Ez a dokumentum kizárólag tájékoztató jellegű, az intézmények semmiféle felelősséget nem vállalnak a tartalmáért

a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló 58/2003/EK tanácsi rendelet alkalmazásában a végrehajtó hivatalok pénzügyi szabályzásáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló, 2002. december 19-i 58/2003/EK tanácsi rendeletre ( 1 ) és különösen annak 15. cikkére,

tekintettel az Európai Parlament véleményére,

tekintettel a Tanács véleményére,

tekintettel a Számvevőszék véleményére,

mivel:

(1)	Az 58/2003/EK rendelet megállapította a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabályt, amelyek felállítására a Bizottság kapott megbízást.

(2)

Ezeknek a végrehajtó hivataloknak (a továbbiakban: hivatalok) jogi személyiséggel, illetve saját működési költségvetéssel, amely végrehajtását az 58/2003/EK rendelet 15. cikkével összhangban e pénzügyi rendelet szabályoz, kell rendelkezniük. Ezzel szemben, amikor a Bizottság a hivatalokat a közösségi programok működtetési előirányzatainak költségvetési végrehajtásával bízza meg, ezeket az előirányzatokat továbbra is az általános költségvetésben kell szerepeltetni, és azokat az Európai Közösségek általános költségvetése esetében alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet ( 2 ) (a továbbiakban: általános pénzügyi rendelet) szabályozza.

(3)	Összhangban az 58/2003/EK tanácsi rendelet 15. cikkével, a végrehajtó hivatalok működési költségvetése a végrehajtó hivatal pénzügyi évre vonatkozó működési kiadásait fedezi.

(4)

Összhangban az 58/2003/EK rendelettel, helyénvaló egy olyan pénzügyi rendelet megállapítása, amelyet a hivataloknak a működési előirányzataik végrehajtása során alkalmazniuk kell, és amelynek tartalmában a lehető legkevésbé szabad csak eltérnie az általános pénzügyi rendelettől. Amennyiben a szóban forgó pénzügyi rendelet adott szabályokról konkrétan nem rendelkezik, úgy az általános pénzügyi rendelet, illetve az Európai Közösségek általános költségvetése esetében alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet részletes végrehajtásáról szóló 2342/2002/EK bizottsági rendelet ( 3 ) rendelkezései az irányadók.

(5)	Helyénvaló megerősíteni azt, hogy a költségvetési alapelveket (egységesség elve, teljesség elve, egyediség elve és évenkéntiség elve), valamint a teljesség, az egyensúly, az elszámolási egység, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elvét be kell tartani.

(6)

A személyi állományt tekintve a hivataloknak a költségvetési hatóság által jóváhagyott létszámtervben szereplő időszakos álláshelyeket elkülönítve kell kezelniük azoktól az előirányzatoktól, amelyek más osztályba sorolt, alkalmazottak vagy megújítható szerződéses alkalmazottak bérének kifizetését teszik lehetővé.

(7)

A pénzügyi szereplőket illetően, szükséges meghatározni a hivatal számvitelért felelős tisztviselőjének és engedélyezésre jogosult tisztviselőjének hatáskörét és felelősségét, akik az Európai Közösségek személyzeti szabályzata alá rendelt köztisztviselők, valamint azokat a feltételeket, amelyeket követve az engedélyezésre jogosult tisztviselő a költségvetési végrehajtással kapcsolatos hatáskörét átruházhatja.

(8)	Helyénvaló a hivatal engedélyezésre jogosult tisztviselőjének nagy önállóságot biztosítani. Az átcsoportosítások tekintetében teljes önállóságot kell kapnia, fenntartva tájékoztatási kötelezettségét az operatív bizottság felé, amely egy hónapon belül vétójoggal élhet.

(9)

Az 58/2003/EK rendelet 20. cikke (2) bekezdésével összhangban, a végrehajtó hivatalokban a belső ellenőr feladatát a Bizottság belső ellenőre látja el. Ennélfogva, a Bizottság belső ellenőrének ugyanazon feladatokat kell ellátnia a végrehajtó hivatalok tekintetében, mint amelyeket számára az általános pénzügyi rendelet a Bizottság hivatalai tekintetében meghatároz. Ugyanakkor, mint ahogy a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselőjének is, a hivatal engedélyezésre jogosult tisztviselőjének is lehetősége van arra, hogy a kockázatkezeléssel kapcsolatos tanácsadásra vonatkozóan saját belső ellenőri posztot létesítsen.

(10)

Minden egyes végrehajtó hivatalnak kötelessége betartani az 58/2003/EK rendeletnek és az általános pénzügyi rendeletnek a működési költségvetés megállapítása menetrendjére, a beszámolók bemutatására és a mentesítésre vonatkozó rendelkezéseit. A végrehajtó hivatalok működési költségvetését illetően a mentesítési hatóságnak ugyanannak a hatóságnak kell lennie, mint az általános költségvetés esetében.

(11)

A hivatalok által alkalmazott számviteli szabályoknak lehetővé kell tenniük a Bizottság elszámolásaival történő összevonást. Ezeket a szabályokat a Bizottság Könyvelőjének kell meghatároznia az általános pénzügyi rendelet 133. cikkének megfelelően. A hivatal elszámolásainak ellenőrzését a Számvevőszék végzi.

(12)	Helyénvaló, hogy az általános pénzügyi rendelet 66. cikke (4) bekezdésében említett és a szabálytalanságok vizsgálatára a Bizottság által felállított testület legyen az, amelyhez minden egyes hivatal folyamodhat, annak érdekében, hogy azonos esetekben egyforma döntés szülessen.

(13)	A működési költségvetés tekintetében a hivataloknak azonos követelményeknek kell megfelelniük, mint a Bizottságnak a saját számlájára alkalmazott közbeszerzések esetében. E tekintettben elegendő utalni az általános pénzügyi rendeletre.

(14)	A pénzügyi támogatási engedélyezéssel kapcsolatban nem kell külön rendelkezéseket megállapítani, mivel a hivatalok működési költségvetésük terhére, amely kizárólag az adminisztrációs működési kiadások fedezésére használható fel, nem engedélyezhetnek támogatásokat,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

E rendelet meghatározza az 58/2003/EK rendeletben említett hivatalok (a továbbiakban: hivatalok, vagy hivatal) működési költségvetésének megállapítása és végrehajtása során alkalmazandó alapvető szabályokat.

Minden olyan, a végrehajtó hivatalok működését illető szempont esetében, amelyek e rendeletben nem kerültek konkrét meghatározásra, az 1605/2002/EK, Euratom (a továbbiakban: általános pénzügyi rendelet) és a 2342/2002/EK, Euratom rendelet rendelkezései értelemszerűen alkalmazandók.

E rendelet rendelkezéseinek megfelelően, a költségvetést az egységesség és teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elvének betartásával kell megállapítani és végrehajtani.

A költségvetés az a jogszabály, amely minden pénzügyi évre előrejelzi és engedélyezi a hivatal számára szükségesnek ítélt összes bevételt és kiadást.

A hivatal bevételei a Bizottság támogatásából és más lehetséges bevételekből, – beleértve a 15. cikk értemében a célhoz kötött bevételeket – állnak.

A kiadások a hivatal működési kiadásaiból, valamint, adott esetben, az első bekezdéssel összhangban a célhoz kötött bevételekből fedezett kiadásokból állnak.

Egyetlen bevétel és kiadás sem teljesíthető másként, csakis a költségvetés egy tételére való lekönyveléssel.

Egyetlen olyan előirányzat sem szerepelhet a költségvetésben, amely nem tartozik egy szükségesnek ítélt kiadási tételhez.

Egyetlen olyan kiadás sem teljesíthető és engedélyezhető, amely a költségvetésben engedélyezett előirányzatokat meghaladja.

A költségvetésben szereplő előirányzatokat egy pénzügyi évre engedélyezik, amely január 1-jétől december 31-ig tart.

A költségvetésben szereplő előirányzatok nem differenciált előirányzatok.

Az olyan ingatlanhasználatról vagy berendezések beszerzéséről szóló szerződések esetében, amelyek a pénzügyi évet meghaladó működési kiadásokat eredményeznek, a működési kiadások abban a pénzügyi évben kerülnek elszámolásra, amely pénzügyi évben teljesítésükre sor kerül.

A hivatal adott pénzügyi évre vonatkozó bevételeit a pénzügyi évben beszedett összegek alapján kell elszámolni a pénzügyi évre. A hivatal bevételei a következő pénzügyi év nyitásának előirányzata.

Az egy adott pénzügyi évre engedélyezett előirányzatok kizárólag arra használhatók fel, hogy az adott pénzügyi évre vállalt és kifizetett kiadásokat és az előző pénzügyi évek kötelezettségvállalásaival szemben esedékes összegeket fedezzék.

Azokat az előirányzatokat, amelyeket nem használtak fel azon pénzügyi év végéig, amelyben szerepeltették, meg kell szüntetni.

A pénzügyi év zárásakor szabályszerűen vállalt kötelezettségek előirányzatait kizárólag a következő pénzügyi évre lehet átvinni. Az ily módon áthozott és az N + 1. pénzügyi év március 31-ig fel nem használt előirányzatokat automatikusan meg kell szüntetni. A könyvvezetés lehetővé teszi az áthozott előirányzatok elkülönítését.

A december 31-én rendelkezésre álló, a 15. cikkben említett célhoz kötött bevételek címen feltüntetett előirányzatok átvihetők. Az átvitt, rendelkezésre álló célhoz kötött bevételeket kell először felhasználni.

A költségvetésben szereplő előirányzatok január 1-jével kezdődő hatállyal használhatók fel, amennyiben a költségvetést véglegesen elfogadták.

Azonban, az igazgatási költségekre minden év november 15-től előzetes kötelezettségvállalást lehet tenni a következő pénzügyi évre tervezett előirányzatok terhére. Ezek a kötelezettségek nem haladhatják meg a folyó pénzügyi év megfelelő fejezetében lévő előirányzatok egynegyedét. Ezek a kötelezettségek olyan új kiadásokra nem terhelhetők, amelyek forrását a legutolsó szabályszerűen elkészített költségvetésben még nem állapították meg.

Azonkívül, az olyan kiadások, mint bérleti díj, amelyeket előre teljesíteni kell, december 1-jétől kifizethetők a következő költségvetési évre meghatározott előirányzatok terhére.

Amennyiben a költségvetést a pénzügyi év kezdetén még nem fogadták el, úgy az általános pénzügyi rendeletben meghatározott ideiglenes tizenkettedek rendszerét kell értelemszerűen alkalmazni.

A költségvetési bevételeknek és kiadásoknak egyensúlyban kell lenniük. A hivatal nem vehet fel kölcsönöket.

Az előirányzatok nem haladhatják meg a célhoz kötött bevételekkel, valamint egyéb, az 5. cikkben meghatározott eseti bevételekkel megemelt, az 5. cikkben meghatározott pénzügyi támogatás összegét.

Amennyiben az 56. cikk értelmében az eredménykimutatás egyenlege pozitív, azt vissza kell fizetni a Bizottságnak a pénzügyi év folyamán átruházott pénzügyi támogatás erejéig.

Az 5. cikkben meghatározott pénzügyi támogatás és a hivatal részére ténylegesen folyósított támogatás közti különbséget meg kell szüntetni.

A költségvetést euróban kell kidolgozni, végrehajtani és az elszámolás is euróban történik.

Ugyanakkor, pénzforgalmi célokból, a végrehajtó hivatal számvitelért felelős tisztviselője kellőképpen indokolt esetben a tranzakciókat nemzeti valutában vagy, adott esetben, harmadik ország pénznemében is elvégezheti.

Az összes bevételnek fedeznie kell az összes kifizetést, kivéve a meghatározott kiadások finanszírozására szánt célhoz kötött bevételeket. A 16. cikkre figyelemmel minden bevétel és kiadás egymással szembeni kiigazítás nélkül szerepel.

A meghatározott rendeltetésű bevételek, úgymint az alapítványoktól, támogatásokból, ajándékokból és hagyatékokból, valamint tagországokból, harmadik országból, illetve egyéb szervek hozzájárulásaiból származó jövedelem olyan programok végrehajtásához, amelyek finanszírozása más forrásokból, mint az Európai Közösségek általános költségvetése (a továbbiakban: általános költségvetés) történik, alkotják a meghatározott kiadások finanszírozására szánt célhoz kötött bevételeket.

Minden egyes célhoz kötött bevételnek meghatározott tranzakció vagy rendeltetés közvetlen vagy közvetett kiadásait kell fedeznie. A költségvetés meghatározza a célhoz kötött bevételek osztályozási rendszerét, valamint a lehetőségekhez mérten azok összegét.

A Bizottság jóváhagyásával az operatív bizottság dönt mindennemű ajándék, hagyaték és máshonnan, mint a Bizottsági forrásokból, érkező támogatások fogadásáról.

A hivatal számára nyújtott termékek vagy szolgáltatások ára a költségvetést az adó nélküli összeggel terheli meg, amennyiben az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv értelmében a tagállamok által vagy a vonatkozó megállapodások alapján harmadik országok által visszatérített adókat foglal magában.

A nemzeti adóterheket, amelyeket az első bekezdésben foglaltakat alkalmazva a hivatal időszakosan visel, addig amíg az érintett állam vissza nem téríti, az időbeli elhatárolások között kell nyilvántartani. Egy esetleges negatív eredményt a költségvetésben mint kiadást kell elszámolni.

Az előirányzatok egészét cím és fejezet szerint kell meghatározni; a fejezeteket tételcsoportokra és tételekre kell továbbontani.

A működési költségvetésben az előirányzatok átcsoportosításáról az igazgató dönt. Minderről az igazgatónak előzetesen tájékoztatnia kell a Bizottságot és az operatív bizottságot, akiknek egy hónap áll rendelkezésükre arra, hogy az átcsoportosítást megvétózzák. E határidőn túl az átcsoportosításokra vonatkozó javaslatokat jóváhagyottnak kell tekinteni.

A célhoz kötött bevételeknek megfelelő előirányzatokat csak akkor lehet átcsoportosítani, ha e bevételek megőrzik célhoz kötöttségüket.

(1) A költségvetési előirányzatokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban kell felhasználni, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elveivel összhangban.

(2) A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a hivatal által tevékenységei folytatására felhasznált források megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, illetve a legjobb áron álljanak rendelkezésre.

A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.

Az eredményesség elve kimondja, hogy a kitűzött célokat és a tervezett eredményeket el kell érni. Az elért eredményeket értékelni kell.

(3) Az operatív bizottság által jóváhagyott, a végrehajtási hivatalra vonatkozó éves munkaprogramnak tartalmaznia kell a részletesen kidolgozott célkitűzéseket és a teljesítménymutatókat.

A költségvetés megállapítása, végrehajtása, valamint az elszámolások benyújtása az átláthatóság elvének megfelelően történik.

A költségvetést és a költségvetés-módosításokat végleges formájukban a jóváhagyástól számított két hónapon belül az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzé kell tenni.

A végrehajtó hivatalok minden év március 31-ig megküldik a Bizottságnak a hivatal igazgatója által készített és az operatív bizottság által elfogadott, a bevételekre és kiadásokra vonatkozó előzetes összefoglaló kimutatást, és az azt megalapozó általános irányvonalakat, valamint a munkaprogramjukat.

A hivatal bevételeire és kiadásaira vonatkozó előzetes kimutatásnak tartalmaznia kell:

A Bizottság az általános költségvetési eljárás keretében megküldi a költségvetési hatóságnak a hivatal előzetes kimutatását, és javaslatot tesz a hivatal számára folyósítandó támogatás összegére, valamint a szükségesnek ítélt létszámra.

Az 58/2003/EK rendelet 13. cikkében meghatározott eljárásrenddel összhangban a hivatal működési költségvetése véglegesen nem fogadható el mindaddig, amíg az Európai Unió általános költségvetése véglegesen elfogadásra nem kerül.

A 24. cikk rendelkezéseit betartva, a költségvetési hatóságnak kell megállapítania egyrészt a hivatalok létszámtervét, másrészt az azzal kapcsolatos utólagos módosításokat.

A költségvetés minden módosítását, beleértve a létszámtervet is, az általános költségvetési eljárással összhangban, költségvetés-módosítás keretében kell elfogadni, figyelemmel a 18. és a 24. cikkekre.

A költségvetés egy bevételi és egy kiadási kimutatásból áll. A költségvetésben az alábbiak szerepelnek:

(1) A 21. cikkben meghatározott létszámtervnek tartalmaznia kell az adott pénzügyi évre engedélyezett álláshelyek száma mellett az előző pénzügyi évre engedélyezett álláshelyek számát, valamint a valójában betöltött álláshelyek számát. Ez a létszámterv a hivatal számára egy abszolút határt szab; a megállapított határon felül nem történhet kinevezés.

Ugyanakkor, az operatív bizottság módosíthatja a létszámtervet az A3 besorolási osztály alatt jóváhagyott álláshelyek 10 %-áig, úgy, hogy az ne befolyásolja az egy teljes pénzügyi évre vonatkozó személyzeti előirányzatok mértékét, és ne haladja meg a létszámterv által jóváhagyott álláshelyek teljes számára vonatkozó határt.

(2) Az (1) bekezdés derogációja alapján, a kinevező hatóság által a személyzeti szabályzat és az Európai Közösségek egyéb tisztviselőivel szemben alkalmazandó szabályozás (a továbbiakban: személyzeti szabályzat) rendelkezéseivel összhangban engedélyezett részmunkaidős foglalkozás hatásait más kinevezésekkel ellensúlyozni lehet.

Az igazgató tölti be az engedélyezésre jogosult tisztviselő szerepét. Köztisztviselő, akinek jogállását a személyzeti szabályzat állapítja meg. Az igazgató a költségvetés bevételeit és kiadásait e rendelettel összhangban, saját felelősségére és az engedélyezett előirányzatok határain belül hajtja végre.

Az igazgató átruházhatja a költségvetés végrehajtási hatásköreit olyan tisztviselőkre, akik jogállásáról a hivatal személyzeti szabályzata rendelkezik. Ezek a tisztviselők kizárólag a kifejezetten rájuk ruházott hatáskörök határain belül járhatnak el.

A 2. fejezetben meghatározott minden pénzügyi szereplőnek tilos olyan, a költségvetés végrehajtására vonatkozó intézkedést hoznia, amely révén saját érdekeit a hivatal vagy a Közösségek érdekeivel szembeállíthatja. Ha ilyen eset áll elő, a szóban forgó szereplőnek tartózkodnia kell az intézkedéstől, és az ügyről jelentést kell tennie felettesének. Az igazgató az operatív bizottságnak tesz jelentést.

Összeférhetetlenség áll fönn, ha egy, a költségvetés végrehajtásában részt vevő pénzügyi szereplő vagy egy belső ellenőr funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása családi, érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos, illetve gazdasági érdek vagy bármely más, a kedvezményezettel közös érdek miatt veszélyeztetve van.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatai elkülönülnek és egymással kölcsönösen összeegyeztethetetlenek.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a bevételek és a kiadások végrehajtásáért a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban, és annak biztosításáért, hogy a jogszerűség és a szabályosság követelményei teljesüljenek. Az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a költségvetés végrehajtásáról meghozott határozat időpontjától kezdődően öt évig meg kell őriznie a végrehajtott tranzakciók bizonylatait.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a Bizottság által a saját hivatalaival szemben meghatározott minimumszabványokkal összhangban, és számolva az irányítási környezettel kapcsolatos speciális kockázatokkal, működésbe hozza a szervezeti felépítést, valamint a saját feladatainak teljesítéséhez igazított irányítási és belső ellenőrzési eljárásokat, beleértve – adott esetben – az utólagos ellenőrzéseket.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai természetének és körének függvényében hivatalán belül létrehozhat a tevékenységeihez kapcsolódó kockázatok kezelésében segédkező szakértői és tanácsadói posztot.

A tranzakció engedélyezése előtt a tranzakciót kezdeményező tisztviselőtől független tisztviselőknek ellenőrizniük kell a tranzakció műveleti és pénzügyi aspektusait. Az előzetes és utólagos ellenőrzések, valamint a tranzakciók kezdeményezése elhatárolt funkciók.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő legkésőbb a pénzügyi év március 15-ig az 58/2003/EK rendelet 9. cikke (7) bekezdésével összhangban éves beszámoló formájában jelent tevékenységeiről az operatív bizottságnak.

Az operatív bizottság kinevez egy számvitelért felelős tisztviselőt, aki tisztviselő vagy ideiglenes alkalmazott, jogállásáról a személyzeti szabályzat rendelkezik, és aki a következőkért felel:

A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől – aki garantálja azok megbízhatóságát – megkapja az elszámolások elkészítéséhez szükséges minden olyan információt, amely a hivatal vagyonáról és a költségvetés végrehajtásáról hiteles képet ad.

A számvitelért felelős tisztviselő egyedül jogosult a kézpénz és vagyontárgyak kezelésére. Megóvásukért ő felel.

A személyzet bármely, a tranzakciók pénzügyi lebonyolításában és ellenőrzésében részt vevő tagja, aki úgy véli, hogy egy határozat, amelynek alkalmazását vagy az ahhoz való beleegyezését felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, illetve az általa betartandó szakmai szabályokkal, írásban tájékoztatja az igazgatót, és amennyiben ez utóbbi nem jár el egy ésszerű határidőn belül, a 35. cikkben említett operatív bizottságot is írásban tájékoztatja. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti a Közösség érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek elé kell terjeszteni.

Az esetleges fegyelmi eljárások sérelme nélkül, az engedélyezésre jogosult tisztviselőket az őket kinevező hatóság indoklással ellátott határozattal és a tisztviselők meghallgatása után ideiglenesen vagy véglegesen bármikor felmentheti feladatai ellátása alól. Az igazgató bármikor visszavonhatja átruházott felhatalmazását.

Az esetleges fegyelmi eljárások sérelme nélkül, a számvitelért felelős tisztviselőt az operatív bizottság indoklással ellátott határozattal és a tisztviselő meghallgatása után ideiglenesen vagy véglegesen bármikor felfüggesztheti. Az operatív bizottságnak ideiglenes számvitelért felelős tisztviselőt kell kineveznie.

E fejezet rendelkezései nem érintik az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, valamint felhatalmazottjainak az alkalmazandó nemzeti jog és a Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről és a Közösségek tisztviselőit és a tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni harcról szóló hatályos rendelkezésekben előírtak szerinti esetleges büntetőjogi felelősségét.

Minden engedélyezésre jogosult tisztviselő és számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárásra és kártérítés megfizetésére kötelezhető, a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti a Közösség érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek elé kell terjeszteni.

(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő kártérítés megfizetésére kötelezhető a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint. Eszerint a tisztviselőtől a feladatai teljesítése folyamán vagy azzal kapcsolatban részéről elkövetett súlyos kötelezettségszegés eredményeképpen a Közösségek által elszenvedett károk teljes jóvátétele követelhető, különösen ha követelések megállapításáról dönt vagy beszedési utalványokat ad ki, kiadásokat vállal vagy kifizetési utalványt ír alá anélkül, hogy azok e rendeletnek megfelelnének.

Ugyanezt kell alkalmazni, ha súlyos kötelezettségszegéssel elmulaszt elkészíteni egy esedékessé váló követelést megállapító dokumentumot, ha elmulasztja egy beszedési utalvány kiállítását vagy ha indokolatlanul késik annak kiállításával, vagy elmulasztja egy olyan kifizetési utalvány kiállítását vagy indokolatlanul késik annak kiállításával, amely által a hivatalnak harmadik féllel szemben polgári jogi felelőssége keletkezhet.

(2) Amennyiben felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő megállapítja, hogy a felelősségi körébe tartozó határozat szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, úgy írásban tájékoztatja a felhatalmazó hatóságot. Ha a felhatalmazó hatóság azt az írásos, indoklással ellátott utasítást adja a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, hogy hajtsa végre a szóban forgó határozatot, úgy az engedélyezésre jogosult tisztviselő nem vonható felelősségre.

(1) A Bizottság által, az általános pénzügyi rendelet 66. cikke (4) bekezdésével összhangban létrehozott testület, amely feladata, hogy megállapítsa, történt-e pénzügyi szabálytalanság, illetve hogy meghatározza annak esetleges következményeit, ugyanazon kompetenciákkal rendelkezik a hatóságot illetően, mint amilyen kompetenciákat a Bizottság hivatalai esetében részére megállapítottak.

E testület véleménye alapján az igazgató dönti el, hogy kezdeményezzen-e eljárást a fegyelmi vagy az anyagi felelősség megállapítására. Ha a testület rendszerbeli problémákat észlel, úgy ajánlásokat tartalmazó jelentést küld az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, illetve a Bizottság belső ellenőrének. Amennyiben véleménye az igazgatót is érinti, úgy a testület az ügyet továbbadja az operatív bizottságnak és a Bizottság belső ellenőrének.

(2) Minden alkalmazottól a feladatai teljesítése folyamán vagy azzal kapcsolatban részéről elkövetett súlyos kötelezettségszegés eredményeképpen a hivatal által elszenvedett károk teljes vagy részleges jóvátétele követelhető. Az indoklással ellátott határozatot a kinevezésekért felelős hatóság adja ki a személyzeti szabályzatban lévő fegyelmi eljárással kapcsolatban megállapítottak szerint.

A számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárásra és kártérítés megfizetésére kötelezhető, a személyzeti eljárásban megállapítottak szerint, az alábbi kötelezettségszegésekért:

Minden olyan intézkedés vagy helyzet esetében, amely előidézhet vagy módosíthat egy, a hivatalnak járó követelést, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő először elkészíti a követelésre vonatkozó becslést.

A követelés megállapítása olyan eljárás, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő:

Bármely nem vitatott, meghatározott összegű és esedékes követelést a számvitelért felelős tisztviselőnek szóló beszedési utalvány állapítja meg, az adósnak megküldött terhelési értesítéssel együtt. Mindkét okmányt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő készíti el és küldi meg.

Az alkalmazandó rendeletek, szerződések és megállapodások rendelkezéseinek sérelme nélkül az olyan követelések, amelyek teljesítésére a terhelési értesítésben rögzített lejárati ideig nem kerül sor, a 2342/2002/EK, Euratom rendelettel összhangban kamatoznak.

A behajtás engedélyezése olyan eljárás, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő beszedési utalvány kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy szedje be a megállapított követelést.

A számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen kiállított beszedési utalványok szerint jár el. Kellő körültekintéssel kell eljárnia annak biztosítása érdekében, hogy a hivatal megkapja bevételeit, ugyanakkor gondoskodnia kell a hivatal jogainak védelméről.

Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított, esedékessé váló követelés behajtásáról való lemondását tervezi, biztosítja, hogy a lemondás szabályosan és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelően történjen. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jelentést tesz az operatív bizottságnak arról, hogy szándékában áll lemondani egy esedékessé váló követelés behajtásáról. Minderről az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt a döntést csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 eurót. A lemondási határozatban meg kell említeni, hogy körültekintéssel jártak el a behajtás és a határozatban hivatkozott jogi elemek és tények tekintetében.

Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő akkor törli az esedékes követelést, amikor bizonyítást nyer, hogy a követelés jogszerűtlenül vagy ténybeli tévedéssel került megállapításra. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt a döntést csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 eurót. A törlésről az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek megfelelő indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia.

Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek ki kell igazítania az esedékes követelés összegének változását, abban az esetben, amikor egy megállapított valós hiba a követelés összegének módosítását eredményezi, amennyiben ez a javítás nem eredményezi a hivatal követelési jogáról való lemondást. Erről a kiigazításról az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek megfelelő indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia.

A beszedéseket a számvitelért felelős tisztviselő úgy hajtja végre, hogy azokat rögzíti az elszámolásokban és tájékoztatja az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt. Minden a számvitelért felelős tisztviselő pénztárában történő készpénzes kifizetés esetén bizonylatot kell kiállítani.

Amennyiben a terhelési értesítésben meghatározott lejáratig a valós beszedésre nem kerül sor, úgy arról a számvitelért felelős tisztviselő tájékoztatja az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és késedelem nélkül, valamennyi jogi formában, adott esetben a kártérítést is beleértve – amennyiben ez nem lehetséges, akkor kényszerítéssel – elindítja a behajtási eljárást.

A számvitelért felelős tisztviselő indítja el a kártérítésen keresztül történő beszedést és a hivatal valamennyi adósával szemben fennálló – akik maguk is a hivatallal szemben fennálló nem vitatott, meghatározott összegű és esedékes követelés címzettjei – szabályszerű követeléseket.

A fizetési határidő meghosszabbítását csak abban az esetben engedélyezheti a számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselővel együtt, ha ezt az adós indoklással kellő módon ellátott írásban kérelmezi, és vállalja azt, hogy az eredeti lejárati határidőtől számított halasztás teljes időszakára kamatot fizet, valamint pénzügyi garanciát vállal a hivatal jogainak védelme érdekében az adósság, úgy az alapösszeg, mint a kamatok fedezetére.

Minden kiadás lekötés, érvényesítés, engedélyezés és kifizetés tárgyát képezi.

Bármely olyan intézkedés tekintetében, amely költségvetést terhelő kiadást idézhet elő, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek először költségvetési kötelezettséget kell vállalnia, mielőtt jogi kötelezettségbe lép harmadik felekkel.

Az egyedi vagy ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó egyedi jogi kötelezettségvállalásokat N. év december 31-ig meg kell kötni. E költségvetési kötelezettségvállalások jogi kötelezettségvállalással nem fedezett egyenlegét az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a kötelezettség alól felmenti.

Egy költségvetési kötelezettségvállalás jóváhagyásakor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja azt, hogy a kiadást a költségvetés vonatkozó tételére könyvelik, hogy az előirányzatok rendelkezésre állnak, és hogy a kiadás megfelel minden alkalmazandó rendelkezésnek, valamint hogy a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve teljesül.

A kiadások érvényesítése az az eljárás, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ellenőrzi a hitelező jogosultságának meglétét, a követelés esedékességének feltételeit, valamint meghatározza vagy ellenőrzi az igény valódiságát és összegét. Minden egyes kiadási érvényesítést a hitelező jogosultságát igazoló bizonylattal kell alátámasztani.

Az érvényesítési határozatot az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő „fizethető” rájegyzéssel látja el. Informatikai rendszer hiányában a „fizethető” rájegyzés nem más, mint az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírásának pecsétje. Informatikai rendszer megléte esetén, a „fizethető” kitétel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő személyes belépési kódja alatt történő érvényesítés.

A kiadások engedélyezése az az eljárás, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy kifizetési utalvány kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki az általa érvényesített kiadásokat. A kifizetési utalványt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő dátumozza és írja alá, amelyhez adott esetben csatolnak egy igazolást, amely a vagyontárgyak a 64. cikkben meghatározott leltárbavételét bizonyítja.

A kiadásokat a számvitelért felelős tisztviselő teljesíti a rendelkezésre álló pénzeszközök keretein belül.

A kiadások érvényesítését, engedélyezését és kifizetését az általános pénzügyi rendeletben és a végrehajtási szabályokban megállapított határidőkön belül kell végrehajtani.

A végrehajtó hivatalokban a belső ellenőr feladatát a Bizottság belső ellenőre látja el.

A Bizottság belső ellenőre összhangban az általános pénzügyi rendelet 85. és 86. cikkeivel a végrehajtó hivatalok tekintetében, ugyanazon hatáskörökkel rendelkezik, mint a Bizottság hivatalai tekintetében. A belső ellenőr megállapításairól és ajánlásairól jelentést tesz az Operatív Bizottságnak és az igazgatónak. Ez utóbbiak biztosítják, hogy az ellenőrzésekből származó ajánlásokra reagálnak, és arról tájékoztatják a Bizottságot. A belső ellenőr a Bizottság tájékoztatása mellett átruház a hivatal számára egy éves jelentést, feltüntetve a végrehajtott ellenőrzések számát és típusát, a tett ajánlásokat és az ajánlások alapján tett lépéseket.

A belső ellenőr feladatai teljesítésével kapcsolatos felelősségét az általános pénzügyi rendelet 87. cikkével összhangban kell megállapítani.

A hivatal évente megküldi a mentesítő hatóságnak és a Bizottságnak a hivatal igazgatójának a belső ellenőr által végrehajtott belső ellenőrzések számáról és típusáról, a tett ajánlásokról és az ajánlások alapján tett lépésekről készített jelentését.

(1) A hivatal működésének keretén belül a közbeszerzési szerződések odaítélésével kapcsolatban, az általános pénzügyi rendelet és a 2342/2002/EK, Euratom rendelet rendelkezései alkalmazandók.

(2) A végrehajtó hivatalok kérvényezhetik, hogy mint ajánlatkérők részt vehessenek a Bizottság vagy az intézményközi beszerzési szerződések odaítélésében.

(3) Az (1) bekezdés derogációja alapján, az olyan árubeszerzés, szolgáltatásnyújtás, vagy építési beruházások esetén, amelyeket a Bizottság vagy intézményközi hivatalok biztosítani képesek, a végrehajtó hivatalok, a közbeszerzési eljárást megelőzően az elsőbbségi jog értelmében, a szóban forgó intézményeknek tesznek ajánlatot.

A hivatal beszámolói tartalmazzák a pénzügyi kimutatásokat és a költségvetés végrehajtásáról szóló kimutatásokat. A beszámolókhoz csatolni kell a pénzügyi év költségvetésére és pénzgazdálkodására vonatkozó jelentést.

A beszámolóknak szabályszerűeknek, pontosaknak, átfogóaknak kell lenniük, valamint megbízható és valós képet kell mutatniuk:

A pénzügyi kimutatásokat az általánosan elfogadott számviteli alapelvekkel összhangban kell elkészíteni, amint a 2342/2002/EK, Euratom rendelet ezt pontosítja, nevezetesen a tevékenység folyamatossága, az óvatosság, a számviteli módszerek stabilitása, az információk összehasonlíthatósága, a részletesség, a bruttó elszámolás, a valódiság, az eredményelszámolás elvei szerint.

Az eredményelszámolás elvével összhangban a pénzügyi kimutatások az adott évi kiadásokat és bevételeket mutatják, a kifizetés vagy beszedés idejétől függetlenül.

Az eszközök és források értékét az 59. cikkben előírt értékelési szabályokkal összhangban kell meghatározni.

A pénzügyi kimutatások melléklete kiegészíti és magyarázattal látja el az említett kimutatásokban feltüntetett információkat, és tartalmazza a nemzetközileg elfogadott számviteli gyakorlat által előírt kiegészítő információkat, amennyiben ezek a hivatal tevékenységét illetően relevánsak.

A költségvetés végrehajtásáról szóló kimutatások euróban készülnek. A következőkből állnak:

A hivatal elszámolásait össze kell vonni a Bizottság beszámolóival, az 58/2003/EK rendelet 14. cikkében meghatározott eljárás szerint, és a következő rendelkezésekkel összhangban:

(1) A hivatal számviteli rendszere egy olyan, a költségvetési és pénzügyi információk szervezését szolgáló rendszer, amely lehetővé teszi a számadatok bevitelét, osztályozását és iktatását.

A számviteli rendszer általános számviteli rendszerből és költségvetési számviteli rendszerből áll. E számviteli rendszereket euróban kell vezetni, naptári éves alapon.

Az általános számviteli rendszerben és a költségvetési számviteli rendszerben szereplő adatokat a pénzügyi év zárásakor kell jóváhagyni annak érdekében, hogy az 1. fejezetben említett beszámolókat el lehessen készíteni.

(2) Az (1) bekezdés nem mond ellent annak, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő analitikus számviteli rendszert vezessen.

A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője az általános pénzügyi rendelet 133. cikkével megegyezően elfogadja a hivatal számviteli szabályait és módszereit, valamint harmonizált számlatükrét.

Az általános számviteli rendszer kronológiai sorrendben, a kettős könyvvitel módszere szerint tart nyilván minden olyan eseményt és tranzakciót, amely kihatással van a hivatal gazdasági, pénzügyi és vagyoni helyzetére.

A számlákon történő mozgások és az egyenlegek a számviteli könyvben jelennek meg.

Minden könyvelési tétel, a számlák kiigazítását is beleértve, bizonylatokon alapul, amelyekre hivatkozás történik. A számviteli rendszernek olyannak kell lennie, hogy minden könyvelési tételnek nyoma maradjon.

A pénzügyi év zárása után és a végső beszámolók bemutatásának időpontjáig a hivatal számvitelért felelős tisztviselője bármely olyan, az adott pénzügyi évre vonatkozó kifizetéseket vagy beszedéseket nem érintő kiigazításokat elvégezhet, amelyek szükségesek az elszámolások szabályszerűségéhez, hitelességéhez és ténylegességéhez.

A költségvetési számviteli rendszer részletesen nyilvántartja a költségvetés végrehajtását. A költségvetési számviteli rendszer rögzít minden, a IV. címben előírt költségvetési bevételi és kiadási tranzakciót.

A hivatal számvitelért felelős tisztviselője a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elkészített mintával összhangban, a hivatal vagyonáról leltárt vezet, amely bemutatja minden tárgyi eszköz, immateriális javak és befektetett pénzügyi eszköz mennyiségét és értékét. A hivatal számvitelért felelős tisztviselője ellenőrzi, hogy a leltárban szereplő bejegyzések megfelelnek-e a tényleges helyzetnek.

Az EK Szerződés 248. cikkével összhangban a hivatal elszámolásainak ellenőrzését a Számvevőszék végzi.

A Számvevőszék ellenőrzéseit az általános pénzügyi rendelet a 139-től a 144-ig terjedő cikkei szabályozzák.

Az operatív bizottság a Számvevőszék részére megküldi a jóváhagyott végső költségvetést. Az operatív bizottság a legrövidebb időn belül tájékoztatja a Számvevőszéket minden olyan döntéséről és tranzakciójáról, amelyek végrehajtásáról a 15., a 18., a 26., és a 31. cikkek rendelkeznek.

Az Európai Parlament a Tanács javaslata alapján minősített többséggel eljárva legkésőbb az N+2. év április 29-ig mentesíti az igazgatót az N. pénzügyi évi költségvetés végrehajtása alól.

A mentesítő határozat kiterjed a hivatal bevételi és kiadási számláinak egészére, valamint az ebből következő egyenlegre és a hivatalnak a mérlegben feltüntetett eszközeire és forrásaira. Ezt a mentesítő határozatot össze kell egyeztetni az Európai Unió költségvetésének végrehajtásáról szóló határozattal.

A mentesítés megadásának céljából az Európai Parlament a Tanács után megvizsgálja a hivatal számláit, pénzügyi kimutatásait és a költségvetési végrehajtásról készített kimutatásait. Az Európai Parlament ugyancsak megvizsgálja a Számvevőszék az 58/2003/EK rendelet 14. cikke (3) bekezdésében említett jelentését az igazgató válaszaival együtt.

Az igazgató az Európai Parlament számára, annak kérésére, benyújt az általános pénzügyi rendelet 146. cikke (3) bekezdésében előírt módon, minden, a mentesítési eljárás adott pénzügyi évre történő szabályszerű alkalmazásához szükséges információt.

Az igazgató és a Bizottság megteszi a lépéseket az Európai Parlament mentesítő határozatához kapcsolódó észrevételek és a Tanács által elfogadott, a mentesítésre vonatkozó javaslathoz kapcsolódó megjegyzések követésére.

Az Európai Parlament vagy a Tanács kérésére az igazgató beszámol az ezen észrevételek és megjegyzések alapján hozott intézkedésekről. Miután az igazgató előzetesen megküldi jelentését a Bizottságnak, annak másolatát a Számvevőszéknek is el kell küldenie.

Az 57. cikkben említett határidőket először a 2005-ös pénzügyi év tekintetében kell alkalmazni.

A VI. cím rendelkezéseit a műszaki lehetőségek függvényében fokozatosan kell alkalmazni, úgy, hogy a 2005-ös pénzügyi évre teljes mértékben hatályban legyenek.

Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság felhatalmazással bír a hatáskörükbe tartozó költségvetési ügyekkel kapcsolatos minden szükségesnek ítélt információ és igazolás megszerzésére.

Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetést követő huszadik napon lép hatályba.

E rendelet teljes egészében és közvetlenül alkalmazandó minden tagállamban.

		Hivatalos Lap
		No	page	date
►M1	A BIZOTTSÁG 1821/2005/EK RENDELETE (2005. november 8.)	L 293	10	9.11.2005