrehajtási jelentés a tervek szerint 2017 júniusában készül el.

28.

A Hivatal összesen 852 136 euró értékben 65 konténert vásárolt és üzemelt be, amelyekben a görög és az olasz hotspotokon mobil irodákat alakít ki. A konténerek némelyikét olyan helyen állították fel, ahol később hasonló, nem a Hivatalhoz tartozó konténereket zavargások során leromboltak. A Hivatal a konténerekre ilyen kár esetére nem kötött biztosítási szerződést.

29.

A Hivatal nem hajtotta be időben valamennyi esedékes fennálló követelését. A 2014-re és 2015-re vonatkozó héa-visszatérítést (180 919 euró, illetve 245 960 euró) 2016 végéig még nem fizettették vissza.

30.

Nagyarányú – 2,5 millió euró, azaz 43,9 % (2015: 1 076 583 euró, azaz 36,9 %) – volt a lekötött előirányzatok átvitele a II. cím (Igazgatási kiadások) esetében. Az átvitelek főként az informatikai infrastrukturális fejlesztések, a fordítások és kiadványok, az üzleti tanácsadás és az igazgatótanácsi ülések olyan költségeire vonatkoztak, amelyekre nézve a szerződéseket 2016 vége felé kötötték meg, illetve a számlákat csak 2017-ben állították ki.

31.

A melléklet áttekintést ad a korábbi évek számvevőszéki megjegyzései nyomán tett korrekciós intézkedésekről.