MELLÉKLET

AZ EURÓPAI FEJLESZTÉSI ALAP BIZOTTSÁGÁNAK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Összetétel

Az Európai Fejlesztési Alap bizottsága („bizottság”) a tagállamok delegációiból („delegációk”) áll, elnöke pedig a Bizottság képviselője.

A bizottság munkájában részt vesz az Európai Fejlesztési Bank egy képviselője.

A Tanács Főtitkárságának egy képviselője megfigyelőként vesz részt az üléseken.

2. cikk

Előterjesztés a bizottságnak

(1)   A 10. EFA végrehajtási rendeletben és – adott esetben – a tengerentúli társulási határozatban meghatározott esetekben, az ezekben megállapított eljárás szerint kell előterjesztést tenni. A tengerentúli társulási határozattal ráruházott feladatok vonatkozásában a bizottságot EFA–TOT-bizottságként említik.

(2)   Az (1) bekezdésben említett előterjesztési eseteken túlmenően:

a)	a Bizottság minden ülésen a bizottság elé terjeszti a megelőző időszakban a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (2) bekezdése és 12. cikke alapján hozott határozatok jegyzékét;

b)

a bizottságot a lehető legkorábban tájékoztatni kell az éves cselekvési programok, különleges támogatási programok és különleges intézkedések végrehajtásának olyan késedelméről vagy nehézségeiről, amelyek jelentős járulékos kötelezettségvállalást vagy olyan lényegi változásokat eredményezhetnek, amelyek nagy valószínűséggel a 10. EFA végrehajtási rendelet rendelkezései alapján kötelező előterjesztéssel járhatnak.

3. cikk

Az ülés összehívása

(1)   A bizottságot az elnöke hívja össze saját kezdeményezésére vagy egy tagállam kérésére.

(2)   A bizottság összehívható más bizottságokkal történő együttes ülésre is a feladatköreikbe tartozó, közös érdeklődésre számot tartó kérdések megvitatása céljából.

4. cikk

Napirend

(1)   A napirend tervezetét az elnök állítja össze, és a bizottság elé terjeszti.

(2)   A napirendben a következőket kell megkülönböztetni:

a)	azon javasolt intézkedések, amelyekről a bizottságot vélemény adására kérik fel összhangban a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (3) bekezdésében foglalt irányítóbizottsági eljárásokkal;

b)	az elnök kezdeményezésére vagy a bizottság valamely tagjának írásbeli kérésére a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (4) és (5) bekezdése alapján a bizottság elé terjesztett egyéb kérdések.

(3)   Bármely delegáció kérheti, hogy a bizottság valamely pontot tűzzön napirendre. Ezekre a pontokra vonatkozóan szóban is nyújtható tájékoztatás.

(4)   A napirendnek tartalmaznia kell az előző ülés jegyzőkönyvének jóváhagyását is.

5. cikk

A bizottság tagjai részére megküldendő dokumentumok

(1)   Az ülésre szóló meghívókat, a napirendtervezetet, a bizottság véleményét igénylő, javasolt intézkedések tervezetét és bármely más munkaanyagot az elnök küldi ki a titkárságon keresztül a bizottság tagjainak, a Közösség hivatalos nyelvein, főszabályként legkésőbb az ülés napját tizenöt munkanappal megelőzően.

(2)   Sürgős esetekben és olyan intézkedések esetén, amelyeket haladéktalanul alkalmazni kell, az elnök a bizottság valamely tagjának kérésére vagy saját kezdeményezésére az (1) bekezdésben megállapított határidőt az ülést megelőző öt munkanapra lerövidítheti.

(3)   Kivételképpen a rendkívüli sürgősség kellően megalapozott eseteiben (például súlyos gazdasági, társadalmi és politikai körülmények, a fogadó ország által elszenvedett természeti katasztrófák, humanitárius válság vagy egyéb hasonló jellegű, nagyon gyors cselekvést igénylő külső körülmények) az elnök a bizottság valamely tagjának kérésére vagy saját kezdeményezésére eltérhet az (1) és (2) bekezdésben megállapított határidőktől.

(4)   A (2) és (3) bekezdés nem alkalmazandó a 10. EFA végrehajtási rendelet 4. és 5. cikkében említett stratégiai dokumentumokra és többéves indikatív programokra, valamint ezek félidős és záró felülvizsgálat eredményeként történő módosítására.

(5)   Szóbeli eljárásban a bizottság elé terjesztett javaslatok esetén a delegációknak az ülés időpontja előtt legalább három munkanappal írásban értesíteniük kell a bizottság titkárságát:

a)	a 4. cikk (1) bekezdésében említettek szerinti azon napirendi pontokról, amelyekhez már elvi hozzájárulásukat tudják adni, és amelyeket „A” napirendi pontnak javasolnak (észrevételekkel vagy anélkül, további tájékoztatás kérésével vagy anélkül); és

b)	azon napirendi pontokról, amelyekről úgy vélik, hogy további megvitatást igényelnek, és ezért „B” napirendi pontként történő felvételüket javasolják.

A delegációk ugyancsak írásban és azonos határidővel fogalmazzák meg észrevételeiket és a további tájékoztatás iránti kérelmüket.

A Bizottság lehetőség szerint írásban még a bizottság ülését megelőzően további tájékoztatást nyújt, és válaszol minden észrevételre.

6. cikk

Stratégiai dokumentumok megküldése a Közös Parlamenti Közgyűlésnek

A 10. EFA végrehajtási rendelet 4. cikkének (5) bekezdésével összhangban a bizottság titkársága a stratégiai dokumentumokat a bizottságban részt vevő delegációk részére történő megküldéssel egyidejűleg tájékoztatásul megküldi a Közös Parlamenti Közgyűlésnek is.

7. cikk

A bizottság véleménye

(1)   Ha egy kérdést a bizottság elé terjesztenek véleménynyilvánítás céljából, azt a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikke (3) bekezdésének, valamint a belső megállapodás 8. cikke (2) és (3) bekezdésének feltételei mellett és az ott meghatározott eljárással összhangban kell megvitatni.

(2)   Szóbeli eljárás alkalmazásakor és az ülés során a tervezett intézkedés lényeges megváltoztatása vagy új ténybeli elemekkel történő kiegészítése esetén az elnök saját kezdeményezésére vagy valamely tagállam kérésére az ülés végére vagy egy későbbi ülésre halaszthatja a szavazást egy adott napirendi pontot illetően.

(3)   Ha a (2) bekezdésben ismertetett helyzetben az elnök a delegáció(k) kérése ellenére nem halasztja el a szavazást, a delegáció(k) fenntartással élhet(nek), amelyet az ülés napját követő naptól számított három munkanapon belül lehet visszavonni. E határidő elteltével a bizottság véleményét mint véglegeset kell rögzíteni. A Bizottság értesíti a tagállamokat azon tagállamok végleges álláspontjáról, amelyek delegációja a bizottságnál fenntartással élt.

(4)   Ha egy delegáció kéri, a szavazás egy kérdésről elhalasztható, amennyiben egy adott napirendi pont anyagait a tagoknak nem küldték meg az 5. cikk (1) és (2) bekezdésében meghatározott időn belül. Ebben az esetben az elnök dönthet úgy, hogy legfeljebb a következő ülés végéig meghosszabbítja a konzultációra rendelkezésre álló időt. Szükség esetén az ezen eljárási szabályzat 11. cikkében megállapított írásbeli eljárás alkalmazható.

Mindazonáltal az elnök javaslatára vagy valamely bizottsági tag kérésére, a bizottság egyszerű többséggel határozhat úgy, hogy az ügy sürgőssége miatt a kérdéses pontot napirenden tartja.

(5)   Az éves cselekvési program megvizsgálásával összefüggésben bármely delegáció kérheti egy projektnek vagy programnak az éves cselekvési programból való visszavonását. Ha ezt a kérést – a belső megállapodás 8. cikkének (2) bekezdésével összefüggésben, a 9. cikk (3) bekezdése szerint – a delegációk blokkoló kisebbsége támogatja, a Bizottság a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (3) bekezdésében meghatározott irányítóbizottsági eljárásoknak megfelelően az adott projekt vagy program nélkül fogadja el az éves cselekvési programot. Amennyiben a Bizottság a bizottság delegációinak álláspontjával összhangban nem kívánja folytatni a visszavont projektet vagy programot, az az éves cselekvési programon kívül, finanszírozási javaslatként újra benyújtható a bizottságnak, és ezt követően azt a Bizottság fogadja el a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (3) bekezdésében meghatározott irányítóbizottsági eljárásoknak megfelelően.

8. cikk

Véleménycsere

(1)   A 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (4) bekezdésével összhangban a bizottság véleménycserét tart az éves működési felülvizsgálatok és a 10. EFA végrehajtási rendelet 14. cikkének (3) bekezdésében említett éves jelentés általános következtetéseiről. Az egyes delegációk szintén véleménycserét kérhetnek a 10. EFA végrehajtási rendelet 15. cikkének (2) bekezdésében említett értékelésekről.

Bármely delegáció bármikor felkérheti a Bizottságot, hogy nyújtson tájékoztatást a bizottságnak, és tartson véleménycserét a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikkének (2) bekezdésben ismertetett feladatokhoz kapcsolódó kérdésekről.

(2)   A szóban forgó véleménycsere nyomán a delegációk ajánlásokat fogalmazhatnak meg, amelyeket a Bizottság figyelembe vesz. A bizottság jegyzőkönyvének tükröznie kell az egyes felszólalásokat. A delegációk – a belső megállapodás 8. cikkének (2) bekezdésével összefüggésben, a 8. cikk (3) bekezdése szerinti – minősített többsége által támogatott felszólalás ajánlásként kerül rögzítésre.

9. cikk

Képviselet és a határozatképesség feltételei

(1)   Minden delegáció egy bizottsági tagnak számít. Mindegyik tagállam határoz a delegációja összetételéről, és erről tájékoztatja az elnököt.

(2)   Az elnök jóváhagyásával a delegációkat nem kormányzati szakértők is kísérhetik, az érintett tagállam költségére. Az elnök általi jóváhagyás alapjául a bizottság titkárságának megküldött előzetes írásbeli tájékoztatás szolgál, amelyben a delegáció jelzi, hogy egy adott napirendi pontra vonatkozóan szakértői támogatást vesz igénybe. Ha az elnök a szóban forgó ülés kezdete előtt nem kifogásolja a szakértő részvételét, azt úgy kell tekinteni, mint az engedély megadását.

(3)   Egy delegáció szükség esetén legfeljebb egy másik tagállamot képviselhet. A bizottság elnökét legkésőbb az ülés kezdete előtt a képviselt delegáció írásban értesíti.

(4)   A bizottság tanácskozásai érvényességéhez a határozatképesség olyan feltételei szükségesek, amelyek a 10. EFA végrehajtási rendelet 11. cikke (3) bekezdésének megfelelően a minősített többségi vélemény kialakítását lehetővé teszik.

10. cikk

Harmadik felek jelenléte

(1)   Az elnök valamely delegáció kérésére vagy saját kezdeményezésére dönthet egyes kérdésekben szakértők meghallgatásáról.

(2)   E szakértők és a 9. cikk (2) bekezdésében említettek nem lehetnek jelen a bizottsági szavazáson, és abban nem vehetnek részt.

11. cikk

Írásbeli eljárás

(1)   Ha a javasolt intézkedésekre írásbeli eljárás vonatkozik, a delegációknak a javaslat megküldésétől számítva tizenöt munkanap áll rendelkezésükre, hogy kialakítsák álláspontjukat. Ha egy bizottsági delegáció a levélben megadott határidőn belül nem jelzi ellenzését vagy tartózkodási szándékát, azt úgy kell tekinteni, hogy a javaslathoz hallgatólagosan hozzájárult.

Sürgős vagy rendkívül sürgős esetekben az 5. cikk (2) és (3) bekezdésében megállapított határidőket kell alkalmazni. A Bizottságnak írásban megfelelően meg kell indokolnia a sürgősség vagy a rendkívüli sürgősség esetét. Rendkívül sürgős esetekben a delegációk egyetértése csak az erről szóló kifejezett értesítés esetén állapítható meg. Ha 48 órán belül nem kerül sor értesítésre, azt tartózkodásnak kell tekinteni.

(2)   Ha azonban valamely bizottsági tag kéri, hogy az intézkedéstervezeteket egy bizottsági ülésen tekintsék át, az írásbeli eljárás ezzel befejeződik, és a javasolt intézkedéseket a bizottság következő ülésére kell áttenni.

(3)   A Bizottság írásban tájékoztatja a bizottság tagjait az írásbeli eljárás eredményéről, amint elfogadták a kérdéses határozatot.

12. cikk

Titkársági támogatás

A titkársági szolgálatot a bizottság részére a Bizottság biztosítja.

13. cikk

Az ülések jegyzőkönyvei és az ülésekről készült összefoglaló jelentés

Minden ülés jegyzőkönyve az elnök felügyelete mellett készül, és annak tartalmaznia kell a javasolt intézkedésekről kifejtett véleményeket, valamint az ülés során kifejezett álláspontokat is. A jegyzőkönyvet tizenöt napon belül meg kell küldeni a bizottság tagjainak.

A delegációk a jegyzőkönyvvel kapcsolatos esetleges észrevételeiket írásban küldik meg az elnöknek. Erről a bizottságot tájékoztatni kell; bármiféle véleménykülönbség esetén a javasolt módosítást a bizottság megvitatja. Ha továbbra is fennáll a véleménykülönbség, a javasolt módosítást mellékelni kell a jegyzőkönyvhöz.

14. cikk

Jelenléti ív

(1)   Az elnök minden ülésen jelenléti ívet készít, amely megjelöli azon hatóságokat vagy szerveket, amelyekhez a résztvevők tartoznak. A jelenléti ívet az ülés során kiosztják a résztvevőknek.

(2)   Minden ülés kezdetekor bármely olyan delegációnak, amelynek részvétele a bizottság munkájában egy adott napirendi pont tekintetében összeférhetetlenséget jelent, tájékoztatnia kell erről az elnököt. A delegációk azon tagjainak, akik nem tartoznak egy adott tagállami hatósághoz vagy szervezethez, alá kell írniuk egy nyilatkozatot, amely kimondja, hogy részvételük nem vet fel semmiféle összeférhetetlenséget.

Ilyen összeférhetetlenség esetén az elnök kérésére az érintett tagnak vissza kell vonulnia, amíg a kérdéses napirendi pontokkal foglalkoznak.

15. cikk

Levelezés

(1)   A bizottsággal kapcsolatos levelezést a Bizottságnak kell címezni, a bizottság titkárságának megjelölésével.

(2)   A titkárság útján a delegációknak címzett levelezést a lehető leggyorsabb és legmegbízhatóbb elektronikus úton az érintett tagállam állandó képviselőjének is meg kell küldeni.

(3)   Különleges körülmények kivételével, a Bizottság és a delegációk közötti levelezést a rendelkezésre álló számítógépes eszközökkel kell mindkét irányban lebonyolítani.

16. cikk

Átláthatóság

(1)   Az EFA-bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférést illetően ugyanazon elveket és feltételeket kell alkalmazni, mint a Bizottság esetében. Ha egy tagállamhoz ilyen kérés érkezik, annak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (1) 5. cikkével összhangban kell eljárnia.

(2)   A bizottság munkája valamennyi résztvevő számára bizalmas.

17. cikk

Működési költségek

(1)   A Bizottság viseli a bizottság működési költségeit, beleértve tagállamonként egy résztvevő számára az utazási költségeket is.

Ha az elkülönített pénzügyi előirányzat lehetővé teszi – és annak keretein belül – a Bizottság két olyan delegációtag utazási költségeit is fedezi, akik erre vonatkozóan kérelmet nyújtanak be.

(2)   A Bizottság felhatalmazással rendelkezik a 8. cikk (1) bekezdésében említett szakértők szállás- és utazási költségeinek megtérítésére.

(3)   A Bizottság a bizottság rendelkezésére bocsátja a munkájához szükséges helyiségeket és anyagi erőforrásokat.

---

(1)  HL L 145., 2001.5.31., 43. o.