MELLÉKLET

UNIÓS IRÁNYMUTATÁS A KETTŐS FELHASZNÁLÁSÚ TERMÉKEK KERESKEDELMÉNEK ELLENŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ BELSŐ

BEVEZETÉS

A kettős felhasználású termékek – árucikkek, szoftverek és technológiák – kereskedelmének hatékony ellenőrzése elengedhetetlen a tömegpusztító fegyverek elterjedésével és a hagyományos fegyverek destabilizáló felhalmozásával kapcsolatos kockázatok leküzdéséhez. A kettős felhasználású termékekkel foglalkozó vállalatoknak meg kell felelniük az Európai Unió és tagállamainak jogszabályi rendelkezései (1) által előírt stratégiai kereskedelemellenőrzési követelményeknek. Tartózkodniuk kell az olyan ügyletektől, amelyek esetében felmerül annak kockázata, hogy a termékeket proliferációs célokra használják fel.

Figyelembe véve a gyors tudományos és technológiai fejlődést, a jelenkori ellátási láncok összetettségét és a nem állami szereplők egyre növekvő jelentőségét, a kereskedelmi ellenőrzések hatékonysága nagymértékben függ a „vállalatok”  (2) tudatosságától, valamint a kereskedelmi korlátozások betartását célzó aktív erőfeszítéseiktől. Ennek érdekében a vállalatok rendszerint belső politikák és eljárások – belső megfelelési programnak is nevezett – sorát alkalmazzák, hogy biztosítsák a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó uniós és nemzeti jogszabályoknak való megfelelést. A politikák és eljárások hatályát és tartalmát rendszerint az adott vállalat mérete és kereskedelmi tevékenységei határozzák meg.

Annak elősegítése céljából, hogy a vállalatok szigorúan betartsák a vonatkozó uniós és nemzeti jogszabályokat, jelen iránymutatás keretrendszerrel szolgál a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos következmények azonosítására és kezelésére, valamint a vonatkozó kockázatok csökkentésére. Az iránymutatás a belső megfelelési program hatékony alkalmazását célzó 7 alapelemre összpontosít. Az alapelemeket az egyes alapelemek célját (céljait) bemutató „Elvárások” című szakasz, valamint a „Szükséges lépések” című szakasz részletezi, mely tovább taglalja a lépéseket, valamint felvázolja a megfelelési eljárások kidolgozására és alkalmazására irányuló lehetséges megoldásokat. A dokumentum végén a vállalatok belső megfelelési programjához kapcsolódó hasznos kérdések, valamint az eltérési kockázati mutatókra és a gyanús lekérésekre, illetve megbízásokra vonatkozó „figyelmeztető jelzések” listája található.

A kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó belső megfelelési programról szóló uniós iránymutatás kidolgozása figyelembe és alapul veszi az exportellenőrzési megfeleléssel kapcsolatos létező megközelítéseket és különösen az alábbiakat:

—	a 2011. évi Wassenaari Megállapodás – a kettős felhasználású termékekre és technológiákra vonatkozó belső megfelelési programokkal kapcsolatos bevált gyakorlatokra vonatkozó iránymutatások (3),

—	a Nukleáris Szállítók Csoportja (NSG) által kidolgozott, a bevált gyakorlatokra vonatkozó iparág-specifikus útmutató (4),

—	2011/24/EU bizottsági ajánlás (5) belső megfelelési programra vonatkozó elemei,

—	a negyedik, 2015. évi wiesbadeni konferencia eredményei „A magánszektor szerepe a stratégiai kereskedelemellenőrzésben: az ENSZ Biztonsági Tanácsa 1540. (2004) számú határozatának hatékony végrehajtására vonatkozó ajánlások”,

—	az Egyesült Államok belső megfelelési programjával kapcsolatos 2017. évi útmutató az exportellenőrzésre és a kapcsolódó határbiztonsági programra vonatkozóan – weboldal (6).

Az iránymutatás 7 alapelemet tartalmaz, amelyek nem alkotnak teljeskörű listát, és nem az egymáshoz viszonyított fontosságuk alapján rendeződnek. Az alapelemek a vállalatok testre szabott belső megfelelési programjának alapvető részei, és céljuk, hogy iránymutatást adjanak, valamint megfelelő eszközökkel és eljárásokkal szolgáljanak a vállalatoknak a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó uniós és nemzeti jogszabályok betartására. Elvárás az érintett vállalatok felé, hogy az exportellenőrzésre vonatkozó politikákkal és eljárásokkal rendelkezzenek. Az alapelemek felépítése hozzájárulhat, hogy e vállalatok javítsák a megfelelési megközelítésükkel kapcsolatos teljesítményértékelést. A vállalatoknak összhangba kell hozniuk a valamennyi alapelemmel kapcsolatos politikákat és belső eljárásokat magukban foglaló megfelelési megközelítésüket a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó belső megfelelési programról szóló uniós iránymutatással A kettős felhasználású termékek kereskedelmére vonatkozó megfelelési megközelítés kidolgozása során a vállalati megfelelés alapvető és általános mintájául szolgál a vállalatok számára az alapelemek felépítése.

Általános szinten a belső megfelelési program kidolgozásának legfőbb eleme, hogy összhangban álljon a vállalat felépítésével és tevékenységeivel, valamint hogy biztosítsa a belső folyamatok könnyű megértését és követését, és hogy azok megragadják a napi folyamatokat és eljárásokat. A belső megfelelési program egyedi követelményeit és jellemzőit a vállalat üzleti tevékenységének mérete, felépítése és jellege, termékeinek stratégiai jellege, a lehetséges végfelhasználás és végfelhasználók, ügyfeleinek földrajzi közelsége, valamint a belső exportfolyamatok összetettsége határozza meg. Ennek érdekében fontos hangsúlyozni, hogy az iránymutatás kidolgozásakor szisztematikusan figyelembe vették a kis- és középvállalkozások (kkv-k) számára a végrehajtással kapcsolatban jelentett lehetséges kihívásokat.

Felelősségkizáró nyilatkozat

Jelen iránymutatás nem kötelező erejű és nem tekinthető jogi tanácsadásnak. Jelen iránymutatás nem sérti az engedélyekre vonatkozó határozatokat, amelyek a 428/2009/EK rendelet értelmében a hatáskörrel rendelkező hatóságok feladatkörébe tartoznak.

Amennyiben meg kívánja osztani észrevételeit jelen dokumentummal kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a hatáskörrel rendelkező hatósággal (lásd a 3. mellékletet).

A KETTŐS FELHASZNÁLÁSÚ TERMÉKEK KERESKEDELMÉNEK ELLENŐRZÉSÉRE VONATKOZÓ BELSŐ MEGFELELÉSI PROGRAMRÓL SZÓLÓ UNIÓS IRÁNYMUTATÁS

A következő alapelemek elengedhetetlenek a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó, hatékony belső megfelelési program biztosításához.

1.	A felső vezetés megfelelés iránti elkötelezettsége

2.	Szervezeti felépítés, hatáskörök és erőforrások

3.	Képzés és tudatosítás

4.	Az ügyletek átvilágítási folyamatai és eljárásai

5.	Teljesítmény-felülvizsgálat, ellenőrzések, jelentéstétel és korrekciós intézkedések

6.	Nyilvántartás és dokumentálás

7.	Fizikai biztonság és információbiztonság

Az „Elvárások” című szakasz az egyes alapelemek belső megfelelési programmal kapcsolatos célkitűzéseit részletezi. A „Szükséges lépések” című szakasz tovább részletezi az intézkedéseket, valamint felvázolja a megfelelési eljárások kidolgozására és alkalmazására irányuló lehetséges megoldásokat.

Ezt szem előtt tartva, az alapelemek „építőkövekként” szolgálnak a kettős felhasználású termékek kereskedelmével foglalkozó vállalatok számára a belső megfelelési program kidolgozásához. Valamennyi vállalatnak meg kell határoznia saját testre szabott belső megfelelési programjában, hogy egyedi körülményeit figyelembe véve miként hajtja végre a vonatkozó alapelemeket.

Ennek során valamennyi kettős felhasználású termékek kereskedelmével foglalkozó vállalatnak mérlegelnie kell a „Szükséges lépések” című szakaszban foglalt intézkedéseket, amelyektől ugyanakkor vállalatspecifikus okokból eltérhetnek.

KOCKÁZATÉRTÉKELÉS

A belső megfelelési programot a vállalkozás mérete, felépítése és tevékenységi köre, valamint kifejezetten a vállalat konkrét üzleti tevékenysége és a kapcsolódó kockázatok alapján kell személyre szabni. Ennek megfelelően, amennyiben egy vállalat kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó megfelelési programot kíván kidolgozni vagy felülvizsgálni, először ajánlott kockázatértékelést készítenie a kettős felhasználású termékek kereskedelmével kapcsolatos kockázati profil megállapításához. Ez segít a vállalatnak abban, hogy felmérje, mely tevékenységeit kell a belső megfelelési program alá vonnia, továbbá segít a vállalat egyedi körülményeihez igazítani a belső megfelelési programot.

A kockázatértékelésnek részletesen meg kell vizsgálnia a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzése által érintett vagy esetlegesen érintett termékkínálatot, ügyfélkört és üzleti tevékenységet. Minden vonatkozó sebezhetőségi és kockázati tényezőt meg kell határoznia annak érdekében, hogy a vállalat beépíthesse a csökkentésükre irányuló módszereket a belső megfelelési programba. Annak ellenére, hogy a kockázatértékelés nem alkalmas minden, a jövőben esetleg felmerülő sebezhetőségi és kockázati tényező meghatározására, jobb alapot teremt a vállalatnak a belső megfelelési program kidolgozásához vagy felülvizsgálatához.

A vállalatok sok esetben már alkalmaznak meglévő belső ellenőrzési eljárásokat, így nem kell az alapoktól elkezdeniük a belső megfelelési programok tervezését. A kockázatértékelés segít a vállalatoknak abban, hogy értékeljék meglévő vállalati politikáikat és eljárásaikat az exportellenőrzéssel kapcsolatos kockázatokhoz viszonyítva, és szükség esetén meghozzák a kiigazításukhoz szükséges intézkedéseket. Emellett további megfontolandó lépés már a kezdetektől a meglévő politikák és exportellenőrzési követelmények közötti szinergiák elősegítése is. Bevált gyakorlat például az exportellenőrzési alapelvekre és követelményekre való kereszthivatkozások beillesztése a vállalat magatartási kódexébe, ha van ilyen.

A kockázatértékelés eredményei befolyásolják a vállalat egyedi megfelelési eljárásainak kidolgozásához, illetve alkalmazásához szükséges intézkedéseket és megfelelő megoldásokat.

A vállalatok törekedhetnek a globális, csoportszintű belső megfelelési programok által nyújtott előnyök lehető legnagyobb mértékű kihasználására, ennek során ugyanakkor valamennyi alkalmazandó uniós és tagállami jogszabálynak meg kell felelniük.

ENGEDÉLYEZETT GAZDÁLKODÓ (7)

Amennyiben a vállalat érvényes engedélyezett gazdálkodói engedéllyel rendelkezik, a vállalat releváns vámügyi tevékenységeire vonatkozó megfelelési értékelés figyelembe vehető a belső megfelelési program kidolgozása vagy felülvizsgálata szempontjából.

Tekintettel arra, hogy a vámhatóságok már ellenőrizték vállalatának vámügyi gyakorlatait és eljárásait, az engedélyezett gazdálkodói jogállás előnyt jelenthet a belső megfelelési program alapelemeivel kapcsolatos eljárások – például a nyilvántartás vagy a fizikai biztonság – kidolgozásakor vagy felülvizsgálatakor.

1.   A felső vezetés megfelelés iránti elkötelezettsége

A hatékony belső megfelelési program felülről lefelé irányuló folyamaton alapul, ahol a vállalat felső vezetése jelentőséget és legitimitást kölcsönöz a vállalati megfelelés kultúrájának és elkötelezettségnek, ennek céljából pedig megfelelő szervezeti, emberi és technikai erőforrásokat biztosít.

Elvárások

A felső vezetés elkötelezettsége azt a célt szolgálja, hogy a vezetőség példamutatásával kialakuljon a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos megfelelési kultúra a vállalaton belül.

A felső vezetésnek a belső megfelelési eljárások támogatására irányuló írásbeli nyilatkozata elősegíti a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó célkitűzések, valamint a vonatkozó uniós és tagállami jogszabályoknak való megfelelés vállalaton belüli tudatosítását.

Az ilyen irányú elköteleződés a felső vezetés egyértelmű, erős és folyamatos kötelezettségvállalásáról, illetve támogatásáról ad tanúbizonyságot, és jelentős szervezeti, emberi és technikai erőforrást biztosít a vállalat megfelelési elkötelezettségének kialakításához. A megfelelési kultúra előmozdítása céljából a vezetőségnek világos és folyamatos kommunikációt kell folytatnia az alkalmazottakkal a vállalati elkötelezettségről.

Szükséges lépések

Vállalati kötelezettségvállalási nyilatkozatot kell kidolgozni, amelyben szerepel, hogy a vállalat a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó összes uniós és tagállami jogszabálynak megfelel.

Meg kell határozni a vezetőség egyedi megfelelési elvárásait, valamint világossá kell tenni a hatékony megfelelési eljárásoknak tulajdonított értéket, illetve azok jelentőségét (8).

Egyértelmű és folyamatos kommunikációt kell folytatni valamennyi munkavállalóval a vállalati kötelezettségvállalási nyilatkozat tekintetében (beértve a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével nem foglalkozó munkavállalókat is) a megfelelési kultúra elősegítése érdekében (9).

2.   Szervezeti felépítés, hatáskörök és erőforrások

A megfelelési eljárások hatékony kidolgozása és alkalmazása érdekében elengedhetetlen az elegendő szervezeti, emberi és technikai erőforrás megléte. Világos szervezeti felépítés és egyértelműen meghatározott hatáskörök nélkül a belső megfelelési programot az ellenőrizetlenség és a szerepkörök meghatározatlanságának kockázata fenyegeti. Az erős szervezeti felépítéssel rendelkező vállalatok eredményesebben képesek megoldani a felmerülő problémákat, és hatékonyabban veszik elejét az engedély nélküli ügyleteknek.

Elvárások

A vállalatnak írásban (például szervezeti ábrán) rögzített belső szervezeti felépítéssel kell rendelkeznie, amelynek lehetővé kell tennie a belső megfelelési ellenőrzések elvégzését. A szervezeti felépítés határozza meg és jelöli ki azon személy(eke)t, akiknek az az általános felelősségük, hogy biztosítsák a vállalati megfelelés iránti elköteleződést. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egyes tagállamokban ez a személy kötelezően a felső vezetés egyik tagja.

A megfeleléssel kapcsolatos feladat-, felelősségi és hatáskörök meghatározása, kiosztása és az egymáshoz való viszonyuk azt a célt szolgálja, hogy a vezetőség biztosíthassa a vállalat általános megfelelését. Adott esetben, illetve szükség esetén az exportellenőrzéssel (de nem az általános felelősséggel) kapcsolatos feladat- és/vagy hatáskörök a szervezeten belül átruházhatók, valamint két vagy több, EU-n belüli vállalati egység között megoszthatók.

A vállalat a kettős felhasználású termékek kereskedelmével kapcsolatos szervezeti egységeinél olyan munkavállalókat alkalmaz, akik igazoltan rendelkeznek a szükséges készségekkel. A vállalaton belül legalább egy személy a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzéséért (de nem feltétlenül kizárólagosan csak azért) felelős. Ez a feladatkör az EU-n belüli vállalati egységek között mindaddig megosztható, amíg megfelelő mértékben érvényesül az ellenőrzés feltétele. Kérjük, vegye figyelembe ugyanakkor, hogy néhány uniós tagállam esetében erre nincs mód, ugyanis a nemzeti exportellenőrzési jogszabályok egy helyileg kinevezett személy megbízását írják elő ezekben az esetekben.

A kettős felhasználású termékek kereskedelmét ellenőrző személyzetet a lehető legjobban meg kell védelmezni az érdekellentétektől. Ez a személyzet közvetlen jelentést tehet a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzéséért általános felelősséggel tartozó személy(ek)nek, továbbá az ügyletek félbeszakításáról is dönthet.

A kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzéséért felelős személyzetnek hozzáféréssel kell rendelkeznie a vonatkozó jogszabályokhoz, beleértve az ellenőrzött áruk naprakész jegyzékét, valamint az embargók és szankciók alá tartozó rendeltetési helyek és szervezetek jegyzékét is. A kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó működési és szervezeti folyamatokat és eljárásokat megfelelően kell dokumentálni, összegyűjteni és minden érintett számára hozzáférhetővé tenni.

A vállalatnak naprakész nyilvántartást kell vezetnie a dokumentált eljárásokról és folyamatokról (például megfelelési kézikönyvben). A vállalat méretétől és üzleti forgalmától függően dönthet úgy, hogy informatikai támogatást vesz igénybe a belső megfelelési folyamatok támogatásához.

Szükséges lépések

Meg kell határozni a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzéséért felelős személyzet létszámát, a vonatkozó jogi és technikai szempontok figyelembevételével. A vállalaton belül legalább egy személyt ki kell jelölni a vállalat kettős felhasználású termékek kereskedelmére vonatkozó megfeleléssel kapcsolatos tevékenységeinek elvégzésére, továbbá biztosítani kell, hogy (betegség, szabadság vagy egyéb okból történő) hiányzás esetén azonos képzettségű helyettes vegye át a feladatait. A megbízások átlagos számának függvényében a megbízott személynek adott esetben elég részidőben foglalkoznia a kettős felhasználású termékekre vonatkozó exportellenőrzéssel kapcsolatos feladatokkal.

Világosan meg kell határozni és ki kell jelölni a megfeleléssel kapcsolatos valamennyi feladat-, felelősségi és hatáskört, lehetőleg szervezeti ábra segítségével. Lehetőség szerint egyértelműen meg kell határozni a háttérfeladatokat.

Biztosítani kell, hogy a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó belső szervezeti felépítés az összes szervezeti egységen belül ismert legyen, valamint biztosítani kell az erre vonatkozó belső nyilvántartások rendszeres frissítését és a munkavállalókkal történő megosztását is. Meg kell osztani a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével megbízott személy elérhetőségi adatait a vállalaton belül. A kereskedelem ellenőrzésével kapcsolatos feladatok kiszervezése esetén biztosítani kell az adott vállalattal való kommunikációt és a szükséges kommunikációs felületet.

Meg kell határozni a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével megbízott jogi és technikai személyzettől elvárt ismereteket és készségeket. Ennek érdekében ajánlott munkaköri leírásokat készíteni.

A kettős felhasználású termékek kereskedelmét ellenőrző személyzetet a lehető legjobban meg kell védelmezni az érdekellentétektől. A vállalat méretétől függően a megfeleléssel kapcsolatos felelősségi körökről a megfelelő szervezeti egység vagy osztály rendelkezhet. Például: az áruk szállíthatóságára vonatkozó végső döntés meghozataláért felelős személy(ek) nem az értékesítési, hanem a jogi osztály tagjai. Lehetővé kell tenni az említett személyzet tagjainak, hogy szakértői tanácsadóként vegyenek részt a megfelelő ügyletekkel járó vállalati döntések meghozatalában.

Nyilvántartást kell vezetni a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos politikákról és eljárásokról, amelyeket az összes érintett személlyel meg kell osztani.

Össze kell gyűjteni a dokumentált politikákat és eljárásokat, adott esetben egy megfelelési kézikönyv formájában.

3.   Képzés és tudatosítás

A kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos képzés és tudatosítás elengedhetetlen annak érdekében, hogy a személyzet megfelelően láthassa el feladatait, és kellően komolyan vegye a megfeleléssel kapcsolatos kötelezettségeit.

Elvárások

A vállalat képzésekkel biztosítja, hogy a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével megbízott személyzet az exportellenőrzésre vonatkozó összes jogszabályt, valamint a vállalat belső megfelelési programját és annak valamennyi módosítását ismerje. A képzési anyagok lehetnek például külső szemináriumok, a hatáskörrel rendelkező hatóságok által kínált tájékoztató programokra való feliratkozási lehetőség, házon belüli képzési lehetőségek stb.

A vállalatnak ezenkívül valamennyi szinten elő kell segítenie a munkavállalók tudatosságának növelését.

Szükséges lépések

Kötelező időszakos képzési programokat kell szervezni a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével foglalkozó személyzet tagjai számára annak érdekében, hogy birtokában legyenek a rendelkezések és a vállalat belső megfelelési programjának betartásához szükséges tudásnak.

Képzésekkel kell biztosítani, hogy valamennyi érintett munkavállaló tudatában legyen a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó összes jogszabálynak, szabályzatnak, ellenőrzési listáknak, illetve azok módosításainak, miután a hatáskörrel rendelkező hatóságok nyilvánosságra hozták őket. Lehetőség szerint mérlegelje testre szabott képzések szervezését.

Dolgozzon ki minden munkavállalónak szóló általános tudatosítási programokat és célzott képzési (például értékesítési, műszaki, projektkezelési, szállítási, ügyfélszolgálati vagy számlázási) programokat.

Adott esetben mérlegelje a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó nemzeti vagy uniós képzési kezdeményezések igénybevételét.

Lehetőség szerint építse be képzési vagy exporttudatossági programjaiba a teljesítmény-felülvizsgálatokból, ellenőrzésekből, jelentéstételekből és korrekciós intézkedésekből levont tanulságokat.

4.   Az ügyletek átvilágítási folyamatai és eljárásai

Az operatív megvalósítás szempontjából az ügyletek átvilágítása a belső megfelelési program legfontosabb eleme. Ez az elem tartalmazza a vállalat belső intézkedéseit, amelyek azt szolgálják, hogy ne kerülhessen sor engedély nélküli vagy a vonatkozó kereskedelmi korlátozásokat és tilalmakat megszegő ügyletre.

Az ügyletek átvilágítására vonatkozó eljárások az osztályozással, az ügyletek kockázatértékelésével, az engedélymeghatározással és -kérelmezéssel, valamint az engedélyezés utáni ellenőrzéssel kapcsolatos információkat gyűjtik össze és elemzik.

Az ügyletek átvilágításával kapcsolatos intézkedések lehetővé teszik a vállalatok számára továbbá, hogy bizonyos fokú elővigyázatossági intézkedéseket vezessenek be a gyanús lekérések és megbízások kezelésére.

Elvárások

A vállalatnak megfelelő eljárást kell kidolgoznia annak megállapítására, hogy a kettős felhasználású termékekre vonatkozó ügylet a kettős felhasználású termékek kereskedelmét érintő uniós vagy tagállami ellenőrzés tárgyát képezi-e, és meg kell határoznia az alkalmazandó folyamatokat és eljárásokat is. Az ismétlődő ügyletek esetében az ügyletek átvilágítását rendszeres időközönként kell elvégezni.

Ez az alapelem a következő részekből áll:

—	árukra, szoftverekre és technológiákra vonatkozó osztályozás;

—

az ügyletek kockázatértékelése, beleértve — a kereskedelemmel kapcsolatos embargók és szankciók hatálya alá tartozó vagy „érzékeny rendeltetési helyek és szervezetek”  (10) ellenőrzését, — a megjelölt végfelhasználás és az érintett felek átvilágítását, — az eltérítési kockázatok ellenőrzését, — a „mindenre kiterjedő ellenőrzéseket” a fel nem sorolt kettős felhasználású termékek vonatkozásában;

—	az engedélyezési követelmények és adott esetben az engedélykérelmek meghatározása a bróker-, tranzit- és transzfertevékenységek vonatkozásában is; valamint

—	engedélyezés utáni ellenőrzések, beleértve a szállítás ellenőrzését, valamint az engedélyezési feltételeknek való megfelelést.

Az ügyletek átvilágítási folyamatával és különösen a megjelölt végfelhasználásra, az érintett felekre és az eltérítési kockázatokra vonatkozó átvilágítások eredményeivel kapcsolatban felmerülő kétely vagy gyanú esetén kérjük, vegye fel a kapcsolatot a vállalata tevékenységének helye szerinti uniós tagállam hatáskörrel rendelkező hatóságával.

Az ügyletek átvilágítása vállalatának igényei és a rendelkezésre álló erőforrások szerint manuálisan és számítástechnikai eszközök segítségével is történhet.

Szükséges lépések

Termékosztályozás

A termékosztályozás annak megállapítására vonatkozik, hogy az adott termék szerepel-e a jegyzékben. Ez az adott termék műszaki jellemzőinek a kettős felhasználású termékek ellenőrzésére vonatkozó uniós és tagállami jegyzékben szereplő adatokkal történő összevetése által történik. Amennyiben lehetséges, ellenőrizze, hogy az adott termék az Unió vagy a vállalatának tevékenységi helye szerinti uniós tagállam által kivetett korlátozó intézkedések hatálya alatt áll-e (beleértve a szankciókat is).

Vegye figyelembe, hogy a kettős felhasználású termékek – akár fizikai árucikkekről, szoftverekről vagy technológiákról van szó – különböző okok miatt engedélykötelesek lehetnek.

Különös figyelmet kell fordítani a kettős felhasználású alkotóelemek és cserealkatrészek, valamint azon szoftverek és technológiák osztályozására, amelyek e-mailen vagy például felhőalapú szolgáltatáson keresztül külföldre továbbíthatók.

Gyűjtse össze a kettős felhasználású termékeivel kapcsolatos lehetséges visszaélésekre (például hagyományos katonai felhasználásra vagy a tömegpusztító fegyverek elterjedésére) vonatkozó információkat. Ossza meg ezen információkat a vállalaton belül.

A vállalata által kezelt vagy alkalmazott anyagok, alkotóelemek és alrendszerek kettős felhasználásával kapcsolatos osztályozásra vonatkozóan (beleértve a termeléshez használt gépeket is) a beszállító(k)tól kérhet tájékoztatást. A beszállító(k) által megadott osztályozások ellenőrzése az Ön vállalatának a feladata.

A kettős felhasználású termékekről szóló 428/2009/EK rendelet 22. cikkének (10) bekezdése értelmében az Unión belüli transzferekkel kapcsolatos kereskedelmi okmányokban a vonatkozó jogszabályi hivatkozás mellett fel kell tüntetni, hogy az ügylet olyan felsorolt kettős felhasználású termékekre vonatkozik, amelyek az Unióból történő kivitelük esetén ellenőrzés tárgyát képezik.

Az ügyletek kockázatértékelése

Az embargók és szankciók hatálya alá tartozó vagy érzékeny rendeltetési helyek és szervezetek ellenőrzése

Gondoskodjon róla, hogy az érintett felek (közvetítők, vevők, címzettek és végfelhasználók) ne tartozzanak korlátozó intézkedések (szankciók) hatálya alá a naprakész szankciós listák (11) alapján.

A megjelölt végfelhasználás és az érintett felek átvilágítása

Ismerje meg az ügyfeleit és a termékei végfelhasználását.

Tekintse át a végfelhasználási nyilatkozatokra vonatkozó uniós és nemzeti jogszabályokról, valamint követelményekről az Ön esetében illetékes hatáskörrel rendelkező hatóság által közzétett információkat. A megfelelően kitöltött és aláírt végfelhasználási nyilatkozat benyújtására vonatkozó nemzeti kötelezettség hiányában is hasznos lehet a végfelhasználási nyilatkozat a végfelhasználó/címzett megbízhatóságának ellenőrzése szempontjából. A végfelhasználási nyilatkozatban szereplő információk felhasználhatók annak megállapítására, hogy szükség van-e a fel nem sorolt kettős felhasználású termékek engedélyeztetésére, amennyiben a 428/2009/EK rendelet 4. cikke (12) értelmében aggodalom merül fel a végfelhasználással kapcsolatban.

Kísérje figyelemmel az eltérési kockázati mutatókat és a gyanús lekérésekre, illetve megbízásokra utaló jeleket: mérje fel például, hogy a megjelölt végfelhasználás összhangban van-e a végfelhasználó tevékenységeivel és/vagy a végfelhasználó tevékenysége szerinti ország piacával. A 2. melléklet tartalmazza a megjelölt végfelhasználás és az érintett felek ellenőrzését segítő kérdéssort.

Az eltérítési kockázat ellenőrzése

Kísérje figyelemmel az eltérési kockázati mutatókat és a gyanús lekéréseket. A 2. melléklet tartalmazza az eltérési kockázat ellenőrzését segítő kérdéssort.

Fordítson különös figyelmet a fel nem sorolt kettős felhasználású termékek mindenre kiterjedő ellenőrzésére, amennyiben a megjelölt végfelhasználás, az érintett felek ellenőrzése és az eltérítési kockázat ellenőrzése során aggályos körülmények merülnek fel a 428/2009/EK rendelet 4. cikkének rendelkezései szerint.

„Mindenre kiterjedő” ellenőrzések a fel nem sorolt kettős felhasználású termékek vonatkozásában

Biztosítsa, hogy a vállalat alkalmazza a megfelelő eljárásokat annak meghatározásához, hogy „tudatában van” a megjelölt végfelhasználással kapcsolatos aggályoknak (a 428/2009/EK rendelet 4. cikkének rendelkezései szerint). Amennyiben az exportőr „tudatában van” az említett aggályoknak, a vállalatnak biztosítania kell, hogy nem kerül sor kivitelre a hatáskörrel rendelkező hatóság értesítése és végső határozata nélkül.

Abban az esetben, ha a hatáskörrel rendelkező hatóságok „értesítik” az exportőrt a végfelhasználással kapcsolatos aggályokról (a 428/2009/EK rendelet 4. cikke szerint), a vállalat köteles megfelelő eljárásokat alkalmazni annak érdekében, hogy biztosítsa a gyors információáramlást és az exporttevékenység azonnali beszüntetését. Biztosítani kell, hogy nem kerül sor kivitelre a hatáskörrel rendelkező hatóságtól kapott engedély nélkül.

Az engedélyezési követelmények és az engedélykérelmek meghatározása a bróker-, tranzit- és transzfertevékenységek vonatkozásában

Biztosítsa, hogy vállalata rendelkezik az illetékes exportellenőrzési hatóság elérhetőségi adataival.

Gyűjtse össze és terjessze az engedélytípusokról (beleértve az egyedi, globális vagy általános engedélyeket), az ellenőrzés hatálya alá tartozó tevékenységekről (beleértve az export-, bróker-, tranzit- és transzfertevékenységeket), valamint az engedélykérelemmel kapcsolatos eljárásról szóló, a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó hatályos uniós és nemzeti jogszabályokhoz kapcsolódó információkat.

Fokozottan ügyeljen az ellenőrzött exporttípusok kevésbé egyértelmű (például a felhőalapú szolgáltatáson keresztül vagy személyi poggyászban történő kivitel) eseteire, valamint a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos, a kivitelen kívüli más tevékenységekre (például technikai segítségnyújtásra vagy brókertevékenységre) vonatkozó intézkedésekre.

Engedélyezés utáni ellenőrzések, beleértve a szállítási ellenőrzést, valamint az engedélyezési feltételeknek való megfelelést

A tényleges szállítás előtt végső ellenőrzést kell végezni annak megállapítására, hogy a megfelelést biztosító valamennyi intézkedést megtették. Ez jó alkalom annak ellenőrzésére, hogy megfelelő-e a termékek osztályozása, megtörtént-e a „figyelmeztető jelzések” azonosítása, hatékony volt-e a vállalati egységek átvilágítása, valamint hogy van-e érvényes szállítási engedély.

Az ügyletekre vonatkozó végleges kockázatértékelésre van szükség, amennyiben a vonatkozó jogszabályokban változás következik be időközben, például az adott árucikk felsorolt kettős felhasználású terméknek számít már, vagy a végfelhasználó szankció hatálya alá kerül.

Alkalmazzon olyan eljárást, amellyel megállítható vagy megszakítható az árucikkek kivitele, amennyiben bármelyik követelmény nem teljesül, vagy „figyelmeztető jelzések” kerülnek azonosításra. A termékeket csak a megfelelésért felelős személy szabadíthatja fel.

Biztosítsa, hogy az engedéllyel kapcsolatos valamennyi feltétel teljesült (beleértve a jelentéstételt is).

Vegye figyelembe, hogy az exportáló vállalat adataiban (például nevében, címében vagy jogállásában), a végfelhasználó és/vagy a közvetítők adataiban, valamint az engedélyezett termékek adataiban bekövetkező változás hatással lehet az engedélye érvényességére.

5.   Teljesítmény-felülvizsgálat, ellenőrzések, jelentéstétel és korrekciós intézkedések

A belső megfelelési program nem változatlan intézkedéssorozat, így a megfelelés biztosítása érdekében szükség szerint el kell végezni az ellenőrzését és felülvizsgálatát.

A teljesítmény-felülvizsgálatok és ellenőrzések annak igazolására szolgálnak, hogy a belső megfelelési program megvalósítása kielégítő módon történt, és megfelel az exportellenőrzésre vonatkozó hatályos uniós és nemzeti követelményeknek.

A megfelelően működő belső megfelelési program egyértelmű jelentéstételi eljárásokat alkalmaz az ismert vagy feltételezett meg nem felelési esemény bekövetkeztekor az alkalmazottak jelentéstételére és eszkalációs intézkedéseire vonatkozóan. Az erős megfelelési kultúra keretében az alkalmazottak nyugodtan előadhatják a megfeleléssel kapcsolatban jóhiszeműen megfogalmazott kérdéseiket vagy aggályaikat.

A teljesítmény-felülvizsgálatok, az ellenőrzések és a jelentéstételi eljárások az esetleges meg nem feleléshez vezető következetlenségek kiszűrését és az eljárások pontosítását és felülvizsgálatát szolgálják.

Elvárások

A vállalatnak teljesítmény-felülvizsgálati eljárásokat kell kidolgoznia a vállalat napi megfelelési tevékenységének ellenőrzésére, valamint annak megállapítására, hogy az exportellenőrzéssel kapcsolatos műveleteket a belső megfelelési programmal összhangban hajtják végre. A vállalaton belül végrehajtott teljesítmény-felülvizsgálat lehetővé teszi a meg nem felelés eseteinek korai felismerését, valamint a kárelhárítást célzó utólagos intézkedések kidolgozását. A teljesítmény-felülvizsgálat ennek megfelelően csökkenti a vállalatot érintő kockázatokat.

A vállalat szisztematikus, valamint célzott és dokumentált ellenőrzéseket hajt végre a belső megfelelési program megfelelő végrehajtásának biztosítása érdekében. Az ellenőrzések elvégezhetők a vállalaton belül vagy képesített külső szakember által is.

A jelentéstételi intézkedések a kettős felhasználású termékek kereskedelmével kapcsolatos meg nem felelés ismert vagy feltételezett eseteinek bekövetkeztekor a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével foglalkozó személyzet és más érintett munkavállalók által meghozandó jelentéstételi intézkedésekre és eszkalációs intézkedésekre vonatkoznak. A jelentéstételi intézkedések nem érintik a külső jelentéstételi kötelezettségeket például abban az esetben, ha vállalata a 428/2009/EK rendelet szerinti uniós általános exportengedéllyel rendelkezik.

A korrekciós intézkedések olyan helyreigazító intézkedések, amelyek a belső megfelelési program megfelelő végrehajtását és a megfelelési eljárások tekintetében meghatározott sebezhetőségi pontok megszüntetését biztosítják.

Szükséges lépések

A napi működés részeként véletlenszerű ellenőrzési mechanizmusokat kell biztosítani a kereskedelmi ellenőrzésekkel kapcsolatos tevékenységek vállalaton belüli ellenőrzése céljából, valamint annak érdekében, hogy már a korai szakaszban fény derüljön az esetleges visszaélésekre. Egy másik alkalmazható megközelítés a „négy szem elve”, amely kettős ellenőrzési rendszer szerint vizsgálja felül a kereskedelmi ellenőrzéssekkel kapcsolatos döntéseket.

Dolgozzon ki és alkalmazzon a belső megfelelési program felépítésének, megfelelőségének és hatékonyságának ellenőrzésére szolgáló ellenőrzési rendszert.

Győződjön meg róla, hogy az ellenőrzések kivétel nélkül tartalmazzák a belső megfelelési program összes elemét.

Biztosítsa, hogy az alkalmazottak nyugodtan előadhassák a megfeleléssel kapcsolatban jóhiszeműen megfogalmazott kérdéseiket vagy aggályaikat.

Határozza meg a visszaélések bejelentésével kapcsolatos és eszkalációs eljárásokat, amelyek az alkalmazottak által meghozandó intézkedéseket szabályozzák a kettős felhasználású termékek kereskedelmével kapcsolatos meg nem felelés ismert vagy feltételezett eseteinek bekövetkeztekor. Ezen eljárások harmadik felekkel is megoszthatók.

Írásban dokumentálja a kettős felhasználású termékek ellenőrzésére vonatkozó uniós és nemzeti jogszabályok megsértésének valamennyi feltételezett esetét, valamint az ezekkel kapcsolatos korrekciós intézkedéseket is.

Hozzon hatékony korrekciós intézkedéseket az exportellenőrzési műveleteknek vagy a belső megfelelési programnak a teljesítmény-felülvizsgálat, a belső megfelelési program rendszerellenőrzései vagy a jelentéstételi mechanizmus eredményei alapján történő kiigazítása érdekében. Ajánlott megosztani ezeket az eredményeket a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével foglalkozó személyzettel és a vezetőséggel, beleértve az eljárások felülvizsgálatát és a korrekciós intézkedéseket is. A korrekciós intézkedések végrehajtását követően ajánlott a módosított eljárásokat valamennyi munkavállalóval megosztani.

A hatáskörrel rendelkező hatósággal folytatott párbeszéd elősegítheti a kárelhárítást és a vállalat exportellenőrzésének erősítését.

6.   Nyilvántartás és dokumentálás

Vállalata megfelelési törekvéseinek szempontjából létfontosságú a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos tevékenységek arányos, pontos és nyomon követhető nyilvántartása. Az átfogó nyilvántartási rendszer segíti a vállalatát a teljesítmény-felülvizsgálatok és ellenőrzések elvégzésében, valamint a dokumentumok megőrzésére vonatkozó uniós és/vagy nemzeti előírásoknak való megfelelésben, továbbá hozzájárul a hatáskörrel rendelkező hatóságokkal történő együttműködés erősítéséhez a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos vizsgálatok során.

Elvárások

A nyilvántartás a dokumentumok legális megőrzésére, a nyilvántartás-kezelésre és a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos tevékenységek nyomon követhetőségére vonatkozó eljárások és iránymutatások összessége. Egyes dokumentumok nyilvántartását jogszabály írja elő, de vállalata érdekeit szolgálhatja más meghatározott dokumentumok (például egy adott termék osztályozásával kapcsolatos technikai jellegű döntést ismertető vállalaton belüli dokumentum) nyilvántartása is. A szükséges dokumentumok megfelelő tárolása és nyilvántartása hatékonyabb kereshetőséget és adatlekérdezést tesz lehetővé a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésével kapcsolatos mindennapi tevékenységek, valamint az időszakos ellenőrzések során.

Szükséges lépések

Ellenőrizze a nyilvántartással kapcsolatos jogi követelményeket (például a megőrzés időtartama vagy a dokumentumok köre vonatkozásában) a vonatkozó uniós jogszabályokban, valamint a vállalkozásának tevékenységi helye szerinti uniós tagállam nemzeti jogszabályaiban.

A szükséges dokumentumok elérhetőségének biztosítása érdekében vegye fontolóra a nyilvántartások megőrzésére vonatkozó követelményeknek a közvetítőkkel kötött szerződésbe foglalását, beleértve a szállítmányozókat és a forgalmazókat is.

Hozzon létre megfelelő nyilvántartó és adatlekérdező rendszert a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozóan. Hatékony tárgymutatói és keresési funkciókra van szükség a papíralapú és az elektronikus rendszerek esetében is.

Biztosítsa az exportellenőrzéssel kapcsolatos folyamatos dokumentációt, valamint azt, hogy a dokumentumokat gyorsan elérhetővé lehessen tenni a hatáskörrel rendelkező hatóság vagy más külső felek számára ellenőrzések elvégzése céljából.

Ajánlott nyilvántartást vezetni a hatáskörrel rendelkező hatósággal történt korábbi kapcsolatfelvételekről a fel nem sorolt kettős felhasználású termékek végfelhasználására/végfelhasználóira vonatkozó ellenőrzésekkel kapcsolatban is, valamint a technikai osztályozással kapcsolatos tanácsadás esetében.

7.   Fizikai biztonság és információbiztonság

A kettős felhasználású termékekkel (beleértve a szoftvereket és a technológiákat is) kapcsolatos kereskedelmi ellenőrzések nemzet(köz)i biztonsági okokból és külpolitikai célokból történnek. Érzékenységük miatt a kettős felhasználású termékeket „védelemben” kell részesíteni, a megfelelő biztonsági intézkedések pedig hozzájárulnak az ellenőrzött termékek jogosulatlan eltávolításához vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáféréshez fűződő kockázatok csökkentéséhez. Fontosak a fizikai biztonsági intézkedések, azonban az elektronikus formátumú ellenőrzött szoftverek és technológiák természetéből adódóan különösen nagy kihívást jelent a kettős felhasználású termékek kereskedelmére vonatkozó rendelkezéseknek való megfelelés, ami szükségessé teszi az információbiztonsági intézkedéseket.

Elvárások

A fizikai és információbiztonsági intézkedések azokra a vállalaton belüli eljárásokra vonatkoznak, amelyek a kettős felhasználású termékekhez a munkavállalók, megbízók, beszállítók vagy látogatók általi jogosulatlan hozzáférést vagy azok e személyek általi eltávolítását hivatottak megakadályozni. Ezek az eljárások hozzájárulnak a vállalaton belüli biztonsági kultúra megerősítéséhez, továbbá megakadályozzák a kettős felhasználású termékek (beleértve a szoftvereket és a technológiákat) eltűnését, egyszerű eltulajdonítását vagy engedély nélküli exportálását.

Szükséges lépések

Fizikai biztonság

A vállalat kockázatértékelése alapján biztosítsa az ellenőrzött kettős felhasználású termékek védelmét a termékek munkavállalók vagy harmadik személyek általi jogosulatlan eltávolításával szemben. A lehetséges intézkedések között szerepel például a termékek fizikai védelme, korlátozott hozzáférésű területek létrehozása, valamint a személyzeti hozzáférésre és a kiléptető rendszerekre vonatkozó ellenőrzések bevezetése.

Információbiztonság

Biztosítsa az alapvető óvintézkedéseket és eljárásokat az elektronikus formátumú ellenőrzött kettős felhasználású szoftverek és technológiák biztonságos tárolása és hozzáférhetősége vonatkozásában, beleértve az antivírus-ellenőrzések, a fájltitkosítás, a naplóállományok és eseménynaplók, a tűzfal és a felhasználói hozzáférés szabályozásának biztosítását. Vegye fontolóra a szoftverek és technológiák felhőbe való feltöltésével, felhőbe mentésével vagy felhőalapú szolgáltatáson keresztül történő továbbításával kapcsolatos óvintézkedések bevezetését, amennyiben ez az Ön vállalatát érinti.

---

(1)  428/2009/EK rendelet.

(2)  Jelen dokumentum a „vállalatok” kifejezést tág értelemben használja. Az egyaránt vonatkozik a kutatási, tudományos és a 428/2009/EK rendelet értelmében „exportőrnek” minősülő egyéb szervezetekre. Jelen iránymutatás (ebben a szakaszban) nem szolgál konkrét tanácsadással az egyes ágazatoknak és ágazati szereplőknek.

(3)  Lásd még: https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4)  Lásd még: http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5)  Lásd még: A Bizottság 2011/24/EU ajánlása (2011. január 11 ) a védelmi vonatkozású termékek Közösségen belüli transzferére vonatkozó feltételek egyszerűsítéséről szóló 2009/43/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 9. cikke értelmében a védelmi ipari vállalkozások tanúsításáról (HL L 11., 2011.1.15., 62. o.).

(6)  Lásd még: http://icpguidelines.com

(7)  Lásd még: https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8)  A vállalati kötelezettségvállalási nyilatkozatban szerepelhet például, hogy semmilyen export-, bróker-, tranzit- és transzfertevékenység nem végezhető a vállalat nevében tevékenykedő személy által a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó uniós és tagállami jogszabályokkal ellentétesen. A nyilatkozat rövid felvilágosítást adhat az ellenőrzés célkitűzéseiről annak érdekében, hogy felhívja a figyelmet az exportellenőrzések fontosságára. A nyilatkozat hangsúlyozhatja továbbá annak fontosságát, hogy a munkavállalók megfeleljenek az exportellenőrzéseknek, és megismerhessék a meg nem felelés lehetséges eseteit, valamint az engedély nélküli ügyletekkel járó (büntetőjogi, hírnévbeli, pénzügyi és fegyelmi) következményeket, saját magukra és a vállalatra nézve is. A vezetőség megfelelés iránti elkötelezettségét a lehető legegyszerűbb keretek között kell tartani.

(9)  A vállalatoknak érdemes mérlegelniük továbbá a nyilatkozatnak a vállalati weboldalakon vagy más kereskedelmi csatornákon történő nyilvánosságra hozatalát annak érdekében, hogy a harmadik felek tájékoztatást kaphassanak a vállalat exportellenőrzési megfelelés iránti elkötelezettségéről.

(10)  Az úgynevezett „érzékeny rendeltetési helyek és szervezetek” nem csupán az embargók és szankciók hatálya alá tartozó rendeltetési helyeket jelölik, hanem olyan más rendeltetési helyeket is, amelyek esetében a (bizonyos) kettős felhasználású termékek szállítása egyes esetekben kifogásolható lehet például a tömegpusztító fegyverek elterjedésével kapcsolatos vagy emberi jogi aggályok miatt, amit a hatáskörrel rendelkező hatóság állapít meg. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az emberi jogi aggályokra egyéb rendeletek is vonatkozhatnak, például az (EU) 2019/125 európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL L 30., 2019.1.31., 1. o.), amely ellenőrzéseket vezet be a halálbüntetés vagy kínzás során alkalmazható áruk kivitelét illetően.

(11)  Az Európai Unió konszolidált szankciós listája (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) és az Európai Unió szankciókat feltüntető térképe (https://www.sanctionsmap.eu) segítséget nyújthat a szankciókkal kapcsolatos ellenőrzési feladatok elvégzésében.

(12)  Amennyiben az ügyfele nincs tisztában a végfelhasználási nyilatkozathoz kapcsolódó kérelemre vonatkozó eljárással, érdemes megfontolnia, hogy (egy oldal hosszú) kísérőlevelet küld az ügyfélnek, amelyben elmagyarázza a kettős felhasználású termékek kereskedelmének ellenőrzésére vonatkozó alapvető információkat, valamint kifejti, hogy a kért dokumentum az engedélyeztetési eljárás felgyorsítását szolgálja, vagy adott esetben annak előfeltétele.