(1)   A vegyes bizottság a Felek képviselőiből áll. Mindkét Fél kinevezi küldöttségének vezetőjét, és amennyiben szükséges, vezetőhelyettesét. A küldöttségvezetőt egy adott ülésen a vezetőhelyettes vagy kijelölt személy helyettesítheti.

(2)   A vegyes bizottság elnöki tisztét az Európai Unió és Ukrajna egy-egy képviselője felváltva tölti be. Elnökként az érintett küldöttség vezetője – vagy távollétében – a vezetőhelyettes vagy a helyettesítésükre kijelölt személy jár el.

(1)   A vegyes bizottság szükség esetén ülésezik. Bármelyik Fél kérheti ülés összehívását. A vegyes bizottságot legkésőbb három hónappal a megállapodás lejárta előtt össze kell hívni annak érdekében, hogy a megállapodás 6. cikkének (2) bekezdésével összhangban felmérje és eldöntse, hogy szükséges-e a megállapodás megújítása.

(2)   A vegyes bizottság személyes részvétellel vagy egyéb módon (például konferenciahívások vagy videokonferenciák útján) tart üléseket.

(3)   A Felek eltérő megállapodása hiányában az ülésekre lehetőség szerint felváltva kerül sor az Európai Unió valamelyik tagállamában, illetve Ukrajnában.

(4)   A munkanyelv az angol.

(5)   Amint a Felek megállapodtak az ülések időpontjáról és helyéről, az Európai Unió részéről az Európai Bizottság, Ukrajna részéről pedig az ország közúti fuvarozásért felelős minisztériuma összehívja az üléseket.

(6)   A Felek eltérő megállapodása hiányában a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak. Szükség esetén az ülés végén közös megegyezéssel sajtóközleményt lehet készíteni.

(1)   A küldöttségvezetők minden ülés előtt tájékoztatják egymást az ülésen részt vevő küldöttségeik tervezett összetételéről.

(2)   A közúti fuvarozási ágazat érdekelt feleinek képviselői megfigyelőként meghívást kaphatnak az ülésekre vagy azok részeire, amennyiben a vegyes bizottság konszenzussal így állapodik meg.

(3)   Amennyiben erről konszenzussal megállapodás születik, a vegyes bizottság más érintett feleket vagy szakértőket is meghívhat az üléseire vagy azok részeire, hogy azok bizonyos témákkal kapcsolatban tájékoztatást nyújtsanak.

(4)   A megfigyelők nem vesznek részt a vegyes bizottság döntéshozatali folyamatában.

(1)   A küldöttségvezetők kölcsönös megegyezéssel határozzák meg az egyes ülések ideiglenes napirendjét. A tervezett napirendet a titkárok az ülés időpontja előtt legkésőbb tizenöt nappal megküldik a küldöttségek tagjainak.

(2)   A vegyes bizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet. Ha a vegyes bizottság erről megállapodik, a napirend az ideiglenes napirenden nem szereplő pontokat is tartalmazhat.

(3)   A küldöttségvezetők egy adott ügy sajátosságaira vagy sürgősségére tekintettel lerövidíthetik az (1) bekezdésben meghatározott határidőt.

(1)   A vegyes bizottság minden egyes ülése után jegyzőkönyvtervezet készül. A jegyzőkönyvtervezetben fel kell tüntetni a megvitatott napirendi pontokat és az elfogadott határozatokat.

(2)   Az ülést követő egy hónapon belül a fogadó küldöttségvezető a vegyes bizottság titkárain keresztül írásbeli eljárás keretében történő jóváhagyásra benyújtja a jegyzőkönyvtervezetet a másik küldöttségvezetőnek.

(3)   Miután jóváhagyásra került, a jegyzőkönyvet a küldöttségvezetők két példányban aláírják, és mindkét Fél iktatja annak egy-egy eredeti példányát. A küldöttségvezetők dönthetnek úgy, hogy az elektronikus másolatok aláírása és cseréje megfelel ennek a követelménynek.

(4)   A vegyes bizottság üléseinek jegyzőkönyve nyilvános, kivéve, ha a Felek valamelyike ennek ellenkezőjét kéri.

(5)   A küldöttségvezetők egy adott ügy sajátosságaira vagy sürgősségére tekintettel lerövidíthetik a (2) bekezdésben meghatározott határidőt, és megállapodhatnak a (3) bekezdésben meghatározott jóváhagyás időpontjáról.

(1)   A vegyes bizottság a Felek közötti konszenzus alapján hozza meg határozatait.

(2)   A vegyes bizottság határozatait „Határozat” címmel kell ellátni, amelyet egy sorszámnak, az elfogadása dátumának, valamint a tárgya megjelölésének kell követnie.

(3)   A vegyes bizottság határozatait a küldöttségvezetők aláírják, és azokat csatolni kell az ülés jegyzőkönyvéhez.

(4)   A vegyes bizottság által elfogadott határozatokat a Felek saját belső eljárásaikkal összhangban hajtják végre.

(5)   A vegyes bizottság által elfogadott határozatokat a Felek saját hivatalos kiadványaikban közzétehetik. A határozatok egy-egy eredeti példányát mindkét Félnek iktatnia kell.

(1)   A vegyes bizottság munkacsoportokat hozhat létre, amelyek segítik a vegyes bizottságot feladatai ellátásában. A munkacsoportok feladatmeghatározását a megállapodás 7. cikkének (5) bekezdésével összhangban a vegyes bizottság hagyja jóvá, és azt a munkacsoportot létrehozó határozat melléklete tartalmazza.

(2)   A munkacsoportoknak a Felek képviselőiből kell állniuk.

(3)   A munkacsoportok a vegyes bizottság felügyelete alatt működnek, amelynek minden ülésük után beszámolnak. Nem hozhatnak határozatot, de ajánlásokat tehetnek a vegyes bizottság számára.

(4)   A vegyes bizottság bármikor dönthet már létező munkacsoportok felszámolásáról, módosíthatja feladatmeghatározásukat, vagy új munkacsoportokat állíthat fel, hogy segítsék a vegyes bizottságot feladatai ellátásában.

(1)   Mindkét Fél maga viseli a vegyes bizottság és a munkacsoportok ülésein való részvételével összefüggésben felmerült költségeket, mind a személyzeti, az utazási és az ellátási költségek, mind a postai és távközlési költségek vonatkozásában.

(2)   Az ülések megszervezésével kapcsolatos bármely egyéb anyagi kiadást az ülésnek otthont adó Fél visel.