(1)

Az Ügynökség felhatalmazással rendelkezik arra, hogy igazgatási vizsgálatokat, fegyelmi előeljárásokat, fegyelmi és felfüggesztési eljárásokat folytasson le a 259/68/EGK, Euratom, ESZAK tanácsi rendeletben (3) meghatározott, az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzatával és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételekkel (a továbbiakban: személyzeti szabályzat), valamint az Ügynökségnek az igazgatási vizsgálatok és fegyelmi eljárások lefolytatására vonatkozó általános végrehajtási rendelkezések megállapításáról szóló, 2022. július 8-i határozatával összhangban. Szükség esetén az OLAF-ot is értesíti az ügyekről.

(2)

Az Ügynökség személyzetének tagjai kötelesek bejelenteni az Unió érdekeit sértő, potenciálisan jogellenes tevékenységeket, beleértve a csalást és a korrupciót is. A személyzet tagjai kötelesek bejelenteni a hivatali feladatok ellátásával kapcsolatos olyan magatartást is, amely kimerítheti az uniós tisztviselők súlyos kötelezettségszegésének esetét. Ezt az Ügynökségnek a visszaélések bejelentésére vonatkozó belső szabályokról szóló, 2018. november 15-i határozata szabályozza.

(3)

Az Ügynökség a személyzeti szabályzatnak megfelelő végrehajtási intézkedések elfogadásáról szóló ERA-ED-690/2013 határozatában foglaltak szerint a tényleges vagy lehetséges munkahelyi, lelki vagy szexuális zaklatási ügyek eredményes megelőzését és kezelését célzó politikát dolgozott ki. A határozat nem hivatalos eljárást állapít meg, amelynek keretében a zaklatás állítólagos áldozata az Ügynökség „bizalmi” tanácsadóihoz fordulhat.

(4)

Az Ügynökség ezenkívül az EU-minősített adatokra vonatkozó biztonsági szabályok potenciális megsértésének eseteit is kivizsgálhatja az ezen adatok védelmét szolgáló biztonsági szabályok elfogadására vonatkozó információs és informatikai politikája alapján.

(5)

Az Ügynökség tevékenységei belső és külső ellenőrzések hatálya alá tartoznak.

(6)

Az ilyen igazgatási vizsgálatok és ellenőrzések keretében az Ügynökség együttműködik más uniós intézményekkel, szervekkel, hivatalokkal és ügynökségekkel.

(7)

Az Ügynökség – kérésükre vagy saját kezdeményezésére – együttműködhet harmadik országok nemzeti hatóságaival és nemzetközi szervezetekkel.

(8)

Az Ügynökség az uniós tagállamok hatóságaival is együttműködhet, akár azok kérésére, akár saját kezdeményezésére.

(9)

Az Ügynökség részt vesz az Európai Unió Bírósága előtt folyó ügyekben, amikor az ügyet a Bíróság elé utalja, megvédi az általa hozott és a Bíróság előtt megtámadott határozatot, vagy beavatkozik a feladataival összefüggő ügyekbe. Ezzel összefüggésben szükség lehet arra, hogy az Ügynökség titokban tarthassa a felek vagy a beavatkozók által megszerzett dokumentumokban szereplő személyes adatokat.

(10)

Feladatai ellátása érdekében az Ügynökség gyűjti és kezeli az információkat, illetve a személyes adatok különböző kategóriáit, ideértve a természetes személyek azonosító adatait, a kapcsolattartási adatokat, a munkahelyi szerepköröket és feladatokat, a magánéleti és a munkahelyi magatartásra és teljesítményre vonatkozó információkat, valamint a pénzügyi adatokat. Az Ügynökség adatkezelőként jár el.

(11)

Az (EU) 2018/1725 rendelet (a továbbiakban: a rendelet) alapján az Ügynökségnek ezért tájékoztatnia kell az érintetteket ezekről az adatkezelési tevékenységekről, és tiszteletben kell tartania az érintettként őket megillető jogokat.

(12)

Előfordulhat, hogy az Ügynökségnek össze kell egyeztetnie ezeket a jogokat az igazgatási vizsgálatok, ellenőrzések és bírósági eljárások célkitűzéseivel. Arra is szükség lehet, hogy egyensúlyt teremtsen az érintettek jogai és más érintettek alapvető jogai és szabadságai között. Ennek érdekében a rendelet 25. cikke lehetővé teszi az Ügynökség számára, hogy szigorú feltételek mellett korlátozza a rendelet 14–22., 35. és 36. cikkének alkalmazását, továbbá – a 14–20. cikkben meghatározott jogokat és kötelezettségeket illető rendelkezései tekintetében – a rendelet 4. cikkének alkalmazását. Amennyiben a Szerződések alapján elfogadott jogi aktus nem ír elő korlátozásokat, belső szabályokat kell elfogadni, amelyek értelmében az Ügynökség korlátozhatja ezeket a jogokat.

(13)

Előfordulhat például, hogy az Ügynökségnek korlátoznia kell azoknak az információknak a körét, amelyeket az érintett részére szolgáltat személyes adatainak kezeléséről az igazgatási vizsgálat előzetes értékelési szakaszában vagy már a vizsgálat során, az ügy esetleges ejtése előtt vagy a fegyelmi előeljárás szakaszában. Bizonyos körülmények között az ilyen információk megadása súlyosan befolyásolhatja, hogy az Ügynökség sikeresen le tudja-e folytatni a vizsgálatot, például amikor fennáll a veszélye annak, hogy az érintett személy megsemmisíti a bizonyítékokat, vagy a meghallgatás előtt befolyásolja a lehetséges tanúkat. Az Ügynökségnek adott esetben védenie kell a tanúk és más érintett személyek jogait és szabadságait is.

(14)

Szükséges lehet, hogy az Ügynökség titokban tartsa egy tanú vagy visszaélést bejelentő személy kilétét, ha az kérte a névtelenséget. Ebben az esetben az Ügynökség dönthet úgy, hogy a jogaik és a szabadságaik védelme érdekében korlátozza az ilyen személyek kilétének, nyilatkozatainak és egyéb személyes adatainak megismerését.

(15)

Szükséges lehet a személyzet egy olyan tagjával kapcsolatos bizalmas adatok védelme, aki egy zaklatási ügyben folytatott eljárás összefüggésében az Ügynökség bizalmi tanácsadóihoz fordult. Ilyen esetekben előfordulhat, hogy az Ügynökségnek valamennyi érintett személy jogainak és szabadságainak védelme érdekében korlátoznia kell az állítólagos áldozat, az állítólagos zaklató és más érintett személyek kilétének, nyilatkozatainak és egyéb személyes adatainak megismerését.

(16)

Az Ügynökség csak olyan korlátozásokat alkalmazhat, amelyek tiszteletben tartják az alapvető jogok és szabadságok lényegét, illetve egy demokratikus társadalomban feltétlenül szükséges és arányos intézkedésnek minősülnek. Az Ügynökségnek indokolásban kell kifejtenie a korlátozások indokait.

(17)

Az elszámoltathatóság elve alapján az Ügynökségnek nyilvántartást kell vezetnie az általa alkalmazott korlátozásokról.

(18)

Amikor a feladataival kapcsolatban más szervezetektől kapott személyes adatokat kezel, az Ügynökségnek és az adott szervezetnek konzultálnia kell egymással a korlátozások megállapításának lehetséges jogalapjáról, valamint a korlátozások szükségszerűségéről és arányosságáról, kivéve, ha az veszélyeztetné az Ügynökség tevékenységét.

(19)

A rendelet 25. cikkének (6) bekezdése arra kötelezi az adatkezelőt, hogy tájékoztassa az érintetteket a korlátozás alkalmazásának fő okairól, és arról, hogy joguk van panasszal fordulni az európai adatvédelmi biztoshoz.

(20)

A rendelet 25. cikkének (8) bekezdése értelmében az Ügynökség az érintettre vonatkozó korlátozás alkalmazásának okaira vonatkozó tájékoztatást elhalaszthatja, elhagyhatja vagy megtagadhatja, amennyiben e tájékoztatás bármilyen módon ellehetetlenítené a korlátozás hatását. Az Ügynökségnek eseti alapon kell értékelnie, hogy a korlátozásról adott tájékoztatás ellehetetleníti-e annak hatását.

(21)

Az Ügynökségnek azonnal fel kell oldania a korlátozást, amennyiben a korlátozást indokoló feltételek már nem állnak fenn, és ezeket a feltételeket rendszeresen értékelnie kell.

(22)

Az érintetteket megillető jogok és szabadságok legmagasabb szintű védelmének garantálása érdekében, továbbá a rendelet 44. cikkének (1) bekezdésével összhangban megfelelő időben konzultálni kell az adatvédelmi tisztviselővel az esetlegesen alkalmazott korlátozásokról, továbbá ellenőrizni kell, hogy azok megfelelnek-e ennek a határozatnak.

(23)

A rendelet 16. cikkének (5) bekezdése és 17. cikkének (4) bekezdése kivételeket állapít meg az érintettek tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga alól. Amennyiben e kivételek alkalmazandók, az Ügynökségnek nem kell e határozat alapján korlátozást alkalmaznia,