A Bizottság határozata

(2001. december 5.)

eljárási szabályzatának módosításáról

(az értesítés a C(2001) 3714. számú dokumentummal történt)

(2001/937/EK, ESZAK, Euratom)

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre, és különösen annak 218. cikke (2) bekezdésére,

tekintettel az Európai Szén- és Acélközösséget létrehozó szerződésre, és különösen annak 16. cikkére,

tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre, és különösen annak 131. cikkére,

tekintettel az Európai Unióról szóló szerződésre, és különösen annak 28. cikke (1) bekezdésére és 41. cikke (1) bekezdésére,

A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:

1. cikk

A nyilvánosságnak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz történő hozzáféréséről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet [1] alkalmazására vonatkozó részletes szabályok, amelyeket e határozat melléklete határoz meg, a Bizottság eljárási szabályzatának mellékletét képezik.

2. cikk

A 94/90/ESZAK, EK, Euratom bizottsági határozat [2] hatályát veszti.

3. cikk

Ez a határozat az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetésének napján lép hatályba.

Kelt Brüsszelben, 2001. december 5-én.

a Bizottság részéről

az elnök

Romano Prodi

[1] HL L 145., 2001.5.31., 43. o.

[2] HL L 46., 1994.2.18., 58. o.

--------------------------------------------------

MELLÉKLET

A nyilvánosságnak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz történő hozzáféréséről szóló 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet alkalmazásának részletes szabályai

mivel:

(1) Az Európai Parlament és a Tanács, az EK-Szerződés 255. cikkének (2) bekezdésével összhangban, elfogadta a nyilvánosságnak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz történő hozzáféréséről szóló 1049/2001/EK rendeletet [1].

(2) A szerződés 255. cikkének (3) bekezdésével összhangban, a rendelet – a dokumentumokba való betekintési jog gyakorlására vonatkozó általános elvek és korlátozások megállapításáról szóló – 18. cikke előírja, hogy minden intézmény e rendelet előírásainak megfelelően alakítsa ki saját eljárási szabályzatát,

1. cikk

Kedvezményezettek

Az Unió polgárai, valamint valamely tagállamban lakóhellyel, illetve létesítő okirat szerinti székhellyel rendelkező természetes vagy jogi személy ezeknek a részletes szabályoknak megfelelően gyakorolja a Bizottság dokumentumaiba való betekintés – a szerződés 255. cikkének (1) bekezdésében és a 1049/2001/EK rendelet 2. cikkének (1) bekezdésében biztosított – jogát. Ez a betekintési jog a Bizottság rendelkezésére álló dokumentumokra terjed ki, azaz a Bizottság által kiállított vagy átvett, illetve a Bizottság tulajdonában lévő dokumentumokra.

Az 1049/2001/EK rendelet 2. cikkének (2) bekezdése értelmében a harmadik országok nem valamely tagállamban honos állampolgárait, illetve valamely tagállamban létesítő okirat szerinti székhellyel nem rendelkező jogi személyeket a szerződés 255. cikkének (1) bekezdésében említett kedvezményezettekkel azonos feltételekkel illeti meg a Bizottság dokumentumaihoz való hozzáférési jog.

A szerződés 195. cikkének (1) bekezdése értelmében azonban ezek a természetes vagy jogi személyek nem fordulhatnak panasszal az európai ombudsmanhoz. Amennyiben viszont a Bizottság, megerősítő kérelmet követően, részben vagy egészben megtagadja tőlük a hozzáférést valamely dokumentumhoz, a szerződés 230. cikkének negyedik bekezdése alapján eljárást indíthatnak az Európai Közösségek Elsőfokú Bíróságán.

2. cikk

Hozzáférés iránti kérelmek

A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti minden kérelmet levélben, faxon vagy elektronikus úton a Bizottság Főtitkárságára vagy az illetékes főigazgatóságra, illetve szervezeti egységre kell küldeni. Azok a címek, amelyekre a kérelmeket küldeni kell, az e szabályzat 8. cikkében említett gyakorlati útmutatóban jelennek meg.

A Bizottság a kérelem iktatásától számított tizenöt munkanapon belül válaszol a hozzáférés iránti első és megerősítő kérelmekre. Összetett vagy jelentős terjedelmű anyag iránti kérelmek esetén a határidő tizenöt munkanappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbítását indokolni kell, és erről a kérelmezőt előzetesen értesíteni kell.

Amennyiben egy kérelem az 1049/2001/EK rendelet 6. cikkének (2) bekezdésében említettek értelmében nem kellően pontos, a Bizottság olyan kiegészítő információt kér a kérelmezőtől, amely lehetővé teszi azt, hogy megállapítsák, milyen dokumentumok szükségesek még; a válaszadásra előírt határidőt csak attól az időponttól számítják, amikor a Bizottság ezt az információt megkapta.

Minden, akár csak részben kedvezőtlen döntésben az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében felsorolt kivételek valamelyike alapján indokolni kell az elutasítást, és tájékoztatni kell a kérelmezőt a rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekről.

3. cikk

Az első kérelmek kezelése

E szabályzat 9. cikkének sérelme nélkül, a kérelem iktatását követően haladéktalanul átvételi elismervényt kell küldeni a kérelmezőnek, kivéve, ha a válasz postafordultával megküldhető.

Az átvételi elismervény és a válasz elküldése írásban történik, lehetőleg elektronikus úton.

A kérelmezőt a kérelmére adott válaszról vagy a főigazgató, vagy az illetékes szervezeti egység vezetője, vagy a Főtitkárság által erre kijelölt igazgató, vagy – amennyiben a kérelem az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) létrehozásáról szóló, 1999/352/EK, ESZAK, Euratom bizottsági határozat [2] 2. cikkének (1) és (2) bekezdésében említett OLAF-tevékenységgel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik – az OLAF keretében kijelölt igazgató, vagy a személyzet erre kijelölt tagja értesíti.

Minden, akár csak részben kedvezőtlen válaszban tájékoztatni kell a kérelmezőt, hogy a válasz kézhezvételétől számított tizenöt munkanapon belül joga van megerősítő kérelmet benyújtani a Bizottság főtitkárához, illetve – amennyiben a megerősítő kérelem az 1999/352/EK, ESZAK, Euratom határozat 2. cikkének (1) és (2) bekezdésében említett OLAF-tevékenységgel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik – az OLAF igazgatójához.

4. cikk

A megerősítő kérelmek kezelése

A Bizottság eljárási szabályzatának 14. cikkével összhangban a megerősítő kérelmekre vonatkozó döntés hatásköre a főtitkárt illeti meg. Amennyiben azonban a megerősítő kérelem az 1999/352/EK, ESZAK, Euratom határozat 2. cikkének (1) és (2) bekezdésében említett OLAF-tevékenységgel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik, a döntéshozatali hatáskör az OLAF igazgatóját illeti meg.

A főigazgatóság vagy a szervezeti egység támogatja a főtitkárt a döntés előkészítésében.

A főtitkár vagy az OLAF igazgatója a Jogi Szolgálattal történt egyeztetést követően hozza meg döntését.

A döntésről a kérelmezőt írásban, lehetőség szerint elektronikus úton értesítik, tájékoztatva őt arról, hogy joga van keresetet benyújtani az Elsőfokú Bírósághoz, illetve panasszal fordulni az európai ombudsmanhoz.

5. cikk

Konzultációk

(1) Ha a Bizottsághoz a Bizottság birtokában levő, de egy harmadik féltől származó dokumentum iránti hozzáférési kérelem érkezik, az a főigazgatóság vagy szervezeti egység, amelynél a dokumentum található, ellenőrzi, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében megállapított kivételek egyike alkalmazandó-e a dokumentumra. Amennyiben a kért dokumentum a Bizottság biztonsági szabályai szerint minősített dokumentum, úgy e szabályzat 6. cikkét alkalmazzák.

(2) Amennyiben e vizsgálatot követően a dokumentummal rendelkező főigazgatóság vagy szervezeti egység úgy ítéli meg, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében megállapított kivételek valamelyike értelmében a hozzáférést meg kell tagadni, az elutasító választ anélkül kell megküldenie a kérelmezőnek, hogy a dokumentum szerzőjeként szereplő harmadik féllel konzultálna.

(3) A dokumentummal rendelkező főigazgatóság vagy szervezeti egység a szerzőként szereplő harmadik féllel folytatott konzultáció nélkül jóváhagyja a kérelmet, ha

a) a kért dokumentum szerzője révén, vagy az említett rendelet vagy hasonló rendelkezések értelmében korábban már nyilvánosságra került;

b) a dokumentum tartalmának felfedése vagy részbeni felfedése nyilvánvalóan nem érintené az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében említett érdekek egyikét sem.

(4) Minden egyéb esetben konzultálni kell a szerzőként szereplő harmadik féllel. Különösen akkor, ha a hozzáférés iránti kérelem valamely tagállamból származó dokumentumra irányul, az a főigazgatóság vagy szervezeti egység, amelynek tulajdonában van a dokumentum, konzultál a származás szerint illetékes hatósággal, amennyiben:

a) a dokumentum az 1049/2001/EK rendelet alkalmazásának időpontja előtt került a Bizottsághoz;

b) a tagállam kérte a Bizottságot, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (5) bekezdésével összhangban a tagállam előzetes hozzájárulása nélkül ne hozza nyilvánosságra a dokumentumot.

(5) A szerző – a megkérdezett harmadik fél – válaszára biztosított határidő nem lehet öt munkanapnál rövidebb, viszont annak lehetővé kell tennie, hogy a Bizottság is betartsa saját válaszadási határidejét. Amennyiben az előírt határidőn belül nem érkezik válasz, illetve a harmadik fél nem lelhető fel, vagy nem azonosítható, a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében említett kivételekre vonatkozó szabályokkal összhangban hoz döntést, figyelembe véve azonban a rendelkezésére álló információ alapján a harmadik fél jogos érdekeit.

(6) Ha a Bizottság a dokumentum szerzőjének kifejezett véleménye ellenére hozzáférést kíván biztosítani egy dokumentumhoz, értesíti a szerzőt arról a szándékáról, hogy tíz munkanap elteltével nyilvánosságra hozza a dokumentumot, és felhívja annak figyelmét a nyilvánosságra hozatal megakadályozására rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségekre.

(7) Ha egy tagállamhoz a Bizottságtól származó dokumentum iránti hozzáférési kérelem érkezik, a tagállam konzultáció céljából a főtitkárral veheti fel a kapcsolatot, aki meghatározza, hogy a Bizottságon belül melyik főigazgatóság vagy szervezeti egység felelős a dokumentumért. A dokumentumot kibocsátó főigazgatóság vagy szervezeti egység a főtitkárral történt konzultációt követően válaszol a kérelemre.

6. cikk

Minősített dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelése

Ha a kérelem az 1049/2001/EK rendelet 9. cikkének (1) bekezdésében említettek alapján minősített dokumentumra, vagy egyéb, a Bizottság biztonsági szabályzata értelmében minősített dokumentumra irányul, úgy azt a dokumentum megismerésére jogosult tisztviselők intézik. A minősített dokumentumhoz való hozzáférés részben vagy egészben történő megtagadásáról szóló döntést az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében felsorolt kivételek alapján indokolni kell. Amennyiben bebizonyosodik, hogy a kért dokumentumhoz való hozzáférés a kivételek alapján nem utasítható el, a kérelmet intéző tisztviselő gondoskodik a dokumentum átminősítéséről, mielőtt azt a kérelmezőnek megküldik.

A minősített dokumentumokhoz való hozzáférés engedélyezéséhez be kell szerezni a származás szerinti hatóság hozzájárulását.

7. cikk

A betekintési jog gyakorlása

A dokumentumokat a kérelemtől függően levélben, faxon vagy – ha lehetséges – elektronikus úton kell küldeni. Ha a dokumentumok terjedelmesek vagy nehezen kezelhetők, a kérelmezőt fel lehet kérni arra, hogy a helyszínen tanulmányozza azokat. A tanulmányozás költségmentes.

Ha a dokumentumot már közzétették, a válasz a publikálás hivatkozásainak és/vagy a dokumentum hozzáférési helyének, illetve, adott esetben, az EUROPA honlapon megtalálható internetcímének közléséből áll.

Ha a kért dokumentumok terjedelme meghaladja a húsz oldalt, a kérelmezőnek oldalanként 0,10 euró díj és a szállítási költség számítható fel. Az egyéb eszközök költségét esetenként kell meg határozni, de az nem haladhatja meg az ésszerű összeghatárt.

8. cikk

A dokumentumokhoz való hozzáférést megkönnyítő intézkedések

(1) Az 1049/2001/EK rendelet 11. cikkében előírt nyilvántartás terjedelme fokozatosan bővül. A nyilvántartás az EUROPA honlapon megtekinthető.

A nyilvántartás tartalmazza a dokumentum címét (azokon a nyelveken, amelyeken az hozzáférhető), sorszámát és egyéb hasznos utalásokat, szerzőjének nevét és létrehozásának vagy elfogadásának időpontját.

A segítséget nyújtó oldal (minden hivatalos nyelven) tájékoztatja a közönséget arról, hogy a dokumentumhoz hogyan lehet hozzáférni. Ha a dokumentumot már közzétették, a teljes szöveghez vezető kapcsolat megtalálható az oldalon.

(2) A Bizottság gyakorlati útmutatót készít, amely tájékoztatja a közönséget az 1049/2001/EK rendelet értelmében megillető jogairól. Az útmutató minden hivatalos nyelven megjelenik az EUROPA honlapon és könyv formában is.

9. cikk

A közönség számára közvetlenül hozzáférhető dokumentumok

(1) Ez a cikk kizárólag az 1049/2001/EK rendelet hatályba lépésének időpontját követően készült vagy kézhez vett dokumentumokra vonatkozik.

(2) A következő dokumentumokat kérésre automatikusan rendelkezésre kell bocsátani, és, a lehetőségekhez mérten, elektronikus formában közvetlenül hozzáférhetővé kell tenni:

a) a bizottsági ülések napirendje;

b) a bizottsági ülések szokásos jegyzőkönyvei, jóváhagyást követően;

c) a Bizottság által az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetés céljából elfogadott dokumentumok;

d) harmadik felektől származó, szerzőjük által már közzétett vagy közzétételre jóváhagyott dokumentumok;

e) korábbi kérelmet követően már közzétett dokumentumok.

(3) Amennyiben nyilvánvaló, hogy az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkében megállapított kivételek egyike sem alkalmazandó, az alábbi dokumentumok hozzáférhetővé tehetők, lehetőség szerint elektronikus formában, feltéve, hogy nem tükröznek véleményt vagy egyéni álláspontot:

a) a Tanács vagy az Európai Parlament és a Tanács jogi aktusára vonatkozó javaslat elfogadását követően a javaslat előkészítő dokumentumai, amelyeket az elfogadási folyamat során nyújtottak be a testülethez;

b) a Bizottság által a ráruházott végrehajtási hatáskör értelmében meghozott jogi aktus elfogadását követően annak előkészítő dokumentumai, amelyeket az elfogadási folyamat során nyújtottak be a testülethez;

c) a Bizottság által saját hatáskörében meghozott jogi aktus, illetve közlemény, jelentés vagy munkaokmány elfogadását követően, az adott dokumentum előkészítő okmányai, amelyeket az elfogadási folyamat során nyújtottak be a testülethez.

10. cikk

Belső szervezet

Az első kérelmekkel kapcsolatos intézkedések tárgyában a főigazgatók és a szervezeti egységek vezetői rendelkeznek döntési hatáskörrel. Ebből a célból kijelölnek egy tisztviselőt, aki megvizsgálja a hozzáférés iránti kérelmeket, és összehangolja a főigazgatóság vagy a szervezeti egység válaszait.

Az első kérelmekre adott válaszokat tájékoztatásul meg kell küldeni a Főtitkárságnak.

A megerősítő kérelmeket tájékoztatásul megküldik annak a főigazgatóságnak vagy szervezeti egységnek, amely az első kérelmet megválaszolta.

A Főtitkárság biztosítja, hogy a Bizottság főigazgatóságai és szervezeti egységei összehangoltan és egységesen hajtsák végre ezt a szabályzatot. Ebből a célból a Főtitkárság megad minden szükséges tanácsot és iránymutatást.

[1] HL L 145., 2001.5.31., 43. o.

[2] HL L 136., 1999.5.31., 20. o.

--------------------------------------------------