29.11.2005

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

L 312/55

A TANÁCS AJÁNLÁSA

(2005. november 14.)

az európai levéltári együttműködés megerősítését szolgáló kiemelt cselekvésekről

(2005/835/EK)

AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 151. cikke (5) bekezdésének második francia bekezdésére,

tekintettel a Bizottság javaslatára,

mivel:

(1)

A Tanács és a Tanács keretében ülésező kulturális miniszterek 1991. november 14-i, a levéltárakra vonatkozó rendelkezésekről szóló állásfoglalásának (1), valamint a szorosabb levéltári együttműködésről szóló, 1994. június 17-i tanácsi következtetéseknek (2) az eredményeként megtörténtek az első lépések a tagállamok közötti szorosabb levéltári együttműködés irányában.

(2)	A tagállami levéltárakról szóló, 2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás (3) kiemelte a levéltárak jelentőségét az európai történelem és kultúra megértése, valamint – az Unió 2004. május 1-jei bővítésének keretében – a társadalom demokratikus működése szempontjából.

(3)	Közösségi szintű multidiszciplináris fórumokra került sor – a közigazgatás, a nemzeti levéltárak, valamint az ipar és a kutatás képviselőinek részvételével – a géppel olvasható adatok kezelése, tárolása, megőrzése és visszakeresése során felmerülő problémákról.

(4)	A 2003. május 6-i tanácsi állásfoglalás kiemeli a levéltári információ- és kommunikációtechnológiai alkalmazások és megoldások továbbfejlesztésének szükségességét.

(5)

A Bizottság kiemeli az Unió intézményei által az európai filmarchívumok területén elvégzett munkát, beleértve a filmművészeti alkotások Európai Unión belül történő letétbe helyezéséről szóló, 2003. november 24-i tanácsi állásfoglalást (4), valamint a mozgóképörökségről és a kapcsolódó ágazati tevékenységek versenyképességéről szóló európai parlamenti és tanácsi ajánlást, amelyet még 2005 vége előtt elfogadnak.

(6)

A Tanács 2003. május 6-i állásfoglalásában szintén felkérte a Bizottságot, hogy nyújtson be egy, a levéltárak jelenlegi helyzetéről, valamint a kibővített Unióban várható jövőbeli fejlődésükről szóló jelentést. A tagállamok szakértőiből álló csoport által elkészített, és 2005 februárjában elfogadott, a kibővített Európai Unió levéltárairól szóló jelentés (5) megfelelő alapot szolgáltat az európai levéltárak jövőbeli fejlődéséhez. A jelentés – a Tanács kérésére – az európai szintű levéltári együttműködés megerősítése céljából gyakorlati cselekvésekre és iránymutatásokra szóló javaslatokat is tartalmaz.

AJÁNLJA:

A tagállamok és az Unió intézményei által kijelölt szakértőkből álló európai levéltári munkacsoportnak kell biztosítania a levéltári együttműködést és az általános levéltári ügyek összehangolását, valamint a 2005 februárjában elfogadott, a kibővített Európai Unió levéltárairól szóló jelentésben említett munkát követő intézkedéseket, különös tekintettel az ezen ajánlás B. pontjában említett kiemelt intézkedésekre. Az európai levéltári munkacsoport szükség esetén együttműködik más illetékes európai hálózatokkal, például a digitalizálással foglalkozó nemzeti képviselői munkacsoporttal, valamint a Könyvtári, Információs és Dokumentációs Egyesületek Európai Irodájával (EBLIDA).

Az alábbi levéltári intézkedések:

Az európai levéltári anyag megőrzése és károsodásának megelőzése:

—	az európai levéltári munkacsoport által kidolgozott, természeti katasztrófák és egyéb káresemények esetére szóló, a dokumentumokkal és levéltárakkal kapcsolatos kármegelőzési intézkedéseket támogató cselekvési mintaterv,

—	a károsodott dokumentumok és levéltári anyag megőrzését és helyreállítását szolgáló közösségi szintű intézkedéseknek az európai levéltári munkacsoport általi támogatása,

—	a tagállamok nemzeti levéltárai, valamint az uniós intézmények levéltárai által kialakított és támogatott, új, kifejezetten levéltári célú épületek építésére vonatkozó szabványok és előírások.

Az elektronikus dokumentumokkal és levéltári iratokkal kapcsolatos, továbbfejlesztendő európai interdiszciplináris együttműködés megerősítése, beleértve a Tanács Kultúra munkatervének keretében folytatott együttműködést is, különös tekintettel a digitalizálás összehangolására (6):

—

az elektronikus dokumentumok és levéltári iratok hitelességének fenntartása, hosszú távú megőrzésük, valamint hozzáférésének biztosítása területén folytatott együttműködés megerősítése, különösen az elektronikus dokumentumkezelő és archiváló rendszerek, például a MoReq (Model Requirements – az elektronikus dokumentumkezelő és archiváló rendszerekre vonatkozó követelményminta) kialakítására vonatkozó jelenlegi követelmények naprakésszé tétele és kiterjesztése révén, a közigazgatás javítása céljából, valamint az elektronikus dokumentumokkal és levéltárakkal foglalkozó további DLM-fórumok (7) szervezése révén.

Kiemelt feladatként internetes portál létrehozása és működtetése az európai dokumentumok és levéltári iratok számára:

—

a tagállami nemzeti levéltárak és az uniós intézmények levéltárai által működtetett internetes portál, amely egyszerűbb és határokon átnyúló hozzáférést biztosítana a tagállamok és az uniós intézmények dokumentumaihoz és levéltári anyagához. Az említett internetes portált az Európai Unió valamelyik számítógépes szerverén vagy valamely tagállam nemzeti levéltáránál lehetne elhelyezni.

A legjobb gyakorlat támogatása a dokumentumok és levéltári iratok kezelésére, valamint a kutathatóságukról szóló nemzeti és európai jogszabályok tekintetében; a tagállami nemzeti levéltáraknak és az uniós intézmények levéltárainak az alábbi feladatokat kell ellátniuk:

—	figyelemmel kísérik a bármely tagállamban e területen törvénybe iktatandó új jogszabálytervezeteket a legjobb gyakorlatok beazonosítása céljából, különös tekintettel a dokumentumok és levéltári iratok kezelésével, valamint kutathatóságával kapcsolatos követelményekre,

—

összekapcsolják a levéltári és más vonatkozó, nemzeti és közösségi szintű jogszabályokkal kapcsolatos adatokat, valamint adatbázis létrehozásával megkönnyítik ezek tanulmányozását a jogszabályok megismertetésének elősegítése céljából. Az említett adatbázist az Európai Unió valamelyik számítógépes szerverén vagy valamely tagállam nemzeti levéltáránál lehetne elhelyezni. Célszerű figyelembe venni – a kibővített Európai Unió levéltárairól szóló jelentésben (4.2. kiemelt cselekvés) foglaltaknak megfelelően – a Nemzetközi Levéltári Tanács Európai Részlege (EURBICA) által támogatott európai jogi információs projekt keretén belül elvégzett munkát.

A levéltári dokumentumok lopását megakadályozó intézkedések elfogadása:

—	a tagállami nemzeti levéltárak által kidolgozott cselekvési terv és közös iránymutatások, amelyek lehetővé teszik az információ és a legjobb gyakorlatok cseréjét a levéltári dokumentumok lopása elleni küzdelem és az ellopott dokumentumok visszaszerzésének lehetővé tétele érdekében.

A tagállamoknak és az Unió intézményeinek együttesen támogatniuk kell a kibővített Európai Unió levéltárairól szóló, 2005. februári jelentésben megállapított, és ezen ajánlás B. pontjában említett kiemelt intézkedések végrehajtását. A kiemelt intézkedések végrehajtása során figyelembe kell venni az EBNA (Európai Nemzeti Levéltárak Képviselőinek Testülete) keretében létrehozott munkacsoportok munkáját, különös tekintettel a levéltári anyag biztonsága és megőrzése területén folytatott együttműködésre, valamint egy európai információ-hozzáférési portál létrehozására. Ezen ajánlás elfogadása és az intézkedések végrehajtása önmagában nem jelent sem az Európai Unió, sem a tagállamok részéről új költségvetési forrásokra vonatkozó kötelezettségvállalást. Az Európai Unió – lehetőség szerint és a vonatkozó eljárásokkal összhangban – törekszik arra, hogy a meglévő programok keretében támogassa az említett intézkedések végrehajtását szolgáló projekteket.

D.	Az európai levéltári munkacsoport legkésőbb ezen ajánlás közzétételét követő három éven belül a B. pontban említett kiemelt intézkedések végrehajtása terén elért eredményekről szóló jelentést nyújt be.

Kelt Brüsszelben, 2005. november 14-én.

a Tanács részéről

az elnökasszony

T. JOWELL

(1) HL C 314., 1991.12.5., 2. o.

(2) HL C 235., 1994.8.23., 3. o.

(3) HL C 113., 2003.5.13., 2. o.

(4) HL C 295., 2003.12.5., 5. o.

(5) COM(2005) 52 végleges.

(6) A Tanács következtetései a Kultúra 2005–2006 munkatervről (13839/04).

(7) DLM = Document Lifecycle Management (dokumentumok teljes életciklusára kiterjedő kezelés).