8.10.2011   

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

L 264/14

A NEMZETKÖZI GUMIÁGAZATI TANULMÁNYOZÓ CSOPORT ALAPSZABÁLYA

ELŐSZÓ

A Nemzetközi Gumiágazati Tanulmányozó Csoportot (a továbbiakban: tanulmányozó csoport) 1944-ben alakították, elismert nemzetközi szervezeti jogállással az Egyesült Királyságban. A tanulmányozó csoport 2008. július 1. óta elismert nemzetközi szervezetként működik Szingapúrban.

I.   Célkitűzések

1.

A tanulmányozó csoport keretében lehetőség nyílik a természetes és szintetikus gumi gyártását, felhasználását, illetve kereskedelmét érintő kérdések megtárgyalására. A tanulmányozó csoport célja, hogy a világ gumiiparáról átfogó statisztikai adatokat gyűjtsön és terjesszen, amivel a gumipiacok és a piaci folyamatok átláthatóságát növeli.

2.

A tanulmányozó csoport együttműködhet olyan más nemzetközi szervezetekkel, amelyek a céljai megvalósítása szempontjából relevánsak.

II.   Feladatok

1.

A tanulmányozó csoport a statisztikai helyzet felülvizsgálata és a gumiipar szempontjából fontos kérdések megvitatása céljából a tagok számára alkalmas időközönként és helyen ülésezik.

2.

A tanulmányozó csoport a világ gumiiparának helyzetével kapcsolatban általa megfelelőnek tartott felülvizsgálatokat, illetve tanulmányokat végez vagy megbízást ad azok elvégzésére, amelyek során különös figyelmet fordít a kereslet és kínálat aktuális helyzetére és annak várható alakulására vonatkozó átfogó tájékoztatásra.

III.   Fogalommeghatározások

1.

„Tanulmányozó csoport”: a Nemzetközi Gumiágazati Tanulmányozó Csoport (IRSG).

2.

„Küldöttségvezetők”: a tanulmányozó csoport legfőbb szerve, amely a tagok képviselőiből áll.

3.

„Vendéglátó ország”: az a tag, amellyel a tanulmányozó csoport székhely-megállapodást kötött.

4.

A jelen alapszabályban a „tagra” vagy „országra” való utalást úgy kell értelmezni, hogy az kiterjed az Európai Unióra, illetve bármilyen, a jelen alapszabály hatálya alá tartozó ügyekben kizárólagos hatáskörrel, valamint nemzetközi megállapodások, különösen árumegállapodások tárgyalását, megkötését és alkalmazását érintő feladatokkal rendelkező kormányközi szervezetre.

5.

„Gumiipari csúcstalálkozó”: az IRSG által az ágazat és a kormányok számára szervezett nyilvános konferencia.

6.

„Természetesgumi-gyártó”: olyan tag, amelynek természetesgumi-gyártása meghaladja természetesgumi-felhasználását.

7.

„Gumifelhasználó”: a természetesgumi-gyártó tagok kivételével bármely más tag.

8.

„Természetes gumi”: a Hevea brasiliensis fából származó latexből készült termék.

9.

„Szintetikus gumi”: hőre keményedő elasztomer, amely polimerizációs folyamat révén jön létre, aminek során a monomerek vegyi úton polimerré egyesülnek.

10.

„Gumi”: természetes gumi vagy szintetikus gumi, kivéve a gumi regenerált formáit.

11.

„Egyszerű többség”: a szavazatok többsége.

IV.   Székhely

A tanulmányozó csoport székhelye a tanulmányozó csoport egyik tagjának területén található, ahol a tanulmányozó csoport munkája ellátására titkárságot tart fenn.

V.   Tagság

1.

A tanulmányozó csoportnak tagja lehet a természetes vagy szintetikus gumi gyártásában, felhasználásában, illetve kereskedelmében érdekelt bármely ország.

2.

A tanulmányozó csoportban kétfajta tagság létezik, mégpedig a természetesgumi-gyártók, valamint a gumifelhasználók tagsága.

VI.   A tagok kötelezettségei

1.

A tagok a tőlük telhető legnagyobb mértékben törekednek arra, hogy a titkárságnak megfelelő statisztikai adatokat szolgáltassanak a gumi területükön folyó gyártását, felhasználását, illetve kereskedelmét illetően, illetve megadjanak minden egyéb olyan tájékoztatást, amely az aktuális becslések elvégzéséhez és a jövőbeni trendek megállapításához szükséges.

2.

Amennyiben valamely tag két egymást követő éven át a kért pontos statisztikai adatokat, vagy tájékoztatást nem szolgáltatja, és ennek kielégítő magyarázatát sem adja, a küldöttségvezetők bármilyen, általuk szükségesnek ítélt intézkedést megtehetnek.

VII.   A szavazati jog és a szavazás

1.   A tagok mindösszesen 100 szavazattal rendelkeznek.

2.   A szavazatok a tagok között az éves hozzájárulásuk arányában oszlanak meg.

3.   A tagság változása esetén, illetve amennyiben bármely rendelkezés alapján valamely tag szavazati jogát felfüggesztik vagy visszaállítják, a következő szavazás előtt a szavazatokat újra kell számítani, és újra fel kell osztani a tagok között.

4.   Az egyes tagok jogosultak az őket megillető szavazatok leadására, de egyik tag sem jogosult szavazatai megosztására.

5.   A küldöttségvezetők elnökéhez, a statisztikai és gazdasági bizottság vagy egyéb bizottság elnökéhez intézett írásbeli nyilatkozattal bármelyik természetesgumi-gyártó meghatalmazhatja bármelyik másik természetesgumi-gyártót, illetve bármelyik gumifelhasználó meghatalmazhatja bármelyik másik gumifelhasználót, hogy érdekeit képviselje, és helyette bármelyik ülésen szavazzon.

6.   A tanulmányozó csoport ülése akkor határozatképes, ha azon a tagok egyszerű többsége jelen van és e jelen lévő tagok közül legalább kettő természetesgumi-gyártó, legalább kettő pedig gumifelhasználó.

7.   Szavazás

7.1.

Valamennyi ülésen a határozatokat lehetőség szerint ellenszavazat, kifogás, illetve fenntartás nélkül, konszenzussal kell meghozni. Az egyes ülések elnöke mindenkor arra törekszik, hogy minden döntés esetében konszenzust érjen el, és fenntartások megfogalmazása esetén – ha egyáltalán lehetséges – kellő időt engedélyezzen a kompromisszum és a konszenzus elérésére.

7.2.

Ha az ülés elnökének véleménye szerint egy ügyben nincs lehetőség konszenzus elérésére, úgy az ügyet szavazásra kell bocsátani.

7.3.

A szavazást rendes körülmények között úgy kell lefolytatni, hogy az folyamatosan biztosítsa a döntéshozatal maximális átláthatóságát, és az – az ülés elnökének kizárólagos döntése szerint – kézfeltartással vagy név szerinti szavazással történik. Kivételes körülmények között az elnök úgy határozhat, hogy titkos szavazásra vagy az érintett tagok levélben történő szavazására van szükség. Egy vagy több tag kérelmére az elnök elrendeli a titkos szavazást.

7.4.

A szavazással eldöntendő határozatokat az alábbi 7.5. és 7.6. pont rendelkezéseire is figyelemmel rendesen a szavazásban részt vevő jelenlévők egyszerű többségével kell meghozni, azzal a feltétellel, hogy legalább két természetesgumi-gyártó és két gumifelhasználó „igen” szavazatára van szükség. A tag tartózkodását úgy kell tekinteni, mintha nem szavazott volna.

Amennyiben valamelyik tag él a jelen cikk 5. pontjában foglalt lehetőséggel, és szavazatait az ülésen leadják, a jelen cikk 7.4., 7.5. és 7.6. pontjának alkalmazásában úgy kell tekinteni, hogy a tag jelen volt és szavazott.

7.5.

Amennyiben a szavazás tárgyát:

a)

a főtitkár megválasztása;

b)

a költségvetés jóváhagyása; illetve

c)

a tagok jogainak a XIV. cikk 4. pontja szerinti felfüggesztése képezi,

a döntést a természetesgumi-gyártók csoportján belül a jelenlevők és szavazásban részt vevők, valamint a gumifelhasználók csoportján belül a jelenlevők és szavazásban részt vevők egyszerű többségével lehet meghozni, amennyiben e szavazatok összesítve elérik az összes jelen levő és leadott szavazat legalább kétharmadát.

7.6.

Amennyiben a határozat tárgyát:

a)

a székhely-megállapodás felülvizsgálata vagy megszüntetése;

b)

az alapszabály módosítása vagy megszüntetése;

c)

székhely helyszíne;

d)

az auditált beszámolótervezet elfogadása képezi,

csak konszenzussal hozható határozat.

VIII.   Gumiipari csúcstalálkozó

A tanulmányozó csoport évente ülésezik valamely tag területén. Ugyanakkor amennyiben a gumiipari csúcstalálkozó egy nem tag területén kerül megrendezésre, a tanulmányozó csoport ülése ott is megtartható. Amennyiben nem érkezett meghívás, vagy azt nem fogadták el, a gumiipari csúcstalálkozót a vendéglátó országban kell megtartani. A nem tag ipari tanácsadókat és más szakértőket vagy megfigyelőket is meg lehet hívni a gumiipari csúcstalálkozón való részvételre.

IX.   Küldöttségvezetők

1.

A tanulmányozó csoportot alkotó tagok mindegyike egy-egy képviselőt nevez ki, akivel a küldöttségvezetők bármely ülésén tanácsadók is részt vehetnek.

2.

Az elnököt és az elnökhelyettest a tanulmányozó csoport választja meg és hivatalukat a tanulmányozó csoport két pénzügyi évén keresztül töltik be; az elnök és az elnökhelyettes egy alkalommal újraválasztható.

3.

A küldöttségvezetők a székhelyen, vagy döntésük szerint egyéb helyszínen tartják ülésüket.

4.

A küldöttségvezetők legalább évente egyszer, a naptári év első felében ülnek össze, illetve a küldöttségvezetők által meghatározott egyéb időpontban is összeülhetnek.

5.

Ha egy tag képviselője nem tud megjelenni a tanulmányozó csoport valamely ülésén, úgy a tagot egy helyettes is képviselheti. A helyettest a képviselő jogállása illeti, beleértve a szavazati jogot is.

6.

A küldöttségvezetők ha szükségesnek ítélik meg, egyéb bizottságokat vagy tanácsadó testületeket is kinevezhetnek, és meghatározzák azok összetételét és feladatait.

7.

A tanulmányozó csoport beszámolójának auditálása céljából a küldöttségvezetők könyvvizsgálókat neveznek ki.

8.

A küldöttségvezetők megbízást adnak a gumiipar világban tapasztalható helyzetéről és egyéb, általuk indokoltnak tartott témákról szóló tanulmányok elkészítésére és közzétételére.

9.

A küldöttségvezetők fogadják el a tanulmányozó csoport eljárási szabályzatát.

X.   A titkárság és a főtitkár

1.

A titkárság a tanulmányozó csoport munkájának megfelelő ügyvitele érdekében jön létre.

2.

A főtitkár a titkárság ügyvezetője, és a tevékenységéért elszámolással a küldöttségvezetőknek tartozik.

3.

A főtitkárt a küldöttségvezetők nevezik ki négyéves időtartamra, amely újabb négy évre megújítható. A kiválasztás szabályait a küldöttségvezetők határozzák meg.

4.

A küldöttségvezetők határoznak a főtitkár felelősségi köréről.

5.

A titkárság feladatai a következők:

a)

a gumiágazatot érintő statisztikai adatokkal, illetve a gumiágazattal kapcsolatos szélesebb értelemben vett gazdasági ügyekkel kapcsolatos lehető leghasznosabb információk biztosítása;

b)

a munkaprogram előkészítése és végrehajtása;

c)

az ülések közötti időszakban a tagok közötti kapcsolat fenntartása gumival kapcsolatos ügyekben;

d)

az ülésekre a szükséges előkészületek megtétele; és

e)

kapcsolattartás más olyan nemzetközi szervezetekkel és ágazatokkal, amelyek munkája a tanulmányozó csoport munkájával összefügg, és számára jelentőséggel bír.

XI.   A Statisztikai és Gazdasági Bizottság

1.

A Statisztikai és Gazdasági Bizottság (a továbbiakban: bizottság) a benne részt venni kívánó tagokból áll.

2.

A bizottság támaszkodik az ágazati tanácsadó testület szakértelmére.

3.

A bizottság tagjai maguk közül vagy az ágazati tanácsadó testület tagjai közül megválasztják az elnököt és az alelnököt. E tisztviselők két pénzügyi évig töltik be tisztségüket, és egyszer újraválaszthatók.

4.

A bizottság naptári évenként egyszer összeül – továbbá minden más, a bizottság által meghatározott időpontban.

5.

A bizottság:

a)

elemzi és felülvizsgálja a titkárság által a gumi keresletének és kínálatának aktuális helyzetére vonatkozóan szolgáltatott statisztikai adatokat;

b)

jóváhagyja, figyelemmel kíséri és felülvizsgálja a titkárság munkaprogramját, figyelembe véve az ágazati tanácsadó testület minden álláspontját vagy ajánlását; és

c)

ajánlásokat tesz a küldöttségvezetőknek a munkaprogramban előkészített tanulmányok megkezdésére, folytatására és közzétételére, beleértve ezzel kapcsolatos jelentésének jóváhagyás céljából a küldöttségvezetők elé terjesztését is.

XII.   Az ágazati tanácsadó testület

1.

A küldöttségvezetők ágazati tanácsadó testületet hoznak létre, hogy az kommunikációs csatornát biztosítson a gumiipari ágazat valamennyi résztvevője között, ideértve az ipart, a kereskedelmet, a felsőoktatást, a kutatást és technológiát. A küldöttségvezetők átlátható eljárást alakítanak ki az ágazati tanácsadó testület tagjainak kiválasztására.

2.

Az ágazati tanácsadó testület maga választja meg elnökét és alelnökét. E tisztviselők két pénzügyi évig töltik be tisztségüket, és egyszer újraválaszthatók.

3.

Az ágazati tanácsadó testület:

a)

véleményeket és ajánlásokat készít a titkárság munkaprogramjának kialakításához;

b)

segíti a Statisztikai és Gazdasági Bizottságot a titkárság munkaprogramjának figyelemmel kísérésében és felülvizsgálatában;

c)

segíti a Statisztikai és Gazdasági Bizottságot az egyéb szervek által finanszírozott projektek értékelésében;

d)

szükség esetén jelentéseket és ajánlásokat készít a küldöttségvezetők részére.

4.

Az ágazati tanácsadó testület naptári évenként egyszer ül össze, illetve az ágazati tanácsadó testület által meghatározott egyéb időpontban is összeülhetnek. A tagok megfigyelőként részt vehetnek az ágazati tanácsadó testület ülésein.

5.

Adott esetben az ágazati tanácsadó testületet elnöke vagy alelnöke megfigyelői jogállásban képviseli a küldöttségvezetők ülésein.

XIII.   Jogállás

1.

A tanulmányozó csoport jogi személy. Jogosult különösen szerződést kötni, ingó és ingatlan tulajdont szerezni, azzal rendelkezni, továbbá perelhet, a vendéglátó ország és a tanulmányozó csoport között kötött székhely-megállapodás rendelkezései szerint.

2.

A vendéglátó ország és a tanulmányozó csoport között létrejött székhely-megállapodás irányadó a tanulmányozó csoport, annak főtitkára, alkalmazottai és szakértői, valamint a tagok képviselőinek jogállására, előjogaira és mentességeire, mialatt feladataik ellátása céljából a vendéglátó ország területén tartózkodnak.

XIV.   Költségvetés és pénzügyi szabályok

1.

A tagok megállapodás alapján járulnak hozzá a tanulmányozó csoport tevékenységéhez szükséges összeghez. Valamennyi, a tagok által fizetendő összeget a vendéglátó ország pénznemében kell teljesíteni.

2.

A jóváhagyott éves költségvetés 60 %-át az alap-hozzájárulások fedezik, amelyeket valamennyi tag egyenlő összegben fizet be. A jóváhagyott költségvetés fennmaradó 40 %-át a tagok a szóban forgó pénzügyi évet megelőző három naptári évben általuk előállított vagy felhasznált gumi arányában fizetik be (a kettő közül a nagyobb mennyiség az irányadó). A szükséges statisztikai adatok hiányában a rendelkezésre álló legjobb információk alapján a főtitkár állapítja meg a fizetendő hozzájárulás mértékét, és felkéri az érintett tagokat, hogy adják hozzájárulásukat e megállapításhoz.

3.

A tanulmányozó csoportba a pénzügyi év közben belépő új tagok arányos (havi) hozzájárulást fizetnek az év fennmaradó részére. A folyó pénzügyi évben az új tagoktól érkező hozzájárulások összege nem módosítja a korábbi tagok hozzájárulását, de a következő pénzügyi év hozzájárulásainak számításánál figyelembe kell venni azokat.

4.

A kétévi hozzájárulást be nem fizetett tagok jogait – hacsak a tanulmányozó csoport másként nem határoz – mindaddig felfüggesztik, amíg a hátralékot, valamint a folyó évre vonatkozó hozzájárulást meg nem fizetik.

XV.   Módosítások

1.

A küldöttségvezetők a VII. cikk 7.6. pontjával összhangban konszenzussal módosíthatják az alapszabályt. A titkárság értesíti a tagokat a módosításról.

2.

A küldöttségvezetők határozzák meg a módosítások alkalmazásának időpontját és eljárásait.

XVI.   Belépés, kilépés és kizárás a tanulmányozó csoportból

1.

A tanulmányozó csoportba való belépés a főtitkár értesítésével történik.

2.

Belépéskor az Európai Unió, illetve a III. cikk 4. pontjában említett kormányközi szervezet a titkárságnál letétbe helyez egy, az ilyen szervezet megfelelő hatósága által kiállított nyilatkozatot, amely a jelen alapszabály hatálya alá tartozó kérdésekben megjelöli hatáskörének jellegét és terjedelmét, és a továbbiakban tájékoztatja a titkárságot e hatáskör minden lényeges változásáról. Amennyiben az Európai Unió, illetve valamely kormányközi szervezet kijelenti, hogy kizárólagos hatáskörrel bír a jelen alapszabály hatálya alá tartozó kérdésekben, az ilyen szervezetek tagállamai nem jogosultak a tanulmányozó csoportban tagságot szerezni, a már tagoknak pedig ki kell lépniük a tanulmányozó csoportból.

3.

A tagnak kilépési szándékát november 1-jéig kell írásban bejelentenie a főtitkárnál, és ebben az esetben az a következő pénzügyi év június 30-án lép hatályba. A kilépési szándékát november 1. után bejelentő tag köteles a következő pénzügyi évre vonatkozó tagsági hozzájárulását megfizetni.

4.

Amennyiben a küldöttségvezetők úgy döntenek, hogy valamely tag megsértette a jelen alapszabály szerinti kötelezettségeit, e tag konszenzussal kizárható a tanulmányozó csoportból. A kötelezettségeit megsértő tag saját ügyeiben nem szavazhat.

5.

A tagnak a jelen alapszabály alapján a tanulmányozó csoporttal szemben a kilépést vagy kizárást megelőzően keletkezett pénzügyi kötelezettsége nem szűnik meg a kilépéssel vagy kizárással.

6.

A tanulmányozó csoportból kilépett vagy kizárt tag nem részesülhet a felszámolás során keletkező bevételből, illetve a tanulmányozó csoport egyéb eszközeiből, továbbá az ilyen tagnak nem kell helytállnia a jelen alapszabály megszűnése esetén a csoport veszteségeiért – amennyiben van ilyen.

XVII.   Megszüntetés

1.

A jelen alapszabály hatályban marad mindaddig, amíg a küldöttségvezetők konszenzussal a megszüntetéséről nem határoznak.

2.

A jelen alapszabály megszűnésétől függetlenül a küldöttségvezetők a tanulmányozó csoport felszámolása céljából, beleértve a záróelszámolás elkészítését is, legfeljebb 18 hónapig tovább folytatják működésüket, és a VII. cikk 7.6. pontjával összhangban konszenzus alapján meghozott határozatok szerint ezen időtartam alatt olyan hatásköröket gyakorolnak és feladatokat látnak el, amelyek e feladatok céljára szükségesek lehetnek.

A NEMZETKÖZI GUMIÁGAZATI TANULMÁNYOZÓ CSOPORT ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

ELŐSZÓ

A Nemzetközi Gumiágazati Tanulmányozó Csoport eljárási szabályzata a Nemzetközi Gumiágazati Tanulmányozó Csoport alapszabálya IX. cikke 9. pontjának megfelelően került megszövegezésre. Az eljárási szabályzatot a tanulmányozó csoport a küldöttségvezetők …-án/-én, …-ban/-ben tartott ülésén fogadták el.

1.   Pénzügyi eljárási szabályok

A pénzügyi év július 1-jétől június 30-ig tart.

1.1.   Tagsági hozzájárulás

1.1.1.

A tagsági hozzájárulások befizetése minden év július 1-jén esedékes, a titkárság által kibocsátott hivatalos számla kézhezvételét követően.

1.1.2.

Ha egy tag december 1-jéig nem fizeti be a hozzájárulás teljes összegét, úgy a főtitkár őt azonnali befizetésre szólítja fel.

1.1.3.

Ha a teljes összeg befizetése február 1-jéig nem történik meg, úgy a főtitkár értesíti a hátralékról a küldöttségvezetőket. A küldöttségvezetők ilyen esetben mérlegelik a tag teljes szavazati jogosultságának a felfüggesztését, kivéve az olyan kérdésekben való szavazást, amelyek közvetlenül a tanulmányozó csoport felszámolására vonatkozó határozatból erednek.

1.1.4.

Ha a teljes összeg befizetése április 1-jéig nem történik meg, úgy a küldöttségvezetők – hacsak különös körülmények alapján másként nem határoznak – felfüggesztik a titkárságnak az adott tag részére végzett valamennyi tevékenységét.

1.1.5.

Ha egy tag a pénzügyi év végéig nem fizeti be a hozzájárulás teljes összegét, úgy a küldöttségvezetők eltérő határozata hiányában az esedékes összeg a késedelem minden évében az éves költségvetés számításához a vendéglátó országban alkalmazott éves inflációs értéknek megfelelően növekszik.

1.1.6.

A pontos összeget a főtitkár számítja ki, és ő értesíti arról az érintett tagot a pénzügyi év minden negyedévének a végén.

1.1.7.

Az e pont rendelkezései alapján hozott határozatok vagy intézkedések nem sértik az érintett tag jogait.

1.2.   Bankszámla

1.2.1.

A Nemzetközi Gumiágazati Tanulmányozó Csoport nevében a vendéglátó országban vezetnek bankszámlát.

1.2.2.

A bankszámlán az alábbiak által aláírt csekkekkel, illetve az általuk indított elektronikus banki műveletek révén lehet ügyleteket végrehajtani:

a)

főtitkár;

b)

a főtitkár akadályoztatása esetén a gazdasági és statisztikai igazgató; vagy

c)

a fentiek akadályoztatása esetén a vendéglátó országnak a küldöttségvezetők közé kinevezett képviselője.

1.2.3.

A 15 000 SGD-t meghaladó összegű művelet esetében a csekkhez, illetve az elektronikus banki művelethez két aláírás szükséges, egy a titkárság részéről, egy pedig a vendéglátó országnak a küldöttségvezetők közé kinevezett képviselője részéről.

1.2.4.

A titkárság könyvelését a működtetési és igazgatási igazgató végzi.

1.2.5.

A titkárság felügyeli a vendéglátó országban vezetett valamennyi releváns bankszámlát.

1.2.6.

A befolyt pénzeket haladéktalanul el kell helyezni a bankban. A főtitkár legfeljebb 1 000 SGD értékű kisebb összegű kifizetésekre és bevételekre előlegszámlát vezet.

1.3.   Beszerzési szabályok

A titkárság a becsült beszerzési értékhez (Estimated Procurement Value, EPV) igazodóan kiválasztott következő módszerek segítségével szerez be szolgáltatásokat. A titkárság nem oszthatja fel a becsült beszerzési értéket annak érdekében, hogy azokat kivonhassa a beszerzési eljárás hatálya alól.

1.3.1.

Kis értékű beszerzések, 3 000 SGD-t (hozzáadottérték-adó nélkül) meg nem haladó becsült beszerzési érték esetében. A vásárlás közvetlenül a forgalmazónál végezhető, amennyiben a) az egyes tételek ára (áruk vagy szolgáltatások) korábbi beszerzés; vagy b) az ajánlattevő közlése, a média vagy egyéb megbízható információforrás, így szórólapok, internet révén ismert. A tételek árának emellett ésszerűnek kell lennie.

1.3.2.

70 000 SGD-t (hozzáadottérték-adó nélkül) meg nem haladó becsült beszerzési érték esetében a titkárság ajánlatokat kér legalább három megfelelő ajánlattevőtől, és lehetőség szerinti a legalacsonyabb árú ajánlatot fogadja el. Amennyiben bármelyik beszerzés esetében nem a legalacsonyabb árú ajánlatot fogadják el, ennek igazolását megfelelően dokumentálni kell. Minden beszerzési határozathoz szükséges a főtitkár jóváhagyása.

1.3.3.

Pályázat révén megvalósuló beszerzések, 70 000 SGD-t (hozzáadottérték-adó nélkül) meghaladó becsült beszerzési érték esetében. A titkárság legalább három megfelelő ajánlattevőnek küld ajánlati felhívást. A titkárság az ajánlatokról értékelési jelentést készít a küldöttségvezetők számára, a szükséges javaslatokkal és észrevételekkel. A beszerzéssel kapcsolatos minden határozathoz szükséges a küldöttségvezetők hozzájárulása.

1.4.   A könyvvizsgálók kijelölése

1.4.1.

A könyvvizsgálóknak az alapszabály IX. cikke 7. pontjával összhangban álló kinevezésére a főtitkár ajánlása alapján kerül sor, és utóbbi ellenőrzi a könyvvizsgálók tevékenységét. A főtitkár négyévenként ajánlatot kér legalább három hivatalosan bejegyzett könyvvizsgáló társaságtól.

1.4.2.

A független könyvvizsgálatnak alávetett beszámolót a pénzügyi év lezárását követő lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb a lezárást követő hat hónapon belül a tagok rendelkezésére kell bocsátani, és annak jóváhagyásáról, adott esetben, a küldöttségvezetők a következő ülésükön döntenek. A könyvvizsgált beszámolót és a mérleget ezt követően közzé kell tenni az IRSG honlapján.

1.5.   Költségvetés

1.5.1.

A főtitkár felel azért, hogy legkésőbb minden év március 31-ig elkészüljön és a küldöttségvezetőkhöz jóváhagyás céljából benyújtásra kerüljön a következő pénzügyi évre vonatkozó költségvetési tervezet.

1.5.2.

A főtitkár feladata a jóváhagyott költségvetésnek a tagokhoz való eljuttatása.

1.5.3.

A tanulmányozó csoport ülésein részt vevő tagok utazási és tartózkodási költségeit az egyes tagok saját maguk viselik.

1.6.   Az éves beszámoló

1.6.1.

A főtitkár a pénzügyi év befejezése után a lehető legrövidebb időn belül megküldi valamennyi tagnak az éves beszámolót. A küldöttségvezetők általi jóváhagyását követően az éves beszámolót az elnök vagy az alelnök, a főtitkár és a könyvvizsgálók hitelesítik.

1.6.2.

A szabályszerűen aláírt és hitelesített beszámolót a titkárságon őrzik.

2.   A küldöttségvezetők ülései

2.1.

A tagok egyszerű többségének a kérésére, vagy a főtitkár kérésére az elnök egyetértésével a küldöttségvezetők rendkívüli ülést tarthatnak, ha ezt tagjaik egyszerű többsége, vagy az elnök hozzájárulásával a főtitkár kéri.

2.2.

A főtitkár, az elnökkel konzultálva legalább 30 nappal előre megküldi a tagok számára az ülésről szóló értesítést, annak ideiglenes napirendjét, valamint az ülés tartásának okát; a sürgős eset ez alól kivételt képez, ilyenkor az értesítést legalább 15 nappal előre kell megküldeni. Sürgős esetekben az értesítés megjelöli a sürgősség jellegét.

2.3.

Az egyes ülések ideiglenes napirendjét az elnökkel konzultálva a főtitkár készíti elő. Amennyiben valamelyik tag egy adott kérdés ülésen történő megvitatását javasolja, a tag, amennyiben lehetséges, az ülés megkezdése előtt 60 nappal értesíti a főtitkárt, az értesítéshez írásbeli indokolást csatolva.

2.4.

Valamennyi tag törekszik arra, hogy legkésőbb az ülés megnyitását megelőző ötödik napig tájékoztassa a főtitkárt az ülésen képviseletére kijelölt megbízottakról, helyettesekről és szakértőkről.

3.   A főtitkár kinevezése

3.1.

A főtitkárnak a küldöttségvezetők által, az alapszabály X. cikkének 3. pontja szerint történő kinevezésére az e célra létrehozott választási testület ajánlása alapján kerül sor.

3.2.

A választási testületet a küldöttségvezetők rendesen legalább tizenkét hónappal a hivatalban lévő főtitkár hivatali idejének lejárta előtt létrehozzák.

3.3.

A választási testület a küldöttségvezetők elnökéből és alelnökéből – akik a választási testület elnöki, illetve alelnöki tisztségét töltik be –, valamint a testületben részt venni kívánó tagokból áll.

3.4.

A hivatalban lévő főtitkár szavazati jog nélkül, tanácsadóként vesz részt a választási testület ülésein.

3.5.

A választási testület ülésein való részvétellel, valamint képviselőiknek a választási eljárásban való részvételével kapcsolatban felmerült valamennyi költséget és kiadást a tagok saját maguk fedezik.

3.6.

A választási testület megállapítja a kiválasztás szempontjait és megállapodik a főtitkár tisztségére kiírandó hirdetésről. A hirdetést közzé kell tenni a megfelelő nemzetközi médiában, valamint az IRSG csatornáin. A hirdetést valamennyi tag rendelkezésére kell bocsátani, akik gondoskodnak annak terjesztéséről a saját országukban.

3.7.

A jelentkezéseket a főtitkár veszi át, aki a kiválasztási eljárás adminisztratív részéért felel.

3.8.

A választási testület az előválogatott jelöltekről listát készít, amely legfeljebb hat nevet tartalmaz, és e lista összeállításához szükséges számú alkalommal ül össze. A jelentkezőknek a tagok állampolgárainak kell lenniük.

3.9.

Az előválogatott jelöltek listájára került jelentkezőkkel folytatott interjúk célja, hogy a küldöttségvezetők részére a főtitkárrá való kinevezéshez a választási testület egyhangúlag vagy konszenzus útján kiválasszon egy, a szükséges tapasztalatokkal, személyiséggel, pártatlansággal rendelkező jelöltet, aki képes hatékonyan együttműködni a tagok és egyéb kormányok vezető tisztségviselőivel, illetve a nemzetközi és magánszervezetekkel. Tartalékjelöltet kell állítani, ha a kiválasztott jelölt egészségügyi vagy egyéb ok miatt akadályoztatva lenne a tisztség betöltésében. Amennyiben a testület nem tud egyetlen jelölt személyében megállapodni, úgy két, konszenzussal kiválasztott jelöltet terjeszthet elő a küldöttségvezetőkhöz.

3.10.

A kinevezés és a szerződés feltételeit a küldöttségvezetők határozzák meg.

3.11.

A szerződés lejárat előtti rendkívüli felmondásához a jelen levő és a szavazásban részt vevő természetesgumi-gyártók egyszerű többsége és a jelen levő és a szavazásban részt vevő gumifelhasználók egyszerű többsége szükséges, továbbá az, hogy ezen összesített szavazatok elérjék az összes jelen levő és leadott szavazat legalább kétharmadát.

4.   A titkárság tevékenysége

4.1.

Feladatai ellátása során a titkárság nem folytathat olyan tevékenységet, amely a feladataival összeférhetetlen.

4.2.

A titkárság nem kérhet vagy fogadhat el utasítást az egyes tagoktól, vagy a tanulmányozó csoporton kívül álló szervtől. A főtitkár és a személyzet tartózkodik minden olyan cselekménytől, amely hátrányosan érintheti az alapvetően a küldöttségvezetőknek felelősséggel tartozó nemzetközi tisztviselőként betöltött tisztségüket.

4.3.

Minden tag tiszteltben tartja a főtitkár és az egyéb személyzet felelősségi körét, és őket a feladataik ellátása során nem törekszik befolyásolni.

4.4.

A titkárság törekszik arra, hogy biztosítsa, hogy a nyilvánosságra hozott információk ne sértsék a gumigyártással, feldolgozással, értékesítéssel vagy felhasználással foglalkozó személyek vagy vállalkozások ügyleteinek bizalmas jellegét.

4.5.

A titkárság rendszeresen kiadja a Rubber Statistical Bulletin és a Rubber Industry Report című kiadványokat, valamint a projektekkel és tanulmányokkal kapcsolatos jelentéseket.

5.   Az ágazati tanácsadó testület

5.1.

Az ágazati tanácsadó testület legfeljebb harminc tagból áll, akiket különleges szakértelmük alapján a küldöttségvezetők neveznek ki, legfeljebb három évre. A tagság egy alkalommal, további három évvel megújítható.

5.2.

A küldöttségvezetőknek az ágazati tanácsadó testület összetétele megújításáról hozott határozatát követően a titkárság felkéri a tagokat, az ágazati tanácsadó testületet és a társult tagokat, hogy nevezzék meg jelöltjeiket az ágazati tanácsadó testületbe.

5.3.

A titkárság a mérlegelés és kinevezés céljából ajánlást nyújt be a küldöttségvezetőkhöz e jelöltekkel kapcsolatban.

5.4.

Az új kinevezések a küldöttségvezetők határozatával kezdődnek.

5.5.

A főtitkár segíti az ágazati tanácsadó testület üléseit.

5.6.

Az ágazati tanácsadó testület maga alakítja eljárási szabályzatát, a Nemzetközi Gumiágazati Tanulmányozó Csoport alapszabályával és a jelen eljárási szabályzattal összhangban.

5.7.

Az alapszabállyal összhangban a tanulmányozó csoport bármelyik ülésén megfigyelők részvétele kizárja a bizalmas, költségvetési és pénzügyi vonatkozású ügyek megvitatását.

5.8.

Az ágazati tanácsadó testület ülésein részt vevő tagok utazási és tartózkodási költségeit saját maguk viselik.

6.   A társult tagok

6.1.

A társult tag bármilyen, a gumiiparban érdekelt társaság vagy szervezet lehet, amennyiben befizeti a megfelelő éves tagsági díjat.

6.2.

Az éves tagsági díj 3 000 SGD a tagok területén található szervezetek és magánszemélyek számára, és 6 000 SGD a nem tagok területén található szervezetek és magánszemélyek számára.

6.3.

A honlapon a társult tagoknak szóló valamennyi információhoz a társult tagok ingyenesen hozzáférhetnek. Egyéb megkeresések díjfizetési kötelezettséggel járnak.

7.   Gumiipari csúcstalálkozó

Amennyiben a tanulmányozó csoport részére megkeresés érkezik egy tagtól vagy nem tagtól, hogy az a gumiipari csúcstalálkozót vendégül kívánja látni, a tanulmányozó csoport megvizsgálja a felkérést, és azt csak akkor fogadja el, ha a megfelelő források rendelkezésre állnak.

8.   Módosítások és felülvizsgálat

A küldöttségvezetők, kizárólag konszenzussal, bármikor módosíthatják vagy felülvizsgálhatják a jelen eljárási szabályzatot.