(1)   Az Eurojust személyes adatok kezelésére és védelmére vonatkozó eljárási szabályzata (a továbbiakban: eljárási szabályzat) az Eurojust-rendeletben, valamint az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt adatvédelmi rendelkezéseket hajtja végre.

(2)   Ezt az eljárási szabályzatot kell alkalmazni a személyes adatok részben vagy teljes egészében automatizált módon történő kezelésére, valamint azoknak a személyes adatoknak a nem automatizált módon történő kezelésére, amelyek valamely nyilvántartási rendszer részét képezik, vagy amelyeket egy nyilvántartási rendszer részévé kívánnak tenni.

(3)   Ezt az eljárási szabályzatot kell alkalmazni az Eurojust által kezelt valamennyi személyes adatra, beleértve az Eurojust által összeállított vagy kapott, továbbá az Eurojust birtokában lévő, a hatáskörébe tartozó politikákra, tevékenységre és döntéshozatalra vonatkozó üggyel kapcsolatos információkban szereplő személyes adatokat is.

(1)   Ez az eljárási szabályzat az Eurojust által kezelt műveleti vonatkozású és adminisztratív jellegű személyes adatokra egyaránt alkalmazandó.

(2)   A műveleti vonatkozású adatokat a II. címnek megfelelően kell kezelni.

(3)   Az adminisztratív jellegű adatokat a III. címnek megfelelően kell kezelni.

(1)   Az érintettek jogainak gyakorlására irányuló kérelmekkel a kérelem által érintett nemzeti tag(ok)nak kell foglalkoznia (foglalkozniuk), aki(k) a kérelem nyilvántartásba vétele céljából megküldi(k) a kérelem másolatát az adatvédelmi tisztviselőnek.

(2)   Az érintett nemzeti tag(ok) köteles(ek) konzultációt folytatni a tagállamok illetékes hatóságaival a kérelemre válaszként meghozandó határozatról.

(3)   Az adatvédelmi tisztviselő – ha az ügy sajátosságai megkívánják – az ügyviteli rendszerben további ellenőrzéseket végez, és amennyiben ezek során releváns kiegészítő információkat talál, értesíti azokról az érintett nemzeti tago(ka)t. Az érintett nemzeti tag(ok) kötelesek figyelembe venni az adatvédelmi tisztviselő által rendelkezésre bocsátott információkat, és adott esetben felülvizsgálni az eredeti határozatot.

(4)   Az érintett nemzeti tag(ok) határozatának alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat rögzíteni kell az ügyviteli rendszerben a kérelemmel kapcsolatos ideiglenes munkafájlban, és kérésre az európai adatvédelmi biztos rendelkezésére kell őket bocsátani.

(5)   Az adatvédelmi tisztviselő tájékoztatja az érintettet az érintett nemzeti tag(ok) által az Eurojust nevében hozott határozatról, továbbá arról, hogy amennyiben nem ért egyet a határozattal, lehetősége van arra, hogy panasszal éljen az európai adatvédelmi biztosnál, vagy hogy bírósági jogorvoslatért a Bírósághoz forduljon.

(6)   Azokban az esetekben, amikor a kérelem egy nemzeti felügyeleti hatóságon keresztül érkezett, az Eurojust tájékoztatja a hatóságot az adatvédelmi tisztviselő által az érintett tudomására hozott határozatról.

(1)   Az ügyviteli rendszer minden újonnan nyitott ideiglenes munkafájlhoz automatikusan egyedi hivatkozási számot (azonosítót) rendel.

(2)   Amennyiben az Eurojust-rendelet 24. cikkének (1) bekezdése szerinti ideiglenes munkafájl kezeléséért felelős nemzeti tag hozzáférést enged az ideiglenes munkafájlhoz vagy annak egy részéhez egy vagy több érintett nemzeti tag számára, az ügyviteli rendszer gondoskodik arról, hogy az adott nemzeti iroda profiljához tartozó, a nemzeti tag felelőssége mellett engedéllyel rendelkező felhasználók hozzáférjenek a fájl vonatkozó részeihez, az eredeti szerző által bevitt adatokat azonban ne módosíthassák. Az engedéllyel rendelkező felhasználók az ideiglenes munkafájl új részeit ugyanakkor bármilyen releváns információval kiegészíthetik. A tárgymutatóban szereplő információk hasonlóképpen megtekinthetők a rendszer valamennyi engedéllyel rendelkező felhasználója által, módosításukra azonban kizárólag az eredeti szerzőnek van lehetősége.

(3)   Az ügyviteli rendszer automatikusan értesíti az adatvédelmi tisztviselőt minden olyan új munkafájl létrehozásáról, amely személyes adatokat tartalmaz.

(4)   Az ügyviteli rendszer biztosítja, hogy az ideiglenes munkafájlt megnyitó érintett nemzeti tag az Eurojust-rendelet 23. cikkének (4) bekezdésével és 24. cikkének (3) bekezdésével összhangban a tárgymutatóban kizárólag az Eurojust-rendelet II. melléklete (1) bekezdésének a)–i), k) és m) pontjában, valamint (2) bekezdésében említett, műveleti vonatkozású személyes adatokat rögzíthessen.

(5)   Amennyiben a nemzeti tagok az Eurojust-rendelet 23. cikkének (6) bekezdésével összhangban ideiglenesen tárolni és elemezni kívánnak személyes adatokat annak meghatározása céljából, hogy az adott adatok relevánsak-e az Eurojust feladatai szempontjából, ideiglenesmunkafájl-tervezetet kell létrehozniuk, amely kizárólag számukra, valamint a nemzeti irodájuk profiljához tartozó azon felhasználók számára lehet elérhető, akik tőle engedélyt kaptak. Az ideiglenes munkafájl tervezetét három hónap elteltével ideiglenes munkafájllá kell alakítani az ügyviteli rendszerben, vagy ellenkező esetben automatikusan törlődnie kell a rendszerből. A rendszer az említett határidő lejárta előtt emlékeztetőt küld az érintett nemzeti tagnak arról, hogy döntést kell hoznia a munkafájl tervezetével kapcsolatban.

(6)   Az érintett nemzeti tag(ok) köteles(ek) biztosítani, hogy a tárgymutatóban szereplő információk elégségesek legyenek az Eurojustnak az Eurojust-rendelet 2. cikkében meghatározott feladatai ellátásához.

(1)   Az Eurojust megfelelő technikai intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az adatvédelmi tisztviselő automatikusan értesüljön azokról a kivételes esetekről, amikor az Eurojust-rendelet 27. cikkének (4) bekezdését alkalmazzák. Az ügyviteli rendszer biztosítja, hogy az ilyen adatok ne kerülhessenek be az Eurojust-rendelet 23. cikkének (1) bekezdésében és 23. cikkének (4) bekezdésében említett tárgymutatóba.

(2)   Amennyiben az ilyen adatok az Eurojust-rendelet 27. cikkének (2) bekezdése értelmében vett tanúkra vagy sértettekre vonatkoznak, az ügyviteli rendszerben ezek az információk nem rögzíthetők, kivéve, ha az érintett nemzeti tagok másként határoznak. Az ilyen adatok kezelésére vonatkozó döntést dokumentálni kell.

(1)   Az Eurojust megfelelő technikai intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az adatvédelmi tisztviselő automatikusan értesüljön azokról a kivételes esetekről, amikor korlátozott ideig az Eurojust-rendelet 27. cikkének (3) bekezdését alkalmazzák. Az ügyviteli rendszer ezeket az adatokat olyan jelzéssel látja el, amelynek köszönhetően az adatokat a rendszerben rögzítő személy emlékeztetőt kap arról, hogy ezeket az adatokat csak korlátozott ideig őrizheti meg.

(2)   Amennyiben az ilyen adatok az Eurojust-rendelet 27. cikkének (2) bekezdése értelmében vett tanúkra vagy sértettekre vonatkoznak, az ügyviteli rendszerben ezek az információk nem rögzíthetők, kivéve, ha az érintett nemzeti tagok másként határoznak. Az ilyen adatok kezelésére vonatkozó döntést dokumentálni kell.

(1)   Az Eurojust valamennyi nemzeti tagjának dokumentálnia kell a hozzáférésre vonatkozó azon szabályokat, amelyeket az Eurojust-rendelet 34. cikkével összhangban saját nemzeti irodáján belül a műveleti vonatkozású személyes adatok tekintetében engedélyezett, és tájékoztatnia kell azokról az adatvédelmi tisztviselőt.

(2)   A nemzeti tagok eseti alapon dönthetnek úgy, hogy külön engedélyt adnak az ideiglenes munkafájlhoz vagy annak egyes részeihez való hozzáférésre olyan személy számára, aki nem tagja az Eurojust személyzetének, azonban az Eurojust nevében jár el, és az alkalmazottak olyan meghatározott kategóriájába tartozik, akik vonatkozásában az Eurojust adminisztratív igazgatója az Eurojust-rendelet 24. cikkének (2) bekezdésével összhangban előzetesen engedélyezte az ügyviteli rendszerhez való hozzáférést.

(3)   A nemzeti tagok biztosítaniuk kell a megfelelő szervezési intézkedések meghozatalát és az azoknak való megfelelést saját irodájukon belül, továbbá az Eurojust által rendelkezésükre bocsátott technikai és szervezési intézkedések megfelelő alkalmazását, többek között az előírt képzés elvégzését.

(4)   Az Eurojust-rendelet 34. cikkével összhangban a testület az Eurojust személyzetének egyéb tagjai számára is engedélyezheti a műveleti vonatkozású személyes adatokhoz való hozzáférést, amennyiben az az Eurojust feladatainak teljesítéséhez szükséges.

(1)   Az Eurojust-rendelet 23. cikkében meghatározott Eurojust ügyviteli rendszer az adatkezelési tevékenységeknek az Eurojust-rendelet 35. cikkében említett nyilvántartásaként szolgál a műveleti vonatkozású személyes adatok tekintetében.

(2)   Az Eurojust ügyviteli rendszerben teljeskörű nyilvántartást kell vezetni a műveleti vonatkozású személyes adatok továbbításáról és fogadásáról, lehetővé téve a műveleti vonatkozású személyes adatok átadásának nyomon követését és annak megállapítását, hogy mely nemzeti hatóság, szervezet vagy harmadik ország vagy nemzetközi szervezet továbbította az Eurojust részére ezeket az információkat, vagy fogadta azokat az Eurojust részéről.

(1)   Az Eurojust-rendelet 58. cikkének (1) bekezdése szerinti, harmadik országok vagy nemzetközi szervezetek részére történő személyesadat-továbbításról az Eurojust testülete határoz, az érintett nemzeti tag(ok) kérésére, az adatvédelmi tisztviselő által végzett értékelést követően.

(2)   Az adatvédelmi tisztviselő tíz munkanapon belül rendelkezésre bocsátja az (1) bekezdésben említett értékelést. Adott esetben, ha az érintett nemzeti tag(ok) jelzi(k), hogy az ügy sürgőssége indokolja, az értékelést a lehető leghamarabb rendelkezésre kell bocsátani. Különösen bonyolult esetekben az adatvédelmi tisztviselő az érintett nemzeti taggal (tagokkal) megállapodhat hosszabb határidőről is az értékelés elkészítésére vonatkozóan.

(3)   Az adatvédelmi tisztviselő az értékelésben foglalkozik különösen az Eurojust-rendelet (51) és (52) preambulumbekezdésében említett szempontokkal. Amennyiben egy adott ügy vonatkozásában az értékelés során az adatvédelmi tisztviselőnek fenntartásai vannak a garanciák megfelelőségével kapcsolatban, konzultálhat az európai adatvédelmi biztossal, mielőtt rendelkezésre bocsátaná a szóban forgó adattovábbításra vonatkozó értékelését.

(1)   Az Eurojust megfelelő technikai intézkedéseket hoz a műveleti vonatkozású személyes adatok tárolására vonatkozóan az Eurojust-rendelet 29. cikkében előírt határidők betartásának, valamint annak a biztosítására, hogy ha a felülvizsgálat időpontjáig nem születik kellően indokolt döntés a műveleti vonatkozású személyes adatok további tárolásáról, a szóban forgó adatok automatikusan törlődjenek.

(2)   Az ügyviteli rendszer biztosítja, hogy az adatok bevitelét követően háromévenként felülvizsgálják az adatok ideiglenes munkafájlban való további tárolásának szükségességét. Ezt a felülvizsgálatot a rendszerben megfelelően dokumentálni kell, rögzítve többek között a műveleti vonatkozású személyes adatok további tárolásáról szóló határozat indokolását, és a felülvizsgálat eredményéről automatikusan tájékoztatni kell az adatvédelmi tisztviselőt. A döntés kimenetele vagy hiánya az Eurojust-rendelet 29. cikkének (2) bekezdésével összhangban az ügy egészére alkalmazandó.

(3)   Az ügyviteli rendszer jelzéssel látja el az Eurojust-rendelet 27. cikkének (3) bekezdésével összhangban kizárólag korlátozott időre rögzített adatokat, valamint az Eurojust-rendelet 27. cikkének (4) bekezdésében említett adatokat. Amennyiben a 27. cikk (4) bekezdésében említett műveleti vonatkozású személyes adatokat öt évnél hosszabb ideig tárolják, az ügyviteli rendszer figyelmeztetést küld annak biztosítása érdekében, hogy az európai adatvédelmi biztos erről automatikusan értesüljön.

(4)   Kivételes esetekben, ha a nemzeti tag úgy ítéli meg, hogy a műveleti vonatkozású személyes adatokra az Eurojust-rendelet 29. cikke (7) bekezdésének e) pontjában említett közérdekű archiválás céljából vagy statisztikai célból később is szükség van, az adatvédelmi tisztviselő véleményének meghallgatását követően a testület határoz arról, hogy szükséges-e az adatok megőrzése az adott esetben, az adott konkrét célra. Az európai adatvédelmi biztost tájékoztatni kell arról, ha ezen eljárás alkalmazására kerül sor.

(1)   A jogok gyakorlása iránti kérelmeket közvetlenül az Eurojust adminisztratív igazgatójának vagy az adatvédelmi tisztviselőnek kell címezni. A kérelem másolatát nyilvántartásba vétel céljából minden esetben meg kell küldeni az adatvédelmi tisztviselő részére.

(2)   Az adatvédelmi tisztviselő szükség esetén segítséget nyújt az érintett számára, és a kérelmek benyújtására szolgáló formanyomtatványokat bocsát a rendelkezésére.

(3)   Az adminisztratív igazgató a személyes adatok kezelésében közvetlenül részt vevő adminisztratív szerv által nyújtott tájékoztatás, valamint az adatvédelmi tisztviselő tanácsa alapján határoz a konkrét üggyel kapcsolatban.

(4)   Az adatvédelmi tisztviselő tájékoztatja az érintettet az adminisztratív igazgató határozatáról, továbbá arról, hogy amennyiben nem ért egyet az Eurojust határozatával, lehetősége van arra, hogy panasszal éljen az európai adatvédelmi biztosnál.

(5)   A kérelmet a kézhezvételétől számított egy hónapon belül teljeskörűen el kell bírálni. Szükség esetén – a kérelmek számának és a kérelem összetettségének figyelembevételével – ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az adminisztratív igazgató a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Amennyiben az Eurojust az említett határidőn belül nem határoz a kérelemről, az érintett panasszal élhet az európai adatvédelmi biztosnál.

(1)   Az adminisztratív jellegű személyes adatokkal kapcsolatban az Eurojustnál végzett minden egyes adatkezelési művelet vonatkozásában – annak meghatározott céljára tekintettel, valamint az (EU) 2018/1725 rendelet 4. cikke (1) bekezdésének d) pontjával és 31. cikke (1) bekezdésének f) pontjával teljes összhangban – egyértelmű és meghatározott határidőt kell alkalmazni az adattárolásra vonatkozóan annak biztosítása érdekében, hogy az adatokat kizárólag az adminisztratív jellegű személyes adatok kezelése céljának eléréséhez szükséges ideig tárolják. Ilyen határidőt a kezelt adatok valamennyi kategóriájára vonatkozóan meg kell állapítani, és az adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartásban dokumentálni kell.

(2)   Az Eurojust az adminisztratív jellegű személyes adatokat az (1) bekezdéssel összhangban a szükséges ideig, és az egyes adatkezelési tevékenységek tekintetében az ezen eljárási szabályzat mellékletében szereplő táblázatban meghatározott időtartamnál tovább semmi esetre sem tárolja.

(3)   Az igazgatótanács az adminisztratív igazgató javaslata alapján az ezen eljárási szabályzat mellékletében foglaltaknál rövidebb megőrzési időtartamokat is meghatározhat.

(1)   Ezeket a szabályokat rendszeresen felül kell vizsgálni annak megállapítása céljából, hogy szükség van-e a módosításukra. Az eljárási szabályzat bármely módosítására vonatkozóan az eljárási szabályzat elfogadására az Eurojust-rendeletben meghatározott eljárást kell követni.

(2)   Az európai adatvédelmi biztos a testület tudomására hoz az eljárási szabályzat módosításaira vonatkozó bármely javaslatot, illetve ajánlást.