15.

Anélkül, hogy megkérdőjelezné a Számvevőszék által közölt általános felhasználási arányokat, a Közös Vállalkozás hangsúlyozni kívánja, hogy operatív kiadásainak (1) többsége esetében a tényleges felhasználási arány a kötelezettségvállalási előirányzatoknál 97 %, a kifizetési előirányzatoknál pedig 84 % volt. A Közös Vállalkozás további igényléseket kapott, amelyek jóváhagyása az év végéig még nem történt meg; ezek további 5 %-ot jelentenek, amellyel a tényleges felhasználási arány 89 %-ra emelkedne, ez tehát a tevékenységek hatékonyabb végrehajtására utal. A Közös Vállalkozás azonban elismeri, hogy a pályázati felhívásokhoz kapcsolódó kiadások területén még további változtatásokra van szükség annak érdekében, hogy több jelentést tudjon határidőre lezárni, illetve összességében nagyobb összegű kifizetési előirányzatot tudjon folyósítani (2). A Közös Vállalkozás összességében csökkenést tapasztalt a legutóbbi pályázatok lebonyolítási idejében, ami annak köszönhető, hogy folyamatosan próbálta fejleszteni munkafolyamatát és folyamatait a folyósításig eltelt idő lerövidítése érdekében. A 2012. január 13-án indult, SP1-JTI-CS-2012-01 sz. pályázati felhívás közzététele és a Közös Vállalkozás támogatási megállapodásának aláírása között eltelt átlagos idő valójában 278 nap (9,1 hónap) volt.

16.

Időközben, még a 2012-es végleges jelentés elkészítése előtt, a Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás pénzügyi munkatársai dolgoztak azon a két hiányosságon, amelyeket a Számvevőszék jelzett a „GMT eszközzel” kapcsolatban: ezek a költségigénylések korrekciójával kapcsolatos információt, illetve a részleges kifizetések nyilvántartását érintették. Mindkét funkció integrálása megtörtént, és jelenleg is használhatók az eszközön belül.

A rendszer nyújtotta támogatás további fejlesztése érdekében a Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás jelenleg egy új funkciót tesztel, amely a tagok által nyújtott természetbeni hozzájárulások rögzítését és nyomon követését teszi lehetővé. Ez a funkció várhatóan még 2013-ban működőképes lesz.

17.

Ami a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó igazolást készítő ellenőrök által jelzett, a Számvevőszék által vizsgált, 2010-es évet érintő két költségigényléssel kapcsolatos fenntartásokat illeti, a Közös Vállalkozás számos lépést tett a 2011-es validáció során a felvetett problémák tisztázása érdekében, illetve hogy megfelelően reagáljon a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó igazolásban szereplő hatásköri korlátozásokra, függőben tartva a személyi jellegű és közvetett költségek érintett kategóriáit.

A Számvevőszék által említett egyik esetben az adott kedvezményezett későbbi (2011-es) költségigénylése tekintetében a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó igazolást ugyanazok az ellenőrök adták ki, ami ésszerű bizonyosságot nyújtott a Közös Vállalkozás számára a megelőző időszakban (2010-ben) igényelt költségek elszámolhatósága tekintetében is. Ezért a Közös Vállalkozás jóváhagyta az érintett, függőben lévő költségek kifizetését.

A Számvevőszék által feltárt másik esetben, ahol a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó igazolás szerint hiányoztak a személyi jellegű költségeket alátámasztó dokumentumok (munkaszerződések), de az igénylést végül a Közös Vállalkozás mégis jóváhagyta, a Közös Vállalkozás utólagos ellenőrzést végző munkatársa a későbbiekben megállapította, hogy a kedvezményezett által benyújtott alternatív bizonyíték elegendő bizonyosságot nyújtott ahhoz, hogy az érintett költségeket elszámolhatónak minősítsék.

Annak érdekében, hogy a kedvezményezettek, a Közös Vállalkozás pénzügyi tisztviselői, valamint a külső ellenőrök tisztábban láthassanak a költségigénylések sajátos, visszatérő problémáival kapcsolatban (pl. munkaszerződések helyetti alternatív bizonyíték), a Közös Vállalkozás olyan végrehajtási szabályok (formális vezetői döntések) kidolgozását kezdte meg, amelyek meghatározzák a költségek elszámolhatóságának minimumkövetelményeit.

A Közös Vállalkozás tisztában van azzal, hogy a konkrét, egyedi ügyek kezelése mellett általánosan is szükség van a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó igazolások minőségének javítására és egyértelműbbé tételére, ezért a korábbi évekhez hasonlóan egy célirányos workshopot szervezett, amelyen 2013-ban nem csupán az összes kedvezményezett, hanem a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó igazolásokat készítő ellenőrök is részt vehettek – ezzel biztosítható, hogy minden szereplő megértse és betartsa az előírt eljárásokat.

18.

A Közös Vállalkozás elismeri, hogy a költségigénylések elfogadásához vezető lépéseket nem mindig szabályozták megfelelően, és a dokumentációkhoz nem mindig csatoltak elegendő bizonyítékot.

A partnerek jelentéseinek technikai elfogadása érdekében a Közös Vállalkozás most a bizottsági szolgálatokéval azonos szintű hozzáférést kapott az elektronikus elfogadási munkafolyamathoz. Ez segítséget nyújt majd a Közös Vállalkozás projektvezetőinek a technikai elfogadás jobb dokumentálásában.

A Számvevőszék által említett esetben mindkét funkciót kivételesen az adminisztratív és pénzügyi vezető töltötte be, aki az adott napon a szabadságon lévő ügyvezető igazgatót helyettesítette, az ügyvezető igazgató döntésének megfelelően. Mivel a Tiszta Égbolt kis létszámmal rendelkezik, ez több személynél is előfordulhat kivételes esetben, amikor az éves szabadságukat töltik. A Közös Vállalkozásnak az év utolsó negyedévében sikerült ezt a helyzetet teljesen kiküszöbölnie, még a hiányzások esetében is.

Ami a partnerek támogatási megállapodásaival kapcsolatos jelentéstételt illeti, a Közös Vállalkozás időközben hatékony monitoringfolyamatot alakított ki. E folyamat részeként a kedvezményezetteket rendszeresen emlékeztetjük jelentéstételi kötelezettségeikre. Ezt – az előírt jelentéstételi kötelezettség súlyos megszegése esetén – hivatalos felszólítás követi.

19.

A számviteli tisztviselő 2012-es jelentésében szereplő ajánlásokat hasznosítottuk. A támogatáskezelő eszköz (GMT) funkcióit továbbfejlesztettük (lásd 6. pont), és a Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás az új funkciókat további validációnak vetette alá 2013 augusztusában. A bútorzat fizikai leltározása megtörtént. A Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás a költségvetésre vonatkozó jelentéstételre a Datawarehouse rendszert használja.

20.

A belső ellenőrzési tisztviselő frissítette a 2013-ra szóló stratégiai ellenőrzési tervet, figyelembe véve a 2011. és 2012. években elmaradt megbízhatósági ellenőrzéseket is.

Bár 2012-ben a tervezett megbízhatósági ellenőrzési feladatokra nem került sor, a belső ellenőrzési tisztviselő tevékenysége kiterjedt a potenciális belső ellenőrzési kockázatokra, hiszen sokrétű tanácsadási szolgáltatást, valamint a vezetőség részére közvetlen támogatást nyújtott. Az átfogó kockázatértékelés eredményeként a belső ellenőrzési tisztviselő kockázatcsökkentő intézkedéseket dolgozott ki a Közös Vállalkozás vezetősége részére annak érdekében, hogy erősítse a folyamatok feletti belső ellenőrzést minden fő tevékenység esetében.

21.

Ami a támogatások kezelésére irányuló éves tervezési folyamatot érintő, IAS által végzett ellenőrzést illeti, a Közös Vállalkozás vezetősége intézkedéseket hagyott jóvá az ellenőrök által jelzett problémák orvoslása érdekében. Az intézkedések végrehajtása jelenleg folyamatban van, és azokat az IAS megfelelő időben értékelni fogja.

22.

A 2014-es évtől a Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás a tervek szerint új köz-magán társulássá alakul, amely eltérő keretszabályok szerint fog működni, és többek között pénzügyi szabályzata is módosul. Ezért a Tiszta Égbolt meglévő pénzügyi szabályzatának módosítására már nem kerül sor, hiszen az csak 2013 végéig van érvényben. A Bizottság általános költségvetési rendeletének 209. cikke szerinti köz-magán társulásokra vonatkozó költségvetésirendelet-minta várakozásunk szerint 2014 januárjában lép életbe. A Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás új pénzügyi szabályzata ennek alapján fog elkészülni.

Ettől függetlenül a Tiszta Égbolt Közös Vállalkozás 2011 óta alkalmazza gyakorlatában a jelenleg hatályos keretrendeletben a Bizottság belső ellenőrének jogkörére vonatkozóan előírt rendelkezéseket.

25.

A Közös Vállalkozás szorosabban nyomon fogja követni a projekteredmények, valamint az új információk és jogok felhasználásával és hasznosításával, illetve a terjesztési tevékenységekkel kapcsolatos jelentéstételt, biztosítva ezáltal az 1982/2006/EK határozat 7. cikkének, valamint a Közös Vállalkozás tagokkal és partnerekkel kötött támogatási megállapodásaiban foglalt szabályoknak való megfelelést.

A Közös Vállalkozás specifikus jelentéseket fog kérni a szellemi tulajdonjogok védelmével, valamint az integrált technológiademonstrációs rendszerek (ITD) programjaiból és projektjeiből származó eredmények felhasználásával és hasznosításával, illetve terjesztésével kapcsolatban, hogy biztosítsa a jelentéstételi kötelezettségek teljesítését, illetve hogy e jelentéstételnek köszönhetően megfelelő szintű információval rendelkezhessen.

Ami az 1906/2006/EK rendelet 27. cikkének való megfelelést illeti, megjegyzendő, hogy a (26) preambulumbekezdés értelmében a közös vállalkozások nem tartoznak a rendelet hatálya alá. A Közös Vállalkozás azonban egyetért a 27. cikkben foglalt célkitűzésekkel, és nyomon fogja követni az új információk és jogok felhasználásával és terjesztésével kapcsolatos terv végrehajtását.