(1)

A Bizottság igazgatási vizsgálatokat, fegyelmi előeljárásokat, fegyelmi és felfüggesztési eljárásokat folytat az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek (1) 86. cikke alapján és annak IX. mellékletével, valamint a C (2004) 1588 bizottsági határozattal (2) összhangban. E feladatok elsősorban a Bizottság Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságához tartozó igazgatóság, a Vizsgálati és Fegyelmi Hivatal (a továbbiakban: IDOC) felelősségi körébe tartoznak. A fegyelmi eljárás magában foglalhatja a Bizottság fegyelmi tanácsa által a személyzeti szabályzat IX. mellékletének 17. cikke szerinti vizsgálatokat.

(2)

A Bizottság illetékes szolgálatai releváns információkat gyűjtenek össze és dolgoznak fel e tevékenységekkel összefüggésben. Ezek az információk személyes adatokat, ezen belül azonosító, kapcsolattartási és magatartásra vonatkozó adatokat foglalnak magukban. Az illetékes bizottsági szolgálatok a személyes adatokat a szükséges ismeret elve alapján továbbítják a Bizottság egyéb szervezeti egységeinek.

(3)

A személyes adatokat biztonságos fizikai és elektronikus környezetben tárolják, hogy megakadályozzák az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést vagy az adatok továbbítását olyan személyek számára, akiknek nem szükséges azokról tudniuk. Az adatkezelés befejezését követően az adatokat a Bizottság a vonatkozó szabályainak megfelelően őrzi meg (3).

(4)

Feladatainak ellátása során a Bizottságnak tiszteletben kell tartania a természetes személyeknek az Európai Unió Alapjogi Chartája 8. cikkének (1) bekezdése és a Szerződés 16. cikkének (1) bekezdése által elismert, személyesadat-kezeléssel kapcsolatos jogait, valamint a 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletet (4) felváltó (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendeletben (5) előírt jogokat. Ugyanakkor a Bizottság köteles szigorú titoktartási és szakmai titoktartási szabályoknak megfelelni, valamint tiszteletben tartani az érintett személyek és a tanúk eljárási jogait, különösen az érintett személy ártatlanságának vélelmét.

(5)

Bizonyos körülmények esetén össze kell egyeztetni az érintettek (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait az igazgatási vizsgálatok, fegyelmi előeljárások, fegyelmi és felfüggesztési eljárások hatékonyságának szükségességével, valamint a más érintettek alapvető jogainak és szabadságainak teljes körű tiszteletben tartásával. E célból az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének c), g) és h) pontja lehetőséget biztosít arra, hogy a Bizottság korlátozza a 14–17., 19., 20. és 35. cikk alkalmazását, továbbá a 4. cikk (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott átláthatóság elvének alkalmazását, amennyiben annak rendelkezései megfelelnek az említett rendelet 14–17., 19., 20. és 35. cikkében meghatározott jogoknak és kötelezettségeknek.

(6)

Ilyen eset lehet például az érintett személy tájékoztatása személyes adatainak feldolgozásáról az igazgatási vizsgálatok kezdetén. Az ilyen tájékoztatás befolyásolhatja a Bizottság igazgatási vizsgálat lefolytatására vonatkozó képességét, például azért, mert az érintett személy a Bizottság általi vizsgálat előtt bizonyítékokat semmisíthet meg vagy pedig tanúkat befolyásolhat a meghallgatásuk előtt. Hasonlóképpen, a személyes adatokhoz való hozzáférés biztosítása az eljárás azon szakaszai során, amelyekben az érintett személy nem fér hozzá az aktához, például az előzetes értékelés vagy az igazgatási vizsgálat során, olyan információkat fedhet fel, amelyek hátrányosan befolyásolhatják az igazgatási vizsgálat lefolytatását. Mindkét esetben szükség lehet az érintett személy jogainak korlátozására abban az esetben, ha az érintett személy jogait a közhatalom gyakorlásához kapcsolódó ellenőrzési, felügyeleti vagy szabályozási funkció megóvása érdekében el kell végezni olyan esetben, amikor az Unió közérdeket szolgáló fontos célkitűzése forog kockán, nevezetesen annak biztosítása, hogy a Bizottság személyzete betartsa a törvényben előírt kötelezettségeit, és etikus módon viselkedjék.

(7)

Az érintett személy személyes adatokhoz való hozzáférési jogának korlátozása válhat szükségessé akkor is, ha az ilyen hozzáférés a személyazonossága eltitkolását kérő tanúval vagy a visszaélést bejelentő személlyel kapcsolatos információkat fedne fel. Ilyen esetben a Bizottság dönthet úgy, hogy korlátozza az érintett személyre vonatkozó nyilatkozathoz való hozzáférést, hogy megvédje e tanú vagy visszaélést bejelentő személy jogait és szabadságait.

(8)

A Hivatal által végzett igazgatási vizsgálatok, fegyelmi előeljárások, fegyelmi és felfüggesztési eljárások bizalmas jellegének és hatékonyságának biztosítása érdekében a személyes adatok (EU) 2018/1725 rendelet szerinti védelmére vonatkozó előírások tiszteletben tartása mellett belső szabályokat kell elfogadni, amelyek alapján a Bizottság korlátozhatja az érintettek jogait az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke (1) bekezdésének c), g) és h) pontjával összhangban.

(9)

A belső szabályokat a Bizottság által a feladatai ellátása során végzett valamennyi feldolgozási műveletre alkalmazni kell, többek között az igazgatási vizsgálat megkezdése előtt, valamint a Bizottság által a nemzeti hatóságoknak és a nemzetközi szervezeteknek a saját tevékenységein kívül nyújtott segítség és együttműködés során végzett adatfeldolgozási műveletekre is.

(10)

Az (EU) 2018/1725 rendelet 14., 15. és 16. cikkének való megfelelés érdekében a Bizottságnak a saját honlapján közzétett adatvédelmi értesítés formájában átlátható és következetes módon tájékoztatnia kell minden magánszemélyt a személyes adatainak kezelését magában foglaló bizottsági tevékenységekről, valamint a jogaikról. A Bizottság emellett köteles megfelelő formában, egyénileg tájékoztatni az igazgatási vizsgálatban vagy fegyelmi előeljárásokban, fegyelmi vagy felfüggesztési eljárásban részt vevő érintetteket.

(11)

Emellett a hatékony együttműködés fenntartása érdekében szükséges lehet, hogy a Bizottság más uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek vagy a tagállami hatóságok és harmadik országbeli hatóságok és nemzetközi szervezetek adatkezelési műveleteinek védelme érdekében korlátozza az érintettek jogainak alkalmazását. Ennek érdekében a Bizottságnak konzultálnia kell ezen intézményekkel, szervekkel, hivatalokkal, ügynökségekkel és hatóságokkal és nemzetközi szervezetekkel a korlátozások bevezetésének releváns okairól, valamint a korlátozások szükségességéről és arányosságáról, kivéve ha ez veszélyeztetné a Bizottság tevékenységeit.

(12)

Előfordulhat az is, hogy a Bizottságnak harmadik országoktól vagy nemzetközi szervezetektől kapott személyes adatokkal kapcsolatban kell korlátoznia az érintettek tájékoztatását és egyéb jogainak alkalmazását az érintett országokkal vagy szervezetekkel való együttműködési kötelezettségének teljesítése és ezáltal az Unió egy fontos közérdekű céljának védelme érdekében. Bizonyos körülmények között azonban az érintett érdeke vagy alapvető jogai fontosabbnak minősülhetnek a nemzetközi együttműködés érdekeinél.

(13)

A Bizottságnak átlátható módon kell kezelnie az összes korlátozást, és a megfelelő nyilvántartási rendszerben a korlátozások minden alkalmazását nyilvántartásba kell vennie.

(14)

Az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (8) bekezdése értelmében az adatkezelők az érintettre vonatkozó korlátozás alkalmazásának okaira vonatkozó tájékoztatást elhalaszthatják, elhagyhatják vagy megtagadhatják, amennyiben e tájékoztatás bármilyen módon veszélyeztetné a korlátozás célját. Ez különösen az (EU) 2018/1725 rendelet 16. és 35. cikkében meghatározott jogok korlátozásának az esetében áll fenn.

(15)

A Bizottságnak rendszeresen felül kell vizsgálnia a korlátozásokat, hogy az érintetteknek az (EU) 2018/1725 rendelet 16. és 35. cikke szerinti jogai csak addig legyenek korlátozva, ameddig ilyen korlátozások szükségesek ahhoz, hogy a Bizottság lefolytathassa igazgatási vizsgálatait, fegyelmi előeljárásait, fegyelmi és felfüggesztési eljárásait.

(16)

Amennyiben az érintettek egyéb jogait korlátozzák, az adatkezelőnek eseti alapon kell értékelnie, hogy a korlátozásról szóló értesítés veszélyeztetné-e a korlátozás célját.

(17)

Az e határozatnak való megfelelés érdekében az Európai Bizottság adatvédelmi tisztviselőjének el kell végeznie a korlátozások alkalmazásának független felülvizsgálatát.

(18)

Az európai adatvédelmi biztos 2018. december 5-én nyilvánított véleményt.