EURÓPAI BIZOTTSÁG
Brüsszel, 2020.6.24.
COM(2020) 268 final
A BIZOTTSÁG JELENTÉSE
AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS A SZÁMVEVŐSZÉKNEK
Éves jelentés a mentesítésért felelős hatóságnak a 2019-ben elvégzett belső ellenőrzésekről
{SWD(2020) 117 final}
Tartalomjegyzék
1.
Bevezetés
2.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat küldetése: elszámoltathatóság, függetlenség és pártatlanság
3.
Az ellenőrzési munka áttekintése
3.1.
A 2019. évi ellenőrzési terv végrehajtása
3.2.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat ajánlásaira vonatkozó statisztikai adatok
4.
A 2019-ben elvégzett ellenőrzési munka alapján levont következtetések
4.1.
A teljesítmény-ellenőrzésekkel kapcsolatos következtetés
4.1.1.
A programok harmadik felek általi végrehajtására vonatkozó felügyeleti stratégiák
4.1.2.
Kiválasztott főigazgatóságokra és szolgálatokra vonatkozó kontrollstratégiák
4.1.3.
Emberierőforrás-gazdálkodási folyamatok
4.1.4.
Informatikai irányítási folyamatok
4.1.5.
Minőségi jogalkotás
4.1.6.
A Bizottság új belső ellenőrzési keretének megvalósítását értékelő felülvizsgálatok
4.1.7.
Egyéb folyamatok
4.2.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat korlátozott következtetései
4.3.
Átfogó vélemény a Bizottság pénzgazdálkodásáról
5.
A Bizottság pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületével folytatott konzultáció
6.
Az esetleges összeférhetetlenségekkel kapcsolatos enyhítő intézkedések (nemzetközi belső ellenőrzési standardok) – Az európai ombudsman vizsgálata
1.Bevezetés
Ez a jelentés az Európai Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata által a bizottsági főigazgatóságoknál, szolgálatoknál és végrehajtó ügynökségeknél 2019-ben végzett ellenőrzéseket(
) ismerteti a következők szerint: i. összefoglalja az elvégzett belső ellenőrzések számát és típusát; ii. összegzi a megfogalmazott ajánlásokat; és iii. ismerteti az ajánlások alapján hozott intézkedéseket. A költségvetési rendelet(
) 118. cikkének (8) bekezdése és 247. cikke szerint a Bizottság továbbítja a jelentést az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak. E jelentés a Bizottság belső ellenőrének a Belső Ellenőrzési Szolgálat által 2019-ben lezárt ellenőrzésekre és tanácsadói jelentésekre vonatkozó, a költségvetési rendelet 118. cikkének (4) bekezdése szerinti jelentésén alapul(
).
2.A Belső Ellenőrzési Szolgálat küldetése: elszámoltathatóság, függetlenség és pártatlanság
A Belső Ellenőrzési Szolgálat küldetése, hogy növelje és megóvja a szervezeti értéket, ennek érdekében pedig kockázatalapú, tárgyilagos bizonyossággal, tanácsokkal és meglátásokkal szolgál. A Belső Ellenőrzési Szolgálat módszeres, fegyelmezett megközelítés alkalmazásával segíti a Bizottságot célkitűzései megvalósításában, amelynek keretében értékeli és javítja a kockázatkezelési, kontroll- és szervezetirányítási folyamatok eredményességét. Feladatai közé tartozik a kockázatkezelési, kontroll- és szervezetirányítási folyamat értékelése és a javítására irányuló ajánlások megfogalmazása a következő három célkitűzés elérése érdekében: i. a megfelelő etika és értékrend előmozdítása a szervezeten belül; ii. az eredményes szervezeti teljesítménymenedzsment és az elszámoltathatóság biztosítása; valamint iii. a szervezet megfelelő területeinek eredményes tájékoztatása a kockázattal és kontrollal kapcsolatos információkról. Ennek során a Belső Ellenőrzési Szolgálat arra törekszik, hogy előmozdítsa a hatékony és eredményes irányítás kultúráját a Bizottságon és annak szervezeti egységein belül.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat munkájának függetlenségét a költségvetési rendelet és a Belső Ellenőrzési Szolgálat Bizottság által elfogadott működési szabályzata() rögzíti. E szabályzat értelmében a Belső Ellenőrzési Szolgálat ellenőreinek a tárgyilagos ítélőképességük megőrzése és az összeférhetetlenség elkerülése érdekében fenn kell tartaniuk függetlenségüket az általuk vizsgált tevékenységek és műveletek tekintetében. Tárgyilagosságuk tényleges vagy látszólagos csorbulása esetén a részletes körülményeket nyilvánosságra kell hozni. Ha a belső ellenőr szükségesnek ítéli, közvetlenül a Bizottság elnökéhez, illetve biztosi testülethez is fordulhat.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat a költségvetési rendeletnek, a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatára vonatkozó nemzetközi standardoknak és a Belső Ellenőrök Intézete etikai szabályzatának megfelelően végzi munkáját.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottságnak tesz jelentést, és működését illetően is neki tartozik elszámolással. A Belső Ellenőrzési Szolgálat: i. beszámol az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottságnak az ellenőrzései során felmerülő jelentős kérdésekről és az ellenőrzött folyamatok fejlesztési lehetőségeiről; ii. éves átfogó véleményt fogalmaz meg a bizottsági pénzgazdálkodásának helyzetéről; valamint iii. az éves ellenőrzési tervében foglaltak alapján (legalább évente) jelentést készít küldetéséről és teljesítményéről. Ez a jelentés a jelentős kockázati kitettségekkel, ellenőrzési kérdésekkel, intézményirányítási kérdésekkel és egyéb ügyekkel foglalkozik.
Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság segítséget nyújt a biztosi testületnek a Szerződések, a költségvetési rendelet és egyéb jogszabályok alapján fennálló kötelezettségeinek a teljesítésében. E célból i. biztosítja a Belső Ellenőrzési Szolgálat függetlenségét; ii. ellenőrzi a belső ellenőrzési munka minőségét; iii. biztosítja, hogy bizottsági szolgálatok megfelelően figyelembe vegyék a belső és külső ellenőrzések alapján megfogalmazott ajánlásokat; valamint iv. gondoskodik arról, hogy az ajánlások nyomán megfelelő intézkedések szülessenek. Ezáltal az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság elősegíti, hogy a Bizottság még eredményesebben és hatékonyabban tudja elérni a céljait. Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság emellett megkönnyíti a biztosi testület számára az Európai Bizottság irányításának, kockázatkezelésének és belső ellenőrzési gyakorlatainak felügyeletét. Az új Európai Bizottság 2019. december 1-jei hivatalba lépésére és az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság összetételében bekövetkezett változásokra figyelemmel 2020-ban naprakésszé tették az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság alapszabályát.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat nem ellenőrzi a tagállamok uniós forrásokat ellenőrző kontrollrendszereit. Ezek az ellenőrzések elérnek az egyéni kedvezményezettek szintjéig, és a tagállamok belső ellenőrei, a nemzeti ellenőrzési hatóságok, a Bizottság más főigazgatóságai és az Európai Számvevőszék végzi el őket. A Belső Ellenőrzési Szolgálat azonban ellenőrzi a Bizottság által hozott olyan intézkedéseket, amelyek célja az uniós források folyósításáért felelős i. tagállami és ii. egyéb szervek – köztük az ENSZ – felügyelete és ellenőrzése. A költségvetési rendelet rendelkezései szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat a helyszínen, így például a tagállamokban is elvégezheti ezeket a feladatokat.
3.Az ellenőrzési munka áttekintése
3.1.A 2019. évi ellenőrzési terv végrehajtása
A 2020. január 31-i határidőig a naprakésszé tett 2019. évi ellenőrzési terv 100 %-a teljesült. Ez az ellenőrzési terv a Bizottságnál és a végrehajtó ügynökségeknél végrehajtandó ellenőrzésekből állt(
).
155 tevékenységet (köztük ellenőrzéseket, tanácsadást, nyomon követést és felülvizsgálatot) és egy más jellegű (belső) projektet hajtottak végre, és 160 jelentést (köztük nyomonkövetési észrevételeket és vezetői leveleket) adtak ki(
). Az alábbi ábra a végrehajtott tevékenységek és a kiadott jelentések bontását szemlélteti.
Forrás: Európai Bizottság, Belső Ellenőrzési Szolgálat
A 2019. évi eredeti terv 44 ellenőrzési tevékenységet tartalmazott (köztük ellenőrzéseket, felülvizsgálatokat és tanácsadási tevékenységeket, de nyomon követést nem). E tevékenységeket a 2020. január 31-i határidőig tervezték lezárni. Ezenkívül terv további 29 olyan tevékenységet is tartalmazott, amelyeket e határidő előtt terveztek elkezdeni, és a 2020. évi határidő után kívántak lezárni. A 2019. évi tervet az év közepén aktualizálták. Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság az eredeti és a naprakésszé tett tervet is mérlegelte.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat megtervezi az ellenőrzési munkát, amihez kockázatértékelést és kapacitáselemzést végez. Ezt a működési szabályzata és a nemzetközi standardok írják elő, és az ellenőrzési terv hatékony és eredményes végrehajtását elősegíti. Ezt követően rendszeresen figyelemmel kíséri az ellenőrzési terv végrehajtását, és elvégzi a szükséges módosításokat.
3.2.A Belső Ellenőrzési Szolgálat ajánlásaira vonatkozó statisztikai adatok
A Belső Ellenőrzési Szolgálat által 2019-ben megfogalmazott ajánlások számát az alábbi ábra mutatja(
).
Forrás: Európai Bizottság, Belső Ellenőrzési Szolgálat
2019-ben az ellenőrzött szervezetek a Belső Ellenőrzési Szolgálat mind a 136 ajánlását elfogadták. Az ellenőrzött szervezetek valamennyi ajánlásra vonatkozóan cselekvési terveket állítottak össze, amelyeket benyújtottak a Belső Ellenőrzési Szolgálatnak, és azokat a Belső Ellenőrzési Szolgálat kielégítőnek találta.
Az értékelés szerint a 2015 és 2019 közötti időszakban az ellenőrzött szervezetek a Belső Ellenőrzési Szolgálat által megfogalmazott, összesen 1 949 (részben) elfogadott ajánlás(
) közül 1 704-t (87 %) hajtottak végre a 2020. január 31-i határidőig(
). Tehát összesen 245 ajánlás (13 %) vár még végrehajtásra.
Forrás: Európai Bizottság, Belső Ellenőrzési Szolgálat
Ebből a végrehajtásra váró 245 ajánlásból 71 ajánlás nagyon fontos minősítést kapott, 64 pedig késedelmesnek minősült (vagyis nem hajtották végre az eredetileg elfogadott végrehajtási határidőig). Ezek a késedelmes ajánlások az összesen 1949 (részben) elfogadott ajánlás 3,3 %-át teszik ki. A 64 késedelmes ajánlás közül 6 nagyon fontos ajánlás végrehajtása régóta esedékesnek minősül (régóta esedékes az ajánlás, ha az eredeti végrehajtási határidőhöz képest több mint hat hónapja késik a végrehajtása). Ezek a régóta esedékes, nagyon fontos ajánlások a 2015 és 2019 közötti időszakban elfogadott kritikus és nagyon fontos ajánlások teljes számának mindössze 0,3 %-át tették ki (az előző beszámolási időszakbeli 0,9 %-hoz képest).
Forrás: Európai Bizottság, Belső Ellenőrzési Szolgálat
Összességében véve a Belső Ellenőrzési Szolgálat úgy véli, hogy az ellenőrzési ajánlások végrehajtása kielégítő és az előző beszámolási időszakhoz hasonló. Ez az aktuális helyzet azt jelzi, hogy a bizottsági szolgálatok lelkiismeretesen hajtják végre a kritikus és a nagyon fontos ajánlásokat, ezáltal pedig mérsékelik a Belső Ellenőrzési Szolgálat által feltárt kockázatokat. Mindazonáltal figyelmet kell fordítani azokra a nagyon fontosnak minősített egyedi ajánlásokra, amelyek régóta (vagyis több mint hat hónapja) esedékesek.
Ezeknek a nagyon fontos és régóta esedékes ajánlásoknak az összefoglalása e jelentés mellékletének 3. részében található. A belső ellenőrzési ajánlások végrehajtásáról külön jelentés készült, amelyet az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság megkapott.
4.A 2019-ben elvégzett ellenőrzési munka alapján levont következtetések
4.1.A teljesítmény-ellenőrzésekkel kapcsolatos következtetés
A Belső Ellenőrzési Szolgálat támogatja, hogy a Bizottság teljesítményalapú kultúrát alakított ki, és nagyobb figyelmet fordít az ár-érték arányra, ezért kétféle ellenőrzést végzett 2019-ben: teljesítmény-ellenőrzéseket(
) és lényeges teljesítményszempontokkal foglalkozó (átfogó) ellenőrzéseket. Mindkét fajta ellenőrzés végrehajtása a Belső Ellenőrzési Szolgálat 2019 és 2021 közötti időszakra vonatkozó stratégiai ellenőrzési tervének részét képezte.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat – módszertanának és bevált gyakorlatainak megfelelően – közvetett módon közelítette meg a teljesítményt. Ehhez megvizsgálta, hogy a vezetés létrehozott-e a tevékenységei teljesítményének (hatékonyságának és eredményességének) mérését szolgáló és megbízhatóságot nyújtó ellenőrző rendszereket, és ha igen, miként. E megközelítéssel a Belső Ellenőrzési Szolgálat azt kívánja biztosítani, hogy a főigazgatóságok és a szolgálatok alakítsanak ki megfelelő teljesítménymérési kereteket, teljesítménymérési eszközöket, kulcsmutatókat és monitoringrendszereket.
Az alábbiakban a Belső Ellenőrzési Szolgálat következtetései találhatók a 2019-ben végzett ellenőrzések teljesítménnyel kapcsolatos különböző szempontjairól.
4.1.1.A programok harmadik felek általi végrehajtására vonatkozó felügyeleti stratégiák
A Belső Ellenőrzési Szolgálat az előző években több olyan ellenőrzést is végzett, amely a programok (és/vagy szakpolitikák) harmadik felek általi végrehajtására vonatkozóan a főigazgatóságoknál és szolgálatoknál kialakított felügyeleti eljárásokra irányult. A pénzgazdálkodásról szóló átfogó véleményében a Belső Ellenőrzési Szolgálat öt egymást követő évben (2015 és 2019 között) figyelemfelhívó megjegyzést fogalmazott meg a szakpolitikákat végrehajtó harmadik felekkel kapcsolatos felügyeleti stratégiákra vonatkozóan. A 2019. évi ellenőrzések vegyes képet mutatnak: az ellenőrzött felügyeleti stratégiák eredményességét illetően hiányosságokra derült fény (a 2019-ben lezárt öt ellenőrzésből háromnál). Ezt a vegyes képet az alábbi négy pontban ismertetjük részletesen.
·2019-ben két ellenőrzést végeztek az Energiaügyi Főigazgatóságnál és a Mobilitáspolitikai és Közlekedési Főigazgatóságnál. E két ellenőrzés nyomán nem született kritikus vagy nagyon fontos ajánlás a meglévő felügyeleti eljárásokban tapasztalható hiányosságokkal kapcsolatosan. Azonban az Energiaügyi Főigazgatóság atomerőművek leszerelését segítő támogatási programot végrehajtó felhatalmazott szervekre vonatkozó kontrollstratégiájának ellenőrzése az előfinanszírozások elszámolását illetően feltárt egy hiányosságot, amely nem kapcsolódik közvetlenül a felügyeleti stratégiákhoz.
·A Kutatási és Innovációs Főigazgatóságnál egy ellenőrzést hajtottak végre az „InnovFin – uniós finanszírozás innovátoroknak” program kapcsán. Az InnovFin a „Horizont 2020” program keretében végrehajtott fellépések közé tartozik, és kutatási és innovációs tevékenységeket folytató vállalkozásoknak és egyéb szervezeteknek nyújt segítséget a hitel- és tőkefinanszírozáshoz való könnyebb hozzájutásban. Különféle strukturált hitel- és tőkefinanszírozási termékek révén elősegíti a vállalkozások közvetlen hitelhez juttatását, végrehajtására pedig az Európai Beruházási Bank és az Európai Beruházási Alap kapott felhatalmazást. A Kutatási és Innovációs Főigazgatóság által az InnovFin végrehajtásának és teljesítményének felügyeletére és figyelemmel kísérésére bevezetett belső kontrollok ugyan jól megtervezett felügyeleti stratégián alapulnak, ennek ellenére hiányosságok merültek fel a teljesítménymérési keretében, és ezáltal az eredményessége értékelésének alapjául szolgáló adatok megbízhatóságát illetően.
·A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóságnál a gyümölcs- és zöldségágazat piacszervezési rendszerének irányítására, figyelemmel kísérésére és felügyeletére vonatkozó folyamatok gyakorlati alkalmazhatóságával összefüggésben tárt fel hiányosságokat a Belső Ellenőrzési Szolgálat. A gyümölcs- és zöldségágazat piacszervezési rendszerére jelenleg irányadó jogszabályokat kimondottan a szubszidiaritás elve jellemzi. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a Bizottságnak korlátozottak a lehetőségei arra, hogy e rendszer irányításába beavatkozzon. A 2020 utáni időszakra vonatkozó közös agrárpolitikára vonatkozó javaslatok még inkább ebbe az irányba mutatnak. Mindazonáltal a Belső Ellenőrzési Szolgálat a következő területeken talált hiányosságokat: i. a tagállamoknak nyújtott támogatás és iránymutatás; ii. a tagállamoktól kapott tájékoztatás; iii. a gyümölcs- és zöldségágazat piacszervezési rendszerének főigazgatóság általi figyelemmel kísérése és értékelése.
·A Regionális és Várospolitikai Főigazgatóság, a Foglalkoztatás, a Szociális Ügyek és a Társadalmi Befogadás Főigazgatósága, valamint a Tengerügyi és Halászati Főigazgatóság több monitoringtevékenység révén folyamatosan figyelemmel kíséri a 2014 és 2020 közötti operatív programok végrehajtását. E monitoringtevékenységek közé tartozik: i. a tagállami monitoringbizottságokban való részvétel; ii. éves végrehajtási jelentések felülvizsgálata; iii. éves felülvizsgálati ülések tartása az irányító hatóságokkal; valamint iv. több ad hoc tevékenység, például a tagállamokkal tartott kétoldalú megbeszélések, projektlátogatások és a tagállamok célzott támogatása. A főigazgatóságok e különböző monitoringtevékenységek révén értékelik az operatív programok végrehajtásában elért haladást, feltárják a végrehajtási hiányosságokat, valamint nyomon követik, hogyan kezelik tagállamok ezeket a hiányosságokat. Az egyik legfontosabb nyomonkövetési esemény a 2019 közepén végrehajtott teljesítményértékelés és a programok teljesítménymérési keretében meghatározott részcélok elérésének értékelése. A főigazgatóságok összességében véve eredményesen figyelemmel kísérik a programok végrehajtását és teljesítményét, és a teljesítményértékelést is jól előkészítették, ugyanakkor továbbra is akadnak hiányosságok a következő területeken: i. programok teljesítményének értékelése; ii. a végrehajtási hiányosságok feltárása és a kezelésükre irányuló intézkedések meghozatala; valamint iii. a Regionális és Várospolitikai Főigazgatóság és a Foglalkoztatás, a Szociális Ügyek és a Társadalmi Befogadás Főigazgatósága esetében a teljesítményadatok megbízhatósága.
4.1.2.Kiválasztott főigazgatóságokra és szolgálatokra vonatkozó kontrollstratégiák
A főigazgatóságoknak és a szolgálatoknak gondoskodniuk kell az uniós költségvetésből finanszírozott programok és projektek jogszerűségéről, szabályszerűségéről, valamint hatékony és eredményes pénzgazdálkodásáról. A megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselők kontrollstratégiát dolgoznak ki. Ez a stratégia kiterjed az előzetes és az utólagos kontrollokra, amelyek az éves megbízhatósági nyilatkozat alapjául szolgáló fő építőelemek. A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2019-ben különbféle ellenőrzéseket végzett e téren, és több hiányosságot feltárt e folyamatok teljesítményét illetően. Ezeket a hiányosságokat a lenti pontok ismertetik.
·A Kkv-ügyi Végrehajtó Ügynökség felelős a környezetvédelmi és éghajlat-politikai program keretébe tartozó projektek végrehajtásért. A Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy az ügynökség kontrolltevékenységeinek tervezése és kialakítása során nem használt fel kockázattal kapcsolatos információkat a végrehajtandó kontrollok szintjének meghatározásához. Szintén megállapítást nyert, hogy az ügynökség a környezetvédelmi és éghajlat-politikai program nem értékelte e kontrollok költséghatékonyságát az általa végrehajtott többi programtól elkülönítve, miközben valamennyi általa irányított programnál elvégzi az összes kontroll költséghatékonyságának átfogó értékelését.
·A Belső Ellenőrzési Szolgálat a Nemzetközi Együttműködés és a Fejlesztés Főigazgatóságán belül az uniós küldöttségeknél és a székhelyen is hiányosságot tárt fel az ellenőrzések figyelemmel kísérését és a szükséges intézkedések meghozatalát illetően. Hasonló hiányosságra derült fény az Európai Szomszédságpolitika és a Csatlakozási Tárgyalások Főigazgatóságánál: noha a kontrollterv és az éves ellenőrzési terv létrejöttéhez vezető kockázatértékelésre jól kidolgozott iránymutatás vonatkozik, továbbra is vannak hiányosságok az ellenőrzési eredmények nyomán hozott intézkedésekben és a fő teljesítménymutatók kialakításában.
·Az Európai Polgári Védelem és Humanitárius Segítségnyújtási Műveletek Főigazgatóságánál a szabályszerűséggel, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodással kapcsolatos hiányosságokat tárt fel a Belső Ellenőrzési Szolgálat az egyenlegkifizetés előtti, előzetes kontrollokban és az utólagos ellenőrzésekben. Ha ezek a hiányosságokat nem kezelik időben, akkor idővel a kontrollstratégia eredményességére is kihatással lehetnek.
·A Külpolitikai Eszközökért Felelős Szolgálat a következők támogatása céljából finanszíroz projekteket: i. polgári válságkezelési missziók; valamint ii. előkészítő, nyomon követő és biztonsági intézkedések, például közös biztonság- és védelempolitikai missziók. Bizonyosságot szerez a költségvetés végrehajtásáról következők révén: i. előzetes és utólagos kontrollok és belső monitoringeljárások rendszere; ii. a Bizottság és az egyes közös kül- és biztonságpolitikai missziók között létrejött megállapodásokban foglalt kötelezettségek; valamint iii. egyedi intézkedések, például a missziók által végzett külső ellenőrzések és pénzügyi beszámolás. Az ellenőrök késedelmet tapasztaltak a misszióknak adott megbízatások lezárásában és eredménytelen kockázatcsökkentő intézkedéseket a nem pillérek alapján értékelt szomáliai misszióra szánt uniós költségvetés végrehajtása esetében.
·Végezetül a Migrációügyi és Uniós Belügyi Főigazgatóság, amely a Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatóság nevében is ellátja az utólagos ellenőrzési feladatokat, összességében véve bevezette az ellenőrzési tevékenység irányításához szükséges folyamatokat, köztük a záróelszámolási eljárást is. Mindazonáltal hiányosságok tapasztalhatók azt ellenőrzési tevékenység keretében és tervezésében, az ellenőrzési terv végrehajtásában, valamint a záróelszámolási eljárásban, mindezek pedig kihatással lehettek e folyamatok eredményességére a gyakorlatban. Ezek a hiányosságok ugyan nem kérdőjelezik meg a főigazgató megbízhatósági nyilatkozatát, ugyanakkor felvetik azt a kérdést, hogy a főigazgatóság a jelenlegi keretek között rendelkezik-e a gyakorlatban e hiányosságok kezeléséhez szükséges kapacitással.
4.1.3.Emberierőforrás-gazdálkodási folyamatok
A Belső Ellenőrzési Szolgálat az elmúlt években különféle ellenőrzéseknek vetette alá több bizottsági főigazgatóság és szolgálat emberierőforrás-gazdálkodási folyamatait. 2018-ban vezetői levelet küldött a Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóságnak, hogy ismertesse az ezen ellenőrzések keretében feltárt közös problémákat.
Noha az előző emberierőforrás-gazdálkodási ellenőrzések alapján megfogalmazott nagyon fontos ajánlások teljesültek, a 2019-ben végrehajtott három emberierőforrás-gazdálkodási ellenőrzésből kettő továbbra is kimutatta a korábbi években feltárt problémákat. A Belső Ellenőrzési Szolgálat az Adóügyi és Vámuniós Főigazgatóságnál és az Európai Csalás Elleni Hivatalnál is hiányosságokat talált a feladatok és a készségek feltérképezésében, a munkamennyiség felmérésében és a személyzet elosztásában. Ezenkívül a Belső Ellenőrzési Szolgálat a következőket ajánlotta az Adóügyi és Vámuniós Főigazgatóságnak: i. dolgozzon ki átfogó emberierőforrás-gazdálkodási stratégiát az ügyviteli stratégiájával összhangban; valamint ii. hajtsa végre a szükséges operatív intézkedéseket. Az Európai Csalás Elleni Hivatal már készített emberierőforrás-gazdálkodási stratégiai tervet. Most az e stratégiai tervben rögzített célokat konkrét tevékenységekbe és az e tevékenységek gyakorlati végrehajtását biztosító monitoringintézkedésekbe kell átültetnie az operatív céljai elérésének előmozdítása érdekében.
Ezzel szemben a Kereskedelmi Főigazgatóságnál végrehajtott emberierőforrás-gazdálkodási ellenőrzés nyomán nem született kritikus vagy nagyon fontos ajánlás.
A Közös Kutatóközpontnál a létesítménygazdálkodás ellenőrzése két problémát tárt fel a következőkkel kapcsolatosan: i. igazgatási és irányítási struktúrák; valamint ii. megfelelő személyi állomány és szakértelem biztosítása a létesítménygazdálkodással és infrastruktúrával kapcsolatos tevékenységekhez.
Végezetül az Egészségügyi és Élelmiszerbiztonsági Főigazgatóságnál az „Egészségügy és élelmiszer-biztonság – ellenőrzés és elemzés” Igazgatóság hatékonyságának és eredményességének ellenőrzése a következő területeken tárt fel hiányosságokat: i. a tevékenységekhez rendelt személyi állomány; ii. időnyilvántartás; valamint iii. a teljesítmény figyelemmel kísérése. Ha ezeket a hiányosságokat nem kezelik, azzal azt kockáztatják, hogy nem tudnak a szükséges biztosítékokkal szolgálni arra, hogy a tagállamokban és az exportáló országban működő kontrollrendszerek megfelelnek a szabályozási követelményeknek.
Az ellenőrzések megerősítették, hogy az emberierőforrás-gazdálkodás terén az intézményi és az operatív főigazgatóságoknak és szolgáltatásoknak egyaránt el kell látniuk a feladataikat. A Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatóság döntő szerepet tölt be a következő területeken: i. a Bizottság humánerőforrás-politikájának kialakítása; ii. a kifejlesztésre váró, központosított eszközök tervezése; valamint iii. egyedi iránymutatás, segítség és támogatás nyújtása ügyfélkezelési központokon és intézményi emberierőforrás-gazdálkodási szolgáltatásokon keresztül. A főigazgatóságoknak és a szolgálatoknak megfelelő emberierőforrás-gazdálkodási stratégiákat kell kialakítaniuk és végrehajtaniuk céljaik elérésének és a feltárt kockázatok kezelésének előmozdítása érdekében. Ezt a szintjükön célzottan végrehajtott intézkedésekkel tehetik meg az adott főigazgatóság/szolgálat sajátosságainak figyelembevétele mellett, anélkül, hogy intézményi szinten kezdeményezett intézkedésekre vagy eszközökre kellene várniuk. Ezt nem csak a főigazgatóság vagy a szolgálat szintjén érdemes megtenni, hanem az egyes ügyviteli folyamatok szintjén is.
4.1.4.Informatikai irányítási folyamatok
Több informatikai ellenőrzés foglalkozott az informatikai projektmenedzsment-folyamatokkal. E témakörben két ellenőrzést végeztek az Informatikai Főigazgatóságnál és az Oktatásügyi, Ifjúságpolitikai, Sportügyi és Kulturális Főigazgatóságnál, és nem derült fény jelentős teljesítménybeli problémákra. Azonban az informatikai irányítás és projektmenedzsment Kiadóhivatalnál végzett ellenőrzése során egy problémát a programok és projektek figyelemmel kísérésével kapcsolatos irányítási gyakorlatokkal összefüggésben. Az Európai Csalás Elleni Hivatalnál a Belső Ellenőrzési Szolgálat több kontrollbeli hiányosságot is talált a Hivatal tartalomkezelő eszköze kapcsán, különösen az eszköz kifejlesztésére irányuló projekt korai szakaszaiban. Noha e hiányosságok kezelése folyamatosan zajlik, a Belső Ellenőrzési Szolgálat úgy ítélte meg, hogy sürgősen orvosolni kell őket. Az Európai Csalás Elleni Hivatalnál az informatikai projektmenedzsment gyakorlatok terén bevezetett kontrollok összességében véve nem nyújtottak elegendő bizonyosságot a kockázatok csökkentéséhez, és öt nagyon jelentős hiányosságra derült fény.
4.1.5.Minőségi jogalkotás
Több ellenőrzés is foglalkozott a minőségi jogalkotás különféle szempontjaival. Ezek között volt: (i) a minőségi jogalkotási elvek digitális egységes piacra vonatkozó szakpolitikai javaslatok kidolgozásában való érvényre jutásának ellenőrzése a Tartalmak, Technológiák és Kommunikációs Hálózatok Főigazgatóságánál; (ii) a hatásvizsgálat ellenőrzése a Jogérvényesülési és Fogyasztópolitikai Főigazgatóságnál; (iii) az értékelés és tanulmányok ellenőrzése az Éghajlatpolitikai Főigazgatóságnál és a Környezetvédelmi Főigazgatóságnál; valamint (iv) az uniós jog végrehajtásának figyelemmel kísérésével kapcsolatos ellenőrzés az Adóügyi és Vámuniós Főigazgatóságnál. E területeken nem merültek fel jelentős teljesítménybeli problémák. Mindössze a Környezetvédelmi Főigazgatóság képezett kivételt, amely a következő ajánlásokat kapta: i. szorosabban kísérje figyelemmel a külső vállalkozók munkavégzését; ii. észszerűsítse dokumentumkezelő rendszerét és a közebszerzési dossziékhoz való hozzáférést; valamint iii. fejlessze a közbeszerzési dokumentumok felügyeletét és minőségügyi felülvizsgálatát.
4.1.6.A Bizottság új belső ellenőrzési keretének megvalósítását értékelő felülvizsgálatok
A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2019-ben korlátozott felülvizsgálatokat indított (hat főigazgatóságnál(
)), hogy értékelje a Bizottság új belső ellenőrzési keretének megvalósítását.Az eredmények összességében véve kielégítőek voltak, mivel a hat korlátozott felülvizsgálat közül egyik nyomán sem született kritikus vagy nagyon fontos ajánlás.
4.1.7.Egyéb folyamatok
A Bizottság európai statisztikákra támaszkodva készít jelentéseket az érdekelteknek és kíséri figyelemmel főbb szakpolitikáinak, céljainak és prioritásainak teljesülését. Az európai statisztikákat vizsgálatokhoz és döntéshozatalhoz is felhasználják külső érdekeltek. Ezért alapvető fontosságú, hogy az európai statisztikák kiváló minőségűek legyenek. A Belső Ellenőrzési Szolgálat megállapította, hogy a statisztikák előállításának folyamataiba elsődleges minőségi kontrollokat ugyan megfelelően alkalmazzák, az Eurostat minőségügyi felülvizsgálati funkciója azonban nem eredményes.
Az Egészségügyi és Élelmiszerbiztonsági Főigazgatóság kezeli az egészségügyi és élelmiszer-biztonsági terület tevékenységeihez és programjaihoz kapcsolódó kiadásokat. E körbe különféle, állategészségügyhöz, növényegészségügyhöz, állatjóléthez, hatósági ellenőrzésekhez és informatikához kapcsolódó tevékenységek tartoznak. A Belső Ellenőrzési Szolgálat több hiányosságot talált a tagállamok által az állat- és növényegészségügyi programok és biztonsági intézkedések finanszírozására használt egységköltség-alapú módszer felülvizsgálatára szolgáló folyamatok alapjául szolgáló belsőkontroll-rendszerben. Hiányosságok merültek fel egyebek mellett a folyamatszervezésben, a belső egyeztetésben, a javasolt módosítások hatásának előzetes elemzésében és értékelésében, a belső és külső kommunikáció időzítésében, valamint az ügymenet-folytonossági intézkedések kapcsán.
A Környezetvédelmi Főigazgatóság részt vesz több nemzetközi tevékenységben a következő célokból: a környezetet fenyegető veszélyek csökkentése, környezetbarát tevékenységek támogatása, az Európai Unió környezeti lábnyomának csökkentése, egyenlő versenyfeltételek kialakítása a vállalkozások számára beföldön, valamint lehetőségek teremtése uniós vállalkozások számára külföldön. Az eredményes együttműködés és az elkötelezettség tehát elengedhetetlen e globális kihívások megoldásához. Noha a Környezetvédelmi Főigazgatóság összességében véve bevezette a szükséges folyamatokat a nemzetközi tevékenységeinek eredményes tervezése és fontossági sorrendjük meghatározása, valamint e tevékenységek megfelelő figyelemmel kísérése és róluk szóló jelentések készítése érdekében, a Belső Ellenőrzési Szolgálat azonban megállapította, hogy a Környezetvédelmi Főigazgatóság nem hozta létre hivatalosan a következőket: i. önkéntes partnerségi megállapodások és az ezekből fakadó koordinációs intézkedések a Nemzetközi Együttműködés és a Fejlesztés Főigazgatóságával, valamint ii. az önkéntes partnerségi megállapodásokkal kapcsolatos különálló folyamat különböző lépéseihez kapcsolódó feladatok.
Végezetül a Belső Ellenőrzési Szolgálat lefolytatta a versenyjogi pénzbírságokra vonatkozó visszafizetési felszólítások és a Bizottság korrekciós kapacitásával összefüggő visszafizetési felszólítások kezelésére vonatkozó ellenőrzés második szakaszát. Ezt az ellenőrzést két szakaszban hajtották végre. Az első szakaszban operatív szinten végezték el a visszafizetési felszólítások kezelésének értékelését a kiválasztott főigazgatóságoknál (az 1. szakasz tárgya, az ellenőrzés 2017-ben zárult le), a második szakaszban pedig központi szinten (a 2. szakasz tárgya, az ellenőrzés 2019-ben zárult le). Az ellenőrzés második szakaszában hiányosságokra derült fény központi szinten a fizetésképtelenség és a csőd eseteinek kezelésében, valamint a beszámítási folyamatban, amely lehetővé teszi, hogy a Bizottság a kifizetéseknek a jogi személyek vagy bizonyos szervek tartozásaiból való levonásával hajtson be követeléseket. Ezek a hiányosságok ugyan alapvetően nem ássák alá a visszafizettetési folyamat eredményességét, de a Költségvetési Főigazgatóságnak időben kezelnie kell őket, hogy a visszafizettetési folyamat a lehető leghatékonyabban működjön, végeredményben pedig az uniós költségvetés továbbra is megfelelő védelmet élvezzen.
4.2.A Belső Ellenőrzési Szolgálat korlátozott következtetései
A Belső Ellenőrzési Szolgálat 2020 februárjában korlátozott következtetéseket adott ki mindegyik(
) főigazgatóság és szolgálat belső kontrolljának állapotáról. E korlátozott következtetések hozzájárultak az érintett főigazgatóságok és szolgálatok 2019. évi éves tevékenységi jelentéseihez. A következtetések az elmúlt három évben végzett ellenőrzési munkára épülnek, és kiterjednek a Belső Ellenőrzési Szolgálat, illetve a korábbi belső ellenőrzési részlegek valamennyi végrehajtásra váró ajánlására (az utóbbiak esetében azokra az ajánlásokra, amelyeket a Belső Ellenőrzési Szolgálat átvett). A Belső Ellenőrzési Szolgálat következtetése a belső kontroll állapotáról az ellenőrzött irányítási és kontrollrendszerekre korlátozódik, és nem terjed ki azokra a rendszerekre, amelyeket a Belső Ellenőrzési Szolgálat vagy a belső ellenőrzési részlegek az elmúlt három évben nem ellenőriztek.
4.3.Átfogó vélemény a Bizottság pénzgazdálkodásáról
A szabályzatában előírtak szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat éves átfogó véleményt ad ki a Bizottság pénzgazdálkodásáról. Ez a vélemény a Belső Ellenőrzési Szolgálat által a bizottsági pénzgazdálkodás területén az elmúlt három év (2017–2019) során végzett ellenőrzési munkán alapul. A vélemény figyelembe veszi az egyéb forrásokból, nevezetesen az Európai Számvevőszék jelentéseiből származó információkat is. Az átfogó véleményt ezzel a jelentéssel párhuzamosan adják ki ugyanarra az évre vonatkozóan.
A korábban kiadott véleményekhez hasonlóan a 2019. évi átfogó vélemény a megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselők megbízhatósági nyilatkozatában foglalt fenntartások tekintetében korlátozott. Ezen átfogó vélemény kialakítása során a Belső Ellenőrzési Szolgálat a következők együttes hatását vette figyelembe: i. az éves tevékenységi jelentésekben foglaltak szerint kockázattal érintett összegek; ii. a pénzügyi korrekciókkal és a korábbi visszafizettetésekkel alátámasztott korrekciós kapacitást; valamint iii. a jövőbeli korrekciók és a záráskor kockázatnak kitett összegek becslései. Tekintettel a korábbi pénzügyi korrekciók és visszafizettetések nagyságrendjére, továbbá a későbbi évek tekintetében is hasonló mértékű korrekciókat feltételezve, az uniós költségvetés összességében (az egyes szakpolitikai területek nem feltétlenül), valamint időbeli távlatban (esetenként több évvel később) is megfelelően védett.
Az átfogó vélemény további minősítése nélkül a Belső Ellenőrzési Szolgálat a következőket emelte ki:
i. Az uniós költségvetés végrehajtása a Covid19-világjárvánnyal kapcsolatos jelenlegi válsággal összefüggésben: az újonnan felmerülő kockázatok részletes értékelésére, valamint a kapcsolódó kockázatcsökkentő intézkedések meghatározására és végrehajtására van szükség
A Covid19-világjárvány által előidézett egészségügyi, szociális, gazdasági és pénzügyi helyzet az intézmény számára akár súlyos horizontális kockázatokkal is járhat az uniós költségvetés végrehajtását és szakpolitikai prioritásainak megvalósítását illetően.
A Bizottság tartozik felelősséggel az uniós költségvetés végrehajtásáért. E körbe tartoznak azok a válság előtt (a 2014 és 2020 közötti többéves pénzügyi keret részeként), illetve a válság során végrehajtott tevékenységek, amelyeken még el kell végezni a megfelelő (különösen utólagos) kontrollokat bizonyosság, szabályszerűség és teljesítmény tekintetében.
A válság további fennállása esetén ez a helyzet nehézségeket okoz, különösen az alábbiakat illetően:
-a költségvetés végrehajtása a vonatkozó jogi kerettel összhangban, figyelemmel a változó szabályokra és átalakuló jogszabályokra, sürgősségi eljárásokra, rendkívüli intézkedések alkalmazására, a nehéz körülményekre, illetve a pénzügyi források és emberi erőforrások korlátozott rendelkezésre állására;
-arra, hogy a szükséges kontrollok és ellenőrzések mennyire hajthatók végre a terveknek megfelelően a Bizottság, a tagállamok, harmadik országok, a végrehajtó partnerek, illetve a kedvezményezettek szintjén, figyelemmel olyan logisztikai korlátokra, mint az információkhoz és dokumentumokhoz való teljes körű és késedelem nélküli hozzáférés, a missziók/helyszíni ellenőrzések végrehajtásának problémái, valamint a végrehajtó partnerek és a kedvezményezettek képessége rendes tevékenységeik folytatására;
-a Bizottság jelenlegi és jövőbeli korrekciós kapacitására gyakorolt esetleges hatás, figyelemmel az uniós és nemzeti szinten kezelendő, komoly kihívásokat teli gazdasági helyzetre, ezen belül a végső kedvezményezettek esetleges csődjére, amely megnehezítheti a jogosulatlanul kifizetett összegek visszafizettetését.
Az uniós költségvetés pénzgazdálkodása kapcsán nyújtott biztosítékok jellegükből adódóan több évre vonatkoznak, és a hozzájuk kapcsolódó, különböző szintű kontrollstratégiák megalapozottságától függenek. Ezek alapját az adott programok és a kapcsolódó költségvetési műveletek kockázatelemzései, a kiadások előzetes és utólagos kontrollja, a szakpolitikákat és programokat végrehajtó harmadik felekre vonatkozó felügyeleti stratégiák, valamint az uniós költségvetés védelmét szolgáló korrekciós kapacitás biztosítása képezi.
Annak érdekében, hogy e példa nélküli kihívások ellenére gondoskodjanak a költségvetés megfelelő védelméről, a Bizottság főigazgatóságainak és szolgálatainak i. körültekintően értékelniük kell a Covid19-világjárvány miatt a pénzgazdálkodással összefüggésben felmerült kockázatokat a bizonyosság, a jogi keretnek való megfelelés, a többéves rendszerek korrekciós kapacitása, valamint a teljesítmény szempontjából; ii. megfelelő kockázatcsökkentő intézkedéseket kell meghatározniuk és végrehajtaniuk, például a kontrollstratégiájuk kiigazítása vagy újbóli meghatározása útján.
ii. A szakpolitikákat és programokat megvalósító harmadik felekre vonatkozó felügyeleti stratégiák
Jóllehet a Bizottság továbbra is teljes mértékben felelős a kiadások jogszerűségének és szabályszerűségének, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodásnak (és a szakpolitikai célkitűzések megvalósításának is) a biztosításáért, programjainak végrehajtása érdekében egyre többször támaszkodik harmadik partnerekre. Ezt túlnyomórészt úgy teszi, hogy az uniós operatív költségvetés vagy egyes feladatok végrehajtását Unión kívüli országokra, nemzetközi szervezetekre vagy nemzetközi pénzügyi szervezetekre, a tagállamok nemzeti hatóságaira és nemzeti ügynökségeire, közös vállalkozásokra, nem uniós szervekre és uniós decentralizált ügynökségekre ruházza át. Emellett, amint azt a Számvevőszék is kiemelte, bizonyos szakpolitikai területeken egyre nagyobb mértékben használ (vagy tervez használni) alternatív finanszírozási mechanizmusokat, például pénzügyi eszközöket, ami egyedi kihívásokkal és kockázatokkal jár a Bizottságra nézve.
Átfogó felelősségük teljesítése érdekében a főigazgatóságoknak felügyelniük kell a programok és szakpolitikák végrehajtását, és szükség esetén iránymutatást kell adniuk és segítséget kell nyújtaniuk. Ezért megfelelő, hatékony és eredményes felügyeleti/nyomonkövetési/beszámolási tevékenységeket kell meghatározniuk és végrehajtaniuk annak biztosítása érdekében, hogy a megbízott szervezetek és egyéb partnerek hatékonyan végrehajtsák a programokat, megfelelően megvédjék az EU pénzügyi érdekeit, adott esetben teljesítsék a hatáskör-átruházási megállapodásokat, és hogy bármilyen esetlegesen feltárt problémát haladéktalanul kezeljenek.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat továbbra is azt ajánlotta több, 2019-ben végrehajtott ellenőrzés alkalmával, hogy az érintett főigazgatóságok kontrollstratégiáikban és felügyeleti rendszereikben határozzák meg egyértelműbben prioritásaikat és annak szükségességét, hogy a hatékony és eredményes pénzgazdálkodásra vonatkozóan bizonyosságot szerezzenek az említett uniós és nem uniós szerveknél. Az elmúlt években ugyan születtek intézkedések a központi szolgálatoknál és az érintett főigazgatóságoknál az ellenőrzési munka eredményeképpen feltárt kockázatok mérséklésére, bizonyost területeken azonban további javulásra van szükség.
Ezzel összefüggésben a Bizottság főigazgatóságainak folytatniuk kell munkájukat a feladatok harmadik felekre való átruházásával járó kockázatok feltárásával és értékelésével kapcsolatosan, valamint a vonatkozó kontrollstratégiák továbbfejlesztése révén eredményes és hatékony felügyeleti tevékenységeket kell végezniük. Ez már a jelenlegi, 2014 és 2020 közötti többéves pénzügyi keretben átruházott tevékenységek szempontjából is lényeges, de még fontosabbá válik tekintettel arra, hogy a következő, 2021 és 2027 közötti többéves pénzügyi keretben várhatóan növekedni fog a tőkefinanszírozási, a garancia- és a kockázatmegosztási eszközök igénybevétele.
A Belső Ellenőrzési Szolgálat figyelemmel kíséri az azzal kapcsolatos fejleményeket, hogy a Covid19-válság és harmadik feleknek a programok végrehajtásába való bevonása milyen hatást gyakorol a jelenlegi és az új (felülvizsgált) többéves pénzügyi keretre, a naprakésszé tett politikai prioritásokra és a Bizottság pénzgazdálkodására. A Belső Ellenőrzési Szolgálat ezt időszakos (stratégiai) kockázatértékelések naprakésszé tétele és az ezek nyomán készülő ellenőrzési tervek keretében teszi meg.
5.A Bizottság pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületével folytatott konzultáció
A költségvetési rendelet(
) 143. cikke szerint létrehozott testület 2019-ben egyetlen rendszerszintű problémát sem jelzett, amikor a költségvetési rendelet 93. cikkében említett véleményt megfogalmazta.
6.Az esetleges összeférhetetlenségekkel kapcsolatos enyhítő intézkedések (nemzetközi belső ellenőrzési standardok) – Az európai ombudsman vizsgálata
Manfred Kraff, a Belső Ellenőrzési Szolgálat jelenlegi főigazgatója, a Bizottság belső ellenőre 2017. március 1-jén lépett hivatalba. Ezt megelőzően a Bizottság Költségvetési Főigazgatóságának főigazgató-helyettese és a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője volt.
A nemzetközi ellenőrzési standardokkal(
) összhangban Manfred Kraff a főigazgatói és belső ellenőri kinevezését követően 2017. március 7-én utasításokat adott ki az annak érdekében kialakítandó intézkedésekről, hogy enyhítsenek és/vagy elkerüljenek minden lehetséges vagy csupán vélt összeférhetetlenséget a Belső Ellenőrzési Szolgálatnál a korábbi felelősségi körével kapcsolatban végzett ellenőrzési munkája tekintetében. Ezeknek az intézkedéseknek az időbeli hatályát 2018-ban (2019. március 1-jéig) 2019-ben (2020. március 1-jéig) és 2020-ban (2021 március 1-jéig) is meghosszabbították a Manfred Kraff által a Belső Ellenőrzési Szolgálat összes munkatársához intézett 2018. március 1-jei, 2019. március 1-jei és 2020. március 2-i utasításban.Ezen intézkedések szerint Manfred Kraff nem vehet részt az azon műveletekkel kapcsolatos ellenőrzési munka felügyeletében, amelyekért a Belső Ellenőrzési Szolgálathoz való csatlakozása előtt felelős volt. Az ilyen ügyekkel kapcsolatos ellenőrzési munka felügyelete végső soron Jeff Mason – a Belső Ellenőrzési Szolgálat korábbi megbízott főigazgatója (2016. szeptember és 2017. február között) és a Belső Ellenőrzési Szolgálat jelenlegi igazgatója (IAS.B, Ellenőrzés a Bizottságnál és a végrehajtó ügynökségeknél I)– felelősségi körébe tartozott/tartozik. Az intézkedések arról is rendelkeztek, hogy az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottságot tájékoztatni kell ezekről az utasításokról és azok végrehajtásáról, valamint hogy Jeff Mason az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottsághoz fordul bármely olyan helyzet értékelése tekintetében, amely úgy értelmezhető, hogy csorbítja Manfred Kraff függetlenségét vagy objektivitását. Ezekben az esetekben Manfred Kraff tartózkodik a kapcsolódó ellenőrzési munka bármilyen felügyeletétől.
A bevezetett intézkedéseket az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottsággal annak 2018 márciusi ülésén vitatták meg. A bizottság szerint a Belső Ellenőrzési Szolgálat által hozott intézkedések megfelelően kezelik az összeférhetetlenség kockázatát a nemzetközi standardokkal és bevált gyakorlatokkal összhangban. A bizottság továbbá megelégedéssel nyugtázta, hogy a szervezeti függetlenséget biztosító intézkedéseket a gyakorlatban végrehajtották a vonatkozó ellenőrzések során. Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság a 2019. januári (előkészítő csoport), 2019. márciusi és 2020. márciusi (előkészítő csoport) ülésén folytatta az említett intézkedések 2018-as végrehajtásának áttekintését. Az Ellenőrzésfelügyeleti Bizottság megelégedéssel nyugtázta, hogy az említett intézkedéseket több ellenőrzés során is végrehajtották a gyakorlatban, és úgy vélte, hogy ezek vezető módszerekké váltak a belső ellenőrzési szakmában.
A beszámolási évi mentesítés részeként a 2018 és 2020 közötti időszakban tartott meghallgatások során Manfred Kraff az Európai Parlament Költségvetési Ellenőrző Bizottsága (CONT) elé terjesztette az alkalmazott intézkedéseket. Ezeket az intézkedéseket a Belső Ellenőrzési Szolgálat 2017., 2018. és 2019. évi éves tevékenységi jelentésében, valamint a Bizottság belső ellenőrzésekről szóló 2018. szeptemberi, 2019. júniusi és 2020. júniusi éves jelentésében is nyilvánosságra hozták.
Az európai ombudsman 2017. december 4-én levelet küldött az Európai Bizottságnak, amelyben arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy egy állampolgári panaszt követően vizsgálatot indít annak érdekében, hogy értékelje a Bizottság által hozott azon intézkedések megfelelőségét, amelyek célja a Belső Ellenőrzési Szolgálat új főigazgatójának kinevezésével kapcsolatos bármely, akár csak látszólagos összeférhetetlenség megelőzése. A Belső Ellenőrzési Szolgálat és a Bizottság központi szolgálatai válaszoltak az ombudsman által felvetett kérdésekre, benyújtották a releváns dokumentumokat, és közölték a kért információkat.
Az ombudsman 2019. július 23-án lezárta a vizsgálatot. Az ombudsman a következő következtetésekkel zárta le ezt az ügyet(
): i. a Bizottság megfelelő intézkedéseket hozott az esetleges összeférhetetlenségek elkerülése és a belső ellenőri feladatkör tárgyilagosságának megóvása érdekében; valamint ii. a Bizottság részéről nem merült fel hivatali visszásság azzal kapcsolatosan, ahogy a Belső Ellenőrzési Szolgálatának főigazgatóját kinevezte.
