Javaslat az Európai parlament és a Tanács rendelete a vízuminformációs rendszerről (VIS) és a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumokra vonatkozó adatok tagállamok közötti cseréjéről {SEC (2004) 1628} /* COM/2004/0835 végleges - COD 2004/0287 */

Brüsszel, 28. 12. 2004

COM (2004) 835 végleges

2004/00287 (COD)

Javaslat

AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS RENDELETE

a vízuminformációs rendszerről (VIS) és a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumokra vonatkozó adatok tagállamok közötti cseréjéről

{SEC (2004) 1628}

(előterjesztő: a Bizottság)

INDOKLÁS

1. ÁLTALÁNOS CÉLKITűZÉS

A szabadságon, a biztonságon és a jog érvényesülésén alapuló térség folyamatos kialakításával párhuzamosan az Európai Unió biztosítja a személyek szabad mozgását és a magas biztonsági szintet. Ebben az összefüggésben elsőrendű prioritást kapott a vízuminformációs rendszer (VIS), mint a tagállamok közötti vízumadatcsere rendszer, amely a stabilitást, valamint a biztonságot célzó és elősegítő EU politikán belül az egyik kulcskezdeményezést képezi.

A laekeni, sevillai és tesszaloniki Európai Tanács következtetései alapján az IB-tanács 2004. február 19-én elfogadta a vízuminformációs rendszer fejlesztéséről szóló következtetéseket[1]. A 2004. március 25-26-i brüsszeli Európai Tanács[2] megerősítette, hogy ezek a tanácsi következtetések iránymutatást adnak a VIS fejlesztésére vonatkozóan, amelyet “a VIS műszaki bevezetése és a VIS felállításáról szóló jogi aktusra vonatkozó javaslat előkészítése során figyelembe kell venni”, miközben a közösségeknek a személyes adat védelméről szóló jogszabályait teljes egészében tiszteletben kell tartani”[3].

Ezt a javaslatot megelőzően a Tanács 2004. június 8-án elfogadta a vízuminformációs rendszer (VIS) létrehozásáról szóló 2004/512/EK tanácsi határozatot[4], amely létrehozza a kívánt jogalapot, mely lehetővé teszi a VIS fejlesztéséhez szükséges előirányzatoknak az Európai Unió költségvetésébe történő felvételét és a költségvetés ezen részének végrehajtását, meghatározza a VIS felépítését és megbízza a Bizottságot, hogy a SIS II bizottság[5] segítségével műszaki szinten dolgozza ki a VIS-t, miközben a nemzeti rendszereket a tagállamoknak kell átalakítani és/vagy kifejleszteni.

A VIS további fejlesztése és felállítása egy átfogó jogi keretszabály kidolgozását kívánja meg. Ezen európai parlamenti és a tanácsi rendeletre vonatkozó javaslat célkitűzése a VIS céljának, feladatainak és felelősségi körének meghatározása, a Bizottság megbízása a VIS kialakításával és fenntartásával, valamint a tagállamok között a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumkérelmekre vonatkozó adatcsere folyamatainak és feltételeinek kialakításával annak érdekében, hogy ez könnyítse az ilyen kérelmek vizsgálatát és az ezzel kapcsolatos határozathozatalt.

A VIS hozzájárul a közös vízumpolitika igazgatása, a konzuli együttműködés és a központi konzuli hatóságok közötti konzultáció javításához, annak érdekében, hogy védekezzen a belső biztonságot fenyegető veszélyek és a „vízumkereskedelem” ellen, megkönnyítse a csalás elleni küzdelmet és az ellenőrzést a külső határ ellenőrző pontjain és a tagállamok területén, segítsen az illegális bevándorlók azonosításában és kitoloncolásában és megkönnyítse a 343/2003/EK „II. dublini rendelet”[6] végrehajtását. A vízumkérelmek vizsgálatának javítása, beleértve a központi hatóságok közötti konzultációt, valamint a konzulátusokon és az ellenőrző pontokon a kérelmező ellenőrzését és személyazonosítását, hozzájárul a tagállamok belső biztonságához és segíti a terrorizmus elleni harcot[7], amely egy horizontális célkitűzést és alapkritériumot képez a közös vízumpolitikához, valamint az illegális bevándorlás elleni küzdelemhez[8]. A VIS ezzel párhuzamosan a vízumkiadások és ellenőrzések tökéletesítésével a jóhiszemű utasok javát szolgálja.

Ezen rendelet alkalmazási területe kapcsolódik a schengeni rövid távú tartózkodásra jogosító vízumok adatcseréjéhez, mint a VIS elsőrendű célkitűzéséhez, beleértve a nemzeti hosszú távú tartózkodásra jogosító vízumokat is, amelyek jelenleg rövid távú tartózkodásra jogosító vízumként érvényesek. A schengeni országok hosszú távú tartózkodásra jogosító nemzeti vízumára vonatkozó adatcsere, amelyet a 2004. február 19-i tanácsi következtetések[9] is tartalmaznak, egy külön jogi aktust kíván meg. A rövid távú tartózkodásra jogosító vízumokra vonatkozón kívül a hosszú távú tartózkodásra jogosító vízumok kiadási eljárásával kapcsolatosan a tagállamoknak nincs közös rendszere, és a Szerződés vonatkozó 63. cikke (3) bekezdésének a) pontjára az együttdöntési eljárás nem alkalmazandó mindaddig, amíg nem születik határozat a Szerződés 67. cikke (2) bekezdése alapján.

Ez a rendelet képezi a VIS jogi keretének fő eszközét. Ugyanakkor ezen jogi keret kiegészítésére további jogi aktusokra van szükség, különösen a következők érdekében:

a) a Közös Konzuli Utasítás (CCI)[10] módosítása, különös tekintettel a biometrikus adatok megszerzésének szabványaira és eljárásaira, beleértve a biometrikumok rögzítésének kötelezettségét és az ez alól való kivételek megnevezését;

b) az Írországgal és az Egyesült Királysággal történő adatcsere mechanizmusának kifejlesztése azzal a céllal, hogy megkönnyítse a 343/2003/EK, II. dublini rendelet[11] alkalmazását és segítse az illegális bevándorlók azonosítását, valamint a kitoloncolásukra vonatkozó igazgatási eljárást, mindaddig, amíg Írország és az Egyesült Királyság részt vesz a bevándorlási és kitoloncolási politikában;

c) azoknak a hosszú távú tartózkodásra jogosító vízumoknak az adatcseréje, amelyek jelenleg a VIS szerint nem rövid távú tartózkodásra jogosító vízumként érvényesek; ez az ilyen vízumokra vonatkozó közös megállapodás hiányában további politikai iránymutatást igényel.

2. A VÍZUMINFORMÁCIÓS RENDSZER (VIS) HATÁSAI

Az ezen javaslat mellékletét képző kiterjesztett hatásvizsgálat[12] rávilágít a VIS szükségességére és annak hatásaira, más eljárási lehetőségekkel összehasonlítva és külön hangsúlyozza, hogy a VIS-ben a biometrikus adattárolás és -használat miért elengedhetetlen annak érdekében, hogy a VIS elérje célkitűzéseit és melyek a megfelelő adatvédelmi és adatbiztonsági biztosítéki intézkedések. A személyes adatokra vonatkozó kényes kérdések vonatkozásában többek között a 29. cikk szerinti munkacsoporttal[13] való konzultáció szükséges.

3. JOGALAP

Ez a rendelet az EK-Szerződés 62. cikke (2) bekezdésének b) ii. pontján és 66. cikkén alapszik. A 66. cikk meghatározza a VIS felállításához és működtetéséhez, valamint a tagállamok közötti vízumadatcsere-eljáráshoz a megfelelő jogalapot, biztosítva a tagállamok érintett hatóságai közötti, valamint az ezen hatóságok és a Bizottság közötti együttműködést a Szerződés IV. címe által megjelölt területeken. Ezek a területek magukba foglalják a közös vízumpolitika bevezetését, de a külső határokon történő ellenőrzést, valamint a menekültügyet és az illegális bevándorlást érintő intézkedéseket is.

Ugyanakkor a VIS-ben szereplő vízumadatok bevezetésére, cseréjére és az azokba való betekintésre vonatkozó mechanizmusoktól és eljárásoktól eléggé elkülönülve a rendelet olyan eljárásokat alkalmaz, amelyek szükséges feltételei annak, hogy a közös vízumpolitikára vonatkozó schengeni vívmányok alapján a tagállamok a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumvizsgálatot elvégezzék, és a vízumot kiadják. A VIS-be történő információ bevitele a vízumkérelem kézhezvételének és az előző kérelmek VIS-bírálatának pillanatában kötelező lépések az ilyen kérelem vizsgálata során, és ezek a 62. cikk (2) bekezdésének b) ii. pontja értelmében maguk is a vízumkiadási eljárás részei és feltételei.

Az EKSz. 67. cikkének (4) bekezdésének megfelelően az EKSz. 62. cikke (2) bekezdése b) ii. pontjában említett intézkedéseket a 251. cikkben említett együttdöntési eljárással összhangban kell elfogadni. Mivel a 66. cikk most minősített többséget és nem egyhangúságot kíván meg, mint korábban[14], a két jogalap összeegyeztethető és kombinálható. Így az együttdöntési eljárás a rendelet teljes egészének elfogadására vonatkozik.

4. A VIS-BEN VALÓ RÉSZVÉTEL

Mivel a rendelet meghatározza a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumok adatainak azon tagállamok közötti cseréjét, amelyek ”belső határaiknál megszüntették az ellenőrzéseket”[15], a közös vízumpolitikára vonatkozó schengeni vívmányok fejlesztését jelenti. A VIS-ben való részvétel következményei a következők:

Izland és Norvégia:

A tanács és az Izlandi Köztársaság, valamint a Norvég Királyság között megkötött, ez utóbbiaknak a schengeni vívmányok végrehajtásához, alkalmazásához és fejlesztéséhez való társulásáról szóló társulási megállapodásban[16] meghatározott eljárások alkalmazandók, mivel ezen javaslat a schengeni vívmányokon alapszik, az ezen megállapodás A. mellékletében meghatározottak szerint.

Dánia :

Az EUSz. és az EKSz. mellékletében, a Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv értelmében Dánia nem vesz részt a rendelet elfogadásában, és így az rá nézve nem kötelező, vagy azt nem kell végrehajtania. Mivel ez a rendelet egy olyan jogi aktus, melynek célja, hogy az EKSz. IV. címével összhangban a schengeni vívmányokra épüljön, a fent említett jegyzőkönyv 5. cikke alkalmazandó.

Egyesült Királyság és Írország :

A schengeni vívmányoknak az Európai Unió keretébe történő beillesztéséről szóló jegyzőkönyv 4. és 5. cikke és a Nagy-Britannia kérésére vonatkozó, 2000. május 29-i 2000/365/EK tanácsi határozat[17], valamint az Írországnak, a schengeni vívmányok rendelkezései egy részében való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2002. február 28-i 2202/192/EK tanácsi határozat[18] szerint, az Egyesült Királyság és Írország nem vesznek részt a rendelet elfogadásában, az nem kötelezi őket és nem kell végrehajtaniuk.

Új tagállamok :

Mivel a kezdeményezés a schengeni vívmányokon alapuló jogi aktust képez vagy a csatlakozási okmány 3. cikke (2) bekezdése értelmében másféleképpen kapcsolódik ahhoz, a rendeletet egy új tagállamban csak egy, az ezen rendelkezéssel összhangban lévő tanácsi határozat alapján szabad alkalmazni.

Svájc :

Ez a rendelet az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség által, ez utóbbinak a schengeni vívmányok végrehajtásához, alkalmazásához és fejlesztéséhez való társulásáról szóló megállapodás [19] értelmében a schengeni vívmányok rendelkezéseinek fejlesztését jelenti, amely ezen megállapodásnak a Európai Közösség nevében történő aláírásáról és bizonyos rendelkezéseinek ideiglenes alkalmazásáról szóló tanácsi rendelet[20] 4. cikkének (1) bekezdésében említett területet érinti.

5. MÁSODLAGOSSÁG ÉS ARÁNYOSSÁG

A 62. cikk (2) bekezdés b) ii. pontja a rövid távú tartózkodásra jogosító vízum tagállamok által történő kiadásának eljárásaira és feltételeire vonatkozóan alakít ki közösségi felelősséget. A 66. cikk a tagállamok közötti, valamint a tagállamok és a Bizottság közötti együttműködés biztosítását célzó intézkedésekre vonatkozóan alakít ki közösségi felelősséget. Ezeket a felelősségeket ugyanakkor az Európai Közösséget létrehozó szerződés 5. cikkével összhangban kell gyakorolni. A javaslat kielégíti ennek a rendelkezésnek a kritériumait:

A rendelet célkitűzését, egy, a tagállamok közötti vízumadatcserére vonatkozó közös rendszer és közös eljárások létrehozását a tagállamok nem érhetik el megfelelő mértékben, és ezért az intézkedés köre és hatása okán az közösségi szinten jobban elérhető.

A Bizottság tevékenysége a központi vízuminformációs rendszer, a nemzeti interfészek és a központi VIS, valamint a nemzeti interfészek közötti kommunikációs infrastruktúra felállítására és fenntartására korlátozódik, míg a nemzeti rendszer feletti rendelkezés az egyes tagállamoknál marad. A rendeleti formát azért választották, mivel egy általános hatályú jogi aktus elfogadására van szükség, amely teljes egészében kötelező és a tagállamokban közvetlenül alkalmazandó.

Ez a kezdeményezés nem lép túl azon a mértéken, mint ami célkitűzésének eléréséhez szükséges: a VIS-be bekerülő adat a vízumkérelmek vizsgálatához és az erről szóló határozat meghozatalához szükséges adat. A kérelmező alfanumerikus adatait az adott igénylőlapról kell felvenni. A vízumkérelmező pontos ellenőrzésének és azonosításának biztosításához szükség van biometrikus adatok képzésére a VIS-ben. Ez lehetővé teszi a más tárolási módok, például mikrochip létezésétől, kiszerelésétől, és rossz működésétől független ellenőrzést és azonosítást. Ugyanakkor ez a javaslat nem foglalja magába a szkennelt okmányok tárolását, habár ezt a tanácsi következtetések[21] tartalmazzák, mivel ez nem képez kellő mennyiséget az ilyen jövőbeni okmányokat figyelembe véve, csak különleges esetekben; ilyen esetekben az okmány másolatai továbbíthatók a vízumot kiállító hatóság kérésére[22].

Az adatokba való betekintés kizárólag az egyes tagállamok illetékes hatóságainak erre megfelelően feljogosított alkalmazottjai számára megengedett, ahol minden esetben meg kell jelölni a felhasználás célját ezen rendelet meghatározása szerint és a betekintés arra a mértékre korlátozott, amit a felhasználási céllal összhangban lévő feladat ellátása megkövetel.

6. A JAVASLAT SZERKEZETE ÉS TARTALMA

Ez a VIS jogi keretszabályainak kialakítására vonatkozó másodlagos jogi aktusra irányuló javaslat hét fejezetet tartalmaz: az első fejezet meghatározza a rendelet tárgyát és a VIS célját, fogalommeghatározásokat, adatbesorolásokat és a VIS-be való betekintés általános szabályait.

A második fejezet részletezi a belépéssel és a vízumhatóságok általi adatfelhasználással kapcsolatos kötelezettségeket és eljárásokat. Meghatározza azokat az adatokat, amelyeket a kérelem nyilvántartásba vétele során rögzíteni kell, és azokat, amelyeket hozzá kell adni, amikor megszületett a határozat a vízum kiadásáról, elutasításáról, megsemmisítéséről, visszavonásáról vagy meghosszabbításáról vagy a kérelem vizsgálatának elutasításáról. Továbbá ez a fejezet határozza meg a vízumhatóságok számára azokat a kötelezettségeket, amelyek a vízumkérelmek vizsgálata esetében a VIS használatát követelik meg és azokat az eljárásokat, amelyek a központi hatóságok közötti konzultáció céljából történő VIS használatra és okmánykérelemre vonatkoznak, eképpen integrálva a jelenlegi VISION hálózat műszaki megoldásait a VIS-be. A vízumhatóságok jelentési és statisztikai célú adathasználatát is rendelkezés szabja meg.

A harmadik fejezet részletezi a különleges célból, más hatóságok által történő VIS-adathasználat feltételeit és eljárásait: vízumellenőrzéshez, az illegális bevándorlók azonosításához és kitoloncolásához, a menedékjog iránti kérelem felelősségének meghatározásához és menedékjog iránti kérelem elbírálásához. A VIS konzultációs jogával felhatalmazott hatóságokat ezek a különleges célok határozzák meg.

A negyedik fejezet állapítja meg a VIS-ben rögzített adatok visszatartásának és módosításának szabályait. Az ötödik fejezet határozza meg a VIS felelősségeit, beleértve a VIS működtetési irányítását, az adathasználatot és adatbiztonságot, valamint a felelősségre, rögzítésre és szankciókra vonatkozó szabályokat.

A hatodik fejezet tárgyalja az adatvédelemre vonatkozó jogokat és ellenőrzést. Mivel a 95/46/EK irányelv és a 45/2001/EK rendelet teljes egészében alkalmazandó erre a rendeletre[23], ennek a fejezetnek a rendelkezése tisztáz bizonyos pontokat az érintett jogainak biztosítékai és a nemzeti felügyeleti hatóságok, valamint a független felügyeleti hatóság szerepe tekintetében.

Az utolsó fejezet tartalmazza a végrehajtást, az átvitel és a művelet indítását, a komitológiát, felügyeletet és értékelést, ezen rendelet hatálybalépését és alkalmazhatóságát.

Az egyes cikkekről szóló kommentár ezen javaslat mellékletét képezi.

2004/00287 (COD)

Javaslat

AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS RENDELETE

a vízuminformációs rendszerről (VIS) és a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumokra vonatkozó adatok tagállamok közötti cseréjéről

AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,

tekintettel az Európai Uniót létrehozó Szerződésre, és különösen annak 62. cikke (2) bekezdése (b) albekezdésének (ii) pontjára és 66.cikkére,

tekintettel a Bizottság javaslatára[24],

a Szerződés 251. cikkében meghatározott eljárással[25] összhangban,

mivel:

(1) A tanács 2001. szeptember 20-i következtetései és az Európai Tanács 2001. december 14-i és 15-i laekeni ülésének, 2002. június 21-i és 22-i sevillai ülésének, 2003. június 19-i és 20-i thesszaloniki ülésének és 2004. december 25-i és 26-i brüsszeli ülésének következtetései alapján a vízuminformációs rendszer (VIS) létrehozása az Európai Uniónak a stabilitás és biztonság fenntartását célzó politikáján belüli kulcskezdeményezések egyikét képviseli.

(2) A vízuminformációs rendszert (VIS) létrehozó 2004. június 8-i 2004/512/EK tanácsi határozat[26] a VIS-t a tagállamok közötti vízumadatok cseréjére szolgáló rendszerként hozta létre.

(3) Szükséges tehát, hogy a Bizottság megbízást kapjon a VIS létrehozására és fenntartására, valamint a VIS céljának, feladatainak és felelősségeinek meghatározására és a tagállamok között, a vízumadatok cseréjére vonatkozó feltételek és eljárások létrehozására, annak érdekében, hogy megkönnyítsék a vízumkérelmek elbírálását és az arra vonatkozó határozatokat, figyelembe véve a Tanács által 2004. február 19-én elfogadott, a VIS fejlesztésére vonatkozó iránymutatásokat.

(4) A vízuminformációs rendszernek a tagállamok közötti, a kérelmek és az ehhez kapcsolódó határozatok adatai cseréjének megkönnyítésével elő kell segíteni a közös vízumpolitika ügyvitelét, a konzuli együttműködést és a központi konzuli hatóságok közötti konzultációt, annak érdekében, hogy védekezzen a bármely tagország belső biztonságát fenyegető veszélyek és a „vízumkereskedelem” ellen, megkönnyítse a csalás elleni küzdelmet és az ellenőrzést a külső határ ellenőrző pontjain és a tagállamok területén. A VIS megkönnyíti az illegális bevándorlók azonosítását és kitoloncolását, valamint a harmadik ország állampolgára által, az egyik tagállamban benyújtott menedékjog iránti kérelem megvizsgálására illetékes tagállam meghatározására vonatkozó feltételek és eljárás létrehozásáról szóló 2003. február 18-i 343/2003/EK tanácsi rendelet[27] alkalmazását.

(5) A vízuminformációs rendszert össze kell kötni a tagállamok nemzeti rendszereivel annak érdekében, hogy lehetővé tegyük a tagállamok illetékes hatóságai számára a vízumkérelmekre és a kiadott, törölt, visszavont és meghosszabbított vízumokra vonatkozó adatok feldolgozását.

(6) A VIS-ben lévő adatok bevitelére, módosítására, törlésére és az azokba való betekintésre vonatkozó feltételeknek és eljárásoknak figyelembe kell venni a diplomáciai és konzuli képviseleti vízumokra vonatkozó, a Közös Konzuli Utasításban meghatározott eljárásokat (a továbbiakban “Közös Konzuli Utasítás”)[28].

(7) A központi nemzeti hatóságok számára rendelkezésre álló hálózat műszaki megoldásait a közös határokon az ellenőrzések fokozatos eltörléséről szóló, 1985. június 14-i megállapodás végrehajtási egyezményének[29] 17. cikke (2) bekezdésének meghatározása szerint integrálni kell a VIS-be.

(8) A VIS által feldolgozandó adatot a közös vízumkérelmi nyomtatvány által szolgáltatott adat figyelembevételével kell meghatározni, mint ahogy azt a 2002. április 25-i 2002/354/EK tanácsi határozat, annak III. részét érintő kiigazítás, és annak 16. melléklete, a Közös Konzuli Utasítás[30] megalkotása, valamint egy egységes vízumformátumot meghatározó, 1995. május 29-i 1683/95/EK tanácsi rendelet által előírt vízumbélyegre vonatkozó információ[31] előírja.

(9) A vízumkérelmező pontos ellenőrzésének és azonosításának biztosításához szükség van a VIS-ben történő biometrikus adatfeldolgozásra.

(10) Szükséges a tagállamok azon illetékes hatóságainak, és azok hivatalosan meghatalmazott alkalmazottainak meghatározása, akik kifejezetten feladatuk elvégzése céljából hozzáférhetnek a VIS adatainak speciális célból történő bevitelére, módosítására, törlésére és az abba való betekintésre.

(11) A VIS-ben tárolt személyes adatokat csak addig szabad tárolni, amíg az a VIS céljai érdekében szükséges. Az adatokat öt évig kell megőrizni annak érdekében, hogy az előző kérelemre vonatkozó adatokat figyelembe lehessen venni a vízumkérelem vizsgálatához, beleértve a kérelmező jóhiszeműségét, illetve azon illegális bevándorlók dokumentálásához, akik bizonyos időszakban vízumot kérhettek. Egy rövidebb időszak nem lenne elegendő ezen célok eléréséhez. Az adatot az öt éves időszak elteltével törölni kell, hacsak nincs indoka a korábbi törlésnek.

(12) Pontos szabályokat kell meghatározni egyrészt a VIS létrehozására és működésére vonatkozó bizottsági felelősség tekintetében, másrészt a tagállamoknak a nemzeti rendszerek létrehozására és működésére vonatkozó, valamint a nemzeti hatóságok általi adathasználatra vonatkozó felelősség tekintetében.

(13) Ezen rendelet bármiféle megsértéséből adódó károk tekintetében meg kell határozni a tagállami felelősségi szabályokat. Az ilyen károk tekintetében a Bizottság felelősségére vonatkozóan a Szerződés 288. cikkének második bekezdése irányadó.

(14) A személyes adatok feldolgozása és az ilyen adatok szabad mozgása tekintetében a személyek védelméről szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv[32] ezen rendelet alkalmazásában a személyes adatoknak a tagállamok által történő feldolgozására vonatkozik. Ugyanakkor bizonyos pontokat az adathasználat felelőssége, az érintettek jogainak biztosítása és az adatvédelem ellenőrzése tekintetében pontosítani kell.

(15) A Bizottság személyes adatok védelméről szóló intézkedéseire a Közösség intézményei és szervei által történő személyes adatfeldolgozás és az ilyen adatok szabad mozgása tekintetében a személyek védelméről szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet[33] vonatkozik.

(16) A 95/46/EK irányelv 28. cikkével összhangban létrehozott nemzeti felügyeleti hatóságoknak felügyelniük kell, hogy a tagállamok a személyes adatok feldolgozását törvényesen végzik-e, mialatt a 45/2001/EK rendelet által létrehozott európai adatvédelmi biztosnak felügyelnie a Bizottságnak az ilyen adatok védelméről szóló intézkedéseit.

(17) Ezen rendelet alkalmazásának tényleges monitoringja szabályos időközönként értékelést kíván meg.

(18) A tagállamoknak az ezen rendelet rendelkezéseinek megsértése esetére alkalmazandó szankciókra vonatkozó szabályokat kell meghatározni és azok végrehajtását biztosítaniuk kell.

(19) A Bizottságra átruházott hatáskör gyakorlásának eljárását meghatározó 1999. június 28-i 1999/468/EK tanácsi határozattal[34] összhangban az ezen rendelet végrehajtásához szükséges intézkedéseket kell elfogadni.

(20) Ez a rendelet figyelembe veszi az Európai Unió alapjogi chartája által elismert alapvető jogokat és megállapítja az általa elismert elveket.

(21) Egy közös vízuminformációs rendszer létrehozását és a tagállamok közötti vízumadatok cseréjére vonatkozó közös kötelezettségek, feltételek és eljárások kialakítását a tagállamok nem érhetik el kellő mértékben, ezért ez az intézkedés köre és hatása nyomán jobban elérhető közösségi szinten, így a Közösség olyan intézkedéseket fogadhat el, amelyek összhangban vannak a Szerződés 5. cikkében meghatározott szubszidiaritás elvével. Az ugyanebben a cikkben meghatározott arányosság elvével összhangban a rendelet nem lépi túl az ezen célkitűzés eléréséhez szükséges mértéket.

(22) Az Európai Unióról szóló szerződés és az Európai Közösséget létrehozó szerződés mellékletében, a Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv 1. és 2. cikkével összhangban Dánia nem vesz részt a rendelet elfogadásában és így az rá nézve nem kötelező, illetve azt nem kell végrehajtania. Mivel ez a rendelet az Európai Közösséget létrehozó szerződés harmadik része IV. címének rendelkezései alapján a schengeni vívmányokra épül, az említett jegyzőkönyv 5. cikkével összhangban Dánia köteles az ezen eszköz elfogadásától számított hat hónapon belül dönteni arról, hogy ezt az eszközt alkalmazza-e nemzeti jogában.

(23) Izland és Norvégia tekintetében ez a rendelet a schengeni vívmányok rendelkezéseinek továbbfejlesztése az Európai Unió Tanácsa, valamint az Izlandi Köztársaság és a Norvég Királyság között megkötött, ennek a két államnak a schengeni vívmányok végrehajtásához, alkalmazásához és fejlesztéséhez való társulásáról szóló társulási megállapodás[35] értelmében, amely az Európai Unió Tanácsa és az Izlandi Köztársaság valamint a Norvég Királyság között megkötött, ennek a két államnak a schengeni vívmányok végrehajtásához, alkalmazásához és fejlesztéséhez való társulásáról szóló társulási megállapodás alkalmazására vonatkozó bizonyos megállapodásokról szóló 1999. május 17-i 1999/437/EK tanácsi határozat 1. cikkének B. pontja [36] által említett területet érinti.

(24) Egy megállapodást kell létrehozni annak érdekében, hogy Izland és Norvégia képviselői csatlakozhassanak a Bizottságot hatáskörének gyakorlásában segítő bizottságok munkájához. Ezt a megállapodást a Bizottság, valamint az Izland és Norvégia közötti, a fent említett társulási megállapodáshoz mellékelt levélváltás[37] útján kell létrehozni.

(25) Ez a rendelet a schengeni vívmányok rendelkezéseinek a fejlesztése, amelyben az Egyesült Királyság nem vesz részt, az Egyesült Királyságnak a schengeni vívmányok bizonyos rendelkezéseiben való részvételi kérésére vonatkozó, 2000. május 29-i 2000/365/EK tanácsi határozattal[38] összhangban; az Egyesült Királyság így abban nem vesz részt, rá nézve az nem kötelező vagy azt nem kell végrehajtania.

(26) Ez a rendelet a schengeni vívmányok – amelyben Írország nem vesz részt – rendelkezéseinek a továbbfejlesztése, Írországnak a schengeni vívmányok bizonyos rendelkezéseiben való részvételi kérésére vonatkozó, 2002. február 28-i 2002/192/EK tanácsi határozattal[39] összhangban; Írország így abban nem vesz részt, rá nézve az nem kötelező vagy azt nem kell végrehajtania.

(27) Ez a rendelet egy, a schengeni vívmányokra épülő, vagy ahhoz másképpen kapcsolódó jogi aktus, a csatlakozási okmány 3. cikkének (2) bekezdése értelmében.

(28) Svájc tekintetében ez a rendelet schengeni vívmányok rendelkezéseinek a továbbfejlesztése, az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség által aláírt, ez utóbbinak a schengeni vívmányok végrehajtásához, alkalmazásához és fejlesztéséhez való társulásáról szóló megállapodás értelmében, amely ezen megállapodásnak az Európai Közösség nevében történő aláírásáról és bizonyos rendelkezéseinek ideiglenes alkalmazásáról szóló tanácsi rendelet 4. cikkének (1) bekezdésében említett területet érinti,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

I. FEJEZET

Általános rendelkezések

1. cikk A rendelet tárgya és alkalmazási területe

1. Ez a rendelet meghatározza a 2004/512/EK határozat 1. cikke szerint létrehozott vízuminformációs rendszer (VIS) célját, feladatait és felelősségét. Meghatározza a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumkérelmekre és az arról hozott határozatokra vonatkozó adatok tagállamok közötti cseréjének feltételeit és eljárásait, beleértve a vízum törlésére, visszavonására vagy meghosszabbítására vonatkozó határozatokat, az ilyen kérelmek vizsgálata és az arra vonatkozó kapcsolódó határozatok megkönnyítése érdekében.

2. A kérelmek és az arra vonatkozó határozatok adatainak tagállamok közötti cseréjének megkönnyítésével a VIS elősegíti a közös vízumpolitika ügyvitelét, a konzuli együttműködést és a központi konzuli hatóságok közötti konzultációt annak érdekében, hogy:

(a) megelőzhetők legyenek az egyes tagállamok belső biztonságát fenyegető veszélyek;

(b) megelőzhető legyen a kérelem elbírálásáért felelős tagállam által meghatározott feltételek kikerülése;

(d) megkönnyítse a külső ellenőrző pontokon és a tagállamok területén belül az ellenőrzéseket;

(e) segítséget nyújtson az illegális bevándorlók azonosításában és kitoloncolásában;

(f) megkönnyítse a 343/2003/EK rendelet végrehajtását.

2. cikk Fogalommeghatározások

Ezen rendelet alkalmazásában a következő fogalommeghatározások alkalmazandók:

(1) “vízum”:

(a) “rövid távú tartózkodásra jogosító vízum” a közös határokon az ellenőrzés fokozatos felszámolásáról szóló, 1985. június 14-i megállapodás végrehajtási egyezménye[40] (a továbbiakban “Schengeni Egyezmény”) 11. cikke (1) bekezdése a) pontjának meghatározása szerint;

(b) “tranzitvízum” a Schengeni Egyezmény 11. cikke (1) bekezdése b) pontjának meghatározása szerint;

(c) “repülőtéri tranzitvízum” a diplomáciai és konzuli képviseletek alkalmazottainak vízumáról szóló Közös Konzuli Utasítás I. része 2.1.1. pontjának meghatározása szerint (a továbbiakban “Közös Konzuli Utasítás”);

(d) “korlátozott területi érvényességű vízum” a Schengeni Egyezmény 11. cikke (2) bekezdésének meghatározása szerint;

(e) “nemzeti hosszú távú tartózkodásra jogosító vízum, amely jelenleg rövid távú tartózkodásra jogosító vízumként érvényes” a Schengeni Egyezmény 18. cikkének meghatározása szerint;

(2) “vízumbélyeg” az egységes vízumformátumot jelenti az 1683/95/EK rendelet meghatározása szerint;

(3) “vízumhatóságok” az egyes tagállamoknak azokat a hatóságait jelentik, amelyek a vízumkérelmek elbírálásáért és az arra hozandó határozatokért felelősek, legyen az a vízum törlése, visszavonása vagy meghosszabbítása;

(4) “igénylőlap” a Közös Konzuli Utasítás 16. mellékletében található egységes igénylőlapot jelenti;

(5) “kérelmező” a harmadik ország állampolgárát jelenti, aki a vízumkérelmet benyújtotta;

(6) “harmadik ország állampolgára” azt az állampolgárt jelenti, aki az EK-Szerződés 17. cikkének (1) bekezdése szerint nem az Európai Unió állampolgára;

(7) “csoporttagok” azokat a kérelmezőket jelenti, akikkel a kérelmező együtt utazik, beleértve a kérelmezőt elkísérő házastársát és gyermekeit;

(8) “útiokmány” az útlevelet vagy más annak megfelelő okmányt jelent, amely arra jogosítja fel birtokosát, hogy átlépje a határt, és amelyhez vízumot csatolhatnak;

(9) “felelős tagállam” azt a tagállamot jelenti, amelyik rögzítette az adatot a VIS-be;

(10) “ellenőrzés” az adatcsoportok összehasonlítását jelenti, amelynek célja a kívánt személyazonosság érvényességének megállapítása (egyénenkénti ellenőrzés);

(11) “azonosítás” egy személy személyazonosságának több adatcsoport és az adatbázis összehasonlítása általi meghatározását jelenti (egy és több összehasonlítása).

3. cikk Adatbesorolások

1. Csak a következő besorolású adatokat kell a VIS-ben rögzíteni:

(a) numerikus adatok a kérelmezőről, valamint az igényelt, a kiállított, a visszautasított, a törölt, a visszavont és a meghosszabbított vízumról;

(b) fényképek;

(d) kapcsolódás más kérelmekhez.

2. A 14. cikkben, a 21. cikk (2) bekezdésében és a 22. cikk (2) bekezdésében említett, a VIS infrastruktúrája által átvitt üzeneteket nem kell a VIS-ben rögzíteni, a 28. cikk alapján az adatfeldolgozási műveletek rögzítésének sérelme nélkül.

4. cikk Az adatbevitelhez, -módosításhoz, -törléshez és az adatokba való betekintéshez való hozzáférés

1. A 3. cikk (1) bekezdésében említett, a VIS-hez az adatok bevitele, módosítása vagy törlése céljából való hozzáférés ezen rendelettel összhangban kizárólag a vízumhatóságok hivatalosan meghatalmazott alkalmazottjai számára van fenntartva.

2. A VIS-hez az adatokba való betekintés céljából való hozzáférés kizárólag a tagállamok azon hatóságainak hivatalosan meghatalmazott alkalmazottjai számára van fenntartva, amelyek a 13. és 19. cikkben meghatározott feladatokban illetékesek, addig a mértékig, amit a felhasználási céllal összhangban lévő feladat ellátása megkövetel.

3. Minden tagállam kijelöli azt az illetékes hatóságot, amelynek alkalmazottai hozzáférhetnek a VIS-ben való adatbevitelhez, -módosításhoz, -törléshez vagy az adatokba való betekintéshez. Ezen hatóságok listáját minden tagállam közli a Bizottsággal.

A Bizottság az Európai Unió Hivatalos Lapjában kihirdeti ezeket a listákat.

II. FEJEZET

Az adatok vízumhatóságok által történő bevitele és használata

5. cikk A kérelem alapján történő adatbeviteli eljárás

1. Egy kérelem kézhezvétele után a vízumhatóság a 6. és 7. cikkben említett adatok bevitelével késedelem nélkül létrehozza a kérelemfájlt a VIS-ben.

2. A kérelemfájl létrehozása során a vízumhatóság ellenőrzi a VIS-ben, hogy az egyéni kérelmező korábbi kérelmét rögzítette-e már valamelyik tagállam.

3. Ha már rögzítésre került egy kérelem, a vízumhatóság minden új kérelmet a kérelmező korábbi kérelemfájljához csatol.

4. Ha a kérelmező más kérelmezőkkel egy csoportban utazik, a vízumhatóság kérelemfájlt hoz létre minden kérelmezőnek, és a csoport tagjainak kérelemfájljait összekapcsolja.

6. cikk A kérelem beviteli adatai

A vízumhatóság a következő adatokat viszi be a kérelemfájlba:

(1) a kérelem számát;

(2) státuszinformációt, amely jelöli, hogy vízumot kértek;

(3) a hatóságot, amelyhez a kérelmet benyújtották, és hogy a kérelmet ahhoz a hatósághoz egy másik tagállam nevében nyújtották-e be;

(4) a következő adatokat az igénylőlapról:

(a) vezetéknév, születéskori vezetéknév, korábbi vezetéknév (nevek) és keresztnevek; nem; születési dátum, hely és ország;

(b) jelenlegi állampolgárság és születéskori állampolgárság;

(d) a kérelem helye és időpontja;

(e) a kérelmezett vízum típusa;

(f) a meghívólevelet kiállító személy adatai vagy azé, aki a tartózkodás ideje alatt felelős a fenntartási költségek fizetéséért, mely adatok

(i) természetes személy esetén vezetéknév, keresztnév és a személy címe;

(ii) cég esetén a cég neve, valamint a cég részéről a kapcsolattartó személy vezetékneve és keresztneve;

(5) a kérelmező fényképe, az 1683/95/EK rendeletnek megfelelően;

(6) a kérelmező ujjlenyomata a Közös Konzuli Utasítás vonatkozó rendelkezései szerint.

7. cikk Kiegészítő adatok a központi hatóságok közötti konzultáció esetén

A Schengeni Egyezmény 17. cikkének (2) bekezdése szerint ha bármelyik tagállam kéri a központi hatóságok közötti konzultációt, akkor a vízumhatóság az igénylőlapról a következő kiegészítő adatokat viszi be:

(1) fő úticél és a tartózkodás kívánt időtartama;

(2) az utazás célja;

(3) az érkezés és az indulás időpontja;

(4) az első belépés szerinti határ vagy tranzitút határa;

(5) lakóhely;

(6) jelenlegi foglalkozás és munkahely; tanulók esetében: az iskola neve;

(7) a kérelmező apjának és anyjának vezeték és keresztneve (nevei).

8. cikk Kiegészítő adatok a kiállított vízumhoz

1. Ha döntés születik a vízum kiadásáról, akkor az illetékes vízumbizottság a következő adatokkal egészíti ki a kérelemfájlt:

(a) státuszra vonatkozó információ, ami azt jelzi, hogy a vízum kiállításra került-e, és amely azt a státuszra vonatkozó információt helyettesíti, hogy a vízumot megkérték;

(b) a vízumot kiállító hatóság, és hogy a vízumot ez a hatóság egy másik tagállam nevében állította-e ki;

(d) a vízum típusa;

(e) a vízumbélyeg száma;

(f) az a terület, ahol a vízumjogosultnak joga van utazni, a Közös Konzuli Utasítás vonatkozó rendelkezései szerint;

(g) a vízum érvényességi ideje;

(h) a vízum által megengedett belépések száma arra a területre, amelyre a vízum érvényes;

(i) a vízum által engedélyezett tartózkodási idő.

2. Ha egy vízumkérelem a vízum kiadásáról szóló határozathozatal előtt visszavonásra kerül, a vízumhatóság, amelyhez a vízumkérelem benyújtásra került, a státuszra vonatkozó információt, miszerint a vízumkérelem benyújtásra került, helyettesíti azzal a státuszra vonatkozó információval, hogy a kérelem visszavonásra került, megjelölve a visszavonás időpontját.

9. cikk Kiegészítő adatok a kérelem elbírálásának visszautasítása esetén

Egy kérelem elbírálásának visszautasítása esetén a vízumhatóság, amelyhez a kérelem benyújtásra került a következő adatokkal egészíti ki a kérelemfájlt:

(1) státuszra vonatkozó információ, amely jelzi, hogy a kérelem elbírálása visszautasításra került, és amely helyettesíti azt a státuszra vonatkozó információt, hogy a vízumot megkérték;

(2) a hatóság, amely visszautasította a kérelem elbírálását, és hogy ez a határozathozatal egy másik tagállam nevében történt-e;

(3) a határozat helye és ideje;

(4) a kérelem elbírálására illetékes tagállam.

10. cikk Kiegészítő adatok a visszautasított vízumhoz

1. Ha az a határozat született, hogy a vízum visszautasításra kerül, az illetékes vízumhatóság a következő adatokkal egészíti ki a kérelemfájlt:

(a) státuszra vonatkozó információ, mely szerint a vízum visszautasításra került, és amely helyettesíti azt a státuszra vonatkozó információt, hogy a vízumot megkérték;

(b) a hatóság, amely visszautasította a vízumot és hogy ez a határozathozatal egy másik tagállam nevében történt-e;

2. A kérelemfájl megjelöli a vízum visszautasításának okát (okait) is, melyek a következők lehetnek:

(a) nem került bemutatásra érvényes útiokmány;

(b) nem kerültek bemutatásra olyan okmányok, amelyek a kívánt tartózkodás célját és feltételeit igazolják, vagy nem került igazolásra, hogy rendelkezésre állnak a tartózkodás ideje alatti fenntartási költségek, vagy nem került igazolásra, hogy a kérelmező képes ezen költségek jogszerű előteremtésére;

(d) a kérelmező fenyegeti a tagállamok valamelyikének közrendjét, belső biztonságát, közegészségügyét vagy nemzetközi kapcsolatait.

11. cikk Kiegészítő adatok a törölt vagy visszavont vízumhoz

1. Ha az a határozat született, hogy egy vízum törlésre vagy visszavonásra kerül, az illetékes vízumhatóság a következő adatokkal egészíti ki a kérelemfájlt:

(a) státuszra vonatkozó információ, amely azt jelöli, hogy a vízumot törölték vagy visszavonták, és amely helyettesíti azt az státuszra vonatkozó információt, hogy a vízumot kiadták;

(b) a hatóság, amely törölte vagy visszavonta a vízumot, és hogy a határozathozatal egy másik tagállam nevében történt-e;

(d) a rövidített vízumérvényességi idő, ha szükséges.

2. A kérelemfájl megjelöli a vízum törlésének vagy visszavonásának okát (okait) is, amely lehet:

(a) törlés vagy visszavonás esetén a 10. cikk (2) bekezdésében felsorolt okok közül egy vagy több;

(b) a vízum érvényességi idejének rövidítéséről hozott határozat esetén a következők közül egy vagy több ok:

(i) a kérelmező kitoloncolása miatt;

(ii) az eredetileg kívánt tartózkodási időre vonatkozó megfelelő létfenntartási költségek hiánya.

12. cikk Kiegészítő adatok a meghosszabbított vízumhoz

1. Ha az a határozat született, hogy a vízum meghosszabbításra kerül, az illetékes vízumhatóság a következő adatokkal egészíti ki a kérelemfájlt:

(a) a státuszra vonatkozó információ, amely azt jelöli, hogy a vízumot meghosszabbították, és amely azt a státuszra vonatkozó információt helyettesíti, hogy a vízumot kiadták;

(b) a hatóság, amely a vízumot meghosszabbította, és hogy a határozathozatal egy másik tagállam nevében történt-e;

(d) a vízumbélyeg száma, ha a vízum meghosszabbítása új vízumbélyeg formájában történik;

(e) az érvényességi idő meghosszabbításának időtartama;

(f) az engedélyezett tartózkodási idő meghosszabbításának időtartama.

2. A kérelemfájl megjelöli a vízum meghosszabbításának okát (okait) is, mely a következők okok közül egy vagy több lehet:

(a) vis major;

(b) humanitárius okok;

(d) komoly személyes okok.

13. cikk A VIS használata a kérelem elbírálásához

1. Az illetékes vízumhatóság a VIS-t a kérelmek elbírálásához és az ezen kérelmekre vonatkozó határozatokhoz használja, a Közös Konzuli Utasítás vonatkozó rendelkezéseivel összhangban.

2. Az 1) bekezdésben említett célok érdekében az illetékes vízumhatóság a következő adatok egyike vagy azok közül több alapján tud keresni:

(a) a kérelem száma;

(b) a 6. cikk 4) bekezdésének a) pontjában említett adat;

(d) a 6. cikk 4) bekezdésének f) pontjában említett személynév vagy cégnév;

(e) fényképek;

(f) ujjlenyomatok;

(g) bármely korábban kibocsátott vízumbélyeg száma.

3. Ha a 2) bekezdésben felsorolt adatok közül egy vagy több azt jelzi, hogy a kérelmezőről van rögzített adat a VIS-ben, a vízumhatóság csak az 1) bekezdésben említett célokból tud belépni a kérelemfájlba és a kapcsolódó kérelemfájl(ok)ba.

14. cikk A VIS használata betekintésre és okmánykérésre

1. A Schengeni Egyezmény 17. cikke 2) bekezdésének megfelelően a központi nemzeti hatóságok közötti, kérelmekbe való betekintési célból a betekintésre vonatkozó kérést és az erre adandó választ a 2) bekezdéssel összhangban kell továbbítani.

2. A kérelem elbírálásáért felelős tagállam a betekintésre vonatkozó kérést a kérelem számával együtt továbbítja a VIS-hez, megjelölve a konzultálni kívánt tagállamot vagy tagállamokat.

A VIS a kérést továbbítja a megjelölt tagállamhoz vagy tagállamokhoz.

A konzultációra felkért tagállam vagy tagállamok a választ a VIS-hez továbbítják, amely a választ ahhoz a tagállamhoz továbbítja, amely a kérést küldte.

3. A 2) bekezdésben meghatározott eljárás a korlátozott területi érvényességű vízum kiállításáról szóló információ és más, a konzuli együttműködéssel összefüggő üzenetek, valamint az illetékes vízumhatóságokhoz érkező, az útiokmányok és más, a kérelmet alátámasztó okmányok másolatainak továbbítására vonatkozó kérések továbbítására is alkalmazandó.

4. Ezen cikk alapján továbbított személyes adatokat kizárólag a központi nemzeti hatóságok általi és a konzuli együttműködés keretében történő betekintéshez lehet használni.

15. cikk Adathasználat jelentésekhez és statisztikához

Kizárólag jelentési és statisztikai célokból az illetékes vízumhatóság a következő adatokba tekinthet be:

(1) státuszra vonatkozó információ;

(2) az illetékes hatóság;

(3) a kérelmező jelenlegi állampolgársága;

(4) az első belépés szerinti határ;

(5) a vízumkérelem vagy az arra vonatkozó határozat helye és ideje;

(6) a kérelmezett vagy kiadott vízum típusa;

(7) az útiokmány típusa;

(8) a vízumra vagy a vízumkérelemre vonatkozó bármely határozat megjelölt indokai;

(9) bármely korábbi vízumkérelem visszautasítására vonatkozó határozat időpontja és illetékes hatósága.

III. FEJEZET

Más hatóságok által történő adathasználat

16. cikk Adathasználat vízumellenőrzéshez

1. A tagállamok külső határain és területén belüli ellenőrzésekhez az illetékes hatóságok abból a kizárólagos célból, hogy ellenőrizzék a személy személyazonosságát és/vagy a vízum eredetiségét, a következő adatok kereséséhez férnek hozzá:

(a) a 6. cikk 4)bekezdése a) pontjában említett adatok;

(b) a 6. cikk 4)bekezdése a) pontjában említett útiokmány;

(d) ujjlenyomatok;

(e) a vízumbélyeg száma.

2. Ha az 1) bekezdésben felsorolt adatok közül egy vagy több azt jelöli, hogy a kérelmezőről van rögzített adat a VIS-ben, az illetékes vízumhatóság csak az 1) bekezdésben említett célokból tud betekinteni a csoport tagjai kérelemfájljának és a kapcsolódó kérelemfájl(ok) következő adataiba:

(a) a státuszra vonatkozó információ és a 6. cikk 2) és 4) bekezdésében, valamint a 7. cikkben említett, az igénylőlapról származó adat;

(b) fényképek,

(d) bármely korábban kiadott, törölt, visszavont és meghosszabbított vízummal kapcsolatos rögzített adat.

17. cikk Adathasználat az illegális bevándorlók azonosításához és kitoloncolásához

1. Az illetékes bevándorlási hivatalok, kizárólag az illegális bevándorlók azonosítása és kitoloncolása céljából, a következő adatok kereséséhez férnek hozzá:

(a) a 6. cikk 4) bekezdés a) pontjában említett adatok;

(b) fényképek;

2. Ha az 1) bekezdésben felsorolt adatok közül egy vagy több azt jelzi, hogy a kérelmezőről van rögzített adat a VIS-ben, az illetékes vízumhatóság csak az 1) bekezdésben említett célokból tud betekinteni a kérelemfájl és a kapcsolódó kérelemfájl(ok) következő adataiba:

(a) a státuszra vonatkozó információ és az a hatóság, amelyhez a kérelmet benyújtották;

(b) a 6. cikk 4) bekezdésében és a 7. cikkben említett, az igénylőlapról származó adat;

(d) bármely korábban kiadott, törölt, visszavont és meghosszabbított vízummal kapcsolatos rögzített adat.

18. cikk Adathasználat a menedékjog iránti kérelem felelősségének megállapításához

1. A 343/2003/EK rendelet 9. cikkével összhangban, kizárólag egy menedékjog iránti kérelem elbírálásáért felelős tagállam meghatározásának céljából az illetékes menekültügyi hatóságok a következő adatok kereséséhez férnek hozzá:

(a) a 6. cikk 4) bekezdése a) pontjában említett adatok;

(b) fényképek;

2. Ha az 1) bekezdésben felsorolt adatok közül egy vagy több azt jelöli, hogy a menedékjog iránti kérelem dátumát megelőzően egy hat hónapnál nem hosszabb érvényességi idővel kiadott vízum és/vagy a menedékjog iránti kérelem dátumát megelőzően egy hat hónapnál nem hosszabb lejárati időre meghosszabbított vízum került rögzítésre a VIS-ben, az illetékes vízumhatóság az ilyen vízumra vonatkozóan kizárólag az 1) bekezdésben említett célokból a következő adatokba tud betekinteni:

(a) a hatóság, amely kiadta vagy meghosszabbította a vízumot;

(b) a vízum típusa;

(d) a tartózkodás időtartama

(e) fényképek.

19. cikk Adathasználat a menedékjog iránti kérelem elbírálásához

1. A 343/2003/EK rendelettel összhangban, kizárólag a menedékjog iránti kérelem elbírálásának céljából, az illetékes menekültügyi hivatal a következő adatok kereséséhez férhet hozzá:

(a) a 6. cikk 4) bekezdése a) pontjában említett adatok;

(b) fényképek;

(a) a státuszra vonatkozó információ és az a hatóság, amelyhez a kérelmet benyújtották;

(b) a 6. cikk 4) bekezdésében és a 7. cikkben említett, az igénylőlapról származó adatok;

(d) bármely korábban kiadott, törölt, visszavont és meghosszabbított vízummal kapcsolatos, vagy a kérelem elbírálásának visszautasításával kapcsolatos rögzített adat.

IV. FEJEZET

Adatok tárolása és adatmódosítás

20. cikk Az adatok megőrzésének ideje

1. Minden kérelemfájlt öt évig kell megőrizni a VIS-ben, a 21. cikkben és a 22. cikkben említett törlés és a 28. cikkben említett nyilvántartások tárolásának sérelme nélkül.

Ennek az időszaknak a kezdete:

(a) a vízum lejáratának dátuma, ha egy vízum kiadásra került;

(b) az új vízum lejáratának dátuma, ha a vízumot törölték, visszavonták vagy meghosszabbították;

(c) a kérelemfájl VIS-ben történő létrehozásának dátuma, ha a vízum vagy a kérelem elbírálása visszautasításra került, vagy a kérelmet visszavonták.

2. Az 1) bekezdésben említett időszak lejárta után a VIS automatikusan törli a kérelemfájlt és a fájlhoz kapcsolódó fájlokat.

21. cikk Adatmódosítás

1. Csak az a felelős tagállam jogosult adatmódosításra, amely az adatot továbbította a VIS-be, úgy, hogy aktualizálja, kiegészíti vagy kijavítja az ilyen adatot, illetve törli azt ezen cikk 3) bekezdése vagy a 22. cikk alapján.

2. Ha egy tagállam bizonyítani tudja, hogy a VIS-ben feldolgozott adat nem helytálló vagy az adat a VIS-ben ezen rendelettel ellentétesen került feldolgozásra, azonnal értesíti a felelős tagállamot. Az ilyen üzenetet a VIS infrastruktúráján keresztül lehet továbbítani.

3. A felelős tagállam ellenőrzi az érintett adatot, és ha szükséges, azonnal módosítja vagy törli azt.

22. cikk Korábbi adattörlés

1. Azokat a kérelemfájlokat és az ahhoz kapcsolódó fájlokat, amelyek egy olyan kérelmezőre vonatkoznak, aki valamely tagállam állampolgárságát a 20. cikk 1) bekezdésében említett határidő lejárata előtt megszerezte, a VIS-ből azonnal törölni kell, mihelyt a felelős tagállam tudomására jut, hogy a kérelmező megkapta a kért állampolgárságot.

2. Minden tagállam azonnal értesíti a felelős tagállamot, ha egy kérelmező megszerezte annak a tagállamnak az állampolgárságát. Az ilyen üzenetet a VIS infrastruktúráján keresztül lehet továbbítani.

V. FEJEZET

Működés és felelősségek

23. cikk A működtetés irányítása

1. A Bizottság felelős a központi vízuminformációs rendszer, valamint a központi vízuminformációs rendszer és a nemzeti interfészek közötti kommunikációs infrastruktúra létrehozásáért és működtetéséért.

2. Az adatot a tagállamok nevében a VIS-ben kell feldolgozni.

3. A 95/46/EK irányelv 2. cikkének d) pontjával összhangban a személyes adatok VIS-ben történő feldolgozására vonatkozóan minden tagállam kijelöli azt a hatóságot, amely az adatrögzítésért felelős. Ennek a hatóságnak a nevét minden tagállam közli a Bizottsággal.

2 4. cikk Kapcsolódás a nemzeti rendszerekhez

1. A VIS-t ez egyes tagállamok nemzeti rendszeréhez az érintett tagállam nemzeti interfészén keresztül kell hozzákapcsolni.

2. Minden tagállam kijelöl egy olyan nemzeti hatóságot, amely a 4. cikk 1) és 2) bekezdésében említett illetékes hatóságok VIS-hez való hozzáférését biztosítja, és hozzákapcsolja ezt a nemzeti hatóságot a nemzeti interfészhez.

3. Az adatok feldolgozásához minden tagállam automatikus eljárásokat használ.

4. Minden tagállam felelős:

(a) a nemzeti rendszer fejlesztéséért és/vagy annak a VIS-hez való hozzáigazításáért a 2004/512/EK határozat 2. cikkének 2) bekezdésével összhangban;

(b) nemzeti rendszerének szervezéséért, irányításáért, működtetéséért és fenntartásáért;

(c) ezen rendelettel összhangban az illetékes nemzeti hatóságok hivatalosan meghatalmazott alkalmazottai VIS-hez való hozzáférésének irányításáért és rendszeréért.

(d) a nemzeti rendszerekben felmerült költségek és ezen rendszereknek a nemzeti interfészekhez való csatlakozási költségeinek viseléséért, beleértve a nemzeti interfészek és a nemzeti rendszer közötti kommunikációs infrastruktúra beruházási és működési költségeit.

25. cikk Az adathasználat felelőssége

1. Minden tagállam biztosítja, hogy az adatfeldolgozás jogszerűen történik. A felelős tagállam különösen köteles biztosítani, hogy:

(a) az adatgyűjtés jogszerű;

(b) az adatátvitel a VIS-be jogszerű;

2. A Bizottság biztosítja, hogy a VIS kezelése ezen rendelettel és annak végrehajtási szabályaival összhangban történik. A Bizottság különösen:

(a) meghozza a szükséges intézkedéseket a központi vízuminformációs rendszer, valamint a központi vízuminformációs rendszer és a nemzeti interfészek közötti kommunikációs infrastruktúra biztonságának biztosításáért, az egyes tagállamok felelősségének sérelme nélkül;

(b) biztosítja, hogy csak a hivatalosan meghatalmazott alkalmazottak férjenek hozzá a VIS-ben feldolgozott adatokhoz a Bizottság feladatainak elvégzése céljából, ezzel a rendelettel összhangban.

3. A 2) bekezdés értelmében a Bizottság értesíti az általa hozott intézkedésekről az Európai Parlamentet és a Tanácsot.

26. cikk Adatbiztonság

1. A felelős tagállam a nemzeti interfész felé való átvitel előtt és az alatt biztosítja az adatok biztonságát. Minden tagállam biztosítja azoknak az adatoknak a biztonságát, amelyet a VIS-től kap.

2. Minden tagállam megteszi a szükséges intézkedéseket, hogy:

(a) megelőzze minden fel nem hatalmazott személy hozzájutását azokhoz a nemzeti létesítményekhez, amelyekben a tagállamok a VIS céljai elérése érdekében folytatnak műveleteket (ellenőrzés a létesítménybe való belépéskor);

(b) megelőzze, hogy az adatot és az adathordozót fel nem hatalmazott személy olvassa, másolja, módosítsa és törölje (adathordozó ellenőrzése);

(c) biztosítsa, hogy lehetőség legyen annak ellenőrzésére és megállapítására, hogy milyen adat mikor és ki által került a VIS-ben feldolgozásra (adatrögzítés ellenőrzése);

(d) megelőzze a VIS-ben az engedély nélküli adatfeldolgozást és a VIS-ben feldolgozott adat engedély nélküli módosítását vagy törlését (adatbevitel ellenőrzése);

(e) biztosítsa, hogy a VIS használata közben a meghatalmazott személy csak olyan adathoz juthasson hozzá, amely hatáskörébe tartozik (a hozzáférés ellenőrzése);

(f) biztosítsa, hogy lehetőség legyen azoknak a hatóságoknak az ellenőrzésére és létrehozására, amelyekhez a VIS-ben rögzített adatok átvihetők az adatátviteli eszközzel (az átvitel ellenőrzése);

(g) megelőzze az adatok engedély nélküli olvasását, másolását, módosítását vagy törlését a VIS-be, vagy a VIS-ből való adatátvitel során (átvitel ellenőrzése).

3. A Bizottság a 2) bekezdésben említett intézkedésekkel egyenértékű intézkedéseket hoz a VIS működtetésére vonatkozóan.

27.cikk Felelősség

1. Minden olyan személynek, akit, vagy tagállamnak, amelyet kár ért abból adódóan, hogy a feldolgozási művelet nem volt jogszerű, vagy hogy ezzel a rendelettel összeegyeztethetetlen jogi aktusra került sor, kártérítésre van joga azzal a tagállammal szemben, amely az elszenvedett kárért felelős. Az az állam mentesül ez alól a felelősség alól részben vagy egészben, amely igazolja, hogy nem felelős azért az eseményért, amely a kárt okozta.

2. Ha egy tagállam a kötelezettségei nem teljesítésével kárt okoz a VIS-ben, annak a tagállamnak viselnie kell a felelősséget az okozott kárért, hacsak és amennyiben, a Bizottság elmulasztotta meghozni a kár bekövetkezését megelőző vagy a kár hatásának minimalizálását célzó szükséges intézkedéseket.

3. Az 1) és 2) bekezdésben említett, egy tagállammal szembeni kártérítési igényre az alperes tagállam nemzeti jogának rendelkezései irányadók.

28. cikk A nyilvántartások vezetése

1. Minden tagállam és a Bizottság minden adatfeldolgozási művelet nyilvántartását a VIS-ben vezeti. Ezek a nyilvántartások mutatják a 4. cikk 1) bekezdésében, valamint a 13. és 19. cikkben említett hozzáférési célokat, a dátumot és az időt, a továbbított adatot, a lekérdezéshez használt adatot és az adatbevitelt vagy az adatkeresést végző hatóság nevét. Ezen kívül minden tagállam nyilvántartást vezet az adat beviteléért vagy az adatkeresésért felelős személyekről.

2. Ezeket a nyilvántartásokat csak az adatfeldolgozás elfogadhatóságát kimutató adatvédelemhez és az adatbiztonság biztosításához lehet felhasználni. A nyilvántartásokat a nem engedélyezett hozzáféréstől megfelelő intézkedésekkel kell védeni és a 20. cikk 1) bekezdésében említett visszatartási időszak lejárta után egy évvel törölni kell azokat, ha azok nem szükségesek egy már éppen megkezdett monitoring eljáráshoz.

29. cikk Szankciók

A tagállamok meghatározzák az ezen rendelet adatvédelemre vonatkozó rendelkezései megsértése esetén alkalmazandó szankció szabályait és meghozzák a szükséges intézkedéseket annak biztosítására, hogy ezek alkalmazásra kerüljenek. A meghatározott szankcióknak hatékonynak, arányosnak és visszatartó erejűnek kell lenni. A tagállamok ezekről a rendelkezésekről legkésőbb a 37. cikk 1) bekezdésében említett értesítési időpontban értesítik a Bizottságot és késlekedés nélkül értesítik az azokat érintő bármilyen későbbi módosításról.

VI. FEJEZET

Az adatvédelemre vonatkozó jogok és azok ellenőrzése

30. cikk Tájékoztatási jog

1. A kérelmezőket és a 6. cikk 4) bekezdésének f) pontjában említett személyeket a felelős tagállam tájékoztatja a következőkről:

(a) a 23. cikk 3) bekezdésében említett adatkezelő, vagy ha van ilyen, akkor képviselőjének személyazonossága;

(b) a cél, amiért az adat a VIS-ben feldolgozásra kerül;

(d) az, hogy az adatvétel kötelező a kérelem elbírálásához;

(e) az ahhoz való jog megléte, hogy az adott személyt érintő adathoz hozzá lehet férni és az adatot helyesbíteni lehet.

2. Az 1) bekezdésben említett tájékoztatást akkor kell megadni a kérelmezőnek, amikor a 6. cikk 4), 5), és 6) bekezdésében, valamint a 7 cikkben említett, az igénylőlapon szereplő adatokat, a fényképet és az ujjlenyomatot felveszik.

3. Az 1) bekezdésben említett tájékoztatást a 6. cikk 4) bekezdés f) pontjában említett személyeknek a meghívólevélről, a finanszírozásról és a szállásról szóló igazolást tartalmazó, az azok által a személyek által aláírt nyomtatványon kell megadni.

31. cikk Betekintési, javítási és törlési jog

1. A 95/46/EK irányelv 12. cikk a) pontjának megfelelően az egyéb információk nyújtására vonatkozó kötelezettség sérelme nélkül mindenkinek joga van megtudni, hogy milyen róla szóló adat került rögzítésre a VIS-ben, és hogy mely tagállam továbbította azt az adatot a VIS-be. Az ilyen adatba való betekintést csak egy tagállam engedélyezheti.

2. Bárki kérheti, hogy a vele kapcsolatos pontatlan adat kijavításra kerüljön vagy hogy a nem jogszerűen rögzített adat törlésre kerüljön. A javítást vagy a törlést a felelős tagállam a saját törvényei, rendelkezései és eljárásai szerint haladéktalanul elvégzi.

3. Ha egy tagállamhoz, amely nem a felelős tagállam, kérelem érkezik, annak a tagállamnak a hatóságai, amelyhez a kérelmet benyújtották kapcsolatba lép a felelős tagállam hatóságaival. A felelős tagállam ellenőrzi az adatok pontosságát és annak a VIS-ben való jogszerű feldolgozását.

4. Ha kiderül, hogy a VIS-ben rögzített adat nem pontos vagy a rögzítése nem volt jogszerű, a felelős tagállam a 21. cikk 3) bekezdésének megfelelően kijavítja vagy törli az adatot. A felelős tagállam írásban haladéktalanul megerősíti az érintett személy felé, hogy intézkedett a rá vonatkozó adat kijavítása vagy törlése iránt.

5. Ha a felelős tagállam nem ért egyet azzal, hogy a VIS-ben rögzített adat pontatlan vagy nem jogszerűen került rögzítésre, haladéktalanul írásban kell magyarázatot küldenie az érintett személynek, hogy miért nem kívánja kijavítani vagy törölni a rá vonatkozó adatot.

6. A felelős tagállam az érintett személynek azokról a lépésekről is magyarázó tájékoztatást küld, amelyeket az adott személy tenni tud, ha nem fogadja el az adott magyarázatot. Ez magában foglalja az azzal kapcsolatos tájékoztatást is, hogy hogyan kell keresetet benyújtani vagy panaszt tenni az adott tagállam illetékes hatósága vagy bírósága előtt, valamint hogy milyen pénzügyi vagy egyéb segítségnyújtásra van lehetőség az adott tagország törvényei, rendeletei és eljárásai szerint.

32. cikk Együttműködés az adatvédelem jogának biztosításában

1. A tagállamok illetékes hatóságai aktívan együttműködnek a 31. cikk 2), 3) és 4) bekezdésében meghatározott jogok betartásában.

2. Minden tagállamban a nemzeti felügyeleti hatóság segítséget nyújt, és ha erre vonatkozó kérés érkezik, tanácsot ad az érintett személynek annak a jogának a gyakorlásában, hogy kijavításra vagy törlésre kerüljön a rá vonatkozó adat a 95/46/EK irányelv 28. cikkének 4) bekezdésének megfelelően.

3. A tagállam nemzeti felügyeleti hatósága, amely az adatot továbbította, segítséget nyújt, és ha erre vonatkozó kérés érkezik, tanácsot ad az érintett személynek annak a jogának a gyakorlásában, hogy kijavításra vagy törlésre kerüljön a rá vonatkozó adat. Mindkét nemzeti felügyeleti hatóságnak együtt kell működni ebből a célból. Az érintett személy a 35. cikkben említett független felügyeleti hatósághoz is folyamodhat segítségért vagy tanácsért.

33. cikk Jogorvoslatok

1. Minden tagállamban bárkinek joga van kereset benyújtására vagy panasztételre az adott tagállam illetékes bírósága előtt, ha az visszautasította a 31. cikk 1) és 2) bekezdésében meghatározott, a rá vonatkozó adatba való betekintési jogot, vagy az ilyen adatra vonatkozó javítási illetve törlési jogot.

2. A nemzeti felügyeleti hatóságoknak az érintett személynek nyújtandó segítségnyújtásra, és ha erre vonatkozó kérés érkezik, tanácsadásra vonatkozó kötelezettsége a 32. cikk 3) bekezdésével összhangban, fennmarad a bírósági eljárás során is.

34. cikk Nemzeti felügyeleti hatóság

Minden tagállam megköveteli a nemzeti felügyeleti hatóságtól vagy a 95/46/EK irányelv 28. cikkének 1) bekezdésének megfelelően létrehozott hatóságtól, hogy saját nevében, saját nemzeti jogának megfelelően mutassa ki, ezzel a rendelettel összhangban, a kérdéses tagállam által történő személyes adatfeldolgozás jogszerűségét, beleértve azok VIS-be és VIS-ből történő továbbítását.

35. cikk Független felügyeleti hatóság

1. A 45/2001/EK rendelet 41. cikkének 1) bekezdése alapján létrehozott európai adatvédelmi biztos kimutatást készít a Bizottság tevékenységéről annak érdekében, hogy biztosítva legyen, hogy az ezen rendelettel érintett személyek joga nem sérül a VIS-ben való adatfeldolgozás során, beleértve azt is, hogy a nemzeti interfészek és a központi vízuminformációs rendszer közötti adatátvitel jogszerű.

2. Ezen feladata végrehajtása során az európai adatvédelmi biztost, ha szükséges a nemzeti felügyeleti hatóság aktívan támogatja.

3. A Bizottság megadja az európai adatvédelmi biztos által kért információt, hozzáférést biztosít a számára minden dokumentumhoz és azoknak a 28. cikk 1) bekezdésében említett nyilvántartásához, valamint megengedi számára, hogy bármely időben, valamennyi létesítményébe bejusson.

VII. FEJEZET

Záró rendelkezések

36. cikk Végrehajtás

1. A központi vízuminformációs rendszert, a nemzeti interfészt minden tagállamban, valamint a központi vízuminformációs rendszert és a nemzeti interfészek közötti kommunikációs infrastruktúrát két lépésben kell bevezetni.

Az első lépésben a numerikus adatok és a fényképek feldolgozásának működtetését kell legkésőbb 2006. december 31-ig bevezetni, a 3. cikk 1) bekezdésének a) és b) pontja szerint.

A második lépésben a 3. cikk 1) bekezdésének c) pontjában említett biometrikus adatfeldolgozás működtetését kell legkésőbb 2007. december 31-ig bevezetni.

2. Az 1) bekezdésben említett működtetések műszaki bevezetéséhez szükséges intézkedéseket a 39. cikk 2) bekezdésében említett eljárással összhangban kell elfogadni.

37. cikk Az adatátvitel indítása

1. Minden tagállam értesíti a Bizottságot, hogy felállította a szükséges műszaki és jogi rendszert a 36. cikknek megfelelően a központi vízuminformációs rendszerbe való, a nemzeti interfészen keresztül történő adatátvitelhez.

2. A 38. cikkben említett tagállamok az abban a cikkben említett időpontban elindítják az adatok gyűjtését és bevitelét.

3. Az a tagállam, amely jelzi, hogy a 38. cikkben említett időpont után létrehozta a szükséges rendszert, a Bizottságnak szóló értesítésben meghatározott időpontban elindítja az adatok gyűjtését és bevitelét.

4. Egy tagállam sem tekinthet be a más tagállam által a VIS-be továbbított adatba, mielőtt a 2) és 3) bekezdéssel összhangban elindítaná az adatbevitelt.

38. cikk A műveletek indítása

Ha a 36. cikk 2) bekezdésében említett intézkedések a bevezetés első lépésében elfogadásra kerültek, és legalább öt tagállam értesítette a Bizottságot, hogy a 37. cikk 1) bekezdésével összhangban felállították a szükséges műszaki és jogi rendszereket a VIS-be történő adatátvitelhez, a Bizottság meghatározza azt az időpontot, amikor a VIS elkezdi működését.

Az időpontot közzéteszik az Európai Unió Hivatalos Lapjában .

39. cikk Bizottság

1. A Bizottságot egy, a 2424/2001/EK rendelet 5. cikkének 1) bekezdése által létrehozott bizottság segíti.

2. Ha erre a bekezdésre vonatkozó hivatkozás történik, akkor az 1999/468/EK rendelet 4. és 7. cikke alkalmazandó.

Az 1999/468/EK rendelet 4. cikkének 3) bekezdésében meghatározott időszak két hónap.

3. A bizottság elfogadja saját eljárási szabályzatát.

40. cikk Ellenőrzés és értékelés

1. A Bizottság biztosítja, hogy a VIS-nek a célokkal, a kibocsátással, a költséghatékonysággal és a szolgáltatás minőségével összefüggő működésének kimutatására szolgáló rendszerek felállításra kerültek.

2. A VIS működésének elindítását követően két évvel és aztán minden második évben a Bizottság az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak jelentést készít a VIS műszaki működéséről. Ez a jelentés magába foglalja a Bizottság által, a VIS-sel szemben előzetesen meghatározott minőségi mutatókkal tekintetében nyújtott teljesítményről szóló információt.

3. Négy évvel a VIS működésének megkezdése után, és aztán minden negyedik évben a Bizottság a VIS-ről egy általános értékelést ad, ami magába foglalja a célokkal szemben elért eredmények vizsgálatát, valamint az ésszerű alávetés folyamatos érvényességének, és a jövőbeni műveletek bármely bevonásának felmérését. A Bizottság az értékelésről szóló jelentéseket az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak továbbítja.

41. cikk Hatályba lépés és alkalmazhatóság

1. Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő huszadik napon lép hatályba.

2. Ezt a rendeletet a 38. cikk első bekezdésében említett időponttól kell alkalmazni.

Ez a rendelet az Európai Közösséget létrehozó szerződéssel összhangban teljes egészében kötelező és a tagállamokban közvetlenül alkalmazandó.

Kelt Brüsszelben, -án/-én.

az Európai Parlament nevében a Tanács nevében

az Elnök az Elnök

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million sets of fingerprints.

Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the database.

The details:

mid 2007 | 0% | 10 | 42 | 21 |

mid 2008 | 100% | 24 | 100 | 18 |

mid 2009 | 100% | 38 | 158 | 12 |

mid 2010 | 100% | 52 | 217 | 7 |

mid 2011 | 100% | 70 | 292 | 6 |

mid 2012 | 100% | 70 | 292 | 0 |

mid 2013 | 100% | 70 | 292 | 0 |

Total | 64 |

It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.

5.2.3 Exploitation costs for biometric processing

In addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra operational costs for biometrics are foreseen.

The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend very much on the technical solution chosen. The annual maintenance costs are estimated at 4.2 Mio € per year. As operations will start in mid-2007, the costs for 2007 will be lower.

The details:

2007 | 2.5 | 0.1 | 0.4 | 3 |

2008 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2009 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2010 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2011 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2012 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2013 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

Total | 27.7 | 0.7 | 4.6 | 33 |

Most of the payments will be done in the same year as the commitments.

5.2.5 National infrastructure costs

According to Article 2 (2) of Decision 2004/512 EC establishing the VIS, the national infrastructures beyond the national interfaces in the Member States shall be adapted and/or developed by the Member States. This includes the financial burden for the development of these infrastructures and the adaptation of existing national systems to the VIS, the world-wide connections to their consular posts and their equipment, shipping and training.

Cost estimates and cost-benefit analyses concerning the impacts of VIS on national infrastructures and national budgets are the responsibility of each Member State. To provide cost estimates would require a detailed analysis of every national environment and national organisation. This can only be done by Member States themselves.

5.3. Methods of implementation

Development will be carried out under direct management of the Commission using its own staff assisted by external contractors. The development of the alphanumeric functionalities of the system has been tendered. Additional technical support has also been tendered to assist Commission services in the follow up of the implementation.

A third call for tender will be launched for the biometric equipment needed.

The system shall be set up and maintained by the Commission. The Commission shall be responsible for operating the Central Visa Information System and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces. The data shall be processed by the VIS on behalf of the Member States.

Member States are closely involved in the work via the SIS II committee, in accordance with Article 5 of Decision 2004/512/EC establishing the VIS, and Article 39 of the present proposal.

In relation to the objectives of the Freedom programme, the Council has reached an agreement on the proposed external borders agency. The scope for entrusting tasks related to the management of large-scale IT systems (Eurodac, SIS II, VIS) to this agency at a later stage will be explored.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Figures in brackets are for operational costs for alphanumeric and photo functionalities and costs for external assistance for project management, audit and evaluation already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

The indicative global costs for the VIS for the period 2007-2013 amount to 153 Mio€, of which 97 Mio€ are covered by the present proposal and 56 Mio€ by Decision 2004/512/EC.

Commitments (in € million to three decimal places)

Breakdown | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | annual amounts in 2012 and subsequent years |

Operational cost for alphanumeric and photo | (7.000)[58] | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) |

Investment costs for biometric processing | 21.000 | 18.000 | 12.000 | 7.000 | 6.000 |

Exploitation costs for biometric processing | 3.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 |

SUBTOTAL[59] | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

External assistance for project management, audit and evaluation | (1.000)[60] | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) |

TOTAL | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

Figures in bracket are for human and administrative resources already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

Types of post | Staff to be assigned to management of the action using existing resources | Total | Description of tasks deriving from the action |

Number of permanent posts | Number of temporary posts |

Officials or temporary staff | A B C | (3 + ) 1 (2 + ) (1 + ) 1 | 1 1 |

Other human resources | (2) | 2 National Experts |

Total | (8 + ) 2 | 2 |

The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.

7.2. Overall financial impact of human resources

Type of human resources | Amount (€) | Method of calculation * |

Officials 18010101 | 216 000 | 2 officials * 108 000 |

Other human resources 1801020103 |

Total | 216 000 |

The amounts are total expenditure for twelve months.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

Figures below are resources already covered by the financial statement annexed to the Decision establishing the VIS and repeated for information only.

Budget line (number and heading) | Amount € | Method of calculation |

Overall allocation (Title A7) 1801021101 – Missions 1801021102 – Meetings 1801021103 – Compulsory committees 1801021102 – Conferences 1801021104 – Studies and consultations Other expenditure (specify) | (66 000) (300 000) (15 000) (500 000) | 30*1000+12*3000 10*30 000 2*7500 2-3 studies per year |

Information systems (A-5001/A-4300) |

Other expenditure - Part A (specify) |

Total | (881 000) |

I. Annual total (7.2) II. Duration of action III. Total cost of action (I x II) | 216 000 € At least 7 years 1 512 000€ |

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

Deliverables are foreseen for the development envisaged in point 5.2 . Each deliverable produced will be submitted to an acceptance procedure, which will vary depending on the type of deliverable.

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS foresees that the Commission presents to the Council and the European Parliament a yearly progress report concerning the development of the VIS.

The current proposal provides the following arrangements for monitoring and evaluation:

The Commission shall ensure that systems are in place to monitor the functioning of the VIS against objectives in terms of outputs, cost-effectiveness and quality of service.

Two years after the VIS starts operations and every two years thereafter, the Commission shall submit to the European Parliament and the Council a report on the technical functioning of the VIS. This report shall include information on the performance of the VIS against quantitative indicators predefined by the Commission.

Four years after the VIS starts operations and every four years thereafter, the Commission shall produce an overall evaluation of the VIS, including examining results achieved against objectives and assessing the continuing validity of the underlying rationale and any implications for future operations. The Commission shall submit the reports on the evaluations to the European Parliament and the Council.

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The Commission procedures for the award of contracts will be applied, ensuring compliance with Community law on public contracts.

[1] 6535/04 VISA 33 COMIX 111 tanácsi dokumentum.

[2] Vö. a terrorizmus elleni harcról szóló nyilatkozat 5.c) pontja, 7764/04 JAI 94 tanácsi dokumentum.

[3] Lásd a tanácsi következtetések 3.pontját.

[4] HL L 213 2004.6.15. 5.o.

[5] A 2424/2001/EK tanácsi rendelet 5. cikk (1) bekezdése hozta létre (HL L 328, 2001.12. 13., 4. o.).

[6] HL L 50, 2003.2.25. 1. o.

[7] Vö. 2004.2.19-i tanácsi következtetések mellékletének 1.g) pontja.

[8] Vö. a Schengeni Egyezmény 5. cikke (1) bekezdésének e) pontja és 15. cikke, illetve a CCI V. részének bevezetése.

[9] Vö. a 2004.2.19-i tanácsi következtetések mellékletének 2) és 3.a) pontja, beleértve: „azoknak a tagállamoknak nemzeti vízumai (…) amelyek saját belső határaikon megszüntették az ellenőrzéseket”.

[10] HL C 310, 2003.12.19., 1. o.

[11] HL L 50, 2003.2.25., 1. o.

[12] A Bizottság munkaprogramjának megfelelően 2004, COM(2003) 645végleges.

[13] Az egyének személyes adatainak feldolgozásával foglalkozó adatvédelmi munkcsoport, mely az 1995.10.24-i 95/46/EK irányelv (HL L 281, 1995.11.23. 31. o.) 29. cikke alapján alakult.

[14] A Nizzai Szerződéshez csatolt jegyzőkönyv 67. cikke.

[15] A 2004.2.19-i tanácsi következtetések mellékletének 2. pontja.

[16] HL L 176, 1999.10.7., 36. o.

[17] HL L 131, 2000.1.6., 43. o.

[18] HL L 64, 2002.3.7., 20. o.

[19] 13054/04 tanácsi dokumentum.

[20] 13466/04 tanácsi dokumentum.

[21] Vö. a 2004.2.19-i tanácsi következtetések mellékletének 2. és 4. pontja, amely kinyilvánítja, hogy „további lépésként az igazoló dokumentumokat lehet szkennelni és nyomtatni“.

[22] Vö. Kiterjesztett hatásvizsgálat, 6.2. pont.

[23] Vö. ezen javaslat 14. és 15. része.

[24] HL C ., .,. o.

[25] HL C ., .,. o.

[26] HL L 213, 2004.6.15. 5. o.

[27] HL L 50, 2003.2.25., 1. o.

[28] HL C 310, 2003.12.19., 1. o.

[29] HL L 239, 2000.9.22., 19. o.

[30] HL L 123, 2002.5.9., 50. o.

[31] HL L 164, 1995.7.14., 1. o., a 334/2002/EK tanácsi rendelettel módosítva, HL L 53, 2002.2.23., 7. o.

[32] HL L 281, 1995.11.23., 31. o.

[33] HL L 8, 2001.1.12., 1. o.

[34] HL L 184, 1999.7.17., 23. o.

[35] Hl L 176, 1999.7.10., 36. o.

[36] HL L 176, 1999.7.10. 31. o.

[37] HL L 176, 1999.7.10., 53. o.

[38] HL L 131, 2000.6.1., 43. o.

[39] HL L 64, 2002.3.7., 20. o.

[40] HL L 239, 2000.9.22., 19. o.

[41] See point 1 of the annex to the Council conclusions of 19.2.2004.

[42] Cf. the Council conclusions of 19.2.2004, points 2 and 4 of the annex thereto.

[43] Cf. point 6.2 of the Extended Impact Assessment.

[44] Approved Destination Status, cf. the ADS Agreement with China of 12.2.2004,OJ L 83 of 20.3.2004, p. 14.

[45] Cf. Extended Impact Assessment, point 5.3, section “Reductions in fraud and visa shopping”.

[46] According the Extended Impact Assessment, point 6.1, currently about 20 % of the visa applications.

[47] Council conclusions of 19.2.2004, point 5 of the annex thereto.

[48] Cf. Article 5(1)(e) of the proposal for a Council Regulation establishing a Community Code on the rules governing the movement of persons across borders that proposal, COM(2004) 391 final, which shall replace Article 5 of the Schengen Convention.

[49] OJ L 239 of 22.9.2000, p. 154.

[50] OJ L 239 of 22.9.2000, p. 151.

[51] Council conclusions of 19.2.2004, point 5 of the annex thereto.

[52] Cf. Article 21(1)(b) and (2)(e) of Regulation (EC) No 343/2003.

[53] Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom of 29.11.2001 (OJ L 317 of 3.12.2001, p. 1).

[54] Council conclusions of 19.2.2004, point 2 of the annex thereto; for the reasons not to include scanned documents, as also foreseen by the conclusions, see point 6.2 of the Extended Impact Assessment.

[55] OJ L 176, 10. 7.1999, p. 36.

[56] OJ L 213 of 15.6.2004, p. 5.

[57] Set up by Article 5 (1) of Council Regulation (EC) No 2424/2001 (OJ L 328, 13.12.2001, p. 4).

[58] An annual amount of seven million euros is already foreseen in the financial statement annexed to the Decision 2004/512/EC establishing the VIS

[59] Operating expenditure directly derived from the feasibility study.

[60] An annual amount of one million euros is already foreseen in the financial statement annexed to the Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

52004PC0835